Garantizar la eficacia de la comunicación dentro de la empresa. Así como establecer los mecanismos de participación y consulta de las partes interesadas en el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad. Establecer los criterios y las responsabilidades para la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones del sistema integrado de Gestión en Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad de la empresa y para recibir documentar y responder a las comunicaciones relevantes de las partes externas con relación a aspectos de HSEQ.
El siguiente Plan es aplicable a partes internas y externas pertinentes.
Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad : Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales. Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. : Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.
se hace una descripción detallada de los Sistemas de Gestión de la empresa. dentro de los que se incluyen las Autoridad y Responsabilidades dentro de la empresa. Así como las políticas y Objetivos de los Sistemas de Gestión. permite publicar boletines informativos, campañas de prevención y promoción, noticias de interés general y demás información de interés de primera mano. Se realizarán reuniones trimestralmente que permiten evaluar los resultados obtenidos en todos los aspectos dentro de la empresa, así mismo se fijan compromisos en pro del mejoramiento continuo y el cierre de acciones preventivas y : : :
correctivas, así como el avance de cada una de e llos. Otros temas de las reuniones en los cuales se involucrará el personal son: en la revisión de Políticas, Metas y Objetivos de los sistemas de Gestión, así como en la identificación y evaluación de los riesgos a los cuales están expuestos. Para asuntos más urgentes que necesiten ser vistos con una periodicidad menor de tres meses, se podrá convocar una reunión de carácter extraordinario.
Para recoger inquietudes del personal en cuanto al comportamiento de los Sistemas de Gestión en HSEQ, está instalado un “buzón de Opinión” a la entrada de las oficinas, en el cual todo el personal puede dejar por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones y preguntas al respecto. Con la finalidad de promover las sugerencias por parte del personal y sondear sus preocupaciones respecto a la gestión y el comportamiento de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad de la empresa, Se podrán hacer encuestas periódicas en las que se traten en estos aspectos.
Registro de inducción Evaluación de la inducción
Esta información es analizada por el Coordinador HSEQ, que contesta de forma particular al interesado, si da su identidad, y/o la da a conocer al personal que considere oportuno. El Coordinador HSEQ es responsable a su vez de transmitir toda esta información a la Gerencia, con el objeto que la opinión del personal sea tenida en cuenta en las revisiones por la Gerencia.
El coordinador HSEQ distribuye mediante la red Local una copia de la documentación de los Sistemas de Gestión en HSEQ. : Para asegurar la comunicación de informaciones puntuales de relativas a cualquier proceso, proyecto o servicio, son comunicadas al personal afectado, la empresa dispone del Correo Electrónico, el cual deberá ser revisado por todo el personal interno.
Correo electrónico
Así mismo, en los propios procedimientos (operativos o de gestión) se incluyen criterios para el flujo de información interna entre los diferentes niveles y funciones para tareas específicas. : : :
Durante el desarrollo de las actividades se utiliza este medio para quien requiera hacer consultas, solucionar inquietudes o reportar novedades. : Permite la difusión de información puntual a nivel interno y externo. Anualmente se establece un programa de capacitación y entrenamiento el cual permite la actualización y participación en el sistema de gestión HSEQ.
Memorando Comunicados
Son voceros de las inquietudes de los trabajadores respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo, conocen a profundidad los problemas de la empresa y contribuyen a resolverlos; sirven como puente de comunicación entre los trabajadores y la alta dirección para la consulta, participación y comunicación de todos los aspectos de SST.
Se tiene un folleto de información el cual se le entregara a los visitantes; contratistas, clientes y demás grupos de interés donde se informa acerca de las políticas, actividades de Responsabilidad Social, uso de EPP, riesgos, Reporte de actos y condiciones inseguras, Quejas y sugerencias, Plan de Emergencia, Medevac. : Se utilizara como medio de comunicación con clientes, proveedores y demás partes interesadas.
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Las comunicaciones de partes interesadas externas se tramitan a través del buzón de Sugerencias y Reclamos, en caso tal que la sugerencia o reclamo no sea recibida por el buzón esta deberá ser registrada. Las respuestas a dichas comunicaciones serán siempre documentadas y registradas por los responsables implicados.
las comunicaciones con clientes, proveedores y demás partes interesadas se realizarán a través de los correos empresariales, donde se podrán recepcionar las inquietudes, consultas y demás para darles el trámite y respuesta
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correspondiente. : por medio de correo electrónico, cartas, vía telefónica. La persona autorizada es la gerencia, director de obra, o quien delegue.
Acta de reunión
Reuniones de permiso de trabajo semanalmente y reuniones de planeación de obra La comunicación podrá realizarse mediante carta con firma del coordinador HSEQ y sello de la empresa, o por medio de la gestora asignada con quien se realizara comunicación vía telefónica o correo electrónico.
Carta Registro de visita gestor
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