Pedoman Tata Naskah Pusk Leuwigoong

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT DINAS KESEHATAN

UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG Jln. Raya Leuwigoong – Cibatu Cibatu Kp. Martimbang Desa Sindangsari Kecamatan Leuwigoong Kode Pos: 44192 Email : [email protected] : [email protected]

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS LEUWIGOONG NOMOR : ..……/ SK /PKM.LWG /II/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG LEUWIGOONG TAHUN 2017 DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS LEUWIGOONG, Menimbang

: a. bahwa dalam rangka tertib administrasi dan penyeragaman bentuk naskah di lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong perlu diatur penyelenggaraan tata naskah Puskesmas: b. bahwa untuk maksud tersebut pada butir hurup a, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan.

Mengingat

: 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009, tentang tata naskah di lingkungan Pemerintah Daerah; 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012, tentang Pedoman Tata Naskah Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 3. Peraturan menteri kesehatan Republik Indonesia nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Praktik Mandiri Dokter Dokter Gigi; 4. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan; 5. Peraturan Bupati Garut Nomor 23 tahun 2016, tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut.

MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG; KESATU : Pedoman Umum Tata Naskah di d i Lingkungan Lingkunga n UPT Puskesmas Leuwigoong digunakan sebagai acuan dalam

-2-

KEDUA

KETIGA

tertib administrasi bagi seluruh pegawai UPT Puskesmas Leuwigoong dalam menyelenggarakan menyelenggaraka n tata naskah puskesmas.di UPT Puskesmas Leuwigoong ; : Pedoman Tata Naskah Puskesmas di lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Keputusan; : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Leuwigoong Pada Tanggal : Januari 2017 KEPALA UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG,

Tatang Sukmana, S.Kep., Ners. Pembina NIP. 19740908 199403 1 002

-3-

LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR : /SK/KA. PKM.LWG/ /2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG TAHUN 2017 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Menurut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), naskah dinas adalah sarana komunikasi tertulis yang dirumuskan dalam suatu format tertentu dan digunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Berdasarkan Permendagri nomor 54 tahun 2009, Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Sedangkan naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan dikeluarka n oleh pejabat yang berwenang dalam upaya mewujudkan Tata Pemerintahan yang baik (Good (Good Governance) Governance) Tata naskah, baik dinas maupun dokumen sebagai salah satu unsur administrasi mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penomoran, penggunaan logo rumah sakit, cap dinas, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah dinas. Sedangkan tata naskah dokumen mencakup segala bentuk dokumen internal dan eksternal yang dipergunakan sebagai acuan dalam pelayanan baik dalam bentuk kebijakan, pedoman, panduan, standar prosedur operasional, maupun bentuk lain yang disahkan di UPT Puskesmas Leuwigoong . Keterpaduan tata naskah dinas dan dokumen di UPT Puskesmas Leuwigoong sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Puskesmas perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan kepala UPT Puskesmas Leuwigoong.

-4-

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong. 2. Tujuan Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong . C. Sasaran 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong; 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong yang efisien dan efektif; 5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah. D. Asas Asas tata naskah dinas terdiri atas: 1. Asas efisien dan efektif adalah dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas pembakuan adalah dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Asas akuntabilitas adalah yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. 4. Asas keterkaitan adalah yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. 5. Asas kecepatan dan ketepatan adalah yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. 6. Asas keamanan adalah yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

-5-

E. Ruang Lingkup Pedoman ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab penyusun naskah, pemilik naskah, pengguna naskah, dan pengendali naskah. Tahapan termasuk dalam panduan ini mulai dari penyusunan, pengesahan, penomoran, penerbitan, revisi, serta pemusnahan naskah yang usang yang ada di UPT Puskesmas Leuwigoong . F. Pengertian Umum 1. Unit Pelaksana Teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan. 2. Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah. 4. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas. 5. Stempel/Cap Dinas adalah cap (basah) yang dibubuhkan (lazimnya) di sisi kiri tanda tangan pejabat, bila ada. 6. Kop Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD/UPT tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas. 7. Kop Sampul Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD/UPT tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah. 8. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan. 9. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. 10. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. 11. Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. 12. Keputusan Kepala UPT Puskesmas adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.

