Secretaria Municipal de Administração Divisão de Patrimônio
GUIA DE PROCEDIMENTOS SUPRIMENTOS/COMPRAS
SUMÁRIO
1OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS.................................................................3 2 MODALIDADE DE COMPRAS........................................................................................4 2.1 licitação...............................................................................................................................4 2.2Inexibilidade de licitação................................................................................................... 4 2.3 Dispensa de licitação..........................................................................................................5 3 PROCEDIMENTO PARA AS REQUISIÇÕES................................................................6 3.1Solicitação de compra.........................................................................................................6 3.2 O que é necessário..............................................................................................................6 3.3 Observações importantes................................................................................................. 7 4 COMO SE PROCESSA A COMPRA................................................................................. 8 4.1 Agilize suas compras.......................................................................................................... 8 5 RECEBIMENTO DO MATERIAL..................................................................................... 9 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................................10 7 ORGANOGRAMA ADNISTRASTRATIVO PARA PROCESSO DE COMPRAS.......11 8 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE COMPRAS...........................................................12 9MODELO1-FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRAS......................................13 9.1 Legenda referente ao pedido de compras.........................................................................14 10 REQUISIÇÕES DE COMPRA VIA SISTEMA.............................................................. 15 10.1 legenda referente ao menu do pedido de compras........................................................ 16 11CRONOGRAMA BÁSICO DO PROCESSO DE COMPRAS........................................ 18
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Secretaria Municipal de Administração Divisão de Patrimônio
1 OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS •
Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas necessidades;
•
Assegurar a continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender as necessidades emergentes ou planejadas;
•
Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto;
•
Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor custo;
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MODALIDADES DE COMPRAS PÚBLICAS NO BRASIL
2.1 Licitação Devido ao reconhecimento da importância do uso eficiente dos recursos públicos, a Constituição Federal de 1988 trouxe no inciso XXI do art. 37 a previsão legal que obriga que as obras, serviços, compras e alienações públicas sejam feitas através de processo licitatório, assegurando igualdade de condições a todos os concorrentes. Segundo a Lei 8.666/93, a licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos. As modalidades de licitação existentes são: •
Concorrência Pública;
•
Concurso público;
•
Leilão;
•
Pregão (presencial ou eletrônico);
•
Carta convite.
A mais comumente utilizada nesta administração é a modalidade de Pregão presencial. Esta visa a aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado, onde a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública com publicação prévia no DOM. 2.2 Inexibilidade de licitação Na existência de hipóteses em que a licitação formal seria impossível ou frustraria a própria consecução dos interesses públicos, autoriza-se a Administração a adotar um outro procedimento, em que formalidades são suprimidas ou substituídas por outras. A Inexibilidade de licitação é uma forma de contratação direta que tem como característica o fato de que a licitação não é possível, haja vista que um dos possíveis competidores possui qualidades
5 que atendem de forma exclusiva às necessidades da administração pública, inviabilizando os demais participantes. A utilização deste dispositivo deverá obedecer a comprovação de exclusividade em relação à especificação do item a ser contratado, sendo vedada a indicação de uma marca específica quando houver mais de uma que atenda as exigências descritas no item. 2.3 Dispensa de licitação É outra forma de contratação direta, que tem como característica o fato de que a licitação é possível, entretanto não se realiza por conveniência administrativa. Para caracterizar a dispensa ou compra direta, a Lei 8.666/93, no seu art. 24, enumerou 24 situações que tornam facultativo o processo licitatório. Essa modalidade em se tratando de obras e serviços de engenharia é limitada ao valor de R$15.000,00. E para o caso de outros serviços e compras ao valor de R$8.000,00. Cumulativos para um mesmo grupo de serviço ou material e no mesmo exercício. Fatores como emergência (inciso IV) e a relação custo-benefício (inciso VII), são exemplos do que deve ser levado em consideração na opção deste tipo de contratação.
