Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI®
Expositor: Ing. Paul Villacorta Chávez
Agenda - Menú 1. Introducción a Proyectos 2. Proyectos? 3. Gestión de Proyectos? 4. PMI / PMP? 5. Overview MS Project! 6. Conclusiones - Recomendaciones 7. Preguntas?
Introducción a los Proyectos I
Qué son los Proyectos?
Diferencias entre Subproyecto, Programas y Portafolios de Proyectos?
Qué características tiene un proyecto? Limitado en tiempo Tiene una fecha de inicio y de fin Tiene entregables definidos Tiene actividades interrelacionadas Necesita de recursos Tiene un patrocinador No se ha hecho antes
Introducción a los Proyectos II
Diferencias entre:
Formulación y Evaluación
• Formulación y Evaluación de Proyectos • Administración o Gerencia de Proyectos • Operaciones
Administración ó Gerencia
Operaciones
Introducción a los Proyectos III Qué es la Administración de Proyectos? Cual es la diferencia con los Planes? • • • •
Plan de Negocios Plan de Marketing Plan Estratégico Etc.
¿Qué es la Gerencia de Proyectos? Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto para lograr los requermientos de los involucrados.
Responsabilidades del GP ó DP?
Lograr que el trabajo se haga a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo a las especificaciones
Desarrollar el equipo
Servir de integrador entre la alta gerencia y el equipo
Transmitir lo aprendido a la organización
Stakeholders
Aquellos afectados, positiva o negativamente, por el desarrollo del proyecto
Agentes del Proyecto Involucrados Sponsor
Comité de Proyectos
Gerente del Proyecto
Stakeholders Líderes de Proyectos Representantes “inhouse”
Cliente
Relación: Stakeholders y Proyectos
Macro – Procesos del Proyecto (PMI)
Iniciación
Planeación
Ejecución Seguimiento y Control Cierre
Interacción de los Procesos
Interacción de los Procesos en un Ciclo
Introducción a los Proyectos IV (antes)
• Alcance • Costos • Tiempo Qué es la triple restricción en los Proyectos?
Introducción a los Proyectos IV (actual) • • • • •
Alcance Costos Tiempo Recursos Riesgos
Qué son las restricciones en los Proyectos?
Caso de Proyectos Si aumenta el ámbito? • Qué cambia?
Si se reduce el tiempo?
Ámbito
Costo
Tiempo
x
10,000
12 meses
• Qué cambia?
Si el disminuye el costo? • Qué cambia?
Y si se quiere aumentar el ámbito, con el mismo costo y a menor tiempo? • Qué sucede?
Calidad?
Organigrama de un Proyecto
Lenguaje de los Proyectistas? Stakeholders
Managment
Kick Off
IT/IS
Best Practice
Team
Sponsor
Integrate
WBS
PMBOK
Leaders
Resources
PMO
CPM - PERT
Gantt Chart
OPM3
Restriction
Project Charter
PMI - PMP
Cost
Task
WBS Chart Pro
Cierre del proyecto I La retención de la documentación esencial del proyecto
La aceptación del proyecto por el cliente
Las revisiones finales y la generación de la documentación final
Cierre del proyecto II Prepara el pago final Comienza la garantía y la operación
Prepara los reportes de costo final y de programación final
Cierra las órdenes de compra y los subcontratistas
Finaliza el proyecto
Provee al cliente con toda la información
Reasigna el personal
Cierre del proyecto III Comunicar el fin oficial del proyecto. Notificar al equipo. Da las últimas recomendaciones y registros. Señala las razones de las últimas tomas de decisiones.
Qué es PMI?
El Project Management Institute (PMI) es una institución fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de dirección de proyectos. • Actualmente cuenta con más de 200.000 miembros en mas de 125 países. Tiene entre sus objetivos el establecer estándares de Gerenciamiento de Proyectos y administrar la certificación de profesionales.
Las certificaciones profesional que otorga el PMI son cada vez más reconocidas y demandadas por profesionales y empresas a nivel mundial. Entre sus certificaciones más importantes están: PMP (Project Management Professional) y el CAPM (Certified in Project Management).
Qué es PMI?
PMBOK?
Áreas del Conocimiento (PMBOK)
Ejemplo: Area Conocimiento vs Procesos
Certificaciones PMI?
Contacto PMI - Perú?
Ciclo de Vida del Proyecto
Impacto Costo vs Interesados
Mapa del proyecto
El Mapa del proyecto recoge las fases del ciclo de vida de un proyecto: el inicio, la elaboración de un plan, la ejecución, control y el cierre del proyecto.
Mapa del Proyecto: Fase I
Mapa del Proyecto: Fase II
Mapa del Proyecto: Fase III
Ejemplo de Proyecto de 1 Fase
Ejemplo de Proyectos de varias Fases
Software de Proyectos?
Qué es el MS Project?
• En qué nivel de proyectos se usa? • En que se diferencia con otros paquetes? • MS Project solo para proyectistas?
Otros Paquetes para Proyectos?
MS Excel
WBS Chart
S10
Primavera
SPSS
Econometric Views
Overview MS Project? Documento de Microsoft Project
FASE PLANEACION:
• Se inicia descomponiendo el proyecto en operaciones componentes para formar una lista completa de las actividades esenciales.