-6-

13. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 14. Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. 15. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. 16. Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu. 17. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 18. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 19. Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 20. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. 21. Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 22. Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. 23. Surat Keterangan melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas. 24. Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. 25. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. 26. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. 27. Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.

-7-

28. Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis. 29. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. 30. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. 31. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. 32. Surat Pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima. 33. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak. 34. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. 35. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu. 36. Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. 37. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan. 38. Surat Tanda Tamat Pendidikan Dan Pelatihan Disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu. 39. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu. 40. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas. 41. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut. 42. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan. 43. Dokumen adalah naskah yang disusun dalam bentuk produk hukum yang berlaku di UPT Puskesmas Leuwigoong yang meliputi: a. Dokumen Eksternal yaitu segala produk hukum yang diterbitkan di luar UPT Puskesmas Leuwigoong dan diberlakukan atau wajib berlaku di UPT Puskesmas Leuwigoong. b. Dokumen Internal yaitu terdiri dari: kebijakan, pedoman, panduan, standar prosedur operasional, program serta bentuk lain yang berlaku di UPT Puskesmas Leuwigoong.

-8-

44. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. Bila berjenjang, makin ke kiri dan ke sisi bawah, menunjuk pada hirarki jabatan yang makin tinggi . Dalam hal penandatangan naskah, maka perlu dilihat kesesuaian header dengan pejabatnya. 45. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas yang berlaku di UPT Puskesmas Leuwigoong yaitu dengan sistematika penomoran. 46. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan. 47. Pemilik Dokumen adalah Sie/Subsie/Unit/Komite/Tim/Panitia yang bertanggung jawab untuk menyusun dokumen dan atau merevisi dokumen, mengajukan pengesahan dokumen, menggunakan dokumen, membagi dokumen baru kepada unit terkait, menarik dokumen yang tidak berlaku, serta menyerahkan dokumen tidak berlaku kepada pengendali dokumen. 48. Pengguna Dokumen adalah Sie/Subsie/Unit/Komite/Tim/Panitia yang menggunakan dokumen terkendali untuk proses pelayanan. 49. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di UPT Puskesmas Leuwigoong secara vertikal dan horisontal. 50. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh UPT Puskesmas Leuwigoong dengan pihak lain di luar lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong.

-9-

BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG

A. JENIS Naskah di lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong terdiri dari dua jenis, yaitu : Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum berupa regulasi. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produkproduk hukum berupa surat. 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Kepala Puskesmas ; Peraturan Kepala Puskesmas UPT Puskesmas Leuwigoong adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan UPT Puskesmas Leuwigoong untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan UPT Puskesmas Leuwigoong. b. Keputusan Kepala Puskesmas ; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundangundangan, yaitu kebi jakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata ker ja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c. Instruksi Kepala Puskesmas ; Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. d. Surat Edaran Kepala Puskesmas ; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan m endesak. e. Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan 



-10-

suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit ker ja. f. Per jan jian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat. a. Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. b. Surat Perintah; Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

c. Surat Perjanjian; Naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. d. Surat Perintah Tugas; Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. e. Surat Perjalanan Dinas; Naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. f. Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya. g. Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. h. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas. i. Surat Panggilan;

-11-

Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. j. Nota Dinas; Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. k. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. l. Lembar Disposisi; Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. m. Telaahan Staf; Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saransaran secara sistematis. n. Pengumuman; Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. o. Laporan; Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. p. Rekomendasi; Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. q. Berita Acara; Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditandatangani oleh para pihak. r. Memo; Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu. s. Daftar Hadir. Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. t. Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalanny a kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

-12-

B. Bentuk Naskah Dinas 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum berupa regulasi. a. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan yang ada di UPT Puskesmas Leuwigoong terdiri atas Tata Tertib, Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, dan Standar Operasional Prosedur (SOP), a. Pedoman / Panduan 1) Pengertian Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka FKTP menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu: a) Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala FKTP untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. b) Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP. c) Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. d) Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat pedoman/ panduan wajib e) mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. f) Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut: (1) Pedoman Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi: Kata Pengantar I. Pendahuluan A. Latar belakang 1. Profil Organisasi

