PERAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI BISNIS
Dewi Rahayu Hambali
115254012
Program Studi Administrasi Bisnis D4 – Politeknik Negeri Bandung
Abstrak
Dengan bertumbuhnya tingkat persaingan di lingkungan global, maka terdapat
beberapa tekanan bagi banyak organisasi untuk membuat kegiatan operasi dan
strategi yang diambilnya lebih efektif dan efisien. Sistem informasi adalah
seperangkat alat yang dapat meningkatkan daya saing dan mendapatkan
informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu,
banyak organisasi memutuskan untuk mengimplementasikan sistem informasi
dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
Selain itu, penerapan sistem informasi manajemen memberikan pengaruh dalam
sebuah organisasi, dan pengaruh ini berhubungan dengan proses bisnis
perusahaan.
Paper ini mengupas tentang sistem informasi mulai dari sejarah perkembangan
sistem informasi hingga pengertian yang telah dituangkan oleh beberapa
ahli. Di samping itu, paper ini memaparkan peran-peran sistem informasi
dalam organisasi bisnis.
Kata kunci: Bisnis, Manajemen, Organisasi, Sistem Informasi
Sejarah Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen merupakan bidang terapan yang mendapatkan
perhatian para pelaku bisnis sejak Teknologi Informasi (TI) dimanfaatkan
pada tahun 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi,
mengingat harga perangkat keras yang sangat mahal (jutaan dollar). Secara
perlahan komponen biaya perangkat keras menyusut. Namun secara keseluruhan,
anggaran tahun TI sebuah organisasi cenderung untuk terus meningkat. Timbul
kesadaran bahwa masalah yang dihadapi bukan sekedar Ilmu Komputer, Teknik
Elektronika, atau Matematika. Diperlukan sebuah metoda universal yang
secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan
yang timbul dari waktu ke waktu.
Topik dalam bidang Sistem Informasi Manajemen mulai mendapatkan
perhatian para akademisi pada tahun 1960-an. Pola yang lazim terjadi ialah
para akademisi terjun langsung ke lapangan sebagai konsultan. Selanjutnya,
para akademisi berupaya untuk menyelesaikan permasalahan SIM dengan
beraneka ragam kerangka-kerja (framework). Kerangka kerja tersebut sesuai
dengan latar belakang pendidikan masing-masing, seperti Ilmu Komputer,
Teknik Elektronika, Ilmu Perpustakaan dan Informasi Ilmu Matematika dan
Statistika, Bisnis dan Manajemen, serta berbagai Ilmu Sosial lainnya.
Perkembangan Sistem Informasi Manajemen dibagi menjadi tiga periode,
yaitu proses data, sistem informasi manajemen, dan sistem informasi
strategis (Somogyi & Galliers dalam Kornkaew, 2012). Periode yang pertama,
yaitu proses data, fokus pada peningkatan efisiensi bisnis melalui proses
informasi dasar dengan tidak terlalu banyak pengawasan. Di periode kedua,
yaitu sistem informasi manajemen, fokus pada peningkatan efektivitas
manajerial dengan memberikan kepuasan penyebarluasan keperluan informasi.
Sedang di periode ketiga, yaitu sistem informasi strategis, fokus pada
peningkatan daya saing organisasi dengan mempergunakan strategi bisnis
secara keseluruhan (Beaumaster dalam Kornkaew, 2012).
Selain itu, (Beaumaster dalam Kornkaew, 2012) mengklaim bahwa Sistem
Informasi Manajemen menghimpun berbagai aktivitas bisnis yang tujuannya
untuk menyediakan metode yang lebih baik dalam perencanaan, pelaporan, dan
pengawasan operasi. Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah fasilitator
dalam sebuah organisasi dan juga pendukung aktivitas manajemen.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Taufik (2007) sistem informasi (information sistem) merupakan
sebuah sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian dalam mendukung kegiatan operasional baik yang bersifat
manajerial maupun berupa kegiatan strategi yang mampu menyediakan laporan-
laporan berupa informasi kegiatan kepada pihak yang berkepentingan.
Selain itu, beberapa ahli telah memberikan definisi jelas tentang
Sistem Informasi Manajemen. Murdick (dalam Prasojo & Prasetyo, 2005)
mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah suatu kelompok orang,
seperangkat pedoman, dan petunjuk peralatan pengolahan data, memilih,
menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data untuk mengurangi
ketidakpastian pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi
untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisien.
The Liang Gie (dalam Prasojo & Prasetyo, 2005) secara sederhana menyatakan
Sistem Informasi Manajemen dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan
hubungan dan jaring lalu lintas informasi dalam suatu organisasi mulai dari
sumber yang melahirkan bahan eterangan melalui proses pengumpulan,
pengolahan, penahananm sampai penyebarannya kepada para petugas yang
berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya
dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat
berbagai keputusan yang tepat. Sedangkan Davis (dalam Kornkaew, 2012)
memberikan definisi Sistem Informasi Manajemen sebagai sistem manusia atau
mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang bersifat
menyeluruh, bertujuan untuk menyajikan informasi yang jauh lebih luas
daripada informasi akuntansi yang bersifat historis (Widjayanto dalam
Nugraha dan Astuti, 2013). Sistem Informasi Manajemen yang selalu
menggunakan teknologi pengolahan data elektronik, dengan menggunakan
teknologi komputer maka tingkat efisiensi pekerjaan akan semakin meningkat.
