INTRODUCCIÓN La importan importancia cia del presupu presupuest esto o como un element elemento o de planific planificació ación n y control control expre expresa sado do en térmi término nos s econó económic micos os finan financie cieros ros dentr dentro o del del marco marco de un plan plan estr estrat atég égic ico, o, capa capaz z de ser ser un inst instru rume ment nto o o herr herram amie ient nta a que que prom promue ueve ve la integración en las diferentes áreas que tenga la empresa, la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la respo respons nsab abili ilida dad d expres expresado ado en térmi término nos s de prog program ramas as esta estable bleci cidos dos para para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos son elementos muy importantes que la empresa pretende encontrar. Los presupuestos ayudan a la planeación de la empresa ya que son el mapa que pretende que nuestra empresa planee fijamente y no descienda lo cual sirve de gua a la gerencia en el control y la dirección de las operaciones de la empresa, para lo cual se le pide a cada departamento elabore un presupuesto lo cual da una referencia a lo que la empresa hará en un futuro, si bien definimos presupuesto como como un esta estado do que que mues muestr tra a los los ingr ingres esos os y los los gast gastos os espe espera rado dos, s, bajo bajo determinadas condiciones de operación anticipada. !l horizonte presupuestario es sin embargo a corto plazo "de # a$o% y se consolida o tiene como finalidad la proyección de los estados financieros como son& el balance general presupuestario y el estado de resultados presupuestado.
PRESUPUESTO OPERACIONAL 'n presupuesto operativo o también conocido como presupuesto maestro es un pronóstico detallado de la actividad empresarial por un corto plazo para un perodo futuro, dise$ado para ayudar a cumplir las obligaciones de deuda de la compa$a y mantener un constante crecimiento atreves del tiempo, describe todo el dinero necesario para hacer que un negocio funcione con eficacia y éxito. 'n presupuesto operativo incluye tanto el dinero que entra a través de las ventas y los inversores como el dinero que sale en términos de costos y desarrollo de productos. (ncorpora presupuestación de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. !ntre éstos podramos incluir& ) *entas. ) +roducción. )ompras. ) 'so de -ateriales. ) -ano de bra y ) /astos peracionales.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO OPERACIONAL !l presupuesto operativo proporciona una apreciación global de los costos de operar su negocio. !n otros términos, el presupuesto operativo le da una apreciación global de los gastos e ingresos diarios de la empresa. Le da la oportunidad de calcular la ganancia estimada.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES #. 0eben comprender todas y cada una de las funciones que se desarrollan en la empresa, en situación de normalidad. !ntonces habrán presupuestos de ventas, de compras, de remuneraciones, de producción, etc. 1. 2epresentan la actuación futura de la organización, por lo que la información que contienen se refiere a proyecciones y no a hechos históricos. 3. 4uelen comprender el horizonte temporal correspondiente al ejercicio contable, generalmente un a$o. 5. 0eben presentar información en términos cuantitativos
6. 0eben especificar tanto los objetivos concretos que se quieren alcanzar como los medios necesarios para conseguirlos. 7. Las diferentes variables o conceptos que lo componen deben venir desagregadas por centros de responsabilidad. !sto facilita la evaluación en base a los objetivos asignados a cada unidad de la organización "control de gestión%.
PRESUPUESTOS PARCIALES E INTEGRACIÓN PRESUPUESTARIA
Las distintas actividades llevadas a cabo dentro de la organización dará lugar a la necesidad de elaborar presupuesto en cada centro de responsabilidad, que se conocen como presupuestos parciales. o
+or ejemplo& presupuesto de ventas, presupuestos de fabricación, presupuestos de compras, presupuestos financieros, etc.
4in embargo, la empresa debe ser vista como un todo unitario, coordinado y coherente, en busca de un objetivo com8n.
La integración de los presupuestos parciales dará lugar al +resupuesto -aestro. 9ormalmente se usa el método de integración sucesiva, en donde el punto de partida es el presupuesto de ventas. La secuencia de la integración sucesiva es la siguiente&
+resupuesto de ventas y gastos de ventas
+resupuesto de existencias de productos en proceso y productos terminados.
+resupuestos de costos de producción por departamentos o centros de actividad. on la información anterior es posible planificar la producción, se$alando los recursos necesarios.
+resupuesto de existencias de materias primas. !n función del inventario actual y de las necesidades de producción, el responsable del almacén deberá determinar el volumen de existencias a mantener a lo largo del perodo.
