PROGRAM KERJA REKAM MEDIS.doc

PROGRAM KERJA PANITIA DAN PENGAWAS REKAM MEDIS NO

KEGIATAN

1.

Pertemuan

2.

TUJUAN Meningkatkan pelayanan rekam medis

SASARAN Perbaikan Mutu Pelyanan Rekam Medis

PENANGGUN G JAWAB

TEMPAT

Ketua

R. Pertemuan

Penetapan Singkatan-singkatan/ Meningkatkan mutu perekam Penggunaan symbol symbol / Symbol-simbol/tanda medis dengan adanya persamaan singkatan/tanda khusus/peringatan persepsi pada pemberi pelayanan khusus/peringatan yang baku

Ketua

Unit Pelayanan

3.

Penetapan Jenis-jenis Tindakan Yang Memerlukan Informed Concent

Meningkatkan mutu perekam Pemberian Informed Concent medis dengan menghindari pada tindakan-tindakan yang tindakan-tindakan yang mengarah sudah ditentukan. ke malpraktek.

Ketua

Unit Pelayanan

4.

Monitoring Perekaman Medis Yang Tidak Memenuhi Standar Baik Secara Kuantitas Maupun Secara Kualitas

Meningkatkan Mutu Perekaman - Sosialisasi prosedur pengisi Kegiatan Pelayanan Medis Kearah rekam medis yang lengkap dan benar - Memantau rekam medis selama pasien dirawat - Evaluasi berkas rekam medis pasien pulang/meninggal - Evaluasi khusus terhadap rekam medis gawat darurat.

Ketua Pengawas masing-masing Unit Pelayanan

5.

Evaluasi formulir-formulir rekam Meningkatkan/Menyempurnakan medis tentang isi, bentuk / informasi kesehatan terhadap ukuran pasien sesuai kebutuhan / perkembangan pendidikan dan pelayanan.

- Penyusunan/perubahan formulir rekam medis setiap unit pelayanan - Pembuatan formulir rekam medis yang baru

Ketua

6.

Pertemuan dengan unit-unit Meningkatkan pelayanan rekam terkait tentang penyelenggaraan medis rekam medis

- Umpan balik pelaksanaan rekam medis - Mencari solusi permasalahan di unit-unit terkait

Ketua

7.

Laporan kepada Komite Medik/ Direktur

Memberikan informasi/ data - Informasi/data yang akurat tentang kebijakan dan perubahan dalam penyelenggaraan rekam medis

Ketua

8.

Membina kerja sama dengan penasehat hokum dalam hal

Meningkatkan pelayanan rekam medis yang ada hubungannya

Ketua

- Hubungan-hubungan keluar RS

WAKTU 1 x bulan

Unit Pelayanan

R. Pertemuan

1 x 6 bln

KET

hubungannya dengan kerahasiaan rekam medis dan malparaktek

dengan hukum

- Pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar RS

EVALUASI KEGIATAN SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM NO 1.

2.

KEGIATAN Pertemuan dengan personil Seksi Rekam Medis dan Program

Pertemuan dengan Panitia dan Pengawas Rekam Medis

WAKTU EVALUASI 1 x / bulan

1 x / bulan

HASIL EVALUASI - Pelayaran rawat jalan terlambat - Pencabutan berkas rekam medis yang lama - Sering berkas rekam medis salah sisip/terselip

TINDAK LANJUT - Pengadaan Ruang Penyimpanan - Penambahan tenaga distribusi dan tenaga pencabutan berkas rekam medis

- Penyetoran berkas rekam medis pasien pulang terlambat - Masih ada keluarga pasien/karyawan RS selain tenaga rekam medis yang masuk di ruangan penyimpanan

- Edaran/teguran Belum - Pasang pengumuman Optimal

- Masih banyak RM pasien pulang yang belum disetor - Masih ada rekam medis yang tidak lengkap

- Memberdayakan Pengawas Rekam Medis tiap-tiap unit pelayanan.

- Penulisan diagnosa drngan singkatansingkatan yang tidak baku dan tidak sesuai dengan klasifikasi penyakit yang berlaku.

- Pengadaan Buku ICD X Vol. 1%3 tiap-tiap unit pelayanan.

- Penyetoran sensus harian dan pelaporan tidak sesuai prosedur (terlambat) - Ketetapan dan kebenaran pengisian sensus harian banyak yang salah

- Penjemputan sensus harian oleh Tenaga RM setiap hari. - Pembimbingan langsung oleh petugas yang membuat sensus harian/laporan.

3.

Evaluasi Penyelenggaraan Rekam Medis di Unit-unit terkait

4.

Analisa kwantitatif Berkas Rekam Medis

5.

Pencatatan Identitas Pasien/Bayi Baru Lahir

 Alamat tidak lengkap  Nama pasien kadang-kadang tidak sesuai system penamaan.

 Pembimbingan langsung kepada petugas penerimaan pasien  Meminta kartu identitas pasien & mencari informasi yang akurat

6.

System Penomoran (Unit Numbering System)

 1 Pasien mempunyai lebih dari satu nomor Rekam Medis

 Mencari informasi yang lengkap terhadap pasien

Evaluasi Analisis Kwantitatif

Dilaporkan ke Panitia Rekam Medis.

7.

Pelaksanaan Informed Consent

8.

Pemberian Coding

9. 10. 11.

