PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT II.1
Definisi Perencanaan Obat Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat
yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien. II.2
Tujuan Perencanaan Obat Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat
dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu : a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai mencapai tujuan dan sasaran. b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku. c.
Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas. II.3
Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut. b. Data kebutuhan obat disusun disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi. II.4
Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :
1.
Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat. 2.
Tahap Perencanaan
a.
Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli. b.
Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan
tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu : -
Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang ber dasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. -
Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada. -
Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan. -
Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama. II.5
Definisi Pengadaan Obat Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. II.6
Siklus Pengadaan Obat Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan
jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Gambar Siklus Pengadaan Obat
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai
dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. II.7
Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a.
Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu : Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik b.
Berdasarkan sifat penggunaannya : Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus c.
Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu : Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya : Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari
kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian se rius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.
II.8
Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non
pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemer intah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 katego ri metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a.
Pelelangan (tender)
b.
Pemilihan langsung
c.
Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi a.
Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b.
Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c.
Obat untuk penelitian
3.
Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan 5. Lain-lain II.9
Kriteria Umum Pemilihan Pemasok Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1.
Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah
terdaftar). 2.
Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3.
Suplier dengan reputasi yang baik.
4.
Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
II.10
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan
standar universal mencakup aspek : a.
Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b.
Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c.
Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d.
Pengadaan secara kompetitif Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.
e.
Adanya komitmen pengadaan Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f.
Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan
jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia g.
Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga h.
Prosedur tertulis dan transparan Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik i.
Pembagian Fungsi Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa t im, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan,
pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan j.
Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k.
Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya. Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang
berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal l.
Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
BAB III KESIMPULAN Perencanaan pengadaan obat dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan obat di Rumah Sakit merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu faktor penentu keberhasilan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Proses pengadaan obat di Rumah Sakit didasarkan pada kebutuhan pemakaian barang di tiap ruangan pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang farmasi, pola penyakit dan dana yang tersedia yang dituangkan dalam rencana kebutuhan tahunan. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terj amin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Instalasi farmasi merupakan unit yang bertugas dalam perencanaan, pengadaan, pengelolaan dan pendistribusian untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Metode pengadaan obat di Rumah Sakit pada umumnya berbeda-beda tergantung dari tipe Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing Rumah Sakit.
Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa, Sedangkan penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa.
Tujuan pengadaan obat adalah :
a. Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan b. pelayanan kesehatan c. Mutu obat terjamin d. Obat dapat diperoleh pada saat diperlukan C. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat adalah :
a. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan b. Persyaratan pemasok c. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat d. Penerimaan dan pemeriksaan obat e. Pemantauan status pesanan Kriteria mutu obat
Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggung jawabkan. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut: 1)
Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir.
2)
Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi. Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor yang menyediakan.
