DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LAS ORGANIZACIONES A LA SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO FINANCIAMIENTO PARA P ARA PROYECTOS EN FONAGRO 1. Carta de solicitud dirigida dirigida al Gerente de FONAGRO y firmada por Junta Junta Directiva o Representante Legal. 2. Perfil del Proyecto, indicando los aspectos siguientes: a.
Identificación
b.
Introducción
c.
Antecedentes de la Organización
d.
Justificación Justifi cación del Proyecto
e.
Objetivos
f.
Análisis Análisi s Institucional
g.
Análisis Análisi s Técnico
h.
Análisis Análisi s de Mercado
i.
Análisis Financiero
j.
Análisis Económico Económico
k.
Estudio de Impacto Ambiental
l.
Plan de Ejecución y Operación del Proyecto
m.
Sostenibilidad Sostenibili dad del Proyecto
n.
Anexos
3. Escritura Escritu ra de constitución de la organización. (Incluye estatutos). 4. Certificación de inscripción de la organización en el registro respectivo (asociación, cooperativa, ECA). 5. Acta Notarial de nombramiento del Representante Legal (actualizada) 6. Certificación Certifi cación de inscripción inscripc ión del Representante Legal en el Registro respectivo (Verificar que este Vigente según estatutos). 7. Fotocopia de Cedula Cedula de Vecindad del Representante Legal (o Pasaporte).
8. Constancia del NIT del representante Legal 9. Constancia de Inscripción de la Organización en la SAT 10. Copia del recibo ingresos, autorizado por la SAT o contraloría General de Cuentas de la Nación. 11. Autorización en la SAT, de los siguientes libros (solo copia del stiker de autorización: a.
Inventario
b.
Diario
c.
Mayor
d.
Estados Financieros (libro de balances)
e.
Libro de Actas Varias.
12. Fotocopia de los tres últimos estados financieros (si existen). 13. Fotocopia de la Cedula de Vecindad del Contador, NIT y su Numero de Registro de la Contraloría General de Cuentas. 14. Contar con sello de la Organización 15. Tener cuenta bancaria monetaria, firma mancomunada. 16. Realizar el trámite de CUENTADANCIA ante la Contraloría General de Cuentas.
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA Y ALIMENTACION FONDO NACIONAL PARA LA REACTIVACION Y MODERNIZACION DE LA ACTIVIDAD AGROPECUARIA ±FONAGRO-
CONTENIDOS CONTENIDOS PARA P ARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS PRODUCTIVOS AL FONAGRO
Guatemala, Julio de 2,004
FORMATO FORMATO PARA P ARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS P ROYECTOS1
Este formato contiene la Estructura de Contenido para la presentación de Proyectos al FONAGRO. Esta, surge con el propósito de de orientar a las organizaciones organizacione s para que presenten de manera precisa y concisa, el proyecto que quieren ejecutar y operar en el tiempo, y para el cual solicitan financiamiento. financiamiento.
Algunas consideraciones previas: previas : y
Cada Proyecto deberá presentarse de manera impresa, empastado y engargolado, en original (1) y dos (2) copias y con una (1) copia en disquete o CD, en letra arial, tamaño 11, a un espacio,
y
El número de beneficiarios deberá ser como mínimo de 20 personas.
y
Contemplar, en aquellos casos en donde participen mujeres en la ejecución del proyecto, una participación mínima de un 30% de mujeres y un 10% de mujeres ocupando puestos directivos dentro de la organización.
y
Adjuntar la Certificación del Acta de Asamblea General de la Organización, en la cual se autoriza la gestión del crédito (Dirigida al Gerente de FONAGRO).
y
Adjuntar el documento de Diagnostico Inicial de la Organización, el cual lo facilita la Coordinación Departamental del Ministerio de Agricultura, Ganadería y alimentación.
y
La gestión en la presentación del proyecto, se realizara a través de la Coordinadora Departamental respectiva.
y
La información del proyecto debe ser consignada de manera clara y precisa en cada uno de los puntos puntos solicitados solicitados y en el orden orden descrito a continuación, continuación, De lo contrario, este no podrá ser considerado.
1
La estructura básica se obtuvo del documento utilizado por el Ministerio de Economía para Proyectos Productivos.
ESTRUCTURA DE CONTENIDO INDICE: I.
IDENTIFICACION
II.
INTRODUCCION
III.
ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
IV.
JUSTIFICACION JUSTIFICACION DEL PROYECTO
V.
OBJETIVOS
VI.
ANALISIS ANALISIS IONSTITUCIONAL IONSTITUCIONAL
VII.
