Liliana Ruiz Piñedos – Técnico Profesional en Procesos Administrativos
Programa de Auditoría para la empresa Aserra Ltda.
Gestión de un programa de auditoría.
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Liliana Ruiz Piñedos – Técnico Profesional en Procesos Administrativos
Índice. Alcance............................. Alcance................................................. ........................................ ....................................................... ................................... ....... 3 Objetivo.............................. Objetivo................................................. ....................................... ............................................ ........................ ................. .............. ... 3 Recursos.......................... Recursos............................................. ....................................... .................................................. .............................. .............. 3 Etapas de trabajo............................... trabajo.................................................. ....................................... .............................................. .......................... 3 1.
Recopi Recopilaci lacion on de infor informaci macion on básica... básica........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .............. ...............3 ......3
2.
Identica Identicacin cin de ries!os ries!os potenciale potenciales.... s......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............... ................." ......."
3.
Objetivo Objetivos s de control.... control......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............." ........"
".
#etermina #eterminacion cion de los los proced procedimient imientos os de control.... control......... ......... ......... .......... .......... ........... .........." ...."
$.
%ruebas %ruebas a reali&ar reali&ar..... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............... ..................... .....................$ ..........$
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Obtencion Obtencion de los resultado resultados..... s.......... .......... .......... .......... .......... .......... ................ ..................... ..................... ............. ..$ $
(.
)onclusiones * )omentarios+.................. )omentarios+...................................... ................................................. ............................. '
,.
Redaccion Redaccion del borrador del informe.................................... informe.................................................... ..................... ..... '
. %resentacin %resentacin del del borrador del informe al responsable de microinformática............... microinformática................................... ........................................ ........................................ ....................................... ................... ' 1/. Redaccin Redaccin del Informe Resumen * )onclusiones................................ .....' ..... ' 11. Entre!a del informe a los directivos de la empresa..................................( empresa..................................(
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Alcance La auditoría se realizará teniendo en cuenta el análisis de la situación actual, teniendo en cuenta el entorno de la organización, los cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno. El análisis de sus necesidades cambiantes y el tamaño y la estructura de la organización.
Objetivo Generar un programa de auditoría que permita establecer los procedimientos de auditoría que han de emplearse dentro de serra, la e!tensión que se les ha de dar y los momentos en que se deben aplicar.
Recursos El n"mero de personas que integraran el equipo de auditoría será de un #$% auditor líder y de un #$% auditor au!iliar, con un tiempo má!imo de e&ecución de ' a ( semanas.
Etapas de trabajo 1. Recopi Recopilac lacion ion de inform informaci ación ón básica básica
)na semana antes del comienzo de la auditoría se en*ia un cuestionario a los responsables de las distintas areas de la empresa. El ob&eti*o de este cuestionario es saber m+todos y los procesos que realizan ellos en las dierentes acti*idades del área. Los &ees se encargaran de distribuir este cuestionario a los distintos empleados para que tambien lo completen. -e esta manera, se obtendra una *ision mas global de los procesos. En las entrevistas incluiran:
ees de área
/uper*isores de procesos
sistentes
0+cnicos y operarios
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2. Identificaci Identificación ón de riesgos riesgos potenciale potencialess
/e e*aluará cada uno de los procesos al interior de la empresa serra1 2roceso dministrati*o, proceso de 3ompras, 3ostos, 3ontabilidad, 2roceso de 4entas 4entas #Este proceso in*olucra labores de 5ar6eting, 5ar6 eting, atención a clientes, abrir mercados%, 2roceso de Logística, 2roceso de 2roducción.
. Ob Obje jeti tivo voss de contr control ol
/e e*aluará la e!istencia y la aplicación correcta de la politica de calidad de /E77 L0-1 Es una empresa orientada a abricar panelitos durasicos con los más altos estándares de calidad, traba&ando en equipo buscando satisacer las necesidades de los consumidores, para garantizar permanentemente nuestro producto cumpliendo las normas internas.
!. "etermina "eterminacion cion de los proce procedimie dimientos ntos de contro controll
/e determinarán los procedimientos adecuados para aplicar a cada uno de los ob&eti*os deinidos1
3umplir con las disposiciones legales
Establecer un cronograma de 3apacitación basado en 825 a los empleados.
3onsolidar una cultura de 3alidad a los empleados.
segurar la calidad del producto.
3ontacto permanente con los clientes.
