kepemimpinan
KEPEMIMPINAN
Pengertian Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah sebuah keputusan dan lebih merupakan hasil dari proses perubahan karakter atau transformasi internal dalam diri seseorang. Kepemimpinan bukanlah jabatan atau gelar, melainkan sebuah kelahiran dari proses panjang perubahan dalam diri seseorang.
Ketika seseorang menemukan visi dan misi hidupnya, ketika terjadi kedamaian dalam diri (inner peace) dan membentuk bangunan karakter yang kokoh, ketika setiap ucapan dan tindakannya mulai memberikan pengaruh kepada lingkungannya, dan ketika keberadaannya mendorong perubahan dalam organisasinya, pada saat itulah seseorang lahir menjadi pemimpin sejati. Jadi pemimpin bukan sekedar gelar atau jabatan yang diberikan dari luar melainkan sesuatu yang tumbuh dan berkembang dari dalam diri seseorang. Kepemimpinan lahir dari proses internal
Justru seringkali seorang pemimpin sejati tidak diketahui keberadaannya oleh mereka yang dipimpinnya. Bahkan ketika misi atau tugas terselesaikan, maka seluruh anggota tim akan mengatakan bahwa merekalah yang melakukannya sendiri. Pemimpin sejati adalah seorang pemberi semangat (encourager), motivator, inspirator, dan maximizer.
Pendekatan – pendekatan Studi Kepemimpinan
Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.
Pendekatan Sifat – Sifat Kepemimpinan
Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan ciri tertentu.
Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif, lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan, yaitu :
1. Membandingkan bawahan dengan pemimpin.
2. Membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.
Dari berbagai studi perbandingan dalam mengungkap suatu ciri secara jelas dan konsisten antara pemimpin dengan bawahan. diungkap bahwa seorang pemimpin lebih cemerlang, lebih agresif, lebih terbuka, dan lebih percaya diri dari pada yang lain. Namun banyak orang bahkan sampai jutaan jumlahnya memiliki sifat-sifat tersebut tapi tidak pernah mencapai posisi kepemimpinan. Sehingga para peneliti beranggapan bahwa seorang pemimpin dilahirkan bukan dibuat artinya seseorang yang dilahirkan membawa atau tidak membawa sifat-sifat yang diperlukan seorang pemimpin.
Untuk selanjutnya membandingkan pemimpin yang efektif bukan tergantung pada ciri tertentu, tapi pada seberapa baik ciri pemimpin cocok dengan kebutuhan situasi yang sedang dihadapinya. Kecerdasan, inisiatif dan keyakinan diri merupakan tingkat dan prestasi manajerial yang tinggi disamping terletak pada kemampuan pengawasan manajerial dan penggunaan metode supervisi yang tepat untuk situasi tertentu.
Pendekatan Perilaku Kepemimpinan
Peneliti mengemukakan bahwa yang dilakukan pemimpin yang efektif adalah bagaimana mendelegasikan tugas, berkomunikasi dan memotivasi bawahan, dan bagaimana menjalankan tugas dan sebagainya. Disini perilaku pemimpin lebih mudah dipelajari dari pada ciri atau karakteristik pemimpin. Orang dilatih dalam perilaku kepemimpinan yang tetap akan dapat memimpin secara lebih efektif. Ada dua aspek yang dapat dilihat dalam perilaku kepemimpinan, yaitu :
1. Fungsi-fungsi kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu :
Fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah.
Fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial).
Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
2. Gaya-gaya kepemimpinan
Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi :
Gaya dengan orientasi tugas.
Gaya berorientasi dengan karyawan.
Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.
Teori X dan Teori Y dari Mc Gregor
Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik
Asumsi teori X :
Rata-rata kodrat manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan menghindarinya bila mungkin.
Rata kodrat manusia lebih menyukai diarahkan, menginginkan jaminan hidup diatas segalanya, ambisi relatif kecil, ingin menghindari tanggung jawab.
Karakteristik manusia dalam menjalankan tugas untuk mencapai organisasi cenderung dipaksa, diawasi, diarahkan atau diancam dengan hukuman.
Asumsi teori Y :
Rata-rata kodrat manusia dalam kondisi layak, belajar tidak hanya untuk menerima tapi mencari tanggung jawab.
Penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan.
Potensi intelektual manusia dalam kondisi kehidupan industri digunakan hanya sebagian.
Penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia.
Pengarahan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tidak hanya dengan cara mengawasi dan mengancam dalam bentuk hukuman. Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah-masalah organisasi yang tersebar secara luas pada seluruh karyawan.
Konsep Pengelolaan (Manajemen)
Pengelolaan pada dasarnya adalah pengendalian dan pemanfaatan semua sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk atau penyelesaian suatu tujuan kerja tertentu. Irawan (1997: 5) mendefenisikan bahwa :
"Pengelolaan sama dengan manajemen yaitu penggerakan, pengorganisasian dan pengarahan usaha manusia untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan."
