BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Secara umum semua Perusahaan mempunyai tujuan dan sasaran yang sama, yaitu keberhasilan memperoleh keuntungan atau profit, dan besar kecilnya laba yang dapat dicapai merupakan ukuran tingkat kesuksesan manajemen dalam mengelola perusahaannya. Dalam mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu manajemen mempunyai kewajiban untuk menetapkan kebijakan–kebijakan dalam hal merencanakan, memperoleh, menggunakan dan mengelola sumber-sumber daya yang ada untuk pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu menurut Drs. S. Munawir dalam bukunya Analisa Laporan Keuangan, ”Planning juga merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena akan
mempengaruhi
secara
langsung
terhadap
kelancaran
atau
keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya”. Dengan adanya perencanaan yang baik maka akan memudahkan tugas manajemen itu sendiri, karena semua kegiatan perusahaan dapat diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan perencanaan itu sendiri dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan, sehingga dengan perencanaan yang baik maka akan memungkinkan manajemen untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Dan untuk menghadapi ketidakpastian globalisasi ekonomi, membuat suatu strategi sangat penting dilakukan. Sebagai penentu Corporate Strategy, Direksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) sangat berperan menentukan kebijakan arah dan tujuan perusahaan agar kelangsungan perusahaan bisa berjalan secara kontinyu dengan trend yang positif. Dan untuk mengurangi atau memperkecil dampak ketidakpastian itu memerlukan suatu sistem pengendalian manajemen yang profesional. Hal ini adalah untuk mengetahui apakah dalam proses pelaksanaan kinerja suatu perusahaan terdapat penyimpangan atau losses baik disengaja maupun tidak
1
disengaja dari rencana dan program yang telah ditentukan perusahaan. Sistem pengendalian bukan berarti bahwa Pimpinan Perusahaan tidak memiliki trust atau kepercayaan terhadap bawahannya, melainkan sumber daya manusia sebagai pelaksana memiliki keterbatasan yang tidak luput dari kesalahan dan kekhilafan. Hal ini juga berfungsi untuk mengarahkan, menuntun dan mengendalikan proses kegiatan agar tujuan atau sasaran produksi perusahaan tercapai sesuai target ditentukan dan sebagai alat untuk mengukur kinerja perusahaan. Perlu ditekankan pula bahwa pengendalian yang efektif seharusnya ditujukan pada sistem yang berlaku dan bukan pada pelaku pekerjaan atau sumber daya manusianya. Untuk mengetahui perihal sistem dan proses bisnis perusahaan perkebunan inilah, maka dilakukan Praktek Kerja Lapangan I di PT. Perkebunan Nusantara XI ( Persero ) Pabrik Gula Redjosarie, dalam bentuk pengenalan proses administrasi perusahaan perkebunan. Sehingga diharapkan dari pengenalan sistem, proses administrasi dan peran bidang Tanaman, Instalasi, Pengolahan dan A.K&U ini mahasiswa yang notabene juga merupakan peserta tugas belajar dari PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) bisa lebih mendalami, menghayati, mengamalkan dan menjabarkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dari Politeknik LPP program studi Akuntansi kedalam bidang Administrasi, Keuangan dan Umum (A.K&U), kelak setelah selesai dari studi dan kembali ke tempat pekerjaan, khususnya Unit Kerja Pabrik Gula di PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero). 1.2. Tujuan Praktek Kerja Lapang ( PKL ) I 1. Untuk mengetahui dan memahami Sistem dan Proses Bisnis Perusahaan Perkebunan di PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) Pabrik Gula Redjosarie. 2. Mempererat hubungan antara dunia Industri Perkebunan, khususnya PT. Perkebunana Nusantara XI (Persero) Pabrik Gula Redjosarie dengan dunia pendidikan, yaitu Lembaga Pendidikan Perkebunana (LPP) Yogyakarta. 3. Sebagai
pemenuhan
persyaratan
Yogyakarta.
2
akademik
pada
Politeknik
LPP
1.3. Ruang Lingkup dan Waktu Kegiatan Praktek Kerja Lapang I ini dilakukan di wilayah kerja PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) unit kerja Pabrik Gula Redjosarie yang berada di wilayah Pemkab. Magetan Jawa Timur. Pelaksanaan PKL I dimulai pada tanggal 20 Oktober sampai dengan 5 Desember 2008, selama 7 (Tujuh) minggu yang merupakan bagian dari kurikulum akademik Politeknik LPP Yogyakarta. Ruang lingkup kegiatan meliputi beberapa bagian, yaitu : 1. Sistem dan proses bisnis perusahaan perkebunan : a. Sistem, proses administrasi dan peran bidang Tanaman. b. Sistem, proses administrasi dan peran bidang Instalasi. c. Sistem, proses administrasi dan peran bidang Pengolahan. d. Sistem, proses administrasi dan peran bidang Administrasi, Keuangan dan Umum. 2. Organisasi perusahaan perkebunan : a. Struktur organisasi. b. Tingkat manajemen. c. Budaya kerja perusahaan. d. Sumber daya manusia ( Tenaga Kerja ). 3. Sarana dan prasarana pendukung perkebunan : Terdiri dari berbagai macam pendukung pelaksanaan operasional usaha perkebunan di PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero), khususnya Unit Kerja Pabrik Gula Redjosarie. 1.4. Metode Pelaksanaan Dalam penulisan digunakan beberapa metode pengumpulan data melalui: 1. Observasi lapangan yaitu dengan mengadakan pengamatan secara langsung sistem dan proses bisnis perusahaan perkebunan yang bersangkutan. 2. Penghayatan, wawancara dan diskusi dengan pihak yang berkompeten dibidangnya, baik pada jajaran Pimpinan maupun pada karyawan/ karyawati perusahaan, serta tinjauan kepustakaan (library research).
3
BAB II GAMBARAN UMUM DAN KONDISI PERUSAHAAN PERKEBUNAN 2.1. Kondisi Umum A. Sejarah Pabrik Gula Redjosarie Pabrik Gula Redjosarie terletak di Desa Redjosarie, Kecamatan Kawedanan, Distrik Gorang Gareng Kabupaten Magetan ikut dalam wilayah ex-Karesidenan Madiun Jawa Timur. PG. Redjosarie didirikan era penjajahan oleh Pemerintahan Hindia Belanda tahun 1890, sesuai Surat Ukur (Landrente) tanggal 10 Januari 1881 yang dimiliki oleh Nederlands Indische Landbaouw Maatschappy ( NILM ). Oleh karena adanya perjuangan merebut Irian Barat dari penjajah Belanda, maka pada tanggal 10 Desember 1957 seluruh perusahaan – perusahaan milik Belanda yang ada di Indonesia diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia (Nasionalisasi), termasuk perusahaan-perusahaan gula. Pengelolaan perusahaan-perusahaan gula di Indonesia saat itu disentralisir oleh Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Gula Negara (BPU-PPGN) yang berkantor pusat di Jakarat. Pada tahun 1957 sampai 1968 Pabrik Gula Redjosarie dan 4 (empat) pabrik-pabrik gula lain ex-Karesidenan Madiun dikelola oleh BPU-PPGN Perwakilan Daerah V di Surabaya Jawa Timur. Pada tahun 1968, baru dilakukan perubahan struktur organisasi perkebunan yang mendasar yaitu dari bentuk organisasi sentral menjadi bentuk desentralisasi dengan maksud untuk memperlancar dan mempermudah pengelolaan perusahaan dengan perubahan status nama menjadi Perusahaan Negara/ PN. Perkebunan XX Pabrik Gula Redjosarie. Status PN. Perkebunan XX di Pabrik Gula Redjosarie ini berlangsung dari tahun 1968 sampai 2 Mei 1981. Perkembangan selanjutnya mulai 2 Mei 1981 berubah secara status hukum dari Perusahaan Negara menjadi Perusahaan Persero dengan tujuan untuk turut melaksanakan dan
4
menunjang
kebijaksanaan
dan
program
Pemerintah
di
bidang
perekonomian dan pembangunan nasional melalui usaha di bidang perkebunan dengan nama Perseroan Terbatas / PT. Perkebunan
XX
(Persero) PG. Redjosarie sesuai Peraturan Pemerintah RI No. 6 Tahun 1972 ( LN/Lembaran Negara RI No. 7 Tahun 1972) dan Peraturan Pemerintah RI No. 6 tahun 1972 (Lembaran Negara RI 43 Tahun 1974) tentang pembubaran Perum Gula Bone dan penetapan status Pabrik Gula Bone sebagai unit produksi PT. Perkebunan XX (Persero). Sesuai Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 1996 yang ditetapkan pada tanggal 14 Pebruari 1996, PT. Perkebunan XX (Persero) berubah menjadi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero), sehingga Pabrik Gula Redjosarie yang semula berada dibawah naungan unit kerja PT.Perkebunan XX (Persero) beralih nama menjadi bagian unit kerja dibawah naungan lingkup PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) dan berada dibawah naungan Kementerian Negara Badan Usaha Milik Negara (Meneg BUMN). Perubahan nama Badan Usaha ini merupakan penggabungan antara PT.Perkebunan XX (Persero) dan PT. Perkebunan XXIV-XXV (Persero) yang didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 1972 dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 1975. Kedudukan Kantor Pusat PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) ini tetap di Jalan Merak No. 1 Surabaya Jawa Timur seperti masih berstatus nama BPU-PPN Perwakilan Daerah V, PN Perkebunan XX dan PT. Perkebunan XX (Persero). B. Komoditi Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) Pabrik Gula Redjosarie bergerak dalam bidang usaha perkebunan tebu yang menghasilkan produk utama Gula Kristal Putih (GKP) dan hasil samping berupa Tetes (Molasses). Selain itu Pabrik Gula Redjosarie dalam operasional gilingnya juga menghasilkan ampas tebu (Bagasse) sebagai bahan bakar Biomassa pengganti minyak Residu/ Marine Fuel Oil (MFO) untuk Ketel tekanan rendah, Loko Uap dan usaha pabrik kertas yang diperoleh dari
5
penggilingan tebu dan berguna bagi Pabrik Gula Sesaudara. Usaha lain perusahaan ini adalah usaha dibidang kesehatan, yaitu Balai Pengobatan dan Apotek Argosarie yang menyediakan jasa pelayanan kesehatan bagi karyawan dan karyawati dilingkup kerja PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero), khususnya SDM di pabrik gula wilayah barat, antara lain PG. Kanigoro, PG. Pagottan, PG. Soedhono, PG. Poerwodadie dan PG. Redjosarie sendiri, serta untuk masyarakat sebagai bentuk kepedulian pada lingkungan dan masyarakat sekitar dalam penerapan CSR (Corporate Social Responbility) di PG. Redjosarie. C. Visi, Misi dan Budaya Perusahaan. Visi dan Misi Pabrik Gula Redjosarie merupakan bagian dari visi dan misi secara umum PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero), yaitu : Visi
: ”Menjadikan perusahaan
PT.Perkebunan perkebunan
Nusantara
yang
mampu
XI
(Persero)
meningkatkan
kesejahteraan stakeholders secara berkesinambungan” Misi
: ”Menyelenggarakan usaha agribisnis, utamanya yang berbasis tebu , melalui pemanfaatan sumber daya secara optimal dengan memperhatikan kelestarian lingkungan”.
Keberadaan Visi dan Misi Perusahaan diharapkan mampu meningkatkan kinerja bisnis dan akuntabilitas korporasi sehingga dapat menciptakan nilai yang optimal bagi pemegang saham maupun stakeholders yang lain. Selain itu diharapkan mampu memberi arah yang jelas bagi Insan Perusahaan dalam melaksanakan Strategi Perusahaan dan menjadi sistem nilai Perusahaan yang meliputi Etika Kerja dan Etika Usaha Perusahaan yang dituangkan dalam budaya Perusahaan. Budaya Perusahaan : a) ”Jadikanlah diri kita Pakar pendobrak hambatan, bukan hanya Pakar berkilah dan Pakar cari alasan”. b) ”Jangan kau tanyakan apa yang perusahaan berikan padamu, tapi tanyakan apa yang kau berikan pada perusahaan”. c) ”Sukses merupakan hasil kerja sama yang didukung prakarsa
6
perorangan”. d) ”Senantiasa berorientasi pada pertumbuhan dengan mencip takan dan memanfaatkan peluang”. e) ”Mutu melandasi setiap perilaku”. f) ”Kerja tim, peningkatan yang berkesinambungan, kepuasan Stake holders termasuk petani tebu dan keterlibatan total anggota organisasi”. Budaya Perusahaan adalah seperangkat sistem nilai yang diyakini semua Insan Perusahaan dan yang dipelajari, diterapkan , serta dikembangkan secara terus menerus berfungsi sebagai perekat, dan dijadikan acuan berperilaku dalam organisasi untuk mencapai tujuan Perusahaan yang telah ditetapkan. Seperangkat sistem nilai terdiri dari norma perilaku, sosial, dan moral yang menjadi pegangan Insan Perusahaan untuk menentukan sesuatu hal yang dinilai benar atau salah. Selanjutnya Budaya Perusahaan dijabarkan dalam pedoman Good Corporate
Governance
(GCG)
yang
merupakan
pedoman
untuk
pengelolaan perusahaan secara baik dan Pedoman Perilaku (Code of Conduct) bagi seluruh insan perusahaan yang juga merupakan kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan usaha. 2.2. Kedudukan dan Struktur Organisasi A. Struktur Organisasi Pabrik Gula Redjosarie Bentuk struktur organisasi Pabrik Gula Redjosarie adalah strutur organisasi lini dimana wewenang dan tangung jawab berjalan vertikal melalui saluran tunggal yang masing-masing sub bagian dibawah pengawasan satu bagian dari jenjang setingkat di atasnya. Pabrik Gula Redjosarie dipimpin oleh seorang Administratur yang bertanggung jawab langsung terhadap Direksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) sebagai wakil pemilik pemegang saham dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Dalam menjalankan tugas seorang Administratur dibantu oleh :
7
1) Kepala Bagian Tanaman 2) Kepala Bagian Instalasi 3) Kepala Bagian Pengolahan 4) Kepala Bagian Administrasi, Keuangan dan Umum B. Diskripsi Kerja Diskripsi kerja merupakan fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berdasar struktur organisasi di Pabrik Gula Redjosarie yang meliputi : 1) Administratur Tugas, wewenang dan tanggung jawabnya : a) Memimpin pabrik gula dan bertanggung jawab atas segala aktifitas perusahaan dan pelaporan kepada Direksi. b) Melaksanakan kebijakan yang telah disetujui oleh Direksi dan melaksanakan koordinasi kerja pada masing-masing bagian. c) Melaksanakan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan sesuai persetujuan Direksi. d) Melaksanakan supervisi dari segala aktifitas perusahaan. e)
Bertanggung jawab terhadap berhasil tidaknya aktifitas pabrik gula dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan.
f) Mengangkat dan memberhentikan karyawan/karyawati baik yang berstatus tetap maupun tidak tetap dengan persetujuan Direksi. 2) Kepala Bagian Tanaman Kepala Tanaman bertanggung jawab kepada Administratur dalam pengelolaan bidang tanaman. Tugas dan tanggung jawabnya meliputi : a) Pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) bidang tanaman termasuk tebang angkut. b) Bertanggung jawab atas penyediaan bahan baku tebu. c) Menentukan pola giling dan pola tebang. d) Pembinaan sumber daya manusia (SDM) di bagian tanaman. e) Mengadakan koordinasi dengan bagian lain dan instansi yang terkait.
8
f) Membuat laporan tentang perkembangan pekerjaan di bagian tanaman secara periodik kepada Administratur. g) Mengatur pemakaian kendaraan dan alat mekanisasi pertanian termasuk pemakaian bahan bakar. h) Mengendalikan dan mengevaluasi penggunaan dana dan biaya bidang tanaman dan tebang angkut. i) Bertanggung jawab atas administrasi tanaman. Kepala Tanaman dalam melakukan tugas-tugasnya dibantu oleh Sinder Kebun Kepala (SKK) atau HTO (Hoofd Tuin Opzigten) yang berfungsi lini sebagai pembina rayon dan Sinder Kebun Wilayah (SKW) yang berfungsi staf sebagai spesialis yang meliputi bidang Agronomi, Pembibitan, Litbang, Tebang Angkut, Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR). 3) Kepala Bagian Instalasi Dalam pelaksanaannya Kepala Instalasi bertanggung jawab langsung kepada Administratur atas operasional peralatan pabrik, kendaraan dan peralatan mekanisasi pertanian/traktor yang di bantu oleh Asisten Kepala Instalasi dan para Masinis yang membidangi masing– masing stasiun di pabrikat. Tugas - tugas dan tanggung jawabnya meliputi : a) Pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) bagian Instalasi. b) Bertanggung jawab atas Maintenance mesin-mesin produksi, baik pada masa giling maupun diluar masa giling serta kelancaran atas proses produksi termasuk pelayanan tehnik. c) Ikut menentukan pola giling yang ditentukan. d) Pembinaan sumber daya manusia (SDM) di bagian Instalasi dan mengadakan koordinasi dengan bagian lain. e) Bertanggung jawab dalam pengajuan dan laporan tentang Permintaan Modal Kerja (PMK) dan administrasi di bagian Instalasi.
