Makalah Komunikasi Bisnis
PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
!" *" )" +" 5" ." /" 2"
Disusun Oleh Kelompok 5 A#hip P$a#i%&o '!F(!5()) As%ika Tia$ani '!F(!5()+ A,us a$si%o '!F(!5()5 A$i Mukhsin '!F(!5(). Fa$i# A#am Rahma#i '!F(!5()/ Mu0hama# Mu0h%a$ 1" '!F(!5()2 Muhamma# 1usu3 '!F(!5()4 B$am ah&unan%o '!F(!5(+(
Makalah ini #isusun sea,ai salah sa%u penu,asan ma%a kuliah Komunikasi Bisnis Fakul%as Ekonomi #an Bisnis 6u$usan Akun%ansi 7Alih 6en8an,9
KATA PEN:ANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Penulisan Pesan-Pesan utin dan Pesan-Pesan P!siti"#$ Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan sebaik-baiknya dengan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlan%ar pembuatan makalah ini$ &ntuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berk!ntribusi dalam pembuatan makalah ini$ Kami menyadari sepenuhnya bah'a masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya$ (leh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pemba%a agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini$ Akhir kata, kami berharap sem!ga makalah tentang tentang “Penulisan PesanPesan utin dan Pesan-Pesan P!siti"# ini dapat memberikan man"aat, menambah re"erensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan terutama para teman mahasis'a dan terlebih lagi bagi penyusun maupun menambah pengetahuan bagi pemba%a sehingga apa yang kami harapkan dapat ter%apai$
Tim Penyusun
ii
DAFTAR ISI ;ALAMAN 6UDUL""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
i
KATA PEN:ANTAR""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
ii
DAFTAR ISI""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
iii
BAB I PENDA;ULUAN""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
!
A$)atar *elakang$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
+
*$umusan Masalah$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
$Tujuan Penulisan Makalah$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
BAB II PEMBA;ASAN"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
)
A$Penyusunan Pesan-pesan utin$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
.
*$Penyusunan Pesan-pesan P!siti"$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
/
$Pesan-pesan 0!!dne's dan 0!!d'ill$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
1
D$Menulis 2a'aban P!siti", Permintaan Kredit, dan ek!mendasi$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
+3
4$Penulisan Pesan Permintaan utin dan Pesan P!siti" di )ingkungan Pemerintahan$$$$$$$$$$$$$$
+.
BAB III PENUTUP"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
!5
A$Kesimpulan$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
+5
*$Saran$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
+5
DAFTAR PUSTAKA"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
!.
iii
BAB I PENDA;ULUAN
A" La%a$ Belakan,
Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa surat-surat, lap!ran, dan pr!p!sal 6usulan7 untuk kalangan intern maupun ekstern !rganisasi perusahaan dan mem! merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis$ Terlebih lagi penulisan surat-surat bisnis yang memberikan kesan p!siti" atau %itra yang baik bagi para pemba%a merupakan hal yang perlu mendapat perhatian bagi !rganisasi perusahaan$ Kebanyakan kegiatan k!munikasi karya'an berkaitan dengan hal-hal yang bersi"at rutin seperti pesanan, in"!rmasi, aduan8klaim dan penyesuaian, kredit karya'an, pr!duk, !perasi, pemasaran, dan sebagainya$ Dengan tanpa memperhatikan saluran k!munikasi apa yang dipilih, pemahaman tentang bagaimana meng!rganisasi dan menulis pesan-pesan rutin merupakan bagian penting k!munikasi se%ara e"ekti"$ Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati !leh pemba%a karena pesan-pesan tersebut berisi in"!rmasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari$ 2ika pesan-pesan tersebut tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditujukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang %enderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung 6direct