Manajemen Perbekalan dan Pengadaan Bahan Makanan A. Manajemen Perbekalan Bahan Makanan Manajemen perbekalan bahan makanan adalah pengelolaan sistem pengadaan dan penyimpanan bahan makanan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan dalam jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan dan dana yang ada, dengan memperhatikan segi efisiensi. Perbekalan bahan makanan merupakan salah satu kegiatan dalam sistem penyelenggaraan makanan yang dilakukan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan dalam jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan, tidak lebih dan tidak kurang. Perbekalan bahan makanan dapat kita bagi dalam dua tahap, yaitu pengadaan bahan makanan dan penyimpanan bahan makanan. Pengadaan bahan makanan terdiri dari serangkaian kegiatan dimulai dari perhitungan kebutuhan bahan makanan., pemesanan, penerimaan, penyaluran serta pencatatan dan pelaporan. Tujuan pengadaan bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan pada waktu yang telah ditentukan dalam macam dan jumlah yang cukup serta kualitas yang sesuai kebutuhan. Sedangkan penyimpanan bahan makanan meliputi kegiatan penyimpanan bahan makanan kering, bahan makanan segar, dan penyaluran bahan makanan. Untuk menentukan macam dan jumlah makanan yang dibutuhkan, perlu dibuat perkiraan berdasarkan menu, standar porsi, dan jumlah konsumen. Pengadaan bahan makanan sangat erat hubungannya dengan kebijakan institusi dalam hal keuangan yang umumnya berbeda antara institusi penyelenggaraan makanan komersial dan institusi penyelenggaraan makanan non komersial. Dalam melakukan pengadaan bahan makanan perlu memperhatikan barang yang dibutuhkan dalam jumlah, waktu, dan harga yang tepat. Untuk itu seorang pembeli harus mengetahui dengan jelas produk yang diinginkan dan dimana dapat memperoleh produk tersebut. Kegiatan perbekalan bahan makanan
juga
membutuhkan
perencanaan,
pengorganisasian, pengisian staf, kepemimpinan, dan pengawasan. B. Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah tersedianya perkiraan jumlah bahan makanan yang diperlukan dan jumlah makanan yang akan diproduksi berdasarkan data yang tersedia. Kebutuhan bahan makanan perlu direncanakan dengan baik, agar terjamin ketersediaan barang dalam jumlah dan kualitas yang diinginkan.
Untuk itu perlu dihitung berdasarkan standar kualitas dan kuantitas bahan makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan dibuat berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan makanan yang dibutuhkan. Jumlah bahan makanan yang akan dipesan harus diperhitungkan dengan benar agar tidak terjadi kelebihan ataupun kekurangan. Hal yang menjadi dasar dalam perhitungan kebutuhan adalah menu, pedoman menu, standar porsi serta jumlah dan macam konsumen. Standar kualitas bahan makanan menyangkut berbagai aspek yang perlu ditetapkan untuk menjamin bahan makanan yang datang sesuai dengan yang dibutuhkan. Standar ini disebut juga spesifikasi bahan makanan dimana setiap bahan makanan mempunyai spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan dalam resep. Standar kuantitas bahan makanan merupakan ketentuan jumlah bahan makanan yang harus dipesan. Perhitungan kuantitas atau jumlah bahan makanan yang akan dibeli dipengaruhi oleh standar porsi, jumlah dan macam konsumen yang dilayani, serta penggunaan bahan makanan tersebut dalam menu yang digunakan. Standar porsi adalah rincian macam dan jumlah bahan makanan dalam ukuran berat bersih untuk setiap hidangan. Penetapan standar porsi perlu memperhatikan kebutuhan konsumen dan biaya yang terseedia. Standar porsi perlu diterapkan untuk setiap resep. Misalnya protein hewani sebagai hidangan utama mempunyai standar porsi 50 gram. Bila dalam satu resep dibutuhkan campuran dari sejumlah protein hewani maka yang penting adalah memperhatikan total dari campuran tersebut tetap mengikuti standar porsi sebesar 50 gram. Dalam perhitungan kebutuhan bahan makanan standar porsi perlu di konversikan ke berat kotor. Jumlah dan macam konsumen yang dilayani bervariasi. Oleh karena itu, perhitungan kebutuhan untuk perbekalan perlu dilakukan untuk jangka waktu tertentu, misalnya tahunan, 6 bulan, 3 bulan. Sedangkan untuk penggunaan harian perlu dihitung setiap hari. Untuk rumah sakit jumlah dan macam konsumen dipengaruhi oleh kelas perawatan, misalnya VIP, kelas I, II, III. Jenis penyakit serta usia pasien yang dirawat dapat bervariasi mulai dari bayi, anak, dewasa, orang tua. Untuk perhitungan kebutuhan perlu dihitung rata-rata jumlah konsumen yang makan dan kecenderungan peningkatan dalam setahun. Rata-rata jumlah konsumen dapat dihitung dengan menggunakan rata-rata jumlah konsumen selama 1 tahun terakhir atau rata-rata beberapa bulan terakhir. Macam