9
f) Mengatur pemakaian kendaraan dan alat mekanisasi pertanian termasuk pemakaian bahan bakar. g) Mengendalikan dan mengevaluasi penggunaan dana dan biaya bidang Instalasi. 4) Kepala Bagian Pengolahan Dalam pelaksanaannya Kepala Pengolahan bertanggung jawab langsung kepada Administratur atas operasional bidang Pengolahan yang di bantu oleh Ajun Kemiker Kepala dan para Kemiker yang bertanggung jawab atas proses pengolahan gula di pabrikat. Tugas - tugasnya meliputi : a) Pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Pengolahan. b) Bertanggung jawab atas proses pengolahan gula pada masa giling dan ikut bertanggung jawab atas pelaksanaan cleaning mesin-mesin produksi pada Luar Masa Giling (LMG). c) Ikut menentukan pola giling yang dilaksanakan. d) Pembinaan sumber daya manusia (SDM) di bagian Pengolahan dan mengadakan koordinasi dengan bagian lain, khususnya bagian Instalasi. e) Bertanggung
jawab
atas
laporan
jawab
atas
pemakaian
administrasi
di
bagian
Pengolahan. f) Bertanggung
peralatan
pengolahan,
khususnya laboratorium. g) Mengendalikan dan mengevaluasi penggunaan dana, biaya dan peralatan dibidang Pengolahan. 5) Kepala Bagian Administrasi, Keuangan dan Umum ( A.K & U ) Kepala
A.K&U
membantu
dan
bertanggung
jawab
kepada
Administratur dalam melaksanakan tugas dan kegiatan di bagian Administrasi, Keuangan dan Umum sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh Kantor Direksi. Uraian tugas Kepala AK&U meliputi :
10
a) Memonitoring dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas bagian AK&U yang utamanya berhubungan dengan bidang Akuntansi, Anggaran/keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), umum dan Hubungan Industrial (HI). b) Memonitoring dan bertanggung jawab untuk menyiapkan data, fakta yang diperlukan sebagai laporan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan kepada Direksi dan atau Instansi lain serta pihak lain yang memerlukan dan melaksanakan analisa keuangan untuk membantu Administratur dalam mengambil keputusan, serta pembinaan lingkungan baik ekstern maupun intern. c) Memonitoring dan tanggung jawab terhadap penyelesaian laporan hasil pemeriksaan Satuan Pengawas Intern (SPI) / Akuntan Publik (AKP),
mengatur
semua
kegiatan
bagian
AK&U
dan
melaksanakan koordinasi antar bagian (Tanaman, Instalasi, Pengolahan) dan atau instansi/pihak lain demi kelancaran tugas, serta tugas lain yang bersifat non tehnis. Dalam tugasnya Kepala AK&U dibantu oleh Assisten Kepala AK&U dan beberapa Kepala Seksi (Kasie) / RC (Responcibility Centre) yang terdiri dari RC. Gudang, RC. SDM dan Umum, RC. Keuangan dan RC. Pembukuan. C. Tenaga Kerja 1) Karyawan Luar Masa Giling (LMG) : No 1 2 3 4 5 6
Uraian Karyawan Tetap golongan IIIA-IVD Karyawan Tetap golongan IA-IID Karyawan Kampanye Karyawan PKWT 12 bulan Karyawan Honorer Karyawan Borongan Jumlah Total Karyawan LMG
Jumlah (orang) 32 286 0 109 3 56 486
2) Karyawan Dalam Masa Giling (DMG) : No Uraian 1 Karyawan Tetap golongan IIIA-IVD
11
Jumlah (orang) 32
2 3 4 5 6 7 8 9
Karyawan Tetap golongan IA-IID Karyawan Kampanye Karyawan PKWT 12 bulan Karyawan PKWT DMG Karyawan Honorer Karyawan Borongan Borong Panggul Gula Borong Scrap Jumlah Total Karyawan DMG
286 468 109 55 3 238 35 14 1.240
D. Jam Kerja Karyawan 1) Jam kerja Luar Masa Giling (LMG) untuk semua bagian, meliputi : Senin – Kamis : Jam 06.30 – 15.00 WIB Istirahat
: Jam 11.30 – 12.30 WIB
Jum’at
: Jam 06.30 – 11.00 WIB ( tanpa istirahat )
Sabtu
: Jam 06.30 – 12.00 WIB ( tanpa istirahat )
2) Jam kerja Dalam Masa Giling (DMG), meliputi : a) Bagian A.K&U, Tanaman dan Instalasi : Senin – Kamis : Jam 06.30 – 15.00 WIB Istirahat
: Jam 11.30 – 12.30 WIB
Jum’at
: Jam 06.30 – 11.00 WIB (tanpa istirahat)
Sabtu
: Jam 06.30 – 12.00 WIB ( tanpa istirahat )
b) Bagian Pengolahan dan Instalasi kerja shift setiap hari, terdiri dari : Shift Pagi
: Jam 06.00 – 14.00 WIB
Shift Siang
: Jam 14.00 – 22.00 WIB
Shift Malam : Jam 22.00 – 06.00 WIB
12
BAB III SISTEM DAN PROSES BISNIS PERUSAHAAN PERKEBUNAN DI PABRIK GULA REDJOSARIE
3.1. Bagian Tanaman Salah satu ciri industri gula adalah continous proces, dimana tiap-tiap bagian yang terkait harus integrasi dengan baik dimulai dari penyediaan bahan baku sampai menjadi gula produk. Dalam hal ini bagian tanaman sangat vital berperan
menyelamatkan
rendemen
potensi
kebun
dengan
cara
memaksimalkan pemeliharaan tanaman tebu dalam setiap fase-fasenya mulai seleksi varietas bibit, pembukaan lahan sampai tanaman tebu itu ditebang, sehingga cost yang telah dikeluarkan perusahaan untuk bidang tanaman bisa optimal untuk pengelolaan kebun dan losses dikebun bisa ditekan sekecil mungkin. Hal ini juga harus didukung sumber daya manusia yang potensial dan mandiri. Dengan luas lahan sekitar 6.040 Ha dari Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR), bisa menghasilkan bahan baku tebu ± 354.000 ton dalam satu musim giling tahun 2008. Di PG. Redjosarie, tebu yang digiling berasal dari : a. Tanaman I (Plant Cane) atau TS (Tebu Sendiri) I yaitu tanaman dari penggarapan lahan dan bibit baru, baik dari lahan sawah yang ditanam pada bulan Mei sampai Agustus, lahan tegalan yang ditanam pada bulan Oktober sampai November. b. Tanaman Keprasan (Ratoon) atau TS (Tebu Sendiri) II, baik dari lahan sawah maupun lahan tegalan. Tanaman ini merupakan tanaman tebu yang tumbuhnya dari sisa dongkel / tunggak tebu setelah ditebang dan merupakan tanaman kedua dan ketiga dari budidaya tanaman tebu. Selain TS I dan TS II yang dikelola sendiri oleh PG. Redjosarie dari lahan sewa, tebu yang digiling juga berasal dari Tebu Rakyat Kredit (TRK) dan Tebu Rakyat Non Kredit / Tebu Rakyat Mandiri (TRM).
13
A. Pembibitan Pembibitan adalah salah satu bagian dalam suatu kegiatan usaha tani untuk mempersiapkan tempat bibit dan bahan tanam. Bibit yang dikembangkan berasal dari Kebun Bibit Nenek (KBN), Kebun Bibit Induk (KBI) dan Kebun Bibit Datar (KBD) / top stek / rayungan bersetifikat yang diusahakan dan dikelola oleh sub bagian agronomi Litbang. varietas
Untuk dan
penjenjangan
memudahkan
menjaga
mutu
kebun bibit
pengembangan bibit
mutlak
yang
suatu
diharapkan,
diperlukan.
Adapun
jenjang kebun pembibitan tersebut meliputi : 1. Kebun Bibit Nenek ( KBN ) Usia tanaman Kebun Bibit Nenek adalah 6 - 7 bulan dengan masa tanam pada bulan Agustus-Oktober. Kebutuhan areal untuk KBN ke KBI adalah 1:7 atau 0,7% dari luas tanaman tebu giling. Misal ada 1.000 ha tanaman TG, maka cukup ditanam 7 ha KBN. 2. Kebun Bibit Induk ( KBI ) Usia dari tanaman KBI adalah 6 - 7 bulan. Masa tanamnya antara bulan februari sampai bulan april. Asal bibit untuk tanaman KBI adalah dari tanaman Kebun Bibit Nenek atau KBN. Faktor penangkaran dari KBI ke KBD adalah 1:5 atau 2,5% dari luas areal tanaman Tebu Giling. Sedang luas lahan yang dimiliki PG. Redjosarie untuk KBI ini adalah 26,6 ha dari lahan keseluruhan Tebu Sendiri (TS) seluas 1.401 ha. 3. Kebun Bibit Datar ( KBD ) Usia dari tanaman KBD adalah 6 - 7 bulan. Masa tanam KBD adalah antara bulan november
sampai bulan
januari. Kebutuhan KBD yang harus ditanam cukup 1:7 atau 12% luas areal tanaman Tebu Giling.
14
KBD
kemudian ditanam di kebun TSS.I dan TST. I. 4. Tebu Sewa Sawah Kebun Percobaan ( TSS.KP ). Usia dari tanaman TSS. KP adalah sama dengan usia dari tebu giling yaitu 1 tahun. Untuk masa tanam tanaman TSS.KP adalah bulan Juni sampai dengan Agustus. Setelah ditebang, tanaman ini akan digiling dan diproses menjadi gula. B. Tebu Giling ( TG ) Tebu Giling ini merupakan tanaman yang dialokasikan untuk musim giling berikut dan juga merupakan tanaman yang dikelola dari lahan yang disewa oleh Pabrik Gula, serta tanaman tebu rakyat yang dikelola oleh para petani. Menurut jenjang masa tanam pada lahan-lahan TSS I, TSS II, TST I dan TST II, disesuaikan dengan kemasakan varietas yang meliputi masak awal, masak tengah dan masak lambat. Hal ini juga berhubungan dengan kesesuaian tingkat struktur tanah (ringan, sedang berat) yang disewa perusahaan dan masa tebang untuk persiapan musim giling berikutnya sesuai prosentase yang ditetapkan oleh Pimpinan Pabrik Gula Redjosarie. 1. Kebun Tebu Sewa Sawah Pertama ( TSS.I ) Usia dari tanaman TSS.I adalah 1 tahun. Sedangkan masa tanam dari tanaman TSS.I
antara bulan Juni
sampai dengan bulan oktober. 2. Kebun Tebu Sewa Sawah Kedua ( TSS.II ) Usia dari tanaman TSS. II adalah 1 tahun. Masa pengelolaan
keprasan
untuk
tanaman
TSS.II
yaitu
antara bulan juni sampai dengan oktober. 3. Kebun Tebu Sewa Tegalan Pertama ( TST.I ). Usia dari tanaman TST. I adalah 1 tahun dan masa
15
tanamnya berkisar antara bulan September sampai dengan oktober. 4. Kebun Tebu Sewa Tegalan Kedua ( TST.II ). Usia tanaman ini juga 1 tahun, sedang masa tanam untuk tanaman TST. II adalah sekitar bulan oktober. TSS II
dan
TST
II
ini
disebut
juga
dengan
tanaman
keprasan/ratoon, dikarenakan tanaman ini tumbuhnya dari sisa dongkel/tunggak tebu setelah ditebang dan tanaman ini tumbuh dari tunas tanaman TSS.I atau TST I yang telah ditebang.
5. Kebun Tebu Rakyat Kemitraan ( TRK ). TRK adalah tanaman tebu yang dikelola petani dengan pemberian pinjaman biaya garap lahan melalui dana Kredit
Ketahanan
Pangan
(KKP).
Program
KKP
ini
merupakan program Pemerintah sesuai Surat Peraturan Menteri
Keuangan
dan
Menteri
Pertanian
yang
diperuntukkan dan dialokasikan bagi petani (tebu) yang disalurkan Bank Rakyat Indonesia (BRI) melalui Unit Kerja
PT.
Perkebunan
Nusantara
XI
(Persero)
PG.
Redjosarie. 6. Kebun Tebu Rakyat Mandiri ( TRM ). Pelaksanaan TRM dari petani tebu yang berada dalam wilayah kerja PG. Redjosarie dengan pengolahan lahan tersebut dengan biaya yang diusahakan sendiri. C. Administrasi Tanaman 1. Sewa Lahan atau Imbalan Penggunaan Lahan (IPL) Perlu diketahui, bahwa di PG. Redjosarie terdiri dari 9 Afdeling / Wilayah yang meliputi dalam wilayah dan luar wilayah di Kabupaten Magetan.
16
Pengajuan areal IPL melalui beberapa proses antara lain : a) Permohonan Imbalan Penggunaan Lahan (IPL) untuk Tebu Giling /Bibit. Permohonan ini diajukan oleh pemilik lahan kepada Administratur Pabrik Gula dengan
mengetahui
Kepala
Desa/Kelurahan
setempat. b) Lampiran kedua adalah lampiran gambar lahan yang dikeluarkan Kantor Desa/Kelurahan setempat. c) Daftar Nominatif. Lampiran ini merupakan daftar pemilik lahan dan digunakan sebagai lampiran surat kuasa dan diketahui Kepala Desa/ Kelurahan dan Camat setempat diatas materai senilai Rp. 6.000,00. d) Laporan Pemeriksaan Tanah/Areal/Lahan yang akan dikelola PT.Perkebunan Nusantara XI ( Persero ) Pabrik Gula Redjosarie MT. XX/XX. Pemeriksaan lahan dilakukan oleh SKW beserta mandor kebun, disetujui oleh
SKK
Rayon
dan
diputuskan
oleh
Kepala
Tanaman. e) Berita Acara Negosiasi penawaran harga IPL ini dibuat dan disepakati oleh Tim Negosiasi dari Pabrik Gula dan Pemilik Lahan yang diketahui oleh Kabag Tanaman. f) Berita Acara penetapan nilai imbalan penggunaan lahan (IPL) yang ditanda tangani oleh SKW sebagai penanggung jawab pengelola lahan. g) Lampiran denah areal yang diajukan pemilik tanah, selajutnya digambar oleh juru gambar Tanaman dengan program pemetaan lahan GPS/GIS. h) Perhitungan BEP ( KB/TSS/TST ) IPL MT. XX/XX PG.