Selanjutnya Reksopoetranto (1992) mengemukakan beberapa pengertian manajemen (pengelolaan) sebagai berikut :
1) Manajemen adalah unsur yang bertugas mengadakan pengendalian agar semua sumber dana dan daya yang dimiliki organisasi dapat dimanfaatkan sebagai daya guna dan berhasil guna diarahkan untuk mencapai tujuan
2) Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengkontrolan manusia dan sumber daya alam untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3) Manajemen dapat dirumuskan sebagai penyelesaian suatu pekerjaan dengan usaha orang lain.
4) Manajemen dapat dirumuskan sebagai penyelesaian suatu pekerjaan dengan usaha orang lain.
5) Manajemen adalah suatu proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang setiap bidang mempergunakan ilmu pengetahuan dan seni secara teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan .
Unsur-unsur manajemen biasanya dirumuskan dengan 6 M,yaitu :
1) Men, tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif.
2) Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
3) Methode, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha untyuk mencapai tujuan.
4) Materials, bahan-bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
5) Machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk mencapai tujuan.
6) Market, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan.
Dari paparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen atau pengelolaan adalah suatu seni untuk mengatur atau mengelola semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.
PERAN KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN ORGANISASI
Pengertian Komunikasi
Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin."sadar manusia" dalam pendekatan hubungan manusiawi (lihat bab 3) dan sejalan dengan para ahli perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian mereka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diperhatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi tetap merupakan peralatan (tool) manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri.
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilanketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbag~ satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti,
Suatu sarana pengaliran informasi dan
Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.
Pandangan tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara orang-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lain.
Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya.
Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:
Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.
Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi maupun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.
Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan.
Proses Terjadinya Komunikasi
Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut ini menjelaskan mengenai proses komunikasi.
Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Tetapi bila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang diperbuat ? Berikut ini akan dibahas model komunikasi dasar agar dapat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan-kegiatan yang perlu diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
Model Komunikasi Antar Pribadi
Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :
Pengirim Berita Penerima
Model ini menunjukkan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.
Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kompleks. Sebagai satu gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah "telephone", di mana pengirim menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang dimaksudkan pengirim.
Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsurunsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada Gambar dibawah ini.
Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran melalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain.
Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini - encoding the message - megubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata pencakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.
Dari beberapa simbol yang tersedia, pengirim berita menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan dikatakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. Jadi, berita harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan diperoleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini penting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah komunikasi.
Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau "saluran distribusi". Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran - telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu.
Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain-lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera.
Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan direktur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penvediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.
Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai contoh, ucapan "selamat pagi" tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk memo.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang menerima berita melalui ke lima pancaindera mereka penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak-belum menerima berita. Banyak Komunikasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.
Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interaksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.
Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.
Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yang berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia, tetapi sampai ada tanggapan dalam bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau sampai telah adanya pengujian untuk melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen tidak akan tahu seberapa efektif penyataan tersebut.
Komunikasi Organisasi
Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Kommunikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi dalam organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor khusus. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai "pemilikan informasi".
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Sebagai contoh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam organisasi yang besar dengan cabang-cabang yang menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkattingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah pada penyelia (mandor) mereka dan bukan pada manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan manajer atas dari kebanjiran informasi), tetapi juga mempunyai kelemahan (seperti menghindarkan manajer atas dari informasi yang seharusnya mereka peroleh).
Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Sebagai contoh, percakapan antara direktur perusahaan dengan karyawan
akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.
Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.
Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan mempunyai pengamatan yang lebih tajam dalam perumusan strategi-strategi pemasaran, kepala departemen mungkin mempunyai cara tertentu yang efektif untuk menangani konflik di antara para bawahannya. Individuindividu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak di antara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.
Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, di mana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat. Jaringan seperti ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam departemen riset.
Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, seperti terlihat dalam gambar diatas. Dalam jaringan "lingkaran" ; sebagai contoh, B hanya dapat berkomunikasi dengan A dan C. Untuk berkomunikasi dengan E, B harus melalui A atau melalui C dan D. Pola "rantai" menunjukkan dua bawahan (A dan E) yang melapor kepada atasan mereka (B dan D), yang selanjutnya oleh B dan D dilaporkan ke C. Pada jaringan "bintang"; C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi langsung satu sama lain. Sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan "huruf Y" ; bisa terdapat dalam bagian sekretariat di mana surat-surat diterima oleh E, disortir oleh D dan distribusikan oleh C.
Jaringan "huruf Y" dan "bintang" adalah komunikasi yang terpusat, dengan C pada posisi pusat. Komunikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih akurat. Tetapi bila masalahnya kompleks, jaringan "lingkaran" dan "rantai" yang didesentralisasi, akan lebih cepat dan akurat penyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi dalam jaringan jaringan yang didesentralisasi.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluransaluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi adalah vertikal, lateral dan diagonal.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Berita-berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan, dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lainnya, bulletin, pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui interaksi orang per orang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan "pintu terbuka", sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemenkaryawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatankegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda
pula.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Pembahasan aliran-aliran komunikasi di atas adalah berkenaan dengan yang disebut komunikasi "formal", sebagai saluran penyampaian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain. 4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah 'grapevme " (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desasdesus, kabar angin atau "slentingan"). Sistem komunikasi "grapevme" cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan, lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang-kadang dirahasiakan dari anggota yang mempunyai wewenang manajerial lebih tinggi.