Lebih jauh lagi sistem informasi manajemen dapat mengkomunikasikan seluruh
output yang dihasilkan dari masing-masing subsistem yang kemudian
diintegrasikan menjadi sebuah informasi yang diperlukan bagi manajemen
dalam pengambilan keputusan.
Kajian tentang manajemen tentunya tidak bisa terlepas keterkaitannya
dengan kepemimpinan di perusahaan. Hal ini disebabkan pimpinan bertanggung
jawab untuk mempengaruhi orang lain yang ada dalam perusahaan agar mau
bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
informasi manajemen adalah seperangkat alat penunjang dalam proses
penyampaian informasi oleh pihak manajemen dan digunakan sebagai acuan
dalam pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan organisasi.
Taufik (2007) memaparkan sistem informasi yang mampu melakukan fungsi-
fungsi untuk menyediakan kebutuhan informasi dalam mendukung pengelolaan
kegiatan manajerial maupun operasional, baik dalam tingkatan (level)
manajemen maupun area fungsional di dalam sebuah perusahaan, sering dikenal
dengan nama sistem informasi manajemen (SIM) atau Management Information
Sistem yang terdiri atas:
1. Accounting Information Systems (AIS), sistem yang menyediakan informasi
terhadap transaksi keuangan atau dikenal Sistem Informasi Akuntansi.
2. Marketing Information Sistem (MkIS), sistem yang menyediakan informasi
untuk kegiatan penjualan, promosi, riset pasar, dan sebagainya, atau
dikenal Sistem Informasi Pemasaran.
3. Inventory Management Information Systems (IMIS), sistem yang menyediakan
informasi persediaan, pengeluaran, dan pemasaran barang penjualan atau
dikenal Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang.
4. Human Resource Information Systems (HRIS), sistem yang menyediakan
informasi kegiatan dan perkembangan pekerjaan sumber daya manusia,
menyangkut prestasi, promosi, one prestasi, gaji, dan sebagainya atau
dikenal Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
5. Research and Development Information Systems (RDIS), sistem yang
menyediakan informasi tentang kegiatan penelitin dan pengembangan usaha
atau sebuah produk atau dikenal Sistem Informasi Penelitian dan
Pengembangan.
6. Engineering Information Systems (EngIS), sistem yang menyediakan
informasi untuk kebutuhan teknik atau rekayasa produk maupun teknik
pengembangan usaha atau dikenal Sistem Informasi Rekayasa.
7. Credit Analysis Information Systems (CAIS), sistem yang menyediakan
informasi hasil analisis kredit usaha atau dikenal Sistem Informasi
Analisis Kredit.
8. Production Information Systems (PIS), sistem yang menyediakan informasi
hasil kegiatan produksi, pengolahan bahan baku, pengolahan barang jadi,
dan sebagainya, atau dikenal Sistem Informasi Produksi.
9. Finance Information Systems (FIS), sistem yang menyediakan informasi
alokasi dana perusahaan baik eksternal maupun internal, cash flow,
investasi, utang piutang, dan sebagainya, atau dikenal Sistem Informasi
Keuangan.
Peran Sistem Informasi dalam Organisasi Bisnis
Aspek ekonomi dan sosial tidak dapat dilepaskan dari informasi,
sektor bisnis di era informasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu sektor
bisnis informasi primer yang terdiri atas perusahaan yang terutama bergerak
dalam bidang produksi dan penggunaan informasi seperti perusahan komputer,
kantor pengacara, akuntan, universitas, dan penerbit. Dan yang kedua,
sektor bisnis informasi sekunder merupakan sektor bisnis yang diisi oleh
salah satu bagian dari perusahaan yang sebenarnya tidak bergerak dalam
bisnis informasi, namun menghasilkan atau menggunakan informasi, misalnya
bagian pemasaran, promosi, publikasi, promosi, keuangan, produksi, SDM, dan
lain sebagainya (Taufik 2007).
Pada perusahaan yang sukses umumnya memanfaatkan informasi untuk
berusaha semakin dekat dengan konsumen, dan kemampuan informasi untuk
mendekatkan jarak dan waktu, sehingga semakin mendekatkan produk perusahaan
pada konsumen, disamping itu informasi juga digunakan dalam peningkatan
kualitas produk dan manajemen perusahaan secara terus menerus serta dalam
proses re-deferensiasi produk untuk memenuhi kebutuhan segmen pasar
tertentu.
Kornkaew (2012) menyimpulkan terdapat beberapa peran dari sistem
informasi dalam organisasi bisnis, yaitu sebagai berikut:
1. Teknologi memodifikasi kebutuhan-kebutuhan keterampilan untuk individu
dan mengubah pekerjaan-pekerjaan dengan cara mengoperasikannya secara
rutin. Perusahaan harus menyesuaikan proses bisnis dibandingkan mengubah
sistem.
