1. PROPUNERE DE PROIECT ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” 1. SUMAR EXECUTIV Gura Humorului este o localitate situata in centrul judetului Suceava, avand o populatie de 15 000 locuitori si o suprafata de 609 kmp. In ultimii ani, orasul a cunoscut o reala dezvoltarea economica , acest fapt datorandu-se in principal investitiilor realizate in zona dar si faptului ca in anul 2006, a fost declarat statiune turistica. Desi declarata in anul 2000 zona defavorizata, in ultimii ani, numeroase firme de prestigiu (IKEA) au investit in Gura Humorului , oferind locuri de munca si ducand la o crestere a cifrei de afaceri a orasului, acesta devenind unul dintre cele mai bine dezvoltate orase din judet. Astfel ca nivelul de trai a crescut constant si se bazeaza in principal si pe dezvoltarea turismului in zona (esentiala fiind apropierea de Manastirea Voronet – 5 km si Manastirea Humorului – 3 km). Orasul dispune de o gradinita cu program normal, una cu program prelungit, 3 scoli si un colegiu national. Conform studiilor sociologice realizate in zona, natalitatea in Gura Humorului a crescut cu mult fata de ultimii ani . Inca din anii precedenti, locurile la cele doua gradinite s-au dovedit a fi insuficiente pentru numarul mare de copii. Pusi in situatia de a nu avea locuri la gradinitele din oras, parintii aleg a-si lasa copii in grija bonelor insa conform studiilor, ar prefera un mediu organizat de crestere, ingrijire si educare a copiilor. De asemenea, exista un numar mare de persoane calificate in invatamantul prescolar care nu au un loc de munca in oras, fiind nevoite sa se deplaseze in afara acestuia pentru a-si exercita meseria. In acest context, se contureaza nevoia unei noi gradinite in oras, una care sa raspunda cerintelor parintilor si copiilor, prin programe educationale eficiente, prin dotari si personal de calitate si care, in i n acelasi timp , sa s a ofere noi locuri de munca in domeniul educational. 2. DESCRIERE 2.1. ISTORIC Compania are un istoric in acest domeniu de activit ate, fiind detinatoarea a 3 gradinite similare in Suceava, Cluj-Napoca si Bistrita-Nasaud. Bistrita -Nasaud. Cele 3 gradinite au o vechime de 2,respectiv 3 ani, sunt ocupate la capacitate maxima m axima si genreaza anual profit firmei. 2.2. CERINTE Problema – lipsa unei gradnite particulare in zona, gradinita care sa satisfaca nevoile copiilor si parintilor in acest domeniu. Oportunitatea – oportunitatea crearii unui spatiu desinat cresterii si dezvoltarii armonioase a copiilor, un cadru institutional adecvat pentru acestia s i pentru comunitatea din care fac parte. 2.3. SOLUTII – constructia unei cladiri care va functiona ca unitate de invatament prescolar, cu 10 sali de clasa, avand o capacitate de 150 copii
1
3.
PROPUNEREA 3.1 VIZIUNE SI OBIECTIVE - Institutionalizarea unui numar mare de copii - Crearea de noi locuri de munca in sistemul educational - Existenta unui mediu propice pentru educatie, crestere si invatare 3.2. REZULTATE - Construirea si amenajarea gradinitei - Parintii isi permit costurile unei gradinite particulare - Promovarea eficienta a serviciilor de ingrijire a copiilor in sistem particular 3.3 CRONOLOGIE – proiectul se va derula pe o perioada de 1 an, perioada in care se va definitiva constructia, se va amenja spatiul construit si se va dota coform normelor in vigoare. Perioada proprusa este 1 iunie 2013 – 1 iunie 1014. 3.5 BUGET – 352.428 lei – 40% FONDURI PROPRII, 30% FONDURI EUROPENE, 30% CREDIT BANCAR.
2. STUDIU DE CAZ PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” 2.1 OPTIUNEA GRADINITA PROGRAM SCURT DESCRIERE:Gradinita va functiona dupa un program scurt, de la 07:00 pana la 13:00 BENEFICIILE IMPLEMENTARII PROIECTULUI Categorie Financiar Piata Clienti
Salariati
Beneficii Cresterea marjei de profit a companiei Cresterea cotei de piata Cresterea nr copiilor instiutionalizati in invatamantul prescolar Cresterea nr salariatilor din sistemul educational
2
Valoare 25%
10% 3,2%
2%
COSTURI Categorie Personal
Sediu Echipamente
Marketing
Beneficii Salariile personalului Parteneri Training-uri Constructie gradinita Echipamente personal implicat in proiect Telefoane, laptop-uri, etc Creare brand Materiale promotionale PR si comunicatii
Valoare 35.000 lei/an 44.000 lei/an 12.000 lei/an 250.000 lei 34.000 lei
Bugetat DA DA NU DA NU
10.000 lei
NU
4500 lei 5000 lei 3500 lei
DA DA NU
FEZABILITATE Componente Noua tehnologie – constructia gradinitei Personal calificat
Rating 5
Metoda Tehnologie traditionala
8
Noi procese
9
Personal calificat, instruit special pentru activitatea prescolara In zona nu exista gradinite particulare cu acest profil, imbunatatindu-se astfel mult procesele.
