PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS. El Planeamiento es una de las funciones de la Dirección, que consiste en tomar una decisión entre varias alternativas, en relación a Objetivos, Políticas, Programas y Procedimientos. También se ha establecido que, en la Administración de Inventarios, la toma de decisiones es constante y las previsiones relacionadas con cada uno de los materiales deben satisfacer las necesidades de producción para hacer frente a los pro-nósticos de ventas, lo cual obliga al administrador de inventarios a preparar sus planes, no sólo en relación al conjunto de materiales que se requieran, sino a cada una de las existencias por separado a fin de decidir su renovación oportuna o su eliminación de los almacenes, de acuerdo con la demanda que tenga cada material. Esta labor une la acción de planeamiento con la de control permanente sobre cada artículo, lo que complica la actividad por la gran variedad de inventarios que, normalmente, tienen las empresas y entre los cuales existirán muchos que, al no tener movimiento a través del tiempo, obligarán a su reducción para disminuir las inversiones en estos activos. El planeamiento de los inventarios se centra principalmente en dos decisiones que son el origen de las existencias: "CUANTO" de un artículo debe comprarse o hacerse y "CUANDO" podrá realizarse esto. Para dar solución a estas dos interrogantes, la administración requiere de una herramienta que describa su política al respecto y establezca un procedimiento que pueda ser interpretado, en forma precisa, clara y uniforme por el personal, sobre todo si se cuenta con la utilización de computadoras o equipos de procesamiento de datos de alta velocidad. Esta herramienta es el “Control Científico de Inventarios", que permite mejorar la administración y su control, y efectuar el planeamiento en las decisiones relacionadas con los inventarios, siempre y cuando, se prevean las fórmulas necesarias que permitan determinar cuáles de estas decisiones pueden tomarse y, al mismo tiempo, anticipar los efectos resultante!, al tener en consideración los muchos y diferentes factores que inciden en la decisión de cualquier tipo de negocio, sea grande o pequeño, ó si provienen de personal experimentado o de computadoras electrónicas.
PLANEAMIENTO DE INVENTARIOS: El Planeamiento de los inventarios tiene como objetivo principal que se realice la inversión óptima necesaria, tanto en los stocks que guardan los almacenes, como en la renovación de cada uno de los artículos que utiliza la empresa. Para llevarlo a cabo en las mejores condiciones posibles, se requiere contar con los registros adecuados del movimiento de cada artículo y con los datos estadísticos que estos movimientos generan en su análisis y estudio, de manera que se logre establecer pronósticos o previsiones que sirvan de pauta para ejecutar las acciones, pertinentes a mantener stocks bajos y a renovar con eficiencia las existencias. Esto podrá alcanzarse si se conoce el pronóstico o posibilidades razonables de venta o consumo de cada artículo o de los grupos o líneas de productos, que permitirá programar los inventarios y establecer los planes para su control, mediante el cual se procurará alcanzar el objetivo principal mencionado.
CONTROL DE INVENTARIOS: Esta finalidad obliga a preparar planes logísticos y establecer políticas, sistemas y procedimientos, cuya puesta en práctica sirva al dirigente para mejorar la administración de los inventarios, implantando una sana política de renovación de las existencias en base a la realidad de su empresa, las estadísticas, la aplicación de fórmulas y ejecución de cálculos, que faciliten la tarea de decidir Cuándo y Cuánto hay que renovar.
TEORIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS: Al tratar sobre el método científico, se indicó que los procedimientos para controlar los inventarios consideraban tres fases en su planeamiento y desarrollo:
Conocimiento de la teoría.
Modificaciones para la aplicación práctica.
Determinación de la política.
La primera de estas fases requiere tener un verdadero y completo conocimiento sobre la teoría en que se basa el control de inventarios, la cual considera tres conceptos fundamentales que forman los cimientos de cualquier sistema que se diseñe para controlar los inventarios y que consisten en: 1.
Clasificación : QUE CONTROLAR.
2.
Tamaño económico de pedido :CUANTO PEDIR
3.
Momento de pedir :CUANDO PEDIR
Los que se explicarán y analizarán a continuación.
1. CLASIFICACION - QUE CONTROLAR Las técnicas aplicadas por el control científico de inventarios, tienen por objeto determinar hacia donde deben dirigirse los mayores esfuerzos de control para que sean más efectivos, sobre
todo si se tiene en cuenta que “el control que se implante no debe ser más costoso que el valor de lo controlado". Esta expresión da origen al principio de separar los materiales en clases según su importancia para la empresa. Otro aspecto importante de la aplicación de la técnica M análisis ABC es que permite definir una política de reabastecimiento y establecer normas de control, como por ejemplo: Categoría A: Artículos de alto costo de adquisición y alto valor en inventario que por su consumo y frecuencia de uso merece un control estricto. Categoría B: Artículos de menor costo, valor de importancia que requiere un control de menor esfuerzo y de más bajo costo administrativo. Categoría C: Artículos de poco costo, poca inversión y poca importancia para los usuarios, que sólo merecen una simple supervisión sobre el nivel de sus existencias. Donde se puede apreciar pautas que guiarán el control a realizar en cada categoría establecida. La técnica básica para llevar a cabo el análisis ABC y clasificar los inventarios por su movimiento y valor, aplica los siguientes pasos:
Clasificación por precio unitario (valor)
Clasificación por movimiento.
