PENGENDALIAN PROYEK PENDAHULUAN Langkah selanjutnya setelah melaksanakan perencanaan adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran. Untuk itu diperlukan usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai pengendalian yang m erupakan salah satu fungsi manajemen proyek. Perencanaan berkonsentrasi pada: -
Penetapan arah dan tujuan
-
Pengalokasian sumber daya
-
Pengantisipasian masalah pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan
Pengendalian berkonsentrasi pada : -
Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
-
Penggunaan secara efektif sumber daya yang ada
-
Perbaikan/koreksi masalah
-
Pemberian imbalan pencapaian tujuan
Skema Perencanaan dan Pengendalian Proyek
LANGKAH-LANGKAH DALAM PENGENDALIAN 1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan 2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan 3. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan
Tetapi untuk lebih jelas bertolak dari defenisi pengendalian diatas maka langkah-langkah pengendalian dapat diuraikan sebagai berikut: 1.
Menentukan sasaran
2.
Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran
3.
Merancang /menyusun sistem informasi pemantauan dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan
4.
Mengumpulkan data info hasil implementasi
5.
Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang ditentukan
6.
Mengadakan tindakan pembetulan
Monitoring Informasi
Kegiatan mengumpulkan data dan melaporkan informasi untuk proses pengendalian dimulai ketika standar performansi ditetapkan. Data data yang dikumpulkan bisa berasal dari faktur pembelian material, kartu absensi, hasil pengujian,dll.Kemudian hasil dari pengumpulan data diolah untuk dilaporkan kepada semua tingkat manajemen dalam frekuensi kedetailan yang cukup.
Project Cost Accounting System
PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau terkomputerisasi yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, pelacakan dan pengendalian biaya proyek. Mirip dengan sistem informasi manajemen proyek, PCAS lebih menekankan ke biaya proyeknya.
Sistem Informasi Manajemen
Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyek adalah perlunya suatu sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang tepat, cepat, dan akurat. Secara umum SIM diharapkan mampu : 1. Menyediakan informasi yang perlu untuk melakukan perencanaan pengendalian dan ringakasan – ringkasan dokumen 2. Memindahkan data dari sistem informasi komputer yang l ain ke dalam data base proyek 3. Mengintegrasikan pekerjaan, biaya, tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas untuk manajer proyek, orang-orang fungsional dan pihak manajemen yang lebih tinggi Suatu SIMP sebaiknya mempunyai kemampuan untuk membantu pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi: 1. Pembuatan jadwal dan jaringan kerja 2. Melakukan alokasi sumber daya dengan melalui teknik levelling 3. Pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran variabel, biaya tetap dan overhead 4. Melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi 5. Menyajikan laporan grafik yang cukup mudah untuk dibaca SIMP yang Efektif itu harus memenuhi beberapa syarat diantaranya: 1. Informasi harus bermutu 2. Tepat Waktu 3. Penyajiannya Singkat
Beberapa software untuk membantu pelaksanaan manajemen proyek antara lain : 1. Time line 2. MS Project 3. Project Planner (Primavera) 4. Metier Artemis 5. Project /2 PENGENDALIAN BIAYA INTERNAL DAN EKSTERNAL
Ada dua macam pengendalian dalam proyek ditinjau dari tempat asalnya ; pengendalian internal dan eksternal. Pengendalian internal mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan kepada standar yang berasal dari sistem kontraktornya. Pengendalian eksternal didasarkan kepada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user. PENGENDALIAN BIAYA TRADISIONAL
Dalam pengendalian biaya tradisional, pengukuran performansi pekerjaan didasarkan kepada perbandingan biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual. Pembanding ini lebih populer dengan istilah analisis variansi. Analisis ini bertujuan melihat seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan atau sebaliknya. Ilustrasi mengenai variansi ini bisa diberikan dalam contoh contoh berikut: Misalkan suatu paket kerja mempunyai data-data dalam laporan bulanan untuk satu bulan tertentu adalah sebagai berikut :
Dari laporan diatas bisa diketahui bahwa baik untuk bulan ini maupun total biaya sampai bulan ini telah terjadi pembengkakan biaya. Dari informasi ini mungkin kita berpikir telah terjadi pemborosan atau kegagalan mempergunakan uang. Tetapi ada informasi yang belum diketahui yakni seberapa jauh paket pekerjaan yang sudah diselesaikan. Misalkan biaya yang dianggarkan kumulatif yang tercantum diatas adalah biaya untuk menyelesaikan 75 % paket pekerjaan yang bersangkutan. Jika ternyata selesai 80 % maka pembengkakan biaya Rp 1.000.000 itu tidak bisa dianggap sebagai pemborosan. Atau seandainya biaya kumulatif aktual lebih kecil dari 30 juta rupiah, ini juga tidak bisa dianggap sebagai penghematan. Hal ini menunjukkan bahwa informasi biaya saja tidak cukup, perlu pendekatan baru yang memadukan informasi mengenai kemajuan perusahaan (Work Progress). Konsep Earned Value
