Proces nabavke

Dr Milenko Heleta

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8. Nabavka

10.4.2011

1

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta

Sadržaj: 8. Nabavka 8.1 Proces nabavke 8.2 Informacije o nabavci 8.3 Verifikacija Verifikacija proizvoda koji se nabavlja 8.4 Procedura nabavke

10.4.2011

Dr Milenko Milenko Heleta Heleta - 8. Nabavka Nabavka

2

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta

Sadržaj: 8. Nabavka 8.1 Proces nabavke 8.2 Informacije o nabavci 8.3 Verifikacija Verifikacija proizvoda koji se nabavlja 8.4 Procedura nabavke

10.4.2011


2

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke 8.1.1 Zahtevi standarda

Zahtevi standarda ISO 9001, Ta čka 7.4.1

Proces nabavke Organizacija mora da osigura da nabavljeni proizvod bude usaglašen sa specificiranim zahtevima nabavke. Vrsta i obim upravljanja koje se primenjuje na isporučioca i na proizvod koji se na av a mora u a zav se o ut ca a tog pro zvo a na aznu rea zac u pro zvo a na fin finaln alnii pro proizvo izvod. d. Organizacija mora da vrednuje i bira isporu čioce na osnovu njihove sposobnosti da isporučuju proizvod u skladu sa zahtevima organizacije. organizacije. Moraju se ustanoviti ustanoviti kriterijumi za izbor izbor,, vrednovanje vrednovanje i ponovno ponovno vrednovanje. Moraju se održavati zapisi o rezultatima vrednovanja i o svim s vim neophodnim merama koje ko je pr proi oist stiiču iz tog vrednovanja (videti 4.2.4).

10.4.2011


3

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke

Svrha procesa nabavke

8.1.2 Opšte

Proces nabavke obezbeñuje kvalitet proizvoda i usluga koji se:

• •

realizuju u procesima van organizacije, a ugrañuju u neku od faza realizacije proizvoda ili u finalni proizvod

Proces nabavke predstavlja:

•

Klju čn i proces kada se nabavljeni proizvod ugra ñuje u proizvodi koji se

isporučuje kupcu •

Proces za podršku kada se nabavljeni proizvod ugra ñuje u resurse

organizacije Najčešće se proces nabavke nalazi u ulozi oba navedena procesa, a zavisno od dominantnosti može se svrstati u jednu od navednih vrsta procesa

10.4.2011

Dr Milenko Heleta - 8. Nabavka

4

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke 8.1.2 Opšte Proces nabavke obuhvata sledeće ključne aktivnosti:

1. Definisanje specifikacija za nabavku 2. Presipitivanje adekvatnosti specificiranih zahteva o nabavci pre njihovog saopštavanja isporučiocu 3. Slanje zahteva za nabavku potencijalnim isporučiocima, koji moraju biti iz registra odobrenih isporučilaca, a ako nisu, zahtev za nabavku se proširuje sa elementima za ocenu isporu čioca 4. Ocena i izbor isporučioca 5. Ocena i izbor ponude 6. Ugovaranje / naručivanje proizvoda 7. Realizacija nabavke uključivo (kada postoji) uvoz, špediciju, carinu, garancije za plaćanja, itd. 8. Prijem i verifikacija proizvoda 9. Voñenje evidencije o prijemu proizvoda 10.4.2011


5

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke 8.1.2 Opšte

Inicijativa za nabavku proizvoda Osnova za pokretanje nabavke proizvoda ili usluga može da bude:

a) b) c) d)

ugovor ili narudžba kupca, plan projekta koji se izvodi, plan nabavke za skladište, odluka o razvoju novog proizvoda, , f) plan nabavke potrošnog materijala, g) rešavanja reklamacije kupca, itd. Inicijatori za nabavku su najčešće:

a) b) c) d)

Referent operativne pripreme - OPP u proizvodnoj organizaciji Menadžer projekta u projektnim organizacijama Menadžer održavanja Svaki rukovodilac organizacione celine

10.4.2011


6


Specificiranje zahteva za nabavku Inicijator za nabavku je dužan u zahtevu za nabavku da definiše sledeće

elemente: 1. Opis proizvoda koji se nabavlja 3. Sugestivnu listu potencijalnih isporučilaca proizvoda 4. Način verifikacije proizvoda 5. Način na koji je obezbeñeno finansiranje nabavke 6. Provera stanja proizvoda koji se želi nabaviti na skladištu

