A. Pengertian Pengertian Benchmarki Benchmarking ng Benchmarking Adalah suatu proses Studi Banding dan mengukur suatu kegiatan perusahaan/organisasi terhadap proses operasi yang terbai terbaik k dikela dikelasny snya a sebaga sebagaii inspir inspirasi asi dalam dalam mening meningka katk tkan an kinerj kinerja a (perfo (perform rmanc ance) e)
perusa perusahaa haan/o n/org rgani anisas sasi.S i.Selai elain n
itu, itu,
benchm benchmar arkin king g
di
sebut juga Patok uga yang dapat mendorong perusahaan/ organisasi untuk
menyiapkan
oper operas asio iona nall
suatu
pra praktek ktek
meni mening ngk katk atkan
dasar
terba erbaik ik
perb perbai aik kan
untuk
membangun
perus erusah ahaa aan n
bagi bagi
selu seluru ruh h
dan
rencana ana
menga engan njurk jurkan an
kompo ompone nen n
ling lingk kunga ungan n
perusahaan/organisasi. Benchmarking dapat diartikan sebagai metode sistematis untuk mengid mengident enti!k i!kasi asi,, memaha memahami, mi, dan secara secara kreat kreatif if menge mengemb mbang angka kan n proses, produk, layanan, untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Ada berbagai de!nisi mengenai benchmarking, antara lain" #. $regory $regory %. &atson &atson,, mengartik mengartikan an benchmarkin benchmarking g sebagai sebagai pencarian secara secara berkesinam berkesinambunga bungan n dan
penerapan penerapan secara secara nyata praktik' praktik'
prakti praktik k yang yang lebih lebih baik baik yang yang mengar mengarah ah pada pada kinerj kinerja a komp kompeti etitif tif unggul. . aid aid *earns earns (+(+-
dari dari
ero ero), menga mengarti rtika kan n benchm benchmar arkin king g
sebagai sebagai suatu proses proses penguku pengukuran ran
terus'me terus'menerus nerus
atas
produk, produk,
jasa dan tata cara yang dilakukan dilakukan sebuah perusahaan terhadap terhadap pesaing yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik. 0. 1B2, 1B2, menga mengarti rtika kan n benchm benchmark arking ing merupa merupaka kan n su suatu atu prose proses s terus' terus' menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud maksud
menciptak menciptakan an dan mencapai mencapai sasaran sasaran dan tujuan dengan dengan
prestasi dunia. 3. 4eddy eddy Pa5itra a5itra,, menga mengart rtik ikan an benchm benchmark arking ing sebaga sebagaii su suatu atu prose proses s belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus'menerus terus'menerus dimana dimana
setiap setiap
bagian
dari
suatu suatu
perusahaan perusahaan dibandingk dibandingkan an
dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul. 6. $oetsc $oetsch h dan ais, ais, mengar mengartik tikan an benchm benchmark arking ing sebaga sebagaii proses pembanding
dan pengukuran operasi atau proses internal
organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri. Sedangkan dalam beberapa literatur lain, disebutkan bah5a benchmarking merupakan pencarian praktik'praktik terbaik
yang
metode'metode,
proses
dan
akan mengarahkan performa terbaik
dari suatu perusahaan. Selain itu, juga ada yang mengartikan benchmarking merupakan riset industrial atau pengumpulan informasi yang memungkinkan seorang manajer membandingkan performa fungsi'fungsinya terhadap performa fungsi'fungsi yang sama di perusahaan lain. ari berbagai de!nisi
yang ada dapat disimpulkan bah5a
benchmarking merupakan suatu proses belajar yang berlangsung secara sistematik dan terus' menerus atas produk atau jasa dan tata cara suatu perusahaan
dibandingkan dengan perusahaan yang
terbaik atau pesaing yang paling unggul, dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi kelas dunia. 4ujuan utama benchmarking adalah untuk menemukan kunci atau rahasia sukses dari perusahaan yang terbaik
dikelasnya,
dan kemudian mengadaptasi serta memperbaikinya untuk diterapkan pada perusahaan yang melaksanakan dibidang
manufaktur.
pemasaran
benchmarking tersebut,
baik
atau distribusi, dan pelayanan.