-13-

2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) B. Ruang Lingkup C. Tujuan D. Landasan hukum dan acuan E. Istilah dan definisi II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: A. Persyaratan umum B. Pengendalian dokumen C. Pengendalian rekaman III. Tanggung Jawab Manajemen: A. Komitmen manajemen B. Fokus pada sasaran/pasien C. Kebijakan mutu D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu G. Komunikasi internal IV. Tinjauan Manajemen: A. Umum B. Masukan Tinjauan Manajemen C. Luaran tinjauan V. Manajemen Sumber Daya: A. Penyediaan sumber daya B. Manajemen sumber daya manusia C. Infrastruktur D. Lingkungan kerja VI. Penyelenggaraan Pelayanan: A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyaratan sasaran b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3. Pembelian (jika ada) 4. Penyelenggaraan UKM: a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur

-14-

d. Hak dan kewajiban sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen risiko dan keselamatan 5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM: a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan): 1. Perencanaan Pelayanan Klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a. Proses pembelian b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis: a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan kewajiban pasien e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb) f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien 5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien: a. Penilaian indikator kinerja klinis b. pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen risiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran:

-15-

1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses,kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif VII. Penutup Lampiran (jika ada) (2) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja Kata pengantar BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum FKTP BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP BAB IV Struktur Organisasi FKTP BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifi kasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan (3) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja Kata pengantar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang

-16-

B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP (4) Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di FKTP yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi FKTP yang telah menggunakan e-fi le tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi FKTP atau bagian Tata Usaha FKTP. b. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh FKTP. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.

-17-

Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota masing-masing atau contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:. 1) Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan. 2) Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifi kasi atau alas an mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. 3) Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci 4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. 5) Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain. 6) Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran Program/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu: a) Specific: sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. b) Measurable: sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/

-18-

kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. c) Agressive but A ainable: apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. d) Result oriented: sedapat mungkin sasaran harus menspesifi kkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya: mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50%. e) Time bound: sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. 7) Jadwal pelaksanaan kegiatan Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiaptiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Ganti. 8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. 9) Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.

-19-

Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran c. Standar Operasional Prosedur 1) Pengertian. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 tahun 2012). Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan istilah “ Standar Operasional Prosedur “ (SOP) sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012. 2) Tujuan Tujuan Penyusunan SOP Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten / seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 3) Manfaat SOP a) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas b) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan c) Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh: SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong. 4) Format Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkahlangkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan

-20-

lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP. Format SOP sebagai berikut: a) Kop/heading SOP

b) Komponen SOP

Penjelasan: Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi tabel/kotak. c) Petujuk Pengisian SOP i. Logo:  bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, dan lambang Puskesmas.  bagi Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi, logo yang dicantumkan adalah logo Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi. ii. Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut:  Heading hanya dicetak halaman pertama.

-21

Kotak FKTP diberi Logo pemerintah daerah, dan nama Puskesmas atau logo dan nama Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.  Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya.  Nomor Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.  No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh: dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen  baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.  Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.  Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.  Ditetapkan Kepala FKTP: diberi tandatangan Kepala FKTP dan nama jelasnya. iii. Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:  Pengertian: diisi defi nisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau defi nisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multipersepsi.  Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifi k. Kata kunci: “ Sebagai acuan penerapan langkahlangkah untuk ……”.  Kebijakan: berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi,  pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.  Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan

-22-

perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.  Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.  Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait. g) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart): Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. (1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:



Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatankegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk symbol sebagai berikut:



o Awal kegiatan:

o Akhir kegiatan:

o Simbol Keputusan: Ya

Tidak

-23-

o Penghubung:

o Dokumen :

o Arsip :

iv. Syarat penyusunan SOP:  Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.  SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan.Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.  Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.  SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas.  SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai.  SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikutiperkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. v. Evaluasi SOP Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.