2. Penerapan sistem informasi mengatur hubungan antara individu dan divisi
dengan organisasi serta mempengaruhi hubungan dengan organisasi lain
dalam sebuah rantai penawaran seperti pemasok dan pelanggan. Selain itu,
sistem informasi dapat lebih mendekatkan hubungan dengan pemasok,
pelanggan, klien, dan masyarakat umum.
3. Teknologi dapat dilihat sebagai perubahan utama dalam struktur
organsasi. Dengan kata lain, dapat juga membantu perubahan organisasi.
4. Sistem informasi memiliki dampak besar bagi organisasi dan dapat bekerja
sebagai inisiator, fasilitator, atau dapat menjadi alat manajemen baru.
5. Sistem informasi yang modern dapat mengurangi biaya komunikasi dan biaya
koordinasi internal.
6. Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses informasi dan pembuatan
keputusan manajemen, perencanaan serta pengawasan.
Sistem Informasi Manajemen merujuk pada sebuah sistem informasi untuk
membuat suatu keputusan yang efektif dan efisien dalam hal perencanaan,
pengarahan, dan pengawasan yang juga membantu organisasi mencapai
tujuannya (Kornkaew, 2012).
7. Meningkatkan kualitas dan fleksibilitas data.
8. Administrasi, komunikasi, dan koordinasi lebih baik.
9. Manajemen yang lebih baik dari pengetahuan organisasi.
10. Penggabungan proses bisnis, contohnya untuk penjualan, pembelian,
produksi, dan lain-lain, digabungkan melalui sistem bersama.
11. Pendukung yang lebih baik dalam proses bisnis.
12. Meningkatkan tingkat pengawasan kerja dan mengizinkan kendali kerja
yang lebih besar oleh kelompok manajerial.
13. Menurunkan tingkat interaksi sosial antara para pekerja.
Dari beberapa peran sistem informasi di atas, penulis membidik
pembuatan keputusan manajerial sebagai peran dan tujuan utama yang lebih
efektif dan produktif dari sistem informasi manajemen dalam organisasi
bisnis. Dengan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber dan
menyajikannya dengan format yang logis, Sistem Informasi Manajemen dapat
membantu manajer dengan segala hal yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
dengan analisis yang mendalam.
Sistem Informasi Manajemen dapat mengumpulkan beberapa jenis
informasi yang dibutuhkan manajer. Manajer dapat melihat data finansial,
seperti pendapatan dan pengeluaran harian perusahaan. Sistem Informasi
Manajemen dapat memfasilitasi komunikasi dengan baik. Pegawai dapat
mengedit dan membagikan dokumen serta mengkomunikasikan informasi yang
relevan dalam hal pengembangan organisasi.
Selain itu, kemampuan untuk membuat laporan adalah salah satu peran
penting dari penerapan Sistem Informasi Manajemen (Nazari & Nazari, 2013).
Contohnya, penyajian laporan internal dapat menjadi jalan bagi manajer
untuk memahami situasi perusahaan.
Kesimpulan
Sistem informasi manajemen merupakan seperangkat alat yang berperan penting
bagi organisasi bisnis untuk mencapai tujuan. Dengan penerapan sistem
informasi, organisasi dapat meningkatkan daya saing di lingkungan global.
Pemangku jabatan manajerial pun dapat melakukan analisis yang mendalam
mengenai kebutuhan-kebutuhan organisasi. Analisis tersebut dapat menjadi
dasar pengambilan keputusan yang efektif dan efisien oleh para manajer
dalam hal perencanaan, pengarahan, dan pengawasan yang juga membantu
organisasi untuk mencapai tujuan.
Daftar Pustaka
Harmadhani Adi dan Yuli Widi Astuti. 2013. Analisis Penerapan Sistem
Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMDA Keuangan) dalam Pengolahan
Data Keuangan pada Organisasi Pemerintah Daerah (Studi Kasus pada
Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk). Jurnal Akuntansi Aktual, Vol 2 No
1, Januari 2013. Malang.
Kornkaew, Artit. 2012. Management Information Sistem: Implementation
Challenges, Success Key Issues, Effect and Consequences. May 2012.
Jonkoping.
Nazari, Marzieh Zare & Hamid Reza Zare Nazari. 2013. Management Information
System and Business. International Journal of Information Science and
System, 2(1). Florida.
Prasojo, Lantip Dian dan Eko Budi Prasetyo. 2005. Sistem Informasi
Manajemen dalam Pembelajaran. Majalah Ilmiah Pembelajaran Jurusan
Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan
Universitas Negeri Yogyakarta Nomor 2 Volume 1 Oktober 2005. Jakarta.
Sanik, Rahmat M. & Ibrahim. 2005. Penelitian Bidang Sistem Informasi
Manajemen di Indonesia: Quo Vadis?. Jurnal Sistem Informasi MTI-UI Vol
1(2), Oktober 2005. Jakarta.
Taufik, Muhammad. 2007. Dampak Perkembangan Teknologi Informasi dalam
Profesi Akuntan dan Implikasinya dalam Dunia Pendidikan. Jurnal
Manajerial Sistem Informasi STMIK AMIKOM. Yogyakarta.