Problemas y soluciones en la gestión logística y de almacenes en PyMEs En este artículo se va a desarrollar un caso práctico real que muestra la realidad en la problemática de la gestión logística y de almacenes de muchas PYMEs así como las soluciones y resultados alcanzados en este caso concreto. En el entorno actual, cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades oportunidades de meora que las haga más competitivas. En este sentido, cada vez son más conscientes de la importancia de la gestión de almacenes !y la gestión logística en general" como parte esencial a la hora de aportar más valor a sus clientes y reducir sus costes. #a situación de partida.
El presente caso se desarrolla en una empresa industrial de $% millones de euros de &acturación y que tiene el &irme deseo de alinear su gestión logística y de almacenes hacia una &iloso&ía &il oso&ía 'ust in (ime)#ean Manu&acturing. * nivel nivel estrat+gico, la compaía -que -que está en un mercado puro puro de commoditieshabía perdido el liderazgo en cuanto a servicio al cliente y en costes, situación agravada por la entrada de competidores internacionales. *demás, los almacenes almacenes estaban sobredimensionados sobredimensionados !valorados en en un / respecto a la &acturación", valor e0cesivamente alto comparado con sus competidores directos y teniendo en cuenta que la producción se realiza bao pedido. *unque &uese de menor menor importancia, tambi+n e0istían unos unos costes e0cesivos e0cesivos de los procesos relacionados con la gestión de compras, producción y almacenes debido a las ine&iciencias que a continuación se describirán. Por ello, desde la *lta 1irección de la empresa se decide lanzar un proyecto para que -tras un análisis general de la empresa tanto a nivel ni vel estrat+gico como operativo- se analicen, planteen e implanten las soluciones logísticas adecuadas para alcanzar nuevas ventaas competitivas alineadas con la estrategia. Para ello, se crea un equipo mi0to de trabao entre la consultora e0terna y personas claves en el área logística de la empresa que tras realizar un diagnóstico, identi&ican cuatro grandes áreas de meora2
3. Procesos inadecuados y gestión de la in&ormación en el área logística 4. Problemas en la gestión de aprovisionamientos $. 1isposición &ísica del almac+n %. 1isponibilidad y &iabilidad de la in&ormación debido a la introducción manual de datos
* continuación se pasa a describir cada una de estas problemáticas. Procesos inadecuados y gestión de la in&ormación en el área logística
#a carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa estaba generando ine&iciencias en todo el proceso, ya que tanto la in&ormación como los materiales no &luían correctamente.
Este problema era básicamente debido a dos motivos2 3. Procesos diseados de manera que no e0iste un &luo de in&ormación entre los distintos departamentos. #os procesos se habían de&inido por cada uno de los departamentos habiendo diseado procesos estancos que generan ine&iciencias cuando el proceso cruza varias áreas. Por eemplo, en el análisis se encontraron documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos ya que unos no eran conscientes que los otros lo hacían o plani&icaciones de necesidades de materiales que generaba producción y que compras no empleaba por desconocer su e0istencia. 4. E0istían claras ine&iciencias debido al modelo de in&ormación empleado por el so&t5are de gestión !E6P" recientemente implantando en la empresa y que no cubría las necesidades de in&ormación de la compaía provocando unos procesos e0cesivamente manuales y duplicidades de tareas entre departamentos. *sí, había mucha in&ormación que no se podía consultar en tiempo real y por eemplo, para conocer el nivel de stoc7 de determinados productos se tenía que ir al almac+n e inspeccionarlo de manera visual. Problemas en la gestión de aprovisionamientos
En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el problema en las áreas de compras)aprovisionamientos.
1ebido a la falta de información y de procedimientos en la organización, el departamento de compras no podía tomar decisiones basadas en la in&ormación sino en las sensaciones, lo que llevaba a una situación caótica con almacenes sobredimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stoc7s. (odas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar análisis sobre la rotación de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposición &ísica en el almac+n. 1isposición &ísica de almacenes
#os almacenes tenían un lay-out típico de almacenes pequeos que al ir creciendo y al no haberlos replanteado nunca, muestran algunas ine&iciencias muy habituales2 •
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8ncorrecta distribución en planta !lay out" que provocaba ine&iciencias en el maneo de los materiales de almac+n. Plantilla sobredimensionada debido a las ine&iciencias provocadas por el layout, maneo de materiales y la &alta de procedimientos. 8nadecuado tipo de de almacenae para algunos productos, como es el caso de los que se encontraban con&inados en caas de cartón !y más a9n teniendo en cuenta que el almac+n estaba a la intemperie". El sistema de almacenae por el que se había optado !productos apilados sin estanterías", no permitía tener un almac+n con una &iloso&ía :8:; !:irst 8n :irst ;ut", provocando una rotación inadecuada de los productos y por tanto que hubieran artículos sin rotación durante largos periodos del almac+n, aumentando considerablemente la presencia de artículos obsoletos y de mermas.
1isponibilidad y &iabilidad de la in&ormación debido a la introducción manual de datos
#a introducción manual de los datos, tanto para el caso del almac+n de materias primas como para el de producto acabado, tenía dos consecuencias2 3. #a posibilidad de errores por la introducción manual de los datos. 4. El desconocimiento en tiempo real de las e0istencias en los dos almacenes.
