Pengelolaan Dokumen Kepegawaian anugerah bhavati Sunday, September 7, 2014 Seorang pegawai di suatu instansi juga dapat memiliki berbagai jenis dokumen yang dihasilkan pada saat mereka bekerja pada instansi tersebut. Dengan terciptanya berbagai dokumen tersebut, maka sebaiknya dilakukan pengelolaan dokumen yang baik pula. Pelaksanakan pengelolaan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip pegawai baik Negeri maupun Swasta sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian. smber gambar: http://kepergokmembaca http://kepergokmembaca.wordpress.com/ .wordpress.com/2010/03/21/dia 2010/03/21/dian-elvira-ro n-elvira-rosa/ sa/
Jika pengelolaan dokumen kepegawaian dapat tertata dengan baik maka akan menciptakan pengurusan administrasi kepegawaian yang efektif dan efesien. Adapun beberapa fungsi lain dari ketersediaan dokumen kepegawaian antara lain sebagai berikut: 1. Bukti fisik fisik yang disusun secara kronologis sejak sejak seorang menjadi pegawai sampai dengan masa berakhir tugas. 2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun intansi/perusahaannya. 3. Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi.
Untuk menghasilkan pengelolaan dokumen yang baik, maka diperlukan pegawai yang mampu mengurus arsip kepegawaian ini. Sebab betapapun pentingnya sebuah arsip, dan sebaik apapun sistem penyimpanannya, jika pegawai yang bertanggung jawab dalam hal ini tidak bekerja dengan baik, maka pengelolaan dokumen tersebut juga tidak efektif. Pegawai yang mengelola dokumen kepegawaian diharapkan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Menjaga kerapihan penyimpanan. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali. 5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya. Pengelolaan dokumen pegawai hendaknya dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik. Hal tersebut demi memastikan keamanan dan keteraturan arsip itu sendiri. Selanjutnya dapat dibaca pada materi Jenis-Jenis Dokumen Kepegawaian bagi PNS
Jenis-Jenis Arsip Kepegawaian Bagi PNS anugerah bhavati Add Comment adm. Kepegawaian Monday, September 8, 2014 Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pe gawai disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing, berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang pegawai PNS.
Sumber: https://www.rabobank.com/ Berikut ini berbagai jenis arsip kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil berdasarkan buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013. 1. Formasi Pegawai 2. Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir 3. Pengangkatan Pegawai, meliputi : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan 4. Pembinaan Karir Pegawai : a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai, meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Ke giatan, STTPL Diklat b. Peninjauan Masa Kerja c. DP3 d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran. 5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 6. Mutasi Pegawai, meliputi : a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte Kelahiran Anak, c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional 7. Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN dan LN) b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu dan Bukti diri/NIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan (KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya.
8. Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi. 9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun 11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 13. Data Kepegawaian 14. Dokumentasi Kepegawaian 15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil Demikianlah berbagai jenis arsip yang akan tercipta oleh para pegawai negeri sipil, kesemua arsip tersebut patut menjadi perhatian bagi arsiparis di bagian kepegawaian. Dengan banyaknya arsip tersebut maka perlu dipertimbangkan pula pemilihan penyimpanan arsip yang sesuai bagi lembaga tersebut.
Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai anugerah bhavati Add Comment kearsipan Sunday, January 26, 2014 Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.
Mudah dilaksanakan dan digunakan Hemat tenaga dan peralatan Hemat waktu dan biaya Sederhana Fleksibel dan mudah dikembangkan Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. 1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.
Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.
2. Sistem subjek cocok digunakan apabila
Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya, Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi
dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipn ya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut u nit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja. 3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan. 4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.
suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank. suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor. suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.
5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama. contoh:
1. 2. 3. 4. 5.
Rumah Sakit : No. Identitas pasien Kantor Pos : No. Kode Pos Bank : No. Rekening Perguruan Tinggi : No. Induk Mahasiswa PLN : No. Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh: Sistem subjek digabung dengan sistem abjad
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.
Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.
Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad
Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.
Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama.
