Perubahan Organisasi dan Manajemen Stres
Kekuatan untuk Perubahan Kekuatan-kekuatan untuk pendorong perubahan dapat berupa sebagai berikut: Kekuatan Keadaan angkatan kerja
Contoh Keragaman kultur yang lebih besar Populasi yang lebih tua Banyaknya
Teknologi
karyawan
baru
dengan
keterampilan yang belum memadai Komputer yang lebih cepat, lebih murah dan lebih mudah dibawa kemanapun Pengunduhan music secara online
Guncangan ekonomi
Penerjemahan kode genetika manusia Kebangkitan dan kejatuhan saham dot-com Runtuhnya pasar saham 2000-02
Persaingan
Tingkat suku bunga yang sangat rendah Pesaing global Merger dan konsolidasi
Tren sosial
Pertumbuhan e-commerce Ruang bincang-bincang di internet Pensiunannya kaum baby boomers
Perpolitikan dunia
Meningkatnya diskon dan peritel “big box” Perang Irak-AS Pembukaan pasar di Cina Perang melawan terorisme pasca tragedi 11 september 2001
Mengelola Perubahan Terencana
1
Perubahan merupakan membuat sesuatu yang berbeda sedangkan perubahan terencana merupakan aktivitas-aktivitas perubahan yang disengaja dan terarah pada tujuan tertentu. Tujuan dari perubahan terencana yaitu: 1.
Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungannya dan
2.
Untuk mengubah perilaku karyawan.
Pihak yang bertanggung jawab terhadap perubahan adalah agen perubahan yang merupakan orang yang bertindak selaku katalis dan memikul tanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan aktivitas perubahan. Resistensi terhadap Perubahan Salah satu temuan yang paling banyak tercatat di dalam berbagai kajian terhadap perilaku individual dan organisasi adalah bahwa organisasi dan para anggotanya menentang perubahan. Dalam arti tertentu, hal ini positif. Hal ini menunjukkan adanya kadar stabilitas dan prediktibilitas perilaku. Jika tidak ada resistensi, perilaku organisasi akan mengikuti apa pun karakteristik yang diperkenalkan. Resistensi terhadap perubahan juga dapat menjadi sumber konflik fungsional, seperti resistensi terhadap sebuah rencana reorganisasi atau perubahan dalam sebuah lini produk dapat merangsang munculnya perdebatan yang sehat tentang manfaat ide tersebut dan menghasilkan keputusan yang lebih baik. Akan tetapi, ada segi negatif dari resistensi terhadap perubahan. Resistensi tersebut menghambat penyesuaian dan kemajuan. Mengatasi resistensi terhadap perubahan Ada tujuh taktik yang disarankan untuk digunakan oleh para agen perubahan dalam mengatasi resistensi terhadap perubahan. 1.
Pendidikan dan komunikasi Resistensi dapat dikurangi melalui komunikasi pada dua tahap yaitu menghilangkan efek dari kesalahan informasi dan komunikasi yang buruk serta dapat membantu menjual perubahan.
2.
Partisipasi Sulit untuk melawan keputusan untuk berubah jika mereka ikut terlibat di dalamnya. 2
3.
Membangun dukungan dan komitmen Membangun dukungan dan komiten terhadap perubahan daripada menerima status quo akan mengurangi resistensi terhadap perubahan.
4.
Negoisasi Cara lain bagi agen perubahan untuk mengatasi potensi resistensi terhadap perubahan adalah dengan menawarkan sesuatu yang bernilai demi memperkecil resistensi.
5.
Manipulasi dan kooptasi Manipulasi mengacu pada upaya-upaya untuk memengaruhi secara tersembunyi pihak yang menentang sedangkan kooptasi merupakan bentuk manipulasi sekaligus partisipasi, berusaha menyogok para pemimpin kelompok-kelompok resisten dengan memberi mereka peran kunci dalam putusan terhadap perubahan.
6.
Memilih orang yang menerima perubahan Orang yang paling mudah menyesuaikan diri dengan perubahan adalah orang yang terbuka dengan pengalaman, memandang positif perubahan, bersedia menerima risiko, dan fleksibel dalam berperilaku.
7.
Koersi Koersi merupakan penerapan ancaman atau paksaan langsung terhadap orang-orang yang menentang.
Politik Perubahan Politik mengimplikasikan bahwa pendorong perubahan lebih mungkin berasal dari para agen perubahan eksternal, karyawan yang masih baru dalam organisasi (dan belum berkepentingan terlalu jauh dengan status quo), atau dari para manajer yang agak terpinggirkan dari struktur kekuasaan pusat. Para manajer yang menghabiskan seluruh kariernya dalam satu perubahan saja dan akhirnya mencapai posisi senior alam hierarki sering menjadi penghambat 3
utama perubahan. Perubahan itu sendiri adalah ancaman yang sangat nyata bagi status dan posisi mereka. Namun, mereka bisa diharapkan untuk menjalankan perubahan guna menunjukkan bahwa mereka bukan semata-mata caretaker (pelaksana tugas). Dengan bertindak sebagai agen perubahan, secara simbolis mereka dapat menyampaikan kepada berbagai konstituen, pemegang saham, pemasok, karyawan, dan pelanggan bahwa mereka berada di puncak masalah dan sedang menyesuaikan diri dengan lingkungan yang dinamis. Beberapa Pendekatan untuk Mengelola Perubahan Organisasi Model tiga tahap dari Lewin Terdapat tiga tahap dari lewin, yakni: 1.