Este 9ltimo punto era especialmente grave si se tiene en cuenta que la empresa produce durante los &ines de semana, y que el alta manual de los productos en el almac+n de producto acabado implicaba el descuento de sus componentes en el almac+n de materias primas, lo cual hacía que e0istiera un des&ase má0imo de 4,< días entre el consumo de los artículos y su introducción en el sistema.
#a &alta de &iabilidad en el sistema a&ectaba gravemente tanto a =ompras, que la solventaba aumentando los niveles de stoc7, como a E0pediciones, di&icultando la optimización de las mismas. #a solución propuesta
(ras el diagnóstico, la solución se planteó con tres líneas básicas de trabao. Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el área de procesos como el ee central- se disearon soluciones tal y como se muestra en la siguiente &igura2
6eingeniería de procesos
En este caso se rede&inió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la e0pedición, eliminando todas las ine&iciencias que se producían cuando el proceso >cruzaba? a trav+s de los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos en lugar de una organización departamental pura. * partir del proceso logístico se rede&inieron los siguientes subprocesos2
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@estión de compras
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@estión de almacenes y stoc7.
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@estión de e0pediciones
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@estión de la producción
*demás, se implantó el concepto de líder del proceso para que gestionase el proceso a trav+s de todos los departamentos y planteando así una estructura organizativa matricial que dotase de más e&iciencia los procesos y subprocesos. *demás de la reingeniería del proceso, tambi+n se &ormó al personal en t+cnicas de meora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en e&icacia y e&iciencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla. Para ello se empleó la siguiente metodología2
*lmac+n &ísico
Para la problemática re&erida al sistema de almacenae se planteó la necesidad de redisear los almacenes y así alcanzar los siguientes obetivos2 •
6acionalizar el n9mero de personas destinadas en el almac+n debido a la disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenae.
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Meorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stoc7s y de obsoletos.
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1isminución del n9mero de mermas.
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Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del almac+n.
Para ello, a nivel &ísico, hubo dos grandes líneas de trabao2 3. Aistemas de almacenae 4. 1istribución &ísica !lay out"
En cuanto a sistemas de almacenae, se diseo un almac+n con sistemas de paletización adaptados a las características del producto con modernos sistemas de almacenamiento :8:; y pic7ing dinámico. En cuanto a la distribución del almac+n, se empleó una metodología propia de la consultora rede&iniendo todas las áreas &uncionales del almac+n !muelles de carga y descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de pic7ing, etc." @estión de la in&ormación
En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se implantó un sistema de captación de datos (mediante terminales de radio frecuencia) integrados con el sistema de información ERP empleado en la empresa. Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de gestión. En esta área, es importante destacar de la compleidad de hacer convivir con +0ito conceptos de negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, se creó un >=omit+ de 8mplantación de Aistema de 8n&ormación >donde participaban los mismos miembros de la consultora y de la empresa que en el =omit+ de Proyecto y además los representantes de las empresas de soluciones de sistemas de in&ormación.
1e esta manera se consiguió que no apareciesen problemas debido a la &alta de in&ormación o comunicación con lo que se consiguió cumplir el plan de proyecto de esta área en tiempo y &orma.
#a metodología
Para el desarrollo del proyecto, se creó un equipo mi0to de trabao entre el cliente y la empresa e0terna de consultoría, donde estaban representados todos los departamentos implicados !#ogística, =ompras, Producción, *lmac+n,..", y se emplearon distintas metodologías en &unción de los distintos elementos del proyecto aunque siempre con la siguiente estructura2
(oda la implantación de la metodología de trabao y de las soluciones propuestas se realizó empleando un =omit+ de Proyecto bao un li derazgo del proyecto compartido entre la consultora e0terna y la empresa y con un total apoyo por parte de la *lta 1irección.
Especialmente destacable es la metodología de gestión del cambio, elemento clave para el +0ito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodología especí&ica. Bunca se ha de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en personas por lo que este elemento -aunque muchas veces sea compleo de gestionar- es básico para el +0ito de cualquier proyecto. #os 6esultados
(ras la implantación del proyecto, algunos de los resultados cuanti&icables &ueron2 •
*lcanzar una posición competitiva en plazos de servicio
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1isminución del stoc7 medio de almac+n en un $%,
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1isminución de las mermas en un 4/.
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1isponer de in&ormación en tiempo real para la toma de decisiones debido a la implantación de un cuadro de mando logístico.
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Meora de los costes de los procesos administrativos de un 4$/
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Mayor satis&acción de los clientes debido a la meora en el servicio
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*umento de la satis&acción del equipo humano gracias a tener procesos colaborativos, claramente de&inidos, comunicados e implantados.
(odas estas meoras, conseguidas con un retorno de la inversión muy interesante permitieron a la empresa recuperar su posición de liderazgo en su sector .
Para &inalizar y complementar el te0to te deamos con el 5ebinar >Aupply =hain Management2 derribando &ronteras en la gestión logística? impartido por 'uan #uis de los 6íos Aánchez, del 8ECA, en el cual se tocan aspectos clave para el maneo de la logística en la PyME.