LECCION Nº 5
PLAN DE OPERACIONES
“Las operaciones de una empresa son tan importantes que si lo descuidamos ponemos en gran riesgo la competitividad del negocio.” Gustavo Samaniego
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
CONTENIDO Introducción A. Lo que debes saber acerca de Operaciones. Conceptos básicos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Concepto de operaciones El objetivo general de operaciones Aspectos que comprende el Plan de operaciones Diseño del producto Volumen de producción planificado Definición de la estrategia competitiva de operaciones Selección del tipo de Sistema Productivo apropiado Decisiones específicas sobre el proceso de producción a. Identificación de los procesos y elaboración del Diagrama de flujo del proceso b. Capacidad de producción requerida c. Producir o tercerizar d. Tecnología productiva e. Determinación de la maquinaria, equipo y herramientas f. Aseguramiento de la calidad g. Mantenimiento h. Distribución de planta (Layout) i. Planeamiento y programación de la producción j. Calculo de materiales k. Costo del producto/servicio l. Recursos humanos 9. Localización de planta 10. Logística: Conceptos básicos a. La importancia de la logística en las empresas b. Control de inventarios c. Compras d. Almacenamiento e. Distribución y transporte f. Servicio al cliente B. Aspectos de Operaciones y Logística que debes considerar en el Plan de Negocio
2
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
INTRODUCCION Ahora que cuentas con el Plan de Marketing, en donde se ha diseñado la estrategia de producto, el paso siguiente que debes dar es elaborar el plan de operaciones. Los tiempos han cambiado, los conceptos también; es así que lo que antes se conocía como producción y logística, que se manejaban como compartimientos independientes, ha cambiado sustancialmente. Ahora el tratamiento que se da a ambos es integral, y se le conoce como operaciones. Además este concepto se aplica tanto para la producción de bienes como la elaboración de servicios. Operaciones = producción de bienes (Elaboración de productos) + logística Por otra parte un nuevo concepto empresarial ha entrado en vigencia, aunque en las micro y pequeñas empresas todavía está en “pañales”, se trata del concepto de Cadena de Suministro. Es así que en esta etapa de la elaboración del Plan de Negocio se definirán los elementos con los que debe contar la futura empresa para realizar sus actividades de producción o de servicio. Si marketing y ventas tiene que ver con la vinculación con el mercado de nuestros productos, operaciones tiene que ver con la generación de la oferta de la empresa hacia los consumidores, proveyendo utilidades de forma, tiempo y lugar. Tiene que entregar a los consumidores los bienes o servicios que demanden en la cantidad, calidad, oportunidad y lugar requeridos. El plan de operaciones, está referido a cómo se va a fabricar, dónde, con cuáles insumos, con qué proceso operativo, a qué costo, y otros términos específicos y cómo se va a hacer llegar a los clientes. Toda operación es un proceso con el objetivo de transformar una serie de inputs (recursos) en unos determinados outputs (bienes o servicios). El objetivo de mayor eficiencia sería maximizar el output con relación a los inputs. No obstante un primer tema clave sería determinar la definición del output pues tanto en las empresas industriales como en las de servicios el output es una mezcla de un bien material y de un servicio (puntualidad, roturas de stock, flexibilidad, calidad, costumización1, producto a medida, imagen, etc.) con el objetivo de la satisfacción del consumidor final. Realmente podemos copiar de la competencia todos los inputs y los outputs, salvo que estén protegidos por patentes, luego el tema clave de competitividad de las operaciones está en el diseño y la toma de decisiones del tipo de proceso que transformará los inputs en ouputs que satisfagan las necesidades de los clientes. Lo que se pretende en esta lección es brindarle a usted los conocimientos básicos a considerar para una adecuada planificación y diseño de las operaciones de tu empresa. A base de dicha información estarás en condiciones de elaborar el Plan de Operaciones correspondiente a tu negocio. 1
La masificación del siglo XX se tornará “dirigida” en el siglo XXI, poseyendo cada producto o servicio masivo un aditivo peculiar propio de cada consumidor y usuario (concepto de “customización” del producto o servicio).
3
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
EL PLAN DE OPERACIONES
Planta de fabricación de cerveza
B. Lo que debes saber acerca de Operaciones. Conceptos básicos. 1. Concepto de operaciones Para entender mejor que es un Sistema de Producción, definiremos por separado los conceptos de sistema y de producción. Un Sistema es todo conjunto de elementos que se hallan interrelacionados funcionalmente en busca del logro de ciertos objetivos. La Producción es la transformación de Insumos en productos. La función de Producción es un eslabón clave dentro de la Cadena de Suministro a la que pertenece la empresa. Dependerá de cómo se lleve a cabo las tareas de producción para dar una respuesta efectiva y que suponga una ventaja competitiva frente al mercado, a las necesidades, deseos y expectativas cada vez mayores de los clientes. Para esto, es necesario diseñar, planificar y poner en práctica estrategias de producción adecuadas al tipo de empresa y de producto.
4
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Por lo tanto podríamos definir, en forma simplificada, que un Sistema de Producción (operaciones) es aquel que tiene una entrada (insumo), los cuales sufren un proceso de transformación y una salida (producto), realimentándose el mismo a través de un proceso de control, como se ilustra en la Figura 1. Los insumos pueden ser: materiales, información, la mano de obra, y el capital; mientras que los productos pueden ser: bienes o servicios. Figura 1. Sistema de producción (operaciones)
En toda empresa el output es una combinación de bien material y servicio, que analizado de forma comparativa podemos destacar los siguientes aspectos (Ver Cuadro 1). Cuadro 1. Dicotomía entre bienes y servicios
CONCEPTO
EMPRESAS DE FABRICACION
EMPRESAS DE SERVICIOS
OUTPUT
Producto Servicio Tangible, físico y duradero Intangible, perecedero GESTION Fácil de generalizar Difícil de generalizar Grandes instalaciones Pequeñas instalaciones CONTACTO CON Indirecto: Mayoristas Directo y personalizado CLIENTES (Tendencia a ser más directo) Capacidad de respuesta INVENTARIOS Bienes se pueden almacenar Servicios no se pueden Tendencia a stock mínimo almacenar CALIDAD Fácilmente medible en producto Difícilmente medible en servicio INVERSION En maquinaria, capital En mano de obra (personal) informática informática PLAZOS Más largos Más cortos Fabricación nacional, Respuesta local internacional GESTION DE OPERACIONES EMPRESA: MIX EMPRESA DE PRODUCCION Y DE SERVICIOS
Con un concepto mas amplio, y teniendo en cuenta que en la actualidad el estudio de la producción no se limita exclusivamente a la fabricación industrial de bienes físicos, sino que este concepto de sistema se extiende también a la prestación de servicio, podremos llamar a la producción con el termino Operaciones.
5
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA El termino Operación es mucho mas amplio que el de producción, puesto que se refiere a todas las actividades que le agregan valor al producto o servicio. La responsabilidad específica de las operaciones puede variar de una empresa a otra, dependerá del tipo del proceso de transformación y de la estructura organizacional de la empresa. Por lo tanto podemos decir que La Administración de las Operaciones se ocupa de la adquisición de los insumos y recursos necesarios, del proceso de transformación, de la distribución de bienes o servicios a los clientes y, del planeamiento y control de la producción. Los recursos operacionales consisten en lo que se denominan las “5 P” de la administración de operaciones: producto, planificación y control, proceso, planta y personal. El Producto es un paquete de satisfacciones, que comprenden bienes y servicios, que cubre las necesidades del cliente. La Planificación y control de la producción contempla la programación y control de la fabricación, el abastecimiento y administración de proveedores, y el manejo de los inventarios de materias primas y productos terminados, el manejo del stock de productos terminados y su expedición. El Proceso incluye los equipos, la tecnología y los pasos mediante los cuales se realiza la producción. La Planta incluye las fábricas o sucursal de servicio donde se realiza la producción, el mantenimiento de los equipos y el manejo de los residuos generados en el proceso productivo y su posterior disposición. El Personal es la fuerza laboral directa e indirecta. Una gran cantidad de actividades son necesarias en el área de operaciones, es decir en la tarea de generar la oferta: el diseño y la especificación del producto, el diseño y la instalación del sistema productivo, el mantenimiento de las instalaciones, la planificación de la producción y de los abastecimientos, las compras y la gestión de materiales, la gestión y el control de la calidad, la gestión y la mejora de la productividad, el transporte de la mercadería, y la distribución de los productos, etc. En cualquiera de esas actividades será necesario tomar decisiones.
2. El objetivo general de operaciones En general, el objetivo de operaciones en una empresa es la de fabricar mejores artículos, en una variedad más amplia, a menor costo y a gran velocidad. En la medida que operaciones proporcione productos o servicios con tales características, los clientes estarán más satisfechos y por ende la empresa crecerá y desarrollará.
3. Aspectos que comprende el Plan de Operaciones a) Lo que operaciones tiene que hacer es producir los productos o elaborar los servicios necesarios para atender la demanda estimada para un período determinado. La información de la demanda que se utilizará es la que corresponde
6
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
b)
c)
d)
e) f)
al estudio de mercado, tema que se trató con detalle en la Lección 4 “El Plan de Marketing”. Se espera atender la demanda de los clientes a través de una estrategia de producto, que implica definir las características y los beneficios que recibirán los clientes al consumirlo o utilizarlo. Este aspecto también se encuentra en el Plan de Marketing. El producto que se va a ofrecer a los clientes tiene que desarrollarse en el papel, es decir se debe trabajar todo lo que es el diseño de producto, a través del cual se establecen las especificaciones y características, al detalle, de manera que este listo para pasar a la producción. En función a la demanda y a las necesidades de stock que considere la empresa, se debe definir el volumen de producción planificado. Antes de que se pueda alcanzar una decisión sobre el proceso productivo, ha de conocerse el volumen de producción planificado, esto es, se necesita partir de una estimación de la demanda y de información sobre la capacidad física de las operaciones. Antes de fabricar los productos o elaborar los servicios se debe definir la estrategia de operaciones, para tener claro el cómo se logrará alcanzar el objetivo señalado en el acápite 6. Para fabricar el producto o elaborar el servicio se debe definir el sistema de producción más conveniente para la empresa, teniendo en cuenta la estrategia de operaciones definida.