Di lain pihak, komunikasi "grapevme" mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi "grapevme" lebih cepat, lebih akurat dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja "dibocorkan".
Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan terutama "grapevme" tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya manajer perlu memahami dan menggunakan "grapevme" sebagai pelengkap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimalkan dengan merancang saluran komunikasi formal yang baik, dan menyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.
EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI
Berbagai pennyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dilaiarkan terjadi begitu saja. Manajer' harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para "ahli komunikasi". Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan "layoffs", penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.
Penggunaan Umpan - Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua. hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkcmunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di samping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan didapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, "Apakah saudara mengerti ?" atau "Apakah saudara mempunyai pertanyaan ?" atau "Apakah ada yang belum saya jelaskan ?" Tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan dengan mengatakan :"Pekerjaan ini adalah penting; sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan".
Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif
Teknik-teknik komurikasi yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti ha.lnya mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya di luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listening,dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru ketrampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh pendengar. Bagaimanapun juga, posisi kunci para manajer dalam proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.
Pedoman Komunikasi yang Baik
American Management Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut "the Ten Commandments of Good Communication" (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
4. Manajemen dan Organisasi
1) Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Atau lebih jelasnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentuakn, menginterpretasikan, dan pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling).
Pola Umum Manajemen
Manajemen pada dasarnya adalah alat atau sarana daripada administrasi;
Sebagai alat administrasi fungsi manajemen adalah menggerakkan unsur statik daripada administrasi yaitu organisasi ;
Dalam fungsinya menggerakkan organisasi, manajemen merupakan suatu proses dinamika yang meliputi fungsi planning, organizing, actuating dan lain-lain ;
Proses manajemen selalu diarahkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu ;
Dalam mencapai tujuan tersebut manajer sebagai pelaksana manajemen menggunakan berbagai unsur yang tersedia dalam organisasi ;
Penggunaan unsur-unsur manajemen tersebut selalu dilaksanakan dengan seefisien mungkin berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. 2) Organisasi
Menurut Chester Bernard, Organisasi adalah sistem kegiatan kerjasama (cooperative activities) dari dua orang atau lebih.
Menurut Dwight Waldo, Organisasi adalah struktur antar hubngan pribadi yang berdasarkan atas wewenang formal dan kebiasaan-kebiasaan di dalam suatu system adminstrasi.
Menurut G.R. Terry, Organisasi adalah berasal dari kata organism yaitu suatu struktur dengan bagian-bagian yang demikian dintegrasi hingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan orang terdiri dua bagian pokok yaitu bagian-bagian dan hubungan-hubungan.
Jadi Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dari beberapa pengertian di atas ada tiga unsur yang menonjol dan perlu diperhatikan, yakni :
Bahwa organisasi bukanlah tujuan, melainkan hanya alat untuk mencapai tujuan atau alat untuk melaksanakan tugas pokok. Berhubungan dengan itu susunan organisasi haruslah selalu disesuaikan dengan perkembangan tujuan atau perkembangan tugas pokok.
Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terikat dalam hubungan formal.
Dalam organisasi selalu terdapat rangkaian hirarki, artinya dalam suatu
organisasi selalu terdapat apa yang dinamakan atasan dan apa yang dinamakan bawahan.
Fungsi-Fungsi Organisasi :
Mengatur tugas dan kegiatan kerjasama sebaik-baiknya ;
Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi ;
Mencegah kesimpangan kerja ; Menentukan pedoman-pedoman kerja.
Keuntungan-keuntungan Organisasi :
Organisasi yang baik memberikan keuntungan sebagai berikut :
Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing ;
Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi ;
Terdapat koordinasi yang tepat antar unit kerja ;
Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat ;
Agar kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakuakn secara efektif
dan efisien.
Unsur-unsur Organisasi :
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerjasama dan tujuan bersama.
ORGANISASI SEBAGAI ALAT PERJUANGAN
Ada berbagai macam tipe organisasi, yang umum dikenal yakni : a. Bentuk Lini
Yang pertama ini sering pula dinamakan :bentuk lurus", "bentuk jalur" dan "bentuk militer". Bentuk lini ini mula-mula diperkenalkan oleh seorang ahli adminstrasi berkebangsaan Perancis, Henry Fayol. Bentuk lini dipandang sebagai bentuk yang paling tua dan dipergunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi ini banyak dipergunakan di lingkungan militer dan perusahaan-perusahaan kecil.
Ciri-cirinya :
Garis komando langsung dari atasan ke bawahan atau dari pimpinan tertinggi ke berbagai tingkat operasional.
