REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA CENTRO DE ESTUDIOS EN CIENCIAS DE LA ENERGÍA PROGRAMAS DE FORMACIÓN DE GRADO EN HIDROCARBUROS
GUÍA DIDÁCTICA DE LA UNIDAD CURRICULAR PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOS
Autores: Ing. Anderson Domínguez Ing. Ilver Soto Ing. María Baptista
PRESENTACIÓN La Unidad Curricular Planificación y Control de Proyectos tiene como objetivo fundamental que los estudiantes aprendan todos los elementos que componen la Gerencia de Proyecto, adquiriendo las herramientas y conocimientos básicos necesarios para la presentación, ejecución y control de proyectos socio tecnológicos, así como de proyectos industriales. Al final del tramo los estudiantes deberán presentar el plan de ejecución de un proyecto donde se apliquen los conocimientos adquiridos, discriminando las actividades que lo componen y estableciendo criterios para la determinación del tiempo-costo óptimo a través de softwares como Microsoft Project o herramientas alternativas como el diagrama o carta Gantt.
1. La estructura de la Guía Didáctica consta de cuatro unidades:
Unidad I. Fundamentos Fundamentos Generales de Proyecto. Unidad II. Gerencia de Proyectos. Unidad III. Planificación de Proyectos. Unidad IV. Herramientas de Control.
2. La Metodología Aplicada parte de los siguientes aspectos: Aprender Haciendo: El estudiante debe participar en el transcurso del encuentro,
elaborando las actividades y prácticas correspondientes e interactuar con el resto de los participantes.
Evaluación de carácter formativo: Los estudiantes deben entender la importancia
de utilizar las herramientas de planificación y control en el desarrollo y aplicación de proyectos.
UNIDAD I. FUNDAMENTOS GENERALES DE PROYECTO
Objetivo General: El estudiante durante el desarrollo de la Unidad deberá diferenciar los elementos que intervienen en la realización de un proyecto, así como identificar los diferentes tipos de proyectos que existen y los factores que intervienen en su ejecución.
Objetivos Específicos: Los estudiantes deberán aprender a: Conceptualizar Conceptualizar lo que es un proyecto y sus características. Diferenciar los diferentes tipos de proyectos. Definir las fases para la elaboración de un proyecto.
1.1 Definición de Proyecto Descrito de forma general, un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver. En otras palabras puede describirse como un esfuerzo temporal llevado a cabo para desarrollar un producto, generar un servicio o un resultado único. También hace referencia a un conjunto de actividades programadas, secuenciales y sistemáticas que despliega una empresa, institución o grupo de personas para utilizar sus recursos, con el objeto de obtener beneficios. El Proyecto facilita el proceso de toma de decisiones, sobre todo cuando se va a realizar una inversión, si esta es conveniente o no. Toda inversión (privada, pública, económica y/o social) requiere de estudios previos como: verificar la viabilidad técnica, comercial, económica, legal y financiera, todo ello dentro de un contexto donde se cumplan con parámetros que conlleven a determinar si el proyecto debe o no ejecutarse. En la planificación de todo proyecto, es útil comenzar con los principios básicos de diseño de proyectos. Estos principios están reflejados en cuatro preguntas fundamentales: ¿Qué queremos? Nos permite precisar hacia donde queremos ir ¿Qué tenemos? Nos brinda una perspectiva de la situación actual. ¿Cómo utilizar lo que tenemos en función del logro de los objetivos? Previsión de recursos necesarios y la forma en que han de utilizarse ¿Qué pasará cuando lo hagamos? Atención al cumplimiento de los objetivos y/o formulación de nuevos objetivos Previsión de los impactos generados y sus consecuencias.
De esta manera los proyectos responden a la necesidad humana de generar algún bien o servicio y para la cual siempre habrá la necesidad de invertir, de tal manera que dichas inversiones se hacen no solo porque alguien desee producir, sino que una verdadera inversión inversión inteligente requiere de una base que lo justifique. Y dicha base es precisamente un proyecto bien estructurado y evaluado que indique la pauta que debe seguirse. De allí se deriva la necesidad de elaborar proyectos. Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que este sea sometido al análisis multidisciplinario multidisciplinario de diferentes especialistas, pues una decisión de este tipo no puede ser tomada por una sola persona con un enfoque limitado o que posea un solo punto de vista. Por tanto, y partiendo de los beneficios futuros y la inversión de recursos que ellos significan, las decisiones en torno a los proyectos deben estar basadas en el análisis de un sin número de antecedentes y en la aplicación de de una metodología lógica que abarque la consideración de todos los factores que participan y afectan al proyecto.