17
Redjosarie. Perhitungan Break Even Point (BEP) IPL dimaksudkan guna mengetahui operasi perusahaan memperoleh nilai tidak laba dan tidak menderita kerugian atau pada titik impas (Pendapatan = Total biaya ). Perhitungan Laba/Rugi TS TG MT. XX/XX Sampai Tebu Di Timbangan. Dari data data produksi IPL
pada
perhitungan
laba/rugi
bisa
diketahui
pendapatan yang dicapai dari sewa lahan tersebut, sehingga pengurangan pendapatan terhadap biaya dikeluarkan bisa diketahui total laba/ruginya, serta diketahui laba/rugi per hektar dan laba/rugi per kui tebu ditimbangan. i) Penandatanganan
Surat
Perjanjian
Penggunaan
Lahan Untuk Tanaman Tebu (oleh petugas AK&U) antara kedua belah pihak yang disaksikan oleh Kepala Desa/Kelurahan dan disyahkan oleh Camat setempat diatas materai senilai Rp. 6.000,00. j)
Surat Pernyataan Penyerahan Lahan yang ditanda tangani kedua belah pihak dan diketahui Kepala Desa/Lurah setempat.
k) Data pembayaran Imbalan Penggunaan Lahan ( IPL ). l)
Kwitansi pembayaran beserta materai.
m) Kasbon ( bukti kas keluar ). Kasbon ini meliputi kasbon uang muka Imbalan Penggunaan Lahan (IPL). Untuk no. perkiraan Kas/Bank = 100
( Kas besar
). Untuk no. perkiraan lawan
18
=
193.30
( Pembayaran u.m. IPL ) n) Pemutihan
(
kasbon
pemutihan
beserta
surat
perjanjian ). Untuk kasbon pemutihan, jenis kasbon sama dengan jenis kasbon untuk pembayaaran uang muka IPL, yang membedakan adalah no. Perkiraan : Pembibitan MT. XX /XX +1 = Kebun Bibit Nenek (KBN)
: 192.603
Kebun Bibit Induk ( KBI )
: 192.703
Kebun Bibit Datar ( KBD)
: 192.803
Tebu Giling ( TG )
: 193.30
Pembayaran persetujuan
dilakukan SKW
oleh
yang
petugas
disaksikan
AKU
oleh
atas
pejabat
kecamatan dan desa. Pembayaran dapat dilaksanakan dalam dua periode musim tanam atau 2 Okupasi, namun harus seijin dan persetujuan Direksi, serta diajukan dalam RKAP. Biaya Yang Ditangguhkan untuk pembibitan, tebu giling, tebang dan angkut tebu masuk pada golongan 19, meliputi : a) Perkiraan utama 196. Pembibitan tahun XX+1 / XX+2, yaitu : 1) Kebun Bibit Nenek
b)
: 196.60
2) Kebun Bibit Induk
: 196.70
3) Kebun Bibit Datar
: 196.80
Perkiraan utama 197. Pembibitan tahun XX+2 /
XX+3, yaitu : 1) Kebun Bibit Nenek
: 197.60
2) Kebun Bibit Induk
: 197.70
3) Kebun Bibit Datar
: 197.80
19
c)
Perkiraan utama 198. Pembibitan tahun XX+3 /
XX+4
d)
Perkiraan utama 199.Biaya beban tahun-tahun
yad, yaitu : 1) Tebu giling
: 199.20
2) Tebang dan angkut tebu e)
: 199.30
Perkiraan utama 512.Tebu giling pada tahun
bersangkutan untuk Imbalan penggunaan lahan masuk perkiraan 512.30. 2. Biaya Garap Kebun a) Buku Permintaan Pembiayaan Tanaman / Buku Cadongan
diisi
oleh
Mandor
Kebun
sesuai
pekerjaan masing-masing kebun beserta nominal rupiahnya yang sudah ditentukan dalam Anggaran Biaya Kebun ( No.Perk. 512.40 untuk Biaya Penggarapan Tanah dan No.Perk. 512.50 untuk Biaya Diluar Kebun ). Anggaran Biaya Kebun ini berbeda-beda antar kebun dan afdeling, karena struktur, letak dan sistem pengairan lahan yang berbeda pula. Penentuan harga standar Anggaran Biaya Kebun ini diajuakan oleh masing – masing SKW atas persetujuan Kepala Tanaman melalui tahap pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Pembiayaan
(
RKAP).
Tanaman
/
Buku Buku
Permintaan Cadongan
ini
diperuntukkan bagi mandor kebun dalam satu kebun
saja,
jadi
setiap
mandor
kebun
bisa
membawa lebih dari satu buku cadongan dari
20
beberapa kebun yang dikelolanya. Perlu diketahui untuk biaya penggarapan tanah ini meliputi biaya pemeliharaan tanaman tebu yang terdiri dari : (1) Pemeliharaan got mulai got keliling, mujur dan malang yang bertujuan untuk menurunkankan permukaan air tanah, sehingga merangsang pertumbuhan akar, mempertahankan sistem drainase dan memperlancar sirkulasi udara dalam tanah. (2) Sulam bertujuan untuk mengganti tanaman atau bibit yang mati dengan bibit baru supaya jumlah tanaman tiap juringannya lengkap. (3) Pemupukan bertujuan untuk mempercepat pertumbuhan perkembangan tanaman dan untuk mencukupi unsur hara bagi tanaman. Pemupukan I dilakukan bersamaan dengan masa tanam antara 0 - 7 hari, sedangkan Pemupukan II dilakukan pekerjaan sebelum bumbun I atau paling lambat berumur 45 hari. (4) Penyiangan bertujuan untuk pengendalian gulma agar tidak menjadi sarang hama, penyakit dan untuk menghidari persaingan antara tebu dengan gulma terhadap penyerapan hara. (5) Bumbun (cacah/kecrik) I sampai III dilakukan untuk memelihara media tanaman sebagai tempat tumbuh akar, membantu menutup pupuk, menekan pertumbuhan rumput, menggemburkan tanah, mendorong pertumbuhan anakan (tillering) dan memutus kapiler tanah sehingga mengurangi penguapan. (6) Gulud akhir dan Rewos bertujuan
untuk merangsang
pertumbuhan calon akar pada ruas batang, memperkokoh berdirinya tanaman, mencegah tumbuhnya sogolan atau anakan (Tillering) tebu yang terlambat tumbuh dan
21
memperlancar pengeringan kelebihan air hujan. Rewos sendiri dilakukan sebelum gulud akhir, seringkali sebelum gulud digarbu untuk menstimulir tumbuhnya akar. (7) Pengairan bertujuan agar alas tanam dan bibit dapat dipertahankan dalam keadaan basah, mencukupi kebutuhan air bagi tanaman dan melarutkan pupuk, sehingga dapat diserap oleh tanaman. (8) Klentek I sampai III dilakukan dengan maksud untuk mempermudah sirkulasi udara dan memudahkan tebangan.
b) Buku Robetan / Buku Biaya Penggarapan Tanah dan Biaya Diluar Kebun diisi oleh Juru Tulis Afdeling
Tanaman
mengkalkulasi
setelah
biaya
menghitung
dari
buku
dan
cadongan
disesuaikan dengan Anggaran Biaya Kebun yang sudah ditentukan. c) Buku Rekapitulasi Pengeluaran Bagian diisi oleh Juru
Tulis
Afdeling,
data
ini
meliputi
Biaya
Penggarapan Tanah (Bon Dalam) dan Biaya Diluar Kebun (Bon Luar) dari semua kebun per afdeling dalam satu periode musim tanam. d) Buku Ekspedisi adalah buku pegangan juru tulis afdeling
yang
diisi
dari
data
Rekapitulasi
Pengeluaran Bagian meliputi biaya penggarapan tanah dan biaya diluar kebun per kategori kebun. e) Bukti Keluar Kas/Bank (Kas Bon Biru) untuk Biaya Penggarapan Kebun sesuai total nilai pada buku ekspedisi,
Tanda
Terima
Biaya
Garap
dan
Pengajuan Pembayaran Harian dibuat oleh Juru Tulis
Afdeling
masing-masing.
22
Kasbon
Merah
(Bukti
Masuk
Kas/Bank)
dibuat
apabila
ada
kelebihan biaya yang dikeluarkan yang disertai dengan Berita Acara Pengembalian Biaya. Setelah proses buku tersebut diatas, maka semua data
mulai
dari
Buku
Tanaman/Buku Penggarapan
Permintaan
Cadongan, Tanah
dan
Pembiayaan
Robetan/Biaya
Biaya
Diluar
Kebun,
Rekapitulasi Pengeluaran Bagian , Buku Ekspedisi, Kasbon dan Tanda Terima Biaya Garap dimintakan persetujuan kepada Sinder Kebun Wilayah (SKW) bersangkutan, Sinder Kebun Kepala (SKK/HTO) dan Kepala
Tanaman.
Selanjutnya
diserahkan
pada
Bagian Administrasi, Keuangan dan Umum ( AKU ) sampai proses pencairan dana sesuai jadwal satu minggu
sekali
dan
diterimakan
langsung
pada
Mandor Kebun bersangkutan untuk diserahkan pada pekerja.
Keterangan : No. perkiraan utama Kas/Bank
=
100
(kas
besar) No. perkiraan lawan untuk : Kebun Tebu Giling MT.2008/2009
=
193.40
(Penggarapan Tanah) =
193.50
Kebun) Kebun KBD MT. 2008/2009 = 192.80
23
(Biaya
Diluar
= 192.807 (Tebang Bibit) = 192.808 (Angkut Bibit) Kebun KBD MT. 2009/2010 = 196.80 = 196.804 (Penggarapan Tanah) =
196.805 (Biaya Diluar
Kebun) Kebun KBI MT. 2009/2010
= 196.70 = 196.707 (Tebang Bibit) = 196.708 (Angkut Bibit)
3.
Perbandingan Biaya Penggarapan Tanah / BiayaDiluar Kebun
(LM.56) Administrasi ini berisi laporan tentang perbandingan biaya penggarapan tanah atau biaya diluar kebun dalam periode satu bulan dengan nomor/ nama Perkiraan yang diikuti dengan Sinder masing – masing Afdeling yang berisi
Perkiraan
512.40
Pengolahan
Tanah
dan
Perkiraan 512.50 Biaya Diluar Kebun, sehingga bisa diketahui
realisasi
sampai
dengan
yang
sudah
dikeluarkan untuk pengolahan Tanah dan biaya diluar kebun . Dan dengan laporan ini bisa diketahui biaya – biaya perhektar kebun. 4. Laporan Kemajuan Penggarapan Tanah ( LM. 57 ) Administrasi ini berisi laporan tentang perkembangan pekerjaan kebun yang disertai jumlah nilai biaya yang sudah dikeluarkan sampai periode terakhir. Sehingga dengan adanya laporan ini pihak Pimpinan Kebun
bisa mengetahui
perkembangan
kebun sekaligus
bisa
memanajerial pengelolaan pekerjaan di kebun. Adapun laporan ini meliputi No. Perk. 193.40 Pengolahan Tanah dan No.Per. 193.50 Biaya Diluar Kebun. 5. Alur permintaan biaya garap untuk TRK adalah sebagai
24
berikut : a) Mengajukan Permohonan Pinjaman Dana KKP / Biaya Garap yang disediakan PG dan diisi oleh Petani Tebu Rakyat
atau
Ketua
Kelompok
TR
dengan
mencantumkan nilai pinjaman dan luas lahan yang dikelola yang disetujui oleh Asosiasi Petani Tebu Rakyat setempat dan disyahkan oleh Kepala Desa/ Lurah bersangkutan. b) Lampiran Daftar Nominatif nama – nama pemilik lahan
lainnya,
apabila
dalam
satu
pengajuan
pinjaman KKP lebih dari satu nama petani. c) Gambar Krawangan lokasi dan luas kebun yang dikelola petani yang dikeluarkan Kantor Kepala Desa / Kelurahan setempat. d) Laporan Pemeriksaan Tanah / Areal / Lahan yang dikelola Petani Tebu Rakyat. Pemeriksaan dan survey ini meliputi kebenaran akan wilayah lahan, tujuan pinjaman, luas kebun dan lokasi kebun. e) Lampiran denah areal yang diajukan, selanjutnya digambar
oleh
juru
gambar
tanaman
dengan
program gambar pemetaan lahan GPS/GIS. f) Berita
Acara
Pemeriksaan
untuk
menyatakan
kebenaran atas keberadaan lahan PTR. g) Petani/
Kelompok
Tani
yang
dikoordinir
APTR
mengajukan ke BRI sebagai penyalur kredit dan membuat perjanjian tentang hak dan kewajiban antara pihak PG dan Petani sesuai konsep kemitraan. h) Pihak Petani penerima kredit menyerahkan Agunan kepada
Pabrik
Gula
pinjaman.
25
berupa
sebagai
pengaman
i) Pencairan kredit langsung di kasir Pabrik Gula dengan Bukti Keluar Kas/Bank (kasbon biru) dan langsung diterima oleh petani bersangkutan. 6. Alur pengembalian dana KKP meliputi beberapa tahap, yaitu : a) Pengajuan perhitungan pokok kredit dan bunga pinjaman oleh Petani yang disyahkan pihak Pabrik Gula. b) Membuat kesepakatan pemotongan kredit antara Pabrik Gula dan Petani TRK berdasarkan jumlah tebu yang telah digiling melalui SHU yang sudah cair. c) SHU dibayarkan langsung kepada petani oleh Pabrik Gula setelah dikurangi kewajibannya dengan Bukti Keluar Kas/Bank (Kasbon Biru) d) Pabrik kepada
Gula Bank
membuat Rakyat
bukti
Pelunasan
Indonesia
(BRI)
Hutang sebagai
penyalur kredit. dan mengembalikan agunan yang diserahkan
petani
beserta
tanda
terima
pengembalian agunan tersebut. 7. Pengadaan lahan TRM ini meliputi beberapa ketentuan, yaitu : a) Pendataan lahan TRM oleh SKW bersangkutan. b) SKW menggambar kebun dan memberinya nomor blok dan diserahkan pada juru gambar dengan program GPS/GIS. c) Petani mengajukan permohonan Pendaftaran Nomor Induk / Nomor Blok sebagai anggota Petani TRM kepada PG. d) Perhitungan tebu yang dikirim ke PG oleh petugas Timbangan Tebu diperhitungkan dengan produksi gula sesuai rendemen gula yang dihasilkan.
26
e) Pembayaran SHU langsung oleh Seksi Keuangan dengan Bukti Keluar Kas/Bank (Kasbon biru). 9. Laporan Analisa Pendahuluan Tujuan dari laporan ini adalah untuk menganalisa faktor kemasakan tebu, koefisien peningkatan rendemen dan koefisien daya tahan tanaman. 8. Taksasi Produksi Tanaman Perhitungkan produksi tanaman tebu per hektar kebun berdasarkan pada perkalian : 1) Jumlah batang per juring 2) Tinggi batang tanaman tebu 3) Diameter batang tebu per juring dan faktor juringan. Perhitungan produksi tanaman tebu dilakukan 2 (dua) kali , yaitu pada bulan Desember dan bulan Maret. Taksasi hasil produksi ini dimaksudkan bisa menggambarkan hasil realisasi yang diharapkan dalam RKAP. a) Taksasi Desember : Taksasi bulan Desember dilaporkan kepada Direksi untuk memperkirakan hasil produksi tanaman di PG. Redjosarie pada periode pertama. b) Taksasi Maret : Taksasi merupakan rencana/perkiraan penilaian suatu hasil yang dicapai dalam suatu periode kerja sampai periode realisasi terakhir dalam satu tahun periode kerja. Untuk periode kedua pada Taksasi Maret ini merupakan taksasi yang mendekati masa giling. Taksasi dilakukan oleh Mandor Kebun dan SKW dan hasil taksasi diperiksa oleh Kepala Tanaman dan Administratur, rekap taksasi dibandingkan RKAP ini diteruskan ke Direksi sebagai data intern PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero). D. Tebang dan Angkut Tebu 1. Administrasi Tebang dan Angkut :
27
Pengajuan tarip tebang dan angkut berdasarkan hasil musyawarah dari pihak Pabrik Gula Redjosarie, Forum Temu Kemitraan (FTK) termasuk Asosiasi Petani Tebu Rakyat (APTR) dan pihak Pemda Kabupaten terkait sebagai acuan untuk penerbitan SK. Bupati tentang Upah Tenaga Tebang dan Angkutan Tebu. a) Kontrak Tebang Kontrak tebang berupa surat perjanjian kerja antara PG. dengan tenaga tebang yang diwakili Mandor tebang. Kontrak tebang dibuat oleh PTA/SKW, diketahui SKK/Korteb dan disetujui oleh Kepala Tanaman. b) Kontrak Angkutan Kontrak Angkutan dengan truk berupa surat perjanjian kontrak sewa alat angkut truk antara PG. dengan Kontraktor Angkutan yang dilakukan melalui tender yang disahkan oleh Administratur dan ditanda tangani oleh pihak Kontraktor Angkutan. c) Daftar dan Situasi Kebun Daftar Kebun lengkap dengan nomor induk dan gambar kebun yang dibuat oleh bagian tanaman, diserahkan kepada sub bagian tebang untuk pengecekan. d) Rencana Pola Giling dan Pelaksanaan Tebang e) Rencana dan Laporan Tebangan Harian Daftra rencana tebang harian dan periode yang dibuat SKW berdasarkan Kapasitas Giling dan Surat Pemberitahuan Tebang untuk PTR dibuat oleh bagian tanaman yang ditanda tangani oleh Kepala Tanaman. f) Realisasi Hasil Tebang Harian Realisasi hasil tebang harian dibuat setiap hari oleh SKK Tebang Angkut/ Korteb yang bertujuan untuk mengevaluasi jatah tebang harian dari tiap-tiap wilayah tebangan. g) Pemasukan Tebu.