Masing-masing pekerja bertanggungjawab penuh terhadap semua kegiatannya.
Otoritas dan tangungjawab tertinggi pada puncak makin lama makin berkurang menurut jenjang.
Organisasinya kecil, begitu pula karyawannya sedikit.
Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan bersifat langsung.
Tujuan, alat-alat yang digunakan dan struktur organisasinya masih sederhana.
Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan tertinggi.
Keuntungan organisasi yang berbentuk lini :
Kekuasaan dan tanggungjawab dapat ditetapkan secara definitif.
Orang yang mempunyai kekuasaan dan tanggungjawab diketahui oleh semua pihak.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang yang perlu diajak berembuk tidak begitu banyak.
Disiplin mudah dipertahankan.
Solidaritas para anggota masih besar, karena masih saling kenal mengenal.
Tersedianya kesempatan yang baik bagi pimpinan organisasi untuk
mengembangkan bakat-bakat pemimpin.
Bentuk Lini dan Staf
Di dalam organisasi-organisasi kecil, semua karyawan supervisor adalah merupakan orang-orang lini (line personnel). Tetapi ketika organisasi melai membesar, maka semakin terasa pentingnya penyediaan tenaga spesialis mampu memberikan nasihat-nasihat teknis dan memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional lainnya. Orang-orang inilah yang biasanya disebut "staf personnel" (orang-orang staf yang melaksanakan fungsi-fungsi staf). Dan orang-orang staf ini dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu : (1) para penasihat dan (2) "auxilliary personnel", bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya meknisme organisasi.
Ciri-ciri Pokok :
Organisasinya besar dan kompleks.
Jumlah karyawannya banyak.
Terdapat dua kelompok karyawan (lini dan staf) sebagaimana dijelaskan di atas.
Karena organisasi sudah semakin besar / kompleks, maka hubungan langsung di sini sudah tidak mungkin lagi terjadi antar anggota maupun antara pemimpin dan bawahan.
Nampak adanya spesialisasi yang dikembangkangkan dan dipergunakan secara optimal.
Kebaikan-kebaikannya :
Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melaksanakan tugas pokok organisasi, dan kelompok staf yang melaksanakan kegiatan penunjang.
Asas spesialisasi dapat dijalankan, menurut bakat bawahan yang berbeda-beda.
Prinsip "the right man in the right place" dapat diterapkan dengan mudah.
Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap unit kegiatan.
Tipe organisasi demikian dapat dipergunakan oleh organisasi-organisasi
yang lebih besar / kompleks.
Keburukannya :
Pemimpin lini sering mengabaikan advis staf.
Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan.
Ada kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya.
Perintah-perintah lini, nasihat-nasihat dan perintah-perintah staf sering
agak membingungkan anggota. Hal ini dapat terjadi, karena kedua jenis hirarki ini tidak selalu seirama dalam memandang sesuatu.
Meskipun terdapat kelemahan-kelemahan organisasi tipe lini dan staf ini, namun untuk organisasi yang semakin kompleks seperti dewasa ini lebih cenderung menggunakan bentuk lini dan staf.
Bentuk Fungsional
Organisasi Fungsional adalah suatu organisasi dimana kekuasaan dari pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan-satuan dibawahnya dalam suatu bidang pekerjaan tertentu. Tiap-tiap kepala dari satuan ini mempunyai kekuasaan untuk memerintah semua pejabat bawahan sepanjang mengenai bidangnya (The Liang Gie, dkk., 1981, hal. 136). Ciri lain dari organisasi demikian adalah bahwa didalam organisasi tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, akan lebih banyak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang harus dijalankan. Sebenarnya bentuk ini tidak populer, dan kebanyakan hanya dipergunakan dalam lingkungan usaha swasta seperti toko serba ada, dan yang sejenisnya.
Kebaikan-kebaikannya :
Ada pembagian yang tegas antara kerja pikir dan fisik.
Dapat dicapai spesialisasi yang baik.
Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi.
Moral serta disiplin kerja tinggi.
Koordinasi antara orang-orang yang ada dalam satu fungsi mudah
dijalankan.
Kelemahannya :
Sulit mengadakan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang saja.
Koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar diadakan, karena orang-orang yang bergerak dalam satu bidang mementingkan fungsi saja.
Inisiatif perorangan mudah tertekan, karena sudah dibatasi pada suatu
fungsi.
Organisasi Tipe Panitia
Bentuk organisasi ini adalah suatu tipe di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Maksudnya, pada tingkat pimpinan, keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana dibagi ke dalam kelompok-kelompok yang disebut "task force" atau satuan tugas.
Ciri-cirinya :
Struktur organisasinya tidak begitu kompleks. Biasanya hanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua seksi dan para petugas.
Struktur organisasinya secaa relatif tidak permanen. Organisasi tipe panitia hanya dipakai sewaktu-waktu ada kegiatan khusus (proyek-proyek tertentu), dan setelah kegiatan-kegiatan itu selesai dikerjakan, maka panitia dibubarkan.
Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif.
Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggungjawab yang sama.
Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam
bentuk satuan tugas (task force).
Keuntungan Tipe Panitia :
Keputusan yang diambil selalu berhasil dengan baik dan tepat, karena sudah dibicarakan secara kolektif.
Kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan kecil sekali.
Usaha kerjasama bawahan mudah digalang.
Kelemahannya :
Proses pengambilan keputusan agak lambat karena segala sesuatunya harus dibicarakan lebih dulu dengan para anggota organisasi.
Apabila ada kemacetan kerja, tak seorang pun yang mau diminta pertanggungjawabannya melebihi dari yang lain.
Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak datang dari satu orang pimpinan saja.
Kreativitas nampaknya sukar dikembangka, karena pelaksanaan
didasarkan pada kolektifitas.
HUBUNGAN ANTARA KEPEMIMPINAN, MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan, yang mana untuk mencapai tujuan tersebut memerlukan manajemen untuk mengatur orang-orang tersebut, yang mana manajemen tidak akan berhasil apabila tidak ada pemimpin di dalamnya dan seorang pemimpin pun harus memiliki ilmu kepemimpinan, jadi antara Kepemimpinan, manajemen dan organisasi merupakan suatu sistem yang tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat terpisahkan.
Bab 13 : Mengelola Kinerja dan Mutu
Kontrol adalah persoalan penting yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi, tetapi manajer baru terkadang mengalami kesulitan untuk menentukan sejauh mana ia harus menggunakan kontrolnya untuk membuat orang-orang tetap produktif tanpa menindas motivasi dan kreativitas mereka.
A. PENGERTIAN KONTROL
Beberapa panduan untuk menciptakan kebijakan penggunaan yang dapat diterima yang efektif tetapi juga adil, berkenaan dengan penggunaan internet ditempat kerja :
o Pastikan bahwa para pegawai memahami bahwa mereka tidak memiliki hak hukum atas privasi di tempat kerja
o Buat kebijakan penggunaan internet tertulis
o Jelaskan proses pendisiplinannya
o Tinjau kembali kebijakan pada jangka waktu tertentu
Kurangnya kontrol dapat memberikan dampak yang dapat memmbahayakan bagi kesehatan suatu organisasi, merusak reputasinya dan mengancam masa depannya.
Kontrol organisasi adalah proses sistematis dalam mengatur aktivitas organisasi agar tetap konsisten dengan pengharapan yang telah dibangun dalam rencana, target, standar kinerja.
Untuk mengontrol suatu organisasi secara efektif, mangharuskan adanya informasi menganai standar kinerja serta tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi.
1. Memilih Standar dan Ukuran
Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan, seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan. Namun para manajer makin mengetahui keharusan untuk mengukur aspek-aspek kinerja yang tidak kasat mata lainnya untuk mengelola aktivitas penciptaan nilai dari organisasi saat itu.
2. Kartu Skor Berimbang
Kartu Skor Berimbang adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisonal dengan ukuran operasional yang berhubungan dengan faktor-faktor kesuksesaan penting yang ada di perusahaan.
Kartu Skor Berimbang memiliki 4 perspektif utama :
a) Kinerja Keuangan
Aktivitas organisasi berkontribusi dalam memperbaiki kinerja jangka pendek dan panjang. Terdiri atas pengukuran tradisional seperti pemasukan bersih dan pengembalian investasi
b) Layanan Pelanggan
Mengukur hal bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi serta keterikatan dan kepuasan pelanggan
c) Proses Bisnis Internal
Berfokus pada statistik produksi dan operasiona, seperti pemenuhan permintaan atas biaya per permintaan.
d) Keputusan Organisasi untuk Belajar dan Tumbuh
Berfokus pada seberapa baik sumber daya dan modal manusis dikelola demi masa depan perusahaan.
B. MODEL KONTROL UMPAN BALIK
Semua sistem kontrol yang dirancang dengan baik akan melibatkan penggunaan umpan balik untuk menentukan apakah kinerja memenuhi standar yang telah dibuat.
1. Langkah-langkah Kontrol Umpan Balik
Membangun Standar Kinerja
Mencerminkan aktivitas yang berkontribusi pada strategi organisasi secara keseluruhan dengan cara yang signifikan, juga agar pegawai mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan dapat menentukan apakah aktivitas mereka sesuai target.
Mengukur Kinerja yang Ada
Dapat dilakukan dengan pengukuran kinerja kuantitatif, dimana harus berhubungan dengan standar yang telah ditetapkan.Namun manajer juga harus turun langsung untuk melihat bagaimana segala hal berjalan.