3umplir satisactoriamente los requisitos del cliente, Legales, normati*os y reglamentarios.
plicar sistemas eicaces que permitan la distribución y entrega oportuna del producto.
2roteger la integridad y salud ísica de los empleados, con programas de concientización.
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#. $rueba $ruebass a reali reali%ar %ar..
/on los procedimientos que se lle*aran a cabo a in de *eriicar el cumplimiento de los ob&eti*os establecidos. Entre ellas podemos mencionar las siguientes t+cnicas1
0omar $9 productos terminados al azar y e*aluar su calidad.
:ntentar sacar datos con un dispositi*o e!terno.
;acilidad para entender los procesos.
;acilidad de accesos a inormación de conidencialidad #usuarios y cla*es%.
4eriicación de contratos de traba&o, con usuarios, 4eriicación us uarios, clientes y pro*eedores. 3omprobar la e!istencia y calidad de la materia prima.
&. Obtenc Obtencion ion de los los resul resultado tados. s.
En esta etapa se obtendrán los resultados que sur&an de la aplicación de los procedimientos de control y las pruebas realizadas a in de poder determinar si se cumple o no con los ob&eti*os de control antes deinidos. Los datos obtenidos se registrarán en planillas realizadas #las cuales se ad&untan al inal de +ste documento%, a medida para cada procedimiento a in de tener catalogado perectamente los resultados con el ob&eti*o de acilitar la interpretacion de los mismos y e*itar interpretaciones erroneas. '. (onclusiones ) (omentarios:
En este paso se detallara el resumen de toda la inormación obtenida, así como lo que se deri*a de esa inormación, sean allas de procesos, organización o estructura empresarial. /e e!pondrán las allas encontradas, en la política política de calidad. ;inalmente se *erán los temas de organización empresarial, como son partes responsables de me&ora continua, mantenimiento y super*isión de las otras áreas. *. Redaccion del borrador del informe
/e detalla de manera concisa y clara un inorme de todas las allas encontradas #internas y
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+ . $resentación del borrador del informe, al responsable de Aserra -tda.
/e le presentará el inorme borrador al responsable de la empresa, con el má!imo de detalle posible de todos los problemas y soluciones posibles pos ibles recomendadas, este inorme se pasará pas ará por escrito en original y copia irmando un documento do cumento de conormidad del mismo para adquirir un compromiso en la solución de los mismos, de esta orma se e*itarán posibles conusiones uturas. 1. Redacción del Informe Resumen ) (onclusiones.
Es en este paso es donde se muestran los *erdarderos resultados a los responsables responsables de la empresa serra, serra, el inorme presentado dará a conocer todos los puntos e*aluados durante la auditoría, resultados, conclusiones, punta&e y posibles soluciones. La conclusión tendrá como temas los resultados, errores, puntos críticos y obser*aciones de los auditores #líder y
Esta es la "ltima parte de la auditoría y en una reunion se ormaliza la entrega del inorme inal con los resultados obtenidos en la auditoría.
ESQUEMA DE PROGRAMA DE AUDITORIA: AUDITORA: LILIANA RUIZ TECNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA EMPRESA:
AUDITORIA A: ASERRA LTDA.
Diciembre 31 de 2.014
HORAS No.
OPERACIÓN
ESTIMADAS
INTRODUCCIÓN IN
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HORAS REALES
HECHO POR
REF. P/T
FECHA
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La audito!a "# #a$i%a& t#'i#'do #' (u#'ta #$ a'&$i"i" d# $a "itu "itua( a(i) i)' ' a(tu a(tua$ a$** t#'i t#'i#' #'do do #' (u#'ta #$ #'to'o d# $a o+a'i%a(i)'* $o" (a,-io" #' #"# #'to' #'to'o o $o" i#"+ i#"+o" o" a"o(i a"o(iad ado" o" (o' #"# #'to'o. E$ a'&$i"i" d# "u" '#(# '#(#"i "ida dad# d#"" (a,(a,-ia ia't 't#" #" #$ ta, ta,ao ao $a #"tu "tu((tu tua d# $a o+a'i%a(i)'. O01ETIVOS DE LA AUDITORIA
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G#'#a u' 2o+a,a d# audito!a 3u# 2#,ita #"ta-$#(# $o " 2o(#di, 2o(#di,i#'t i#'to" o" d# audito! audito!a a 3u# 4a' 4a' d# #,2 ,2$# $#a a"# d#'t 'to d# A"#a* $a #5t#'"i)' 3u# "# $#" 4a d# da $o" ,o,#'to" #' 3u# "# d#-#' a2$i(a.