RISCURI Descriere Cererea scazuta Lipsa de personal specializat
Probabilitate scazuta medie
Impact major major
Actiuni Promovare intensa Training-uri, specializari
IPOTEZE o o o
pretul materialelor de constrcutie nu va creste pe parcursul derularii proiectului pretul fortei de munca nu va creste in primii doi ani fluctuatia de personal va fi scazuta
3
2.2 OPTIUNEA GRADINITA PROGAM PRELUNGIT DESCRIERE:Gradinita va functiona dupa un program prelungit, adaptat programului de lucru al parintilor, de la 07:00 pana la 18:00 BENEFICIILE IMPLEMENTARII PROIECTULUI Categorie Financiar Piata Clienti
Salariati
Beneficii Cresterea marjei de profit a companiei Cresterea cotei de piata Cresterea nr copiilor instiutionalizati in invatamantul prescolar Cresterea nr salariatilor din sistemul educational
Valoare 35%
15% 3,5%
4%
COSTURI Categorie Personal
Sediu Echipamente
Marketing
Beneficii Salariile personalului Parteneri Training-uri Constructie gradinita Echipamente personal implicat in proiect Telefoane, laptop-uri, etc Creare brand Materiale promotionale PR si comunicatii
Valoare 50.000 lei/an 45.000 lei/an 12.000 lei/an 250.000 lei 34.000 lei
Bugetat DA DA NU DA NU
10.000 lei
NU
4500 lei 5000 lei 3500 lei
DA DA NU
FEZABILITATE Componente Noua tehnologie – constructia gradinitei Personal calificat
Rating 5
Metoda Tehnologie traditionala
8
Noi procese
10
Personal calificat, instruit special pentru activitatea prescolara In zona nu exista gradinite particulare cu acest profil, care sa satisfaca in acest mod nevoile comunitatii
4
RISCURI Descriere Cererea scazuta Lipsa de personal soecializat Depasirea bugetului
Probabilitate scazuta medie
Impact major major
medie
mediu
Actiuni Promovare intensa Training-uri, specializari Dstributie bugetara, contractarea unui credit bancar
IPOTEZE o o o o o
pretul materialelor de constrcutie nu va creste pe parcursul derularii proiectului pretul fortei de munca nu va creste in primii doi ani fluctuatia de personal va fi scazuta natalitatea nu va scadea drastic in urmatorii ani veniturile populatiei nu vor scadea masiv in urmatorii ani
2.3.OPTIUNEA RECOMANDATA 2.3.1 RANKING OPTIUNI
Criteriu
Optiunea Gradinita program scurt
Beneficii financiare o Cresterea marjei de profit Costuri o Personal o Marketing o Operational o Altele Fezabilitate o Tehnologie o Personal o Procese Riscuri o Resurse o Tehnologie o Organizational TOTAL
Optiunea gradinita program prelungit
6
8
7 7 5 3
6 6 4 2
6 5 7
7 8 7
2 5 5
1 5 5
57
59
Optiunea recomandata: Optiunea gradinita cu program prelungit. 5
2.4 Fazele implementarii a) Initierea proiectului – faza de crearea a proiectului, a matricei logice, setarea actiitatilor, obiectivelor si rezultatelor urmarite b) Planificarea si executia proiectului – planificarea sub forma de activitati, dupa cum urmeaza: Recrutare personal o Realizare studii de piata o Constructia imobilului o Achizitii mobila, jucarii, echipamente electrice si electrocasnice o Amenajare interior o Amenajare exterior o Obtinere aprobari (Ministerul Educatiei, Ministerul Sanatatii, PSI) o c) Finalizarea proiectului o o o o o
Realizare oferta educationala – achizitie materiale didactice Cercetare de piata in vederea stabilirii preturilor practicate Bannere, fluturasi Realizare site Deschidere/inaugurare gradinita
2.5 Project Management: toate aspctele legate de Managementul Timpului, Costurilor, Calitatii, Schimbarilor, Riscurilor, Ipotezelor, Achizitiilor, Comunicatiilor vor fi in slujba managerului de proiect.
