PROGRAMA PARA MEJORAR EL CLIMA ORGANIZACIONAL INTRODUCCIÓN Clima Organizacional refiere al ambiente que se crea y se vive en las organizaciones laborales, los estados de ánimo y como estas variables variables pueden pueden afectar el desempeño de los trabajadores. Se considera que el clima organizacional llega a formar parte de la cultura de cada empresa empresa,, es decir, es parte de la personalidad propia de la organización y es tan variable como el temperamento de cada persona cada persona que trabaja dentro de su ambiente. Después de que se efectúa la medición del clima de una empresa y se realiza el análisis de los resultados obtenidos, el principal objetivo será la propuesta para corregir, mejorar y mantener resultados positivos en el ambiente laboral laboral.. Durán Durán (2005) (2005),, en su artícu artículo lo Mejores Mejores Empresas para para trabaj trabajar: ar: la imp import ortanc ancia ia del clima clima organizacional en el éxito de las empresas; menciona como el clima organizacional es evaluado para determinar si la empresa es un buen empleador. En dicho artículo Duran indica que las mejores empresas donde trabajar, son también las mejores empresas en donde invertir, en atención a que son casi el doble más rentables que el resto de las compañías, en conclusión a su inversión" ". observación señala que "La alegría se contagia y es una buena inversión De acuerdo a la conclusión conclusión de Durán, Durán, a continuació continuaciónn se presenta presenta la propuesta propuesta de un programa para mejorar el clima organizacional de una empresa nacional de giro industrial en el ámbito de la producción producción.. Se espera espera que este programa programa resuelva las dificultades dificultades evidenciadas evidenciadas después de realizar la medición del clima, así como sea una eficaz herramienta para fortalecer el ambiente positivo de la organización. organización. CLIMA ORGANIZACIONAL Y SU IMPORTANCIA EN LA EMPRESA De acuerdo al análisis que hace Bustos et. al. (2002), el comportamiento de un miembro de la organi organizac zación ión no es el result resultado ado de los factor factores es organi organizac zacion ionale aless existe existente ntess (extern (externos os y principalmente internos), sino que depende de las percepciones que tenga el trabajador de cada uno de estos factores. Sin embargo, estas percepciones dependen en buena medida de las activ activid idad ades es,, inte interac racci cion ones es y otra otra seri seriee de expe experi rien enci cias as que que cada cada miem miembr broo teng tengaa con con la organización; de ahí que el Clima Organizacional refleja la interacción entre características personales y organizacionales. Para Bustos, el Clima Organizacional tiene importantes y diversas características, entre las que resalta: · El Clima se refiere a las características del ambiente de la organización en que se desempeñan los miembros de ésta, estas características pueden ser externas o internas. · Estas Estas caract caracterí erísti sticas cas son percib percibida idass directa directa o ind indire irecta ctamen mente te por por los miembr miembros os que se desempeñan en ese medio ambiente, esto último determina el clima organizacional, ya que cada miembro tiene una percepción distinta del medio en que se desenvuelve. · El Clima Organizacional es un cambio temporal en las actitudes de las personas que se pueden deber deber a varias varias razone razones: s: días días finale finaless del cierre cierre anual, anual, proces procesoo de reducc reducción ión de person personal, al, incremento general de los salarios salarios,, etc. Por ejemplo cuando aumenta la motivación se tiene un aumento en el Clima Organizacional, puesto que hay ganas de trabajar, y cuando disminuye la motivación éste disminuye también, ya sea por frustración o por alguna razón que hizo imposible satisfacer la necesidad. · Estas características de la organización son relativamente permanentes en el tiempo, se diferencian de una organización a otra y de una sección a otra dentro de una misma empresa. · El Clima, junto con las estructuras y características organizacionales y los individuos que la componen, forman un sistema interdependiente altamente dinámico.