-24

Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list:  Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikutidalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (checkmark).  Daftar tilik merupakan bagian dari system manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.  Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks. tilik digunakan untuk mendukung,  Daftar mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.  Langkah-langkah menyusun daftar tilik: Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifi kasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.  Gambarkan fl ow-chart dari prosedur tersebut,  Buat daftar kerja yang harus dilakukan,  Susun urutan kerja yang harus dilakukan,  Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,  Lakukan uji-coba,  Lakukan perbaikan daftar tilik,  Standarisasi Standarisasi daftar tilik.  Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. Σ Ya x 100 %  Compliance rate (CR) = Σ Ya+Tidak b. Naskah Dinas Kebijakan Penetapan (Keputusan) Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun tata tertib, pedoman/ panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang

-25-

memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada Peraturan Bupati Garut. Peraturan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/ keputusan. Format Peraturan/ Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut: a. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: 1) Kebijakan : Peraturan/Keputusan Peraturan/Keputusan Kepala UPT UPT Puskesmas Leuwigoong, 2) Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di UPT UPT Puskesmas Leuwigoong, 3) Judul : ditulis judul judul Peraturan/Keputusan Peraturan/Keputusan tentang tentang 4) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa 5) Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) b. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: a) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, b) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, c) konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri den gan tanda baca (;). 2) Mengingat: a) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut, b) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, c) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, d) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu,

-26-

c.

d.

e.

f.

g.

diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;). Diktum: 1) Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; 2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); 3) Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). Batang Tubuh. 1) Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu : Kedua : dst 2) Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan 3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan. Kaki: Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/keputusan peraturan/keputusan yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan, 2) nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), 3) tanda tangan pejabat, dan 4) nama lengkap pejabat yang menanda tangani. Penandatanganan: Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, ditulis dengan menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: 1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/Surat Keputusan, 2) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP.

-27-

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu : a. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. b. Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasalpasal. Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. c. Naskah Dinas Intruksi Kepala Puskesmas a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari  kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. c) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari

-28

kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi;  kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. d) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. e) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari  tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;  nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;  tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;  nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan  Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundangundangan.  Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Format instruksi dapat dilihat pada lampiran. d. Naskah Dinas Edaran Kepala Puskesmas a. Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari 1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; 2) tulisan surat edaran , yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris, 3) Kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

-29-

b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari 1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; 2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; 3) (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c. Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari 1) tempat dan tanggal penetapan; 2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat penanda tangan; 4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; 5) cap dinas. d. Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format surat edaran dapat dilihat pada lampiran. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produkproduk hukum berupa surat. a. Surat Biasa; Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas; c) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.

-30-

b. Surat Perintah; 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari  kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;  kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut.  Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.  Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari  tempat dan tanggal surat perintah;  nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;  tanda tangan pejabat yang menugasi;  nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;  cap dinas.

-31-

4) Distribusi dan Tembusan  Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. surat perintah disampaikan kepada  Tembusan pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan  Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.  Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.  Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah dapat dilihat pada gambar dibawah. c. Surat Perjanjian; Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut 1) Kepala naskah per janjian a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; b) Nomor dan tahun; c) Tulisan “Tentang”; d) Judul Surat Per jan jian. 2) Isi naskah per jan jian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan; b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam per janjian; c) Permasalahan – permasalahan yang diper janjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasalpasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; d) Sanksi – sanksi Hukum; e) Peny elesaian-penyelesaian. 3) Bagian akhir naskah per jan jian a) Tulisan “Pihak ke ..”; b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat per janjian; c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat per janjian; d) Materai; e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan; f) Pangkat dan NIP bagi PNS; g) Stempel Jabatan/Instansi; h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).

-32-

d. Surat Perintah Tugas; 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas.

-33-

4) Distribusi dan Tembusan b) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. c) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan d) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. e) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. f) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat di bawah. e. Surat Perjalanan Dinas; Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. f. Surat Kuasa; Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan; b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa; c) materai. Hal-hal berikut perlu diperhatikan. 1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri. 2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.

-34-

g. Surat Undangan; a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara); b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. b. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat di lampiran h. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 1) Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

-35-

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari (1) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; (2) judul surat keterangan; (3) nomor surat keterangan. 4) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 5) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Format surat keterangan dapat dilihat dibawah. i. Surat Panggilan; Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut 1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Perorangan yang dipanggil; c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal. 2) Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil; b) Maksud Surat Panggilan tersebut. 3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas : a. Nama Jabatan; b. Tanda tangan pejabat; c. Nama pejabat. d. Stempel jabatan/instansi; e. Tembusan apabila diperlukan. j. Nota Dinas; 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,

-36-

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari  kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;  kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;  singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;  kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;  kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;  kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan i. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. ii. Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. iii. Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran. k. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran. l. Lembar Disposisi; Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tanggal diterimanya surat; 2) Diteruskan kepada;

-37-

3) Catatan. 4) Paraf atasan Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran. m. Telaahan Staf; a. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari a) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; b) uraian singkat tentang permasalahan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari a) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; b) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; c) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan; d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; e) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; f) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. 3) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: a) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) daftar lampiran. Format telaahan staf dapat dilihat dibawah.