4. Diseño del producto La planificación y diseño de los productos determinan el momento, las características y el conjunto de opciones que se ofertan al mercado para responder a las amenazas y oportunidades del entorno de la empresa, contribuyendo, por tanto, a determinar su posición competitiva. La tarea de diseño de productos debe ser permanente, a tal punto que el propietario de la empresa debe considerarlo como una función permanente y dotar de los recursos mínimo necesarios para ello. Para elaborar un producto o prestar un servicio se requiere definir sus características con claridad y precisión. Cuando se trata de un producto, el diseño se plasma en un plano o diagrama y en las especificaciones técnicas. Si, en cambio, vamos a ofrecer un servicio, se describe la forma cómo se lo prestará. Durante la fase de diseño de un bien o servicio se genera información de cómo debe ser este, pero no sobre cómo organizar el proceso de transformación para producirlo, esto es, qué equipos se deben emplear, tipo de personal a asignar, etc. El diseño del producto es un pre-requisito para su producción, y se transmite en sus especificaciones. En ellas se indican las características que tendrá el producto. Veamos, por ejemplo, las especificaciones técnicas para la producción de una billetera:
7
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
Material: Densidad: Color: Proporción: Insumos y avíos: Marca:
Cuero. 250 gr. Varios. 25 cm de ancho x 50 cm de largo. Hilos, broches y cierres. Pirograbado exterior.
El diseño de un producto consta de cuatro etapas2: a) Primera etapa: Diseño preliminar del producto: Como resultado de la selección del producto o servicio, solamente se define su esqueleto. Se recomienda elaborar dibujos lo más específicos posible, de acuerdo con lo que esperamos sea el producto final. En el caso de los servicios se hace una descripción detallada de su calidad o pasos del procedimiento del servicio a prestar. b) Segunda etapa: Construcción del prototipo o modelo por seguir: La construcción del prototipo puede tener varias formas diferentes. Primero se pueden fabricar a mano varios prototipos que se parezcan al producto final. Por ejemplo, en la industria automotriz es normal hacer modelos de arcilla de los automóviles nuevos. En la industria de servicios un prototipo podría ser un espacio en el que se pueda probar el concepto de servicio en su uso real. Se puede modificar el servicio, si es necesario, para satisfacer mejor las necesidades del consumidor. Una vez que se ha probado el prototipo con éxito, se puede terminar el diseño definitivo. c) Tercera etapa: Prueba del modelo por seguir: Las pruebas en los modelos buscan verificar el desempeño técnico y comercial. Una manera de apreciar el desempeño comercial consiste en construir suficientes prototipos como para apoyar una prueba de mercado para el nuevo producto. El propósito de una prueba de mercado es obtener resultados cuantitativos sobre la aceptación del producto entre los consumidores. d) Cuarta etapa: Diseño definitivo del producto: Durante la fase de diseño definitivo se desarrollan dibujos y especificaciones para el producto o servicio. Como resultado de las pruebas en los prototipos se pueden incorporar ciertos cambios al diseño definitivo. Cuando se hacen cambios, el producto puede someterse a pruebas adicionales para asegurar el desempeño del producto final. En general, los negocios deberían considerar en su organización la función de desarrollo de productos, y de ser necesario contar con un área. Esto, porque siempre estarán, creando, diseñando y desarrollando nuevos productos y mejorando los actuales, buscando que sintonizar siempre con las demandas y requerimientos del consumidor.
2
Tomado de ¿Cómo elaborar mi Plan de Negocio? Lima: Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, 2005
8
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
5. Volumen de producción planificado Efectivamente, cuando se inicia un nuevo negocio existe la gran incógnita: ¿Qué cantidad debemos producir de manera que atendamos la demanda y a la vez no nos quedemos con productos sin vender, pues tener sobre stock puede perjudicar al negocio, debido a que contamos con pocos recursos, podríamos perder liquidez, lo cual es sumamente peligroso. También surge la interrogante ¿Qué pasa si la demanda supera mis expectativas? ¿Cómo lo atiendo? ¿Qué cantidad debo producir? Cuando un negocio se inicia, por lo general lo hace pensando en bajos niveles de producción, para ir aumentando poco a poco, según crezca la demanda. Sin embargo se debe definir un volumen mínimo de producción que debemos realizar para atender la demanda estimada en el mercado. Esto conlleva a establecer una capacidad mínima de producción, de manera que aseguremos la atención a la demanda proyectada. Por otra parte, debemos también estar preparados para atender una demanda que supere nuestras proyecciones, ¿cómo vamos a atender este exceso de demanda? Existen diferentes formas de hacerlo. Debemos decidir sobre la cantidad a producir, pues esto trae consigo la cantidad de recursos que se necesitarán: materia prima, mano de obra, maquinaria y equipo, etc. En realidad la cantidad a producir depende del tipo de producto que se va a elaborar, del mercado, del precio y de la capacidad económica del emprendedor.
6. Definición de la estrategia competitiva de operaciones El objetivo de operaciones señalado en el acápite 2, que es de carácter general, no es suficiente para que la empresa sea competitiva en el ámbito de operaciones. La estrategia competitiva de la empresa orientará el diseño y la gestión de sus procesos para ofrecer el producto o servicio esperado, ajustándose al segmento de mercado en el que se quiere penetrar y posicionándose de forma diferenciada respecto a la competencia, para conseguir posicionar de forma clara nuestra empresa y que el cliente perciba exactamente que tipo de empresa es la nuestra y qué producto o servicio espera encontrar en ella. Operaciones en una empresa compite a través de seis grandes estrategias o prioridades competitivas: costo, calidad, rendimiento del producto, servicio, flexibilidad, innovación. A continuación detallaremos cada una de ellas: Costo: Buscar los costos de producción más bajos. Esto se consigue a través de precios de materias primas e insumos más bajos, costo de mano de obra, costos de materiales y otros más bajos; así como con la eficiencia en el uso de recursos materiales, humanos, financieros, equipos y maquinarias. Una alta productividad contribuirá a un menor costo. Calidad: Es el grado con el que los materiales y las operaciones son conformes con las especificaciones del diseño y las expectativas del cliente. Se refiere al diseño de productos buenos y fiables, a productos libres de defectos. La empresa debe tener
9
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA bien claro cuáles son los aspectos de calidad que valora el cliente y ajustarse a estos estándares. Rendimiento del producto: Es lo que se denomina como estrategia de diferenciación. Se refiere a las características del producto o la amplitud con las que las características o el diseño permiten al producto hacer cosas que otros productos no pueden hacer. La forma en que el producto se diferencia de los productos de la competencia, principalmente en los beneficios que recibirá el cliente, así como en cuanto a las características propias del producto. Servicio: Significa entregas puntuales y rápidas, y lograr producir y abastecerse en tiempos cortos, brindar un buen nivel de servicio de acuerdo con lo ofrecido al cliente y desarrollar nuevos productos o servicios en forma rápida. Flexibilidad: Que puede traducirse en personalización de productos o servicios de acuerdo con las necesidades del cliente y en la posibilidad de ofrecer volúmenes de producción variados (ampliarse o reducirse). Manejar una amplia gama de productos. También en el desarrollo de una amplia gama de productos nuevos con cierta rapidez. Esto depende de la capacidad de respuesta de las operaciones. Muchas veces, la magnitud de los pedidos de la empresa cliente pueden exceder las capacidades de una pequeña empresa, por lo que es necesaria la asociatividad y la formación de redes horizontales que pueden tomar la forma jurídica de un consorcio. La especialización de los miembros de la red puede permitir generar economías de escala y también uniformizar la calidad. Innovación: La habilidad para introducir rápidamente nuevos productos o para hacer cambios de diseño en productos existentes. Es decir: nuevos productos y nuevos procesos. Ahora que conocemos las diferentes estrategias en operaciones, debes seleccionar aquella o aquellas que sean las más adecuadas para tu empresa. Es decir, identificar qué estrategias de operaciones deberá seguir el área de operaciones, con el fin de alcanzar los objetivos y las metas trazadas por la empresa, para posteriormente identificar qué tipo de sistema productivo logra los niveles exigidos, ya que no existe ningún sistema de producción que pueda proporcionar todas las estrategias anteriormente definidas en los niveles más elevados. Esto se debe principalmente a que existen contraposiciones entre ellos. Por ejemplo, una empresa no puede al mismo tiempo pensar en ser innovadora y tener unos costos de producción bajos; o una empresa no logrará ser flexible y adicionalmente tener los costos bajos. Tales contraposiciones deben ser identificadas y analizadas antes de definir las estrategias de operaciones para no tener inconvenientes en el futuro. En una micro o pequeña empresa, por las características que tiene, por lo general, las estrategias de operaciones que se siguen se encuentran entre las siguientes: flexibilidad, innovación, calidad, servicio y rendimiento del producto. La empresa debe identificar y seleccionar la estrategia competitiva de operaciones más conveniente y con ello seleccionar el tipo de sistema productivo más apropiado para la empresa.