Bustos (2005), finaliza indicando como el Clima Organizacional tiene una importante relación en la determinación de la cultura organizacional de una organización, entendiendo como Cultura Organizacional, el patrón general de conductas, creencias y valores compartidos por los miembros de una organización. Esta cultura es en buena parte determinada por los miembros que componen la organización, aquí el Clima Organizacional tiene una incidencia directa, ya que las percepciones que antes dijimos que los miembros tenían respecto a su organización, determinan las creencias, "mitos", conductas y valores que forman la cultura de la organización. De igual forma, Castro (2004) menciona que las percepciones y respuestas que abarcan el Clima Organizacional se originan en una gran variedad de factores. Unos abarcan los factores de liderazgo y prácticas de dirección (tipos de supervisión: autoritaria, participativa, y otros.). Otros factores están relacionados con el sistema formal y la estructura de la organización (sistema de comunicaciones, relaciones de dependencia, promociones, remuneraciones, y otros.). Otros son las consecuencias del comportamiento en el trabajo (sistemas de incentivo, apoyo social, interacción con los demás miembros, etc.). PLANTEAMIENTO DEL PROGRAMA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Proveer a la empresa de herramientas necesarias para mejorar el clima organizacional, de acuerdo a la última evaluación realizada. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Señalar las intervenciones necesarias en cada área para mejorar el clima organizacional. Definir sobre quien recae la responsabilidad de cada intervención propuesta. Elevar la ponderación obtenida en las áreas que se calificó inferior a "de acuerdo" para la próxima evaluación de clima organizacional • • •
INSTRUMENTO PARA LA EVALUACION Escala de Opiniones CL-SPC de Sonia Palma DESARROLLO DEL PROGRAMA POR AREAS Área: Realización Personal OBJETIVO: Fortalecer el ambiente de estabilidad que la empresa ofrece, a través de la formación de un plan de carrera de acuerdo a los planes a largo plazo que la organización posee. DIAGNÓSTICO: _________ PROPUESTAS DE INTERVENCIÓN: Definir objetivos concretos por puesto, unidad, departamento y organización. Evaluar si existe un desarrollo de carrera viable en los puestos de la organización, considerando los perfiles de puesto, crecimiento personal y laboral, ascensos, traslados. Informar al empleado en qué debe mejorar y capacitarse para poder alcanzar los diferentes puestos en la empresa. Debido a que los horarios de las jornadas de trabajo en el área de producción dificultan al empleado operario continuar y finalizar estudios, deberá realizarse una revisión en este aspecto y evaluar las posibles mejoras. • •
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Crearse como beneficio adicional en la empresa un incentivo que motive al empleado a continuar sus estudios; apoyo económico tipo beca, mejoras laborales en horario, o bien, la promoción interna de acuerdo al desarrollo de sus estudios. •
RECURSOS: Infraestructura: Si después de la estructuración de los planes de carrera se visualiza la necesidad de nuevos puestos, deberá considerarse la ubicación física de los mismos. Salas internas necesarias para las reuniones de trabajo que se requerirán para la estructura de los planes de carrera, definición de objetivos, etc. Materiales y Equipo: Ninguna adicional a las utilizadas actualmente en la empresa. Personal: Para esta intervención será necesaria la participación de Recursos Humanos como unidad de análisis para los requerimientos de la organización en cada puesto y la estructuración de carrera dentro de la empresa. Tiempo estimado: Para esta intervención no se tiene un tiempo estimado para ejecución. Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral. •
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Área: Involucramiento Laboral OBJETIVO: Mantener un nivel elevado de involucramiento laboral individual que se contagie en el ambiente laboral de forma global y positivamente. Un empleado motivado está dispuesto a dar más de sí dentro del puesto de trabajo, pues se siente cómodo con la reciprocidad de dar y recibir. DIAGNÓSTICO: _____ PROPUESTAS DE INTERVENCIÓN: Reconocer los logros individuales y de equipo; de forma tanto individual como pública. Implementar el reconocimiento al esfuerzo, creatividad, actividades extracurriculares por medio del programa del "empleado del mes"; o publicando los éxitos en las carteleras internas o en el periódico interno. No relacionar la motivación con incentivos monetarios (salarios, bonificaciones); una persona puede sentirse insatisfecha con el salario y sin embargo estar a gusto con su trabajo. Escuchar a los empleados, ellos pueden proveer de ideas creativas que auto motivarán su participación y desempeño diario. Revisar las descripciones de los puestos con el fin de enriquecer periódicamente las actividades de los mismos. • •
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RECURSOS: Infraestructura: Salas destinadas como áreas de trabajo. Materiales y Equipo: Carteleras de corcho para cada área de circulación importante dentro de las instalaciones de la empresa, tachuelas, material de desecho para publicaciones internas. Personal: El departamento de Recursos Humanos debe hacerse presente en la intervención relacionada a prestaciones, beneficios, escala salarial y la administración de las carteleras de corcho. Tiempo estimado: El plan de prestaciones y beneficios deberá tener revisión cada 12 ó 18 meses. El enriquecimiento de los puestos de trabajo podrá realizarse de forma eventual, de acuerdo a las necesidades presentadas. Presupuesto: Deberá incluirse en el presupuesto anual del departamento el costo de la adquisición de la encuesta salarial anual. Deben considerarse al menos 3 carteleras de corcho, que deberán adquirirse y colocarse en las áreas de más circulación de personal. • •
