Plan de Mejoras Del Proceso

PUCP-PMBOK

8.1.3.4

PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO

HOJA 1 Instrucciones Generales: El Plan de Mejoras del Proceso es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 8.1 del PMBOK® Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de la calidad de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. Componente

Descripción

Grupo Nombre del

CONSTRUCCION DEL HOTEL MIRAMAR

Proyecto Gerente del Proyecto

JUAN CARLOS GARCIA SANCHEZ Procesos identificados identificados

El proceso de Aprobar Valorización es el proceso selecciona para Mejora Continua que se encarga de revisar, verificar, aprobar las certificaciones o valorizaciones del Contratista y comunicarlas tanto a este como al cliente. Este proceso se realiza de forma mensual durante la Fase de Construcción de la Obra. Dé lecciones aprendidas de otros tres proyectos y el registro de incidencias se ha encontrado como punto crítico el Proceso de Valorización, el mismo que ha sido actualizado como parte del Proceso de Mejora continua. Los incidentes en mención registraron quejas por la demora en la aprobación de la certificación del Contratista que incluso puede ser escalado al cliente. De la revisión de los procedimientos internos se han encontrado dos proceso a Eliminar y otros dos procesos a Fusionar en un solo, los mismos que son identificados y presentados en el grafico que describe el diagrama de flujo del proceso. Estos procesos son:

Ítem

Proceso

Descripción

Acción

Justificación

1

Comunicación al Contratista

Se comunica al Contratista la fecha en la que se espera contar con su valorización

Eliminar

Se incluirá y actualizarán los hitos de entrega de cada valorización en cada reunión mensual en obra

2

Generar Certificación

Se genera la certificación (Valorización) aprobada del Contratista para posteriormente elevarla al cliente.

Eliminar

No aporta valor, es que se duplica el esfuerzo en realizar Reporte de aprobación por definición este proceso requiere generar la Certificación

3

Recolección de Firmas en Campo

Consiste en recolectar firmas a los inspectores y al Jefe de Supervisión

Fusionar con el ítem 4

4

Recolección de firmas en Oficina

Consiste en que el Gerente de Proyecto tendrá que firmar para elevar el documento al cliente

Fusionar con ítem 3

Se decidió fusionar ambos y dado que las fechas estarán programadas los involucrados deberán estar disponibles y se identificó estas actividades como las que causaban las mayores demoras. Se actualizarán los procedimientos.

Definición

Los objetivos del Rendimientos son: Objetivos de

-

Rendimiento

-

Reducir los tiempos de elaboración de los entregables de estos procesos, estandarizando procedimientos y métodos que se constituyan en un estándar para proyectos de este tipo. Prevenir problemas de comunicación con el cliente u otros Stakeholders.

Métricas

Las métricas empleadas han sido: Horas-Hombres (H-H) y estadísticas de cantidad de incidentes, quejas o comunicaciones recibidas referentes al proceso en mención.

Configuración

Se recomienda seguir el Diagrama Nro. 1 (Ver anexo A) donde se muestra el Flujo mejorado para este proceso para la identificación y actualización de los procedimientos según se muestra en dicha diagrama. Estos deberán pasar a formar parte de los Activos de los Procesos de la Organización. La finalidad del Proceso es aprobar las Valorizaciones del contratista, aprobando el pago por los servicios realizados y verificando el alcance logra a la fecha Valorizada. El inicio del Proceso mejorado se da con la Recepción de la Valorización mensual del contratista y finaliza con la comunicación y envío del Reporte de  Aprobación al Cliente. Como datos para Verificar este proceso se requiere de la revisión de las Autorizaciones de Trabajo, Reportes Diarios, informes de Inspección, contar con Copia del contrato del Contratista y sus planes de EH&S y Calidad.

Límites

Las entradas, las salidas, los responsables (rinden cuenta) y los interesados involucrados en este proceso son:

Ítem 1

OBS.

Proceso

Entrada

Salida

Responsable

Stakeholders

Aprobar Valorización

Documento: planilla de

Reporte de  Aprobación.

Jefe de supervisión

Cliente

Jefe de Proyecto

Contratista

Valorización del Contratista

Formatos de Revisión completados

Se debe informar al equipo de proyecto de los objetivos de los procesos de mejora continua. Se espera involucrar a los contratistas y al cliente, empleando estrategias para el intercambio de ideas y buscar influir en ellos a través de la venta de la ide a de “Agilizar” las interfaces entre ellos. También se debe seguir y documentar los incidentes de los siguientes procesos, si es que estos presentas retrasos con vista a enriquecer las lecciones aprendidas en los siguientes proyectos y establecer bases para su mejora continua: Revisión y Aprobación de Expediente Técnico Selección de Contratista