10
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
7. Selección del Tipo de Sistema Productivo apropiado Para hacer realidad las estrategias que seleccione y siga la empresa, es necesario contar con el sistema productivo apropiado, dado que cada sistema logra en mayor o menor grado las estrategias mencionadas anteriormente. En términos generales, en el ámbito de operaciones se encuentran cuatro tipos de sistemas productivos:
Talleres Producción por lotes Líneas de ensamble Flujo continuo
Características de los Tipos de Sistemas productivos Los sistemas productivos denominados Talleres y Producción por Lotes son los que normalmente se encuentran en las micro, pequeñas y medianas empresas, caracterizados por baja eficiencia en los procesos, baja especialización y gran flexibilidad o variedad en la oferta de productos. Estos sistemas compiten en el mercado con prioridades competitivas relacionadas a la diferenciación, tales como la flexibilidad de ofrecer variedad de productos y la habilidad para el diseño de productos personalizados de acuerdo con las especificaciones de calidad de los clientes. a) Talleres: Por lo general los talleres presentan las siguientes características: -
-
-
Las instalaciones están organizadas alrededor del proceso; es decir por funciones o áreas. Pequeños volúmenes de producción, Producción “a medida” o con muchas opciones personalizadas por lo que la variedad es prácticamente infinita (limitada solo por la imaginación del cliente y las posibilidades técnicas de la empresa). Existe una gran variedad de productos. Poca o nula estandarización Alta flexibilidad. Equipos suelen ser versátiles y permiten ejecutar operaciones diversas, por lo que puede avanzarse una amplia variedad de outputs. Maquinaria de propósito general. Los equipos o máquinas se pueden emplear para muchos productos El proceso de obtención de productos requiere un pequeño número de operaciones poco especializadas Las operaciones son realizadas por el mismo trabajador o por un grupo de ellos, que se hacen cargo de todo el proceso de obtención de un pedido concreto. Los equipos o máquinas están agrupados por funciones y tienen una baja utilización en general, lo que genera una baja productividad. Los costos variables son en general relativamente altos debido a la baja o muy baja automatización (lo que implica escasa eficiencia) Una utilización intensiva del factor trabajo (mano de obra) La inversión es baja Costo fijo bajo. Los equipos requieren realizar una preparación (setup) constante para acondicionarlos a la elaboración de cada nuevo producto. Los trabajadores poseen habilidad para cambiar continuamente.
11
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA -
Los tiempos de entrega al cliente suelen ser largos Normalmente no se mantiene inventarios de productos terminados, pero suele haber mucho producto en proceso Hay poco inventario de materia prima, la cual se adquiere de acuerdo con el pedido del cliente, salvo para materiales comunes a muchos productos donde puede existir cierto nivel de inventario. Dada la variedad de productos y recursos, la planificación y el control de la producción es complejo, lo que genera muchos cuellos de botella que pueden variar por épocas en función del conjunto de pedidos de los clientes. Las oportunidades de automatización se encuentran en software, máquinas y equipos que proporcionen al mismo tiempo flexibilidad y rapidez en la preparación.
Algunos ejemplos son los siguientes: imprentas, talleres de confecciones y de calzado, muebles, talleres de metal mecánica. b) Producción por lotes. Los sistemas de producción por lotes representan un posible tránsito hacia sistemas de mayor volumen de producción y de especialización. Entre las características de estos sistemas, se tienen los siguientes: -
Existe un conjunto de productos de demanda permanente y en volúmenes medianos El producto suele tener bastantes versiones entre las que ha de elegir el cliente (que mantiene una participación media en el proceso), por lo que ya no es “a medida” dándose un cierto grado de estandarización. Las áreas de trabajo han de contener maquinaria algo más sofisticada y enfocada a ciertos tipos de operaciones, por lo que requiere una mayor inversión en capital Cada trabajador domina el funcionamiento de uno o varias áreas de trabajo Los trabajadores tienden a ser más especializados La automatización de los procesos sigue siendo baja y se mantiene una buena flexibilidad. El proceso de producción requiere más operaciones y estos son más especializados, con lo que difícilmente un mismo operario puede dominarlas todas con una eficiencia aceptable. Las instalaciones de la empresa se disponen en áreas ordenadas en secuencia, de acuerdo con el proceso productivo Puede disponerse de inventarios de producto terminado en los productos estándares. Existen inventarios de productos en proceso correspondientes a los lotes que se están procesando y hay cierto inventario de materia prima. El número de preparaciones de máquina disminuye con respecto a los talleres, lo que mejora la eficiencia en el uso de recursos. Los tiempos de entrega al cliente son medianamente elevados Algunos ejemplos son los siguientes: Empresas medianas de confecciones con pedidos de grandes clientes, autopartes. Otro ejemplo, una fabrica normal de muebles, donde el cliente puede elegir la tapicería de las sillas, y la forma o el color del armario, pero sólo de entre las opciones del catálogo que le ofrece la empresa.
Los flujos lineales y los flujos continuos se desenvuelven en ambientes altamente competitivos de mercados maduros, donde prima la lógica de la economía de escala y el costo es fundamental como prioridad competitiva, lo que requiere también competir en calidad y tiempo de entrega. Las empresas de este tipo instaladas en países en
12
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA desarrollo pueden estar desarticuladas del tejido productivo local, siguiendo una lógica de aprovisionamiento global, sobretodo en las filiales de empresas multinacionales. Entre las características de este tipo de sistemas productivos, se tienen las siguientes: -
Las instalaciones están dispuestas en líneas, los productos fluyen de uno en uno a lo largo del proceso productivo Los productos siguen una misma secuencia de producción Los volúmenes de producción son altos y repetitivos Los cambios de producto no son frecuentes y cuando ocurren normalmente demandan un tiempo considerable de preparación de la línea. Los productos son estandarizados. El control de procesos es fundamental para obtener productos de calidad Tiene niveles elevados de automatización, normalmente rígida. En los procesos continuos, las oportunidades de automatización se encuentran en el control de las variables de proceso. Presentan gran inversión en máquinas y equipos, que requieren una gestión eficaz del mantenimiento. El ciclo de producción anual se basa en presupuestos de venta y pronósticos de demanda que exigen gran precisión pues de ellos depende todo el ciclo del negocio.
A continuación desarrollamos cada una: c) Flujo lineal (Líneas de ensamble) Se trata de fabricación de grandes lotes de pocos productos diferentes, con opciones pero técnicamente homogéneos, usando para ello las mismas instalaciones. Se trata de ítems cuyo proceso de obtención en el área de trabajo requiere una secuencia similar de operaciones, aunque alguno de ellos pueda saltar alguna que no le es necesaria, por lo que dichas máquina se disponen en línea, una tras otra. Tras fabricarse un lote de un ítem, se procede a ajustar las máquinas y se fabrica un lote de otro distinto, y así sucesivamente. En este caso la maquinaria es mucho más especializada que en los anteriores, dándose una alta inversión en capital así como una mayor automatización y homogeneidad de los procesos que en los talleres y producción por lotes. No obstante, debido a que han de ser ajustables para desarrollar operaciones muy similares, pero no exactamente iguales (con lo que es ha ya una repetitividad media o alta) los equipos siguen siendo más versátiles que en la configuración continua (donde las instalaciones están diseñadas para la realización de una sola operación. Es necesario, pues, que su utilización sea alta y para hacer frente a lotes de gran volumen; solo así se podrá lograr un costo unitario bajo. Por ello, este tipo de empresas suelen fabricar para stock. Este tipo de configuración aprovecha las ventajas derivadas de la configuración continua y de talleres y lotes. Normalmente implica un diseño de productos y procesos a largo plazo y el esfuerzo merece la pena dado los beneficios de la producción en serie (típica de los sistemas continuos), con lo que pueden obtenerse economía de escala con el empleo de estos equipos.
13
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Tenemos como ejemplo, la línea de montaje de un auto donde, aunque varíe el equipamiento, la motorización o el número de puertas, se trata siempre del mismo modelo. Otros ejemplos son: electrodomésticos, juguetes y computadoras. d) Flujo continuo: grandes volúmenes de producción y mucha automatización y eficiencia La fabricación en lotes se transforma en un flujo continuo de producción cuando se eliminan los tiempos ociosos y de espera, de forma que siempre se están ejecutando las mismas operaciones, en las mismas máquinas, para la obtención del mismo producto, con una disposición en cadena o línea. Cada máquina o equipo están diseñados para realizar siempre la misma operación y preparados para aceptar de manera automática el trabajo que le es suministrado por una máquina precedente, que también ha sido especialmente diseñada para alimentar a la máquina que le sigue; los operarios realizan siempre la misma tarea para el mismo producto. Existe, por tanto, una dependencia secuencial en un sistema integrado; cada tarea a realizar puede ser diferente, pero estas y la forma en que se ejecutarán, han de considerarse simultáneamente. La homogeneidad del proceso y la repetitividad de las operaciones son altas. En la fabricación continua no se suele incurrir en paradas de producción, en algunos casos, una parada del proceso podría originar graves perjuicios a la maquinaria, y elevados costos para la empresa. Los objetivos básicos de la producción continua son la mejora del flujo de materiales y trabajos, la especialización de los conocimientos y destrezas de los trabajadores y una rápida realización de los trabajos y generación del valor añadido. Algunos ejemplos típicos de procesos industriales continuos incluyen productos químicos como plásticos, drogas, jabones, fertilizantes, productos derivados del petróleo, comida bebidas y productos de papel; gran minería y siderúrgicas. En el Cuadro 2 se muestran algunas de las principales características de los diferentes sistemas productivos, las cuales son una ayuda para identificar el tipo de sistema productivo con que se cuenta. Si bien, líneas arriba y en el cuadro anterior observamos las diferencias entre los tipos de sistema productivos existentes, que nos permitirá seleccionar la que sea mas conveniente para nuestra empresa, existe un concepto muy importante que nos ayudará mejor en dicha tarea. Nos referimos al concepto de la Matríz ProductoProceso (MPP). La Matriz Producto-Proceso, que combina el tipo de proceso con la tipología de producto, establece una clasificación de procesos productivos de acuerdo con el volumen de producción y la flexibilidad y customización en cuatro categorías: Talleres, producción en lotes, flujo lineal y flujo continuo, de menor a mayor automatización y teniendo en cuenta que la automatización estará en relación inversa con la flexibilidad. La MPP refleja una relación entre los ciclos de vida del producto y del proceso que determina una evolución temporal desde volúmenes bajos de producción con elevada flexibilidad hacia grandes volúmenes muy estandarizados.