Secara umum earned value menggambarkan presentase pekerjaan yang sudah selesai sampai pada saat tertentu. Konsep ini biasanya diawali diawali oleh variabel BCWP (Budgetted Cost Cost of Work Perfomed), yaitu biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Perhitungan Earned Value Bagian Drafting Bidang Engineering
- Pekerjaan bagian drafting bidang engineering diperinci menjadi menyiapkan gambar- gambar civil,layout, mekanikal, pipa, listrik, dan instrumen dengan masing-masing anggaran jam orang dan nilai bobot yang bersangkutan, seperti terlihat pada tabel diatas. - Telah selesai (100 persen), jumlah masing-masing gambar ditunjukkan di kolom 3. sedangkan saat pelaporan, jumlah gambar yang dapat diselesaikan ditunjukkan kolom 4. Perhitungan persentase terselesaikan saat laporan : Terhadap komponen ; (5) = (4)/(3) x (100 %) Terhadap total bagian drafting ; (6) = ( 5)/(3) x (2) % Menghitung earned value jam orang bagian drafting ; (7) = (1) x (6) = 9.000 x 100 x 45 = 4.050 x 100
Proses Pengendalian
Proses yang dilakukan untuk pengendalian dalam manajemen proyek adalah : 1. Otorisasi Pekerjaan
Otorisasi pekerjaan adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen bawah hingga ke tim pekerja untuk melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika wewenang sudah diberikan maka manajer proyek atau manejer fungsional sudah bisa memulai mempergunakan proyek untuk membeli material ataupun membayar tenaga kerja. Suatu perintah kerja merupakan hal yang penting dalam rangka pengendalian proyek. Perintah kerja (work order) memuat : 1. Pernyataan pekerjaan 2. Anggaran belanja untuk jam kerja langsung, material dan biaya langsung lainnya 3. Jadwal, kejadian penting, hubungan dengan paket kerja lain 4. Posisi pekerjaan yang bersangkutan dengan WBS 5. Spesifikasi dan kebutuhan-kebutuhan 6. Tanda tangan pemberian wewenang dan penerima tanggung jawab 2. Pengumpulan Pengumpulan Data
Perkembangan pekerjaan dan biayanya untuk setiap paket kerja periodik dimasukkan ke dalam PCAS untuk kemudian diringkas dan dihitung untuk keseluruhan paket kerja dan departemen. ANALISIS PERFOMANSI
Analisis Biaya dan Jadwal Variabel yang digunakan untuk menganalisis biaya dan jadwal proyek: BCWS, Budget Cost of Work Schedule yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran. ACWP, Actual Cost of Work Perfomed yaitu variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu. BCWP, Budget Cost of
Work, variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan dikeluarkan untuk
pekerjaan yang sudah dikerjakan. Sebagai contoh bagaimana BCWP dihitung bisa dilihat ilustrasi berikut : Suatu perusahaan PT ASSAB menerima tender penggantian pesawat telepon umum dari PT Telkom. Pesawat tersebut harus melepas pesawat telepon yang lama dan mengganti dengan yang baru. Nilai kontrak dengan harga Rp 50.000.000 untuk pemasangan 100 pesawat baru. Beban biaya pemasangan suatu pesawat adalah Rp 500.000. PT ASSAB memperkirakan bahwa tiap hari bisa memasang 5 pesawat dengan demikian pada hari X nilai BCWS = X x 5 x Rp 500.000, jadi nilai BCWS hari kelima adalah : 5 x 5 x Rp 500.000 = Rp 12.500.000
Biaya yang dianggarkan sampai hari kelima adalah 12,5 juta. Atas dasar itu pula ditentukan bahwa umur proyek adalah 20 hari. Sementara itu BCWP memberikan informasi aktual berdasar pekerjaan yang sudah diselesaikan. Misalnya pada hari kelima baru terpasang 20 pesawat, harga BCWP : 20 x Rp 500.000 = Rp 10.000.000 Sepintas terlihat bahwa hari kelima terjadi penghematan Rp 2,5 juta karena uang yang keluar lebih kecil dari yang dianggarkan. Namun bila dilihat juga kemajuan proyek-proyek tersebut terlambat dengan nilai uang Rp 2,5 juta. Ini identik dengan 2 pesawat telepon. Bila pada akhir waktu kelima sudah dipasang 20 pesawat telepon serta sudah dilepas pesawat telepon lama namun belum dipasang yang baru (pesawat ke-21) maka BCWP bisa dihitung dengan asumsi biaya pemasangan dan pelepasan sama. Rp 10.000.000 + (0.5)(Rp500.000) = Rp 10.250.000 Dari ketiga besaran BCWS, BCWP, ACWP dapat diperoleh besaran lain, yakni : 1. VB ( Varian Biaya ) = BCWP – ACWP
Varian biaya merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan BCWP dengan biaya aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan ACWP. Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang direncanakan atau sebaliknya. Bila harga besaran ini negatif berarti perfomansi proyek dari segi biaya kurang bagus, karena biaya aktual lebih besar dari yang direncanakan. 2. VJ (Varian Jadwal) = BCWS – BCWP
Varian jadwal ini merupakan pengurangan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilaksanakan (BCWP) terhadap biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS). Bila besaran ini berharga positif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Sebaliknya bila berharga negatif telah terjadi ketertinggalan dari yang direncanakan.
