Universidad San Carlos de Guatemala Facultad de Ingeniería Escuela de Mecánica Industrial Contabilidad 2 Ing. Roberto Valle Aux: Mónica García
Grupo#13 Samuel Estuardo Eguizabal león Rodrigo Estuardo Guerra Figueroa Javier Yordano Flores Aguilar José Humberto Martínez Córdova Bryan Antonio Argueta Rodas Guatemala, 18 de Septiembre del 2014
201123093 201212676 201212691 201213206 201213565
ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................... ......1 OBJETIVOS ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ........................... .............2 Objetivo General .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................. ...2 Objetivos Específicos ............ .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ..........2 MARCO TEÓRICO ............ .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................. ...3 Presupuesto .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ..........3 Sistema Presupuestario .............. ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ .................... ......3 Tipos de Presupuestos ................................... ................................................. ........................... ........................... ........................... .............4 Presupuesto de Ventas ...................................... .................................................... ............................ ............................ ........................ ..........6 Métodos para Pronósticos..................... ................................... ............................ ............................ ............................ ...................... ........8 Presupuesto de Producción ................................... ................................................ ........................... ............................ .................. .... 10 Inventarios y Compras ....................................... ..................................................... ............................ ............................ ...................... ........ 11 MARCO PRÁCTICO .............. ............................ ............................ ........................... ............................ ............................ ........................ ...........12 CONCLUSIONES .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................18 RECOMENDACIONES ............ .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........19 BIBLIOGRAFÍA ............. .......................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ .................... ......20
INTRODUCCIÓN La contabilidad es una aplicación en el cual lleva el control de la economía de una empresa, este registro se lleva a cabo documentando todas las acciones monetarias que la empresa o la persona representante de la misma realiza. El mismo se lleva a cabo con el fin de demostrar que las acciones de la empresa son correctas hacia el gobierno y para los empresarios les sirve para llevar un control del flujo monetario de la empresa, ayudando así a mejorar las ventas de la empresa.
El presupuesto en contabilidad se define como la documentación de los gastos e ingresos que una empresa posee. Determinar dichos gastos permite reducir gastos innecesarios optimizando los ingresos para obtener un mayor beneficio. Da la oportunidad de poder planificar mejor nuestras inversiones, gastos, etcétera. Ya que si se tiene claro en qué cosas se harán los gastos, se llevará todo el control de una forma mucho más organizada que sin un presupuesto.
Comúnmente se cree que el presupuesto es una herramienta que ayuda a planificar solamente los gastos a realizar, mas hay que destacar que también es una herramienta muy útil para organizar todos los ingresos que se tengan, para así, después, controlar mejor los egresos realizados.
El presupuesto nos da un plan de acción para poder cumplir una meta prevista, que esté medida en valores monetarios o financieros, en un determinado tiempo, con condiciones previstas, el concepto de presupuesto es aplicable a cualquier rama de una organización.
Con el fin de determinar la importancia del presupuesto y explicar cómo se realiza el mismo, se llevó a cabo la siguiente investigación en la cual se presentan las aplicaciones que posee un presupuesto y su utilidad en la contabilidad.
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OBJETIVOS
Objetivo General •
Comprender y manejar el concepto de presupuesto con el fin de aplicar en la vida y en una empresa.
Objetivos Específicos •
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Entender la finalidad de la creación de un presupuesto en base a los costos de la empresa. Determinar los tipos de presupuestos existentes y comprender como se aplican a cada caso. Aprender a determinar los costos con relación a la producción de productos en la empresa.