Membandingkan Kinerja dengan Standar
Manajer harus melakukan pendekatan yang bersifat menyelidiki untuk memperoleh pemahaman yang luas dari faktor yang mempengaruhi kinerja. Kinerja manajemen yang baik melibatkan penilaian subjektif dan diskusi bersama pegawai serta analisis objektif terhadap data kinerja
Melakukan Tindakan Korektif
2. Aplikasi untuk Anggaran
Kontrol anggaran, salah satu metode yang paling sering digunakan dalam kontrol manajemen, adalah proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil dan membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu. Sebagai alat pengontrol, anggaran adalah laporan yang berisi, pengeluaran terkini dan terencana untuk uang, aset, bahan mentah, gaji, dan sumber daya lainnya.
Unit dasar analisis untuk sistem kontrol anggaran disebut dengan pusat pertanggungjawaban,Pusat tanggung jawab adalah departemen atau unit apa pun yang ada dalam organisasi, dibawah pengawasan seorang pegawai yang bertangggung jawab atas aktivitas departemen atau unit tersebut.
Anggaran yang biasanya digunakan manajer :
Anggaran Biaya
Terdiri atas biaya antisipasi dan biaya aktual untuk setiap pusat pertanggung-jawaban dan untuk organisasi secara keseluruhan. Menunjukkan semua jenis biaya atau dapat berfokus pada kategori tertentu.
Anggaran Pendapatan
Anggaran yang mengidentifikasikan pendapatan perkiraan dan pendapatan aktual organisasi.
Anggaran Kas
Anggaran yang menghitung dan melaporkan arus kas dalam basis harian atau mingguan untuk menjamin bahwa perusahaan memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya.
Anggaran Modal
Anggaran yang merencanakan dan melaporkan investasi dalam aset-aset besar untuk didepreasi setelah beberapa tahun.
Penganggaran adalah bagian yang penting dari perencanaan dan pengawasan organisasi
Penganggaran dari atas ke bawah merupakan proses penganggaran dimana manajer tingkat menengah dan tingkat bawah menentukan target anggaran departemen berdasarkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang telah dispesifikasi oleh manajer-manajer puncak.
Penganggaran dari bawah ke atas merupakan proses penganggaran dimana manajer-manajer tempat bawah menganggarkan kebutuhan sumberdaya departemennya dan melemparkannya ke atas untuk disetujui oleh manajer-manajer puncak.
C. KONTROL KEUANGAN
Kontrol keuangan tidak hanya menginformasikan apakah keuangan perusahaan besar dalam posisi yang baik, tetapi kontrol keuangan juga bisa menjadi indikator berguna menunjukan permasalahan kinerja lainnya. Misalnya layanan pelanggan atau keefektifan tenaga kerja penjualan.
1. Laporan Keuangan
Memberikan informasi dasar yang digunakan untuk melakukan kontrl keuangan dari sebuah organisasi. Dua laporan keuangan besar, yaitu :
a) Neraca keuangan
Menunjukkan posisi keuangan perusahaan yang berhubungan dengan aset( apa yang dimiliki suatu perusahaan) ,ekuitas(perbedaan antara aset dan kewajiban serta nilai bersih milik perusahaan dalam saham dan saldo laba) dan kewajiban(utang yang dimiliki) pada waktu tertentu
b) Laporan laba rugi
Meringkas kinerja keuangan perusahaan untuk interval tertentu, biasanya satu tahun.
Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi
Kontrol Hierarki adalah penggunaan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dan alat formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.
Kontrol Desentralisasi adalah penggunaan budaya perusahaan, norma kelompok, dan fokus terhadap tujuan, daripada aturan dan prosedur, untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Manajemen Buka-Buku
Manajemen Buka-Buku adalah berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi. Tujuannya adalah untuk membuat setiap pegawai berfikir dan bertindak seperti seorang pemilik bisnis.
2. Analisis Keuangan : menafsirkan Angka
Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pada rasio, statistik yang menunjukkan hubungan antara indikator-indikator kinerja seperti keuntungan dan aset, penjualan, dan persediaan. Merangkum beberapa rasio keuangan, yang merupakan ukuran dari :
Rasio Likuiditas
Perbandingan keuangan yang menunjukkan kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajiban utangnya.
Perhitungan : Rasio lancar – Aset Lancar/ kewajiban lancar
Rasio Keaktifan
Rasio keuangan yang mengukur kinerja internal organisasi yang berhubungan dengan aktivitas penting yang ditentukan oleh manajemen. Perhitungan :
Perputaran persediaan – jumlah penjualan/ inventaris rata rata
Rasio konversi(indikator dari keefektifan perusahaan dalam mengubah penelusuran pelanggan ) – Permintaan pembelian/ pemeriksaan pelanggan
Rasio Keuntungan
Rasio keuangan yang menggambarkan keuntungan milik perusahaan yang berkenaan dengan sumber daya keuntungan.
Perhitungan :
Margin keuntungan dari penjualan – pendapatan bersih / penjualan
Margin kotor – pendapatan kotor / penjualan
Pengembalian aset (ROA)- Pendapatan bersih/ jumlah aset
Rasio Leverage
Merupakan aktivitas pendanaan dengan uang pinjaman. Perhitungan :
Rasio utang – Jumlah utang/ jumlah aset
D. FILOSOFI KONTROL YANG BERUBAH-UBAH
Berkenaan dengan pergerakan menuju partisipasi dan pemberdayaan pegawai, banyak perusahaan mengadopsi proses kontrol desentralisasi daripada hierarki. Kontrol tersebut mewakili filosofi budaya perusahaan yang berbeda.
1. Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi
Kontrol hierarki merupakan penggunaan aturan, kebijakan, hirarki wewenang dan alat formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.
Konterol Desentralisasi merupakan penggunaan nilai budaya perusahaan ,tradisi, keyakinan dan kepercayaan dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Manajemen Buka Buku
Berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi. Manajemen ini membuat pegawai mempelajari sendiri melalui grafik, gambar, rapat dan sebagainya. Manajemen ini juga akan memberikan penghargaan kepada pegawai apabila mencapai kesuksesan.
E. MANAJEEN KUALITAS TOTAL
Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh anggota perusahaan untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas denagn cara melakukan perbaikan terus menerus.
1. Teknik-Teknik TQM
Siklus Kualitas
Sebuah kelompok yang terdiri atas 6 hingga 12 pegawai sukarela yang bertemu secara rutin untuk membahas dan menyelesaikan masalah yang memengaruhi kualitas kerja mereka.
Tolok Ukur
Proses terus mnerus dalam mengukur produksi, layanan dan praktik dengan dibandingkan pada pesaing – pesaing besar atau perusahaan yang unggul di industrinya.
Six Sigma
Pendekatan kendali mutu yang memperhitungkan segala hal dan menekankan pengejaran yang disiplin dan gigih untuk mencapai kualitas yang lebih tinggi serta biaya yang lebih rendah.
Pengurangan Siklus Waktu
Siklus waktu merupakan langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan suatu proses
Perbaikan Terus Menerus
Pelaksanaan sejumlah besar perbaikan tambahan kecil di semua area organisasi secara terus-menerus
2. Faktor-faktor Kesuksessan TQM
Faktor positif :
· Tugas-tugas yang ada menuntut pegawai yang berketerampilan tinggi
· TQM berguna untuk memperkaya pekerjaan dan memotivasi pegawai
· Keterampilan memecahkan masalah ditingkatkan untuk semua pegawai
· Partisipasi dan kerja tim digunakan untuk menghadang permasalahan yang signifikan
· Perbaikan terus-menerus adalah cara hidup
Faktor negatif :
· Ekspektasi manajemen biasanya tinggi
· Manajer tingkat menengah merasa tidak puas jika kehilangan wewenang
· Para pekerja tidak puas dengan beberapa aspek kehidupan organisasi
· Pemimpin serikat pekerja tidak disertakan dalam diskusi kendali mutu
· Manajer manunggu inovasi yang besar dan dramatis
F. TREN DALAM KENDALI MUTU DAN KEUANGAN
Banyak perusahaan menjawab realitas ekonomi yang berubah-ubah serta kompetisi global dengan menilai kembali manajemen dan proses-proses di organisasinya sendiri, diantaranya mekanisme kontrol.
1. Standar Kualitas Internasional
Daya dorong untuk melakukan manajemen kualitas di Amerika Serikat adalah signifikasi yang meningkat dari ekonomi global.
Standar ISO 9000 merupakan standar yang merupakan hasil dari konsensus internasional tentang syarat manajemen kualitas yang baik, sebagaimana yang diuraikan oleh Internasional Organization for Standardization
2. Sistem Kontrol Keuangan Baru
Pertambahan Nilai Ekonomis ( EVA )
sistem kontrol yang mengukur kinerja yangberkenaan dengan keuntungan setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan pada saat nyata.
Pertambahan Nilai Pasar ( MVA )
sistem kontrol yang mengukur perkiraan pasar saham terhadap nilai perusahaan terdahulu dan proyek investasi modal yang diharapkan.
Pembiayaan Berbasis Aktivitas ( ABC )
sistem kontrol yang mengidentifikasi beragam aktifitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya sesuai aktivitas tersebut.
Tata Kelola Perusahaan
sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan pemilik perusahaan dapat dilindungi.
motivasi
MOTIVASI
Pengertian Motivasi
Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.
Pentingnya Motivasi
Sebenarnya seberapa penting sih motivasi untuk kelangsungan hidup, bisnis,cita-cita.
dan bahkan banyak orang yang mau membayar jutaan untuk mengikuti seminar motivasi.
Setiap orang butuh sebuah suntikan mental dan energy dari dalam agar bisa bertahan di dalam menjalani proses hidup yang banyak tikungan dan jurang kegagalan tapi jangan menyerah karena hidup memberikan yang kita inginkan apapun itu jika kita percaya dan berusaha .
Apa ada gunanya motivasi?
Anda pun pasti tahu betapa pentingnya dan semua orang punya alasan sendiri untuk apa mereka berjuang mengejar impian mereka?