approach7 atau dedukti" 6deductive approach7 untuk meng!rganisasi pesan-pesan bisnis$ Mulailah dengan pernyataan ide p!k!k yang jelas, ikuti dengan penjelasan se%ara rin%i, dan akhiri dengan pernyataan keramahan dan harapan tindakan yang diinginkan$ Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan p!siti" tidaklah mudah$ (rganisasi perlu mengetahui sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesan pesan bisnis tersebut dengan benar dan baik$ Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan benar tentunya akan mendukung ter'ujudnya k!munikasi yang e"ekti" dalam sebuah !rganisasi yang dapat menjadi kun%i keberhasilan sebuah !rganisasi dalam men%apai tujuannya, juga dapat memberikan kesan p!siti" atau %itra yang baik dari para pemba%a dari kalangan intern maupun ekstern !rganisasi perusahaan$ i9
B" Rumusan Masalah
*erdasarkan uraian dalam latar belakang di atas, tim penyusun menguraikan beberapa rumusan masalah sebagai berikut: +$ *agaimana strategi dalam penyusunan penyusunan pesan-pesan rutin; $ *agaimana strategi dalam penyusunan pesan-pesan p!siti"; .$ *agaimana menjelaskan tentang g!!d ne's dan g!!d'ill di dalam dunia bisnis; /$ *agaimana %ara penulisan ja'aban p!siti", permintaan kredit, dan rek!mendasi; 5$ Apa saja %!nt!h pesan-pesan rutin dan pesan-pesan p!siti" di lingkungan pemerintahan;
'" Tu8uan Penulisan Makalah
*erdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: +$ Menguraikan dan menjelaskan strategi dalam penyusunan pesan-pesan rutin$ $ Menguraikan dan menjelaskan strategi dalam penyusunan pesan-pesan p!siti" .$ Menguraikan dan menjelaskan tentang g!!d ne's dan g!!d'ill di dalam dunia bisnis /$ Menguraikan dan menjelaskan tentang penulisan ja'aban p!siti", permintaan kredit, dan rek!mendasi
5$ Menguraikan beberapa %!nt!h pesan-pesan rutin dan p!siti" di lingkungan pemerintahan$
9
BAB II PEMBA;ASAN
A" Pen&usunan Pesan-pesan Ru%in Pesan rutin atau routine messages adalah pesan yang disampaikan kepada pihak internal
dan eksternal !rganisasi dalam pr!ses pelaksanaan kegiatan pen%apaian tujuan perusahaan$ Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang n!rmal atau la
Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya ja'ab 6ask >ueti!ns appr!a%h7, seperti meminta in"!rmasi tentang spesi"ikasi pr!duk, harga pr!duk, sistem pengiriman pr!duk, %ara pembayaran pr!duk, pemberian garansi, ukuran pr!duk, 'arna pr!duk dan apa man"aat dan keguna an pr!duk$ Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi8penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan$ &ntuk memudahkan resp!ns pemba%a, akan lebih baik kalau di%antumkan in"!rmasi penting yang dapat dihubungi segera, seperti alamat kant!r, n!m!r telep!n 6termasuk telep!n seluler7, atau alamat email, jam dan hari kerja, serta k!ntak in"!rmasi penting lainnya$ B" Pen&usunan Pesan-pesan Posi%i3 &ntuk menulis pesan p!siti", sese!rang perlu memperhatikan p!la penulisan yang digunakan$ Terdapat dua p!la penulisan pesan yakni pendekaran langsung 6direct approach7 dan pendekatan tidak langsung 6indirect approach7$ Pendekatan langsung merupakan penulisan pesan yang ditulis se%ara dedukti" dimana penulisan pesan dia'ali dengan ide p!k!k dan selanjutnya diikuti !leh bukti-bukti pendukungnya$ Sebaliknya, pendekatan tidak langsung adalah penulisan pesan yang dia'ali dengan bukti-bukti dan kasus pendukung baru kemudian diakhiri dengan ide p!k!knya$ Strategi untuk penulisan permintaan rutin dan pesan-pesan p!siti" adalah dengan pendekatan langsung$ Pendekatan langsung 6direct approach 7 memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut$ Keunggulan pendekatan langsung:
Meningkatkan pemahaman se%ara k!mprehensi" 6menyeluruh7 ketika pertama kali memba%a suatu pesan$
Menekankan pada hasil suatu analisi yang telah Anda lakukan$
Menghemat 'aktu bagi pemba%a karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memper!leh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama$
Kelemahan pendekatan langsung:
(rang %enderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan %ara berpikirnya$