28
Proses administrasi tebu masuk dijelaskan pada administrasi timbangan tebu pada bidang A,K & U pada halaman selanjutnya. h) Pengiriman Alat-Alat Tebangan. Guna menyiapkan jalan, jembatan dan peralatan tebang, PTA mengajukan
dan
mengkoordinir
pelaksanaannya,
serta
berkoordinasi dengan Pakam/ Satpam baik setelah peralatan tersebut terpasang maupun bongkar setelah selesai tebang. 2. Administrasi Biaya Tebang dan Angkut a) PMK (Permintaan Modal Kerja) : Permintaan modal kerja diajukan oleh SKW yang dikoordinir SKK Tebang Angkut / Korteb, diketahui Kepala Tanaman, disetujui Administratur dan dikompilir oleh bagian A.K&U. b) Upah Tebang : 1) Lampiran SPAT (Surat Perintah Angkut Tebu) 2) Tanda Pembayaran Upah Tebang dibayar berdasarkan kwintal tebu yang termuat dalam Surat Timbangan Tebu (Keper). 3) Daftar Penerimaan Tebu di Emplasemen. 4) Daftar Timbang Tebu. 5) Daftar pembayaran beserta Bukti Keluar Kas (Kasbon biru). 6) Rekap Surat Timbangan Tebu untuk pembayaran oleh PTA kepada Mandor tebang. c) Pembayaran Biaya Angkutan : Biaya angkutan yang dibayarkan kepada Kontraktor Angkutan berdasarkan kwintal tebu yang tercantum dalam surat timbangan tebu seperti halnya pembayaran upah tebang diatas. Biaya yang dikeluarkan dari tebang dan angkut tebu masuk pada rekening / perkiraan utama 513, dengan rincian pada perkiraan : Tebang dan muat TS
: 513.30
Tebang dan muat TR
: 513.40
Biaya alat pengangkutan sendiri
: 513.50
Pemeliharaan jalan dan jembatan
: 513.60
29
Biaya angkutan TS
: 513.70
Biaya angkutan TR
: 513.80
3.2. Bagian Instalasi A. Peran Stasiun – Stasiun Bagian Instalasi 1.
Stasiun Remise (Loko dan Lori) Stasiun remise atau stasiun loko merupakan stasiun yang menangani salah satu alat transportasi pabrik gula yang terdiri dari lokomotif dan lori-lori pengangkut tebu. Biaya yang dikeluarkan pada stasiun ini masuk pada rekening / perkiraan 513.50.
2. Stasiun Ketel Stasiun Ketel mempunyai fungsi sebagai pembangkit tenaga uap untuk menggerakkan turbin generator yang disalurkan melalui panel-panel Instrumen dan sebagai sumber pemanas yang berbahan bakar ampas tebu / kayu dan residu untuk ketel uap tekanan menengah bila diperlukan (emergency). Biaya yang dikeluarkan masuk pada sub perkiraan 514.700. 3. Stasiun Gilingan Di Pabrik Gula Redjosarie ada 4 unit gilingan yang masing-masing unit terdiri dari rol atas, rol depan , rol belakang dan rol pengumpan. Peralatan pada stasiun gilingan ini berfungsi memisahkan nira mentah dari batang tebu. Biaya pemeliharaan mesin dan instalasi yang dikeluarkan dari stasiun ini masuk pada sub perkiraan 514.701. 4. Stasiun Pemurnian Nira : Stasiun ini berfungsi untuk menghilangkan kotoran pada nira. Beban biaya pemeliharaan mesin dan instalasi pada stasiun ini masuk sub perkiraan 514.702. 5. Stasiun Penguapan Peralatan pada stasiun penguapan ini berfungsi untuk menguapkan sebagian besar kadar air dalan nira encer dan terbentuknya air embun.
30
Biaya yang dikeluarkan pada stasiun ini masuk pada sub perkiraan 514.703. 6. Stasiun Masakan (Kristalisasi) Bejana/Pan Kristalisasi untuk mengubah sucrose (nira kental) menjadi kristal dengan cara menguapan kandungan air dalam nira kental. Pan Kristalisasi yang dimiliki ada 8 unit, yaitu 4 unit untuk kristal gula A, 1 unit gula C dan 3 unit untuk gula D. Biaya yang dikeluarkan pada stasiun ini masuk pada sub perkiraan 514.704. 7. Stasiun Pendingin Stasiun ini berfungsi sebagai kristalisasi lanjut, karena pada proses pendinginan akan dipengaruhi angka koefisien lewat jenuh sehingga kristal yang terbentuk akan lebih membesar terutama pada masakan D. Palung pendingin yang dimiliki ada 15 (lima belas) unit. Biaya yang dikeluarkan masuk pada sub perkiraan 514.705. 8. Stasiun Puteran Stasiun puteran merupakan stasiun yang fungsinya untuk memisahkan antara kristal gula dan stroop / larutannya. Pada stasiun ini terdapat peralatan – peralatan yang beban biayanya masuk pada sub perkiraan 514.706. 9. Besali Stasiun ini berfungsi guna perbaikan dan maintenance peralatan bagian Instalasi untuk pembuatan alat-alat mesin yang bisa dikerjakan sendiri. Beban biaya yang dikeluarkan masuk pada sub perkiraan 514.707. Stasiun ini juga menangani pemeliharaan gedung dan penataran dengan beban biaya masuk pada nomor perkiraan 514.80. 10. Sentral Listrik Stasiun ini sebagai sentral listrik yang bertujuan dalam pemenuhan kebutuhan energi listrik untuk motor penggerak mesin, semua peralatan yang menggunakan energi listrik dalam semua aktifitas perusahaan. Semua beban biayanya masuk pada sub perkiraan 514.708. 11. Eksploitasi Alat Pengangkutan
31
Sarana transportasi yang disediakan merupakan upaya perusahaan untuk memperlancar operasional usaha produksi. Pembebanan eksploitasi alat pengangkutan masuk pada perkiraan 514.96 yang merupakan rangkaian dari perkiraan utama 516 dan rincian perkiraan yang meliputi : a) 516.30
Sedan, Stationcar dan Bus.
b) 516.40
Jeep dan Landrover.
c) 516.50
Truck dan Pick Up.
d) 516.80
Sepeda motor dan Scooter.
e) 516.90
Lain – lain.
12. Eksploitasi Alat Pertanian Peralatan
pertanian
dan
traktor
sebagai
penunjang
pelaksanaan
pengolalaan lahan. Pembebanan eksploitasi alat pertanian masuk pada perkiraan 514.97 yang merupakan rangkaian dari perkiraan utama 517. Dari perkiraan utama ini banyak diperuntukkan bagi perkiraan 517.30 Pompa air dan 517.50 Wheel traktor B. Administrasi Instalasi Administrasi
bagian
administrasi
yang
perlengkapan
Instalasi
pada
berhubungan
mesin
pabrik,
intinya
dengan
adalah
peralatan
administrasi
dan
pengajuan
pengadaan bahan/barang pabrik yang meliputi investasi dan eksploitasi.
Sedangkan
administrasi
merupakan
administrasi
yang
operasional
pengolahan
(proses
bagian
pengolahan
berhubungan tebu
menjadi
dengan gula,
laboratorium), serta pengemasan gula. 1. Proses Pengajuan Permintaan Borong Pekerjaan dan Tenaga Borong (Outsourching) cleaning pabrikat: Pengajuan ini dilakukan setelah selesai masa giling berakhir, meliputi : a) Pengajuan
pekerjaan
rutin
selesai
masa
giling
kepada
Administratur dengan disertai Harga Perhitungan Sendiri (HPS) pada masing-masing jenis pekerjaan dengan mengacu pada RKAP
32
dan realisasi sebelumnya. b) Surat permohonan dari beberapa Pihak III disertai dengan nilai permintaan harga pada masing-masing jenis pekerjaan. c) Setelah
di
agendakan
surat
masuk,
membuat
Permintaan
Penawaran Harga pada Pihak III yang mempunyai penawaran terendah. d) Negosiasi harga dengan dikeluarkannya Berita Acara Negosiasi yang di tanda tangani oleh Pihak III pemenang dan Administratur. e) Bagian A.K&U membuat Kontrak Kerja yang meliputi Surat Perintah Kerja (SPK) dan Perjanjian Kerja yang di tanda tangani oleh kedua belah pihak diatas Materai senilai Rp. 6.000,00. f) Pembayaran disesuaikan dengan kemajuan pekerjaan yang dibuat Bagian Instalasi yang di tanda tangani Tim Pemeriksa dan disetujui oleh Administratur. g) Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan sesuai jenis pekerjaan yang di tanda tangani kedua belah pihak. h) Pembayaran oleh Bagian A, K & U melalui Kasir langsung pada Penanggung jawab Pihak III dengan dikeluarkannya Bukti Keluar Kas/Bank dan kwintansi pembayaran. 2. Permintaan Barang, meliputi : a) Buku pesanan permintaan barang oleh Mandor diajukan pada Juru tulis. b) Juru tulis merekap dengan pengecekan persediaan barang di gudang, sesuai permintaan. Apabila persediaan ada maka di buatkan Bon Gudang. c) Bon Gudang dibuat oleh mandor atau pengguna barang atas persetujuan Masinis bersangkutan, Kepala Instalasi dan RC. Gudang. Ini meliputi seluruh bagian Instalasi termasuk permintaan bahan bakar untuk Kendaraan dan Traktor. d) PB (Pengadaan Barang) 24 atau Daftar Kebutuhan Bahan Barang dibuat untuk pengadaan lokal dan bila persediaan di Gudang habis.
33
PB 24 ini dibuat oleh Masinis bersangkutan, diketahui Kabag Instalasi, Kabag A.K&U dan atas persetujuan Administratur. e) AU (Akuntansi Umum) 20 adalah merupakan Daftar Kebutuhan Bahan Barang dan bukti pesanan bahan barang yang dibutuhkan Bagian Instalasi oleh Pengadaan Kantor Pusat. Hal ini serupa dengan PB 24, hanya dibedakan dengan nilai harga pesanan bahan barang dan masa manfaat pemakaian bahan barang yang dibutuhkan. f) Memo diperuntukkan pada pengadaan bahan barang yang bersifat segera atau mendesak dan ditujukan pada Kabag. A,K&U langsung dari Kabag. Instalasi. 3. Permintaan Modal Kerja ( PMK ). Pengajuan PMK Bagian Instalasi untuk Upah Borong pengerjaan cleaning pabrikat setelah masa giling dan pengajuan bahan barang untuk pemeliharaan Mesin dan Instalasi mengacu pada Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disetujui Direksi. 4. Pembuatan Rincian Investasi Baru dan Laporan Kemajuan Pekerjaan. Pengadaan Investasi baru yang dibutuhkan Bagian Instalasi dan sudah ditentukan pada RKAP, dalam pelaksanaannya dibuatkan Rincian Investasi Baru Bagian Instalasi yang diajukan Kabag Instalasi, diketahui Kabag A.K&U dan disetujui Administratur diajukan kepada Urusan Pengadaan Kantor Pusat. Hal ini dimaksudkan untuk terlaksananya pelaksanaan pemasangan peralatan atau perlengkapan yang diajukan sebagai Investasi Baru. 5. Laporan – laporan bagian Instalasi : a) Laporan Bulanan, meliputi Daftar Pembelian Lokal, Realisasi Investasi, Pemakaian Bahan Bakar Minyak, Laporan Manajemen berisi laporan kemajuan pekerjaan guna melaporkan hasil kerja baik DMG maupun LMG sesuai planning kerja bagian Instalasi dan kendala-kendala pekerjaan. b) Laporan 15 (lima belas) Harian, meliputi laporan kemajuan
34
pekerjaan dan laporan kondisi kendaraan. c) Laporan Dalam Masa Giling (DMG), meliputi laporan yang sama seperti tersebut diatas, namun tiap harinya ada tambahan laporan giling yang terdiri dari angka-angka keragaan gilingan, tebu tergiling dan hasil produksi gula. 3.3. Bagian Pengolahan A. Peran Stasiun – Stasiun Bagian Pengolahan 1. Timbangan Tebu dan Emplasemen Pabrik Sebelum ditimbang, tebu lebih dulu masuk selektor untuk penyeleksian tebu yang layak digiling dan yang tidak layak sesuai ketentuan perusahaan (bersih, segar, masak). Selanjutnya petugas selektor memberi stempel pada SPAT yang telah ditimbang. Peralatan timbang yang digunakan adalah Digital Crane Scale (DCS) yang terhubung dengan komputer secara otomatis. Pengaturan tebu yang masuk disesuaikan dengan kapasitas giling dengan sistem FIFO. Kapasitas emplasemen pabrik hanya diperbolehkan menampung ± 130 % tebu dari kapasitas giling perhari. Hal ini untuk menghindari terjadinya over stock atau gangguan giling karena persediaan tebu dan menghindari hilangnya kadar gula yang terkandung dalam tebu. Oleh sebab itu diberlakukan safety factor sebesar ± 30 % dari kapasitas giling. 2. Stasiun Gilingan Stasiun Gilingan bertujuan memisahkan nira mentah sebanyakbanyaknya dari batang tebu dengan menekan kehilangan kadar gula serendah-rendahnya dalam ampas. 3. Stasiun Pemurnian Nira Tujuan
pemurnian
nira adalah
menghilangkan
kotoran dengan
menghindari kerusakan sukrosa yang sekecil-kecilnya. 4. Stasiun Penguapan Stasiun penguapan mempunyai fungsi utama untuk menguapkan air yang terdapat pada nira, sehingga setelah keluar dari badan akhir dari
35
evaporator diharapkan menjadi nira kental . 5. Stasiun Masakan Proses kristalisasi bertujuan untuk membuat nira kental menjadi kristal atau sukrosa yang berbentuk cair berubah menjadi kristal padat dengan cara menguapkan kandungan air yang terdapat pada nira kental, sehingga dihasilkan kristal gula dalam larutan akhir atau tetes serendahrendahnya. 6. Stasiun Pendingin Stasiun pendingin ini juga disebut kristalisasi lanjut, karena pada proses pendinginan ada penurunan suhu dan dipengaruhi angka koefisien lewat jenuh sehingga kristal yang terbentuk akan lebih membesar. Dengan peralatan palung pendingin untuk menampung dan mendinginkan hasil masakan yang diturunkan dari pan masakan. 7. Stasiun Puteran Stasiun putaran mempunyai tujuan utama yaitu memisahkan antara kristal dan stroop atau cairannya. Dengan puteran high grade, masakan A setelah didinginkan dipompa menuju palung puteran A/B hingga terpisah antara gula A dengan stroop A. Gula A kemudian di lebur dan di pompa menuju puteran SHS hingga terpisah antara klare SHS dengan gula SHS (Superior Holdt Sugar) Sedang puteran low grade memutar hasil masakan C hingga diperoleh gula C dan stroop C dan memutar hasil dari masakan D hingga diperoleh gula D dan tetes. Gula C dan D ini dijadikan kembali bibitan untuk masakan gula A, sedang tetes ditampung dan ditimbang pada tangki penunggu sebelum masuk di bak tetes untuk disimpan pada tangki tetes. Gula SHS dari puteran kemudian masuk pada talang goyang hingga naik diangkut dengan bucet elevator untuk disaring dan terbagi menjadi 3 bagaian ukuran kristal, yaitu gula halus, gula kasar dan gula produk. Gula produk kemudian masuk sugar bin dan dilakukan penimbangan dengan berat yang telah ditentukan sebelum pengepakan dan disimpan digudang. 8. Laboratorium
36
Laboratorium sebagai tempat untuk melaksanakan analisa-analisa guna pengawasan proses dipabrikasi serta penilaian hasil kinerja per stasiun, sehingga dapat diketahui seberapa besar gula dihasilkan dengan kwalitas seperti yang diharapkan dan mengantisipasi losses proses gula sejak awal. Selain analisa yang dilakukan tiap 1 jam, 8 jam, 24 jam dan waktu tertentu, juga terdapat buku-buku pembantu tiap stasiun pengolahan yang berfungsi sebagai pedoman dalam proses pengolahan gula. Biaya yang dikeluarkan pada bagian pengolahan ini masuk pos perkiraan utama 515, dengan rincian pada perkiraan : a) 515.30
: Pengemasan gula
b) 515.40
: Menimbun dan angkutan gula
a) 515.50
: Bahan pembantu pengolahan gula
b) 515.60
: Bahan dan alat pemeriksa
B. Administrasi Pengolahan 1. Laporan Harian DMG (Dalam Masa Giling), meliputi : a) PB (Penerimaan Barang) 33 merupakan laporan harian selama masa giling, meliputi laporan hasil gula dan tetes beserta laporan bagi hasil produksi kepada Petani Tebu Rakyat (PTR). b) LH (Laporan Harian) 1, meliputi : 1) Perhitungan tebu digiling, ampas, blotong, nira mentah dan rendemen dihasilkan, serta bahan bakar ampas dan residu terpakai. 2) Data angka-angka KIS Dan KES (kecepatan dan jam berhenti giling), serta hasil produk gula dan tetes. 3) Data tanaman Tebu Giling yang masuk HI S/d HI meliputi jumlah tebu yang masuk, kristal dan rendemen dihasilkan. 4) Ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan, Kepala Instalasi dan Administratur. c) Daftar Laporan Angka-angka Produksi, meliputi : 1) Kategori tebu masuk meliputi luas (Ha) digiling, ton tebu/Ha, ton tebu digiling, rendemen, ton kristal dihasilkan dan ton gula dihasilkan.