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Área: Supervisión OBJETIVO: Crear un ambiente de relaciones armoniosas entre jefe y colaborador, y que al mismo tiempo el colaborador logre la confianza de su jefe para la delegación de tareas. DIAGNÓSTICO: _________ PROPUESTAS DE INTERVENCIÓN: Fortalecer la comunicación por unidad a través de una política de puertas abiertas que genere la confianza del empleado hacia su jefe inmediato. Fortalecer la confianza de los colaboradores al poner en práctica las nuevas ideas proporcionadas por ellos mismos. Delegar la responsabilidad de pequeños proyectos en aquellas personas que muestren iniciativa. Capacitar a los niveles jerárquicos en couching, para apoyar de esta forma la relación jefe-colaborador, reforzando la confianza y apertura de comunicación por parte del empleado, al mismo tiempo que la jefatura logra mejor rendimiento profesional de su personal. Capacitar a los niveles jerárquicos en empowerment, de esta forma el gerente o jefe de unidad logrará apoyarse en su personal en la toma de decisiones y acciones inmediatas en la resolución de problemas. •
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RECURSOS: Infraestructura: Si la capacitación es programada en las instalaciones de la empresa, ésta debe contar con el área apropiada. Materiales y Equipo: Ninguna adicional a las utilizadas actualmente en la empresa. Personal: Para esta intervención será necesario el apoyo de la Gerencia de Recursos Humanos para proveer o subcontratar a la empresa que provea la capacitación. Todas las gerencias tendrán participación en el establecimiento de la política de puertas abiertas. Tiempo estimado: Para esta intervención no se tiene un tiempo estimado para ejecución. Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral. Presupuesto: En este aspecto debe considerarse la inversión requerida para la capacitación programada, y el costo real dependerá de la entidad donde se contrate el servicio de la capacitación y el número de participantes que se inscriban. •
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Área: Comunicación OBJETIVO: Mantener de forma óptima los canales estratégicos de comunicación, a fin de que el empleado esté enterado de las actividades que la empresa está realizando. Al mantener informado al empleado de los cambios, mejoras y proyectos de la organización, fomentará su participación y evitará que se forme una resistencia ante los cambios. De igual forma, puede lograrse un aprendizaje a través de las experiencias de otros colaboradores. DIAGNÓSTICO: __________ PROPUESTAS DE INTERVENCIÓN: Gerencia General debe establecer la política de información que apoyará el área de comunicación, en donde Recursos Humanos será el medio de enlace entre trabajadores y empresa. Actualizar constantemente la información publicada en las carteleras informativas. •
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Proponer actividades de emisión de opinión: un buzón de sugerencias, un rota folio de comentarios anónimos. Emitir un medio cíclico de comunicación interna (periódico o boletín interno), en el que se informe de aspectos como cumpleañeros, nuevos ingresos, bodas, nacimientos, etc. así como actividades que la empresa esté planificando o realizando. Educar a los líderes de unidad en relación a la objetividad que debe mantenerse para la recepción de los comentarios y sugerencias que tendrán por parte de su personal, y que de igual forma, la actividad no sea únicamente escucharlos, sino discutir, acordar y poner en marcha las buenas ideas. •
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RECURSOS: Infraestructura: Ninguna adicional a la estructura actual de la empresa. Materiales y Equipo: Carteleras de corcho para cada área de circulación importante dentro de las instalaciones de la empresa, tachuelas, material de deshecho para publicaciones internas. Adicionalmente, uno o dos buzones de sugerencias o los rota folios de papel periódico. Personal: Para esta intervención será necesario el apoyo de la Gerencia de Recursos Humanos para proveer la información a publicar en el boletín informativo. Tiempo estimado: La publicación del boletín será programada al menos una vez al mes. La actualización de las carteleras deberá hacerse de forma semanal o quincenal. La revisión del buzón de sugerencias deberá hacerse al menos cada quince días. Presupuesto: En este aspecto debe considerarse la inversión en los materiales y equipos detallados anteriormente, así como el costo de la publicación del boletín mensual. • •
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Área: Condiciones Laborales OBJETIVO: Proporcionar al empleado las condiciones laborales adecuadas y necesarias tanto a niveles legales como de seguridad para alinear sus intereses con las metas organizacionales y realizando actividades laborales de forma segura y confiable.
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PROPUESTAS DE INTERVENCIÓN: Evaluar la estructura actual del desarrollo ofrecido en cada puesto de trabajo y mejorarla. Revisar el plan de prestaciones y beneficios actual para determinar si existen necesidades no cubiertas en el mismo. Proponer ante la Gerencia General la implementación de prestaciones o beneficios innovadores que beneficien la imagen de la institución ante sus propios colaboradores. Realizar un estudio de sueldos y salarios, para compararlo con el mercado salarial de la empresa. Contratar los servicios de un seguro médico y de vida de acuerdo a las necesidades de la empresa. Evaluar el ambiente físico propio de las áreas donde este personal está trabajando y considerar si puede haber algún aporte para mejorarlo por parte de la organización, aunque estas áreas no estén ubicadas en la sede central de la empresa. •
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