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MARCO TEÓRICO Presupuesto Instrumento de gestión en el cual se facilita el estudio de las alternativas de acción o posibles problemas que se puedan presentar en una empresa. Su elaboración es un proceso que implica la participación de las distintas áreas de la empresa, su realización es generalmente cada mes, o dependiendo el periodo en el cual se desee el estudio. Se conoce como una previsión de gastos e ingresos de la empresa. El presupuesto se considera un instrumento de la gerencia pública. La finalidad del presupuesto es tener un plan de acción con el fin de cumplir una meta financiera. La elaboración del presupuesto en una empresa, las organizaciones privadas, los gobiernos e incluso en las familias, su realización permite conocer el capital que se tiene y evaluar el mismo con base a los objetivos financieros que se desean. Cuando el resultado tiene un resultado positivo y el mismo permite el ahorro los ingresos superan a los gastos, en el caso que los gastos superen los ingresos se debe realizar un estudio de los gastos para indicar en que se puede ahorrar para reducir los costos y obtener el presupuesto a nuestro favor. Los presupuestos presentan las siguientes características: Minimizan el riesgo en la operación de gastos de la empresa. Se planifican las actividades a realizar durante un periodo. Se califican los objetivos estratégicos de la empresa. Se utilizan las partidas como guías durante los programas de personal, para comparar los planes y programas al estar completados. Permiten descubrir los resultados financieros que la empresa, persona u organización obtiene durante un periodo determinado de tiempo. • • • •
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Sistema Presupuestario Es un conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos técnicos, cuyo objetivo es la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación, de los presupuestos públicos, según los programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República. El sistema presupuestario tiene como objeto prever las fuentes y montos, para ello, está conformado por un conjunto de políticas, normas, organismos, recursos y procedimientos, utilizados en las distintas etapas del proceso presupuestario. Este sistema actúa como reductor de incertidumbre, le ofrecen a la empresa la oportunidad de planificar, ejecutar y controlar los aspectos financieros de los $
planes elaborados de una manera que sea sistemática, integral e integradora de todas las áreas de la organización. Para que la empresa alcance los objetivos bajo este entorno cambiante, se requiere pronosticar los eventos y prepararse para ellos, en todos los aspectos: materiales, humanos y financieros.
Tipos de Presupuestos Dependiendo de la finalidad se han creado estos tipos de presupuestos: a) Por el plazo Inmediato (hasta 3 meses) Corto plazo (hasta 1 año): Identificar las cantidades exactas de materia prima que van a ser utilizadas en la elaboración para que la empresa no tenga perdidas. Mediano plazo (2-4 años): Establecer el mercado potencial en los puntos de venta en donde va a ser comercializado. Largo plazo (general): Lograr que el producto posicionado en el mercado sea líder en ventas. • •
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b) Por el universo de la información Presupuesto de gobierno Presupuesto de sectores productivos Presupuestos empresariales Presupuestos proyectos específicos c) Por la naturaleza de las informaciones Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. Los objetivos son los siguientes: o Determinación de los productos a ser vendidos. o Determinación de los precios. o Determinación de los volúmenes de ventas. Presupuestos de Producción Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. •
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Presupuesto de Costo-Producción Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto dirigido de costos Tipo de presupuesto de gastos que describe los costos por concepto de mano de obra y de materiales para cada artículo producido, inclusive los costos fijos estimados. Presupuesto de costos discrecionales Tipo de presupuestos de gastos usado para departamentos donde es imposible medir la producción con exactitud. Presupuesto de Ingresos Presupuesto para los ingresos proyectados para las ventas, usado para medir la eficacia de la mercadotecnia y de ventas. Presupuesto de Flujo de Efectivo Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto de Utilidades o Maestro Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". Combina el presupuesto de ingresos y el de egresos en una sola unidad. Presupuestos de Caja Prevenir desequilibrios financieros adoptando las medidas necesarias con suficiente anticipación; mejorar el aprovechamiento de las disponibilidades de la empresa y posibilitar la adecuada utilización de los recursos crediticios. Presupuesto de Plan de Ganancias Primordialmente, ofrecer a la dirección un monto de resultados esperados y posibilitar la comparación de estos beneficios con las metas impuestas. El plan de ganancias expresa el resultado que se espera brindara la empresa a través de las operaciones presupuestadas en los diversos planes específicos. Presupuestos de Gastos de Comercialización Uno de sus objetivos es el controla los gastos realizados, evaluando la eficacia financiera y operativa del sector. Explica en qué se aplicó el dinero. Presupuestos de Gastos de Administración y Otros Sus objetivos son: Proporcionar el volumen de estos gastos al nivel presupuestado o de operaciones. o Medir la eficiencia financiera de las distintas secciones administrativas. &
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Presupuesto de Inversión de Capital Sus objetivos son: o Establecer el monto que puede ser invertido con seguridad en adquisiciones de maquinarias y equipos. o Examinar las inversiones propuestas con el objeto de reducir los costos y aumentar los ingresos o Planear las inversiones de manera tal que sean efectuadas en los periodos más oportunos, es decir, de acuerdo con sus prioridades. Presupuesto de operaciones Indica los bienes y servicios que la organización espera consumir durante el plazo del presupuesto.