Motivasi apa sih? "Kondisi yang menggerakkan manusia kearah suatu tujuan
tertentu " Fillmore H Stanford
Beberapa jenis motivasi menurut pengalaman yang saya dapat dari Pelatihan LKMM dibagi menjadi dua:
internal (dari dalam)
contohnya internal seperti : ketakutan ,kesenangan, harapan dan banyak lagi yang tidak saya sebutkan
misal seorang siswa takut kalau tidak mengerjakan PR maka di hukum GURU nya
External (dari luar)
external seperti : keluarga, teman ,sahabat ,ibu, istri, kekasih.
Dan rahasianya motivasi adalah suatu emosi dan orang jika melibatkan emosi maka akan muncul potensi yang dimilikinya.
Pandangan Motivasi Dalam Organisasi
Pandangan motivasi dalam organisasi dapat dilihat dari tiga jenis teori motivasi yang ada, yaitu :
Model Tradisional
Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan sistem pengupahan insentif untuk memacu para pekerja agar memberikan produktivitas yang tinggi.
Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan penghargaan dalam wujud materi (uang). Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi. Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja akan mencari jaminan daripada hanya kenaikan upah kecil dan sementara.
Model hubungan Manusiawi
Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.
Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.
Model Sumber Daya Manusia
McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengkritik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti, dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.
Teori – Teori Motivasi
Teori Hierarki Kebutuhan, menurut maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:
- Faali (fisiologis)
- Keamanan, keselamatan dan perlindungan
- Sosial, kasih saying, rasa dimiliki
- Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi
- Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.
Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.
Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.
Teori Motivasi – Higiene, dikemukakan oleh psikolog Frederick Herzberg, yang mengembangkan teori kepuasan yang disebut teori dua faktor tentang motivasi. Dua factor itu dinamakan factor yang membuat orang merasa tidak puas atau factor-faktor motvator iklim baik atau ekstrinsik-intrinsik tergantung dari orang yang membahas teori tersebut. Faktor-faktor dari rangkaian ini disebut pemuas atau motivator yang meliputi:
- prestasi (achievement)
- Pengakuan (recognition)
- Tanggung Jawab (responsibility)
- Kemajuan (advancement)
- Pkerjaan itu sendiri ( the work itself)
- Kemungkinan berkembang (the possibility of growth)
Teori kebutuhan McClelland, teori ini memfokuskan pada tiga kebutuhan
- prestasi (achievement)
- Kekuasaan (power)
- Afiliasi (pertalian)
Teori Harapan – Victor Vroom, teori ini beragumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut. Teori pengharapan mengatakan seorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya akan menghantar kesuatu penilaian kinerja yang baik, suatu penilaian yang baik akan mendorong ganjaran-ganjaran organisasional, seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi dan ganjaran itu akan memuaskan tujuan pribadi karyawan tersebut.
Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi
Reinforcement theory, Teori ini tidak menggunakan konsep suatu motive atau proses motivasi. Sebaliknya teori ini menjelaskan bagaimana konsekuensi perilaku dimasa yang lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan dating dalam proses pembelajaran.
Berbagai pandangan tentang motivasi dalam organisasi
Teori – Teori Isi
Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :
Hirarki kebutuhan Maslow
Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :
o Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)
o Kebutuhan harga diri (esteem needs)
o Kebutuhan sosial (social needs)
o Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)
o Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)
Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis
Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.
Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :
o Pekerjaan yang kreatif dan menantang
o Prestasi
o Penghargaan
o Tanggungjawab
o Kemungkinan meningkat
o Kemajuan
Teori Prestasi
Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :
o Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.
o Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
o Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.
o Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.
TEORI-TEORI PROSES
Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :
Teori Pengharapan (Expectancy theory)
Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :
o Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.
o Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.
o Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.
Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :
o Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.
o Menilai balas jasa dari hasil usahanya.
v Pembentukan Perilaku (Operant conditioning)
Teori ini dikemukakan oleh B.F. Skinner yang didasarkan pada hukum pengaruh (Law of Effect), bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung diulang, sedang perilaku yang diikuti konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.
Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer untuk mengubah perilaku bawahan, antara lain :
Penguatan positif, bisa primer maupun sekunder.
Penguatan negatif, individu akan mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan menghindarinya di masa mendatang.
Pemadaman, dilakukan dengan peniadaan penguatan.
Hukuman, manajer mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.
Teori Porterm Lawyer
Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan ke usaha dimasa yang akan datang.
Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup :
Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.
Penentuan prestasi yang diinginkan.
Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.
Hubungan penghargaan dengan prestasi.
Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan.
Penentuan penghargaan yang mencukupi.
Implikasi bagi organisasi adalah
Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku.
Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsik.
Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi.
Teori Keadilan
Orang akan selalu membandingkan antara masukan dalam bentuk pendidikan,pengalaman, latihan dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Keyakinan tentang adanya ketidakadilan akan berpengaruh pada perilaku pelaksana kegiatan. Faktor kunci bagi manajer yaitu mengetahui apakah ketidakadilan dirasakan, bukan apakah ketidakadilan secara nyata ada. Teori keadilan ini memberikan implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.
