Instituto Tecnológico Superior De Felipe Carrillo Puerto Diseño organizacional Docente: Lic. Raúl Ek Be “Integrantes” Yolitzi Valadez Peraza Mirian Alelí Escamilla Leticia Magaly Mis Maza Adriana Vera Briceño Briceño Valentina che hernandez
Semestre: 7 Grupo: “A” Aula: I -1
Índice Introducción .................................................. ............................................................................ .................................................... .............................. .... 3 Objetivo .................................................. ............................................................................ .................................................... ...................................... ............ 4 2.1 Antecedentes de la empresa ................................................ .......................................................................... .......................... 5 2.2 Diagnóstico del área a investigar ............................................... ................................................................. .................. 6 2.3 Propuesta de mejora ................................................. .......................................................................... .................................... ........... 19 2.4 Análisis de resultado ................................... ............................................................ ................................................. ........................ 21 Conclusión.............................................................. ....................................................................................... ............................................. .................... 24 Fuentes de información .................................................. ........................................................................... .................................... ........... 25
Introducción Este trabajo tiene la finalidad de realizar un proyecto donde se pretende dar solución a una problemática a la empresa de abarrotes en el cual se llevara a cabo la creación de un software que contenga una base de datos para tener un mejor manejo y asistencia por parte del dueño de la tienden sus productos. Este sistema podrá controlar los productos, ventas precios de los productos y el personal que se contrate, así se podrá saber si la tienda tendrá un incremento adecuado o seguirá igual a como se encuentra, por otra parte servirá para el control de las personas que visiten la tienda ya sea por realizar una compra en la cual se reflejara gran cambio tanto para las ventas y a la atención al cliente.
Objetivo Desarrollar un software para administrar el manejo de una tienda de abarrotes que sea capaz de contemplar el precio de los productos, los productos nuevos, los empleados y una mejor atención a los clientes. También se contribuirá con el desarrollo de propuestas referente a lonas, folletos, anuncios para que la gente pueda conocer más acerca de esta innovación hacia esta tienda y puedan comprar productos que necesiten.
2.1 Antecedentes de la empresa En el año de 1864 Abarrotes “Los 6 Hermanos” dio su inicio como un mic ro negocio, en la comunidad de Dziuche, El establecimiento comercial está ubicado en la avenida principal con Carrera 10 Esquina entrando a la comunidad de Dziuche Quintana Roo, a un costado de la casa ejidal, frente al parque, lleva en funcionamiento más de 40 años, su propietario es el señor Bernardo Valadez Gonzales, actualmente esta tienda fue heredada al señor José Dolores Valadez Chi; hijo de don Berdardo que hasta la actualidad sigue con este trayecto de abarrotes quien inicio el negocio con poca mercancía, y con el paso del tiempo fue creciendo y generando así más utilidades, es un negocio que les ha brindado buena estabilidad económica y les ha generado los suficientes ingresos para ampliar su propiedad y la adquisición de varios bienes.
Es un negocio familiar que con
esfuerzo y dedicación ha salido adelante y logrado forjar una meta para el beneficio propio, Durante su trayectoria empresarial ha vivido diferentes experiencias, el comienzo independiente fue con una pequeña Tienda de Abarrotes en dziuche en donde su mayor sueño era crecer y ser la mejor tienda de la colonia, también quería crecer hasta formar una cadena de tiendas que fuera competi tiva. En sus comienzos se capacitaron constantemente en varias áreas relacionadas con las tiendas. Creció con el tiempo teniendo hasta 4 tiendas juntas, pero sin sistema y con un método muy tradicional. En ese entonces había poco desarrollo tecnológico y como era de esperarse, se dio su primera quiebra empresarial; en verdad es una experiencia que le enseñó mucho. Con los años don José siguió aprendiendo y se especializó en Sistemas de Control de Inventarios. Con esto aprendió mucho sobre los diferentes clientes que se dan por zona geográfica. La tienda no tiene ningún tipo de software
por lo que nosotros diseñaremos uno que pueda tener un mejor control en la tienda, registrando los movimientos día con día el cual se tendrá el conocimiento si el proyecto ha funcionado o no.