1.2 Características de un Proyecto 1.2.1 Temporalidad: Cada proyecto tiene un comienzo y un final previamente definidos. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos. 1.2.2 Unicidad: Todos los proyectos son únicos. Dado que q ue los recursos asignados para los mismos y los tiempos de ejecución también lo son, aun cuando tuvieren similitud en la mayoría de los elementos que los integran; cada proyecto se ajusta a las condiciones de tiempo, espacio y recursos así como el impacto que este genera sobre la población a la cual va dirigido. Esta característica también se conoce como singularidad. 1.2.3 Ejecución gradual: Se desarrollan por pasos o fases, de tal manera que el cumplimiento de cada una de las fases implica el inicio de otra inmediatamente posterior. Ejecución gradual significa desarrollar pasos que van a ir perfeccionándose a medida que se avanza en la ejecución de los mismos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto defina la forma general al comienzo, y este se hace más detallado a medida que el equipo de proyecto desarrolla un mejor entendimiento de lo que se quiere. Cuando se dejan de seguir los pasos o secuencia de actividades, se tendrán problemas de calidad, re-trabajo y costos, tanto como afectaciones a la seguridad y en algunos casos serios impactos ambientales. 1.2.4 Requieren de un equipo multifuncional: Un proyecto exige la participación de economistas, ingenieros, estimadores de costos, evaluadores ambientales, inspectores de calidad; y profesionales de diversas ramas que contribuyan a lograr los objetivos planteados cumpliendo con los estándares establecidos. 1.2.5 Flexibilidad: Por muy bien concebido que esté, ningún plan de negocios puede contemplar los cambios futuros en el mercado. Lo habitual es que aparezcan nuevas dinámicas que no podemos prever en el momento de elaborar un proyecto: Nuevos competidores, surgimiento de nuevas tecnologías, surgen nuevas oportunidades, cambios en el alcance del proyecto, redefinición de objetivos, variaciones en los costos de adquisición de materiales y un sinfín de nuevas situaciones que en distinta medida inciden sobre nuestro emprendimiento, emprendimiento, a veces a favor, otras veces en contra. Por tanto, es de suma importancia considerar la flexibilidad en el desarrollo e implementación de proyectos, pues esta característica permite corregir aquellas desviaciones surgidas a partir de la planificación inicial, sin lo cual el proyecto indudablemente fracasaría al no contemplar la posibilidad de ajustar estrategias que permitan la reasignación de recursos, cambios en los tiempos de ejecución y cualquier otra modificación derivada del contexto. 1.2.6 Tienen un ciclo de vida definido: Comienzan con la aparición de una idea surgida a partir de una necesidad, y terminan con la obtención de resultados para un usuario o cliente. El ciclo de vida define las fases que conectan el inicio y el fin de un proyecto. Los productos entregables de una fase a otra se revisan para ver si están completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar los trabajos de la siguiente fase.
1.3 Gestión de Proyectos Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción. restricción. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción. La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto. La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto. La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto.
Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance típicamente aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reducción de los alcances. 1.3.1 Tiempo: El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. 1.3.2 Costo: El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo mano de obra, materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto. 1.3.3 Alcance: Requerimientos especificados para el resultado final. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción específica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales determina la calidad global del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con más tiempo podrían ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede tener un impacto muy significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa).