ANALISIS ANALISIS TECNICO
VIII.
ANALISIS ANALISIS DE MERCADO
IX.
ANALISIS ANALISIS FINANCIERO
X.
ANALISIS ANALISIS ECONOMICO
XI.
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
XII.
PLAN DE EJECUCION Y OPERACIÓN DEL PROYECTO
XIII.
SOSTENIBILIDAD SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
XIV.
ANEXOS.
DESARROLLO POR CAPITULO I.
IDENTIFICACION IDENTIFICACIO N (1 pagina máximo) 1. Nombre del Proyecto 2. Nombre de la Organización Organizac ión que lo presenta 3. Dirección, No. De teléfono teléfono y fax de las oficinas de la organización, organización, correo electrónico. 4. Nombre del Representante Legal 5. Nombre del Director Director Ejecutivo Ejecutivo o Gerente General 6. Monto total del Proyecto y monto solicitado solicitado en Quetzales 7. Destino del Financiamiento 8. Área geográfica del proyecto 9. Numero de asociados que participan en el proyecto. 10. Plazo de duración del Proyecto 11. Fecha de presentación.
II.
INTRODUCCION (1 pagina máximo) Presentar una breve descripción del contenido del documento del Proyecto, resaltando los aspectos más importantes como el propósito y las necesidades que se pretende atender con el Proyecto, otros que se consideren importantes.
III.
ANTECEDENTES ANTECEDENT ES DE LA ORGANIZACIÓN: ORGANIZACIÓ N: (1 pagina máximo) Establecer como surge la organización, como se consolida y se ha fortalecido, en la parte administrativa, como se ha venido trabajando, cual ha sido su esquema operativo y sus controles, en la parte productiva, cual ha sido la experiencia de producción,
IV.
JUSTIFICACION (1 pagina máximo) Explicar las razones porque se elaboro y se desea ejecutar el proyecto, debe ser congruente con sus objetivos, Proporcionar toda la información necesaria
que permita conocer la forma en que el proyecto pretende solucionar la problemática identificada, como se van a beneficiar los asociados y cual será la participación participación de estos dentro del proyecto. V.
OBJETIVOS: OBJETIVOS : (1 pagina máximo) a) General: Es el fin último que persigue alcanzar el proyecto, que contribuirá a la solución del problema del sector, esta en función de la utilidad del proyecto, la misión y visión de la organización. b) Específicos: Es el fin último que persigue alcanzar el proyecto, que contribuirá a la solución del problema del sector, esta en función de la utilidad del proyecto, la misión y visión de la organización. c) Metas: Cuantificar los objetivos específicos d) Beneficiarios: Establecer y describir el número de beneficiarios directos e indirectos que se favorezcan dentro del proyecto.
VI.
ANALISIS INSTITUCIONAL: INSTIT UCIONAL: (3 paginas máximo)
Este análisis tiene por objeto determinar los aspectos generales de la organización, desde sus antecedentes hasta su estructura administrativa, incluyendo los aspectos legales que le permiten ser sujeto de derechos y obligaciones, por lo que debe incluir: 1. Antecedentes: Es un resumen de sus objetivos, misión, visión, la iniciativa que impulso la creación de la organización (cuando y donde se origino, con que fines), comentar la fortaleza de su base organizacional, la naturaleza de sus actividades. Su experiencia en la ejecución de de proyectos similares similares al que presenta en esta oportunidad y breve descripción de los resultados
obtenidos, capacidad de gestión, si han contado en el pasado con asistencia financiera, técnica o de otro tipo de instituciones cooperantes u otras fuentes. 2. Aspectos Legales: Los aspectos legales de la institución, deben describir e incluir fotocopias de documentos en anexo.
y
Representación legal vigente, la que debe estar inscrita en el Registro correspondiente de su localidad.
y
Conformación de la Junta Directiva (Tiempo de elecciones por 2 años, reelección solo por un periodo).
y
Publicación en el Diario Oficial del Acuerdo Gubernativo donde se reconoció su Personalidad Jurídica (Estatutos para el caso de las Fundaciones).
y
Inscripción en el Registro correspondiente para el caso de las Asociaciones Civiles.
y
Para el caso de Cooperativas inscripción en el INACOP.
3. Estructura Estructur a Administrativa: Contiene el organigrama funcional de la entidad; descripción del personal con el número de personas y la descripción de sus funciones, sistemas de información y registro de datos que utiliza, así como las normas y procedimientos vigentes.
y
Manual de Organización de Normas y Procedimientos.
y
Herramientas Manuales (Kardex, tarjetas de control de inventarios, etc.) o computarizadas (hojas electrónicas, software específicos, etc.)