3. STUDIU DE FEZABILITATE PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” 1. SUMAR EXECUTIV o Problematica si oportunitati: lipsa unei gradinite particulre in zona si oportunitatea crearii acesteia, satisfacand cresteea mare de pe piata locala o Cerintele proiectului: personal calificat, resurse, viziune o Rezultatele studiului de fezabilitate: necesitatea demonstrarii necesitatii si fezabilitatii acestui proiect o Rezultat global: gradinita poate fi functionala si poata genera o marja de profit semnificativa pentru companie. 2. PROBLEMATICA 2.1 MEDIUL DE BUSINESS - ANALIZA EXTERNA: piata este intr-o continua crestere, se simte necesitate a unei astfel de institutii in zona - VIZIUNE: crearea unei instututii de invatamant prescolar performante, u o capacitate de 150 copii, care sa aduca benficii comunitatii si profit companiei - LOCATIE: Gura Humorului, jud Suceava, str Bucovnei, nr 63 - TEHNOLOGIE UTILIZATA: soft informatic, tehnologia de constructii, etc 6
4. DESCRIEREA PROIECTULUI ”AMENAJARE
GRADINITA
IN GURA HUMORULUI” 1. VIZIUNE: crearea unui spatiu destinat copiilor, asigurarea a 150 de locuri de invatamant prescolar de calitate pentru acestia, cu scopul de a raspunde necesitatilor comunitatii locale. 2. OBIECTIVE o Institutionalizarea unui numar mare de copii o Crearea de noi locuri de munca in sistemul educational o Existenta unui mediu propice pentru educatie, crestere si invatar e 3. SCOPUL PROIECTULUI - Infiintarea unei gradinite particulare 4. REZULTATE o Construirea si amenajarea gradinitei o Parintii isi permit costurile unei gradinite particulare o Promovarea eficienta a serviciilor de ingrijire a copiilor in sistem particular 5. ACTIVITATI o Recrutare personal o Realizare studii de piata o Constructia imobilului o Achizitii mobila, jucarii, echipamente electrice si electrocasnice o Amenajare interior o Amenajare exterior o Obtinere aprobari (Ministerul Educatiei, Ministerul Sanatatii, PSI) o Promovarea eficienta a serviciilor de ingrijire a copiilor in sistem particular 6. ORGANIZAREA PROIECTULUI 6.1 CLIENTII – parinti si copii acestora cu varste cuprinse intre 2-7 ani 6.2 PARTILE INTERESATE STAKEHOLDER CEO Departamentul financiar Departamentul legal
Interesat de: Alinierea companiei la strategie si viziune Incadrarea bugetara Respectarea normelor legale
6.3 ROLURI SI RESPONSABILITATI o SPONSORUL PROIECTULUI – compania o GRUP COINTERESAT- comunitatea o PROJECT MANAGER – terta persoana, din afara companiei o PROJECT TEAM MEMBER – persoana din cadrul companiei
7
5.DESCRIEREA JOB-ULUI PENTRU PROJECT MANAGERUL PROIECTULUI ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” Sarci ni si r esponsabil it ati specif ice:
· De a asigura transformarea efectiva si la timp a resurselor proiectului in activitati si produse concrete, care vor duce la atingerea rezultatelor scontate; · De a fi responsabil pentru managementul zilnic al proiectului – organizational si conceptual; · De a asigura un circuit informational adecvat, discutii si feedback dintre diferiti actori; · De a actiona ca conducator al echipei si de a superviza activitatea personalului proiectului; · De a intocmi planuri detailate de lucru trimestriale (pentru 3 luni) si de a monitoriza respectarea implementarii acestora; · De a asigura executarea la timp a activitatilor; · De a organiza si coordona procurarea de bunuri si servicii in cadrul proiectului; · De a pregati rapoartele trimestriale ale proiectului, pentru Comitetul de Coordonare, cat si alte rapoarte necesare; · De a facilita si participa la identificarea si selectarea personalului proiectului, consultantilor nationali si contractorilor; · De a formula si pregati versiunile draft pentru termenii de referinta/fise de post · De a formula specificarile pentru echipament, bunuri, ce urmeaza a fi procurate in cadrul proiectului; · De a ghida lucrul consultantilor si contractantilor, supraveghind desfasurarea activitatilor conform planului de lucru negociat; · De a facilita cooperarea dintre si intre consultantii/expertii pe termen scurt si partenerii proiectului · De a participa la toate evenimentele proiectului, asigurand pregatirea adecvata a acestora. Calificari si deprinderi · Grad universitar in unul din domeniile sociale (educatie)
· Minimum cinci ani de experienta de lucru in proiecte, organizatii non-guvernamentale, institutii publice sau organizatii internationale in domeniul dezvoltarii sociale, experienta de desfasurare a activitatilor legate de domeniu este un avantaj; · Abilitati in managementul administrativ si financiar al proiectelor de dezvoltare si de cooperare cu oficialii guvernamentali, ONG-uri si mass-media;
8
6.OFFICE CHECK-IST PENTRU PROIECTUL”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI”
OFFICE CHECLIST DETALII PROIECT Numele proiectului: Amenajare gradinita in Gura Humorului Project Manager: X Project Office Manager: Y
PREMISE 1. 2. 3. 4. 5.