37
2) Dikirim kepada Urusan Pengolahan Kantor Pusat yang ditanda tangani oleh Admiinistratur.
d) Angka-angka dan Kapasitas Giling, meliputi : 1) Kapasitas Giling Inclusief dan Exclusief jam berhenti (KIS/KES) 2) Angka –angka Ekstraksi Giling dan Neraca (Perhitungan bahan pembantu, kristal, gula dan tetes. 3) Angka-angka kontrol pabrikasi harian. 4) Ditanda tangani Kabag Pengolahan dan Administratur. e). Input Laporan Harian Giling yang merupakan lembar Sistem Informasi Laporan Produksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) pada masa giling dan dikirim melalui Fax ke Kantor Pusat yang ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan, meliputi : 1) Ton tebu digiling, suplesi residu dan ton hablur dihasilkan 2) KIS/KES, produksi gula beserta bagi hasilnya, data gula sisan, raw sugar, reproses dan rendemen. 3) Tebu sisa di emplasemen, tebu terbakar dan keterangan. f) TR. 5 (Hasil Analisa Penggilingan TR) : Laporan ini merupakan lampiran DO sebagai dasar pembayaran oleh bagian A.K&U pada Petani Tebu Rakyat (PTR) terhadap bagi hasil gula atas tebu yang digiling, meliputi Daftar Total Kui tebu, Kristal, SHS, Gula bagian PG, gula bagian Petani yang meliputi per tebu masuk sesuai : 1) Nomor Kontrak 2) Kui tebu terkirim dan tergiling 3) Kristal diperoleh 4) Total SHS/ GKP 5) Gula Bagi Hasil : - Gula PG (Kg)
38
- Gula Petani (Kg) Perhitungan Rendemen dibawah sama dengan 6 bagi hasilnya 66 % untuk Petani dan 34 % untuk Pabrik Gula, sedang sisa selebihnya Rendemen diatas 6 bagi hasilnya 70 % untuk Petani dan 30 % untuk PG. Pembagian atas perhitungan 70 % bagi hasil untuk Petani dibagi lagi dengan perhitungan 90 % diberikan berupa uang dan 10 % berupa Natura/ Gula. Keterangan : 90 % Bagi hasil gula Petani berupa uang ini di maksudkan untuk pengembalian dana Kredit Ketahanan Pangan (KKP) yang dipinjam PTR untuk biaya penggarapan lahan dan pengembalian Dana Talangan yang diberikan pada masa giling. Dana Talangan diselenggarakan oleh Kantor Pusat PT. Perkebunan Nusantara (Persero) bekerjasama dengan Pihak Investor sebagai pembeli kontrak gula bagi hasil Petani, sedang KKP diselenggarakan oleh Unit Kerja Pabrik Gula atas wewenang yang diberikan Kantor Pusat untuk disalurkan
pada
Petani
Tebu
Rakyat
(PTR)
Binaan
yang
membutuhkan, bekerjasama dengan Bank Penyalur yang ditunjuk (BRI) 2. Laporan Periode Setengah Bulanan / 15 (Lima belas) Harian DMG: a) Laporan Evaluasi Giling ( KT. 2 ), meliputi : 1) Tanaman : Luas lahan (Ha), tebu digiling, hablur dihasilkan, % (Prosentase) Pol tebu, nilai nira, Kadar nira tebu dan rendemen tebu. 2) Gilingan : Kecepatan dan jam berhenti (KIS/KES), nira mentah dari % tebu digiling, pemberian Imbibisi dari % sabut, beserta analisa-analisa St. Gilingan. 3) Pengolahan : Analisa Lab. Pengolahan. 4) Pabrik : Efisiensi pabrik, rendemen efektif produksi gula dan tetes, satandad kehilangan Pol. 5) Pemakaian bahan pembantu (kapur tohor, belerang, flokulant, Asam Phospat dan Coustic Soda yang dipakai.
39
b) Taksasi Sisa Area (Prognosa – Posisi), meliputi : Data Tebu Giling yang sudah diproses dan belum diproses yang meliputi Luas/Ha, Ton tebu, Tebu/Ha, Rendemen, ton Hablur, Hablur/Ha, total produksi Gula (milik PG dan PTR) dan total produksi tetes (milik PG dan PTR). c) Pengantar Sample Gula dan Tetes yang mewakili pada periode 15 Harian ditanda tangani oleh Administratur dan dikirim ke Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia (P3GI) Pasuruan dengan tindasan untuk Bidang Pengolahan KP. d) Telegram Giling, meliputi : 1) Rincian Hasil Gula periode yang meliputi SHS yang diperoleh dari TS dan TR, bagi hasil SHS untuk PG dan PTR. Dan sebagai keterangan dimunculkan data ex gula Sisan, Raw Sugar dan Gula awur. 2) Data Pabrikasi periode sampai dengan yang meliputi Kui Produksi SHS I dan Tetes, KIS dan KES, Jam berhenti giling, Analisa – Analisa Pengolahan, Persediaan Hasil Gula dan Tetes, beserta persediaan Karung Plastik dan Innerbag, Bagi hasil(Ton) kristal (GKP) milik PG dan PTR. 3) Data Tanaman periode sampai dengan, meliputi Tebu Giling (TG), baik TS, TRK maupun TRM dengan keterangan luas ha digiling, ton tebu, tebu dan halur/Ha, Ha yang belum digiling, ton Hablur dan Rendemen. e) KT 4 dikirim bersamaan dengan LP I ke Kantor Pusat, meliputi : 1) Daftar Perkiraan yang meliputi Data Analisa Pengolahan Gula nira perahan pertama (nnp) sampai hasil produksi gula dan tetes. 2) Pertanggung jawaban hasil, meliputi berat SHS sampai Hablur diperoleh dalam hasil dan perkiraan hasil. 3) Hasil Tanaman meliputi ton TG yang masuk, luas ha sampai ton kristal yang didapat dalam hasil dan perkiraan hasil.
40
4) Daya Giling, meliputi jumlah ton tebu tergiling, jam giling, hari giling, ton nira mentah yang dihasilkan. 5) Rendemen, meliputi jumlah nira mentah, nira encer, ton Kristal dari nira encer, ton hasil gula dan tetes dalam hasil dan perkiraan hasil. 6) Neraca yang merupakan hasil perhitungan produksi Gula dan Tetes. 7) Lain-lain Perhitungan Pabrikasi yang terdiri dari pemakaian bahan penolong. 8) Perhitungan Pengawasan Gilingan yang terdiri dari tebu tergiling, ton pemakaian air Imbibisi, nira kotor dan nira mentah, ampas tebu dan kadar dari masing-masing analisa. 9) Perhitungan Pengawasan Bahan Bakar, meliputi pemakaian Residu, solar, kayu bakar dan ampas untuk Ketel dengan rincian perhitungan tiap-tiap Kg tebu giling yang diproses. 10) Perhitungan bukan gula dalam sirkulasi proses mulai ton Brix nira mentah, ton bukan gula nira mentah (kotoran), ton bukan gula nira encer, ton Molasses (tetes) tertimbang. 11) Bagan Perhitungan Rendemen (Recovery) meliputi ton pol hasil gula dari tebu tergiling dan ton pol nira mentah, Rendemen Pengolahan/Pol secara Aktual (Actual Boiling House Recovery) dan BHR-esg (Setara Kristal Rendemen Pengolahan). 12) Perhitungan Hablur dalam Gilingan dan Pabrikat. f) LP I / Laporan Pabrik, meliputi : 1. Hasil Gula : Hasil Gula SHS dan HS, Gula Sisan, Analisa SHS dan HS, Analisa Gula Sisan. 2. Tebu : Luas Tanaman Baku (Ha), tanaman tergiling (Ha), jumlah berat tebu dalam ton, jumlah berat Hablur dalam ton beserta hasilnya dan Rendemen masing-masing TG. 3. Pelaksanaan Giling : Lama Karyawan Kampanye (Jam/ hari),
41
lama giling, jam berhenti giling dengan perinciannya. 4. Ikhtisar Jumlah : Tebu tergiling, air Imbibisi, ampas, nira mentah, blotong, nira kotor, nira encer, nira kental Masakan A, C dan D, Gula SHS dan HS, Tetes dihasilkan. 5. Data Pengawasan Pabrik : Kapsitas Pabrik, Data dan Hasil Kerja Stasiun Gilingan sampai dengan Stasiun Masakan. 6. Neraca : Neraca Pol, Neraca Brix dan Neraca bukan Gula. 7. Stasiun Masakan : Data pada stasiun masakan A, C dan D. 8. Data Analisa : Data analisa tebu sampai pengolahan gula sesuai berat dan kadar- kadar Sucrose yang ada. 9. Bahan Pembantu : Kapur Tohor, Belerang, P2O5
untuk
pemurnian nira, Flukolan untuk pengendapan, NaOH dan MG 303 untuk penguapan, NaOH dan NaCl untuk Ketel, Voltabio (pembersih / scrap pada pipa Pan Penguapan / Evaporator)dan pemakaian
saringan,
baik
untuk
Puteran
Batch
maupunContinue. 10. Bahan bakar : Pemakaian ampas dan bahan bakar tambahan (ampas,
kayu,
Residu
dan
solar),
beserta
jumlah
keseluruhannya. 11. Ketel, Air pengisi ketel dan Uap : Ketel tekanan tinggi/ menengah dan tekanan rendah, air pengisi ketel, uap dan prioritas rendemen ketel. 12. Pemakaian tenaga mekanik dan listrik : Kwh pemakaian periode sampai dengan. 13. Pemakaian bahan bakar untuk pembangkit tenaga uap, pembangkit tenaga listrik untuk percobaan giling (Residu, solar), Loko (solar) dan untuk pompa kebun (solar). 14. Sisa (Persediaan) Bahan bakar : Hasil gula, tetes, pemakaian pembungkus gula, bahan pembantu (kapur tohor, belerang, MG 303, coustic soda dan lain-lain, Bahan bakar (ampas tahun lalu dan saat ini, residu, solar dan bensin/premium.
42
15. Persediaan kasa saringan Puteran Batch dan Continue. 16. LP I ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan, Kepala Instalasi, Kepala Tanaman dan Administratur, dikirim untuk Urusan Pengolahan Kantor Pusat. Sedangkan Telegram Giling, Bagi Hasil dan Evaluasi Giling (KT. 2) ini ditanda tangani oleh semua Kepala Bagian dan Administratur, dikirim kepada Urusan Pengolahan Kantor Pusat. 3. Laporan Bulanan, meliputi : a) Laporan Manajemen/LM Dalam Masa Giling (DMG) meliputi Data dan Angka – angka Produksi, bahan pembantu, kapasitas giling, persediaan dan kapasitas gudang. b) LM
Luar
Masa
Giling
(LMG)
meliputi
persediaan produksi gula dan tetes, Laporan Kemajuan Pekerjaan Setelah Giling sesuai jenis urut-urutan pekerjaan. c) Pengajuan Permintaan Modal Kerja (PMK) Bagian Pengolahan kepada Direksi setiap bulan melalui bagian A, K & U sesuai
Jenis
pengerjaan bidang pengolahan, meliputi No. Perkiraan 515. 4. Laporan Tahunan, meliputi : a) Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) Pengolahan yang terdiri dari perkiraan utama 515 dikompilir oleh Bagian A.K&U yang diketahui dan ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan, Kepala Instalasi, Kepala A,K&U dan disetujui oleh Administratur. b) Laporan Hasil Pasti Giling dikirim setelah tutup giling kepada Urusan Pengolahan Kantor Pusat yang ditanda tangani oleh Kepala Pengolahan, Instalasi, A,K & U dan Administratur dengan tindasan untuk Kabid Keuangan, Pemasaran dan Biro SPI, meliputi Tanggal
43
awal dan akhir giling, realisasi hari giling, luas Ha, ton tebu digiling Incl. dari PG, Sesaudara, ton hablur dihasilkan dan hasil produksi gula (SHS/GKP) dan tetes termasuk gula sisan.
3.4. Bagian Administrasi, Keuangan dan Umum ( A.K & U ) A. Timbangan Tebu Administrasi Timbang Tebu, meliputi : 1) Surat Perintah Angkutan Tebu (SPAT). 2) Surat Timbangan tebu (Keper) dibuat oleh Mandor Tebang. 3) TR. 0 (Tanda Terima Sementara) dibuat oleh petugas penerima tebu pertama/petugas emplasemen rangkap 2 : a) Lembar asli untuk PTR b) Lembar kedua untuk arsip petugas emplasemen. 4) TR. 1 (Daftar Penerimaan Tebu di Emplasemen) dibuat oleh petugas emplasemen rangkap 2 : a) Asli untuk dikirim ke timbangan b) Lembar kedua untuk arsip petugas emplasemen. 5) TR. 2 (Daftar Timbang) dibuat oleh Sinder timbang/petugas timbangan rangkap 5 : a) Asli dikirim ke A.K&U b) Lembar kedua ke kantor Tanaman c) Lembar ketiga ke Pabrikasi d) Lembar keempat ke PTR e) Lembar kelima untuk arsip timbangan. 6) TR. 5 (Hasil Analisa Penggilingan TR) dibuat Pabrikasi rangkap 3 : a) Asli untuk A.K&U b) Lembar kedua sebagai tindasan ke Tanaman
44
c) Lembar ketiga untuk arsip Pabrikasi. 7) TR. 6 (Daftar Pemberian Pelunasan Gula TR) dibuat oleh Bagian A.K&U rangkap 3 : a) Asli untuk A.K&U b) Tindasan kesatu untuk Tanaman c) Tindasan kedua untuk PTR.
8) TR. 8 ( Perintah Pengeluaran Gula TR/DO ) dibuat oleh bagian A.K&U rangkap 4 : a) Asli untuk PTR b) Tindasan 1 bagian A.K&U c) Tindasan 2 bagian Tanaman d) Tindasan 3 arsip sentral. B. Gudang 1. Gudang Material Penyelenggaraan pergudangan meliputi kegiatan pokok yang terdiri dari : a) Proses Penerimaan Barang Penerimaan bahan/barang berdasarkan pada SP (Surat Pesanan), Kontrak – Memo. Hal ini meliputi pembelian lokal, pengadaan Kantor Pusat, serta pengadaan dari Unit Usaha Sesaudara. Kepala Gudang bersama dengan petugas gudang berkewajiban memeriksa kebenaran dokumen waktu penyerahan, jenis, jumlah, spesifikasi/ ukuran bahan/barang yang diterima dan ketentuan teknis lain yang tercantum. Selanjutnya pihak gudang membuat berita acara penerimaan bahan/barang dan semua barang yang diterima dicatat di Bon Gudang penerimaan bahan/barang, dengan ketentuan : 1) Pengembalian penggunaan barang dari bagian lain dibuatkan bon merah. 2) Penerimaan barang eks PG Sesaudara dan Kantor Pusat, serta
45
hasil produksi dibuatkan LHG (Lembar Harian Gudang). Untuk batasan tanggung jawab : 1) Bagian
peminta
bahan/barang
bertanggung
jawab
atas
kebenaran penulisan/pengetikan. 2) Diketahui oleh RC / Masinis / Kemiker / Sinder Bagian bersangkutan. 3) Disetujui Kepala Bagian bersangkutan. 4) Diterima oleh Kepala Gudang, selanjutnya dibuatkan Buku Ekspedisi Penerimaan Barang, Kartu Label Persediaan masingmasing barang, pembuatan LHG untuk dasar pembukuan / akuntansi di bagian A.K&U, serta dicatat dalam Kartu Gudang atau
lebih
dikenal
dengan
MVA
(Magazene
Vorraad
Administratieve). b) Proses Pengeluaran Barang 1) Pengeluaran barang berdasarkan bon gudang sesuai batasan tanggung jawab pembuatan bon gudang dalam penerimaan bahan/barang. 2) Membuat laporan harian pemakaian bahan/barang, termasuk BBM dan
Pelumas.