1.4 Elementos que intervienen en la planificación de proyectos El proceso de planificación de todo proyecto requiere la consideración por anticipado, de todos los elementos que intervienen en cada una de las etapas de su ejecución, pues a partir del conocimiento de los mismos se pueden alcanzar los objetivos maximizando los resultados. En virtud de ello se hace necesario considerar algunos escenarios fundamentales:
Ambiente General: Se refiere a todos aquellos agentes externos, que de manera directa o indirecta afectan la realización de todo proyecto y por ende, el comportamiento de la empresa. Las altas y bajas en la economía, regulaciones del gobierno, normativas internacionales, costos de inflación; cada uno de estos elementos pueden afectar la planificación inicial de todo proyecto y, sino son tomados en cuenta con la debida importancia podrían generar el fracaso del mismo. Entre los principales elementos externos se deben considerar:
NORMAS Y CODIGOS APLICABLES: Las normas se refieren al conjunto de leyes que rigen cualquier organización. En el desarrollo de cualquier proyecto las normas representan el conjunto de reglas y políticas, que definen el orden, lineamientos y pautas a seguir para el establecimiento de estándares sobre los cuales se han de regir las diferentes actividades y fases del mismo. Las normas incluyen modelos, métodos y estándares, los cuales definen la metodología a seguir en el proceso de planeación y desarrollo de cualquier proyecto de inversión, en tanto que aun cuando su naturaleza obedezca a la satisfacción de alguna necesidad o requerimiento en particular, los criterios de aplicación deben estar ajustados a los cánones fijados por los organismos nacionales e internacionales preparados para tal fin. Entre las principales normas y códigos aplicables en la ejecución de proyectos pueden mencionarse: -
Sistemas ISO: La Organización Internacional para la Normalización (ISO por sus
siglas en ingles), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. La ISO es una organización internacional no gubernamental, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Dichas normas se conocen como normas ISO y su finalidad es la coordinación coordinación de las normas nacionales, nacionales, en consonancia consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, el intercambio de información y contribuir con normas comunes al desarrollo y a la transferencia de tecnologías. Estas son ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004 relacionadas a Sistemas de Gestión de la Calidad; las normas ISO 14001 e ISO 14004 relacionadas a Sistemas de Gestión Ambiental; norma ISO 19011 relacionada a las Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, y son normas de aplicación para cualquier tipo de empresa o proyecto. -
ASME: La American Society of Mechanical Engineers (Sociedad Americana de
Ingenieros Mecánicos) es una asociación profesional, que define un código de diseño, construcción, inspección y pruebas para equipos. Este código tiene aceptación mundial y es usado en todo el mundo. La Sociedad es más conocida, sin embargo, por mejorar la seguridad de los equipos, especialmente de calderas. -
ASTM: ASTM International es una de las organizaciones más grandes del mundo
para el desarrollo voluntario de normas, una fuente confiable de normas técnicas para materiales, productos, sistemas, y servicios. Conocidas por su alta calidad técnica y relevancia en el mercado, las normas ASTM desempeñan un importante papel en la infraestructura de la información que orienta el diseño, la fabricación y el comercio en la economía mundial. Originalmente conocida como American Society for Testing and Materials, ASTM tiene un rol de liderazgo al tratar las necesidades de estandarización del mercado global.
- COVENIN: La Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN), es un organismo creado en el año 1958, cuya misión es planificar, coordinar y llevar adelante las actividades de Normalización y Certificación de Calidad en el país, al mismo tiempo que sirve al Estado Venezolano, como órgano asesor en estas materias. Las Normas Venezolanas COVENIN son el resultado de un laborioso proceso que incluye la consulta y estudio de las Normas Internacionales, Nacionales, de asociaciones o empresas relacionadas con la materia, así como investigación a nivel de plantas y/o laboratorios según el caso.
REGULACIONES GUBERNAMENTALES: Regular significa condicionar, condicionar, delimitar, fijar pautas y criterios de acción, supervisar. En los últimos años el estado venezolano, partiendo de los criterios de inclusión, igualdad social, soberanía e independencia tecnológica fijados en los planes de la nación; ha establecido una serie de regulaciones tendientes a garantizar el cumplimiento de los principios fundamentales de la CRBV y el establecimiento de una patria socialista los cuales deben ser considerados en el desarrollo de cualquier proyecto pues la omisión de alguno de los mismos puede significar retrasos o la aplicación de sanciones al equipo responsable y en el peor de los casos, el cierre del mismo. Entre las principales regulaciones establecidas por el estado venezolano en materia de proyectos pueden mencionarse la generación de un impacto social, contratación de mano de obra local y el uso de equipos y materiales nacionales, transmisión de tecnologías, regulaciones de precios, participación del estado en proyectos internacionales entre otros.
