A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan bahwa: “Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai.” System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang. B. 1.
Fungsi Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Fungsi Kas Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
2.
Fungsi Gudang Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
3.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan peneri maan kas dan pembuatan laporan penjualan.
4.
Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
C.
Dokumen serta Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 1. Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b.
Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. c.
Rekap Harga Pokok Penjualan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Berikut dfd penjualan :
Keterangan Data Flow Diagram : Pelaksana 1 a. Menerima order dari customer Counter Sales b. Membuat surat pesanan (rangkap 6) dengan komputer (Kasir) c. Menandatangani surat pesanan rangkap 6 d. Memberikan surat pesanan ke 1 ke costumer dan menyerahkan SP rangkap 5 ke bagian sales supervisor 2 a. Menerima surat pesanan (rangkap 5) dari sales counter Sales b. Apabila disetujui Surat Pesanan di tandatangani Supervisor c. Menyerahkan Surat Pesanan ke Sales Manager 3 a. Menerima kembali Surat Pesanan sales Manager b. Apabila sudah di paraf Surat Pesanan di serahkan ke Administrasi Marketing Administration 4 a. Menerima Copy Shiping list dari bagian gudang b. Menerima Surat Pesanan (rangkap 5) dari Sales Manager
Marketing setelah Dilakukan
checking dan paraf, lalu menyerahkan Lembar surat pesanan ke 2 ke bagian gudang. c. Berdasarkan Shipping List tersebut, menentukan jenis kertas dan desain cover buku untuk setiap Surat Pesanan yang di terima, dan memberi paraf pada surat Pesanan. d. Membuat order pembuatan buku rangkap 2 dan menandatanganinya, setelah itu order buku ke 1 di simpan sebagai arsip dan lembar yang 1 lagi dikirim ke finance control e. Menyerahkan surat pesanan rangkap 5 ke bagian finance controler 5 a. Menerima surat pesanan (rangkap 4) dari bagian administrasi Finance
marketing beserta
lembar order pembuatan buku ke 2. Controler surat pesanan di cek dan di paraf. c. lembar SP ke 3 disimpan dan menyerahkan SP rangkap 3 ke bagian kepala cabang 6 a. Menerima Surat pesanan (rangkap 3) dari bagian finance controller Kepala Cabang
b. menandatangani SP tersebut c. lembar SP ke 4 di simpan sebagai arsip dan SP rangkap 2 dikirim ke bagian faktur. 7 a. menerima surat pesanan rangkap 2 dari bagian kepala cabang b. Mencetak faktur 2x dan kwitansi rangkap 3 dari pengolahan SP. Bagian Faktur c. faktur, SP, dan kwitansi di cek lalu di kirim ke kepala bagian administrasi untuk di tandatan gani 8 a. menerima Faktur 2x, SP 2x, dan kwitansi 3x untuk di tandatangani Kepala b. seteleh di tandatangani, lalu di distribusikan ke beberapa bagian Bagian dan ada sebagian yang di simpan Administrasi c. Mendistribusikan berkas: •Lembar SP ke 5 di simpan sebagai arsip •Lembar SP ke 6 beserta faktur lembar ke 1 di kirim ke bagian akunting cabang •Lembar kwitansi ke 1 di simpan sebagai arsip •Lembar kwitansi ke 2 dan3 di kirim ke bagian akunting cabang •Lembar faktur ke 2 di sim pan sebagi arsip 9 a. menerima kwitansi 2 rangkap dari baian kepala administrasi Accounting b. membuat jurnal dari lembar kwitansi yang masuk c. lembar kwitansi ke 3 di simpan sebagai arsip dan lembar ke 2 dibatching, lalu diperoleh batch data-data untuk di kirim ke MIS d. menerima SP lembar ke 4 dan lembar faktur ke 2 untuk di proses dan dilakukan pembukuan e. membuat jurnal voucher intern dan membatchingnya f. lalu diperoleh jurnal voucher intern dan batch data-data untuk dikirim ke bagian MIS 10 a. Menerima laporan batch dari bagian akunting untuk di buatkan MIS laporan validasinya
b. Setelah di buatkan laporan validasi tersebut lalu di kirim ke bagian head office di buatkan filedan ke bagian akunting. Di bagian akunting untuk dilakukan pengecekan terakhir 11
Dari file yang di kirim oleh bagian MIS, lalu di proses dan di Head
buatkan GL detail dan laporan penjualan. GL detail di kirim ke Office bagian akunting lagi untuk dilakukan pengecekan terakhir. 12 a. menerima lembar order pesanan dari bagian administrasi marketing b. membuat pesanan sesuai yang tertera dalam order pesanan Produksi c. mengirim pesanan ke bagian gudang d. menyimpan lembar order pesanan untuk arsip dan mengirim 13 a. menerima lembar surat pesanan dari bagian administrasi marketing b. menyiapkan pengiriman pesanan Gudang c. membuat lembar shipping list d. menyimpan lembar surat pesanan untuk arsip dan mengirim lembar shipping list ke bagian administrasi marketing