3) Membuat laporan triwulan sisa persedian bahan/barang dan dikirim ke Kantor Pusat. 4) Mencatat pada kartu label gudang dan kartu gudang material setiap hari. 5) Setiap selesai giling dan menjelang akhir tahun dilaksanakan stock opname atas persediaan bahan/barang gudang. 2. Gudang Barang Bulk a)
Pupuk Penerimaan : Penerimaan berdasarkan Surat Pesanan, Kontrak dan Surat Pengantar. Penerimaan pupuk ini harus sesuai dengan koordinasi
46
yang dilakukan bersama bagian Litbang. Pengeluaran : Buku Pemupukan dibuat oleh SKW, pengeluaran / pengiriman pupuk sesuai
bon permintaan / kebutuhan dan menggunakan
sistem FIFO, serta pembuatan Surat Jalan oleh Seksi Gudang. b) Belerang dan Kapur Belerang dan kapur merupakan bahan pembantu dalam proses gula. c) Karung Outer dan Innerbag. Penimbunan karung ini dalam gudang tersendiri dan disimpan ditempat yang tidak lembab agar karung tetap kering dan awet. Untuk pemakaiannya dibongkar lebih dulu kemudian disortir dan karung plastik dengan label nama PG sudah tercetak dari PK. Rosella, unit kerja sesaudara. 4) Penyimpanan Bahan Bakar. Bensin / premium, solar, residu disimpan pada tangki tersendiri, sedangkan ampas awur disimpan tersendiri dan jauh dari bahaya kebakaran. 5) Gudang Barang Bekas Semua bahan/barang bekas yang bisa dimanfaatkan dan mempunyai nilai financial, ditimbun dalam gudang tersendiri dan diberi label gudang. 3. Gudang Hasil. Administrasi dan Penyimpanan Gula Pasir, meliputi : a) Setiap hari seksi gudang menerima dan menghitung hasil produksi gula kristal putih dari bagian pengolahan, dilengkapi lembar penyerahan gula dari Bagian Pengolahan ke Bagian AK&U yang ditandatangani oleh petugas Pabrikasi, AK&U dan Keamanan. b) Bagian AK&U : 1. Seksi gudang mengadiministrasikan pada buku mutasi
47
produksi pengeluaran dan persediaan gula pasir, serta stock opname setiap periode tertentu. 2. Menyimpan dalam gudang gula dan melaporkan ke Kantor Pusat tentang produksi, pengeluaran dan sisa gula dengan laporan model PB-34.
C. Keuangan : 1. Pembuatan Permintaan Modal Kerja ( PMK ) a) Setiap bulan masing-masing bagian mengajukan PMK bulanan ke Kantor Pusat yang dikompilir oleh bagian AKU. b) Dari hasil pembahasan pengajuan PMK yang telah disetujui oleh Kantor Pusat, dipakai sebagai pedoman Permintaan Modal Kerja. 2. Persetujuan Modal Kerja a) Modal kerja yang telah disetujui Kantor Pusat didistribusikan ke setiap bagian untuk diketahui dana yang tersedia bagi masing-masing bagian tersebut. b) Permintaan droping dibuat mingguan berdasarkan rencana penggunaan dana masing-masing bagian. 3. Dropping Uang a) Permintaan dropping oleh bagian A, K & U disampaikan ke Kantor Pusat Urusan Keuangan dengan melampirkan PMK bulanan, serta Rekapitulasi PMK keseluruhan sesuai moker yang telah disetujui. b) Permintaan dropping uang yang telah disetujui Direksi di Fax ke PG dengan copy tindasan dari Bank yang dituju sebagai Penasfer dropping dari Kantor Pusat dengan nilai masingmasing unit usaha yang ditandatangani oleh Direktur Keuangan. c) Modal kerja yang telah diserahkan untuk pembiayaan
48
operasional seluruhnya menjadi tanggung jawab Administratur. 4. Pengambilan Dropping a) Pengambilan di Bank dengan menggunakaan cek oleh RC. A, K & U. b) Dropping uang dari Kantor Pusat diantar oleh pihak Bank yang ditunjuk dan sebagian dengan pengambilan sendiri yang dijaminkan dengan assuransi CIT dan harus ada pengawalan dari Satpam dan pihak Kepolisian.
Pengambilan cek di Bank a) Dibuatkan Bukti Keluar Kas/Bank warna biru dengan No. Perkiraan 110.XX Bank Giro dan No. Perkiraan Lawan 100.00 Kas Besar, beserta keterangan Pengambilan uang di Bank XX, tanggal dan nomor ceknya. b) Setelah pengambilan uang, dibuatkan Bukti Masuk Kas/Bank warna merah dengan No.Perkiraan 100.00 Kas Besar dan No. Perkiraan Lawan P.M (Pro Memorie), beserta keterangan Penerimaan uang dari Bank XX, tanggal dan nomor ceknya. c) Penyetoran uang ke Bank kebalikan daripada pengambilan cek di Bank, seperti keterangan diatas. 5. Penerimaan Uang. a) Penerimaan dari pengambilan uang di bank. 1) Petugas pengambil menyerahkan uang ke kasir yang besarnya sesuai nominal yang tercantum pada cek pengambilan 2) Kasir menerima uang yang disertai dengan Bukti Masuk Kas/Bank warna Merah, distempel
“Telah Diterima”
beserta tanggal penerimaan. b) Penerimaan dari pihak ke III / Pengembalian uang muka. c) Pendapatan bunga dan Jasa giro No.Perkiraan 819.40, serta 819.80 dan
819.81 masuk ke Kantor Pusat sebagai Cash
49
In. 6. Pengeluaran. a) Pengajuan pembayaran dari masing-masing bagian diajukan ke bagian A.K&U. b) Semua
pengeluaran
kas/bank
menggunakan
bukti
kas/bank warna “Biru” dan didukung oleh dokumen yang sah dan benar. c) Pembayaran IPL ( sewa lahan ) dilakukan oleh petugas bagian A.K&U, SKW, dan disaksikan oleh perangkat desa setempat. d) Semua transaksi pengeluaran menurut bukti keluar kas/bank dicatat dalam Buku Kasir dan Buku Kas/Bank. e) Saldo buku kasir harus sesuai dengan sisa fisik uang. Alur pengeluaran a) Bukti Keluar Kas/Bank warna biru dengan dokumen yang sah dan benar dengan No.Perkiraan 100.00 dan Lawan
masing-masing
No.Perkiraan
yang
dikeluarkan. b) Buku Perencanaan Kasir, selanjutnya dibuku pada Rekapitulasi Buku Kas/Bank dan Laporan Harian Kas/Bank
yang
merupakan
kasbon-kasbon
permintaan harian. c) Pembayaran dengan lampiran tanda terima oleh Kasir
dan
dibukukan
dengan
paraf
Mandor
Pembukuan 7. Batasan Tanggungjawab dan proses untuk Bukti Kas/Bank a) Kasir bertanggungjawab atas kebenaran pengetikan. b) Bagian pemeriksa, RC/ Masinis/ Kemiker/ Sinder dan Kabag bersangkutan memeriksa kebenaran fisik dari obyek yang akan dibayar.
50
c) Diketahui
oleh
Kabag
A,K&U
dan
disetujui
oleh
Administratur. d) Pembayaran harus sesuai dengan jumlah nominal di kasbon, kemudian dibukukan ( Diposting ). 8. Penyimpanan a) Uang kas disimpan di brankas. b) Brankas selain untuk menyimpan uang tunai, juga untuk menyimpan
surat
berharga
/
dokumen
penting
perusahaan. c) Saldo
kas
maksimal
sesuai
jumlah
yang
ditutup
assuransi (CIS), apabila sisa kas terlalu tinggi, harus disimpan
di
rekening
giro
Bank
untuk
menjamin
keamanan serta akan mendapat jasa giro Bank. 9. Pelaporan Realisasi Kebutuhan Kas / Laporan Manajemen nomor 15 (LM
-
15)
merupakan
laporan
pertanggung
jawaban
realisasi mutasi modal kerja dan posisi saldo kas/bank. Sedangkan laporan Keuangan dapat diperiksa melalui Neraca Bulanan. LM-15 dibuat dan dikirim ke Kantor Pusat setiap bulan. Kemudian LM-15 didistribusikan ke setiap bagian
PG.
Redjosarie
sebagai
bahan
evaluasi
/
pengendalian dari setiap cost centre (pusat biaya). 10. Pajak : a) Pajak Bumi dan Bangunan ( PBB ) : 1) PBB ini dikompilir oleh Seksi SDM dan Umum. Beban biaya yang dikeluarkan masuk pos perkiraan 082.XX R/K dalam lingkungan BH, yaitu Direksi. 2) Pada awal tahun mengisi form Surat Pemberitahuan Obyek Pajak (SPOP) untuk diserahkan ke KPP setempat sebelum 31 Januari dan tindasan/copy dikirim kepada Kantor Pusat. 3) Menerima Surat Pemberitahuan Pajak Terutang (SPPT) dari KPP.
51
4) Jangka waktu penyetoran PBB paling lambat 6 bulan setelah SPPTPBB diterima. 5) Setelah pembayaran PBB, copy Surat Setoran Pajak Bumi dan Bangunan (SSPBB) dikirim ke KP sebagai bukti telah dibayarkan. b) Pajak Penghasilan Pasal 21 Masa 1) PPh 21 Masa ini dikerjakan oleh Seksi SDM dan Umum, seperti halnya PBB tersebut diatas. 2) Pajak ini merupakan pajak atas penghasilan karyawan (gaji, honorarium, upah, tunjangan yang dibayar perusahaan 3) Bukti kasbon merah/pungutan pajak perk.160.10 (PPh tahun ini), serta bukti kas putih perk.403.40 (Penghargaan Khusus) dan perk.403.50 (SHT) dari Kasir dan print out Kartu Buku Besarnya dari Seksi Pembukuan. 4) Membuat rekap PPh berdasarkan data dan bukti kas pembayaran gaji. 5) Membuat Surat Setoran Pajak ( SSP ) rangkap 5 untuk masing-masing PPh pasal 21 karyawan (tidak final dan final). 6) Menyiapkan Cek untuk pembayaran pajak melalui Bank. 7) Setelah SSP di stempel pihak Bank, dibuatakan Surat Setoran Masa ke KPP dan batas akhir pembayaran pada tanggal 10 bulan berikutnya.
c) Pajak Penghasilan Pasal 21 Tahunan PPh 21 Tahunan ini juga dikompilir oleh Seksi SDM dan Umum. Proses Pembayaran : 1) Berdasarkan jumlah PPh terutang yang telah diisi dengan benar dibuatkan bukti Kas Keluar Perk. 160.00 dengan jumlah sebesar jumlah PPh menurut SPT Tahunan dikurangi dengan jumlah setoran PPh tidak final selama 1 ( satu ) tahun pajak. 2) Menyiapkan Surat Setoran Pajak (SSP) dan Cek untuk pembayaran . 3) Setelah pembayaran diproses dan di stempel, maka SSP yang diterima
52
dilaporkan ke KPP. 4) Form SPT Pajak Penghasilan Pasal 21 Tahunan dapat diambil di KPP setempat. d) Pajak Penghasilan (PPh) Final Pasal 4 ayat 2 PPh Final Pasal 4 ayat 2 untuk IPL dikompilir oleh Seksi Keuangan, sedangkan untuk Pesangon dan SHT dikompilir oleh Seksi SDM dan Umum. Pungutan PPh ini, objek dan tarifnya diatur dengan Peraturan Pemerintah dan bersifat final. Proses pembayarannya : 1) Memotong dari nilai penghasilan tersebut diatas, tidak termasuk PPN dengan tarif 10% dari jumlah penghasilan bruto IPL 2) Memberi bukti pemotongan dan membuku pada Perk.167.10 PPh (Wapu tahun ini) 3) .Melakukan pembayaran pada KPKN setiap akhir bulan melalui Bank. 4) Setelah pembayaran, SSP yang diterima dilaporkan ke KPP setempat dan batas akhir pembayarannya adalah tanggal 10 bulan berikutnya e) Pajak Penghasilan Pasal 23/26 1) Pajak ini dipungut atas imbalan dari jasa pekerjaan yang dikompilasi oleh Pengadaan Seksi Pembukuan, pengembalian hutang PTR, pensiunan dan pembayaran berkala lainnya yang langsung ditangani oleh Seksi Keuangan 2) Batas akhir pembayaran tanggal 10 bulan berikutnya dan proses penarikannya dengan dikeluarkan bukti kasbon merah perkiraan 167.10 ( PPh Wapu tahun ini ). 3) Mencocokkan kasbon dengan Buku Besar perk. 167.10 dengan bukti pemotongan pajak. 4) Membuat bukti keluar kas/bank perk. 167.10. 5) Bukti-bukti pembayaran dimasukkan dalam buku pembayaran pajak untuk dimintakan pembayarannya. 6) Membuat SSP atas dasar bukti pemotongan PPh. 7) Pembayaran melalui Bank dan SSP dibuatkan laporan dan dikirim ke
53
KPP setempat. f) Pajak Pertambahan Nilai ( PPN ) PPN adalah pajak yang dipungut atas Penyerahan Barang Kena Pajak dan atau Jasa Kena Pajak. PPN ini dikerjakan oleh Pengadaan pada Seksi Pembukuan / Akuntansi. 1) Faktur Pajak : a) Faktur Pajak dibuat sesuai dengan ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Dirjen Pajak. b) Faktur Pajak merupakan surat berharga dan dalam penulisannya harus benar. 2) Pembelian Barang Lokal : a) Pengadaan barang lokal berdasarkan Surat Pesanan dilengkapi dengan Faktur Pajak. b) Sedangkan untuk pembelian tunai tidak harus diliengkapi dengan Faktur Pajak. 3) PPN Masukan Tahun ini : a) Setiap pengadaan Barang Kena Pajak (BKP) / Jasa Kena Pajak (JKP) dari perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) terutang PPN 10%. b) Rekanan wajib menyerahkan Faktur Pajak Standar. c) Pembayaran kepada Rekanan sebesar harga + PPN. d) PPN dibukukan pada perkiraan 162.10 PPN Masukan Tahun Ini. e) Pada akhir bulan seluruh PPN Masukan dipindah bukukan ke KD. f) Pada awal bulan berikutnya menyampaikan laporan ke Kantor Direksi dan selambat-lambatnya tanggal 05 sudah diterima Daftar Faktur Pajak dan Faktur Pajak Standar lembar ke I 4) PPN Keluaran Tahun ini : a) Setiap penjualan atas pengadaan BKP/JKP kena PPN 10%. b) Membukukan PPN keluaran ke perkiraan 163.10 PPN Keluaran Tahun Ini. c) Pada akhir bulan memindah bukukan perkiraan 163.10 ke Kantor
54
Direksi. d) Pada awal bulan berikutnya menyampaikan laporan dan selambatlambatnya tanggal 05 sudah diterima Kantor Pusat. 11. Asuransi, meliputi : a) Cash In Transit (CIT) merupakan asuransi kerugian guna pengaman dalam pengambilan uang di Bank dari ancaman perampokan, pencurian selama dalam perjalanan. b) Cash In Save (CIS) merupakan asuransi kerugian guna melindungi uang yang disimpan di brankas bila terjadi kehilangan. c) Asuransi Kendaraan Bermotor merupakan asuransi kerugian, bila terjadi kehilangan maupun kerusakan, baik akibat kecelakaan maupun bencana alam. d) Asuransi Kebakaran Gedung dan Asuransi Stok Gula merupakan asuransi kerugian guna melindungi gedung dan hasil produksi gula. e) Personel Accident Plus (PA Plus). PA Plus merupakan asuransi jiwa yang diberikan oleh PT. Asuransi Jasa Tania kepada karyawan golongan IA – IVD yang mengalami kecelakaan dan meninggal dunia. Pembayaran premi asuransi dilakukan setahun sekali oleh Bidang Keuangan Kantor Pusat dan untuk klaim asuransi dikompilasi oleh seksi SDM melalui Kantor Pusat ke PT. Asuransi Jasa Tania.