+resupuestos de compras y gastos de compras. on la información del punto anterior, el responsable de las compras determinará los vol8menes
que deberá solicitar mensualmente a los proveedores, as como los precios, las fechas de pago y los demás costos asociados a las compras.
+resupuesto de inversiones. +aralelamente, los ingenieros de producción determinarán las necesidades de nuevos equipos, para llevar a cabo la fabricación prevista.
+resupuesto de gastos de administración. !l responsable de administración calculará las necesidades de la empresa en estas funciones.
+resupuesto de caja y de gastos financiero. !l centro de administración financiera estimará los recursos lquidos necesarios para hacer frente a todos los pagos y las necesidades de financiamiento. :demás, deberá presupuestar los costos del propio centro.
1. PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN onocidos los presupuestos de ventas, de inventarios y de compras de la vigencia siguiente, se deberá determinar el valor del apoyo logstico, es decir, el presupuesto de gastos de los departamentos de administración y de ventas, llamado también presupuestos de gasto de operación. +ara su cálculo es importante conocer el comportamiento de cada partida en periodos anteriores, con el fin de determinar su monto para la vigencia a presupuestar. !n este presupuesto, además de los gastos que implicaran desembolsos en efectivo, se debe incluir todos aquellos que son el resultado de ajustes contables, por depreciaciones y amortizaciones. /astos de *entas ; /astos de :dministración ; /astos
1.1 PRESUPUESTOS DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Los gastos de administración están constituidos por el conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con el manejo y dirección de las operaciones generales de una empresa. 9ormalmente incluyen las funciones de gerencia, auditoria, contabilidad, crédito y cobranzas y oficinas generales. 9ormalmente los gastos administrativos están sujetos a las polticas y decisiones de los directivos de una empresa. :demás, tienen una caracterstica especial y es que la mayora de los gastos de administración son fijos, lo cual facilita el trabajo de presupuestarlos. La estimación de los gastos administrativos se hace, por lo general, en base al análisis de los renglones de los gastos del a$o anterior y a los planes previstos para el a$o presupuestado. !sta estimación ha de ajustarse teniendo en cuenta los criterios fijados por la poltica de la dirección respecto a aumentos o disminuciones en las diferentes partidas.
1.2 PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA Los gastos de venta están constituidos por el conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con el almacenamiento, despacho y entrega de los bienes que produce la empresa> los gastos de promoción y propaganda y los gastos del departamento de ventas y su personal. ?odas estas actividades, que tienen que ver con la tarea de ponerse en contacto con el consumidor, son diferentes a aquellas que se refieren al proceso de producción y a la administración de la empresa. Los gastos de venta se clasifican en fijos y variables de acuerdo a su comportamiento frente a los cambios en el volumen de ventas.
1. Gastos de venta f!os Los gastos de venta fijos son aquellos que permanecen constantes en su magnitud, independientemente de los cambios operados en el volumen de ventas. !stos gastos son constantes en el tiempo y determinados por la poltica administrativa de la empresa. Los gastos de venta fijos se presupuestan en base a la información del periodo anterior, teniendo en cuenta la poltica de la administración respecto a determinadas partidas de gastos.
2. Gastos de Venta Va"a#$es Los gastos de venta variables son aquellos cuya magnitud cambia en relación directa con los cambios en el volumen de ventas. !ntre los principales gastos de venta variables se encuentran las comisiones de los vendedores, los fletes pagados por el transporte de los productos vendidos, los materiales de empaque y los gastos de viaje de los vendedores. 0ebido a que estos gastos son función del volumen de ventas, es fácil establecer su importe en términos del ritmo esperado de ventas, de acuerdo con el respectivo presupuesto. +or lo general, los registros de los a$os anteriores ofrecen una buena base para presupuestar este tipo de gastos.
%. PRESUPUESTO DE COSTO DE VENTA !l presupuesto de compra de materiales directos, el presupuesto de mano de obra directa, y el presupuesto de gastos indirectos son el punto de partida para la preparación del presupuesto de costo de ventas. !l inventario final deseado y el inventario inicial estimado son combinados con esta información para determinar el presupuesto del costo de lo vendido. 4e calcula de la siguiente forma& +resupuesto de onsumo de -ateria +rima ; +resupuesto de -ano de bra 0irecta ; +resupuesto de ostos (ndirectos de
IN&ORMACIÓN 'UE SE UTILI(A PARA UN PRESUPUESTO DE COSTO DE VENTAS #. +reparar +ronósticos de *entas a. 'n pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explcitos. 1. ompilar tros 0atos +ertinentes a. :l desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante.