NUEVAS TECNOLOGIAS: Los constantes cambios en la economía mundial y el auge del fenómeno de globalización globalización en el último siglo, ha representando importantes retos para la mayoría de las organizaciones que, queriendo hacerse más competitivas en el mercado de trabajo, apuntan por la innovación y el desarrollo en el uso de la tecnología. En la planificación de cualquier proyecto de inversión, la presencia de la tecnología contribuye a cristalizar el logro de los objetivos, reduciendo los tiempos de ejecución, mejorando la calidad del producto o servicio o simplemente facilitando el trabajo. Es por ello que resulta de vital importancia que el equipo de proyecto esté atento al surgimiento de nuevas tecnologías en el mercado si se desea garantizar el éxito de mismo.
RELACIONES CON EL ENTORNO: Para garantizar el éxito de cualquier proyecto, no basta simplemente simplemente con considerar la generación de un margen mínimo de utilidad o el cumplimiento y entrega del mismo en los términos y condiciones previstos en el contrato, también debe tenerse en cuenta el impacto que este generaría sobre la comunidad a la que sirve, los posibles daños o efectos causados al medio ambiente, el número de beneficiarios directos e indirectos, garantizar la presencia de proveedores en el mercado, y asegurar el cumplimiento de los tiempos de reposición y el punto de reorden de la materia prima. La no consideración de algunos de estos elementos en el proceso de formulación y planificación de un proyecto, puede desencadenar la paralización del mismo o la desviación del alcance y los objetivos previstos en las etapas iníciales y en el transcurso de su ejecución.
Ambiente Especifico: Se refiere a todos aquellos agentes internos a la organización, y sobre cuyos elementos el equipo de proyecto puede tener el control, ejerciendo acciones directas en el seguimiento y control de los mismos. Entre los principales agentes internos se deben considerar:
DETERMINACIÓN DE RECURSOS: Uno de los elementos más importantes a ser considerados dentro de la planificación es aquella que tiene que ver con la consideración de los recursos a ser utilizados en el proyecto, pues ellos representan el insumo principal a través del cual se puede dar cumplimiento a las diferentes actividades y sin los cuales no sería posible alcanzar los objetivos planteados. Estos pueden clasificarse en humanos, materiales y económicos.
Recurso humano: Contempla la consideración del personal que intervendrá de forma directa e indirecta en cada una de las etapas del proyecto. Esto incluye la clasificación y cuantificación de la mano de obra, determinación del número de cuadrillas, modalidad de contrataciones, personal fijo y temporal, personal supervisor e integrantes del equipo del proyecto.
Recursos
materiales:
Implica la consideración de los materiales y equipos/herramientas necesarias para ejecutar la obra, tecnología a ser utilizada, material de oficina y equipos de seguridad. La determinación de los recursos materiales se realiza una vez que ha tenido lugar la descomposición del trabajo y su ramificación en actividades y sub. Actividades de las cuales a su vez saldrá la necesidad de los elementos necesarios para ser abordadas en función del tiempo, magnitud de la obra y relaciones de precedencia.
Recursos económicos: Son los medios materiales que permiten satisfacer ciertas necesidades dentro del proceso productivo, actividad comercial o proyecto. Estos recursos por tanto son necesarios para el desarrollo de las operaciones e industriales e implican el desembolso de dinero, razón por lo cual representan el elemento que mayor nivel de precisión debe generar al momento de considerar el costo total y unitario del proyecto pues cualquier desviación en la determinación del presupuesto de la obra puede significar el desembolso de un capital innecesario, o la interrupción repentina de las labores y el re-trabajo en las operaciones.
1.5Tipos de Proyectos Proyecto social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de una población determinada, lo cuales no necesariamente se expresan en términos de dinero. Los principales promotores de los proyectos sociales son el estado, los organismos multilaterales, las ONG y las empresas de responsabilidad social.
Proyecto factible: Se denomina Proyecto Factible la elaboración de una propuesta viable, destinada atender necesidades específicas a partir de un diagnóstico. El Manual de Tesis de Grado y Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Libertador, (2003), plantea: “ Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos requerimientos necesidades de organizaciones organizaciones o grupos sociales que pueden referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos, o procesos. De lo antes planteado, para llevar a cabo el proyecto factible, lo primero que debe realizarse es un diagnóstico de la situación planteada; en segundo lugar, es plantear y fundamentar con basamentos teóricos la propuesta a elaborar y establecer, tanto los procedimientos metodológicos así como las actividades y los recursos necesarios, para llevar a delante la ejecución. Aunado a esto, se realizará el estudio de factibilidad del proyecto y, por último, la ejecución de la propuesta con su respectiva evaluación.