pasien yang dirawat termasuk dietnya perlu diperhatikan dalam perhitungan kebutuhan bahan makanan. Kekerapan penggunaan bahan makanan adalah frekuensi penggunaan bahan makanan yang mempunyai spesifikasi yang sama dalam satu siklus menu. Bahan makanan yang sama dapat digunakan beberapa kali dalam satu siklus menu. Walaupun penggunaannya dalam resep berbeda namun apabila spesifikasinya masih sama maka dalam perhitungan dapat masuk dalam kelompok yang sama. Dalam penyelenggaraan makanan, ada dua hal yang perlu diperkirakan sebelumnya yaitu jumlah bahan makanan yang dibutuhkan dan jumlah makanan yang akan dimasak. Perkiraan kebutuhan bahan makanan diperlukan baik untuk mengantisipasi kebutuhan dalam sehari ataupun perkiraan kebutuhan dalam satu periode tertentu. Perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan berdasarkan menu yang berlaku. Perkiraan kebutuhan sangat penting bagi efisiensi administrasi keuangan. Perkiraan yang akurat mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan produksi. Kelebihan produksi akan berdampak pada pemborosan biaya, sedangkan kekurangan produksi akan berdampak pada terganggunya kepuasan konsumen. Dalam menghitung perkiraan kebutuhan perlu melihat kecenderungan jumlah konsumen. Oleh karena itu, data harus tercatat dengan benar dan konsisten. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam perbekalan bahan makanan antara lain macam dan jumlah pasien, jenis menu yang berlaku termasuk menu siklus dan menu pilihan, kemampuan pemasok bahan makanan dan fasilitas tempat penyimpanan bahan makanan. Perhitungan kebutuhan bahan makanan untuk satu periode tertentu Untuk menghitung kebutuhan bahan makanan atau forecasting dalam satu periode dapat dimulai dari perhitungan kebutuhan dalam satu siklus menu. Jumlah yang diperoleh digandakan dengan mempertimbangkan berat kotor dari standar porsi jumlah konsumen yang makan, serta berapa kali siklus menu tersebut berulang dalam periode yang diinginkan. Untuk menyusun anggaran tahunan dapat digunakan rata-rata jumlah konsumen dalam suatu periode tertentu. Contohnya rata-rata jumlah konsumen dalam tiga bulan terakhir dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan perkiraan jumlah konsumen selama satu tahun berikutnya. Perhitungan kebutuhan bahan makanan harian
Perkiraan kebutuhan harian dapat diperoleh dari data jumlah konsumen hari sebelumnya atau hari yang sama pada minggu lalu. Misalnya rata-rata jumlah konsumen pada beberapa kali hari minggu digunakan untuk menghitung kebutuhan hari minggu yang akan datang. Kebutuhan dihitung tiap hari dengan mengalikan standar porsi yang dikonversikan ke berat kotor, dikali dengan jumlah pasien yang makan keesokan harinya. Untuk mengkonversikan standar porsi ke berat kotor dapat menggunakan perhitungan berat bahan makanan yang dapat dimakan (BDD). Contoh BDD beras 100%, BDD daging ayam 56%. Perkiraan jumlah pasien yang makan esok hari diperoleh dari jumlah pasien yang makan hari ini, ditambah dengan perkiraan kenaikan/penurunan jumlah pasien esok hari. C. Spesifikasi Bahan Makanan Spesifikasi bahan makanan adalah standar kualitas yang ditetapkan untuk mewujudkan kesamaan dalam pencapaian mutu bahan makanan dalam upaya menjaga kualitas produksi dan pengawasan harga makanan. Spesifikasi bahan makanan perlu dibuat secara tertulis agar pembeli dan penjual mengetahui dengan jelas barang yang diinginkan. Penulisan spesifikasi bahan makanan hendaknya mengarah pada satu kondisi yang diinginkan, jelas dan tidak membingungkan. Penulisan spesifikasi yang benar akan sangat membantu dalam proses produksi makanan. Spesifikasi hendaknya dibuat secara tertulis dan di evaluasi secara berkala. Spesifikasi hendaknya tertuju langsung ke bahan makanan yang diinginkan, bisa dilihat secara objektif dan bila ada yang menyangkut rasa maka perlu dicicip sebelum diterima. Dapur seringkali juga membutuhkan barang lain selain bahan makanan. Misalnya tisu, bahan kemasan, plastic alat tulis kantor tersebut. Dalam proses pengadaan barang selain bahan makanan juga perlu dibuat spesifikasi terlebih dahulu. Ini sangat penting untuk memastikan barang yang dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan. Cara Menyusun Spesifikasi Menulis spesifikasi sangat penting untuk menjamin proses penyelenggaran makanan berjalan dengan efisien. Menulis spesifikasi dapat mudah dapat juga sulit, tergantung jenis barang yang dibutuhkan.
Syarat penulisan spesifikasi bahan makanan atau barang lainnya : 1) Sederhana, lengkap, spesifik agar penjual dan pembeli mempunyai satu ide. 2) Sesuai identifikasi dengan barang di pasaran.Sesuai dengan label yang dapat dibaca, tentang grade, ukuran dll. 3) Dapat dipahami oleh penjual dan melindungi pembeli. 4) Dapat dijumpai oleh banyak penjual sehingga dapat bersaing. Spesifikasi untuk bahan makanan dalm kemasan meliputi : 1) 2) 3) 4) 5)
Nama produk Standar kualitas Ukuran kemasan (berat, ukuran, kaleng, dll.) Jumlah per container Unit harga (per kaleng/kg/peti dll)
Beberapa hal lain yang perlu dicantumkan : 1) Untuk makanan kaleng : tipe, kemasan, kekentalan sirup, ukuran, berat. 2) Untuk daging dan hasil olah : umur, ukuran potongan, komposisi, lemak dan zat gizi lainnya, kualitas. 3) Untuk buah dan sayur segar, varietas, berat, tingkat kematangan, asal daerah. 4) Untuk makanan beku : suhu pengiriman, varietas, kemasan. 5) Untuk produk susu dan hasil olahnya : suhu pengiriman, keadaan lemak, keadaan bakteri, kemasan untuk permintaan khusus dapat ditambahkan spesifikasi yang lebih detail, misalnya bahan makanan organic, produk-produk untuk diet khusus.