14
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Cuadro 2. Característica de los sistemas productivos
Característica
Talleres
Número de clientes
Muchos
Número de productos Diferenciación del producto Requerimiento de materiales Control sobre proveedores Inventario de materia prima
Muchos
Producción por lotes
Flujo lineal
Flujo continuo
Muchos, menos que en el job shop Varios
Menos
Pocos
Pocos
Muy pocos
Hechos a la medida Difícil de predecir Bajo
Menor grado de customización Algo predecible
Más estandarizados Predecible
Estandarizados (commodities) Muy predecible
Moderado
Alto
Muy alto
Pequeño
Moderado
Inventario de WIP Inventario de producto terminado Programación
Grande
Moderado
Variable, entregas frecuentes Pequeño
Grande, entregas continuas Muy pequeño
Ninguno
Variable
Alto
Muy alto
Incierta, cambios frecuentes
Expeditación frecuente
Retos principales en las operaciones
Incrementar utilización de recursos, romper cuellos de botella Muy bajo
Balancear etapas del proceso
A menudo establecida por adelantado Balancear líneas, mejorar productividad
Inflexible, secuencia regida por la tecnología Evitar paro de maquinas, minimizar costos
Bajo
Bajo o alto
Alto
Cambian rápidamente
Cambian a menudo, y son predecibles Moderada
Generalmente conocido y estacionario Rápida
Conocido estacionario
Patrones un poco predominantes Combinación de propósito general y especializados Moderadas
Patrón de flujo rígido
Claro e inflexible
Especializados tecnología alta o baja
Especializados, alta tecnología
Largas
Muy largas
Nivel de automatización Cuellos de botella Velocidad (Unidades/día) Flujo de proceso
Baja
Tipo de equipos
Propósito general
Tamaño de la corridas
Muy cortas
Sin patrón
y
Muy rápida
En el ciclo de vida de los procesos se va pasando de un tipo de configuración a otro a medida que aumenta el volumen de producción, la automatización y homogenización de los procesos, la repetitividad de las operaciones, la inversión en capital y la estandarización del producto, reduciéndose la flexibilidad del proceso y ola participación del cliente en este. La Figura 2 presenta la matriz producto-proceso, la cual ilustra las posibilidades de posicionamiento de los sistemas productivos.
15
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Representa interacción existente entre las distintas etapas del ciclo de vida del producto y procesos; las filas de esta matriz representan las que atraviesa un proceso productivo desde su etapa fluida inicial hasta su consolidación en su forma sistémica. Las columnas corresponden a las diferentes fases del ciclo de vida del producto, desplazándose desde la gran variedad que caracteriza a la introducción, hasta los productos consolidados altamente estandarizados. Figura 2. Matriz Producto - Proceso
FASES CICLO DE VIDA DE PRODUCTOS
Talleres ETAPAS DE CICLO DE VIDA DE PROCESOS
Producción por lotes Líneas de ensamble Sistema flexible de producción
Procesos continuos
Cada empresa puede ser representada en esta matriz, ocupando aquella situación que mejor refleje la etapa en que se encuentre el producto y el proceso productivo que haya elegido para su fabricación. La ventaja que reúne la consideración conjunta de productos y procesos radica en que ayuda significativamente a las empresas a deleitar con precisión donde están realmente sus competencias distintivas y a concentrar su atención en un conjunto limitado de decisiones y alternativas de proceso, así como en un restringido grupo de opciones de marketing; de este modo, el énfasis se concentra en determinado camino o senda de la matriz, sea éste hacia el proceso o hacia el producto pues, limitar el enfoque de las actividades de la empresa y apoyar las actividades del Plan de operaciones pueden contribuir a incrementar sensiblemente la probabilidad de éxito de ésta. Cuando la empresa considera simultáneamente productos y procesos, puede cambiar el modo de definir sus productos. Las prioridades de los responsables de operaciones cambian conforme se modifican las combinaciones de productos y procesos de la empresa, pues es la interacción entre ambos a que determina las tareas que serán críticas en cada firma o industria; así, en una configuración de talleres, la flexibilidad será el factor clave para hacer frente a los cambios en el volumen de producción y en la demanda de productos, mientras que la mayor estandarización de procesos requerirá una mayor fiabilidad, una
16
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA mayor capacidad de predecir la demanda y las operaciones necesarias, y costos inferiores. Si la cuestión se enfoca desde el punto de vista del producto, es fácil imaginar que una entidad que decida competir mediante la calidad o el desarrollo de nuevos productos elegiría un sistema de producción mucho más flexible que el de sus competidores, que, con la misma estructura de productos, estén compitiendo en precios. La posición que elija cada empresa deberá tener en cuenta su orientación tradicional; las orientadas al mercado, que buscan ser capaces de responderle en todo momento, pondrán su énfasis en la flexibilidad y la calidad; las que estén más orientadas a la fabricación buscarán amoldar el mercado a sus costos o liderazgo en procesos. La decisión que se tome sobre la posición en la matriz influirá de manera determinante en la competitividad de la empresa; e incidirá en los aspectos de costo, calidad, organización e inversión.
8. Decisiones específicas sobre el proceso de producción Una vez que se ha decidido sobre el tipo de sistema de producción más conveniente para la empresa, ahora se deben decidir diferentes aspectos específicos sobre el proceso de producción.
a. Identificación de los procesos y elaboración del Diagrama de Flujo del Proceso Para fabricar un producto o elaborar un servicio es necesario que éste pase por etapas, pasos o fases; es decir, un proceso donde se combinan recursos humanos y materiales, bajo una secuencia lógica que va determinando cada una de las partes que constituyen y van formando el producto o servicio final. Por ejemplo: si vas a fabricar pantalones, tal vez la primera etapa sea conseguir los recursos necesarios para producir (tela, hilos, botones, equipos, maquinaria, mesa de corte, personal, etc.), enseguida pasarás a cortar la tela de acuerdo a los moldes o patrones establecidos, otra fase sería coser y unir las partes de tela del pantalón, y así sucesivamente hasta tener el pantalón terminado y listo para embolsar y llevar al almacén. Es posible que ciertas etapas para las que no tenemos las destrezas o la maquinaria necesarias puedan ser desarrolladas más eficientemente por una tercera empresa a la que podemos subcontratar (también conocida como tercerización o outsourcing). Así, por ejemplo en el caso de un fabricante de artículos de cuero, si desea darle un tinte especial al cuero podría contratar a una empresa que se encargue del proceso de teñido. Es recomendable representar nuestro proceso productivo gráficamente, para lo cual se usa el diagrama de flujo del proceso de producción. Este diagrama es una representación gráfica del orden secuencial de todas las operaciones, transportes, inspecciones, demoras y almacenamientos que se presentan durante el proceso de producción, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque final. Además, provee información sobre el tiempo requerido y las distancias recorridas en la fabricación del producto.
17
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA El diagrama de flujo del proceso es el punto de partida para definir qué tipo de maquinaria requieres así como la forma más adecuada para colocar tus instalaciones físicas dentro de la planta. Muchas empresas diseñan sus plantas de producción sin tomar en cuenta el flujo del proceso, y el resultado es un alto costo de manejo de materiales, tiempos de procesos más largos de lo debido.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo del proceso? La simbología básica de un diagrama de flujo es la siguiente:
Operación
Inspección Transporte
Retraso Almacenamiento
Cualquier actividad que dé como resultado un cambio físico o químico en un producto o componente del mismo. Incluye también el ensamble y desensamble de productos. Cualquier comparación o verificación de características contra los estándares de calidad o cantidad establecida para el mismo. Cualquier movimiento que no sea parte integral de una operación o inspección. Se debe incluir la cantidad de distancia recorrida por el producto para cada actividad. Cualquier período en el que un componente del producto esté esperando para alguna operación, inspección o transporte. Mantener un producto o materia prima en el almacén, hasta que se requiera para su uso o venta.
A continuación presentamos un ejemplo de diagrama de flujo del proceso para elaborar galletas: En primer lugar realizamos una Descripción del Proceso: 1. Traer harina, azúcar, manteca, polvo para hornear, sal, huevos, y vainilla de la bodega hacia la mesa de trabajo 2. Cernir la Harina 3. Mezclar todos los ingredientes 4. Amasar la mezcla 5. Extender la masa y dar forma a las galletas 6. Colocar las galletas en los moldes 7. Llevar las galletas al horno 8. Hornear las galletas a 350 grados centígrados 9. Llevar las galletas a la mesa de trabajo para enfriamiento 10. Enfriamiento de galletas 11. Empacar galletas 12. Almacenar galletas en dispensa. AA continuación elaboramos el diagrama de flujo utilizando los símbolos indicados líneas arriba (ver Figura 3.)
18
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Figura 3. Flujo del Proceso de Producción
Figura 3. Flujo de
Proceso Llevar materia prima a la mesa de trabajo.
Tiempo 3 Min.
Cernir la Harina.
3 Min.
Mezclar todos los ingredientes.
5 Min.
Amasar la mezcla.