0esarrollo de una +lanificación de las *entas
a% 2educir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.
b% (ncorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercialización.
c% 4uministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.
d%
). ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO +artiendo de los presupuestos de ventas, de compras, de inventarios, de gastos operacionales y de efectivo se prepara el estado de resultados presupuestado. !ste presupuesto resume las operaciones que la empresa tiene planeado llevar a cabo a través del periodo presupuestal. 4e elabora a partir de los distintos presupuestos. +resupuesto de *entas ) +resupuesto de osto de *entas = 'tilidad @ruta ) +resupuesto de /astos peracionales = 'tilidad en peraciones ) 2eparto a ?rabajadores = 'tilidad :ntes de (mpuestos ) (mpuestos sobre la 2enta = 'tilidad 9eta +resupuestada
PRESUPUESTOS 'UE CON&ORMAN EL ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO. +resupuesto de ventas +resupuesto de +roducción +resupuesto de -ateriales +resupuesto de mano de obra. +resupuesto de gastos indirectos de fabricación. +resupuesto de /astos de operación "*entas y :dmón.%. +resupuesto de costo de producción y costo de ventas.
EL ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO PUEDE SER* 1. An+a$* -uestra el panorama global hacia donde la empresa planean colocarse en el periodo presupuestal, con objetivos fijados por la alta dirección al inicio de cada periodo.
2. Mens+a$* muestra los resultados mensuales esperados en forma global, y el margen de ganancias neto para cada mes.
%. Po" ,"ea* -uestra los resultados presupuestados por cada área de ventas de la empresa, costos de ventas, y márgenes de ganancias.
). Po" P"od+-to* -uestra la rentabilidad esperada de cada producto y su aportación al total de las ventas, de la empresa y las ganancias.
. /ALANCE GENERAL PRESUPUESTADO !l balance general presupuestado, es un componente de lo que se conoce como presupuesto financiero. !l cual nos indica cual será la situación financiera de la empresa al terminar el periodo presupuestal. 4abemos que el estado que muestra la situación financiera de la empresa a una cierta fecha es el balance general, por lo que el balance general presupuestado nos permite conocer cuáles serán los activos, pasivos y capital, al final del periodo que se está presupuestando. La 8nica diferencia que habrá en este estado depende del giro de la empresa. +ara
preparar
un
presupuesto
financiero
debes
preparar
previamente&
)'n presupuesto de efectivo )'n presupuesto de inversiones !stos presupuestos, junto con el de operación, formaran el presupuesto maestro, que es la traducción, en términos monetarios, de las acciones que realizará la empresa en un cierto periodo, y que normalmente se fija a corto plazo. el ultimo paso en el ciclo de preparación de un presupuesto por lo general consiste en preparar el balance general. !l punto de partida para preparar el balance general presupuestado es la posición financiera esperada al principio del periodo presupuestado. !l balance general presupuestado incorpora los efectos de todas
las operaciones y de todos los flujos de efectivo durante el periodo del presupuesto y muestra los saldos al final de dicho periodo. +ara preparar el balance general presupuestado, el 8ltimo paso es ver cuáles serán los cambios que sufrirán las cuentas que forman el activo, pasivo y capital, para lo cual se tendrá que realizar los siguientes cálculos& :ctivo. irculante& )!fectivo en caja y bancos. !l saldo final será el obtenido en el presupuesto de efectivo. )uentas por cobrar. )(nventarios. !l saldo final es el costo que se obtuvo en el presupuesto de operación tanto de inventario final de materia prima como de inventario final de artculos terminados. 9o circulante& )4eg8n el activo de que se trate, al saldo inicial se suman las nuevas adquisiciones y se restan las ventas correspondientes a dichos activos. )!l mismo procedimiento se aplica a la depreciación. +asivo. apital ontable. )apital social. 4e aumentará cuando haya nuevas aportaciones y se disminuirá por bajas de capital. )'tilidades acumuladas. !l saldo corresponde al total de utilidades retenidas por la empresa en los a$os anteriores al presupuestado. )'tilidad del ejercicio. !l saldo proviene de la utilidad obtenida en el !stado de resultados presupuestado. )'tilidades acumuladas& !l saldo representa las utilidades retenidas por la empresa correspondientes a periodos anteriores. )'tilidad del ejercicio& !l saldo corresponde a la utilidad de operación obtenida en el !stado de 2esultados presupuestado.