Benchmarking tidak sekedar mengumpulkan data, melainkan yang lebih penting adalah apa rahasia dibalik pencapaian kinerja yang terlihat dalam data yang diperoleh. ari berbagai de!nisi diatas, menurut Pa5itra (#773, p.#), beberapa a8as dari benchmarking, yaitu" #. Benchmarking
merupakan
kiat
untuk
mengetahui
bagimana dan mengapa suatu perusahaan
yang
tentang
memimpin
dalam suatu industri dapat melaksanakan tugas'tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya. . 9okus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahan lainnya. :uang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa, menjalar kearah proses, fungsi,
kinerja
organisasi,
logistik,
pemasaran,
dll.
Benchmarking
juga
ber5ujud perbandingan yang terus'menerus dalam jangka 5aktu yang panjang tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada. 0. Praktik banchmarking berlangsung secara terpadu
dengan
sistematis
dan
praktik manajemen lainnya, misalnya 4;2,
corporate reengineering, analisis pesaing. 3. *egiatan benchmarking perlu keterlibatan dari semua pihak yang
berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang
akan
di'
benchmarking'kan, pemahaman
dari organisasi itu
sendiri, pemilihan mitra yang cocok, dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis. alam praktek pengukurannya, ada 3 jenis benchmarking yang dikenal selama ini, yaitu" #. Internal benchmarking memberikan pembandingan antara operasi atau proses yang sejenis dalam korporasi. . Competitive benchmarking memberikan pembandingan
antar
pesaing untuk produk atau layanan tertentu (spesi!k). 0. Functional benchmarking memberikan pembandingan untuk fungsi sejenis dengan industri yang sama. 3. Generic benchmarking memberikan pembandingan proses'proses yang independen pada industri atau fungsi secara keseluruhan.
B. Penggunaan Benchmark Benchmarking membutukan
kesiapan <9isik= dan <2ental=.
Secara <9isik= karena dibutuhkan kesiapan sumber daya manusia dan teknologi
yang
matang
untuk
melakukan
benchmarking secara
akurat. Sedangkan secara <2ental= adalah bah5a pihak manajemen perusahaan harus bersiap diri bila setelah dibandingkan dengan pesaing, ternyata mereka menemukan kesenjangan yang cukup tinggi. Adapun Benchmarking digunakan ketika" #. Proses yang ditargetkan adalah kritis bagi keberhasilan organisasi. %asil analisis menunjukkan bah5a kinerja korporasi tidak terlalu kompetitif.
. Peluang pertumbuhan yang signi!kan terjadi dalam bisnis, namun korporasi tidak mampu mengambil keuntungan tersebut. 0. -rganisasi memahami proses saat ini dan ukuran kinerjanya 3. Pemilik proses memiliki komitmen untuk perubahan meski secara radikal
Stakeholders
akan
menjadi
bagian
dalam
team
benchmarking. Sedangkan Benchmarking tidak digunakan ketika" #. -rganisasi tidak memahami proses yang ditargetkan . 2anajemen tidak mengetahui bagaimana kinerja
organisasi
dibandingkan dengan pesaingnya 0. 2anajemen tidak memahami apa yang dibutuhkan pelanggan dari proses ini 3. 2anajemen belum melakukan pemetaan proses dan tidak memiliki ukuran kinerjanya. 6. Ada risistensi yang kuat untuk terjadinya perubahan organisasi >. %anya diinginkan oleh beberapa orang yang akan melakukan studi. 9aktor'faktor yang mendorong perusahaan melakukan benchmarking adalah " #. . 0. 3. 6.
*omitmen terhadap 4;2 9okus pada pelanggan Product ? to ? market time &aktu siklus pemanufakturan @aba
C. Tujuan pelaksanaan Benchmarking 4ujuan utama benchmarking adalah untuk menemukan kunci atau rahasia sukses dari perusahaan yang terbaik
dikelasnya,
dan kemudian mengadaptasi serta memperbaikinya untuk diterapkan pada perusahaan yang melaksanakan dibidang
manufaktur.
pemasaran
benchmarking tersebut,
baik
atau distribusi, dan pelayanan.