10 Min.
Extender la masa y dar forma a las 20 Min. galletas. Colocar las galletas en los moldes. 10 Min. Llevar las galletas al horno.
2 Min.
Hornear las galletas a 350 grados 12 Min. centígrados. Llevar las galletas a la mesa de trabajo 2 Min. para enfriamiento. Enfriamiento de galletas. 10 Min. Empacar galletas.
5 Min.
Almacenar galletas en dispensa
Un aspecto fundamental a considerar en esta parte es que, si bien existe una forma de producir un bien o servicio, esta debe ser revisada de manera que se simplifiquen, eliminen o mejoren algunas de las actividades, siempre buscando la eficiencia y productividad del proceso de producción, es decir producir más y mejor con los mismos recursos disponibles.. Esto implica dedicarle tiempo para analizar y probar las diferentes alternativas que puedan existir para mejorar el proceso.
b. Capacidad de producción requerida Debe establecerse la capacidad de los equipos, maquinarias y recursos humanos, con la cual operará en función de los requerimientos del mercado. Para ello, es necesario tener en cuenta que el uso de la capacidad depende las condiciones reales de operación en términos de materiales, ambiente de trabajo y suministro de energía adecuados, entre otros. También debe considerarse que la eficiencia en el uso de la capacidad puede estar en condiciones por decisiones relacionadas con la planificación de la producción, los productos defectuosos y el abastecimiento oportuno de materiales e insumos diversos. En este sentido, la Figura 4 ilustra estos conceptos.
19
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Figura 4. Capacidad en los sistemas productivos
Capacidad efectiva
Producción actual
Eficiencia
Capacidad efectiva
Máximo en condiciones reales
Utilización
Capacidad efectiva
Máximo en condiciones ideales
En particular, es importante destacar que la eficiencia en el uso de la capacidad está determinada principalmente por la existencia de cuellos de botella en el proceso productivo, como se muestra en la Figura 5, donde la operación número 2 determina la capacidad del proceso. Figura 5. Cuello de botella del sistema productivo
Inputs
1
2
3
Outputs 80 Un/Hr
120 Un/Hr 120 Un/Hr
80 Un/Hr
100 Un/Hr
En los sistemas productivos de las pequeñas empresas, los cuales operan normalmente como talleres o producción por lotes, existe una baja eficiencia individual en el uso de los distintos equipos y maquinarias. De una forma global la capacidad de producción de estos sistemas estará dada por algunos recursos que serán los cuellos de botella del sistema. En estos casos, sobre todo en los talleres, la distribución de planta, normalmente organizada por áreas funcionales, impide identificar con facilidad los recursos cuello de botella. Por otro lado, en los sistemas productivos de alto volumen, la distribución secuencial en línea facilita la identificación de los recursos cuello de botella, aunque los desequilibrios de capacidad entre los recursos no suele ser muy marcada.
20
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Es necesario tener en cuenta que la tecnología a utilizar influye mucho en la capacidad de producción.
c. Producir o tercerizar Algunas veces es más conveniente dejar de producir determinado bien o servicio o dejar de realizar determinada operación en la producción, y esto por varias razones: una de ellas por que no se cuenta con equipo o maquinaria adecuada, ya que tenerlo sería muy costoso e inconveniente para un nuevo negocio, otra razón es porque Cuando se tenga claro el diagrama de flujo del proceso de producción, estaremos en condiciones de analizar si conviene producir todos los componentes o todas las operaciones para tener el producto o servicio terminado. Veremos lo que mas nos convenga. El asunto es que debemos tener claro que procesos vamos a elaborar y que vamos a subcontratar o tercerizar. La decisión de tercerizar implica un proceso analítico por cuatro etapas sucesivas: Etapa 1: Definir las actividades clave o centrales de la empresa. Las actividades centrales o clave son aquellas percibidas por los clientes como que agregan valor y por lo tanto son básicas para la competitividad de la empresa. Son aquellas que le permiten a la empresa diferenciarse de sus competidores, por ejemplo en la calidad de sus productos o servicios, su capacidad para reconocer las necesidades del mercado e innovar, o mantener una posición de bajos costos. Distinguir entre actividades que son clave pero que podrían ser consideradas para ser tercerizadas y las que son críticas para la competitividad de la empresa y que no deberían tercerizarse es una tarea difícil a la que debe dedicarse tiempo y cuidado. Las habilidades que son críticas para la empresa deben ser gobernadas al interior de la empresa, y son aquellas en las que la empresa debe seguir invirtiendo y construyendo capacidades únicas y diferentes. Definir qué actividades podrían ser consideradas para tercerizar requiere entender muy bien la industria y el negocio, la dinámica del entorno, la competencia y la propia naturaleza de la ventaja de la empresa. Etapa 2: Evaluar todas las actividades relevantes de la cadena de valor En esta etapa es necesario identificar y analizar los costos de cada actividad. Se analizan los costos por actividad para poder evaluar y comparar las economías que podrían generarse en caso de tercerizar alguna de ellas. Con los resultados del análisis y costeo de actividades se está en condiciones de proceder a comparar costos entre “hacer y comprar”. Etapa 3. Comparación de costos entre “hacer y comprar” En la etapa anterior se determinaron los costos de “hacer”. En esta etapa es necesario determinar el costo de “comprar” lo cual no solamente implica considerar el precio del producto o servicio ofrecido por el proveedor sino identificar y medir todas las actividades y costos internos que se le generan a la empresa en caso de tercerizar.
21
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Se deberá prestar atención a todos los costos involucrados en el proceso de adquisición y de gestión de la relación con el proveedor por parte de la empresa. Se debe considerar desde la búsqueda inicial y comparación entre proveedores hasta la gestión del día a día de sistemas de información y logística, como por ejemplo controlar al proveedor, costos de garantías y contratos, costos asociados a cooperar con el proveedor para la mejora del producto o servicio. El costo de tercerizar se compone del precio del producto o servicio más todos los costos de transacción que se generan antes durante y después de tercerizar. Si el costo de “comprar” incluido el costo de gestionar la relación con el proveedor, aún es más bajo que el costo de “hacer”, entonces se puede pasar a la siguiente etapa. Etapa 4: Análisis de la relación con el proveedor. Tercerizar actividades no periféricas suele requerir una estrecha relación de trabajo con el proveedor basada en cooperación mutua e intercambio de información. Las asociaciones y alianzas implican riesgos y deben gestionarse, lo cual implica costos adicionales. Ello puede ser más o menos costoso dependiendo del tipo de industria, de la estructura competitiva de la misma, del poder relativo entre proveedor y cliente, y de los riesgos de que el proveedor pueda asumir una conducta oportunista en el futuro. Cuando una industria se torna más competitiva y asume forma de cluster3 dinámico, las empresas tienden a especializarse, aumenta la variedad y calidad de proveedores a lo largo de toda la cadena de abastecimiento y consecuentemente se incrementa las posibilidades de encontrar un proveedor adecuado y confiable. A su vez el costo de tercerizar se reduce en este tipo de industrias ya que las transacciones son gobernadas por mecanismos de mercado o por contratos relativamente sencillos. En circunstancias en las que la tercerización requiere de alianzas, se pierden algunas de las ventajas, como por ejemplo la flexibilidad. La decisión de tercerizar o no dependerá de la posibilidad de gobernar la relación con el proveedor bajo algún tipo de mecanismo contractual o asociativo que resulte confiable. En conclusión, las ventajas del ´outsourcing´ o tercerización dependen de un conjunto complejo de factores. La decisión debería estar basada en un cuidadoso análisis estratégico, de los costos de las actividades, de la relación con el proveedor y en una detallada comparación de costos entre “hacer” y “comprar”. Dependerá también de la confiabilidad de los proveedores y la posibilidad de gobernar eficientemente la relación proveedor-cliente. Del otro lado del mostrador, las empresas que aspiren a convertirse en proveedores preferentes de clientes que deciden tercerizar, además de ofrecer un producto, servicio y precio conveniente, deberán dar señales de confiabilidad y aprender a manejar la relación con el cliente de tal forma que no se agreguen costos de transacción innecesarios. Las nuevas tecnologías de información son un elemento que facilitará cada vez más la gestión de las relaciones entre proveedores y clientes, y por lo tanto también facilitará y promoverá la práctica de la tercerización. La tendencia globalizadora también seguirá facilitando la
3
Los clusters son agrupaciones de empresas complementarias e interconectadas. Son concentraciones geográficas de empresas interrelacionadas que actúan en una determinada actividad productiva. Agrupan una amplia gama de industrias y otras entidades relacionadas que son importantes para competir. Incluyen, por ejemplo a proveedores de insumos críticos (como componentes, maquinaria y servicios) y a proveedores de infraestructura especializada. Con frecuencia también se extienden hasta canales y clientes.