-38-

n. Pengumuman; a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan i. Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari (1) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf capital secara simetris di bawah tentang. ii. Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat (1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; (2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. iii. Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (5) cap dinas (6) Hal yang Perlu Diperhatikan d. Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. e. Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format pengumuman dapat dilihat dibawah

-39-

o. Laporan; a. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. c. Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari (1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; (2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, factor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; (3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; (4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari (1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; (2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; (3) tanda tangan; (4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital. Format laporan dapat dilihat dibawah p. Rekomendasi; Rekomendasi terdiri atas : 1) Kepala a) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah; b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “; c) Tulisan “Tentang “; d) Nama / Judul Rekomendasi. 2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian. 3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama Jelas; e) Stempel jabatan/instansi.

-40-

q. Berita Acara; a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan i. Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; (2) judul berita acara; (3) nomor berita acara. ii. Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari (1) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; (2) substansi berita acara. iii. Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. Format berita acara dapat dilihat pada Lampiran r. Memorandum; 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;

-41-

(3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a. Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b. Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c. Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada lampiran s. Daftar Hadir. Daftar Hadir terdiri atas : 1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah; b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri. 2) Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut; b) Kolom nama; c) Kolom jabatan; d) Kolom tanda tangan/paraf; t. Notulen. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. u. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir

-42-

dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. Jenis – jenis formulir yang tersedia di UPT Puskesmas Leuwigoong terdiri dari : 1) Surat keterangan Sakit 2) Surat Keterangan Sehat 3) Surat Keterangan Melahirkan 4) Surat Keterangan Hamil 5) Surat Keterangan Kematian 6) Formulir Rekam Medis 7) Formulir Visum Pelaksanaan Kegiatan 8) Formulir Visum At Refertum 9) Formulir Inform Concent

-43-

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. a. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan. b. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. c. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). d. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. e. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas. B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut. 1. Nama Jabatan Kertas dengan kepala nama jabatan dan lambang Negara digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara.

-44-

Kepala Nama Jabatan berturut-turut terdiri dari gambar Lambang Negara dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas. 2. Nama Instansi/Unit Organisasi Kertas kepala nama instansi dan logo instansi serta alamat digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Bagi instansi yang telah memiliki ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas. C. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan, penomorannya sama dengan nomor Peraturan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kanan atas. Contoh 1: LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS ………………. NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PEDOMAN …………………………… Contoh 2: LAMPIRAN PERATURAN KEPALA UPT PUSKESMAS ……………….NOMOR... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN …………… 2. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut: 1) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); 2) kode jenis surat 3) kode jabatan penandatangan; 4) bulan (ditulis dalam dua digit); 5) tahun terbit.

-45-

Contoh 1:

09 Ka.Pusk 02 2017 Contoh 2:

SURAT PERINTAH Nomor : 09/SP/ Ka.Pusk/02/2017 : Nomor urut Surat Perintah dalam takwim/kalender : Kode jabatan kepala puskesmas : Bulan Ke-2 (Februari) : Tahun 2017

SURAT TUGAS Nomor : 08/ST/Ka.Pusk/02/2017 08 : Nomor urut Surat Tugas dalam takwim/kalender Ka.Pusk : Kode jabatan Kepala Puskesmas 02 : Bulan Ke-2 (Februari) 2017 : Tahun 2017

satu

tahun

satu

tahun

3. Nomor Surat Dinas Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal-hal berikut. Surat Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan instansi terdiri dari: a. nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); b. singkatan Klasifikasi Arsip (SK, SOP) c. Singkatan Nama Puskesmaas Leuwigoong d. bulan; e. tahun terbit. Contoh: Penomoran Surat Keputusan (SK) 235/SK/KA.PKM.LWG/01/2017 Nomor naskah dinas Singkatan

