Programas de Auditoría Auditoria de Personal Programa de Trabajo Nómina
Procedimientos:
1. Obtener información del último informe de auditoria realizado y verificar las aplicaciones de las recomendaciones emitidas (si es el caso solicitar el informe de auditoria interna). 2. Solicitar diario de nominas y expedientes del personal, mediante muestra aleatoria y verifique: .- Cálculos matemáticos .- Nombre del empleado, clasificación de cargo, deducciones de nominas. .- Verifique los sueldos y salarios pagados sobre la base del registro de asignación de cargo y al tabulador de sueldos y salarios. .- Comparar las horas trabajadas calculadas al trabajador con el registro de asistencia y verifique si coinciden los totales. .- Comparar el monto neto de la nomina con el cheque emitido. .- Obtener una relación de trabajadores activos y los inscritos en el S.S.O y L.P.H. .- Determinar las tasas para las deducciones de nominas y compare estas con los mayores analíticos de deducciones. 3.- Solicitar, si fuere el caso, las compensaciones obtenidas mediante contratación colectiva y verificar su pago. 4.- Investigar cualquier fluctuación en sueldos, salarios y comisiones. 5.- Determinar que los salarios de funcionarios de libre nombramiento y remoción cuenten con las autorizaciones apropiadas. 6.- Revisar la nomina del personal contratado y determinar sí esta conforme a lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Publica y la Ley Orgánica del Trabajo vigente. 7.- Verificar la transferencia de la cuenta matriz a la cuenta de Fondos a tercero por las retenciones laborales de acuerdo a lo establecido en la Publicación No. 20 de la Contraloria General de la republica. 8.- Cotejar el monto asignado a la partida 401 correspondiente y/o con la estructura de cargos. 9.- Observar otros cálculos y registros inusuales en el procedimiento de elaboración y pago de nomina. 10- Verificar constancia de Declaración Jurada de Patrimonio de los nuevos ingresos y los egresos de personal. Vacaciones: 1. Solicitar y verificar el cronograma vacacional del personal. 2. Verificar las vacaciones otorgadas al personal con el expediente respectivo, el cual debe contener la solicitud de vacaciones correspondiente debidamente firmada por el trabajador y el jefe de la unidad. 3. En caso de pagos de vacaciones a obreros y empleados, verificar que se ajuste a lo establecido en la Ley Orgánica del trabajo, Ley del Estatuto de la Función Pública, Contratación Colectiva o Reglamentación Interna vigente.
4. Verificar los cálculos aritméticos y comparar con los cheques emitidos para el pago de vacaciones y bonificación adicional. 5. Verificar el periodo de disfrute de vacaciones sobre la base del reporte de asistencia del personal.
Bonificaciones: 1. Revisar en la reglamentación interna de la Institución las bonificaciones y compensaciones otorgadas a los funcionarios y que estén de acuerdo a lo establecido en leyes especiales y normativa internas. 2. Verificar contra el expediente del personal que los cálculos de las bonificaciones ha sido efectuado de acuerdo a la antigüedad del trabajador. 3. Solicitar una relación de las bonificaciones y compensaciones otorgadas a los trabajadores, diferentes a la bonificación de fin de año y verificar los soportes que amparan dichos pagos. Prestaciones Sociales: 1. Verificar la contabilidad mensual de la provisión por concepto de prestaciones sociales, incluyendo efectos retroactivos y aumentos saláriales establecidos en convención colectiva como por decreto – ley. 2. Comprobar que el pago por concepto de prestaciones sociales, ha sido rebajado de la provisión y acreditado a la cuenta de Fondo de prestaciones sociales o fideicomiso si lo hubiere. 3. Asegurar que la liquidación de prestaciones sociales este acompañada de los siguientes recaudos: .- Hoja de ingreso del trabajador (Resolución sí se trata de empleado) .- Calculo de prestaciones sociales (Antiguo régimen, sí lo hubiere) .- Calculo de interés o estado de cuenta bancaria si se trata de fideicomiso. .- Soporte de anticipo sobre Prestaciones sociales devengados desde la fecha de ingreso y las compensaciones que incidan en el salario integral (base de calculo). .- Copia de la cedula de identidad .- Copia del movimiento de egreso del personal. .- Copia del comprobante de Declaración Jurada de Patrimonio. 4. De acuerdo a relación de pagos por liquidación de prestaciones sociales, obtenga muestra selectiva y realice el siguiente trabajo. .- Revisar nombre, fecha de ingreso y retiro, anticipo de prestaciones sociales. .- Comprobar que el periodo liquidado fue correctamente determinado. .- Comparar contra la nómina del mes del retiro el sueldo base de cálculo. .- Verificar que se excluyó de la nómina siguiente y cerciórese que se notificó al IVSS su retiro. 5.- Obtener el movimiento de la cuenta de prestaciones sociales por el periodo de revisión: .- Conciliar la información contable entre la provisión y las cuentas de gastos. .- Cotejar el total de las prestaciones sociales, con la cuenta del mayor analítico. .- Revisar la evidencia de que el trabajador recibió el dinero, compare la firma del recibo contra el expediente. 6. Revisar el fondo fiduciario (Fideicomiso) si lo hubiere, en atención a los siguientes aspectos: .- Carta de adhesión para la constitución del fideicomiso y voucher de apertura. .- Contrato de fideicomiso entre el organismo y la entidad bancaria.