10.4.2011


7


Preispitivanje i verifikacija podataka za nabavku Inicijator nabavke i referent nabavke vrše preispitivanje:

a) kompletnosti i verodostojnosti svih podataka (dokumenata) uz zahtev za nabaku

b) načina ocene isporučilaca sa sugestivne liste koji se ne nalaze u registru c) planiranih troškova nabavke proizvoda d) raspoloživih finansijskih sredstava za nabavku • Odobrenje finansijskih sredstava za nabavku vrši direktor odnosno ovlašćena osoba, čime se odobrava i pokretanje procesa nabavke. • Kada se radi o procesu javnih nabavki primenjuje se prorisana procedura zavisno od vrste nabavke

10.4.2011


8

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke 8.1.2 Opšte Kriterijumi za ocenu i vrednovanje isporu či oca :

1. Kriterijumi za ulazak u registar – ocenjuje se pre naručivanja: a) Ocena kvaliteta proizvoda b) Ocena performansi procesa c) Ocena pouzdanosti isporučioca – postojanje efektivnog QMS 2. Kriterijmumi za opstanak i izlazak iz registra - ocenjuje se tokom iporuka: a vo re amac a na sporučen m pro zvo ma b) Nivo performansi isporuka 3. Dodatni kriterijumi za ocenu isporučioca koji vrše procese u “outsource”: a. Nivo odgovornosti za preuzete obaveze b. Stepen raspoloživosti c. Brzina odziva d. Nivo profesionalizma i praćenje trendova struke e. Spremnost na promene zahteva za nabavku 10.4.2011


9


10.4.2011


10


Nivoi ocena isporučilaca

10.4.2011


11


10.4.2011


12


Primer kriterijuma ocena za ulazak u registar odobrenih isporučilaca Aspekti ocene pre isporuke Kvalitet proizvoda i servisna podr ška

-Kriterijumi za različite nivoe ocena C

B

-tipski sertifikat -brand -provera -reference ili prethodno iskustvo

Metod ocene A

-tipski sertifikat -brand

-tipski sertifikat -brand

Potvrda bilo kog elementa

UPITNIK ILI PROVERA U PROSTORU Ocena svakog elementa: -1 - ne zadovoljava -2 – zadovoljava -3 – izvrsno Svaka ocena > 1 Srednja ocena ≥2,xx

Kvalitet procesa u kojim se realizuje proizvod

-

-oprema -kadrovi -infrastruktura -upravljanje procesom

-oprema -kadrovi -infrastruktura -upravljanje procesom

Pouzdanost isporučioca

-

-u PDV registru -finansijska sposobnost za izvr šenje isporuke

-u PDV registru -QMS – ISO 9001 -finansijska sposobnost za izvr šenje isporuke

10.4.2011


UPITNIK ILI PROVERA U PROSTORU Potvrda svakog elementa

13


Primer kriterijuma ocena za opstanak i izlazak iz registra

Aspecti ocene tokom isporuka

Preduzete mere ►

Oponema (O)

Indicator ocene ▼

va e isporučenog proizvoda - Kr

re nos re am ran proizvoda

–

Zahtev za preduzimanje korektivne mere (KM)

–

Uslovno isključenje (UI)

Isključenje iz registra (I)

> 30

–

Pouzdanost isporuke - Kt

Prekoračenje ugovorenog roka

(5 – 10) %

(11 – 20) %

(21 – 30)%

> 30%

Odgovori isporučioca na zahteve za ponudu

Broj ne davanja ponude na zahtev

1

-

-

2

10.4.2011


14

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.1 Proces nabavke

Primer registra odobrenih isporučilaca I S P O R U

Č

8.1.2 Opšte

I L A C

Ocena za u l a z a k u r e g i s t a r Status C Proizvod

Proizvod / Usluga i t t s a o k n i f d i t e r b e S e b

Opis Red broj

Naziv

10.4.2011

Datum

t a k i f i t r e s i k s p i

a l o v z o d a r e v o P

Status B C + Proces e c a d n m n e e r a r e r p B f e O R

Ocena za opstanak i izlazak iz registra

Status A C + Sistem

e P i j v n a D o j G r l , d v P a a r M K p U G

S M Q


t e t i n o B

a d o v z i o r p t e t i l a v K

e k u r o p s i t s o n a d z u o P

a d u n o p e j n a v a d e N

a n e C

Preduzete mere

Status Važi do

15


Primer plana i evidencije nabavke – 1. deo Z A H T E V ZA NABAVKU R.b

Brojidentifik. Zahteva

Datum Zahteva

Z A H T E V ZA PONUDU

Zahtevani

PROIZVOD

Rok isporuke

(Naziv, tip, standard, kat. broj)