Kesulitan untuk mengubah p!la piker yang %enderung “to the point #? hal ini terkait dengan p!la pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya$
9ii
&ntuk men%apai tujuan yang e"ekti" dan e"isian dalam menyampaikan pesan rutin dan p!siti" diperlukan tiga langkah untuk penulisan pesan rutin dan p!siti", yaitu : +$ Peren%anaan Pesan utin Meskipun peren%anaan pesan rutin dan p!siti" hanya menghabiskan beberapa menit saja, empat akti9itas dalam tahap peren%anaan masih perlu dilakukan$ Pertama, analisis situasi untuk memastikan kejelasan tujuan pesan yang akan dibuat serta memastikan penerima pesan memahami pesan tersebut$ Kedua, kumpulkan in"!rmasi apapun yang perlu diketahui !leh audiens$ Termasuk semua in"!rmasi yang diperlukan !leh penerima pesan untuk menghemat 'aktu dalam memahami in"!rmasi yang disampaikan serta menghindari kesulitan karena pesan tambahan untuk mengisi kesenjangan yang terjadi$ Ketiga, memiilih media yang tepat untuk untuk pesan dan audiens tertentu$ *aik pesan rutin maupun p!siti" sering dikirimkan 9ia e-mail dan pesan instan, tetapi mem! %etak dan surat juga masih sering digunakan$ Keempat, mengatur in"!rmasi se%ara e"ekti" yang meliputi mende"inisikan ide p!k!k, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan menyusun outline$ $ Menulis isi Pesan yang in%i Dimulai dengan mengadaptasi pendekatan dari sudut audiens$ &ntuk memperkuat hubungan dengan audiens perlu memantapkan kredibilitas dan pan%arkan %itra perusahaan$ Kemampuan menghasilkan pesan dengan %epat adalah kun%i bagi sebagian eksekuti" bisnis$ Pastikan ide p!k!k telah terde"inisikan dengan baik dan pastikan bah'a tetap berpegang pad aide p!k!k itu dengan membatasi ruang lingkup pesan yang akan disampaikan$ *ukalah dengan pernyataan yang jelas tentang ide p!k!k, masukkan semua detail yang diperlukan ke badan pesan, dan kemudian tutuplah dengan s!pan$ .$ Penyelesaian Pesan )angkah terakhir dalam pr!ses penulisan pesan adalah menyediakan 'aktu yang %ukup untuk mere9isi, mempr!duksi, meng!reksi dan mendistribusikan pesan tersebut$ Pertama, mere9isi pesan dengan menge9aluasi isi beserta sistematikanya dan memastikan bah'a pesan tersebut berisi apa yang ingin disampaikan dan mudah dipahami pemba%a$ *ahkan, bila perlu, menyunting atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan jelas$ Kedua, desain d!kumen agar sesuai dengan tujuan dan audiens$ K!reksi 9ersi akhir pesan yang ingin disampaikan, %ari kesalahan ketik, kesalahan ejaan dan mekanisme, masalah perataan sisi ketikan,dan lain-lain$ Ketiga, memilih met!de distribusi yang e"isien, menghemat biaya, kenyamanan, 'aktu, keamanan, dan pri9asi$
9iii
*erbagai jenis permintaan rutin jumlahnya tidak terbatas, dari meminta bantuan sampai meminta kredit$ Namun demikian, pesan rutin yang ditulis kemungkinan akan terbagi menjadi beberapa kateg!ri utama yang dapat dijelaskan sebagai berikut: +$ Meminta @n"!rmasi dan Tindakan Ketika perlu mengetahui tentang suatu hal, memper!leh !pini sese!rang, atau meminta sese!rang melakukan tindakan sederhana, yang dibutuhkan biasanya adalah meminta$ @ntinya, permintaan sederhana mengungkapkan: Apa yang ingin diketahui atau apa yang kita inginkan untuk dilakukan !leh audiens$ Mengapa kita membuat permintaan tersebut$ Mengapa permintaan tersebut akan menimbulkan minat para audiens untuk membantu kita$ @kuti pendekatan langsung dengan pembuka berupa pernyataan yang jelas tentang alasan menulis$ Di bagian isi pesan, berikan semua penjelasan yang dibutuhkan untuk mendukung alas an permintaan$ Kemudian tutup pesan dengan %atatan spesi"ik mengenai apa yang diharapkan, dan masukkan juga tenggat 'aktu bila memungkinkan$ $ Meminta ek!mendasi Karena permintaan untuk memberikan rek!mendasi dan re"erensi merupakan permintaan rutin, dapat diasumsikan bah'a audiens akan mengabulkan permintaan kita, dan kita mengatur pendekatan dengan menggunakan pendekatan langsung$ Dimulai dengan menulis pesan dengan tujuan se%ara jelas dan meminta audiens untuk menulis surat rek!mendasi untuk kita$ Akhiri surat dengan ungkapan penghargaan beserta nama dan alamat lengkap !rang yang dikirimi surat$ Ketika meminta rek!mendasi dengan segera maka harus menyebutkan batas 'aktunya$ .$ Membuat Klaim dan Meminta Penyesuaian *ila merasa tidak puas dengan pr!duk atau jasa perusahaan tertentu,kita mempunyai pilihan untuk membuat klaim 6keluhan resmi7 atau meminta penyesuaian$ )angkahlangkah yang dilakukan dalam membuat klaim yaitu dia'ali dengan membuat pembuka surat dengan pernyataan yang langsung ke p!k!k permasalahan$ Pada bagian isi surat, berikan penjelasan detail