22
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA tercerización fuera de fronteras lo que podría ser una oportunidad para países en desarrollo confiables. Por lo general, en una micro o pequeña empresa, poco es lo que se terceriza, y esto se explica principalmente por sus bajos volúmenes de producción, lo cual no permiten alcanzar precios bajos para la empresa, y además no son considerados interesantes para el proveedor. Naturalmente, algunos emprendedores lo hacen y apelan principalmente a su capacidad de gestión y persuasión ‘para “convencer” a los proveedores a que realicen el servicio a pesar que no le es conveniente económicamente.
d. Tecnología productiva De acuerdo a la matriz Producto-proceso, por lo general, el nivel tecnológico del proceso de producción se hace más exigente conforme avanza el ciclo de vida del proceso; es decir que, en el sistema de talleres y por lotes, que es donde más se acomoda la micro y pequeña empresa, el nivel tecnológico es bajo, y por ende más intensivo en mano de obra. Sin embargo, en algunos tipos de negocio se requiere cierto nivel tecnológico en el proceso de producción. Por ejemplo una imprenta, requerirá una computadora adecuada para la labor de diseño. La tecnología productiva no sólo trata de los procesos básicos, sino de toda la ingeniería de diseño de fabricación, las instalaciones y los equipamientos, la distribución en planta (es decir la composición de la fábrica) y los procedimientos de gestión logística (almacén, gestión de stocks, transporte). De todos modos, en un plan inicial resulta importante describir la tecnología productiva que se va a utilizar y los medios que se van a emplear.
e. Determinación de la maquinaria, equipo y herramientas Una vez que seleccionaste el tipo de proceso más adecuado para fabricar tus productos, debes determinar las máquinas, equipos y herramientas con los que debes contar para elaborar el producto o brindar el servicio que has definido como nuestra oportunidad de negocio. Para ello se debe tomar en cuenta el diagrama de flujo del proceso que has diseñado y de la cantidad de producción regular de la empresa, y considerando los siguientes criterios: Para las máquinas: Definir aquellas operaciones que se harán manualmente y aquellas en las que se usarán máquinas. Esto depende del nivel de tecnificación de la empresa. Por ejemplo: Si nuestra producción es tipo taller, para fabricar polos de algodón requeriremos solo de una máquina de coser simple, pero si queremos mayor tecnificación necesitaremos de una máquina remalladora, una mesa de corte y una máquina cortadora. Definir las operaciones que se harán directamente y aquellas para las que se contratarán servicios de terceros. Por ejemplo: Si a un carpintero se le encarga, de manera ocasional y en cantidades pequeñas, hacer sillas con patas torneadas, no tiene por qué comprarse un torno, pues le resulta más económico llevar las patas a tornear en otra carpintería que brinde este servicio. Definir la cantidad de máquinas que se requerirá en función de la producción regular de la empresa. Por ejemplo: Si inicialmente vamos a producir 400 polos
23
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA mensuales y la capacidad de producción por máquina es de 300 polos, necesitaremos un mayor número de máquinas de coser. Sin embargo, una alternativa podría ser tercerizar temporalmente la diferencia de producción en caso que el costo de otra máquina sea elevado.. Evaluar la capacidad operativa de las máquinas: ¿cuánto pueden producir? Para ello tomamos en cuenta las especificaciones técnicas de la máquina, así como sus años de vida útil. Por ejemplo: La capacidad operativa de una máquina de costura recta que tiene cinco años de uso será menor que la de una nueva. Otros aspectos a considerar son:
Precio. Requerimiento de espacio. Precisión de la máquina. Facilidad de uso. Seguridad. Habilidades que requiere la mano de obra para usarla. Flexibilidad (diferentes usos). Tiempo de preparación. Servicio de mantenimiento.
En el Cuadro 3 se especifican las máquinas y equipos necesarios para la fabricación de polos. Cuadro 3. Máquinas y equipos necesarios para la fabricación de polos
Maquinarias y equipos
Cantidad y unidad
Máquina de costura recta Máquina remalladora Cortadora de tela
1 Un 1 Un 1 Un
Para equipos y herramientas: Para cada una de las actividades del proceso productivo definimos los equipos y las herramientas auxiliares con los que debemos contar para una producción o servicio eficiente (rápido y de calidad). Por ejemplo: Para la elaboración de moldes necesitamos cinta métrica y papel kraft; para el trazo, reglas y tizas; y para el corte, tijeras. En lo que concierne al personal involucrado en cada una de las actividades, cada persona debe contar con su propio instrumental, para no demorar la producción o el servicio. Por ejemplo: Si tenemos dos costureras debemos contar con al menos dos tijeras. Asimismo, es preciso tener reservas para casos de emergencia. Por ejemplo: Si durante el proceso de cosido se rompe la aguja, debemos tener otra para cambiarla de forma inmediata.
24
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA
f. Aseguramiento de la Calidad La calidad puede considerarse como la medida en que el producto que se elabora y/o el servicio que se brinda satisface las necesidades del cliente El aseguramiento de la calidad consiste en tener y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, implantadas dentro del sistema de calidad de la empresa. Estas acciones deben ser demostrables para proporcionar la confianza adecuada (tanto a la propia empresa como a los clientes) de que se cumplen los requisitos del sistema de la calidad. Para ello la empresa tiene que establecer una organización interna que ejerza la determinación de los procesos productivos y de las características y cualidades de los productos, es decir que gerencie o maneje los proceso productivos enfocada al mejoramiento continuo.
g. Mantenimiento Es importante dar un énfasis especial al mantenimiento preventivo, que consiste en la inspección periódica de las máquinas utilizadas en la producción, en el ajuste o sustitución de piezas, incluso, cuando éstas no muestren fallas. La finalidad de este tipo de mantenimiento es evitar fallas y alargar, en la medida de lo posible, la vida de la maquinaria, de las herramientas y de las instalaciones, con el fin de que puedan operar de manera normal, con el menor número de fallas y averías el mayor tiempo posible. Un adecuado mantenimiento preventivo evitará muchos costos de reparaciones, disminuirá tanto los tiempos muertos como los tiempos de parada y alargará la vida útil de las máquinas. El mantenimiento es especialmente importante en empresas eminentemente productivas, donde la maquinaria y herramientas son su principal motor. Existen una serie de herramientas y técnicas de apoyo al mantenimiento preventivo que es importante tener establecidas en la empresa, para que formen parte de los procedimientos habituales a llevar a cabo en la organización, en concreto, los más importantes son: • Inventario técnico • Registro de reparaciones, repuestos y costes • Procedimientos habituales • Inventario temporal de mantenimiento y reparaciones.
h. Distribución de Planta (layout) La distribución de planta consiste en el ordenamiento físico de los elementos de la producción tomando en cuenta sus características y todos aquellos factores que inciden en su funcionamiento, definiendo principalmente el flujo de materiales y todos los requerimientos de espacios según los procesos productivos. Este orden incluye los espacios necesarios para la ubicación de las maquinarias y equipos, el movimiento de materiales y de trabajadores, el almacenamiento y todas las actividades o servicios que se realizan en la empresa4. 4
Tomado de ¿Cómo elaborar mi Plan de Negocio? Lima: Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, 2005
25
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Lograr una disposición ordenada y bien planeada de las áreas, la maquinaria y equipo, acorde con los desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, beneficia a la empresa, pues de esta manera se logrará un aprovechamiento eficaz del equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores. La distribución de planta tiene dos objetivos: a) Objetivo económico: Aumentar la producción, reducir los costos y satisfacer al cliente mejorando el servicio y el funcionamiento de la empresa. Estos e consigue considerando lo siguiente: El incremento de la productividad y la disminución de los costos. Disminuir las distancias que deben recorrer los materiales, las herramientas y los trabajadores. Una circulación adecuada para el personal, los equipos móviles, los materiales, los productos que están siendo elaborados, etc. La utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad. Definir la localización de sitios para la inspección. Reducir el tiempo de fabricación, al hacer más eficiente el traslado de personal, equipos, herramientas, materias primas, productos en proceso y productos elaborados. b) Objetivo social: Brindar seguridad al personal y disminuir los accidentes y el mejoramiento de las condiciones de trabajo. Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de planta son: a) Determinar el volumen de producción b) Movimientos de materiales c) Flujo de materiales, y Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de las instalaciones, el flujo de operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados, pasando obviamente por el proceso de fabricación. Criterios Para una adecuada distribución. Debemos considerar, entre otros, los siguientes: 1. Funcionalidad: Que las cosas se sitúen donde puedan ser efectivamente trabajadas. 2. Economía: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio. 3. Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos. 4. Comodidad: Crea espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de los materiales. 5. Buena iluminación: No debemos descuidar este elemento, que varía según cada labor específica. 6. Buena ventilación: Indispensable en procesos que demanden una corriente de aire, ya que comprometen el uso de gases o altas temperaturas, etc. 7. Accesos libres: Hay que permitir el tráfico sin tropiezos.
26
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA 8. Flexibilidad: Es necesario prever cambios futuros en la producción que demanden un nuevo ordenamiento de la planta. 9. Seguridad: Hay que garantizar el cumplimiento de normas de seguridad que eviten que las personas, el equipo, el material, la infraestructura y el medio ambiente sufran accidentes. Por ejemplo, las instalaciones necesarias para una pequeña empresa del giro de tejido y confecciones incluyen, entre otras, las siguientes áreas:
Almacén de materias primas: Es el lugar asignado para almacenar los materiales, como hilos, accesorios, empaques, entre otros, de una manera ordenada según las áreas donde se utilizarán posteriormente. Tejido: En esta parte se ubican las máquinas tejedoras, las cortadoras, las remalladoras las ojaladoras. Así mismo, se lleva a cabo el proceso de terminado de las prendas supervisándose el buen acabado y la ausencia de defectos; ahí se lleva esta área reservada para lo vehículos con los cuales se llevan los pedidos a los distribuidores y es el espacio por el cual se descargan las materias primas y materiales auxiliares a cabo la aprobación o rechazo de las prendas que de aceptarse se les pega la etiqueta que contiene datos de la empresa y características como la talla para pasar finalmente por un control de calidad o supervisión. Corte, confección y acabado: En esta área se distribuyen las maquinas de coser y las mesas de trabajo es donde se corta y se unen las piezas de la ropa de tejido de punto. Y se detallan las piezas. Planchado y empacado: Aquí se plancha y se blanquean en el caso que sea necesario y una vez terminadas las piezas, estas se guardan en bolsas o en rollos de 50 mts. Almacén: Aquí se guardan los paquetes de camisetas terminados que fueron acomadados individualmente en una bolsa para evitar que se llenen de polvo en lo que llegan hasta el consumidor, es un lugar fresco y seco y es donde se lleva a cabo el inventario de productos terminados. Baños y vestidores: Es el lugar asignado a los obreros para ponerse la ropa de trabajo, sean estas las batas, cubrebocas y guantes.