d) Presupuestos Financieros Específicos Estados financieros proyectados detallan el dinero que habrá de gastarse durante el plazo del presupuesto y que indica sus fuentes: Balance general Estado de resultados Estado de utilidades retenidas Estado de cambios en la posición financiera • • • •
Presupuesto de Ventas El propósito del presupuesto de ventas es analizar el proceso de planificación de las ventas y las características de un plan integral de ventas; así mismo las responsabilidades administrativas, los enfoques, las técnicas y los distintos usos de un plan de ventas, que se relacionan con dicho proceso. El proceso de planificación de las ventas es una parte necesaria de la planificación y control de utilidades, porque hay que tomar en cuenta las decisiones básicas de la administración respecto a la comercialización; basado en esto se constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas o presupuesto de ventas.
Definición Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización. Importancia de un presupuesto de ventas El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos. Pasos para realizar un presupuesto de ventas '
A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar laempresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración. Para empezar hay que tener claro que es un pronóstico; Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. Éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración. •
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Preparar Pronósticos de Ventas:El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Los pronósticos de venta son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa. Pronósticos de ventas del sector:Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes: ! Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración. ! Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir a la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores. Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada. Pronósticos de ventas de la empresa: Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa,
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elestado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse. Para calcular el presupuesto de ventas se realiza mediante la siguiente ecuación: !"
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Dónde: -PV=presupuesto de ventas. -VR=ventas reales. -TFV=Tasa de factores de venta. -TFE=Tasa de factores económicos. -TFA=Tasa de factores administrativos. El plan de ventas expresado en cifras constituye el presupuesto de ventas. Se deben establecer objetivos y metas de ventas para luego tratar de lograrlas y superarlas, así de esta manera se puede tener una visión a futuro de lo que se pretende generar en la empresa, hablando económicamente.
Métodos para Pronósticos Cada día, los administradores toman decisiones sin saber lo que ocurrirá en el futuro. Se ordena el inventario aunque nadie sabe cómo serán las ventas, se compra nuevo equipo aunque nadie conozca la demanda de los productos y se realizan inversiones aunque nadie sabe cuáles serán las utilidades. Los administradores siempre tratan de reducir esta incertidumbre y de hacer mejores estimaciones de lo que sucederá en el futuro. El propósito principal de los pronósticos es lograr esos objetivos. Existen numerosas formas de pronosticar el futuro. En muchas empresas (especialmente en las más pequeñas), todo el proceso es subjetivo, pues involucra métodos empíricos, intuición y años de experiencia. También hay muchos modelos de pronóstico cuantitativos tales como promedios móviles, suavizamiento exponencial, proyecciones de tendencias, mínimos cuadrados y análisis de regresión. Independientemente del método empleado para hacer un pronóstico, se utilizan los mismos ocho procedimientos generales que se mencionan a continuación: • • •
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Determinar el uso del pronóstico: ¿qué objetivo se trata de lograr? Seleccionar los elementos o cantidades que se quieren pronosticar. Determinar el horizonte de tiempo del pronóstico: ¿es de uno a 30 días (corto plazo), de un mes a un año (mediano plazo) o más de un año (largo plazo)? Seleccionar el modelo o modelos de pronóstico. Reunir los datos necesarios para hacer el pronóstico. Validar el modelo de pronóstico. Realizar el pronóstico. )
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Implementar los resultados.