yang lengkap dan spesi"ik, berikan semua in"!rmasi yang
dibutuhkan pihak pemberi penyesuaian untuk memeriksa keluhan$ Dalam bagian penutup surat, mintalah dengan s!pan tindakan spesi"ik atau sampaikan keinginan yang tulus untuk menemukan s!lusinya$ '" Pesan-Pesan :oo# Ne
kesan p!siti" dan menyenangkan kepada pihak lain$ Melalui pesan-pesan good news dan goodwill , para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan i
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karya'an, dan masyarakat publik pada umumnya$ Sese!rang dapat menggunakan pendekatan langsung 6direct approach7 ketika sedang meresp!n se%ara p!siti" pesan-pesan good news dan goodwill $ Bal itu dilakukan karena pemba%a pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan$ Tujuan yang ingin di%apai adalah meng!munikasikan g!!d ne's, menja'ab semua pertanyaan, menyiapkan se%ara rin%i apa yang diminta, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu s!pan, ramah, dan tidak em!si!nal$ Good News dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yakni: +$ Good News tentang Pekerjaan Merupakan pesan bisnis p!siti" berkaitan dalam lingkungan pekerjaan$ *agaimana medapatkan pelamar kerja yang %!%!k dan memilih !rang-!rang yang tepat untuk pengisian l!'!ngan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah$ (leh karena itu, suatu !rganisasi yang membutuhkan karya'an baru harus betul-betul melakukan pr!ses seleksi dan rekrutmen se%ara tepat sesuai dengan yang dikehendaki$ Penulisan g!!d ne's tentang pekerjaan pada umumnya dilakukan dengan penekatan langsung (direct approach)$ Dalam dunia bisnis terdapat beberapa %!nt!h good news yang berkaitan tentang pekerjaan, baik yang bersi"at "inansial maupun n!n-"inansial$
Finansial
Non-Finansial
Kenaikan gaji
Pr!m!si 2abatan
*!nus lembur kerja dan @nsenti"
Tanda penghargaan
@nsenti"
=asilitas kendaraan dan perumahan
Tunjangan hari raya
Pr!p!sal suatu pr!yek diterima
Kredit dengan bunga sangat ringan Asuransi kesehatan dan ji'a
$ Good News tentang Produk &ntuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga p!k!k yang k!mpetiti", pr!duk yang berkualitas, pemilihan met!de pr!m!si yang tepat, dan pemilihan strategi distribusi yang tepat$ Dalam dunia
bisnis yang riil di lapangan, dapat dijumpai berma%am-ma%am g!!d ne's yang berkaitan dengan pr!duk, antara lain:
Pemberian disk!n harga pr!duk hingga 53C Sistem beli . pr!duk dapat tambahan + pr!duk gratis Pemberian kup!n disk!n harga pr!duk Membeli pr!duk dalam jumlah tertentu memper!leh hadiah langsung maupun diundi Pr!duk rusak uamg kembali atau ditukar dengan pr!duk yang baik 2aminan harga pr!duk paling murah 2aminan layanan garansi pr!duk hingga tiga tahun, dan sebagainya$
*entuk-bentuk g!!d'ill yang sering dibuat perusahaan adalah : 1. &%apan selamat (Congratulation) &%apan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau indi9idu$ Misalnya, memper!leh penghargaan 6a'ards7, keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan %abang baru, dan lain-lain$ Pada pesan dengan niat baik, ide p!k!k diletakkan dibagian a'al$ Bal itu dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan$ Setelah itu, diuraikan alasan pemberian u%apan$ Pada bagian penutup diyakinkan ba h'a perusahaan tersebut memang pantas memper!leh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik dimasa mendatang$ 'on%oh