A continuación se presenta como ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta de confecciones (ver Figura 6).
27
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Figura 6. Distribución de Planta.
i. Planeamiento y programación de la producción El plan de producción contemplará la forma en que se va a llevar a cabo todo el proceso destinado a generar los productos o servicios que la empresa va a ofrecer. El proceso de producción supone la resolución al problema de acomodar las cantidades de recursos disponibles (o su búsqueda y obtención) para proporcionar las cantidades de productos (producción) que optimicen alguna función (cantidad, beneficio, mínimos costes, rentabilidad, rendimiento...). Todo ello se hace mediante las “tecnologías” de producción o función de producción. En el caso de las empresas de servicios, los factores (recursos) que más condicionan la capacidad de proporcionar el producto son: disponibilidad de recursos físicos e instalaciones y recursos humanos. A ello debemos añadir la fuerte estacionalidad que se produce en la demanda de muchos de estos productos y que es causa de una gran descompensación frente a la disponibilidad de recursos y la capacidad para atender a los clientes. El plan de producción recoge las cantidades de recursos necesarios en cada momento, la forma en que se utilizan y los momentos en que deben ser incorporados, así como los resultados obtenidos. Por tanto abarcará las
28
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA actividades de compras, logística tanto interna como externa y planificación. El contemplar esta visión ampliada justifica la utilización del término operaciones que engloba todo el conjunto de una manera general. El plan deberá definir y programar todas las actividades y recursos necesarios, el momento en que deben estar disponibles, en qué cantidades y condiciones y cómo se incorporan en el proceso, todo ello a partir del conocimiento de la cuantía de productos que es preciso sacar en cada momento según un programa establecido. El punto de partida, por tanto, debe ser la previsión de la necesidad de producción, que necesariamente deberá extraerse de las proyecciones de la demanda establecidas en el plan de marketing. Es decir, en éste se determinan las cantidades que de cada producto deben estar disponibles en cada momento y el plan de producción describe cómo se llega a garantizar esta disponibilidad. Resulta obvio que ambos planes (marketing y producción) deben estar perfectamente coordinados y por tanto es lógico trabajar sobre ambos de una forma paralela.
j. Calculo de materiales Calcular la cantidad de materia prima e insumos requeridos posibilita garantizar la elaboración de los productos en el tiempo fijado, con las condiciones y especificaciones técnicas necesarias. Además, permite adquirir los materiales necesarios para iniciar un proceso de producción, de manera que se reduce el riesgo de compras excesivas o de desconocimiento de las cantidades requeridas para la elaboración de un determinado producto. Con el fin de calcular la materia prima necesaria para atender un pedido determinado, lo primero que debemos hacer es establecer cuánto requerimos para elaborar una unidad (un producto). Así, por ejemplo, para confeccionar una billetera5 se requiere lo consignado en el Cuadro 5. Cuadro 5. Materia prima necesaria para la elaboración de una billetera Materia prima e insumos Cuero Tintes Cierres Hilos Pegamento Broches
Cantidad y unidad 50 cm2 0,25 l 1 unidad 1 unidad 0,25 unidades 1 unidad
La cantidad de materiales está determinada por el total necesario para producir cierto número de productos que puede estar definido por un pedido o la proyección de ventas que calculamos alcanzar durante la siguiente semana, mes, etc. Se debe elaborar una lista de los requerimientos estimando la cantidad (en kilos, metros, unidades, etc.). Para calcular la necesidad total de materiales aplicamos la siguiente fórmula:
5
Tomado de Plan de Negocio , PROINVERSION, Lima Perú.
29
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Necesidad de material = Material necesario para una unidad x N.º de unidades a producir Para el caso de las billeteras, en el Cuadro 6 se presenta la materia prima necesaria. 6
Cuadro 6. Materia prima necesaria para la elaboración de 200 billeteras
Materia prima e insumos
Cantidad por Unidad
Unidades por producir
Necesidad de materiales
Cuero
50 cm2
200
100 m2
Tintes
0,25 l
200
50 l
Cierres
1 unidad
200
200 unidades
Hilos
0,25 unidades
200
50 unidades
Pegamento
0,25 unidades
200
50 unidades
Broches
1 unidad
200
200 unidades
k. Costo del producto/servicio El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado negativo. En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada. En la medida en que obtengamos un costo de producción menor, la empresa podrá manejar mejor su estrategia de precios, y será más competitiva. Por ello, todo esfuerzo por reducir costos, sin sacrificar la calidad será muy importante. Este punto está presente en cada paso de decisión, siempre estamos evaluando costos a los largo de todo el proceso de decisiones. Es relevante la distinción entre costos variables y los costos fijos, cuya recuperación depende de la vida útil de los elementos de estructura incorporados (edificios, maquinaria, equipos).
9. Localización de la planta Una de las cuestiones más importantes, en el caso de una empresa fabricante, será la selección de la ubicación de la planta, que deberá ser debidamente justificada en función de las ventajas que aporte el emplazamiento. Estas serán debidas fundamentalmente a la proximidad a los mercados de destino o a las fuentes de 6
Tomado de Plan de Negocio PROINVERSION Perú.
30
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA recursos disponibles. Esta decisión reviste la mayor importancia puesto que crea una dependencia seria para el futuro. Las decisiones de localización afectan permanentemente la estructura de costos, lo que determina los costos fijos y variables, los costos de transporte y otros costos, tales como los impuestos, los salarios, los alquileres, la materia prima, entre otros. Una buena localización debe ponderar un conjunto de factores que son relevantes y específicos para cada empresa. Entre estos factores se tienen los siguientes:
Costos laborales (salarios, sindicalización o productividad) Disponibilidad de la mano de obra (comprenden actitudes, edad, distribución y capacitación) Proximidad del as materias primas y proveedores Proximidad a mercados Políticas fiscales locales y estatales (comprenden incentivos, impuestos o compensaciones por desempleo) Servicios (gas, electricidad y agua, y sus costos) Costos del lugar (terreno, expansión, estacionamiento, desagüe, etc.) Disponibilidad del transporte (ferroviarios, aéreos, fluviales y autopistas) Cuestiones de calidad de vida en la comunidad (niveles de educación, costo de vida, atención médica, deportes, actividades culturales, transportes, vivienda, ocio o servicios religiosos) Cambio de moneda (tipo y estabilidad) Características del gobierno (estabilidad, honradez, y actitudes hacia nuevas empresas, tanto locales como extranjeras)
10.
Logística: Conceptos básicos
a) La importancia de Logística en las empresas Hasta hace unos años las distintas funciones de la empresa y su relación con sus clientes finales eran independientes. La logística trata de coordinar todas estas partes diferenciadas haciendo que haya un flujo continuo y coordinado entre los diferentes agentes, desde las actividades de producción hasta el cliente final. La logística ya no consiste tan sólo en tener el producto en el momento exacto en el lugar concreto a un coste determinado, tal y como se entendía hace unos años. Hoy, la logística abarca todo el proceso del producto desde su inicio hasta su llegada al consumidor y su posible devolución o reciclaje. Este canal por el que fluye el producto es lo que se denomina Cadena de Suministro y la gestión de la Cadena de Suministro se refiere a la gestión integrada de todos los materiales, recursos, activos y sistemas para alcanzar un flujo de materiales más seguro, rápido, flexible y eficaz a través de la propia cadena, y sobre todo a la gestión de los flujos de información que la propia actividad supone. Una empresa invierte diariamente tiempo y dinero en actividades dedicadas a planear, llevar a la práctica y controlar el movimiento y almacenamiento de recursos (materias primas, productos terminados y en proceso, información, etc.). Estas actividades se realizan a través de la LOGISTICA, que incluye todas las actividades, funciones y procedimientos que permiten que todos los materiales se
31
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA conviertan en productos entregados y consumidos por el cliente final de forma eficaz y a costos efectivos. Los procesos logísticos incorporan desde el cálculo de las necesidades, recepción de los pedidos, su procesamiento, compras, la revisión de los envíos de los proveedores, el mantenimiento con éstos de unas relaciones buenas y eficientes, gestión de inventarios y almacenes, envase, empaque y embalaje hasta la ingeniería del producto. Si la logística de una empresa y por ende de su cadena de suministros no está integrada los resultados finales presentan problemas como: fallas en entregas, inventarios excesivos, ciclos largos, pronósticos inexactos, baja productividad e incumplimientos. De una buena gestión del aprovisionamiento, y bajo las estrategias fundamentales de reducción de costes y aumento de la eficiencia, se pretende satisfacer objetivos como encontrar proveedores más competitivos, un producto o materias primas de calidad, un buen nivel de inventarios (intentar mantenerlos al mínimo nivel que la empresa pueda tener), o conseguir que los suministros lleguen a tiempo. En este mundo de alta competencia, el negocio se basa en dar valor agregado y en la creación de nuevas prácticas enfocadas a satisfacer a los clientes. Es por ello que en los tiempos actuales la Logística se ha convertido en un factor clave de competitividad para las empresas; por lo tanto si la empresa busca crecer y desarrollar debe poner suficiente atención y hacer los esfuerzos necesarios para dotar de las capacidades que permitan una logística eficiente y eficaz. La concienciación sobre la importancia estratégica de la gestión logística debe ser un hecho si se quiere alcanzar la excelencia empresarial. Ser “el mejor de la clase” en el aspecto logístico conlleva una ventaja competitiva respecto al resto de las empresas, no sólo por la eficiencia sobre la gestión sino además por el valor añadido generado en el producto o servicio final. Hay una consecuencia fundamental a tener en cuenta que viene de una buena gestión del aprovisionamiento, es la mejora en la capacidad de reacción frente a los imprevistos del mercado, y consecuente satisfacción del cliente, debido a mejoras en el seguimiento de la entregas de productos, cumplimiento de los plazos de producción y una disponibilidad de los productos en inventario. Hay una serie de acciones a llevar a cabo dentro de la gestión de aprovisionamiento, que pueden mejorarla, entre otras: -
-
Encontrar proveedores más competitivos Un producto o materias primas de calidad, Un buen nivel de inventarios (intentar mantenerlos al mínimo nivel que la empresa pueda tener), Conseguir que los suministros lleguen a tiempo Un almacenamiento adecuado Un alto nivel de servicio al cliente Hacer llegar el producto al cliente oportunamente
b) Control de inventarios. Un aspecto importante el la gestión de una empresa es la inversión en capital de trabajo, específicamente en materiales.