Klasifikasi

Arsip

(Surat

Keputusan) Singkatan Nama Puskesmas Leuwigoong Bulan Tahun terbit

-46-

Contoh: Penomoran SOP 235/SOP/KA.PKM.LWG/01/2017 Nomor naskah dinas Singkatan

Klasifikasi

Arsip

(Surat

Keputusan) Singkatan Nama Puskesmas Leuwigoong Bulan Tahun terbit Contoh: Penomoran KAK 235/KAK/PKM.LWG/01/2017 Nomor naskah dinas Singkatan

Klasifikasi

Arsip

(Surat

Keputusan) Singkatan Nama Puskesmas Leuwigoong Bulan Tahun terbit Contoh: Penomoran Pedoman 235/PED/KA.PKM.LWG/01/2017 Nomor naskah dinas Singkatan

Klasifikasi

Arsip

(Surat

Keputusan) Singkatan Nama Puskesmas Leuwigoong Bulan Tahun terbit D. Nomor Halaman Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. E. Ketentuan Jarak Spasi 1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi. 2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi. 3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi. 4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.

-47-

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas. F. Penggunaan Huruf Naskah dinas berupa produk hukum menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12. Sedangkan naskah dinas Naskah lain menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12. G. Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya H. Daftar Distribusi Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah. I.

Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.

-48-

2) Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi nonpemerintah. J. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan Kepala Puskesmas yang dirangkaikan dengan nama instansi. a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. c. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf. d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. K. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu a. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak berakibat

-49-

d. ruang tepi kanan

hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas; : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. L. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan. M. Media/Sarana Naskah Dinas Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah : a. Naskah Surat Keputusan, Pedoman/Panduan, SOP dan Laporan Pelayanan memakai kertas ukuran F4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 81/4. x 113/4 inci) 80 gram. b. Naskah Dinas berupa, Surat Tugas, Surat Perintah, memakai kertas ukuran Folio (210x330mm) 70 gram; 2. Sampul Surat Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi. a. Warna dan Kualitas Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

-50-

b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi,nama instansi/jabatan, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah. c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

CONTOH CARA MELIPAT SURAT Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat dilipat kedepan

Lembar KertaS Surat

Kedua, sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang

-51-

Ketiga, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala i.surat Susunan Surat Dinas menghadap ke depan ke arah

1. Kop Surat Kop Surat mengidentifikasikan nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut. 1) Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk kemudahan dalam surat menyurat. 2) Kop surat nama instansi menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama instansi dicetak sebanyak-banyaknya tiga baris;logo dicetak setingkat lebih tinggi (serasi) di atas nama instansi. 3) Surat jenis nota dinas dan memorandum tidak menggunakan kop surat berlogo instansi. 3. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 31 Oktober 2012 4. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

-52-

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 - 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antarbarisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi. 6. WarnaTinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. 7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat,yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang terkait. 8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara. c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. d. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat Dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. 9. Kecepatan Penyampaian a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam. c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

-53-

ii. Ketentuan Surat-Menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan. 2. Alur Surat-Menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. Format Disposisi dapat dilihat pada lampiran

-54-

BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah. A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum) Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya. B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. c. Jawaban terhadap Surat yang Masuk 1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. 2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 2. Pengurusan Surat Masuk Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut a. Penerimaan Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa).

-55-

Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya. b. Pencatatan 1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan. 2) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi. 3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan. 4) Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian. 5) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. 6) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. 7) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. c. Penilaian 1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan. 2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melalui pimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pejabat tertentu. 3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah. 4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup. 5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat. d. Pengolahan 1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindakan lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru.

-56-

3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan. e. Penyimpanan 1) Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. 2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan. 3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. 4) Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut. a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas yang berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnya keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan surat edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah dinas. b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampai dengan masalah selesai. c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai adalah himpunan naskah dinas mulai dari lamaran sampai dengan pemberhentian. 5) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut. a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip; b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat map pada lemari berkas; c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas, misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi.

-57-

6) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku. f. Sarana Penanganan Surat Masuk 1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut: a) tanggal; b) nomor agenda; c) nomor dan tanggal surat masuk d) lampiran; e) alamat pengirim; f) hal/isi surat; g) keterangan. Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya. 2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing. 3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga digunakan sarana lain. 3. Pengurusan Surat Keluar Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di secretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut. a. Pengolahan 1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena (a) adanya kebijaksanaan pimpinan; (b) reaksi atas suatu aksi; (c) adanya konsep baru.