Količina po JIM

PROIZVOD (Naziv, tip, standard, kat. broj)

Količina

Broj Zahteva

ISPORUČILAC

po JIM

za Ponudu

(Naziv)

1

10.4.2011


16


Primer plana i evidencije nabavke – 2. deo

UGOVARANJE I ISPORUKA PROIZVODA Broj Ugovoreni Broj CARINA Poruñbine/ Dozvola Rok Kontrolnika Datum JCI Ugovora sertifikati isporuke

10.4.2011

PROJEM PROIZVODA VERIFIKACIJA PROIZVODA Broj Datum Vrednost Br.Otpremnice Br.Zapisnika Br.Reklamacije Fakture prijema


Iznos

Napomena

Fakture

17

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci 8.2.1 Zahtev standarda


Informacije o nabavci Informacije o nabavci moraju imati opis proizvoda koji se nabavlja, uključujući, gde to ima smisla: a) zahteve za odobravanje proizvoda, procedura, procesa i opreme; b) zahteve za kvalifikacije osoblja i c) zahteve za QMS. Organizacija mora da obezbedi adekvatnost specificiranih zahteva o nabavci pre njihovog saopštavanja isporučiocu.

10.4.2011


18

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci 8.2.2 Opšte

Struktura definisanja specifikacije zahteva za nabavku

10.4.2011


19

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci 8.2.2 Opšte Specifikacija proizvoda koji se nabavlja sadrži, gde to ima smisla, sledeće zahteve:

a. naziv, tip, kataloški broj ili drugu identifikaciju proizvoda, b. karakteristike proizvoda kada se radi o proizvodima po zahtevu, c. oznaku proizvoda kada se proizvod kupuje po kataloškoj oznaci od odobrenog isporučioca, d. propise i standarde koje proizvod mora da zadovoljava, e. količine proizvoda, f. neophodne dozvole, potrebne sertifikate i deklaracije proizvoda, g. potrebne garancije i servis (ako je primenjivo), h. rokove, dinamiku i mesto isporuke, i. način i mesto verifikacije proizvoda, j. način korišćenja, rukovanja i uslove skladištenja, k. SDS liste ako se radi o opasnim materijama u sastavu proizvoda, l. cenu i način plaćanja, itd. 10.4.2011


20

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci 8.2.2 Opšte

Dokumenta u kojima su definisani podaci za nabavku mogu da budu:

a. liste ili sastavnice proizvoda - specifikacije delova ili komponenti po vrstama b. karakteristike proizvoda koje su definisane u: •

tehničkim specifikacijama performansi proizvoda ili,

•

crtežima delova koji se naručuju za izradu kod isporučilca ili,

•

katalozima prema kataloškim oznaka proizvoda,

c. specifikacije ili planove kontrolisanja i ispitivanja za verifikaciju proizvoda koji se nabavlja, d. specifikacije radova - aktivnosti vršenja usluga, kada se radi o nabavci usluga, e. specifikacije proizvoda kada se radi o trgovini, itd.

10.4.2011


21

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci

Primer strukture specifikacije proizvoda za nabavku Proizvodi se naručuju: Red. broj

Ident. broj

Za poznatog kupca: Po planu za skladište: Naziv proizvoda; tip; klasa, propis, standard, kataloška oznaka, sugestivna lista isporučilaca

Ugovor / narud\ba broj: Način finansiranja: JM Količina Rok Za kupca Za sklad.

8.2.2 Opšte

Prilog Blokada Nabaviti skladišta

Prilog: (1)Tehnička specifikacija (2) Specifikacija kontrolisnja i ispitivanja (3) Crtež SKLADŠTAR (overa blokade) Odobrio REF. NABAVKE (potvrdio usaglašenost)

JM: m(1), m2(2), m3(3), Sm3(4), kg(5), t(6), l(7), kom.(8), komplet(9), pakovanje(10), par(11), ris(12) Dostavlja se - PRUČILAC - Skladište - Nabavka

PORUČILAC(sastavio) Ime i prezime Potpis Datum

10.4.2011


22

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.2 Informacije o nabavci

Primer vrednovanja ponuda Redni broj

Šifra isporučioca

8.2.2 Opšte

Ime, naziv, firma isporučilac Kompletnost ponude – tehnički deo

Rok

Ocena ponude Status Uslovi plaćanja

Izabrani isporučilac:

Cena

Ukupna ocena

SASTAVIO OVERIO

Iznos cene

ODOBRIO

Ime i prezime Obrazloženje:

Potpis Datum

Kriterijum Struktura ocene ponude

10.4.2011

1. mesto 2. mesto 3. mesto

Cena

Tehnički deo (*)

Uslovi plaćanja

Rokovi

40 20 0

20 10 0

10 5 0

10 5 0


Kvalitet /status isporučioca/ A – 20 B – 10 C- 0

Ukupno 100 70 40

23

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.3 Verifikacija proizvoda 8.3.1 Zahtevi standarda


Verifikacija proizvoda koji se nabavlja Organizacija mora da uspostavi i primenjuje kontrolisanje ili druge potrebne aktivnosti radi obezbeñenja da nabavljeni proizvod ispunjava specificirane zahteve nabavke. U slučaju kada organizacija ili njen korisnik nameravaju da izvrše verifikaciju u prostoru sporu oca: • organizacija mora da navede planirane verifikacione aranžmane i • metodu odobravanja za proizvod u dokumentima nabavke.

10.4.2011


24

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.3 Verifikacija proizvoda 8.3.2 Opšte

10.4.2011


25


Verifikacija nabavnih dokumenata

Kontrolisanje i poreñenje sadržaja dokumenata po koli čini i vrsti proizvoda izmeñu: • narudžbe organizacije u kojoj je data specifikacija zahteva za nabavku i • dokumenata isporučioca koji mogu biti: otpremnica / paking liste / JCI (kada se proizvod uvozi),... u kojima je specificirna vrsta i kole čine isporučenih proizvoda • Verifikacija nabavljenih količina proizvoda

Kontrolisanje ispiručenih količina proizvoda: • u odnosu na sadržaj otpremnice / paking liste, • broj serija i njihovo odvajanje i uzorkovanje, ako se želi vršiti ispitivanje

10.4.2011


26


Verifikacija kvaliteta proizvoda

Kontrolisanje zahtevanih sertifikata proizvoda obuhvata – gde je primenjivo: • sertifikati isporučioca o bezbednosti proizvoda • sertifikat isporučioca o zdravstvenoj ispravnosti proizvoda • odgovarajući sertifikat od nadležne instutucije RS o bezbednosti i zdravstvnoj ispravnosti proizvoda, kada se proizvod uvozi • sert at sporu oca o va tetu pro zvo a, a o e za tevan • SDS liste kada se radi o proizvodima koji sadrže opasne materije • kada se radi o isporuci putem transporta u hladnom lancu kontoliše se temperaturni tahograf Vizuelno kontrolisanje proizvoda koje obuhvata – gde je primenjivo: • oštećenja proizvoda u transportu • rokove trajanja • druge vrste degradacije proizvoda 10.4.2011


27

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.3 Verifikacija proizvoda

Primer zapisnika o prijemu R ed

Ident broj

Naziv proizvoda, tip, proizvodjač

JM

Kvantitativni prijem

br oj 1

2

3

Kvalitetu Finansijama Nabavci Skladištu Poručiocu

10.4.2011

Dokumenta u prilogu

Isporučeno

Nedostaj e

Isporuče no

Primljen o

Odbijeno

5

6

7

8

9

10

<5% -

5-10% O

11-20% KM

4

Vrednost reklamiranih proizvoda = Mere koje treba preduzeti :

NABAV KA Sastavio Datum:

Kvalitativni prijem

Po otpremnici

JM: m(1), m2(2), m3(3), Sm3(4), kg(5), t(6), l(7), kom(8), kompl.(9), pak.(10), par(11), ris(12) Dostavlja se:

8.3.2 Opšte


21-30% UI

>30% I

S K L A D I Š T E br.

KVALITET Kontrolisao Datum:

11

Primio Datum:

28


IZVEŠTAJ O REKLAMACIJI ISPORUČIOCU Izveštaj o reklamaciji broj:

Isporučilac:

Proizvod:

Oznaka:

Narudžba boj:

Otpremnica / Faktura broj:

Datum isporuke:

Utvrñeni nedostacia:

Neusaglašen proizvod

Pogre šno isporučen proizvod

Nedostatak dokumentacje

Ka šnjenje isporuke

Neadekvatno pakovanje

Ostalo

p s re amac e

pr ogu a o ogvara u u ev nec u ao o su o ogra e, uzorc , rezu a sp van a, .