ORGANIGRAMA
2.2 Diagnóstico del área a investigar GERENTE
PROF. JOSE DOLORES BALADEZ CHI
SUNGERENTE
SUPERVISOR
PROF. MARIA MINERVA PERAZA HERNANDEZ
PROF. INDIRA VALADEZ PERAZA
SUBORDINADO
SUBORNIDADO
FODA
Fortalezas
Oportunidades
-Cuenta con una gran variedad de servicios.
-Se encuentra en una muy buena zona.
-Excelente atención al cliente.
-La zona es altamente concurrida.
-Pr oductos disponibles.
-Tecnología al alcance.
-Ofrecer variedad de artículos. -Calidad de productos. -Buena imagen del negocio.
FODA
Fortalezas
Oportunidades
-Cuenta con una gran variedad de servicios.
-Se encuentra en una muy buena zona.
-Excelente atención al cliente.
-La zona es altamente concurrida.
-Pr oductos disponibles.
-Tecnología al alcance.
-Ofrecer variedad de artículos. -Calidad de productos. -Buena imagen del negocio. -El negocio siempre permanece limpio. -Abre los 365 días del año de 7:30am a 11:30pm. -Fluencia de gente, debido a la ubicación del negocio. Debilidades Amenazas -No cuenta con una amplia variedad de productos -Competencia (Ofrecen productos solo lo básico en el hogar, papelería bebidas, y similares). diversión. -La competencia cuenta con productos -Ofrecer productos deficientes o con problemas de más extensos en el área de papelería. fabricación. (el proveedor así los deja). -Cambio de la moneda (desfavorable). -Recibir quejas de sus clientes por ofrecer Devaluación. diferentes precios.
Manual de funciones, procesos y procedimientos (área de bodega El jefe de bodega debe tener control total de todas las actividades, responsabilidades del control de la calidad de los productos que se encuentran en la bodega; debe estar pendiente del trabajo del personal que se encuentra a su cargo, saber en cualquier momento las existencias en bodega de todas y cada uno de los artículos, productos perecederos y no perecederos, materia prim a. Debe velar que el local cumpla y reúna las condiciones óptimas del almacenamiento; debe llevar un control preciso de las entradas y salidas de los productos, control de temperaturas, lavado y desinfección de los quipos y utensilios de su área, quien recibe (proveedores) y a quien se le entrega (chef, capitán de servicio, clientes). Debe diligenciar honestamente los formatos estandarizados en su área para el preciso control de la calidad verificando que sean firmados por el responsable y jefes inmediatos.
Objetivo Este cargo está diseñado para las personas cuya responsabilidad incluyen entre otras, las actividades de operar las bodegas de insumos y materiales mediante la compra, almacenamiento y control de materias primas. Así mismo esta persona debe cumplir con las funciones de cotizar, decepcionar, asegurar un stock permanente de los productos, despechar, mantener un claro registro de las existencias y la limpieza-desinfección de su área, equipos y utensilios. Es importante asegurar que la materia prima almacenada permanezca en buen estado de conservación, manejar los elementos de limpieza y equipos de protección personal, repuestos entre otras cosas, clasificando los insumos y materia prima de acuerdo a la normatividad y de salud vigentes. Sin olvidar una fluida comunicación con las distintas áreas de la empresa.
Funciones
•
Velar porque las deficiencias (empaques dañados, faltantes, sobrantes, problemas de infestación, humedad, estado, fecha de vencimiento, calidad de producto) detectadas en la descarga de productos sean reportados y documentados.
•
Revisar el adecuado almacenaje de los productos en la bodega.
•
Verificar que sean enviados diariamente los reportes de bodega.