32
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA La administración y el control de los inventarios tienen como función principal determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en un nivel óptimo. La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos financieros. Es necesario tener la cantidad mínima necesaria para atender la demanda del mercado, y la cantidad máxima que permita un costo de capital razonable y manejable, pues de no ser así puede perjudicar la liquidez de la empresa al tener en stock materiales inmovilizados. Por ello, es necesario realizar análisis de los mercados lo más minucioso posible y permanente para hacer una adecuada previsión de ventas pronósticos, y desarrollar políticas de inventarios. Entre ellos: niveles mínimo y máximo de stock, tiempos de aprovisionamiento, Asimismo, un buen cálculo de las necesidades de materiales e insumos.
c) Compras Este aspecto se ha convertido en clave para la competitividad de las empresas, pues en la medida que se cuente con proveedores que provean de los materiales e insumos que requiere la empresa en las mejores condiciones de calidad, cantidad oportunidad y precio, será más conveniente. Para asegurar un adecuado aprovisionamiento, una estrategia logística clave es considera a los proveedores como socios estratégicos de la empresa, que implica un trabajo y apoyo conjunto. Por ello se hace necesario desarrollar políticas y procedimientos (o al menos criterios) de selección y evaluación de proveedores; y mantener con éstos relaciones buenas y eficientes. Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas, instituciones, organizaciones e industrias: Un ahorro en las compras tiene un efecto multiplicador en el resultado. Por ello, se debe considerar que una mejora de un sol en el precio de un insumo para la producción, es un sol de ahorro y ganancia directa para la empresa. Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo del tiempo de entrega tiene un alto impacto en la disponibilidad de capital de trabajo. La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la flexibilidad en compras: Mejoramiento en la gestión implica mejoramiento en la competitividad de la empresa. Innovación de los productos: La innovación muchas veces empieza con la gestión de compras.
33
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras: Una gestión adecuada de las compras puede mejorar la calidad de los productos. A pesar de la importancia de la gestión de compras, las empresas, especialmente las pequeñas y micro empresas, no le dan la atención que merece. Existe la impresión que producción y ventas son el eje de la empresa y que compras es nada más un proceso de apoyo para producción. Además el énfasis de la gestión de compras está en ordenar y en recibir el producto, sin estar consciente que estos dos elementos son solo una pequeña parte de la gestión de compras. Es hasta ahora que las empresas grandes están reconociendo la importancia del ahorro potencial existente en la gestión de compras. Por tal razón, estas organizaciones están cambiando totalmente su proceso de compras a través de una serie de mecanismos:
d) Almacenamiento La función del almacén ha variado mucho en los últimos años, ya no es un sitio donde guardar las mercancías hasta que pasen al siguiente escalón de la Cadena de Suministro. Debido a muchas razones, como entre otras, los cambios en la demanda, una mayor oferta o la flexibilidad de los mercados, la función de almacenamiento se ha desarrollado mucho en los últimos años. Por ejemplo, es una realidad que hoy en día los stocks en muchos casos, no los tiene el cliente, si no que los tiene el proveedor. Por otro lado, hoy en día se busca realizar actividades que aporten un valor añadido en los almacenes, como personalizar los productos, o hacer pequeñas operaciones de montaje. Estos y otros motivos han propiciado que la función de almacenaje y todas las actividades que en los almacenes se llevan a cabo conlleven un flujo de información mucho mayor y más complejo. La optimización de las tareas llevadas a cabo en el almacén y un adecuado mantenimiento de los stocks y de su rotación supondrá un importante ahorro de costes y un servicio al cliente de calidad.
e) Distribución y transporte La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital. Los canales de distribución para los productos de este giro son a través de tiendas departamentales, almacenes y otros establecimientos comerciales. La logística de la distribución es la que se encarga de hacer llegar los productos a los consumidores finales en el momento adecuado y bajo unas condiciones establecidas. Es cierto que la demanda de productos ha crecido significativamente en los últimos años, y no sólo eso, si no que además los clientes demandan un abanico de productos mucho más amplio. Esta creciente complejidad de los mercados afecta también a la función del transporte, y donde antes había una simple cuestión de desplazamiento, ahora hay una serie de funciones correlacionadas y unas cada vez más complejas redes de distribución, que mueven no sólo mercancías, si no
34
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA un importante flujo de información. Hoy en día hay una clara tendencia a la tercerización de las funciones que no son propias de la actividad de la empresa, el transporte es una de estas funciones, aunque las empresas de transporte u operadores logísticos llegan a ser una extensión de sus clientes, cuyo único servicio no es tan sólo el transporte. El objetivo de esta creciente tercerización de las funciones relacionadas con el transporte y la distribución no es únicamente la disminución de los costes, si no la búsqueda de satisfacer nuevas necesidades, por el rápido desarrollo del transporte, las empresas van adaptándose a las necesidades actuales. Teniendo como objetivo la optimización del transporte y actividades anexas a éste, existen muchas acciones que pueden ayudar. Son buenas prácticas que las empresas pueden aplicar. Es importante que las organizaciones evalúen su compromiso en lo relativo al transporte y su uso racional. Este intento por optimizar el transporte no sólo puede ayudar a la empresa a tener una mayor flexibilidad, a mejorar sus tiempos de entrega o mejorar la calidad de su servicio, adicionalmente la reducción de costes que lleva implícita una buena gestión del transporte da valor a la competitividad de la empresa. Existen, entre otras, una serie de buenas prácticas que pueden ayudar a la empresa a mejorar las labores propias del proceso de distribución y transporte. La realidad de hoy es que los clientes exigen entregas sincronizadas, y a la vez, la necesidad por parte de las empresas de controlar y reducir los costes es clara. Identificar e incorporar aquellas estrategias de transporte más adecuadas a cada empresa particular en su estrategia de gestión, será clave para los futuros éxitos y para mejorar tanto en costes como en competitividad.
f) Servicio al cliente Hasta hace algunos años, la logística estaba desvinculada del marketing y de las actividades relacionadas con el servicio al cliente. Hoy, se entiende que los productos y servicios ofrecidos por las empresas, no sólo deben ser de alta calidad, innovadores y adaptados al cliente, si no que también deben dar una respuesta rápida a la demanda, las entregas han de ser a tiempo, según los requerimientos del cliente de momento y lugar y cantidad. Así que, se puede decir que la logística ejerce las funciones de servicio que necesita el marketing y la gestión de la empresa para cumplir con los requerimientos del cliente agregando un alto valor añadido al producto, ya que el cliente lo tiene cuando lo necesita y en unas condiciones determinadas. Una logística adecuada dentro de la empresa y a lo largo de toda la Cadena de Suministro, permite que el cliente encuentre lo que quiere cuando lo necesite, así que supone una potente herramienta para fidelizar clientes y para diferenciarse de la competencia.
B. Aspectos de Operaciones y Logística que debes considerar en el Plan de Negocio En general, en un Plan de Negocio es poco lo que se incluye sobre el tema de operaciones; sin embargo, debo decirte que al desarrollar todo lo que has aprendido hasta aquí en esta Lección te servirá para algo fundamental: CONOCER A FONDO TU NEGOCIO. Por ello dedícale el tiempo que sea necesario.
35
Curso práctico “Cómo elaborar un Plan de Negocio para iniciar un emprendimiento propio”. Ofrecido por Gustavo Samaniego Tejeda, MBA Los aspectos principales que debes considerar en el Plan de Operaciones que forma parte del Plan de Negocio son los siguientes 1. Sistema de fabricación Qué sistema de fabricación va a utilizar: tipo taller o por lotes. 2. Fabricar o subcontratar La empresa va a fabricar directamente sus productos o servicios, o los encargará a un tercero para que lo fabrique. Si va a tercerizar, qué parte del proceso lo va a hacer. 3. El proceso de producción. Qué operaciones son clave en el proceso de producción. Cuál será la capacidad de producción. Dónde está el cuello de botella. 4. Calidad Para garantizar la calidad el producto o servicio, ¿requerirán algún tipo de control o examen especial? ¿Lo harán con terceros? 5. Tecnología Qué tan importante es el aspecto tecnológico en el negocio, y si muy importante, qué tipo de tecnología requerirán. 6. Maquinaria, equipos y herramientas necesarias La relación de maquinaria, equipo y herramientas necesarias. Servirán para calcular la inversión de capital en el plan Económico Financiero. 7. Compras ¿Existe alguna dificultad con proveedores? ¿Establecerán algún tipo de convenio con los proveedores? 8. Almacenamiento Si se requiere algún tipo especial de almacenamiento. ¿De qué tipo? 9. Transporte y distribución Si se va a necesitar transporte, cómo lo van a hacer.
Exitos.
36