3. VW(VarianWaktu)=SD –BCP
Varian waktu ini merupakan selisih antar waktu saat pelaporan (SD) dengan waktu ketika BCWS = BCWP. Untuk proyek diatas SD adalah minggu ke-30 sedangkan nilai BCWS yang besarnya sama dengan BCWP (80.600) pada minggu ke-30 adalah BCWS pada minggu ke-29,5 jadi variansi waktu adalah 0,5 minggu.
Perkiraan Biaya Untuk Menyelesaikan Menyelesaikan Proyek
a. Anggaran yang tersisa untuk menyelesaikan proyek = biaya total – biaya yang sudah terpakai atau Anggaran yang tersisa = BCAC – BCWP Sedangkan perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa = anggaran tersisa/indeks performansi biaya atau FCTC + (BCAC - BCWP)/IPB. FCTC
adalah
biaya
perkiraan
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
proyek
yang
tersisa.
BCAC adalah biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai. Besarnya BCAC sama dengan BCWS pada saat proyek ditargetkan selesai. Perkiraan total biaya proyek = biaya yang yang sudah dihabiskan = perkiraan biaya biaya untuk pekerjaan pekerjaan tersisa atau : FCAC=ACWP+FCTC FCAC adalah perkiraan total biaya proyek Untuk proyek pembangunan rumah pada minggu ke-30 dan dihitung nilai IPB = 80.600/93.600 = 0,86 Sehingga FCTC = 226.200 – 80.600/0,86 =169.302,33 dan FCAC = 93.600 + 169.302,33 = 262.902,33
Tindakan Perbaikan dan Pengendalian Perubahan
Jika hasil pelaksanaan proyek menyimpang jauh dari rencana, baik dalam hal biaya maupun jadwal maka rencana harus diubah untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa. Perubahan rencana bisa berupa pengubahan pekerjaan, menambah personil, dan merubah jadwal, biaya, maupaun performansi. Perubahan performansi bisa meliputi perubahan spesifikasi kalau perlu mengorbankan performansi untuk memenuhi batasan biaya dan jadwal y ang tersisa. Akibat dari Perubahan
Semakin besar dan semakin tinggi kompleksitas proyek akan semakin besar terjadi kemungkinan penyimpangan biaya aktual dan jadwalnya terhadap rencana aslinya. Masalah-masalah yang terjadi menyebabkan harus dilakukan perubahan. Logika yang berbalikan juga bisa terjadi bahwa perubahan akan juga menimbulkan masalah. Masalah bisa berupa pembengakakan biaya, semangat kerja
menurun,
dan
hubungan
yang
kurang
baik
antara
manajer
fungsional,
manajer proyek dan klien. Masalah - masalah yang Dihadapi dalam Pengendalian
1. Hanya menekankan satu faktor sementara faktor yang lain diabaikan 2. Prosedur pengendalian tidak bisa diterima 3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat 4. Para manajer terlibat dalam beberapa proyek tertutup oleh bagusnya performansi pada proyek lain 5. Kesalahan pelaporan dan mekanisme akuntansi 6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial, percaya bahwa masalah-masalah yang akan terselesaikan dengan berjalannya waktu PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL PROYEK
Menumbuhkan suasana yang mendukung sebagai syarat tercapainya maksud pengendalian lingkungan proyek ditempuh dengan cara: 1. Menciptakan sikap sadar akan anggaran dan jadwal 2. Meminimalkan biaya proyek dengan melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang biayanya bisa dihemat 3. Mengkomunikasikan ke semua pihak, pimpinan maupun pelaksanaan, perihal kinerja pemakaian dana dan menekankan potensi adanya area-area yang rawan guna tindakan koreksi Unsur- unsur Pengendalian Pengendalian
Agar suatu sistem pengendalian dapat bekerja dengan ef ektif diperlukan unsur-unsur berikut: 1.
Tolak ukur yang realistis
2.
Perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat
3. Prakiraan yang akurat 4. Rencana tindakan (Action Plan) Aspek dan Area (Objek) Pengendalian
1. Pengendalian Biaya 2. Pengendalian Penggunaan Jam-orang 3. Pengendalian Waktu (Jadwal) 4. Pengendalian Kinerja dan Produktivitas 5. Pengendalian Prosedur