E"ta-$#(# 3u# 'o #5i"ta' #"ti((io'#" "o-# $a" 2atida" d# di"2o'i-$# 7 8
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E9a$ E9a$ua ua #$ (o't (o'to o$$ i't# i't#' 'o o d#$ d#$ +u2o Di"2o'i-$#. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICA0LES A LA ETAPA PRELIMINAR
Una semana semana antes antes del comien comienzo zo de la auditoría se enia un cuestionario a los res!onsables de las distintas areas de la em!resa. El ob"etio de este cuestionario es saber m#todos $ los !rocesos %ue realiz realizan an ellos ellos en las di&ere di&erente ntes s actiidades del 'rea. Los "e&es se encar(aran de distribuir distribuir este cuestionar cuestionario io a los dist distin into tos s em!l em!lea eado dos s !ara !ara %ue %ue tamb tambie ien n lo com! com!le lete ten. n. De esta esta manera manera)) se obtend obtendra ra una ision ision mas (lobal de los !rocesos.
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Se ea ealua luar' cada uno uno de los los !rocesos al interior de la em!resa Aserra* +roceso Administratio) Administratio) !roceso de ,om!ras) ,ostos) ,ontabilid ,ontabilidad) ad) +roceso +roceso de -entas -entas Este !roceso inolucra labores de /aretin( /aretin()) atencin atencin a cliente clientes) s) abri abrirr merc mercad ados os) ) +roce roceso so de Lo(ística) +roceso de +roduccin.
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Se eal ealua uar' r' la eis eiste tenc ncia ia $ la a!licaci a!licacin n correcta correcta de la !olitica !olitica de calida calidad d de ASERR ASERRA A LTDA* LTDA* Es una em!resa orientada a &abricar !anelitos durasicos con los m's alto altos s est' est'nd ndar ares es de cali calida dad) d) traba" traba"and ando o en e%ui!o e%ui!o buscan buscando do satis&acer las necesidades de los consum consumido idores res)) !ara !ara (ara (aranti ntiza zar r !ermanentemente nuestro !roducto cum!liendo las normas internas..
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8 ;
-eri&i -eri&i%ue %ue los !roce !rocedim dimien ientos tos de control del dis!onible
<
Res! Res!on onda da el control interno
cues cuesti tion onar ario io
de
7 6=
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICA0LES A LA ETAPA INTERMEDIA 6
Se determinar'n los !rocedimientos adecuados !ara a!licar a cada uno de los ob"etios de&inidos
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Son Son los los !roc !roced edim imie ient ntos os %ue %ue se llearan a cabo a &in de eri&icar el cum! cum!li limi mien ento to de los los ob"e ob"eti tio os s establecidos. Entre ellas !odemos !odemos mencionar las si(uientes t#cnicas
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Tomar 10 !roductos terminados al azar $ ealuar su calidad
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICA0LES A LA ETAPA FINAL
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En esta esta eta!a eta!a se obtend obtendr' r'n n los res resulta ultad dos %ue sur sur"an "an de la a!licaci a!licacin n de los !rocedimi !rocedimientos entos de control $ las !ruebas realizadas a &in de !oder determinar si se cum!le o no con los los ob"e ob"eti tio os s de cont contro roll ante antes s de&inidos. Los datos obtenidos se re(istrar'n en !lanillas realizadas las cuales se ad"untan al &inal de #ste documento) documento) a medida medida !ara cada !rocedimiento a &in de tener cata catalo lo(a (ado do !er& !er&ec ecta tame ment nte e los los resu result ltad ados os con con el ob"e ob"eti tio o de &acili &acilitar tar la inter! inter!ret retac acion ion de los mismos mismos $ eitar eitar inter!reta inter!retacione ciones s erroneas.
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Se le !resen esenttar' el in&o in&orrme borr borrad ador or al res! res!on onsa sabl ble e de la em!resa) con el m'imo de det detall lle e !osib osible le de todo odos los los !roblemas $ soluciones !osibles recome recomenda ndada das) s) este este in&or in&orme me se !asar' !or escrito en ori(inal $ co!ia &irmando un documento de con& con&or ormi mida dad d del del mism mismo o !ara !ara ad%u ad%uir irir ir un com! com!ro romi miso so en la solucin de los mismos) de esta &orma se eitar'n !osibles con&usiones &uturas.
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