VII.
ANALISIS TECNICO: (3 paginas máximo) 1. Recursos Humanos: Indicar la disponibilidad de recursos humanos, su experiencia y capacitación, indicar las personas claves (calificaciones necesarias) y el empleo total (número y costos). 2. Capacidad Instalada: Descripción de la capacidad instalada en función de la producción (infraestructura, maquinaria y equipo, etc.) programas de producción y capacidad de producción (para el caso de proyectos de industria y agroindustria). agroindustria). Indicar si cuenta cuenta con sub-sedes sub-sedes (describir si son son propias o arrendadas) o centros de producción, o centros de comercialización (centros de acopio, de abastecimiento, etc.) 3. Ubicación: Indicar la zona geográfica de la organización y del proyecto, así como su área de influencia. Comentar sobre los siguientes aspectos:
y
Resumir la importancia de la ubicación y emplazamiento del proyecto en el área seleccionada.
y
Condiciones de infraestructura y medio ambiente.
y
Impacto ecológico y ambiental (para industria y agroindustria).
4. Tecnología: Describir que nivel de tecnología es aplicable al proyecto (predominio de mano de obra, o del capital, flujo grama, etc.) indicando datos relacionados con la selección de dicha tecnología y la incorporación de la ingeniería al proyecto (Adjuntando en anexos lo relativo al mismo).
VIII.
ANALISIS DE MERCADO: (4 ( 4 paginas máximo) El análisis de mercado es la actividad clave para determinar el alcance del programa de inversiones, de producción, la capacidad instalada, la tecnología requerida, e incluso su ubicación. Debe presentar una identificación del tipo de producto que se ofrecerá, la estructura de la demanda y oferta del mercado meta que la organización pretende atender a través del proyecto, así como aspectos de comercialización y su disponibilidad de materias primas. 1. Identificación Identificac ión del Producto: Product o: Descripción del bien o servicio que se desarrollara con la ejecución del proyecto, describiendo sus características principales, mercado al que se dirige, especificaciones relevantes y otros que contribuyan a tener la idea clara del tipo de bien o servicio que la organización realizara. 2. Demanda del Producto: Product o:
y
Describir el mercado destinatario y su segmentación (grupo de consumidores y productos).
y
Tamaño y composición de la demanda efectiva actual.
y
Estimación de la demanda futura para la duración del proyecto.
y
Los mercados en los que se pretende penetrar.
3. Oferta:
y
Describir el tipo de producto o servicios que se prestaran con el Proyecto.
y
Gama de productos que se ofrecerán (si fuera el caso).
y
Indicar el tipo y la intensidad de la competencia.
y
Los principales competidores, sus características y estrategias de comercialización.
4. Comercialización:
y
Describir el programa de ventas seleccionado mediante cuadros gráficos, para indicar la evolución durante todo el proyecto (estimación de los ingresos procedentes de las ventas anuales durante la vida del proyecto).
y
Describir la estrategia de comercialización seleccionada.
y
Los canales o medios de distribución y su organización.
y
Márgenes de comercialización.
y
Costos de comercialización (estimación de costos de ventas y distribución), plan de mercadeo.
5.
y
Fijación de precios.
y
Esfuerzos de promoción.
Materia Prima: Describir la disponibilidad de materias primas, materiales y componentes, suministros de fábrica, etc. Indicar las necesidades mensuales o anuales de insumos materiales. Señalar si cuenta con una estrategia para comercialización de insumos materiales. materiales. Describir los requisitos para la selección de materias primas y suministros relacionados con:
y
Calidad
IX.
y
Cantidad Disponible
y
Fuentes de abastecimiento proveedores
y
Costos Unitarios.
ANALISIS FINANCIERO: Es el análisis de la viabilidad financiera, que ordena y sistematiza la información de carácter monetario, adjuntando los antecedentes y cuadros analíticos para determinar la rentabilidad del proyecto 1. Controles Contables: (1 pagina máximo) Detallar que tipo de contabilidad manejan (manual o sistematizado), herramientas utilizadas para el registro de las operaciones contables (vouchers, (vouchers , recibos, recibos, facturas, kardex, etc.) Indicar la periodicidad de emisión de estados financieros y el periodo que abarca el ejercicio contable de la entidad, aso como como la frecuencia de de los registros de ingresos y egresos. egresos. Señalar si realizan integración de cuentas a los estados financieros y conciliación mensual de la cuenta de bancos. 2. Situación Financiera: (2 paginas máximo) Presentar integraciones de cuentas debidamente auditadas por auditor independiente de los últimos dos años, o desde su constitución si tuviere menos tiempo de constituida. Presentar estados financieros financi eros del del ejercicio anterior, el mas reciente no deberá tener mas de seis meses de emitido y deberá acompañarse de las notas a los estados financieros de los rubros de Balance y Resultados mas significativos. 3. Calculo de Costos: (2 paginas máximo) Calcular los costos totales de la inversión por año de duración del proyecto, incluyendo costos de:
y
Mano de Obra
y
Materia Prima
y
Gastos de Fabricación
y
Maquinaria y Equipo
y
Instalaciones o Terrenos
Adjuntando el cuadro de Plan de Inversión. Inversión . 4. Costos de Producción: Producc ión: (2 paginas máximo) Presentar el costo unitario y total del o los productos, por cada año del proyecto, el cual se refleja en el Cuadro de Estados de Costos de Producción. 5.