Clasificación por movimiento y valor.
Clasificación por valor de inventario.
a. Clasificación por Precio Unitario ó Valor:
Obtener el precio unitario de cada artículo, promediando los precios de los tres últimos meses, como mínimo. Ordenar los artículos en forma descendente, comenzando por el precio unitario más alto, hasta el más bajo.
Determinar el número total de artículos considerados en el ordenamiento anterior y efectuar la separación en categorías multiplicando el total obtenido por 0.15 para la clase A; por 0.20 para la clase B y por 0.65 por la clase C. Esta clasificación permite definir la política de control en función de la importancia de cada artículo por su valor y por el monto de la inversión que cada adquisición significa para la empresa. También sirve de base para efectuar la clasificación por movimiento y valor.
b. Clasificación por Movimiento: El procedimiento para esta clasificación es similar al empleado para clasificar los artículos por su valor o precio unitario y consta de los siguientes pasos:
Obtener de los registros de Control de Inventarios el total de cada artículo entregado por el almacén, durante los últimos doce meses, estableciendo as¡ el consumo acumulado en ese lapso. Ordenar en forma descendente, desde aquel que tenga el mayor consumo de unidades hasta el de menor consumo o el de los artículos que no han tenido movimiento en el lapso indicado. Debe tenerse en cuenta que se prescinde de la heterogeneidad de las unidades y que, no importando estas diferencias, se ordenarán los artículos por la cantidad consumida en los últimos doce meses. Efectuado el ordenamiento en función del movimiento que haya tenido cada artículo, se determinará la cantidad de ítems que componen el total de los inventarios, incluyendo lógicamente a aquellos que no se han movido. De acuerdo a la política que se establezca, se procederá a definir las categorías en función de los porcentajes que quieran aplicarse a cada categoría y que, como en la clasificación anterior, podrán ser 150/o para la A, 20% para la B y 65% para la C. Analizar la categoría C para determinar los porcentajes de los artículos que no han tenido movimiento y definir si se trata de artículos necesarios para la empresa o innecesarios por ser obsoletos. Definir el control a aplicar para cada clase de artículos, así como el sistema que se utilizará para racionalizar la renovación, sabiendo que la clase A requerirá de un control más intenso que las otras dos clases, dada la importancia de estos artículos para el funcionamiento de la empresa y sus operaciones,
c. Clasificación por Movimiento y Valor: Esta clasificación se basa en las dos anteriores, es decir en el valor de cada artículo y en su movimiento, y resulta de la multiplicación del precio unitario por el consumo acumulado en 12 meses. El Procedimiento a seguir es el siguiente:
Tomar para cada ítem, de los resultados de las clasificaciones anteriores, su precio unitario y el total del movimiento que haya tenido en los 12 meses. Multiplicar los datos obtenidos (precio unitario x movimiento) de manera de obtener, para
cada artículo, el “Consumo Valorizado en 12 meses" (CV).
Ordenar en forma descendente los artículos, desde el mayor consumo valorizado hasta los menores, inclusive aquellos que por no tener movimiento tiene Cero de Consumo Valorizado. Obtener los porcentajes de variedad y valor en la siguiente forma:
1. Determinar el número total de artículos que existen en la empresa considerados en la relación por valor y calcular que porcentaje corresponde a cada artículo en relación al número total de artículos existentes, acumulándolos hasta el 100%. 2. Definir el valor total del consumo en los 72 meses mediante la suma de todos los consumos valorizados. Obtenido el total, determinar qué porcentaje corresponde a cada artículo en relación a dicho total. 3. Acumular los porcentajes que corresponden a cada artículo sumándolos, artículo por artículo, desde el de mayor porcentaje hasta los de menor porcentaje para llegar al 100%.
Efectuadas las operaciones anteriores los artículos quedarán ordenados en un cuadro que tenga las siguientes columnas: (1) Numeración correlativa. (2) Código del artículo. (3) Descripción abreviada. (4) Porcentaje acumulado de variedad. (5) Consumo en unidades (12 meses o Anual) (6) Precio unitario. (7) Consumo valorizado (Anual 6 en 12 meses) (8) Porcentaje (%) del Consumo valorizado por artículo. (9) Porcentaje (%) acumulado del Consumo valorizado.
Buscar en el cuadro sobre la columna de Porcentaje Acumulado, la línea que corresponda al 80% y trazar una horizontal bajo esa línea, para encontrar el porcentaje de variedad que le corresponde, asignando a esa Categoría la Clase A.