Pelepasan Upaya perubahan untuk mengatasi tekanan yang berasal dari penolakan individual dan kesusaian kelompok.
2.
Pergerakan Proses perubahan yang mengubah organisasi dari status quo menjadi kondisi akhir yang diinginkan.
3.
Pembakuan kembali Intervensi untuk menstabilkan suatu perubahan dengan cara menyeimbangkan daya dorong dan daya hambatan.
Rencana delapan tahap dari Kotter untuk menerapkan perubahan Rencana ini mengembangkan model tiga tahap dari Lewin untuk menciptakan sebuah pendekatan yang lebih rinci guna menerapkan perubahan. Delapan tahap tersebut. yaitu: 1.
Membangun sense of urgency dengan cara menciptakan alasan kuat yang mendukung perubahan.
2.
Membentuk suatu koalisi sehingga memiliki kekutan untuk mendorong perubahan.
3.
Menciptakan suatu visi baru untuk mengarahkan perubahan dan strategi untuk mewujudkan visi tersebut.
4.
Mengomunikasikan visi tersebut ke semua anggota organisasi.
5.
Mendayai orang lain untuk bertindak sesuai visi tersebut dengan cara menghapuskan hambatan-hambatan untuk berubah serta mendorong mereka untuk mau mengambil risiko dan mencari solusi terhadap persoalan secara kreatif. 4
6.
Merencanakan, menciptakan dan merayakan kemenangan-kemenangan jangka pendek yang mengarahkan organisasi menuju visi yang baru.
7.
Mengonsolidasi perbaikan, meninjau kembali perubahan, dan membuat berbagai penyesuaian yang dipandang perlu dalam program-program baru.
8.
Menjalankan perubahan dengan cara menunjukkan hubungan antara perilaku dan keberhasilan organisasional.
Riset tindakan Proses perubahan yang didasarkan pada pengumpulan data secara sistematis dan selanjutnya pemilihan sebuah tindakan perubahan berdasarkan diindikasikan oleh data yang sudah dianalisis. Pengembangan organisasi Pengembangan organisasi adalah sekumpulan intervensi perubahan terencana, dibangun di atas nilai-nilai humanistik-demokratis, yang berupaya memperbaiki keefektifan organisasi dan kesejahteraan karyawan. Berikut ini adalah nilai-nilai yang mendasari kebanyakan upaya pengembangan organisasi, yakni: 1.
Penghormatan terhadap manusia
2.
Kepercayaan dan dukungan
3.
Penyeimbangan kekuasaan
4.
Konfrontasi
5.
Partisipasi.
Isu-isu Kontemporer tentang Perubahan bagi Manajer Masa kini Teknologi di tempat kerja Kemajuan teknologi dewasa ini mengubah tempat kerja dan mempengaruhi kehidupan kerja para karyawan. Terdapat dua isu khusus yaitu : 1.
Proses perbaikan yang terus menerus
2.
Rekayasa ulang proses
Menciptakan organisasi pembelajar Belakangan ini organisasi pembelajar menjadi sumber perhatian besar dari para manajer dan para teori organisasi yang mencari cara baru untuk merespon dunia yang semakin saling tergantung dan senantiasa berubah. 5
1.
Organisasi pembelajar Sebuah organisasi yang telah mengembangkan kapasitas untuk terus menerus beradaptrasi dan berubah.
2.
Pembelajaran lingkar tunggal Pembelajaran ini memperbaiki kesalahan dengan menggunakan prosedur masa lalu dan kebijakan masa kini
3.
Pembelajaran lingkar ganda Ini terdiri dari memperbaiki kesalahan dengan cara memodifikasi tujuan, kebijakan, dan prosedur standar organisasi.