studiu de fezabilitate realizat cerere existenta pe piata locatie identificata personal calificat identificat planul corespunde necestatilor
ECHIPAMENTE 1. s-au identificat echipamentele necesare derularii activitatii 2. echipa de constructie detine echipamentele necesare 3. echipa de proiect se afla in posesia echipamentelor necesare derularii activitatii in conditii optime 4. exista echipamente de comunicatii
ROLURI 1. indeplinite de persoane abilitate: manager de proiect, secretara manager de proiect, consultant fonduri europene
7. PLANUL DE RESURSE PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” o
o
echipamente tehnologice – 5 laptop-uri, 5 telefoane mobile, 1 aparat de fotografiat, 1 imprimanta, 1 scanner, 1 copiator materiale/ consumabile – papetarie, cartus imprimanta
9
8. PLANIFICAREA FINANCIARA PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” BUGET PE ACTIVITATI Nr Crt R.1 A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 R.2 A.2.1 A.2.2 R.3
A.3.1 A.3.2 A.3.3 A.3.4
REZULTATE / ACTIVITATI CONSTRUIREA SI AMENAJAREA GRADINITEI Constructia imobilului Achizitii mobila, jucarii, echipamente electrice si electrocasnice Amenajare interior Amenajare exterior PARINTII ISI PERMIT COSTURILE UNEI GRADINITE PARTICULARE Realizare oferta educationala – achizitie materiale didactice Cercetare de piata in vederea stabilirii preturilor practicate PROMOVAREA EFICIENTA A SERVICIILOR DE INGRIJIRE A COPIILOR IN SISTEM PARTICULAR Bannere, fluturasi Realizare site Deschidere gradinita (cheltuieli de protocol) Extindere – program after-school TOTAL
LEI 312 290 203 550 98 740 5000 5000 14 897 14597 300 25 241
8000 500 5000 11741 352 428
9. MANAGEMENTUL CALITATII PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” Managementul calitatii si controlul acestuia se vor realiza prin:
Trecerea in revista a materialelor Liste de verificare pentru a asigura ca materialele sunt consistente si contin toate informatiile necesare
Examinari incrucisate / examinari tehnice
Standarde pentru asigurarea consistentei
Metode structurate pentru a asigura utilizarea proceselor standardizate
Testare amanuntita.
10
CALITATEA PROCESELOR 1. MANAGEMENTUL TIMPULUI- asigurat prin incadrarea in teremenel stabilite,
fiecare persoana responsabila de proiect respecta termenele 2. MANAGEMENTUL COSTURILOR – nu se permit depasiri de buget, iar atunci cand
acestea apar, se ajusteaza costurile in vedrea incadrarii in suma finala 3. MANAGEMENTUL CALITATII- se urmareste Managementul Calitatii Totale 4. MANAGEMENTUL SCHIMBARILOR - in
masura
in
care
intervin
situatii
neprevazute, managerul de proiect asigura rezolvarea acestora in timp util si implicarea intregii ehipe in eventuala schimbare implementata 5. MANAGEMENTUL RISCULUI – managerul de proiect este resonsabil de
administrarea eventualelor riscuri aparute 6. MANAGEMENTUL ACHZITIILOR – procesul functioneaza pe baza incadrarii in
bugetele prestabilite si este controlat indeapoape de departamentul financiar contabil 7. MANAGEMENTL COMUNICARII – procesul este format din fluxuri de informatii
care circula intre toate persoanele implicate in proiect, managerul de proiect fiind cel responsabil de derularea procesului de comunicare in conditii optime.
10. CONTRACTE CU FURNIZORII PENTRU PROIECTUL ”AMENAJARE GRADINITA IN GURA HUMORULUI” SERVICII SI PRODUSE
-cladirea va fi construita de catre un antreprenor local care isi va procura singur materialele. Se va incheia contract final pentru intreaga construct ie - un alt contract se va incheia firma care va amenaja cladirea - furnizorii de mobilier – la comanda - furnizorii de materiale didactice si papetarie Contractele vor contine termene fixe de executare, respectiv livrare a materialelor si produselor contractate. Orice intarziere va fi penalizata conform contractului. Contractele sunt confidentiale si se supun legislatiei din Romania.
11