•
Verificar que los documentos de despacho, ordenes de embarque y consolidados, facturas de consumo, requisición a las áreas de cocina y cualquier otro documento sea debidamente autorizad.
•
Verificar l rotación adecuada de los productos por fecha de antigüedad y de vencimiento.
•
Reportar por medio del documento estipulado las bajas por vencimiento, mal estado, rotos o no actos para el consumo humano.
•
Verificar las prácticas de fumigación del área de bodega.
•
Verificar la limpieza y desinfección, estado de los equipos y utensilios.
•
Distribuir adecuadamente los productos para lograr la eficiencia de espacio y hacer más ágil el despacho.
•
Clasificar los productos almacenados en bodega, por familias, lácteos y derivados, proteínas, insumos, verduras, frutas, etc. Para lograr un inventario eficiente y exacto.
•
Velar por la rotación adecuada de los productos en bodega y toma de fechas de vencimiento y antigüedad.
•
Entregar los materiales requeridos para la producción de las recetas mediante la autorización de los jefes de las áreas implicadas.
•
Realizar inventarios diarios para el conocimiento acertado de los productos en bodega.
•
Realizar la lista detallada y clara de los materiales necesarios para la producción.
•
Realizar los pedidos y mantener una comunicación amigable con los proveedores.
•
Verificar la calidad de los productos remicionados.
ALMACENISTA: análisis, descripción, procesos y procedimientos 1. Nombre del cargo: ALMACENISTA Contenido del cargo Encargarse del área de bodega y todas las responsabilidades que ejerce para un óptimo funcionamiento del mismo Tarea Principal
% Tiempo Laboral
Almacenamiento adecuado de las materias primas
20%
Embalar y rotular de los productos que lo necesiten
8%
Control de Pest y stock de las materias primas
7%
Realizar inventarios requeridos para la claridad de la bodega
15%
Limpieza y desinfecciones de los equipos y utensilios
20%
Toma de temperaturas
5%
Realizar los pedidos establecidos
10%
Entregar los materiales solicitados
10%
Diligenciar los formatos establecidos
5%
1. Requisitos técnicos Nivel educacional: conocimientos en el área, conocimientos de las BPM.
2. Aptitudes necesarias ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en qué grado?
No Deseable Esencial necesaria Agudeza visual
X
Agudeza auditiva
X
Rapidez de decisión
X
Habilidad expresiva
X
Coordinación tacto visual
X
Coordinación general
X
Iniciativa
X
Creatividad
X
Capacidad de juicio
X
Atención
X
Comprensión de lectura
X
Trabajo de equipo
X
Liderazgo
X
Toma de decisión
X
Sociabilidad
X
Comunicación interpersonal
X
Orden y organización
X
Minuciosidad
X
Dominio tecnologías informáticas de comunicación
X
PROCESOS
•
Verificación del estado de materias primas, utensilios y equipos.
•
Toma de temperaturas.
•
Entregar las materias primas, insumos, artículos y más a la cocina.
•
Recibir y verificar el estado de los productos que entregar el proveedor.
•
Organizar la materia prima recibida
•
Organizar la materia prima y los productos terminados que ya no se necesitan para la producción del día.
•
Realizar inventarios
•
Realizar pedidos
•
Limpieza de la bodega
•
Desinfección de la bodega
Procesos segundarios •
Establecer comunicación continua con las demás áreas
•
Controlar y eliminar las plagas
•
Reportar averías en los equipos
•
Apoyar el área de cocina (embalar, rotular, envasar, guardar productos terminados y proteínas).
•
Controlar desperdicios
•
Apoyar la cocina a la hora de servicio, apoyar el área de publicidad, apoyar a los jaladores.