-58-

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut. a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk. b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan. c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat. d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda tangan surat. (2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/setelah nama pejabat penanda tangan. (3) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah (a) pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani surat; (b) penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan; (c) pembubuhan cap; (d) pemberian nomor. b. Pencatatan Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh instansi masing-masing. d. Penggandaan 1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. 2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat yang berhak.

-59-

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan). 4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi). 5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan. 6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat. 7) Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh instansi masing-masing. e. Pengiriman 1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul. 2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa). 3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan. 4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri. 5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan secretariat mengusahakan keselamatan pengiriman sernua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R. f. Penyimpanan 1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan. 2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan. 3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oieh instansi masingmasing.

-60-

BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan 1. Penggunaan Garis Kewenangan Pimpinan UPT Puskesmas Leuwigoong bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. 2. Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara. a) Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf capital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh: a.n. Kepala UPT Puskesmas …………………………………… Kepala Subag Tata Usaha Tanda Tangan Nama Lengkap

ii. Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.

-61-

Contoh:

a.n. Kepala UPT Puskesmas …………………………………… u.b Kepala Subag Tata Usaha Tanda Tangan Nama Lengkap

B. Untuk Perhatian (u.p.) instansi. Contoh: Yth. Kepala Dinas Kesehatan Kab. garut Jalan Proklamasi u.p. Kabid Yankes C. Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut. 1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Nama Lengkap D. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut. 1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Nama Lengkap

-62-

E. Kewenangan Penandatanganan 1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. 3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan oleh Kepala Subag tata Usaha Puskesmas Leuwigoong. F. Cap Jabatan UPT Puskesmas Leuwigoong 1. Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah dinas dan mengenai sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang. 2. Contoh bentuk dan spesifikasi cap jabatan UP T Puskesmas Leuwigoong dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.

-63-

BAB VI PENGGUNAAN LOGO DALAM NASKAH DINAS

A. Penggunaan Logo 1. Ketentuan Penggunaan Logo a. Umum 1) Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. 2) Setiap instansi pemerintah harus memiliki dan menggunakan logo. 3) Logo digunakan oleh pejabat berwenang pada lembaga pemerintah pusat dan daerah, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, dan lembaga negara lainnya. b. Logo wajib digunakan untuk: 1) kop naskah dinas; 2) amplop dinas; 3) dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi; 4) stop map; 5) papan nama kantor; 6) kartu tanda pengenal pegawai; 7) tanda pengenal pin pegawai; 8) label barang milik negara; dan 9) situs resmi. c. Logo dapat digunakan: 1) pada gedung kantor; 2) pada kartu nama pejabat/pegawai; dan 3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol. d. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam huruf b dan huruf c, harus mendapatkan izin dari pimpinan satuan organisasi yang memiliki tanggung jawab di bidang ketatalaksanaan. 2. Penggunaan Logo pada Kop Naskah Dinas a. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas instansi dengan menggunakan logo adalah pejabat yang berwenang pada kementerian/lembaga/pemerintah daerah. b. Bentuk dan spesifikasi cap instansi dengan logo adalah sebagai berikut.

-64-

1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan Logo, yang terletak di tepi atas kertas dan berada di sebelah kiri, diikuti dengan tulisan nama kementerian/lembaga/pemerintah daerah dan alamat lengkap yang terletak di sebelah kanan sejajar dengan Logo. Tulisan nama nama kementerian/lembaga/pemerintah daerah dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Times ukuran 16 dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf awal kapital berukuran 12. 2) Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas UPT Puskesmas Leuwigoong dengan menggunakan logo dapat dilihat pada Gambar dibawah

B. Pengawasan Pimpinan instansi/lembaga bertanggung jawab ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.

atas

pelaksanaan

-65-

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS UPT PUSKESMAS LEUWIGOONG

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau slah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya. B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat 1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan gubernur/bupati/walikota harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan gubernur/bupati/walikota juga. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

Pedoman Tata Naskah Pusk Leuwigoong

Recommend Documents