FASE PROGRAMACION:
• Es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y término para cada actividad, así como su relación con las otras actividades del proyecto.
FASE CONTROL:
• Esta incluye el uso del diagrama PERT y GANTT para el desarrollo de reportes periódicos y de avance.
Fundamentos de redes Un diagrama de redes es un modelo matemático que usa pequeños círculos (nodos) conectados por lazos o ramas que representan las relaciones precedentes.
GRÁFICA 1
3
12 5
8
1
12
2
18 4
4 7
4 3
6
8
5 9 6
Camino
Tiempos
A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12 Cuál es el camino crítico? Cuánto tiempo de holgura está disponible?
B: 1-2-4-5-7-8
12+4+18+4+6 = 44
C: 1-2-4-6-7-8
12+4+5+9+6 = 36
D: 1-2-6-7-8
12+3+9+6
= 30
GRAFICA 2
B
$4
$2 E Planta A
$5 $1
$3 Distribución
$7
C $6
F
$5 D
Cuál es la ruta de menor costo? Los caminos posibles y sus costos son: Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones) A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones) A-C-F = $1+7 = $8 (millones) menor costo A-D-F = $6+5 = $11(millones)
GANTT vs. PERT vs. CPM
El diagrama (GANTT), así como los métodos de camino crítico (CPM) y la técnica de revisión y evaluación del programa (PERT) son técnicas de redes para analizar un sistema de actividades y eventos que deben ser terminados en una secuencia específica para lograr una meta.
Método del Camino Crítico Definir el proyecto en términos de actividades y tareas. Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones entre ellos. Calcular el tiempo para cada camino de la red. Asignar recursos para garantizar el logro óptimo de los objetivos.
Programación de proyectos En la administración de Proyectos uno de los aspectos importantes es establecer la asignación de tiempo a cada tarea.
Supongamos, que en el planteamiento de un PERT, se encuentra una tarea (transporte de una ciudad a otra):
• Valor más optimista (por la noche) 0.5 h. • Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h. • Valor normal (el más frecuente) 1.5 h.
Una estimación mínima, por debajo de la cual es imposible descender (sería la más optimista), se designará como "a“
Una estimación máxima, por encima de la cual es imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente, situación muy hipotética, cuya probabilidad de aparición se desprecia) será una estimación muy pesimista, se designará como "b" Una valor más frecuente, en el que posee la mayor probabilidad de aparición, se trata del Modo o valor Modal de la función repartición (se sobreentiende, repartición de las probabilidades entre los diferentes valores posibles, se designará como "m") Hoja de cálculo de Microsoft Excel
INTRODUCCION AL MS PROJECT
QUE ES MICROSOFT PROJECT?
Es una herramienta que permite planear sistemáticamen te las fases y tareas de un proyecto
MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.
Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
Obtener la gráfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes.
Práctica: MS Project Introducción • Microsoft Project • Diagrama Gantt
Crear Proyecto (Ejemplo) • Calendario • Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas) • Diagrama Gantt • Asignación de recursos • Personalización del proyecto
Uso de un programa de actividades de un proyecto Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto. Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo). Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días ,si ocurre un cambio de una actividad.
DIAGRAMA DE GANTT
Objetivo del Diagrama de Gantt
• Creador Henry L. Gantt • Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo
Información previa Título de su proyecto Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acádemico, sábados y domingos) Lista de tareas principales (WBS – EDT) Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) Determinar la duración de cada tarea y subtarea.
Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparación de un seminario 1
2 Indicaciones sobre el seminario
6
Realizar Presentación en Power Point :
Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.)
5
8
7 Imprimir Handouts y Fotocopias
•Determinar Fecha, Hora y Lugar: •Búsqueda del Sitio •Confirmación del sitio
4 Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.
•Preparar ejemplo en Microsoft Project •Borrador •Diseñar la presentación
3
Realización del seminario
Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio
TAREAS Y SUBTAREAS PREPARACION DE SEMINARIO
Titulo del proyecto
•Indicaciones sobre el seminario •Preparar Información Básica •Determinar Fecha, Hora y Lugar
Tarea Principal
•Búsqueda del Sitio •Confirmación del sitio
Tareas secundarias
•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio •Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo. •Realizar Presentación en Power Point •Buscar un ejemplo de aplicación •Realizar la presentación en borrador •Diseñar la presentación •Imprimir Handouts y Fotocopias •Realización del seminario
CONCLUSIONES
Los Proyectos han tenido y seguirán teniendo una importancia crítica, estando presentes en un amplio abanico de organizaciones.
La Gestión de proyectos es caracterizada por los conflictos derivado de los objetivos trazados, y el escaso uso de los recursos, y de los cambios deseados por los clientes.
Recomendaciones El uso de las tecnologías de información, serán muy necesarias en función o no del tamaño o complejidad del proyecto, del tipo de análisis requerido (recursos, costos, riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualización del mismo. Estas ventajas del empleo de métodos informáticos son claras: • El equipo del proyecto dispondría de más tiempo para dedicarse a problemas prioritarios. • Una clara y mejora en la programación y control. • Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto. • Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y rápidas.
CONCLUSIONES
Aprender sobre Proyectos
Usar paquetes de Proyectos Certifícate!
Recomendaciones
Capacitación Tecnológica Competencias Empresariales Hacer Empresa! (Convertirse en Proyectista)
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