Kami mengu%apkan selamat atas keberhasilan PT iga S!luti!n mendapat predikat “Best eller! Tahun 33/ dari @ntel @nd!nesia !rp!rati!n$ Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata keper%ayaan k!nsumen terhadap perusahaan Anda$ Sem!ga predikat tersebut mampu meningkatkan l!yalitas k!nsumen anda$
". Penghargaan (#essage o$ %ppreciation) Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan indi9idu atau perusahaan men%apai prestasi kerja tertentu$ 0aji dan b!nus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja$ Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah %ukup$ Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan mem!ti9asi pekerja untuk men%apai prestasi yang lebih tinggi lagi$ Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat u%apan terima kasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat$ &%apan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal !rganisasi$ Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan i
penghargaan dan atau u%apan terima kasih kepada indi9idu atau !rganisasi diluar perusahaan$ Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan pr!duk atau jasa perusahaan$ 'on%oh
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas keper%ayaan Saudara pada jasa layanan kami$ Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk memberikan kritik atau saran, dan harapanharapan Saudara di masa mendatang$
&. &%apan Duka%ita Dalam perjalanan 'aktu, indi9idu atau !rganisasi mungkin saja mengalami musibah atau ben%ana$ &%apan duka%ita itu lebih mudah disampaikan se%ara lisan, baik melalui telep!n ataupun datang se%ara langsung$ Namun karena alasan tertentu, u%apan duka%ita dapat disampaikan melalui pesan tertulis$ &%apan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap indi9idu atau !rganisasi yang mengalami musibah$ &%apan duka bisa dia'ali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diper!leh, serta ditutup dengan d!r!ngan untuk menghadapi musibah dengan tabah$ *antuan duka dapat disisipkan dalam u%apan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud menyinggung perasaan$ 'on%oh
Kami mendapatkan in"!rmasi dari berita tele9ise bah'a PT$ Abu *akar mengalami musibah kebakaran$ Kami turut prihatin atas musibah tersebut$ Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja$ Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama$ Sem!ga PT$ Abu *akar dapat segera ber!prasi kembali$
D" Menulis 6a
pesan maupun adanya permintaan tertentu$ &ntuk memberikan ja'aban atas berbagai permintaan in"!rmasi yang p!siti" tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang
ii
dimulai dengan pernyataan p!siti" dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan h!rmat atau penghargaan kepada !rang lain$ *entuk8%!nt!h ja'aban p!siti" antara lain: +$ Surat K!n"irmasi Pesanan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat k!n"irmasi (con$irmation letter 7, yang menjelaskan kepada pelanggan bah'a pesanan pr!duknya telah diterima$ Pada umumnya, surat k!n"irmasi diperlukan apabila terdapat pesanan pr!duk dengan jumlah dan nilai yang %ukup besar$ Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relati" ke%il, pada umumnya tidak diperlukan surat k!n"irmasi$ Penulisan surat k!n"irmasi pesanandilakukan melalui dengan pendekatan langsung yakni: +7 Paragra" pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira$ Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan untuk menerima pr!duk$ 7 Pada bagian pertengahan dinyatakan se%ara jelas rangkuman semua transaksi se%ara akurat dan jelas, jumlah pr!duk yang dipesan, harga pr!duk, kapan pengiriman, %ara pengiriman biaya pajak, dan keterangan lain yang diperlukan terkait pr!duk$ .7 Pada bagian akhir u%apkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukan dengan adanya pesanan tersebut$ $ Menja'ab Permintaan @n"!rmasi Permintaan in"!rmasi merupakan hal yang penting untuk dija'ab dan harus diresp!n dengan %epat$ Karena hal ini berkaitan dengan hubungan baik kegiatan bisnis dengan relasi maupunpelanggan$ Tanggapan yang lakukan sebagai bentuk ja'aban permintaan in"!rmasi bisa dikel!mp!kkan sebagai berikut:
a$ Menja'ab Permintaan dengan Penjualan P!tensial Pelanggan yang pr!spekti" sering meminta lap!ran tahunan, katal!g, atau br!sur untuk membantu mereka dalam memilih pr!duk$ 2a'aban yang resp!nsi", s!pan, dan bersedia membantu akan menggugah mereka untuk membeli$ Dalam memberikan ja'aban atas permintaan p!tensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama yang di%apai yaitu: 6+7 Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menja'ab semua pertanyaan? 67 mend!r!ng penjualan yang akan datang, dan 6.7 memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan in"!rmasi pr!duk terbaru$ b$ Menja'ab Permintaan Tanpa Penjualan iii
Menja'ab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan$ Dalam hal ini ja'aban atas permintaan in"!rmasi tidak dilengkapidengan in"!rmasi terbaru, seperti pr!duk baru atau bentuk bentuk layanan yang baru$ 2adi surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk menanggapi permintaan in"!rmasi yang diminta !leh pelanggan$ *" Pe$min%aan K$e#i% Ru%in Kredit pada dasarnya adalah bentuk keper%ayaan yang diberikan !leh suatu lembaga
keuangan bank maupun n!n-bank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan$ Kebanyakan permintaan kredit bersi"at rutin, seperti surat persetujuan kredit 6credit approval letter 7 dan re"erensi kredit 6credit re$erence7$ +$ Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain$ *agian-bagianya dapat diuraikan sebagai berikut: a$ Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide p!k!k yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut b$ *agian pertengahan men%akup beberapa hal antara lain, batas maksimal jumlah kredit yang diberikan$ )ama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim,beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh temp!, dan k!nsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tersebut$
$ Memberikan e"erensi Kredit : Pada umumnya kredit tidak memerlukan re"erensi maupun rek!mendasi dari suatu pihak, tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rek!mendasi dari pihak lain$ Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rek!mendasi yaitu: a$ Perm!h!nan surat rek!mendasi harus resmi atau disahkan? dan b$ &ngkapkan sesuai dengan "akta yang ada$
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar perm!h!nan kredit diperiksa se%ara elektr!nik atau umumnya menggunakan pr!gram k!mputer se%ara online$ Terminal k!mputer dihubungkan se%ara langsung ke beberapa kant!r %abang yang mereka miliki$ i9
)" Su$a% Rekomen#asi Surat rek!mendasi ditulis untuk mengusulkan !rang, menyarankan kerjasama bisnis
dengan pihak lain atau memberikan pendapat yang mendukung tentang suatu pr!duk8jasa dan sebagainya
untuk
dijadikan
bahan
pengambilan
keputusan$
Surat
rek!mendasi
6 'ecommendation etter 7 biasanya merupakan surat yang diberikan dari sese!rang yang memiliki suatu p!sisi penting dalam suatu perusahaan kepada sese!rang pega'ainya$ Surat rek!mendasi menyampaikan e9aluasi yang jujur dan !byekti" terhadap subyek yang direk!mendasikan$ Dalam surat rek!mendasi biasanya dijelaskan mengenai hal yang berkaitan dengan kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap p!siti" lainnya yang dapat digunakan sebagai dukungan untuk melanjutkan karir$ 4tika dalam menulis surat rek!mendasi: +7 Menjelaskan hubungan penulis8pem!h!n 7 Membuat detail prestasi, k!ntribusi dan kemampuan yang p!siti" .7 Menyebutkan hal-hal yang menjadi pelengkap tapi tidak se%ara terang-terangan$ *agian-bagian penting surat rek!mendasi: +7 *ukalah dengan identi"ikasi pemberi in"!rmasi 7 Pada bagian isi surat rek!mendasi tambahkan pernyataan pendukung .7 Akhiri dengan penilaian Surat rek!mendasi biasanya rahasia sehingga pem!h!n tidak diperkenankan melihat isi surat
rek!mendasi tersebut, surat rek!mendasi langsung dikirimkan kepada pihak yang
