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PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE:
Un sist sistem ema a de info inform rmac ació ión n cont contab able le debe debe abarc abarcar ar al meno menoss los los sigu siguie ient ntes es elementos y no algunos de ellos: • • • •
HARDWARE DONDE SE PROESA !A "N#OR$A"%N "N#OR$A"%N SO#&WARE PROP"A$EN&E D"HO REURSOS HU$ANOS PO!"&"AS ' NOR$AS ON&A(!ES ADOP&ADAS POR !A EN&"DAD
ESQUEMA ESQUEM A DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE: CONTABLE:
Un SISTEMA CONTABLE es el e)e alrededor del cual se toman la mayor*a mayor*a de las decisi decisione oness financ financier ieras+ as+ Debe Debe enfocar enfocarse se como un sistema sistema de informac información ión ,ue re-ne y .resenta datos resumidos o detallados acerca de la acti/idad económica de una em.resa a una fec0a o .or un .er*odo determinado+ !as .rinci.ales tareas ,ue lle/a acabo el sistema son: "N1RESO DE !OS DA&OS 2A!"DA"%N DE !OS DA&OS A&UA!"3A"%N DE RE1"S&ROS RE1"S&ROS E$"S"%N DE REPOR&ES+ • • • •
El es,uema de funcionamiento contable ser*a: Comproban te de diario
Listado de validación
Diario General
"N1RESO "N1RESO DE DA&O DA&OS S 2A!"DA" 2A!"DA"ON ON A&UA!"3A" A&UA!"3A"ON ON DE RE1"S&ROS
Balance General
E$"S"ON E$"S"ON DE REPOR&ES
INGRESO DE LOS DATOS:
En un sistema contable se reali4a a tra/5s de un com.robante de diario diario y cada com.robante tiene /arios registros+ VALIDACION DE DATOS:
2erifica ,ue los datos ingresados cum.len con ciertos .ar6metros .re/iamente esta establ blec ecid idos os .ara .ara el cont contro roll de los los dato datoss desd desde e el .unt .unto o de /ist /ista a de su
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consistencia+ Se asegura ,ue no fallen los controles sobre integridad de lo dato!
Uno de los mayores .roblemas ,ue .uede .resentar un sistema contable es ,ue no se ca.turen todas las transacciones7 ,ue 0aya .oca confian4a en ,ue las cifras re/eladas en los estados financieros sean ra4onablemente correctas+ El control sobre los datos debe efectuarse en todas las eta.as relacionadas con el tratamiento de los datos: "alida#i$n% a#t&ali'a#i$n ( e)ii$n de re*orte% sin embargo7 todos los errores ,ue .ueda generar inconsistencia en la información7 deben ser detectados en el momento de la /alidación E)+ Par6metros en el .lan de cuentas7 mane)o de /arias monedas+ Al tratar sobre la /alidación de los datos7 debe .onerse 5nfasis no solo en el ti.o de control7 sino en la calidad de los .rocedimientos manuales ,ue se estable4can .ara reali4arlos E8: 2erificar la secuencia num5rica de los com.robantes7 correlati/idad num5rica .or fec0a o .er*odo+ Un .rograma de /alidación debe estar en ca.acidad de .oder determinar sin un com.robante no 0a sido grabado en el sistema 7 .ara esto el .rograma debe /erificar la secuencia num5rica de estos documentos+ En muc0os sistemas7 en la fase de /alidación de datos se .roducen litado de e+#e*#ione ,ue son re.ortes en donde se le detalla al usuario todos lo datos .ara los cuales se tiene alg-n ti.o de discre.ancia y obser/ación+ E): de ti.os de e9ce.ciones: Error en la secuencia de com.robantes #ec0a de documento no /6lida uenta de mayor no e9iste $o/imiento sin referencia de documento como n-mero del c0e,ue .or e)+ ACTUALI,ACION DE REGISTROS:
onsiste en el tras.aso de los mo/imientos del diario general a cada una de las cuentas de mayor+7 Esta actuali4ación .uede efectuarse de dos maneras: INTERACTIVAMENTE 0ace ,ue los mo/imientos del diario se contabilicen en el momento en ,ue el o.erador est5 grabando el detalle de cada una de las transacciones 7 la información debe ser /alidada en el momento en ,ue sea ca.turada+ Debe e9istir fuetes controles en este .roceso+ EN LOTE im.lica la /alidación .re/ia de los datos y esta se reali4a .or lotes de registros7 es decir7 al final del d*a .or e)em.lo7 se acumulan las transacciones7 se resume y luego son actuali4adas+ EMISION DE REPORTES:
Es una de las funciones .rinci.ales de un sistema contable y consiste en el .rocesamiento de la información ,ue 0a sido grabada7 /alidada y actuali4ada+:
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GENERADOR DE REPORTES: Se re,uiere muc0as /eces ,ue la información
sea .resentada ba)o ciertos .ar6metros7 clasificación o detalle+ Para .oder cum.lir con esta necesidad 7 un softare debe tener incor.orada la o.ción en la ,ue el usuario .ueda tener la .osibilidad de crear sus .ro.ias estructuras de re.ortes+ "ND"ES #"NAN"EROS ' 1RA#"OS: PROCESAMIENTO EN LOTE VS PROCESAMIENTO EN LINEA:
El .rocesamiento de la información consiste en reali4ar las siguientes o.eraciones en un sistema: • • • • •
OPERA"ONES DE EN&RADA OPERA"ONES DE PROESA$"EN&O OPERA"ONES DE A!$AENA$"EN&O OPERA"ONES DE SA!"DA OPERA"ONES DE $AN&EN"$"EN&O DE !OS DA&OS+
PROCESAMIENTO EN LOTE: &ambi5n conocido como *ro#ea)iento en -at#. se caracteri4a .or,ue las transacciones son agru.adas en lotes y
almacenadas .ara su .osterior tratamiento y;o .rocesamiento + PROCESAMIENTO INTERACTIVO: Es una forma de .rocesar la información en
un sistema de cóm.uto ,ue consiste en actuali4ar la información de forma inmediata en los arc0i/os de datos+ Su mayor /enta)a es la r6.ida ca.acidad de res.uesta ,ue tiene el sistema+ !os sistemas interacti/os tambi5n son llamados ite)a on/line o ite)a en l0nea!
PREGUNTAS:
<+ u6les son las .rinci.ales caracter*sticas de un sistema contable= >+ u6les son las tareas ,ue lle/a a cabo un sistema contable= ?+ u6les son los controles ,ue se .ueden lle/ar a cabo sobre el ingreso de los datos= @+ u5 es un listado de e9ce.ciones= B+ u6les son las formas en las cuales .uede ser actuali4ada la información= C+ u5 re.ortes b6sicos debe emitir un sistema contable= + En ,ue consiste la o.ción de generador de re.ortes= + ue diferencia 0ay entre .rocesar la información en lotes o en l*nea=