Napomena: Molimo Vas kompletirajte sledeći deo i vratite na na šu adresu Datum:

Potrpis Pozicija

Meneadžer nabavke

Korektivne mere koje je preduzeo isporučilac ( Milimo potvrdite mere koje ste preduzeli u cilju prevencije sličnih nedostataka )

Datum:

10.4.2011

Potpis:


29

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.4 Procedura nabavke

1. PREDMET PROCEDURE Proces ocene isporučilaca, definisanje zahteva za nabavku, naru čivanja, nabavke i verifikacije prijema proizvoda bez obzira na: • vrstu proizvoda (na primer hardver, usluge, softver ili procesni materijal), • poreklo proizvoda (iz uvoza ili iz zemlje), • stepena gotovosti proizvoda (na primer sirovine, materijali, delovi, olu roizvodi otovi roizvodi konsultantske uslu e usluge projektovanja, izvoñenja, itd. ) i • namenu proizvoda (na primer reprodukcija, potrošni, pomoćni i kancelarijski materijal, rezervni delovi , oprema). 2. PODRUČJE PRIMENE Ova procedura je namenjena svim učesnicima u procesu naručivanja, nabavke, dopreme, skladištenja i verifikacije prijema proizvoda čiji je administrativni vlasnik služba Nabavke. 10.4.2011


30


3. Termini i definicije Isporučilac je organizacija koja isporučuje proizvod za ugradnju u finalni proizvod. Napomena: Pojam isporučilac u voj proceduri podrazumeva: isporučioca materijala i opreme, podizvoñača ili podugovarača usluga i eksternog saradnika na projektu. pec ac a – o ument u ome se s azu u za tev . Tehnička specifikacija – dokument u kome su iskazane karakteristike i performanse proizvoda. Verifikacija - potvrdjivanje pomoću proveravanja i pribavljanje dokaza da su propisani zahtevi ispunjeni. Neusaglašenost predstavlja neispunjenje odredjenih zahteva.

10.4.2011


31


4. DOKUMENTOVANOST 4.1. Bazni dokumenti

- Standard ISO 9001:2000, tačka 7.4. 4.2. Veza sa drugim dokumentima

. . PR.730.01 - Procedura projektovanja i razvoja PR.830.01 - Procedura upravljanja neusaglašenim proizvodom.

10.4.2011


32

Projektovanje menadžment sistema kvaliteta 8.4 Procedura nabavke 6. OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI Direktor marketinga / komerciale je vlasnik procesa nabavke , ovlašćen je da preduzmu sve

potrebne mere za nesmetano odvijanje procesa nabavke proizvoda, a odgovoran je da se taj proces odvija po ovoj proceduri. Rukovodilac inicijatora nabavke - poru č ioca je ovlašćen da odobri izbor

isporučilaca/podizvodjača, a odgovoran je da definiše i kompletira specifikaciju zahteva za nabavku porizvoda i kao na čin finansiranja. Menadžer nabavke e ovlašćen da verifiku e kom letnost zahteva za nabavku roizvoda a

odgovoran je za primenu procedure u procesu nabavke u celini. Kontrolor kvaliteta j e ovlašćen da odvoji i spre či ulazak neusaglašenih proizvoda u skladište,

a odgovoran je da za verifikaciju primljenih proizvoda. Skladištar je ovlašćen da preduzme sve potrebne mere za bezbedno prihvatanje, čuvanje i skladištenje proizvoda do njenog izuzimanja, a odgovoran je da verifikovana roba u skladištu ostane u neizmenjenoj koli čini i da zadrži sva svojstva koja je imala u trenutku prijema.

10.4.2011


33


Obrasci koji se koriste u proceduri

•

FM.740.01 - Specifikacija potrebnih proizvoda / Zahtev za nabavku proizvoda

• • • • • .

FM.740.02 – Zahtev za ponudu FM.740.03 - Plan i izveštaj o realizaciji plana nabavke FM.740.04 - Izveštaj o prispelim ponudama . 4 . - oru na ugovor FM.740.06 - Zapisnik o kvantitativnom i kvalitativnom prijemu proizvoda.

• • • • •

10.4.2011

FM.740.07 - Reklamacioni zapisnik FM.740.08 – Registar isporu č ioca - podaci o isporukama FM.740.09 - Registar isporu č ilaca. FM.740.10 – Upitnik za prvu ocenu isporu či oca FM.740.11 – Vrednovanje ocene isporu či oca


34


Primer procesa nabavke - 1 deo

10.4.2011


35


Primer procesa nabavke – 2 deo

10.4.2011


36

Proces nabavke

Recommend Documents