En igual forma proceder con la clase B, buscando la línea que marque 95% en la columna de porcentaje acumulado e indagar que % corresponde en variedad. Por último la clase C debe absorber el porcentaje restante. d. Clasificación por Valor de Inventario: El procedimiento que se aplica para esta clasificación es el siguiente:
Obtener una relación de los artículos almacenados con las cantidades en stock. En base a los precios unitarios obtenidos para la clasificación por valor, multiplicar las existencias de cada artículo por su precio unitario para obtener los valores totales en stock por artículo. Ordenar los artículos en función de sus valores en stock del más alto al menor. Totalizar los valores por artículo sumándolos, para encontrar el valor total de los inventarios en almacén. Definir los porcentajes que quieren considerarse para cada categoría o clase. Calcular el porcentaje del valor de cada artículo, en relación del valor total de los inventarios, hallados en el paso 1.4.4 y acumular dichos porcentajes hasta llegar al 1 00%.
2. TAMAÑO ECONOMICO DE PEDIDO CUANTO PEDIR . Una de las decisiones fundamentales en el Planeamiento y Control de Inventarios, para cualquiera de las existencias almacenadas, es la determinación de la Cantidad a Pedir; decisión que constituye uno de los problemas logísticos más importantes por su influencia en la inversión que toda empresa realiza en sus inventarios. Toda la bibliografía que pueda ser consultada en relación con éste problema concluye
siempre en la aplicación de la “FORMULA DE LA CANTIDAD ECONOMICA" y en los objetivos que dicha aplicaci6n, permitirá alcanzar. Estos objetivos son: - Reducir al mínimo posible el nivel total de los inventarios. - Reducir al mínimo la incidencia de los faltantes. - Reducir los costos de renovación (adquisición) y posesión (almacenaje).
Tipos de Costos relacionados con los Inventarios "LA CANTIDAD ECONOMICA ESTA DADA POR LA RAIZ CUADRADA DEL DOBLE DEL CONSUMO ANUAL, POR EL COSTO DE RENOVACION ENTRE EL COSTO UNITARIO POR EL COSTO DE POSESION". Y que matemáticamente se expresa:
√
Donde: Q = CANTIDAD ECONOMICA.
A = CONSUMO ANUAL 0 PRONOSTICO DE VENTAS. 0 = COSTO DE RENOVACION. C = COSTO UNITARIO. I = COSTO DE POSESION.
COSTO DE FALTANTES Otro factor que legítimamente es parte de los costos por considerar, es el costo de
faltantes, llamado también de “Rotura de Stock", el cual no se lleva en la dependencia contable ni se conoce en muchas empresas a pesar de que, en algunos casos, llega a tener un valor considerable. Cuando se produce un faltante en alguno de los artículos necesarios y no puede reemplazarse por otro similar, su no existencia podrá interrumpir alguna de las operaciones de producción o, a veces, todo el proceso con el consiguiente costo de maquinaria ociosa; mano de obra detenida y sin efectuar su labor; materias primas deterioradas, en algunos casos, etc., todo lo cual significa gastos no previstos y elevación de los costos de fabricación.
Inventario Promedio (IǾ) Uno de los datos que se consideran en el cálculo de la Cantidad a Pedir es el relativo al Inventario Promedio, el cual debe ser establecido en función de la cantidad pedida, cuando el consumo es constante y parejo, o de las existencias en almacén, cuando el consumo no es constante. Para hallar el Inventario Promedio se pueden emplear diferentes métodos que se indican a continuación:
1 . El Inventario Promedio (IǾ), está dado por la mitad de la cantidad comprada (CC) y su expresión matemática es:
Técnicas para determinar cuánto comprar o pedir: 1. Método de tabulación. 2. Método Grafico. 3. Método Matemático.
3. MOMENTO DE PEDIR – CUANDO PEDIR. La importancia de la decisión sobre el momento de emitir la requisición o pedido a compras, es tal magnitud que se puede anular los esfuerzos de ahorrar o reducir los costos, realizados para determinar la cantidad a pedir.
SISTEMAS DE RENOVACIÓN DE INVENTARIOS. Se puede elegir entre 2 opciones:
Sistema de Cantidad fija y tiempo variable: la frecuencia de los pedidos es variable en razón de las fluctuaciones del consumo por esta variación no es conocida de antemano la fecha de iniciar la renovación.
-
Cantidad Standard o Normal. Se obtiene dividiendo el consumo en un tiempo determinado, entre el número de meses que abarca ese tiempo y multiplicando el resultado por el tiempo de revisión.
-
Máximo.
Sistema de cantidad Variable a tiempo fijo. Este sistema establece que el tiempo del ciclo de abastecimiento esta controlado por periodos fijos preestablecidos, los cuales pueden ser semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales o de acuerdo a cualquier oro periodo, la cantidad en cambio debe adecuarse en el momento de preparar la reposición a compras, esta puede sufrir variaciones en el lapso considerado con el objeto de hacer frente a fluctuaciones en el consumo.