Tipos de Pronósticos Modelos de Series de Tiempo Los modelos de series de tiempo tratan de pronosticar el futuro mediante el empleo de datos históricos. Suponen que lo que sucederá en función de lo que ha sucedido en el pasado. En otras palabras, los modelos de series de tiempo observan lo que ha sucedido durante un período y utilizan una serie de datos pasados para realizar el pronóstico. En consecuencia, si tratamos de pronosticar las ventas semanales de podadoras de pasto, utilizamos la información de las ventas semanales pasadas de ese artículo para realizar el pronóstico. Modelos causales Los modelos causales incorporan las variables o factores que podrían influir en la cantidad pronosticada por el modelo. Por ejemplo, las ventas diarias de una bebida de cola podrían depender de la estación, la temperatura y la humedad promedio, si es fin de semana o entre semana y así sucesivamente. De esta forma, un modelo causal intentaría incluir factores que consideren la temperatura, humedad, estación, día de la semana y demás. Este tipo de modelos también podría incluir datos de ventas anteriores como las de series de tiempo, pero también incluyen otros factores. La función del analista consiste en desarrollar la mejor relación estadística entre las ventas o la variable que se desea pronosticar y el grupo de variables independientes. Modelos Cualitativos Mientras que los modelos de series de tiempo y causales dependen de datos cuantitativos, los modelos cualitativos intentan incorporar factores de juicio o subjetivos en el modelo de pronóstico. Podrían considerarse opiniones de expertos, experiencias y juicios individuales junto a otros factores subjetivos. Este tipo de modelo es especialmente útil cuando se espera que los factores subjetivos sean muy importantes o cuando es difícil obtener datos cuantitativos precisos. Los métodos son: • • • •
Método Delphi Jurado de opinión ejecutiva Consulta a vendedores Investigación de mercado de consumo
Medidas de Pronósticos Para apreciar cual es el nivel de funcionamiento de un modelo, o para compararlo con otros, los valores pronosticados se comparan con los valores reales u observados. El error del pronóstico (o desviación) se define de la siguiente forma: Error de pronóstico = valor real - valor pronosticado
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Una medida de predicción es la desviación media absoluta (MAD), que se calcula al tomar la suma de los valores absolutos de los errores pronosticados individuales y se la divide entre el número de errores (n): MAD =
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Presupuesto de Producción Una vez que ha sido elaborado el presupuesto de ingresos se procede a trabajar el presupuesto de producción o el de compras según sea una empresa industrial o comercial. Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de este se derivarán una serie de parámetros para todos los demás presupuestos que se elaborarán posteriormente. Toda vez que ventas ha efectuado sus estudios de mercado, el estudio del entorno externo y el análisis interno, con los objetivos y las metas fijadas y determinado la demanda a cubrir se presentará el presupuesto al comité presupuestal para que producción determine la posibilidad de cubrir con los requerimientos y elabore su propio programa. Los presupuestos de ventas, producción y las políticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinación adecuada entre el volumen de producción y el costo de la misma (lotes económicos). “Un plan de producción entraña a su vez, el desarrollo de políticas sobre los niveles eficientes de producción, uso de las instalaciones fabriles y niveles de los inventarios (artículos terminados y producción en proceso).” Welsch (p.224) Presupuesto de ventas
Politicas de inventario
Presupuesto de producción
Tiempo de elaboración del producto
Capacidad productiva
Dependiendo de este programa de producción se fijará por ejemplo; la mejor temporada para otorgar las vacaciones y los cursos de capacitación, el período en "+
que se requerirá de personal eventual o del pago de horas extras, la necesidad de ampliar el mercado para utilizar capacidad de producción excedente, o por el contrario el fraccionamiento del mercado por falta de capacidad productiva para cubrirlo, etc.
Inventarios y Compras Gestión de las Compras El proceso Básico Incluso en su concepción más simple y tradicional, la gestión de las compras constituye un proceso complejo que requiere una serie de acciones y decisiones no carentes de importancia. Como podemos ver, el objetivo final del sistema de compras es el de indicar al dueño o directivo máximo: • • • •
¿Qué se debe comprar? ¿Cuánto se debe comprar? ¿Cuándo se debe comprar? ¿Qué pedidos deben hacerse?