55
D. Sumber Daya Manusia dan Umum. Pada bagian ini berkaitan erat dengan bidang Sumber Daya Manusia (SDM) yang mencakup hubungan antar karyawan dengan perusahaan dan semua urusan yang bersifat umum dalam pelaksanaan operasional usaha perusahaan. Bagian ini meliputi : 1. Urusan Pengembangan SDM. a) Perencanaan dan pengadaan sumber daya manusia : Penyediaan dan pengadaan tenaga kerja, meliputi :
56
1) Penyediaan Internal dari sumber dalam perusahaan. 2) Penyediaan Eksternal dari sumber diluar perusahaan. b) Pendidikan dan pelatihan 1) Pelatihan Wajib, meliputi pelatihan Jabatan Manajerial seperti KMPM, KMP, KMPL dan Kursus lain bagi para unsur pimpinan dan pelatihan Jabatan Teknikal seperti KLG, Kursus Masinis per stasiun dan Kursus bagi Mandor-Mandor. 2) Pelatihan Penyegaran bertujuan untuk menambah wawasan guna menunjang kelancaran pelaksanaan pekerjaan sesuai jabatannya, seperti halnya Program PED (Pengembangan Efektifitas Diri), Seminar/Workshop/Lokakarya dan In House Training. 2. Pemeliharaan sumber daya manusia a) Penempatan / Pengangkatan Karyawan. Karyawan hasil seleksi golongan I A s/d II D akan melalui masa percobaan selama 3 bulan (12 minggu) di Bagian yang akan ditempati, selajutnya diterbitkan Surat Keputusan Pengangkatannya. Sedang untuk pengangkatan karyawan golongan III A, baik dari rekrutmen internal maupun rekrutmen eksternal oleh Direksi wajib melaksanakan orientasi selama maksimum 12 (duabelas) bulan bagi karyawan yang baru diangkat dari golongan IID ke IIIA, dilaksanakan di luar bagiannya masing-masing selama 4 bulan.
b) Pemensiunan Program pensiun, meliputi : 1) Iuran Pensiun dikerjakan oleh seksi SDM setiap bulan dengan membuat Daftar Iuran Pensiun (Iuran Normal), selanjutnya dikirim ke Direksi disertai surat pengantar Administratur. 2) Pemberitahuan Masa Bebas Tugas (MBT) dan Pensiun 3. Program Asuransi. a) Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) diberikan melalui program
57
asuransi Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JK) dan Jaminan Hari Tua (JHT) kepada semua karyawan. b) Tabungan Asuransi Pesangon (TAP).diberikan oleh PT. Asuransi Jiwa Sraya atas santunan kepada karyawan kampanye apabila mencapai usia 55 tahun / cacat total tetap akibat kecelakaan kerja/meninggal dunia/berhenti sebagai karyawan kampanye. 4. Penggajian dan Sistem Imbalan Jasa a) Gaji : adalah imbalan yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau
jenis
pekerjaan
yang
besarnya
ditetapkan
berdasarkan
kesepakatan. Pembayaran gaji karyawan PG. Redjosarie : 1) Dilaksanakan setiap bulan pada tanggal 27 2) Dalam daftar gaji tercakup didalamnya : a) Gaji Pokok untuk karyawan golongan IA – IVD b) Tunjangan Khusus untuk karyawan golongan IA - IID c) Tunjangan Struktural untuk karyawan IIIA - IVD d) Tunjangan Sosial bagi karyawan IA - IVD e) Upah Lembur bagi karyawan golongan IA - IID f) Insentif kehadiran diberikan bagi karyawan golongan IA – IVD, kecuali karyawan kampanye dan Administratur/ Pejabat Puncak g) Tunjangan Ekstra Giling diberikan bagi karyawan IIIA-IVD selama musim giling, apabila akhir giling tidak lengkap 1 bulan dihitung secara proporsional h) Tunjangan Ekstra Tugas bagi karyawan golongan IIIA-IVD i) Tunjangan Fungsional diperuntukkan bagi Administratur/ Pejabat Puncak dan para Kepala Bagian. b) Santunan Sosial, terdiri : 1) Tunjangan Tetap adalah sejumlah uang yang disepakati diterima oleh karyawan sebagai tambahan penerimaan yang meliputi tunjangan khusus, tunjangan struktural, tunjangan sosial dan tunjangan fungsional.
58
2) Tunjangan Tidak Tetap adalah sejumlah penerimaan bagi karyawan selain tunjangan tetap yang meliputi : (1) Lembur merupakan kerja Insidentil berdasarkan SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur). (2) TEG (Tunjangan Extra Giling) diberikan kepada karyawan golongan IIIA s/d IVD dalam masa giling. (3) TET (Tunjangan Extra Tugas) diberikan kepada karyawan golongan IIIA s/d IVD setiap bulan sesuai ketentuan SK Direksi dengan perhitungan giling terpendek 3 bulan. (4) Biaya Pelaksanaan Tugas yang meliputi : a. Biaya Perjalanan Dinas (BPD) b. Tunjangan
Pengumandahan
merupakan
suatu
penugasan khusus kepada karyawan untuk jangka waktu tertentu (min.1 bulan dan maks.3 bulan). c.
Tunjangan Pisah Keluarga (Maks. 3 bulan).
d. Biaya Pindah merupakan mutasi antar unit kerja. e. Tunjangan
Mewakili bagi yang mewakili
tugas
Administratur / Kepala Bagian (Min. 1 bulan). f. Konpensasi Tugas untuk Karyawan golongan IIA s/d IID yang mewakili tugas golongan IIIA. g. Biaya Pendidikan merupakan pembinaan keahlian dan kejuruan karyawan. 5. Jaminan Sosial, meliputi : a) Perawatan Kesehatan bagi karyawan, pensiunan beserta batihnya sesuai ketentuan PKB (Perjanjian Kerja Bersama) dan SK Direksi, baik pelayanan kesehatan di Poliklinik PG. Redjosarie, Balai Pengobatan dan Apotek Argosarie, Rumah Sakit Perusahaan, Rumah Sakit yang ditunjuk, dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi dan laboratorium medis. b) Pakaian dinas, gula incip-incip diberikan bagi karyawan tetap
59
golongan IA s/d IVD, Karyawan Kampanye dan Honorer dan rumah dinas sesuai ketentuan SK. Direksi. c) Cuti Tahunan, Cuti Panjang, cuti haid dan cuti diluar tanggungan perusahaan, serta cuti melahirkan. d) Bonus / Imbalan Jasa bagi Karyawan Tetap golongan I-IV, Karyawan Musiman (ex-Kampanye), PKWT 12 bulan, PKWT DMG/LMG dan Karyawan Honorer, sedangkan kepada Karyawan Borongan diberi atas dasar kebijakan Direksi dengan mengacu pada hasil Keputusan RUPS PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) tentang Laporan Pengesahan Keuangan Tahun Buku, Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan SK Direksi tentang Pemberian Imbalan Jasa/Bonus berdasarkan pada jasa kerja dan prestasi kerja. e) Bantuan biaya pemondokan anak sekolah dan Insentif kehadiran diberikan bagi Karyawan golongan IA s/d IVD dan Karyawan Kampanye, kecuali Administratur. 6. Kesejahteraan Sumber Daya Manusia a) Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) diberikan pada Karyawan Tetap, Karyawan Kampanye, Karyawan PKWT 12 bulan / DMG / LMG dan Karyawan Honorer, serta kepada Karyawan Borongan diberi atas dasar kebijakan Direksi. Pemberian THR ini berdasarkan Peraturan Menaker RI, PKB dan SK Direksi tentang pemberian Tunjangan Hari Raya Keagamaan. Ketentuan THR diberikan secara proporsional apabila karyawan bekerja kurang dari 12 bulan. b) Santunan Hari Tua (SHT) Prosedure pemberian SHT meliputi : (a) Pembayaran SHT dilaksanakan dua tahap yaitu pada saat MBT sebesar 50 % dan sisanya diterima saat berhenti bekerja/pensiun. (b) Berdasarkan Surat Pemberitahuan MBT dari Direksi (golongan IIIIV) atau dari Administratur (golongan I-II), Seksi SDM membuat kasbon pembayarannya seminggu sebelum memasuki MBT. (c) Kasbon dilampiri foto copy surat pemberitahuan MBT yang
60
diparaf Staf SDM, Staf Keuangan, Kepala Bagian A.K&U dan Administratur, kemudian dibayarkan melalui Kasir bagi karyawan yang menempati Rumdin dan sudah menyerahkannya pada perusahaan (d) Sedangkan sisanya diberikan seminggu sebelum memasuki pensiun, termasuk koreksi pembayaran SHT apabila ada kenaikan gaji pokok. dengan membuat kasbon dilampiri foto copy SK Pensiun disertai perhitungan PPh dan kuintansi. (e) Pembayaran sisa SHT diberikan bersamaan dengan penyerahan SK Pensiun oleh Administratur atau Direksi bagi karyawan golongan III-IV. 7. Bantuan Kematian Bantuan Kematian diberikan bagi karyawan aktif dan pasif (pensiunan) golongan I-IV beserta batih berdasarkan Perjanjian Kerja Bersama. 8. Penghargaan Masa Kerja 20 tahun, 25 tahun, 30 tahun dan 35 tahun Penghargaan ini diberikan pada karyawan tetap golongan I-IV, baik yang pernah menjadi karyawan kampanye maupun tidak dan telah bekerja secara terus menerus tanpa terputus selama waktu penghargaan masa kerja diperoleh. 9. Pelaporan. (a) Laporan Bidang Umum (LBU) merupakan laporan bulanan yang dikirim kepada Bagian Urusan Umum Kantor Direksi yang ditanda tangani oleh RC. SDM & Umum, RC. Keuangan, Kabag A.K&U dan Administratur dengan tindasan untuk Kabid SDM, meliputi : 1) Realisasi biaya SDM dibanding biaya produksi sampai dengan. 2) Formasi Karyawan PG. Redjosarie yang meliputi formasi karyawan LMG (Luar Masa Giling) atau DMG (Dalam Masa Giling). 3) Formasi Karyawan Menurut Usia Golongan IIIA - IVD dan IAIID 4) Formasi Karyawan Menurut Pendidikan Golongan IA-IVD
61
5) Formasi Karyawan Menurut Golongan 6) Jumlah karyawan yang akan pensiun/berhenti (bulan) golongan IA-IVD dalam 5 tahun mendatang 7) Biaya gaji karyawan yang terdiri dari No. Perkiraan 51X.00 Gaji Karyawan Tetap meliputi : (a) 510
: Pimpinan dan TUK
(b) 512
: Tanaman
(c) 513
: Tebang dan Angkut
(d) 514
: Pabrik
(e) 515
: Pengolahan
(f) 516
: Eksploitasi Alat Angkutan
(g) 517
: Eksploitasi Alat Pertanian
8) Karyawan PKWT 12
bulan, PKWT Dalam Masa Giling
(DMG), Karyawan Kampanye, Borongan, Borongan Panggul Gula dan Borongan Scrap (DMG) meliputi upah dan uang lembur (bila ada). 9) Realisasi upah lembur karyawan tetap golongan IA-IID dan kampanye 10) Daftar Karyawan dengan masa kerja 20 tahun, 25 tahun, 30 tahun dan 35 tahun 11) Daftar karyawan MPP (Masa Persiapan Pensiun) dan MBT (Masa Bebas Tugas), Pensiun dan karyawan golongan IA-IVD termasuk karyawan kampanye. 12) Biaya
perawatan
kesehatan
karyawan
dan
rekapitulasi
perawatan kesehatan sesuai jenis perawatan 13) Realisasi upah karyawan PKWT, Borongan dan Honorer 14) Rekapitulasi gaji (per perkiraan) golongan IA-IVD termasuk karyawan kampanye. (b) Permintaan Modal Kerja (PMK) Bagian SDM&Umum PMK merupakan ajuan permintaan dropping dana yang dibutuhkan oleh Perusahaan untuk membiayai pengadaan aktiva dan
62
operasional. Besarnya ajuan kebutuhan dana disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan program kerja yang telah dianggarkan dalam RKAP. (c) Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) SDM dan Umum RKAP disusun saling berkaitan antara rencana kerja dan anggaran sebagai alat koordinasi agar sasaran perusahaan lebih dijamin karena semua saling menunjang, mendukung dan bekerjasama dengan baik. Sekai SDM membuat RKAP biaya gaji, tunjangan kesejahteraan dan tunjangan sosial sesuai formasi karyawan dan selanjutnya RKAP tersebut dikompilasi oleh seksi keuangan dari semua bagian di PG. Redjosarie. (d) Laporan Program Kemitraan dan Program Bila Lingkungan (PKBL) Dikerjakan oleh seksi SDM setiap bulan ke PKBL Pusat yang memuat : (1) Laporan pertanggung jawaban Dana PKBL kas/bank (2) Neraca dan Perhitungan Laba/Rugi (3) Buku kas/bank, Daftar pencocokan R/K dana PKBL, Evaluasi PKBL dan laporan bina lingkungan.
10. Sekretariat. Selain administrasi file/dossier karyawan yang merupakan bagian kearsipan pada Seksi SDM, juga terdapat sub Sekretariat yang membidangi kearsipan surat-surat. kearsipan sendiri merupakan serangkaian kegiatan pencatatan, pengumpulan surat, memo, data, surat keputusan, dokumen dan lain-lain serta penyimpanannya sebagai arsip perusahaan yang dilakukan seterusnya sebagai data dan historis perusahaan. Prosedure surat masuk, meliputi : a) Surat masuk dari pihak III atau surat dari Direksi dicatat di buku agenda surat masuk, antara lain nomor, tanggal dan perihal surat
63
serta disposisi Direksi. b) Setelah
diketahui
Administratur,
dicatat
sesuai
disposisi
Administratur dan diteruskan kepada Kepala Bagian sesuai urusan dan disposisi Administratur. Prosedure surat keluar, meliputi : a) Konseptor/petugas sekretariat mengambil nomor surat sesuai urusan surat keluar dan dicatat pada buku agenda surat keluar. b) Sekretaris/agendaris
membuat
amplop
surat
dan
dikirim
termasuk tindasannya, bila surat bersifat rahasia dikirim dengan sampul tertutup dan diberi stempel rahasia. c) Administratur mengetahui dengan paraf pada lembar arsip dan surat diteruskan pada Direksi / pihak III. E. Pembukuan a. Administrasi Pelaporan 1. Posting : Mutasi Kas / Bank : 1) Bahan / sumbar data dari Bukti Masuk dan Keluar Kas/Bank yang dilengkapi dokumen dasar yang sudah direalisir. 2) Posting dilakukan secara harian. 3) Output pertama yang dihasilkan dari kegiatan posting mutasi kas/bank adalah Lembar Pemeriksaan Kas/Bank yang dipergunakan untuk meneliti kebenaran jumlah pengeluaran
dan
penerimaan
kas/bank,
meneliti
kebenaran posting perkiraan lawan atas penerimaan dan pengeluaran kas/bank. Setelah semuanya sesuai kemudian
dicetak
untuk
dikirim
ke
Biro
Satuan
Pengawas Intern (SPI) di Kantor Pusat. 4) Pada akhir periode posting (harian), bila diperlukan bisa dilakukan proses mutasi ke dalam Kartu Buku Besar,
sehingga
dihasilkan
64
saldo
akhir
semua
perkiraan.