Benchmarking tidak sekedar mengumpulkan data, melainkan yang lebih penting adalah apa rahasia dibalik pencapaian kinerja yang terlihat dalam data yang diperoleh. Prasyarat Benchmarking " #. . 0. 3. 6.
*emauan dan *omitmen *eterkaitan 4ujuan Strategik 4ujuan ntuk 2enjadi 4erbaik, Bukan %anya ntuk Perbaikan *eterbukaan 4erhadap 1de'1de Pemahaman 4erhadap Proses, Produk dan asa Cang Ada
>. Proses 4erdokumentasi, karena "okumentasi sebelum adanya perubahan berguna dalam pengukuran peningkatan kinerja setelah dilaksanakannya benchmarking D. *etrampilan Analisis Proses E. *etrampilan riset, komunniksi, dan pembetukan tim
D. Proses Benchmarking Adapun proses pelaksanaan benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah sebagai berikut " #. 2enentukan Apa yang Akan i'benchmark %ampir segala hal dapat di'benchmark" suatu proses lama yang memerlukan perbaikanF suatu permasalahan yang memerlukan solusiFsuatu perancangan proses baruF suatu proses yang upaya' upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu 4im Peningkatan 2utu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya.
4im ini
akan mende!nisikan proses yang
menjadi target, batas'batasnya, operasi'operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output). . 2enentukan Apa yang Akan iukur kuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark'nya harus
yang
paling
kritis
dan
besar
kontribusinya
terhadap
perbaikan dan peningkatan mutu. 4im yang bertugas me'reie5 elemen'elemen
dalam
proses
dalam
suatu
bagan
alir
dan
melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. +ontoh'contoh ukuran adalah misalnya durasi 5aktu penyelesaian, 5aktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, 5aktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, ariasi'ariasi 5aktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. ika memang ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan (reGuirements) mereka harus
dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini. 4im yang bertugas dapat pula melakukan 5a5ancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran dan standar kinerja proses. 4im kemudian menentukan ukuran'ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signi!kan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. uga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking.
0. 2enentukan kepada Siapa akan ilakukan Benchmark 2enentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini. 3. Pengumpulan ata/*unjungan 4im mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di'benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan" misalkan hasil'hasil studi, surei pasar, surei pelanggan, jurnal, majalah dan lain'lain. 4im dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di'benchmark, baik itu merupakan satu'satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung.
Pada
saat
kunjungan
langsung
(site
isit),
tim
benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar
yang
berkaitan
dengan
data
internal
yang
telah
diidenti!kasi dan dikumpulkan sebelumnya. 4entu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bah5a organisasi atau lembaga yang dikunjungi
mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem'benchmark. Para pelaku benchmarking langsung
telah
kepada
dapat
menyimpulkan
organisasi
dengan
bah5a
praktik
kunjungan
terbaik
dapat
menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara'cara pengumpulan data yang manapun. *unjungan
ini
memungkinkan
kita
untuk
secara
langsung
berhubungan dengan
juga
tentang
perlu
sistem,
membandingkan prosedur,
situasi
organisasi,
kualitatif misalnya dan
sikap.
4im
mengindenti!kasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakanF jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bah5a harus ada hal'hal yang diperbaiki. >. 2erumuskan 4ujuan dan :encana 4indakan 4im menentukan target perbaikan terhadap proses. 4arget'target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian 5aktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat iniF juga sebaiknya terukur, spesi!k, dan didukung oleh manajemen dan orang'orang yang bekerja dalam proses tersebut. *emudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesi!k yang akan diambil, tahapan'tahapan 5aktunya, dan siapa' siapa yang harus bertanggung ja5ab. %asil ini akan diserahkan kepada
para pelaksana
penjaminan mutu (eecutie) untuk
kemudian memantau kemajuan dan mengidenti!kasi persoalan'
persoalan yang timbul. *esenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Cang lebih penting dari semata'mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri.
ika
perlu
departemen
bahkan
atau
melaksanakan
diisi
dapat
dibuat
tersendiri
benchmarking
atau
yang secara
dibentuk
suatu
bertanggung
ja5ab
terus
menerus
(berkelanjutan).