“Para que a situação possa implicar dispensa de licitação, deve o fato concreto enquadra-se no dispositivo legal, preenchendo todos os requisitos. Não é permitido qualquer exercício de criatividade ao administrador, encontrando-se as hipóteses de licitação dispensável previstas expressamente na lei.” Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, em contratação direta sem licitação.
IMPORTANTE: O artigo 89 da lei 8.666/93 aponta: Art.89. Dispensar ou inexigir fora das hipóteses previstas em lei, ou deixar de observar as formalidades pertinentes à dispensa ou inexigibilidade de licitação: Pena – detenção, de três a cinco anos e multa.
6 6 6 3 PROCEDIMENTOS PARA AS REQUISIÇÕES: Para solicitação de compras de materiais de consumo, permanente/equipamentos e serviços, em atendimento à legislação vigente e às recomendações da Divisão de Patrimônio e Suprimentos, deverão ser observados os seguintes procedimentos: 3.1 Solicitação de compras Os Centros de Custo deverão programar suas compras no sentido de evitar as aquisições repetitivas com dispensa de licitação, que são consideradas pelas auditorias como fracionamento de despesas para fugir do procedimento licitatório. Os casos especiais e emergenciais deverão ser encaminhados com a devida exposição de motivos que justifiquem a aquisição com dispensa de licitação. (Vide Fluxograma – fig 2.) O centro de custo deverá emitir a solicitação de compra em formulário próprio e posteriormente será emitida no Sistema (SIMAC). Encaminhar à administração devidamente numerada e assinada pelo responsável do centro de custo, e pelo respectivo secretário, relacionando o bem ou serviço que deverá ser adquirido e a respectiva justificativa (obrigatória) para a compra. Deverá ser emitida uma solicitação para cada grupo de bens ou de serviços: (bens de informática, material laboratorial, móveis, áudio/vídeo/foto, expediente e escritório, lanches, refrigeração, serviço gráfico, serviço reprográfico e etc). 3.2 O que é necessário para solicitar •
Antes da emissão da solicitação deverá ser consultado o estoque para verificar a existência de bens e serviços licitados, isto poderá ser feito via sistema integrado (SIMAC) ou por consulta direta no setor de patrimônio/almoxarifado (Ramal: 58466 ou 55450).
•
Que o material ou serviço esteja devidamente especificado, com todas as características técnicas, porém sem indicações de marca e modelo, e com código conforme catálogo.
•
A solicitação deverá ser feita apenas por meio do documento específico (Solicitação de compras e serviços – fig 3).
•
Que a solicitação esteja classificada corretamente em conformidades com as naturezas das fichas, tais como: material de consumo, permanente/equipamento ou serviço. Em caso de dúvidas consulte o Setor de Patrimônio (Ramal: 55450).
7 •
Que o centro de custo tenha recursos orçamentários suficientes para cobrir a despesa, nas fichas respectivas tais como: material de consumo, material permanente/equipamento, e serviços sendo que as mesmas e também a fonte deverá ser informada no respectivo formulário de solicitação. OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: As solicitações de compra devem estar disponibilizadas no setor de patrimônio com prazo
adequado para que haja tempo hábil de digitar, cadastrar, coletar preços, licitar, homologar, receber, entre outros. (Vide cronograma – Fig 9) A especificação detalhada completa do material ou serviço é fundamental para que se possa realizar as cotações e evitar a compra de material que não atenda à necessidade real. Casos especiais que não constarem da presente instrução devem ser esclarecidos junto ao Setor de Patrimônio (Ramal: 55450). Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos com a secretaria da Fazenda.
8 4 COMO SE PROCESSA A COMPRA •
O Centro de custo emite documento de solicitação de compra autorizado e conferido pelo Secretário da área e pela Administração.
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O Setor de compras verifica junto à Fazenda a disponibilidade orçamentária; se não há, devolve a solicitação ao solicitante.