Saldo
akhir
harian
Kartu
Buku
Besar
perkiraan Kas dan perkiraan Bank harus cocok dengan saldo fisik Kas dan saldo Rekening Koran (RK) yang telah diterima dari Bank. Untuk pencocokan ini setiap akhir bulan, disusun Daftar Pencocokan RK dengan Bank (Rekonsiliasi Bank). Mutasi Non Kas : 1) Bahan / sumber data adalah Bukti Memorial. 2) Jenis
Bukti
Memorial
antara
lain
Penerimaan
dan
Pengeluaran Barang Gudang, Hasil Produksi, Ambil Alih R/K dan Bukti Memorial Koreksi-koreksi. 3) Posting dilakukan secara harian sesuai tanggal bukti memorial. 4) Untuk meneliti kebenaran posting Bukti Memorial yang telah dibuku,
digunakan Lembar Pemeriksaan Bukti
Memorial. 2. Rekening Koran Setiap terjadi transaksi pembebanan antar unit usaha, RK harus
dicetak
sebanyak
2
lembar
untuk
yang
asli
disampaikan kepada unit usaha terkait dan tindasan untuk Bidang Akuntansi. 3. Kartu Buku Besar Setelah
Neraca
Sisa
selesai
dibuat
dan
telah
ditandatangani oleh yang berwenang, maka yang harus dilakukan adalah mencetak semua akun buku besar, kemudian
dibuku/dibendel
untuk
arsip
sebagai
data
pendukung Neraca Sisa 4. Kartu / Buku Tambahan ( Ekstra Komtabel ) Kartu ini adalah bertujuan untuk membantu penjelasan dari Kartu Buku Besar. Kartu ini meliputi Kartu Rincian
65
Piutang, Kartu Rincian Hutang, Kartu Rincian Biaya, Kartu Persediaan bahan/barang Finansial atau KVA (Kantoor Vorraad
Administratieve)
dan
Kartu
Eksploitasi
Alat
Pengangkutan. 5. Neraca Bulanan Adalah merupakan kumpulan dari saldo akhir bulan atas perkiraan Aktiva, Hutang, Modal, Persediaan, Pendapatan dan Biaya. 6. Prognosa Laba / Rugi Prognosa
merupakan
suatu
cara
untuk
mengamati
perjalanan pelaksanaan RKAP, dengan mempertimbangkan dan menyesuaikan perubahan-perubahan yang terjadi, sehingga
dapat
diprediksi
sejauh
mana
target
yang
ditentukan dapat tercapai, pada sektor mana target yang tidak tercapai dan akhirnya bisa menentukan langkahlangkah untuk mendekatkan upaya pencapaian target 7. Laporan Manajemen merupakan laporan aktifitas dan biaya perusahaan. 8. Neraca Suplesi dan Penutup Neraca
Suplesi
dan
Penutup
dibuat
setelah
Neraca
Bulanan dari bulan Desember atau akhir tahun yang disampaikan ke Kantor Pusat. 9. Pelaporan Pelaporan disampaikan ke Kantor Pusat yang meliputi Neraca bulanan, Laporan Manajemen, Prognosa Laba/Rugi, Neraca Sisa Suplesi dan Penutup, Lembar Pemeriksaan Kas/Bank dan Memorial, serta Laporan Persediaan Bahan / Barang Gudang Triwulanan. b. Pengadaan Barang Dan Jasa : 1. Prosedur administrasi a) Kepala Bagian terkait mengajukan permintaan pembelian sesuai
66
kebutuhan riil dengan menggunakan blangko PB-24 yang diketahui Kepala A,K & U untuk mendapat persetujuan Admnistratur. b) Berdasarkan persetujuan dari Admnistratur, kemudian dilakukan proses Permintaan Penawaran Harga (PPH) kepada minimal 3 rekanan perusahaan yang dinilai mampu dan layak dapat memenuhi pengadaan barang tersebut oleh bagian pengadaan. c) Hasil Permintaan Penawaran Harga (PPH) yang telah ditandatangani oleh Tim Tender dibuatkan evaluasi penetapan pemegang tender. Tim Tender dibentuk dan ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Administratur. d) Berdasarkan referensi harga yang ada, maka dilakukan negosiasi harga kepada pemenang tender dan selanjutnya dibuatkan berita acara hasil negosiasi. e) Dari hasil evaluasi dan negosiasi, Tim Tender menyampaikan usulan pemenang tender untuk mendapatkan persetujuan Administratur. f) Apabila
peserta
yang
menyampaikan
PPH
lebih
dari
satu
Rekanan/Leperansir, maka saat pembukaan sampul PPH mengundang minimal satu Rekanan guna sebagai saksi. 2. Batasan kewenangan pengadaan. Pengadaan
barang/jasa
dapat
dilaksanakan
melalui
pembelian tunai maksimal sampai dengan nilai Rp 10 juta.
Sedangkan
yang
melalui
pemilihan
langsung
(kontrak) dengan nilai diatas Rp 15 juta yang didukung atas persetujuan Direksi. 3. Cara Pengadaan Barang Lokal Pengadaan barang melalui Surat Pesanan ( SP ) : a) Berdasarkan
persetujuan
Administratur,
maka
dibuatkan SP kepada Rekanan pemenang tender. b) Dalam SP harus memuat : (1)Jumlah barang dan spesifikasi tehnis barang yang dipesan.
67
(2)Diketahui
Kepala
Bagian
bersangkutan,
Kepala
Bagian A.K&U dan Administratur. (3)Batas waktu penyerahan pesanan barang sejak diterimanya SP Rekanan. (4)Dilengkapi kode huruf I untuk barang investasi dan huruf E untuk barang ekploitasi. Pengadaan barang secara tunai : a) Melalui penunjukan langsung baik di pasar, melalui Rekanan, maupun pihak ketiga lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan. b) Barang
bersifat
keahlian
spesifik,
khusus,
keagenan,
dan
pengadaan
pabrikan, bersifat
mendesak/tidak dapat ditunda. c) Pimpinan
PG
wajib
menetapkan
kebijaksanaan
daftar barang yang dapat dibeli secara tunai. d) Bersifat Just in Time dan langsung digunakan. e) Sesuai
permintaan
Kepala
Bagian
terkait
dan
disetujui Administratur. f) Pelaksanaan pembelian oleh urusan Pengadaan didampingi petugas bagian terkait yang meminta barang. g) Dilakukan penelitian kwalitas barang, melalui nego harga, guna memperoleh harga yang wajar dan menguntungkan perusahaan. h) Melakukan check price minimal 3 toko/Rekanan sebagai referensi untuk menilai kewajaran harga. i) Proses administrasi pencatatan penerimaan dan pemanfaatannya
harus
melalui
Laporan Harian Gudang ( LHG ). Pengadaan barang/jasa melalui tender :
68
gudang
atau
LEMBAR PEMERIKSAAN KAS/BANK
LEMBAR PEMERIKSAAN MEMORIAL
a) Dapat dilaksanakan di unit usaha melalui proses pemilihan langsung dengan mengikutsertakan minimal 3 Rekanan. b) Kepala
bagian
terkait
mengajukan
permintaan
untuk
mendapatkan persetujuan Adminiatratur. c) Pengajuan pengadaan barang/jasa tersebut dikirim kke Kantor Direksi untuk mendapat persetujuan. d) Dibentuk Tim Tender yang ditetapkan berdasarkan surat Keputusan Administratur. e) Bagian pengadaan barang/jasa membuat spesifikasi tehnis dan harga perhitungan sendiri ( HPS ). f) Untuk
pekerjaan
tehnis,
sebelum
PPH
perlu
dilakukan
Aanwijzing ( penjelasan tentang pekerjaan ) dan dibuatkan berita acara hasil pelaksanaan aanwijzing tersebut. g) Hasil pembukaan PPH dievaluasi dan mendapat persetujuan seluruh anggota Tim Tender. h) Hasil negosiasi harga dibuatkan berita acara dan ditandatangani oleh Tim Tender yang berfungsi selaku negosiator di unit usaha. i) Dibuatkan
Surat
Perintah
Kerja
(
SPK
)
atau
Perjanjian/Kontrak sesuai ketentuan.
Alur Pembukuan
Mutasi Kas
Mutasi Non Kas
- BUKTI MASUK KAS/BANK
BUKTI MEMORIAL
- BUKTI KELUAR KAS/BANK
POSTING HARIAN
69
Surat
NERACA BULANAN KARTU BUKU BESAR KARTU/BUKU TAMBAHAN
Gambar 3.2.
c. Aktiva Tetap. Pengelolaan dan pencatatan Aktiva Tetap pada prinsipnya mengacu pada Pedoman Akuntansi BUMN Perkebunan yang ditetapkan Meneg. BUMN. Standar pengelolaan dan pencatatannya meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Aktiva Tetap Berwujud. (a) Pengakuan aktiva tetap berujud sesuai kriteria yaitu memenuhi azas manfaat minimal lebih dari 1 tahun dan memenuhi azas material dengan nilai perolehan minimal sesuai ketentuan Direksi. (b)Pengadministrasian
pengakuan
aktiva
tetap
berwujud harus dicatat pada Kartu Aktiva dan dilengkapi dengan data/dokumen pendukung yang benar. (c) Jenis aktiva tetap berwujud ( Investasi baru ): Nama Perkiraan
No.Perkiraan
Masa
manfaat % Penyusutan Bangunan perusahaan 5
70
003/043
20 tahun
Mesin dan instalasi
004/044
8 tahun
Jalan dan jembatan
005/045
20 tahun
Alat pengangkutan
006/046
8 tahun
007/047
8 tahun
12,5 5
12,5 Alat pertanian 12,5 Investasi kantor/rumah
008/048
4 tahun
25 2. Aktiva Tetap Tidak Berwujud Jenis aktiva tetap tidak berujud : Nama perkiraan
No.Perkiraan
Biaya pendirian
000.00
Penelitian dan pengembangan Hak atas tanah ( HGU/HGB )
000.30 000.70
3. Prosedur perolehan aktiva tetap. a) Dianggarkan dalam RKAP tahun berjalan. b) Realisasi pengadaannya harus dimintakan ijin dan persetujuan Direksi. c) Batasan nilai dan proses pengadaan lokal aktiva tetap sesuai dengan SOP pengadaan barang/jasa. d) Proses
administrasi
pencatatan
penerimaan
dan
pemanfaatannya harus melalui gudang ( LHG ) sesuai ketentuan yang berlaku. e) Perolehan aktiva tetap melalui kontrak/borongan dalam satuan unit dan penyerahannya dilengkapi dengan berita acara. f) Setiap aktiva tetap yang dimanfaatkan diberi label yang
ditempelkan
pada
fisik
aktiva
tersebut.
Selanjutnya data tersebut dimasukkan dalam buku
71
inventarisasi aktiva. 4.
Perbaikan, Penggantian dan Penghapusan Aktiva
Tetap : a) Biaya perbaikan rutin yang bersifat mengembalikan ke
kapasitas
normal
di
buku
sebagai
biaya
eksploitasi. b) Biaya
penggatian
yang
dampaknya
dapat
meningkatkan kapasitas umur aktiva atau efisiensi operasional aktiva dibuku sebagai penambah nilai aktiva dan perlu dilakukan penyesuaian nilai buku, penyusutan dan umur manfaatnya sesuai ketentuan. c) Aktiva tetap non produktif ( aktiva bongkaran ) karena alas an yang dapat dipertanggungjawabkan untuk segera diusulkan penghapusannya kepada Direksi sesuai ketentuan dan prosedur. 5. Pelaporan Setiap
akhir
tahun
disampaikan
kepada
Bidang
Akuntansi KP Laporan posisi Aktiva Tetap dan pelaporan buku aktiva tetap tahunan dibuat sesuai program aplikasi Aktiva Tetap yang setiap waktu dapat dilakukan up date sesuai urgensi perusahaan. d. Administrasi Hasil 1. Administrasi Gula : Mutasi Pemasukan : a) Berita acara perhitungan prooduksi gula harian. b) PB 33 laporan produksi Gula dan Tetes.
Mutasi pengeluaran Gula PG dan PTR : a) Lampiran
DO/SPPB
72
(Surat
Perintah
Penyerahan
Barang) oleh Kantor Pusat/PG. b) Surat Kuasa dari pembeli kepada pemegang DO. c) Surat Pembuktian Pengeluaran Gula. d) Gula dikeluarkan sesuai situasi kondisi gudang dan stapel. e) Surat Ijin Angkut ( SIA ) f) Buku
Ekspedisi
pengeluaran
Gula
beserta
Rekapitulasi Laporan Produksi dan Pengeluaran Gula. g) DO/SPPB
Natura
10%
milik
PTR
dibuat,
ditandatangani oleh Kabag A.K&U dan Penerima Gula. Pola penjualan gula : a) Dijual Kantor Pusat ( milik PG + PTR ). b) Dijual PG ( milik PG + PTR ). c) Kontrak A karyawan. d) Natura 10% PTR. Pola kepemilikan gula : a) Milik sendiri ( PG ) Ex. TS ditambah ex. PTR dengan formula untuk rendemen dibawah 6,00 sebesar 34 %, selebihnya 30 %. b) Milik PTR Untuk rendemen dibawah
6,00
sebesar
66%
selebihnya 70%. c) Stock opname fisik secara bulanan oleh Tim Bagian AK&U dan Bagian Pengolahan setiap akhir
bulan dan
akhir tahun. d). Periode penyelesaian perhitungan gula bagi hasil PTR : (a) Periode mingguan. (b) Periode 15 harian.
73
(c) Periode 30 harian.
2. Administrasi Tetes ( Molasses ) : Buku Persediaan Tetes : Mutasi pemasukan : a) PB 33 laporan produksi gula dan tetes. b) Berita acara perhitungan produksi tetes periodic (harian/dua mingguan). c) Laporan mingguan, dua mingguan dan bulanan. Mutasi pengeluaran tetes : a) SPPB Tetes oleh Kantor Pusat berdasarkan Surat Perintah Setor (SPS) dari PG. Redjosarie. b) Surat Kuasa Pembeli kepada pihak trasportir c) SPPB Tetes dan Surat Kuasa di Fax lebih dulu oleh Pembeli ke PG untuk dikonfirmasikan ke KP oleh Pihak PG d) PB 48 Surat Pembuktian Penyerahan Tetes. e) Buku keamanan pengeluaran tetes. f) Bukti penimbangan tetes / Struk Timbangan Jiwan Utara, baik tarra maupun setelah isi. g) Berita
Acara
Penyerahan
Barang
yang
ditandatangani oleh Administratur dan Transportir sesuai masing-masing nomor SPPB. Pola penjualan tetes : a) Dijual oleh Kantor Pusat. b) Dijual Kantor Pemasaran Bersama (KPB). c) Pemakaian PASA dan dijual PG setelah mendapat persetujuan Kantor Pusat.
74
BAB IV PENUTUP
Praktek Kerja Lapangan (PKL) I di PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) Pabrik Gula Redjosarie sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh Politeknik Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Yogyakarta dan ini merupakan pemenuhan tugas dalam kalender akademik yang dilakukan pada Semester III. Selain itu, PKL I
ini ditujukan guna menambah pengetahuan penulis yang
notabene adalah sebagai karyawan dalam tugas belajar yang diadakan oleh Direksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) kelak kembali terjun ke dunia pekerjaan. Dalam pelaksanaan PKL I ini, penulis bisa lebih mengenal, mengetahui, memahami peran dan keterkaitan bagian masing-masing di pabrik gula, sistematika penyusunan administrasi, dampak tidak terpenuhinya sistematika penyusunan
administrasi,
pembentukan
sistematika
penyusunan
laporan
administrasi dan cara menyusun dan mengerjakan isi pokok laporan administrasi. Sistem operasional yang digunakan adalah Standard Operating Prosedure (SOP) yang ditetapkan Direksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) dan Pedoman Akuntansi BUMN Perkebunan yang ditetapkan Meneg. BUMN Sofyan A. Djalil tahun 2008 sebagai pedoman pelaporan dan pelaksanaan tugas perusahaan perkebunan. Pabrik Gula Redjosarie dipimpin oleh Administratur yang dibantu oleh 4 (empat) Kepala Bagian sebagai Team Work yang saling berperan dan berkaitan dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. Keterbatasan ilmu dan waktu tentu akan terdapat beberapa kekurangan dalam penulisan ini, sehingga penulis mengharapkan kritikan dan saran yang membangun dari pembaca, sehingga bisa menjadikan suatu pengalaman dan ilmu tersendiri bagi penulis. Demikian, semoga laporan ini bisa bermanfaat bagi kita sekalian. Terima kasih.
75
DAFTAR PUSTAKA I.Prabowo, Dibyo, DR. dkk, 1992. PT. Perkebunan XX (Persero) Dalam Perjalanan Waktu. Airlangga University Press, Surabaya. II.Sartono, Jusuf. Sistem Pengawasan Pabrik Gula. Aqasana Karya Bhakti, LPP Yogyakarta, 1988. III.Basri, Irwan, H, Drs,MM. Standard Operating Procedure (SOP). PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero), Surabaya, 2008. IV.PG. Redjosarie dan Pusat Penelitian Lingkungan Hidup (PPLH) Unibraw Malang. Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UPL), Magetan, 2005. V.PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero). Laporan Manajemen Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero). Surabaya, 2006. VI.Perjanjian Kerja Bersama (PKB) Periode 2008-2009. VII.Pedoman Akuntansi BUMN Perkebunan PT. Perkebunan Nusantara I – XIV (Persero) dan PT. Rajawali Nusantara Indonesia (RNI), 2008. VIII.Baridwan, Zaki. Sistem Akuntansi. Edisi Kedua, Yogyakarta, 1981. IX.Koontz, Harold. Manajemen. Edisi Kedelapan, Alih Bahasa: Erlangga, Jakarta, 1990. X.Anthony, R, N. Planning and Control System. Edisi Keenam, Boston, 1993. XI.Mulyadi, Drs, M.Sc. Sistem Akuntansi. Edisi Pertama, STIE-YKPN, Yogyakarta, 1989.
76