Keterangan Bagian : 1. Kasir / Sales Counter Bertugas menerima jika ada order dari customer atau pelanggan. 2. Sales Supervisor Bertugas memeriksa dan menyaring order-order penjualan yang masuk. 3. Sales Manager
Bertugas untuk memeriksa dan menyetujui order yang masuk, baik permohonan pembelian tunai maupun kredit. 4. Administrasi Marketing Bertugas menentukan bahan dan model pakaian yang dipesan berdasarkan surat pesanan. 5. Finance Controller. Bertugas meneliti sampai sejauh mana kebenaran data-data yang telah diberikan oleh calon pembeli. 6. Bagian Faktur Bertugas mencetak faktur penjualan yang rangkap dan menditribusikan berkas berkas tersebut ke seluruh bagian-bagian yang terkait. 7. Bagian Accounting Bertugas menyiapkan laporan sales book dan data-data bagi pembuatan laporan edit validasi oleh bagian MIS. 8. Bagian MIS MIS (Management Informatika System) ini akan membuat laporan edit val idasi dari laporan-laporan yang diberikan oleh bagian accounting. 9. Bagian Produksi Bertugas untuk membuat pesanan yang sesuai dengan permintaan konsumen. Berdasarkan bagan arus (flowchart) proses pembuatan faktur produk pakaian yang di buat untuk penjualan yang ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai perusahaan, di lihat dari sistem yang dibuat penulis tidak menemukan adanya suatu kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang dipakai. Tetapi dalam pengoperasiannya
masih terdapat kesalahan atau kelemahan: 1. Surat pesanan dari kasir/counter sales langsung diberikan ke costumer, belum melalui persetujuan bagian-bagian yang lain yang memang dibutuhkan.hiping list dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain pakaian dan tidak adanya pengawasan kepada bagian gudang. Sehingga mudah terjadinya penyelewengan jumlah barang dari gudang. 2. Pada bagian kasir/counter sales, sales supervisor, sales manager tidak ada sistem dokumentasi, sehingga tidak adanya bukti surat pesanan yang di paraf. 3. Shiping list dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain pakaian dan tidak adanya pengawasan kepad a bagian gudang. Sehingga mudah terjadinya penyelewengan jumlah barang dari gudang. Selain memiliki kelemahan, PT. JAYA ABADI juga memiliki kebaikankebaikan yang menunjang kegiatan manajemen perusahaan dalam menjalankan kegiatan perusahaan : 1. Perusahaan tidak saja mampu untuk mengukur atau menilai sampel sampai sejauh mana sistem akuntansi penjualan yang ada dapat mendukung proses kegiatan perusahaan, tetapi juga mampu untuk menganalisa sampai sejauh mana Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang ada dapat menjalankan fungsinya secara benar sesuai dengan ketentuan yang ada dan dibuat oleh perusahaan. Te rbukti dengan adanya rapat tahunan perusahaan, rapat direksi dan rapat pemegang saham. Hal ini untuk mengoreksi dan menyempurnakan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang ada. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang ada juga telah dapat memperbaiki
dan memperkecil terjadinya kesalahan, baik kesalahan dalam pencatatan maupun pelaporannya. Hal ini dapat segera diketahui karena perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerasi. Walaupun terkadang menggunakan sistem yang manual untuk pengecekan. 3. Sistem Pengendalian Intern peruasahaan untuk akuntansi penjualan perusahaan juga telah menjalankan fungsinya secara baik, sehingga tidak ada lagi campur tangan dari pihak-pihak yang tidak berwenang, karena dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan telah terjadi pemisahan tugas dan wewenang. Perbaikan atas kelemahan yang terjadi, dalam pengoperasiannya: 1. Surat pesanan dari kasir/counter sales seharusnya jangan langsung di berikan ke costumer/pelanggan. Seharusnya dibuat alur yang baik lagi seperti harus melawati persetujuan bagian sales supervisor, sales manager, dan terakhir bagian administrasi marketing untuk legalitas pesanan, agar pesanan tersebut disetu jui. 2. Melakukan sistem dokumentasi yang baik pada bagian kasir/counter sales, sales supervisor, sales manager. Harus dibuat pengarsipan bagiannya masing-masing, agar tidak terjadi surat pesanan yang palsu. 3. Seharusnya dari shipping list yang di berikan dari bagian gudang setelah di cocokan dengan surat pesanan di bagian administrasi marketing, tidak hanya untuk penentuan jenis bahan dan model tetapi harus dilakukan pencocokan jumlah barang seperti yang tertera dalam surat pesanan. Jadi mempersempit karyawan bagian gudang untuk melakukan penyelewengan atau hal-hal yang akan menghambat tujuan perusahaan