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O Setor de suprimentos/compras verifica se a solicitação está discriminada corretamente, se não, devolve ao solicitante para providenciar a correção.
•
O Setor de suprimentos solicita para fins de aquisição em lotes, que seja feito planejamento da demanda anual das secretarias, e que seja entregue em data previamente estipulada para que não haja desabastecimento e falta de materiais. Especificamente quando se tratar de equipamentos de informática, mobiliários, medicamentos, gêneros alimentícios, equipamentos de laboratórios e equipamentos de áudio/vídeo/som/imagens, devido ao seu grande volume de compras. Os demais grupos de materiais serão adquiridos de acordo com a demanda.
•
O setor de compras providencia levantamento de preços estimados junto ao mercado para definir a modalidade da licitação de conformidade com a lei.
•
O Setor de licitação processa a licitação, e dá as devidas providencias.
4.1 Agilize suas compras Sempre que possível encaminhe junto com sua solicitação de compra, (em papel separado) estimativa de preços (mínimo 01 proposta) ou indique prováveis fornecedores e outros dados que julgue necessários à agilização da compra. Quanto mais exatas e detalhadas as descrições nos itens, mais fácil e rápida será a sua aquisição.
9 5 RECEBIMENTO DO MATERIAL Todo material adquirido será recebido no almoxarifado central ou no almoxarifado específico, conforme definido na Autorização de Fornecimento (AF) e posteriormente será encaminhado ao centro de custo solicitante ou estoque. No ato do recebimento haverá conferencia das especificações solicitadas (marca, modelo e etc.), momento em que será assinada a nota de fornecimento, lançamento e incorporação patrimonial, quando se tratar de material ou equipamento permanente. Quando se tratar de serviço ou equipamento que depende de instalação por parte do fornecedor, a entrega será diretamente no Centro de Custo. Satisfeitas as condições, o Centro de Custo quita a Nota Fiscal e a encaminha imediatamente ao Almoxarifado Central, a fim de que seja processada a entrada do material e a respectiva incorporação do bem ao acervo patrimonial e posterior pagamento ao fornecedor. Nenhum material permanente ou de consumo pode ser recebido, sem que haja conhecimento do Almoxarifado Central, (copia do documento fiscal). O descumprimento deste procedimento implica em responsabilidade por parte de quem recebeu o material ou serviço, pelo seu ressarcimento, caso o mesmo seja extraviado ou não localizado para prestação de contas anual.
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6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Todas as compras deverão ser formalizadas através do formulário “SOLICITAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS. O setor solicitante poderá obter maiores esclarecimentos através do telefone: (031) 3535-5450. A presente instrução, bem como os modelo citados, estão disponibilizados no setor de patrimônio/suprimentos da Prefeitura Municipal de Juatuba e podem ser obtidos também pelo email:
[email protected] . Marcelino dos Reis MoreiraJuatuba, 18 de agosto de 2010.
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Figura 2
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Figura 2
Figura 2
13 9 MODELO 1 – FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRA
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13 9 MODELO 1 – FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRA
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Figura 3
14 9.1 Legenda referente ao pedido de compras: Este campo deve ser preenchido com a sequencia numérica do pedido e a data da sua emissao. 0
Preencher setor solicitante e nome do emitente da solicitação. Preencher com nome e assinatura do secretário responsável pelo pedido. Preenchimento obrigatório da ficha orçamentária.
0
Preenchimento obrigatório da fonte da dotação.
0
Sequencia numérica dos itens. Código do item conforme catálogo.
Descrição detalhada do item: medidas, cores e outros aspectos que ajudem a cotar o item corretamente (nunca especificar marca). 0
Informar a quantidade exata de cada item ou serviço. Este campo deve ser preenchido com a unidade de medida apropriada. Sempre que disponível, informar o valor médio estimado do item ou serviço.