Program Pelatihan Program Pendidikan Program Orientasi

Setiap Hari Kerja

 Pasien lama mengaku baru pertama kali datang ke RS

(lama/baru)  Pemantapan System Penomoran (Komputerisasi/Online)

 Tidak ditulis nama jelas dokter yang memberikan penjelasan/informasi  Tidak ada tanda tangan dan nama jelas saksi (saksi I/saksi II)  Penulisan diagnosa tidak bisa terbaca  Penulisan diagnosa tidak sesuai klasifikasi penyakit yang berlaku

 Sosialisasi tentang ketentuan pelaksanaan Informed Consent.

Sebagian besar tidak terlaksana Belum ada terealisasi

Membuat Program Kembali (tiap tahun)

 Pengadaan Buku ICD X Vol. 1-3 Setiap Unit Pelayanan  Koordinasi dokter dan pemberi coding

PROGRAM KERJA SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM N O 1.

KEGIATAN

HASIL KEGIATAN

Penerimaan Pasien

Jumlah Pengunjung Data Kegiatan RS Jumlah pasien

R awat Jalan awat Inap G awat Darurat

Pengolahan Berkas Rekam Medis R ekam Medis Rawat Jalan R ekam Medis Rawat Inap R ekam Medis Gawat Darurat

Jumlah masuk rawat ulang lebih dari 7 hari Jumlah darurat (Non Bedah dan Bedah) Jumlah datang sendiri Jumlah dengan rujukan

WAKTU R. Jalan : Hari kerja Rawat Inap 1x 24 Gawat Darurat jam

masuk R

2.

FUNGSI YANG TERLIHAT

pasien yang pasien gawat pasien yang Pasien yang

Rekapitulasi penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang berlaku (ICD X)

Rek Setiap hari kerja apitulasi data morbiditas rawat jalan Rek apitulasi data morbiditas rawat inap

Registrasi kematian/laporan penyebab utama kematian

Dat a Kematian

3.

Kearsipan

Pengambilan kembali berkas rekam medis untuk keperluankeperluan yang ditentukan Peminjaman berkas rekam medis Retensi dan pemusnahan berkas rekam medis 4.

Pencatatan Data-data Pelayanan

Pe Setiap hari kerja

Penyimpanan berkas rekam medis

Surveilans RS (Lap. 1 x 24 jam dan Lap. Mingguan)

layanan pasien RJ/RI Pe layanan Penelitian dan semacamnya

Pe 1 x 24 jam mantauan/Pelacakan tertentu

KET

bekerjasama dengan Dinkes Kota Makassar Dinkes Propinsi 5.

Pelaporan

Laporan Laporan Laporan Laporan

RL RL RL RL

1 2a/2a1 2b/2b1 2.1,

2.2, 2.3 6.

Pengadaan Komponen-komponen Rekam Medis dan ATK

alisa Kinerja

An 1 x /bulan 3 bulan sekali Po (triwulan)

la Penyakit Tr end Kasus-kasus tertentu

Cetakan komponen-komponen rekam medis Produksi/penyusun an rekam medis sesuai jenis pelayanan ATK

bagai catatan/perekaman kesehatan yang diberikan oleh sipemberi pelayanan kepada sipenerima pelayanan.

Se Setiap hari kerja (sesuai kebutuhan)

Fa silitas pendukung dalam pelaksanaan pekerjaan

7.

Pemeliharaan/Pengadaan sarana/ Prasarana

8.

Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan

Rak Status 14 Buah Komputer 2 buah +

Pe Setiap hari kerja nyimpanan berkas Rekam Medis

1 buah printer Monitoring

M emecahkan masalah intern

Analisis kuantitatif berkas rekam medis

9.

Pertemuan

Memecahkan masalah di lingkungan rekam medis/mencari solusi pemecahan Evaluasi/memantau masing-masing kegiatan

M asalah extern dilanjutkan kepada pimpinan M emberikan pembimbingan langsung Ad anya perbaikan secara bertahap M ampu melaksanakan tugas masing-masing dan bekerjasama dan saling membantu antara tenaga yang satu dengan tenaga yang lain.

JADWAL KEGIATAN SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM NO 1.

KEGIATAN

Januari

Pebrua ri

Maret

April

Mei

BULAN Juni Juli

Agustu s

Penerimaan Pasien Setiap Hari Kerja

- Rawat Jalan Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)

- Rawat Inap Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)

- Gawat Darurat 2

Pengolahan Berkas Rekam Medis Setiap Hari Kerja

- Rawat Jalan

Septemb Oktober er

Novemb Desembe er r

Setiap Hari Kerja

- Rawat Inap Setiap Hari Kerja

- Gawat Darurat 3.

Kearsipan Setiap Hari Kerja

- Penyimpanan Setiap Hari Kerja

- Pengambilan Kembali Setiap Hari Kerja

- Peminjaman Akhir tahun

- Retensi - Pemusnahan

Belum dilaksanakan Setiap Hari Kerja

- Distribusi Setiap Hari Kerja

4.

Pencatatan Data-Data Pelayanan

5.

Pelaporan

Setiap Hari Kerja

6.

Pengadaan komponen-komponen rekam medis dan ATK

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Setiap Hari Kerja

- Produksi 7.

Pemeliharaan/Pengadaan sarana/ Prasarana

8

Evaluasi Plekasanaan Kegiatan

9

Pertemuan

Setiap Hari Kerja Setiap Hari Kerja Setiap Hari Kerja

Triwulan