Procedimientos Verificación del estado de materias primas, utensilios y equipos. •
Comprobar que el estado de verduras, frutas, proteínas, pulpas, hortalizas, enlatados, productos de grano, hiervas y especias, salsas, congelados, abarrotes, productos terminados y todo lo que el alcance de bodega tenga a su responsabilidad; se encuentren en buen estado, con fechas de vencimientos vigentes, sin la presencias de plagas o de lo contrario presentar
el debido informe mediante el formato de bajas y apoyándose en una lista de chequeo. (todos los días)
Toma de temperaturas. •
Tomar las debidas temperaturas de las neveras, congeladores y cuartos fríos a los tiempos establecidos (hora de llegada, hora de servicio hora de cierre). (todos los días)
Entregar las materias primas, insumos, artículos y más a la cocina •
Entregar las verduras, frutas, proteínas, pulpas, hortalizas, enlatados, productos de grano, hiervas y especias, salsas, congelados, abarrotes, productos terminados; que ha solicitado en área de cocina o el área de servicio para cumplir con sus funciones mediante una orden basada en las preparaciones establecidas. Con ayuda de los formatos de salida a planta. (todos los días)
Recibir y verificar el estado de los productos que entregar el proveedor. •
Verificar pesos, fechas de vencimiento estado del producto con ayuda de la requisición y la factura si hay alguna inconformidad de alguno de los productos hacer la debida devolución y así establecer una calidad de los productos que maneja la empresa. (cuando sea necesario)
Organizar la materia prima recibida •
Embalar, rotular, empacar y organizar en el área de bodega todo lo recibidos en una forma cómoda y eficaz para comodidad y fluidez en la bodega (todos los días)
Organizar la materia prima y los productos terminados que ya no se necesitan para la producción del día. •
Embalar, rotular, empacar y organizar en el área de bodega todo lo que ya no se necesita para la producción del día en una forma cómoda y eficaz para comodidad y fluidez en la bodega (todos los días)
Nota: en la organización de materia prima, en cada nevera y estante se deberá colocar una debida indicación de que pertenece en ese lugar.
Realizar inventarios •
Diligenciar los debidos libros de inventarios donde se debe estipular:
el
inventario inicial, las salidas que se originaron para la producción y salieron de la bodega, las bajas realizadas durante el día que se dieron en la bodega, la materia prima que entro a la bodega y el inventario final de todo lo que ha quedado en la bodega. (todos los días)
Realizar pedidos •
Realizar los debidos pedidos de la materia prima que se está requiriendo para mantener el stock en bodega o de la materia prima que se necesita para una preparación del día siguiente. (cuando sea necesario)
Nota: tener una lista detallada de proveedores con sus respetivos costos de los artículos que se suministran, además de una constante comunicación amigable y fiel con ellos. Además de que esta ítem se hace con la compañía del jede de cocina.
Limpieza de la bodega •
Limpiar debidamente neveras, estantes, equipos, utensilios, paredes y pisos del área de bodega.
Desinfección de bodega •
Desinfectar adecuadamente neveras, estantes, equipos, utensilios, paredes y pisos del área de bodega.
DIAFRAMA DE FLUJOS DE LOS PROCESOS
PROCESOS
INICIO
SEGUNDAR IOS
Establecer comunicación continua con las
Controlar
Reportar averías
y eliminar
en los equipos
Controlar Apoyar el área de
cocina
(embalar, rotular, envasar,
Apoyar la cocina a la hora de servicios, apoyar el área de publicidad, apoyar a los jaladores.
desperdicios.
PROCES OS Inicio
Verificación del
Tema de
estado de
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Entregar
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matarías primas,
Recibir y verificar el estado de los
insumos,
Desinfección de la bodega
Organizar la metería Organizar la materia prima
prima y los productos
recibida
terminados que ya no se necesitan ara la
Limpieza de la bodega Realizar inventarios
Realizar pedidos.