Proyecto de desarrollo: En algunos casos, estos tipos de proyectos también se denominan programas, puesto que generalmente tienen más de un propósito. Estos pueden definirse como el conjunto de acciones institucionales, locales, nacionales o internacionales destinadas a un fin específico, por ejemplo, promover el desarrollo de una zona deprimida social y económicamente. En otros palabras, es una idea de asignación de recursos que sigue un objetivo y que genera beneficios y costos, cualitativos y cuantitativos, tanto al realizador del proyecto como a terceros.
Proyecto de inversión: Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad a partir de la utilización de un conjunto de recursos, los cuales pueden ser humanos, materiales y económicos, entre otros. Es un documento por escrito formado por una serie de estudios que permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y dará ganancias. Tiene como objetivos fundamentales aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, social o industrial, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo.
1.6 Fases en la elaboración de un proyecto Formulación: Consiste en identificar y plantear las alternativas de solución de los proyectos en términos de las variables que el analista considere importante. Contempla la ordenación y presentación de las ideas para lograr los objetivos planteados. La formulación del proyecto hace referencia al llenado del formulario o documento destinado a ser entregado a la autoridad u organismo de control, dado que la formulación contiene además de la información central del proyecto en si, un detalle de las metas en tiempo y espacio, objetivos y presupuesto(si se prevee otorgar recursos económicos), etc.. Es decir, la formulación del proyecto contiene toda la información necesaria para efectuar lo que se conoce con el nombre de “ control de gestión del proyecto” y entre la que se encuentra: Denominación del proyecto, descripción, fundamentación, marco institucional, objetivos, beneficiarios, productos, localización, actividades, entre otras.
Evaluación: Es la acción que nos permite medir o estimar el grado en que se están logrando o no los objetivos que nos hemos propuesto con la realización del proyecto. Es un instrumento que nos permite visualizar problemas o dificultades y corregir a tiempo los procesos en marcha. En primer lugar debemos distinguir 2 tipos de evaluación:
a - De procesos: También llamada seguimiento, es una evaluación que se hace durante el transcurso o desarrollo del proyecto, su propósito es detectar problemas no detectados originalmente, emergentes u otros que inciden en el cumplimiento de las actividades, influyen en el logro de objetivos y orientan respecto de realizar cambios si ello fuera necesario. b - De resultados: Es aquella que se realiza una vez finalizado el proyecto, determina el o los resultados de las actividades desarrolladas en función de los objetivos propuestos originalmente. Debe otorgar criterios para definir respecto de la conveniencia o no de su continuidad, identificando los cambios necesarios de realizar.
En la etapa de evaluación de proyectos podemos distinguir tres niveles
Profundidad: al primero se le llama gran perfil, gran visión o identificación de la idea, el cual se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión de los expertos. En términos monetarios solo presenta cálculos globales de la inversión, los costos y los ingresos sin entrar a investigaciones investigaciones de terreno. El siguiente nivel es el estudio de pre-factibilidad o anteproyecto . Este estudio profundiza la investigación en fuentes secundarias y primarias en investigación de mercado, detalla la tecnología que se empleará, determina los costos totales y la rentabilidad económica del proyecto, y es la base en que se apoyan los inversionistas para tomar una decisión. El nivel más profundo y final es conocido como el proyecto definitivo . Contiene básicamente toda la información del anteproyecto, pero aquí son tratados los puntos con mayor detalle. Aquí no solo se presentan los canales de comercialización del producto, sino las opciones de contratación, cotizaciones de inversión, planos arquitectónicos, etc. La información presentada en el proyecto definitivo no debe alterar la decisión tomada respecto a la inversión, siempre que los cálculos hechos en el anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.
Planificación: Se concibe como el proceso mediante el cual se desarrolla un plan de acción que proporcione información para la toma de decisiones de los entes involucrados en el proyecto, y que además facilite el seguimiento efectivo de los cambios asegurando una amplia implantación del mismo. Durante la etapa de planificación se lleva a cabo el proceso de descomposición del trabajo, se establecen las secuencias entre las diferentes actividades y se determina el tiempo estimado de duración del proyecto, así como los costos totales, se determinan los objetivos y los recursos necesarios, se fijan las metas y se conforma el equipo que llevara a cabo el proceso de control durante cada una de las etapas.