Stres Kerja dan Pengelolaannya Stres adalah sebuah kondisi dimana seorang individu dihadapkan pada suatu peluang, tuntutan, atau sumber daya yang terkait dengan apa yang dihasratkan individu tersebut dan yang hasilnya dipandang tidak pasti dan penting. Tuntutan adalah tanggung jawab, tekanan, kewajiban, atau bahkan ketidakpastian yang dihadapi di tempat kerja. Sumber daya adalah halhal yang ada dalam control seorang individu yang dapat digunakannya untuk menanggapi tuntutan. Mengelola stres Dari sudut pandang organisasi manajemen mungkin tidak peduli ketika karyawan mengalami tingkat stres rendah hingga menengah. Pendekatan individual, seorang karyawan memiliki tanggung jawab pribadi mengurangi stres. Strategi individual yang telah terbukti efektif meliputi penerapan teknik manajemen waktu, penambahan waktu olah raga, pelatihan relaksasi, dan peluasan jaringan dukungan social. Orang-orang dapat mengajar diri mereka sendiri untuk mengurangi ketegangan melalui teknik-teknik relaksasi seperti meditasi, hypnosis, dan biofeedback (teknik pengendalian fisiologi). Tujuannya adalah untuk mencapai keadaan relaksasi yang dalam dimana seseorang secara fisik merasa santai, terbebas dari lingkungan terdekat, dan lepas dari sensasi tubuh.
6
STUDI KASUS PROGRAM WORK-OUT DI GE 1. Akan Anda sebut apa jenis proses perubahan ini? Jelaskan! Sharing knowledge management yang dapat membuat perusahaan dapat berkembang dan sukses, karena dengan saling berbagi informasi akan membuat situasi menjadi bersemangat dan membuat motivasi kerja lebih meningkat, juga inovasi–inovasi akan muncul dengan sendirinya pada setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan GE. Dalam kasus ini, sejalan dengan perkembangan sharing knowledge management dimana sebuah budaya sharing atau berbagi baik melalui sebuah diskusi kecil ataupun seperti yang dilakukan GE dengan mengadakan sebuah rapat khusus yang dapat digunakan oleh karyawan yang berada di level bawah untuk mengeluarkan pendapat (berbagi ide yang dia miliki untuk kemajuan sebuah perusahaan) hal tersebut harus diterapkan oleh setiap perusahaan untuk dapat menghasilkan inovasi yang baik untuk kemajuan perusahaan sendiri. 2. Mengapa proses itu bisa berhasil? Proses itu bisa berhasil karena work-out mempertemukan semua karyawan dan manajer dari berbagai fungsi dan tingkatan dalam sebuah organisasi ke sebuah pertemuan informal guna membahas dan memecahkan masalah-masalah yang telah diidentifikasi oleh karyawan dan manajer senior dengan membentuk tim-tim kecil yang digunakan untuk mendorong asumsi yang sudah mapan menyangkut “cara kita selalu melakukan sesuatu” dan menyusun rekomendasi untuk perbaikan signifikan dalam proses-proses organisasi. Tim work-out kemudian mempresentasikan rekomendasi mereka kepada seorang manajer senior dalam sebuah temu publik yang disebut pertemuan kota. Dimana pada pertemuan ini manajer penanggungjawab mengawasi diskusi tentang rekomendasi dan selanjutnya ia diwajibkan membuat keputusan ya atau tidak.
7
3. Apa konsekuensi negatif yang menurut anda bisa timbul dari proses ini? •
Sulitnya menerima perubahan Awalnya hanya manajer senior yang berperan dalam pemikiran strategis, akan tetapi dengan adanya revisi dalam konsep work-out ini seluruh manajer dapat melakukan pemikiran strategis, sehingga kemungkinan terdapat pandangan negatif oleh manajer senior atau kecemburuan sosial. Selain itu seluruh manajer mungkin ada yang menerima tantangan ini akan tetapi terdapat beberapa manajer tidak dapat menerima perubahan ini dikarenakan berbagai faktor
•
Motivasi Dalam proses work-out ini motivasi selalu merupakan permasalahan yang dapat menjadi positif maupun negatif. Motivasi dapat menjadi konsekuensi yang negatif apabila dalam proses work-out para manajer tidak memiliki motivasi dalam menjalankannya.
•
Potensi munculnya stress Para manajer akan menganggap work-out ini sebagai beban dikarenakan dengan pekerjaan sehari-hari yang cukup padat, sehingga dengan work-out ini akan menambah beban kerja yang dapat mengakibatkan potensi munculnya stres.
4. Mengapa menurut anda CEO GE yang baru, Jeff Immelt, merevisi konsep work-out? •
Perkembangan teknologi Perkembangan teknologi saat ini menuntut perusahaan lebih fleksibel dan mampu beradaptasi dengan lingkungan sehingga para manajer perlu mempelajari serta mempersiapkan diri dalam menerima dan mengantisipasi teknologi masa depan.
•
GE ingin semua manajer ahli dalam pemikiran strategis
8
Selama
ini
pemikiran
strategis
sebagian
besar
perusahaan
hanya
mempercayakannya pada manajer senior sehingga manajer baru sulit menerima peran dan berkembang. Dengan work-out yang telah direvisi ini diharapkah tidak hanya manajer senior yang mampu melakukan pemikiran strategis untuk perencanaan, melainkan seluruh manajer mampu melakukannya sehingga GE menawari para manajer kelas-kelas baru yang fokusnya adalah pembelajaran tentang bagaimana menciptakan lini bisnis baru.
9