área
Operación
frecuencia
productos limpieza
de
productos de desinfección
limpieza de estantes
todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez ir semana el lavado general todos los días y una vez por semana el lavado general
limpieza de canastas
jabón en polvo, cloros, una vez por esponjas, repasadores semana repasadores
limpieza de mesón
todos los días y una vez ir jabón en cloros, semana polvo, repasadores el lavado esponjas, general repasadores
limpieza de nevera 1
limpieza de nevera 2
limpieza de nevera 3
limpieza de congelador
bodega
limpieza de pisos
limpieza de paredes
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
como limpiar: sacar los productos que están en la nevera, sacar los compartimientos rejas, lavar con agua jabón, restregar muy bien, (entre los cauchos) tanto por fuera como por dentro, enjuagar con abundante agua. El congelador tiene el mismo proceso con la diferencia que antes de todo se tiene que dejar descongelar. Mientras que los pisos, paredes y canastas se deben lavar con la disolución de agua jabón, restregar muy bien y juagar con abúndate agua. para la desinfección se debe hacer por forma de contacto con la disolución de hipoclorito
dosificación: por cada litro de agua se debe utilizar 200 g de jabón el polvo y para la desinfección por cada litro de agua 20 ml de hipoclorito
cloros, jabón en polvo, repasadores esponjas, repasadores
Implementos para el manipulador: aguantes, botas de caucho, tapabocas, cofia, baldes, repasadores, jabones, esponjas.
Planteamiento del problema Nosotros elegimos una tienda de abarrotes porque se nos hizo más fácil poder tener un mejor manejo de software y una base de datos que puedan tener un mejor control en la atención de la tienda. La tienda tiene problemas porque hace más de 6 meses cerca de ella se inauguró un súper Willis, la cual ha perjudicado mucho porque la tienda no tiene algunos productos que ofrece dicha tienda, esto la ha llevado poco a poco a que sus ventas disminuyan y algunos de sus productos ya no los administren.
El dueño de la tienda ha buscado soluciones que le ayuden a su negocio, pero estas no han dado frutos lo cual lo ha llevado en ocasiones a la desesperación y a no abrir su tienda por falta de productos. Cuando nosotros lo entrevistamos se veía muy preocupado porque su negocio es el sustento de su familia y teme perderlo porque durante años construyeron un sueño que se ha ido derrumbando.
Nosotros le dijimos que estábamos haciendo un proyecto donde podamos dar un mejor control a un negocio donde se pueda controlar todo lo que pasa en ella. El señor se motivó y nos dijo que eso le da esperanzas para poder seguir adelante, así que nosotros empezamos a realizar los folletos y las lonas mientras el señor invertía su dinero en nuevos productos. Esto le ha ayudar un poco porque su negocio ha vuelto a crecer poco a poco y ya no tiene muchos problemas en su economía y los clientes han ido en aumento, los nuevos prod uctos se venden rápido y ha podido contratar gente que le ayude en su negocio.
Justificación Nosotros observamos que la tienda que visitamos necesita una ampliación de su zona para que puedan ingresar nuevos productos tenga más empleados para que puedan ser más fáciles las atenciones a los clientes y las ventas puedan aumentar a como lo desea el dueño de la tienda.
2.3 Propuesta de mejora Utilizamos visual Basic para el diseño del software. 1.- Primero abrimos el programa y proseguimos a abrir la base de datos.
2.- Nos registramos para poder tener acceso a la tienda.
3.- Una vez poniendo los datos damos click en registrar y el registro
se
exitosamente.
guardará
4.- Escribimos el nombre del usuario y la contraseña para poder tener acceso a la tienda.
.
5.- Se iniciará la sesión y tendremos acceso a la tienda.
6.- Una vez dentro podremos tener acceso a los productos que se desearan comprar y los precios de cada uno de ellos.
2.4 Análisis de resultado ¿CUÁL ES LA POSICIÓN ESTRATÉGICA ACTUAL DE LA EMPRESA? Se encuentra con mercancía siempre disponible y de gran variedad, también se brinda un servicio que hace que el cliente quiera regresar, La ubicación es adecuada debido a que existe en una de las principales avenidas de la comunidad.