Plan de Financiamiento: (2 paginas máximo) En el Plan de Financiamiento deberá presentarse las fuentes de financiamiento del proyecto, específicamente el monto solicitado, deberá indicar la forma en en que utilizarían utilizarían los fondos solicitados. Sus principales componentes son:
y
Fuentes y usos de fondos: cuadro que presenta la periodicidad en que se recibieran los desembolsos y la frecuencia de la utilización de los mismos, en el transcurso de la vida útil del proyecto. Es decir, en este cuadro deberá ser posible encontrar el plan de desembolsos.
y
Plan de amortizaciones y pago de intereses, este cuadro contiene los pagos programados a capital y los intereses, en el que se permita ver los saldos al final f inal de cada periodo de pago, durante el plazo que dure el proyecto.
6.
Proyecciones Financieras: (3 paginas máximo) Las estimaciones de las proyecciones deberán ser anuales, sus componentes son:
y
Presupuesto de caja, cuadro en el que se indique el manejo que se les dará a los ingresos y egresos del proyecto.
y
Flujo de Fondos consolidado, este cuadro presenta todos los flujos positivos y negativos que resulten al final del año como consecuencia del uso de los fondos que provienen del préstamo préstamo que recibe, así como los provenientes provenientes de capital propio propio u otros. Su propósito propósito es mostrar el manejo total de los recursos financieros que se utilizan para el proyecto productivo como par el funcionamiento funcionamiento de la organización.
y
Estados financieros proyectados por cada año de la vida útil del proyecto.
7.
Indicadores Financieros: (2 paginas máximo) Incluye el calculo del Valor Actual Neto ±VAN-; Tasa Interna de Retorno ± TIR-; Relación Beneficio Costo ±B/C-; Análisis de Sensibilidad afectando aumento de los costos y disminución de las ventas; y Punto de Equilibrio en cantidad y Valores.
X.
ANALISIS ECONOMICO: Resumen de las conclusiones de la evaluación del proyecto desde la perspectiva económica, solo es necesario presentar las consideraciones importantes a favor o en contra del proyecto, incluyendo:
y
Aspectos de incertidumbre, incluyendo las variables críticas, los riesgos y posibles estrategias y medios de gestión de riesgo.
y
Principales Ventajas del Proyecto.
y
Principales Desventajas del Proyecto.
y
Perspectivas de ejecución del proyecto, incluye los probables escenarios futuros y las posibles repercusiones en la viabilidad financiera del proyecto.
XI.
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL: (2 paginas máximo) Considerar todos los aspectos que influyan positiva o negativamente sobre el medio ambiente en donde se desarrolle el proyecto, haciendo ver de ser necesario, las medidas de mitigacion que se tendrían que desarrollar en el tiempo, como para minimizar el efecto negativo que se llegara a provocar con la operación del Proyecto (con el Visto Bueno del Representante Representante del Ministerio del Medio Ambiente a nivel Departamental).
XII.
PLAN DE EJECUCION Y OPERACIÓN DEL PROYECTO:
(1 pagina
máximo) Se tendrá que incluir el cronograma de trabajo que describa en el tiempo, el desarrollo de las actividades, inversiones y toda la información relativa a garantizar el plan de ejecución y operación del proyecto.
XIII.
SOSTENIBILIDAD SOSTENIBIL IDAD DEL PROYECTO: PROYECT O: (1 pagina máximo) Describir como se sostendrá el proyecto, una vez concluya la operación del mismo. Indicando las acciones que garantizaran su operatividad en el tiempo.
XIV.
ANEXOS: Incluir dentro de estos, todos aquellos documentos que respalden las inversiones a desarrollar, o los documentos contables, legales, constitutivos, técnicos y cualquier otro que sea necesario.