Pengelolaan Arsip Kepegawaian Pemkab Gresik Pengertian Setiap pengambilan kebijakan diharapkan berbasis kepada informasi yang valid. Informasi merupakan hasil olahan data yang memiliki arti dan nilai penting bagi seseorang atau instansi. Dengan demikian, perlakuan yang baik terhadap data menjadi suatu keniscayaan sehingga dapat diperoleh informasi yang benar sebagai landasan pembuatan keputusan. Arsip Kepegawaian merupakan kumpulan data dan dokumen kepegawaian dari seorang Pegawai Negeri Sipil yang setidak-tidaknya meliputi antara lain :
1. SK Pengangkatan CPNS; 2. Penyataan melaksanakan tugas; 3. SK. Pengangkatan PNS; 4. Sumpah/janji PNS; 5. Daftar Riwayat Hidup; 6. Kartu Pegawai; 7. Kartu istri/Suami; 8. Kartu Peserta Taspen; 9. Kartu pegawai Elektronik (KPE); 10. Kartu Peserta Askes; 11. Surat Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan Struktural Surat Pernyataan Pelantikan. o Surat Pernyataan Menduduki Jabatan. o 12. Surat Pengangkatan/pemberhentian ke/dari jabatan fungsional; 13. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat; 14. Surat Keputusan Hukuman Disiplin; 15. Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja; 16. Surat Keputusan Perbantuan pada Instansi 1ain; 17. Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi; 18. Surat Keputusan Pemindahan Wilayah/lnstansi; 19. Surat Keputusan tanda Kehormatan/JasalPenghargaan; 20. Surat Keputusan Pemberhentian Sementara/Uang Tunggu; 21. Surat Izin Perceraian/Perkawinan; 22. Surat Keputusan Pengangkatan Pemberhentian Sebagai Pejabat Negara; 23. Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Organik karena menjadi Pejabat Negara; 24. Pengaktifkan kembali dari pemberhentian sementara; 25. Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun; 26. Surat Izin Cuti; 27. Surat Izin ke Luar Negeri; 28. Surat Izin BelajarfTugas Belajar; Prosedur Pemutakhiran data dokumentasi kepegawaian dilakukan menciptakan data dokumentasi kepegawaian yang akurat dan sesuai keadaan yang sebenarnya, dengan mekanisme sebagai berikut :
DI LINGKUNGAN BKD KAB GRESIK
Dokumen kepegawaian dari Bidang di lingkungan BKD dikirim ke Bidang Data Kepegawaian untuk diadakan pemutakhiran database; Dokumen tersebut selanjutnya diteruskan ke Sub Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data Pegawai untuk dilakukan verifikasi dan dimasukkan ke dalam database kepegawaian untuk pemutakhiran; Dokumen kepegawaian selanjutnya di alih media / scanning menjadi file pdf atau jpg. Kemudian dipilah, untuk data digital akan dimasukkan ke dalam database aplikasi Document Management System (DMS) sehingga tersaji dalam Sistem Informasi Dokumentasi; Untuk data manual, maka data kepegawaian akan dimasukkan ke dalam dosir kepegawaian dan kemudian diberikan nomor kode; Dosir kemudia diatur dan ditata didalam lemari arsip;
SKPD KE BKD KAB GRESIK
Dokumen kepegawaian dari SKPD Kab Gresik dikirim ke BKD kab Gresik untuk diadakan pemutakhiran database; Dokumen tersebut selanjutnya diteruskan ke Bidang Data Kepegawaian yang kemudian diteruskan ke Sub Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data Pegawai untuk dilakukan verifikasi dan dimasukkan ke dalam database kepegawaian untuk pemutakhiran; Dokumen kepegawaian selanjutnya di alih media / scanning menjadi file pdf atau jpg. Kemudian dipilah, untuk data digital akan dimasukkan ke dalam database aplikasi Document Management System (DMS) sehingga tersaji dalam Sistem Informasi Dokumentasi; Untuk data manual, maka data kepegawaian akan dimasukkan ke dalam dosir kepegawaian dan kemudian diberikan nomor kode; Dosir kemudia diatur dan ditata didalam lemari arsip;
KETENTUAN PENGUMPULAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN BKD KAB GRESIK
Masing-masing bidang mengirimkan dokumen kepegawaian dan data elektronik ke Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data setiap kali menerbitkan dokumen kepegawaian; Jenis dokumen kepegawaian yang dikirim ke Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data adalah seluruh dokumen kepegawaian yang merupakan hasil pelaksanaan tugas pokok dan fungsi masing-masing Bidang; Jenis data elektronik dan jenis file data kepegawaian serta sarana pengiriman data elektronik ke Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi;
SKPD KE BKD KAB GRESIK
SKPD mengirimkan dokumen kepegawaian CPNS/PNS ke BKD guna pelaksanaan pemutakhiran database kepegawaian; Dalam rangka pelaksanaan sinkronisasi data kepegawaian antara SKPD dan BKD, maka SKPD menyampaikan data kepegawaian ke BKD setiap 3 (tiga) bulan; Bila terdapat perubahan data pegawai pada database kepegawaian maka perubahan tersebut harus melampirkan dokumen pegawai bersangkutan; Jenis data elektronik dan jenis file data kepegawaian serta sarana pengiriman data elektronik ke BKD sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi.;
Bagan
1. Alur Pemutakhiran Dokumen Kepegawaian di Lingkungan BKD Kab. Gresik
2. Alur Pemutakhiran Dokumen Kepegawaian dari SKPD ke BKD Kab. Gresik
3. Alur Permintaan Dokumen Kepegawaian Oleh User
Dasar Hukum/Referensi
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. 4. Peraturan Gubernur Jatim No. 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Dokumen dan Data Kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah Jawa Timur.