1
Este campo é imprescindível para que o responsável do setor e a administração municipal possa avaliar a necessidade e viabilidade da solicitação. (A justificativa deve esclarecer o porquê e o local para onde será destinado o pedido.) Após análise, o secretário da administração assina, aprovando a solicitação de compra. Data em que o pedido foi aprovado. 1
Marque aqui o grau de urgência do pedido.
1
Informe a data limite em que se precisará do objeto solicitado. Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de administração. Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de Suprimentos. Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de compras.
15 10 REQUISIÇÃO DE COMPRAS VIA SISTEMA:
1
1 - Após entrar no SIMAC, Clicar no menu: Compras/pedidos de compra
Figura 4
1 2
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4
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Figura 5
10.1 Legenda referente ao Menu do pedido de compras: 1 2
Clicar em incluir.
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Digite o numero da solicitação de compra ou da CI. 3
Selecione a secretaria solicitante conforme informado na solicitação de compra.
4
Digite a ficha informada.
5
Digite a fonte informada.
6
Digite a justificativa completa sempre informando os seguintes dados: tipo da compra, classificação na portaria, motivo da compra e aplicação. Texto modelo 1: Tipo da compra
Texto modelo 2:
Tipo da compra
Classificação
Classificação
Motivo/Aplicação
Motivo/Aplicação
7
Digite a classificação: 1 para compra de produtos e 2 para contratação de serviços.
8
Informe o tipo do pedido: 1 para pedido normal, 2 para registro de preços e 3 para aditivo.
Próximo passo:
Clique nesta guia.
Preencher este campo com a justificativa para a requisição.
Figura 6
17 2º - Pressione F2 p/ inserir.
6º - Clique aqui p/ salvar. 1º -Clique nesta guia.
3º - Inserir o código do produto.
5º - Inserir + descrição ou referencias.
4º - Inserir a quantidade.
Figura 7
6º - Clique aqui p/ imprimir o pedido.
Figura 8
O pedido de compra gerado no sistema deve ser carimbado e assinado e anexado juntamente com a solicitação de compras e entregue ao setor de compras que fará a partir daí a coleta de preços.
11 CRONOGRAMA BÁSICO DO PROCESSO DE COMPRAS
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PRAZOS ESTIMADOS EM DIAS ÚTEIS.
MODALIDADES ATIVIDADE EXECUTADA RESUMIDA DEFINIÇÃO DO OBJETO/SERVIÇO
DISPENSA DE LICITAÇÃO* MINIMO MAXIMO 1 dia 2 dias
DESCRIÇÃO; DIGITAÇÃO; CADASTRO; DEFINIÇÃO DA FICHA
1 dia
3 dias
COLETA DE PREÇOS, MINIMO 3 ORÇAMENTOS
1 dia
10 dias
HOMOLOGAÇÃO DO CONTRATO; EMPENHO; EMISSÃO DE A.F. PRAZO DE ENTREGA PELO FORNECEDOR; RECEBIMENTO/CONFERENCIA; EMPLAQUETAMENTO TOTAL ESTIMADO
1 dia
10 dias
1 dia 5 dias
INEXIGIBILIDADE MINIMO MAXIMO 3 dias
PREGÃO PRESENCIAL MINIMO MAXIMO 1 dia 2 dias
3 dias
1 dia
3 dias
-
1 dia
20 dias
1 dia
3 dias
3 dias
20 dias
15 dias
1 dia
15 dias
1 dia
15 dias
40 dias
3 dias
25 dias
7 dias
60 dias
1 dia
Figura 9
OBS. Estes prazos são apenas uma estimativa, que é válida para os processos que atendem corretamente os procedimentos de compra. Além disso, estão sujeitos a atrasos e imprevistos advindos de terceiros, sobretudo na etapa de coleta de orçamentos e prazo de entrega pelos fornecedores, e também ao volume de atividades simultâneas no setor. * Inclui-se em dispensa de licitação a modalidade conhecida como Compra Direta.