E. Kelebihan dan kendala Benchmarking #. *elebihan benchmarking Benchmarking yang sebenarnya akan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam proses'proses di pesaing kita (atau seja5at kita) yang sejenis, yang barangkali diimplementasikan dengan lebih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau keluaran yang lebih baik. uga benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan =jalan pintas=untuk mencapai tujuan (target), banyak
hal
dapat
mempersingkat
dihemat,
proses
antara
pembelajaran
dengan meniru maka lain
kita
dapat
(learning
lebih
process),
mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain. . *endala Benchmarking Berhubung proses identi!kasi dan transfer praktek bisnis cenderung memakan 5aktu (time consuming) , maka kendala yang terutama dalam melakukan benchmarking adalah kurangnya motiasi untuk mengadopsi praktek bisnis, kurangnya informasi yang memadai mengenai cara adaptasi dan penggunaannya secara efektif dan kurangnya kapasitas (sumberdaya ataupun keterampilan) dalam penyerapan praktek bisnis.
F. Implementasi Benchmarking
Secara umum yang harus kita implementasikan sebagai unsur perusahaan bandingkan
adalah"
2engukur
dengan
*inerja
perusahaan
perusahaaan
yang
paling
yang
terbaik
di di
kelasnya.2embandingkan bukan berarti 2H1P@A* atau mencuri tanpa rasa malu, hanya karena saat perusahaan mendapatkan bantuan
ide'ide
perusahaan
untuk
yang
mempercepat
terbaik.
peningkatn
bah5a
kinerja
1mplementasi
dari
Strategic
Benchmarking adalah bukan langkah A-PS1 melainkan murni sebagai langkah AAP4AS1, sehingga dapat membantu mempercepat proses :eformasi peningkatan kerja Bertindak
2erencanakan
2erinci/ 2erencanakan mengadaptasi/studi yang bersangkutan memodi!kasi (menyempurnakan)
2enganalisis data
2engumpulkan data
Pengecekan
@aksanakan
$ambar #" penerapan Benchmarking
Adapun indikator keberhasilan dari Benchmarking antara lain sebagai berikut" #. *omitmen yang aktif untuk benchmarking dari manajemen . Pemahaman yang jelas dan komprehensif bagaimana pekerjaan dilakukan sebagai dasar perbandingan terhadap praktik yang terbaik 0. *einginan untuk berubah dan beradaptasi berdasarkan temuan benchmarking 3. *esadaran bah5a
kompetisi
selalu
berubah
mendahuluinya 6. *einginan membagi informasi dengan mitra benchmark
dan
perlu
>. *onsentrasi pada perusahaan terkemuka dalam bidang yang diakui oleh pemimpin D. *etaatan pada proses benchmarking E. saha yang berkesinambungan 7. 1nstitusionalisasi benchmarking
. !an"aat Benchmarking Adapun
manfaat
yang
diperoleh
dari
benchmarking
dapat
dikelompokkan menjadi #. Perubahan Budaya" 2emungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realisitis berperan meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target . Perbaikan *inerja a) proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang tetap/lama" situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang telah ditetapkan ternyata sulit untuk dicapai atau proses/ metodenya gagal terus mencapai standar tersebut. b) Standar baru yang lebih baik" *eadaan ini dapat terjadi dalam upaya meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau meningkatkan standar yang telah tercapai. c) Proses atau prosedur baru dan standar baru" hal ini dapat terjadi saat belum pernah dibuat standar atau prosedur sebelumnya, jadi merupakan suatu kegiatan atau tolok ukur yang baru.
0. Peningkatan *emampuan Sumber aya 2anusia " 2emberikan dasar bagi pelatihan *arya5an menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan karya5an lain diperusahaan lain.*eterlibatan karya5an dalam memecahkan permasalahan
sehingga
keampuan dan keterampilan
karya5an
mengalami
peningkatan