Ahora bien, a pesar de que el proceso de compras específico que existirá en una organización variará dependiendo de que sea una empresa industrial, de servicios o comercial, en su forma esquemática más simple, la gestión de las compras implica, por lo menos, doce pasos o fases básicas: Análisis de la demanda final (previsión de ventas). Conversión de la demanda en requerimientos específicos. Análisis de los stocks disponibles en la empresa. Elaboración de plan de compras. Investigación de los proveedores. Selección de las mercancías que se comprarán. Evaluación de posibles sustituciones o incorporación de nuevos insumos o productos terminados. Acuerdos con los proveedores. Colocación de las órdenes de compra. Seguimiento de los pedidos. Recepción y comprobación de las mercancías pedidas. Colocación en los depósitos y almacenes. • • • • • • •
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Cada una de estas fases implica, a su vez, que las empresas se cuiden de una serie de detalles y aspectos diferentes. El principal problema que se plantea en muchas organizaciones debido al desinterés que, muchas veces, muestran sus altos niveles de dirección respecto a la gestión de las compras.
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MARCO PRÁCTICO Ejemplo 1 Elaboración del presupuesto de ventas de una empresa durante el periodo junio 2010 a mayo 2011. Para realizar el presupuesto de ventas se hizo una recopilación de las ventas que las diferentes cadenas de distribución hicieron en los diferentes meses del periodo que se analizó. Esto se compara con los objetivos de ventas de la empresa y así después de esto los vendedores se trazaran una meta en la cual se logre superar las ventas del presupuesto ya analizado.
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Ejemplo 2 Elaboración del presupuesto de costos de una empresa durante un año. Para realizar el presupuesto se hizo una recopilación de los 5 tipos de pupitre que se analizaron.
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Ejemplo 3 Elaboración del presupuesto de producción de una empresa en dos meses de función según sus dos procesos.
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Ejemplo 4 Elaboración del presupuesto de gastos de una empresa en comparación de dos años. Para realizar el presupuesto se hizo una tabla de todos los gastos según la sección de la empresa y otra donde están divididos según el tipo de operación que realizan. Que, por secciones, sería:
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Que, por tipo de operación, sería:
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CONCLUSIONES •
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El presupuesto se define como la diferencia entre los ingresos y los gastos, es importante para no sobrepasar los gastos en la vida diaria. La finalidad de un presupuesto es determinar los ingresos de una empresa y determinar con dicho valor la rentabilidad que presenta la producción o venta del producto estudiado. Los presupuestos son variados y dependiendo de lo que se desee se determina cual se debe utilizar, es por ello que se aconseja que se conozca de buena forma lo que se estudia con el presupuesto. Entre los costos con mayor relación a la creación del presupuesto de una empresa se encuentra la materia prima, mano de obra directa e indirecta, gastos de organización y transporte del producto.
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RECOMENDACIONES Realizar un estudio detallado de cada uno de los factores que afectan el costo de producción ya sea de manera directa o indirecta para poder determinar de forma clara el presupuesto de la misma.
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Realizar un estudio de tiempos detallado para ver las demoras que se tienen en la planta de producción, de esta manera se puede crear un presupuesto acertado.
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Revisar el diseño del producto y la estrategia de implementación del mismo cumpliendo que los ingresos sean mayores a los costos de fabricación tales como mano de obra, gastos de fabricación y materia prima.
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Conocer de forma total lo que se desea alcanzar con el presupuesto, debido a que este puede ser variado y depende mucho de la finalidad de la empresa.
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BIBLIOGRAFÍA •
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Carmen Fullana y José Luis Paredes, “MANUAL DE CONTABILIDAD DE COSTES”, Madrid 2008, Editorial Delta Págs. 46-49
Barry Bender, “MÉTODOS CUANTITATIVOS PARA LOS NEGOCIOS”, Editorial Pearson Prentice Hall, Novena edición. Págs. 213,219-220
Dr. Claudio Soriano, “COMPRAS E INVENTARIOS” Editorial Diaz de Santos, Madrid, España 1995. Págs. 47-51
Charles T HornGren, George Foster y Srikant M. Datar “Contabilidad de costos, Un enfoque gerencial” Editorial Pearson Educación, Decimosegunda edición, México 2007. Págs. 88-92
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