PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS , OFERTAS Y CONTRAT CO NTRATOS OS
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la revisión de solicitudes, ofertas contratos requeridos requeridos en el sistema de gestión de calidad en los servicios brindados brindados por el laboratorio !"#$%&
2. ALCAN CANCE
El presente presente procedimiento procedimiento es aplicab aplicable le todos todos los servicio servicios s brindad brindados os por el laboratorio !"#$%&
3. RESP RESPON ONSA SABIL BILIDA IDADE DES S Gerente Genera •
$utori'ar $utori'ar descuentos, descuentos, en en caso estos estos sean sean solicitados& solicitados&
Gerente !e La"#rat#r$#% •
$valar $valar ( firmar las solicitudes, solicitudes, ofertas ( contratos contratos de órdenes órdenes de traba)o&
Je&e !e C#nta"$$!a! ' F$nan(a)% • •
Establecer precios ( condiciones económicas de los ensa(os solicitados& Establecer las formas de pago seg*n cliente ( traba)o&
Elaborado por:
-evisado por:
$probado $probado por:
+irma:
+irma:
+irma:
+eca:
+eca:
+eca:
Je&e !e a"#rat#r$#%
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-ecepcionar las solicitudes de pedido de e)ecución de ensa(os& -eali'ar el seguimiento al cumplimiento de las cláusulas de solicitudes, ofertas ( contratos por órdenes de traba)o& Establecer la metodolog.a de operación en las propuestas de solicitudes, ofertas ( contratos& /eleccionar ( decidir sobre las tcnicas a emplear para el cumplimento del ob)etivo de solicitudes, ofertas ( contratos& /olicitar el cobro de los adeudos de los traba)os solicitados& /olicitar recibos de pago para iniciar los traba)os solicitados& Comunicar al erente de laboratorio ( partes interesadas si ubiera alguna modificación del contrato antes o despus de aber comen'ado con los ensa(os&
C##r!$na!#r !e Ca$!a!
$brir 2 Parte de no Conformidad2 ante un incumplimiento en el pla'o de entrega&
*. DEFINICIONES C#ntrat#% Cualquier acuerdo escrito que tenga por finalidad proporcionar servicio de ensa(o o de calibración a un cliente&
Or!en !e tra"a+# % Es un documento interno que se genera una ve' aceptada la oferta , el cual sirve para poder comen'ar con el traba)o en el laboratorio&
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5. DESARROLLO
5.1Ree-$n !e -e!$!#
El cliente, a travs de cualquier v.a 3personalmente, telfono, fa45, reali'a una petición de oferta& El )efe de laboratorio se encarga de acer una revisión previa, de la cual se deducirán datos como: peticionario, tipo de servicio, ( tambin valorará si el laboratorio está capacitada o no para reali'arla& En caso que los recursos del laboratorio no permitan la e)ecución de los servicios solicitados, o la e)ecución de los mismos quede condicionada por alg*n motivo, se le informará por escrito al cliente& Con estos datos la erencia de laboratorio decidirá si se procede a reali'ar la oferta correspondiente& En caso negativo, se reca'ar.a, comunicándoselo al cliente&
El pedido es registrado en el formato #$%6+7-6XX 2/olicitud de Pedido2 donde se refle)a el pedido completo, las caracter.sticas ( requisitos de los ensa(os a reali'ar ( el pla'o de entrega 3si es requerido5 5.2Rea$(ar a #&erta
!na ve' verificado que si se pueden reali'ar los ensa(os, el )efe del laboratorio determina el valor de los servicios a prestar, de acuerdo con los precios establecidos por el área de Contabilidad ( +inan'as& 5.3De&$n$r #) /0t#!#) a t$$(ar.
El )efe de laboratorio comunica al cliente 3v.a mail5 los mtodos que utili'a el laboratorio ( consulta si presenta dudas respecto de los mtodos utili'ados& #as dudas o cambios que el cliente formule frente a los mtodos, serán resueltas por el laboratorio v.a mail antes de iniciar la reali'ación de los traba)os& 5.*A-r#"a$n !e #&erta
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!na ve' se a verificado que el laboratorio tiene los recursos necesarios para la prestación del servicio solicitado es el erente de laboratorio quien debe aprobar la oferta que se le ará llegar al cliente& Estas ofertas son registradas en el formato #$%6+7-6XX 27fertas de ensa(os2, la cual inclu(e los mtodos a utili'ar, pla'os entrega, condiciones de evaluación del ensa(o entre otros& 5.5Re$)$n -#r -arte !e $ente
El cliente estudia ( revisa la oferta, ( decide si lo acepta o no, o si quiere alguna modificación& En el caso requiera alguna modificación, se procede con la anulación de la inicial, se cambian impresiones (, si se llega a un acuerdo, se elabora una nueva oferta, repitiendo el mismo proceso anterior, asta su aceptación o reca'o final& El antiguo presupuesto se identifica como 7%/7#E87& Cuando el cliente acepta la oferta, se solicita que env.e su conformidad por escrito firmando el documento #$%6+7-6XX 27fertas de ensa(os2 ( entregando de forma personal o v.a e6mail 3documento escaneado5, quedando una copia para el laboratorio ( otra con el cliente& Este documento firmado, será considerado como el contrato de traba)o&
Es condición para iniciar el traba)o, que el cliente entregue previamente los comprobantes de pago de los servicios&
5.M#!$&$a$n !e a) #n!$$#ne) !e C#ntrat#
Esta etapa se sigue si en un momento dado, (a con el presupuesto aceptado o el contrato firmado, se detecta la necesidad de reali'ar modificaciones en el pedido, (a sea por parte del cliente o del laboratorio& /i por alg*n motivo el laboratorio sabe que no puede cumplir las condiciones pactadas con el cliente, el )efe del laboratorio se pondrá en contacto con el cliente ( las partes interesadas de forma verbal o escrita para comunicarle dica incidencia ( se eval*a el impacto del imprevisto en base a su coste apro4imado&
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+inalmente se reali'a la revisión ( discusión de la nueva oferta económica que involucrar.a alg*n cambio en el contrato&
. FORMATOS Y4O REGISTROS
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. REFERENCIAS N# a-$a