¿QUÉ CAMBIOS SE ADVIERTEN EN LOS MERCADOS? Es un mercado que tiene poca probabilidad de cambiar porque es un mercado de necesidades básicas.
Debido a lo anterior existe mucha competencia, porque en cualquier esquina se puede encontrar una “tiendita” la diferenciación se encu entra en los precios,
atención ubicación y disponibilidad de los productos.
¿Qué fuerzas y tendencias se observan como las más importantes? * Precios
* Servicios
* Abarca diferente tipo de clientes
* Decoración por temporada
¿Qué innovaciones deben hacerse? Implementación de nuevos servicios Como por ejemplo llevar los artículos por más de cierta cantidad a domicilio.
¿Qué acciones pueden tomarse para lograr las metas planteadas originalmente? *Financiamiento para poder expandir la tienda
*Motivación e implementar estrategias para la convicción de la expansión.
*Renovar Publicidad
*Establecer un horario establecido a la vista de los clientes
*Mejor aprovechamiento de espacios
*Inventarios, control del dinero
¿Cómo aprovechar las fortalezas de la empresa en su conjunto? Incorporándole un servicio extra al cliente (o a una proporción de ellos), un ciber, el cual atraerá clientes nuevos, además de incluir el servicio a domicilio a partir de una determinada cantidad de consumo.
¿Cómo tener mejores formas de control? Llevar un registro diario de las ventas, proveedores, y del consumo familiar, aunado a ello implementar una caja registradora y hacer un corte de caja al final del día.
Realizar inventarios regularmente para conocer que mercancía hay y cuál es la faltante.
¿Cómo tener mejores estrategias de comercialización? Mantener los márgenes de precios respecto al producto.
Ofrecer un servicio a domicilio gratis para la comodidad de nuestros clientes, cumpliendo con las políticas de compra.
¿Qué tipo de publicidad y promociones hacer? Los medios de publicidad para el negocio sería el perifoneo, pintar la fachada, aplicar un sistema de publicidad por redes sociales, carteles, anuncios y envió a domicilio a cierto horario.
Y las más importante, sencilla y gratuita, la de boca en boca
¿Cómo pueden detectarse las estrategias de la competencia? Visitar las principales tiendas para comparar precios, servicios, atención a clientes, diversidad de productos, encuestando a una muestra de clientes para ver que perspectiva tienen de la competencia ¿Cómo mejorar el servicio?
Diversificar aún más los productos, mejorar la fachada de la tienda, reorganizar la ubicación de la mercancía, capacitación respecto a la existencia y precio de los productos.
¿Cómo definir las inversiones en tecnología, maquinaria y equipo? De acuerdo a lo que se tiene planeado para el futuro del negocio solo se recurriría a un financiamiento por medio del gobierno que abarcaría la adquisición de equipo de cómputo escritorios (mesas), sillas y la caja registradora.
Conclusión Logramos crear una base de datos que hizo que la gente pudiera darse cuenta que la tienda que visiten se haya innovado en todo por lo cual pueda beneficiarlos en lo que compren y lo que necesiten. También hemos logrado que el dueño de la tienda se motive para salir adelante con su empresa y le sirvió demasiado para la ayuda de su empresa y desde que se terminó trabajar con él ya se empezó a demostrar la gran ayuda que se le dio y los clientes estuvieron satisfechos tanto como visitantes que nos visita la tienda y que nosotros tengamos la satisfacción de haber ayudado a una persona cuando más lo necesitaba.
Fuentes de información Garza, J. G. (2001). Administración Contemporánea. Segunda Edición. México: Mc Graw Hill.
Méndez, J. S. ((2002). Economía y la Empresa. México: Mc. Graw Hill.
Reyes, P. A. (1989). Administración de Empresas, Teoría y Práctica, Parte 1. México: Limusa.
Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administración del Personal y Recursos Humanos. México: Mc. Graw Hill
