Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin. Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai denga Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya berda ya guna dan kebutuhan k ebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia. Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”. Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.
Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang dijelaskan Minarti (2011:259). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut : a) Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktorfaktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi. b) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
c) Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d) Pengiriman
barang.
Dalam
pengadaan
barang
perbekalan
dibutuhkan
aktivitas
pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan: a) Barang habis pakai Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
Menyusun rencana pengadaan barang
b) Barang tak habis pakai
Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
Memperkirakan biaya perlengkapan
Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
Menyusun rencana pengadaan tahunan
c) Barang tidak bergerak 1)
Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
Menyusun rencana pengadaan tanah
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
Mengadakan survei harga dilokasi
Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2)
Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
Mengadakan perhitungan luas bangunan
Menyusun rencana anggaran biaya
Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
A. Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara – cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut: 1. Menurut Tempat Barang a) Ada dalam gudang/persediaan Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. b) Ada dalam pemakaian Selalu
digunakan
sesuai
prosedur,
dibersihkan
dan
diletakkan
secara
aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. 2. Menurut Jenis Barang a) Barang bergerak (bisa dipindahkan). Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. b) Barang tetap (tidak bisa dipindahkan). c) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi. 3. Menurut Kurun Waktu a) Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
b) Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu). Misalnya bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya:
mesin
tik
atau
mesin
kantor
yang
lain
di
cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali. B. Daftar Kebutuhan Barang Kantor
Untuk dapat memilih perlengkapan kantor yang tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan perlengkapan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perlengkapan kantor.
No.
Kode
Nama Barang
Type
Banyaknya
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada di kantor. Biasanya daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan. 1. Penanganan perlengkapan kantor a.
Pengadaan Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana
kebutuhan
yang
telah
ditentukan,
melalui
pembelian,
pembuatan
sendiri,
menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan. b. Penyimpanan Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c.
Pengeluaran/Pendistribusian Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon
permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
d. Pemeliharaan Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. e.
Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam
daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
C. Langkah-Langkah Permintaan Barang
Dalam melakukan permintaan barang adapun langkah-langkah yang harus diperhatikan antara lain sebagai berikut: 1) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. 2) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (apakah permintaan tersebut benar benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang). 3) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. 4) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. 5) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. 6) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. 7) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. 8) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
D. Penghapusan Barang
Barang yang sudah lama disimpan dan tidak layak pakai, rusak berat, hilang, maka dapat dihapuskan. Namun permasalahannya tidak semua orang terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksanaan penghapusan barang yang benar sesuai dengan prosedur. Umumnya penghapusan secara fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui caranya. Selain itu penghapusan barang sering menjadi masalah dalam hal penggunaan ekonomis. Seringkali tidak ditentukan berapa lama barang tersebut dapat digunakan dan kapan barang tersebut harus dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah lama rusak masih disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi, akhirnya disimpan sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan yang lain adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum dihapus hal ini merupakan pemborosan dan merugikan perusahaan/organisasi. Penghapusan
barang
adalah
proses
kegiatan
yang
bertujuan
untuk
mengeluarkan/menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas. Penghapusan ini sebagai salah satu fungsi dari sarana dan prasarana pendidikan mempunyai arti: a.
Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan.
b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris. c.
Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna.
1. Tujuan penghapusan barang Penghapusan barang ini memiliki tujuan: a) Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan. b) Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris. c) Membebaskan ruang dari penumpukan barang. d) Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja. 2. Syarat-syarat penghapusan barang a) Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi. b) Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan. c) Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini.
d) Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan. e) Penyusutan barang di luar kekuasaan pengurus. f) Apabila dilakukan perbaikan, akan menelan biaya yang besar. g) Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya pemeliharaan. h) Terjadi penyusutan diluar kekuasaan. i) Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi. j) Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang. k) Musnah akibat bencana alam. l) Merupakan kelebihan persediaan.