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Listado de funcionario generados por el banco (Incluyendo los saldos respectivos) Solicitudes de anticipo al fideicomiso sobre prestaciones sociales. Reportes de intereses y anticipos generados por el banco. Reporte de cheques emitidos referente al fideicomiso.
Reclutamiento, Selección e Ingreso del Personal: 1. Verificar que el reclutamiento y selección de personal del organismo, responde a las técnicas y métodos exigidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública. Obtener un listado de los últimos ingresos y nóminas y realizar las siguientes actividades: - Solicitar el registro de asignación de cargos (RAC), seleccionar un numero de empleados y obreros ingresados y verificar que correspondan con una vacante. - Obtener los documentos de soportes del movimiento del personal de los seleccionados y revisar que la unidad solicitante haya tramitado el ingreso por escrito justificando la necesidad de cubrir la vacante ante la oficina de recursos humanos. 2. Para el caso de funcionarios de carrera, verificar que el proceso de selección se haya efectuado de acuerdo con la Ley del Estatuto de la Función Pública o reglamento interno del Organismo. Obtener el listado de ingresos de empleados, seleccionar una muestra y proceder a lo siguiente: - Verificar que la selección del empleado sea realizada por concurso, cerciorarse que las postulaciones de los candidatos participantes han sido registradas. - Verificar que sea tomada en cuenta el registro de elegibles, articulo 72 L.E.F.P. 3. Verificar que la clasificación de cargos ha sido correctamente realizada (ver organigrama estructural y funcional de la institución). Obtener la nómina y seleccionar aleatoriamente un número significativo de casos, solicitar los expedientes y comparar: - La evaluación de requisitos mínimos de educación y experiencia y los recaudos presentados por el funcionario. - Verificar en el manual de cargos que el funcionario cumple con los requisitos exigibles. 4. Comprobar que el órgano encargado de la selección de personal, lleva un adecuado registro de los documentos y soportes, seleccionar un numero de expedientes y verificar que contengan: - Oferta del servicio - Formato de evaluación de requisitos mínimo. - Copia de cédula de identidad - Copia de título obtenido - Constancia de aprobación de ingreso debidamente autorizada. - Para ingreso a un cargo de libre nombramiento y remoción, revise que contenga la Gaceta Oficial con la respectiva Resolución. 5. Revisar los ingresos por contrato profesional, obtener un listado de los funcionarios contratados y revise en el expediente. - Oficio de la unidad solicitante, exponiendo los motivos de la contratación. - Documentos probatorios de educación y experiencia del contratado. - Copia de la cédula de identidad - Verificar que el ajuste del sueldo sea acorde a la experiencia del contratado. - Evidenciar en el contrato las firmas autorizadas. - Verificar que las funciones desempeñadas no correspondan a cargos de carrera. 6. Periodo de prueba. Obtener un listado de los funcionarios en periodo de prueba y revisar: - Nombre del funcionario
- Unidad donde presta servicio - Fecha de ingreso - Que los funcionarios en periodo de prueba sean evaluados en el tiempo correspondiente, art. 43 L.E.F.P. 7. Obtener un listado de los funcionarios ascendido en los últimos meses, seleccione una muestra aleatoria y revisar. - Copia de la última calificación del servicio. - Copia del titulo obtenido - Revisar que el cargo se corresponda con el que actualmente ocupa - Calificación de méritos realizados por la comisión calificadora. 8. Cuando el ascenso de un cargo perteneciente al rango, deberá estar reflejado en el R.A.C., del ejercicio fiscal correspondiente. 9. Cuando se trate de un cargo de carrera con funcionarios de confianza, especificar el número de la Gaceta Oficial. Evaluación, Capacitación y Adiestramiento del Personal: 1. Investigar el impacto de los resultados de la evaluación del personal en los planes de capacitación, desarrollo, incentivos y licencias del funcionario en el servicio. 2. Verificar que los resultados de las evaluaciones sean notificadas al funcionario evaluado según articulo 62 de la Ley del Estatuto de la Función Pública. 3. Indagar si hay candidatos en formación que puedan reemplazar al titular de un cargo clave en cualquier eventualidad. 4. Verificar la existencia de fondos asignados en el presupuesto para llevar a cabo la capacitación y adiestramiento del personal.