dituju$ Surat rek!mendasi merupakan salah satu bentuk in"!rmasi p!siti" yang berkaitan erat dengan !rang$ Karakteristik dari surat rek!mendasi adalah sebagai berikut: Nama lengkap pem!h!n Pekerjaan atau man"aat yang diharapkan pem!h!n Penulis sedang menja'ab suatu perm!h!nan atau atas inisiati"nya sendiri Bakikat hubungan antara penulis dengan pem!h!n =akta-"akta yang rele9an dengan p!sisi atau kedudukan yang di%ari$ E" Penulisan Pesan Pe$min%aan Ru%in #an Pesan Posi%i3 #i Lin,kun,an Peme$in%ahan Pada dasarnya, baik dalam k!nteks s'asta maupun pemerintahan, p!la permintaan pesan
rutin dan pesan p!siti" tidaklah jauh berbeda, baik se%ara direct approach ataupun indirect approach$ Namun demikian, umumnya di lingkungan Pemerintahan tata %ara k!munikasi telah dibakukan untuk semua le9el unit kant!r yang ada melalui peraturan perundangundangan$ Sebagai %!nt!h, pada di Kementerian Keuangan dan *adan Penga'asan dan Pengel!laan Keuangan 6*PKP7, aturan persuratan atau tata naskah dinas diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan N!m!r ++8PMK$3+83+/ tentang Ped!man Tata Naskah Dinas dan PMK N!m!r +.8PMK$3+83+ tentang Ped!man Penyusunan Peraturan Menteri 9
Keuangan, Keputusan Menteri Keuangan, Peraturan Pimpinan &nit (rganisasi 4sel!n @, Dan Keputusan Pimpinan &nit (rganisasi 4sel!n @ Di )ingkungan Kementerian Keuanganatau Peraturan Kepala *PKP N!m!r / Tahun 3+. tentang Ped!man Tata Naskah Dinas$ Dalam k!nteks permintaan pesan p!siti" dan rutin, digunakan media k!resp!ndensi berupa “n!ta dinas# untuk berk!munikasi dengan sesama unit di intern esel!n @ dan berlaku “surat# untuk berk!munikasi dengan unit lain baik dalam satu kementerian maupun di luar kementerian$ Penulisan kedua jenis pesan tersebut juga %en%erung mengikuti indirect approach, dimana dia'ali dengan penjelasan-penjelasan terlebih dahulu baru kemudian mengeru%ut di akhir bagian mengenai inti permintaan dari naskah dinas tersebut$ !nt!h dari permintaan rutin juga sangat beragam tergantung dengan tugas dan "ungsi dari masing-masing unit, sebagai %!nt!h n!ta dinas8surat permintaan pega'ai baru, n!ta dinas8surat permintaan alat tulis kant!r, n!ta dinas8surat in9entarisasi barang milik negara, dan lain sebagainya$ Sedangkan %!nt!h pesan p!siti" antara lain surat8n!ta dinas pemberitahuan kenaikan pangkat, surat persetujuan i
9i
BAB III PENUTUP A" Kesimpulan )angkah-langkah menulis pesan rutin sangat diperlukan, karena jika kita tidak
mengetahui strategi tersebut maka pesan yang kita tulis menjadi bad ne's atau pesan yang buruk$ 2ika hal itu terjadi dapat memberikan dampak negati" serta beberapa kerugian dan masalah bagi perusahaan atau !rganisasi yang bersangkutan$ Salah satu pesan bisnis yang biasa dilakukan !leh !rganisasi adalah penulisan pesan-pesan rutin dan penulisan pesan p!siti"$ Terdapat berbagai jenis pesan rutin dan p!siti" yang ada dalam !rganisasi dan tentunya jenis-jenis pesan tersebut akan berbeda antar !rganisasi satu dengan !rganisasi lain$ Pada intinya pesan rutin dan pesan p!siti" dapat dipahami dengan mudah se%ara har"iah$ Pesan rutin merujuk kepada pesan tertulis yang biasa dilakukan suatu !rganisasi sesuai dengan karakteristik !rganisasi$ Sedangkan pesan p!siti" merujuk kepada in"!rmasi yang p!siti" yang disampaikan kepada para stakeh!lders, baik internal maupun eksternal$ Memperhatikan karakteristik dan tujuannya penulisan pesan rutin dan p!siti" lebih tepat apabila dilakukan dengan menggunakan pendekatan dire%t appr!a%h karena akan lebih mudah dipahami$ B" Sa$an Meskipun sederhana dan sering dilakukan sehari-hari, kiranya dalam membuat pesan rutin dan p!siti" perlu dilakukan se%ara baik dan benar$ Salah satu %aranya adalah dengan memped!mani strategi-strategi dan rambu-rambu dalam menyusunnya$ Bal tersebut dilakukan agar k!munikasi yang terjadi dalam !rganisasi data dilakukan se%ara e"ekti"$
DAFTAR PUSTAKA
0u""ey, Marry 4llen, dan Dana )!e'y$63+37$ ssentials o$ Business Communcation$ S!uthWestern engage )earning, Mas!n (B$
9ii
*!!!9e, !urlan ), dan 2!hn E$ Till$ 6337$ Business Communcation *oda+$ Pears!nPrentin%e Ball, Ne' 2ersey$ Pur'ant!, Dj!k!$ 633F7$ K!munikasi *isnis$ 4rlangga$ 2akarta$
http:88adieahmeth$bl!gsp!t$%!m83+383G8surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-baik$html
9iii
