Proyecto de Base de Datos Hotel La Joya

PROYECTO DE BASE DE DATOS PARA EL AREA DEL CENTRO DE CONVENCIONES DEL HOTEL “LA JOYA” S.A.C.

PLANIFICACION DE UN PROYECTO DE BASE DE DATOS I.- DATOS DE LA ORGANIZACIÓN 1.1.- Nombre de la organización. 

Hotel “La Joya” S.A.C.

1.2.- Ubicación de la organización. 

Jr. San Martin N° 1187 – Huaraz – Perú

1.3.- Representante de la organización. 

Sr. Cesar Miranda Ortiz

1.4.- Giro de negocio.   Hoteleria

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1.5.- Grupos de interés en relación al proyecto. 

Centro de convenciones del Hotel “La Joya”

  Gerencia Responsable del Área.

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1.6.- Visión y misión de la organización. MISION: Brindar un servicio de calidad que supere las expectativas de nuestros huéspedes y clientes, difundiendo y promoviendo las zonas turísticas de nuestra región contribuyendo al desarrollo económico.

VISION Ser reconocida como la empresa hotelera líder en la Región por la calidad de servicio personalizado.

1.7.- Objetivos de la organización. - Brindar un servicio de Calidad con la finalidad de obtener fidelidad del cliente. - Mantener el liderazgo de la Industria Turística. - Impulsar y fomentar las acciones de promoción de la industria turística hacia el desarrollo de la región.

- Fomentar el trabajo en equipo con otras asociaciones y organizaciones afines para lograr objetivos comunes. - Creación de una imagen positiva y el mantenimiento de una marca comercial fuerte. Aumento de los canales y formas para la promoción, participación activa en los eventos, en las ferias y exposiciones de la región.

1.8.- Organigrama de la organización.

GERENTE

SubGerente

Area de Mantenimiento

Centro de Convenciones

Area de Hotel

Area de Logistica

Marketing y Disseño

Area de Restaurante

II.- Datos del proyecto. 2.1.- Titulo del proyecto. -

Diseño e Implementación de una Base de Datos para el Centro de Convenciones del Hotel “La Joya” S.A.C.

2.2.- Objetivos del proyecto 2.2.1.- General. 

Mejorar el rendimiento de los procesos del Área del Centro de Convenciones mediante la implementación de una base de datos. 2.2.2.- Específicos.

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Disminuir la documentación en el lugar de implementación de la Base de Datos.

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Generar reportes de informes a las áreas involucradas en forma óptima. Digitalizar y Almacenar la información que se maneja dentro del área para su manipulación en el momento oportuno. Distribuir de manera más eficiente la información a todas las áreas de cada evento que este próximo a realizarse. Implementar alertas que informen la aproximación de un evento. Implementación de Backups de manera constante para evitar la pérdida y alteración de documentos. Diseñar eficiententemente la base de Datos Implementar la Base de Datos de acuerdo a los lineamientos.

2.3.- Descripción de la situación problemática, relacionada con el manejo de información. -

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Se maneja demasiada documentación física al momento de realizar los informes a las áreas involucradas en la realización de los eventos que brinda el Hotel. Riesgo de pérdida de documentos, proformas, informes, facturas, comandas, reportes, ordenes de servicios, boletas de pago debido a que se encuentran almacenados en archivadores físicos. Demora al momento de la emisión de cotizaciones, proformas debido a que se realizan manual mente Demora en la entrega de informes y documentos importantes a las áreas involucradas para la realización de un evento. Deficiente comunicación y coordinación respecto a las cotizaciones realizadas durante cada turno de los responsables del área. No hay un adecuado control de los útiles de oficina que se manejan en el área. No existe una Data de los clientes que solicitan cotizaciones. Los registros de créditos que se entrega a los clientes se maneja en hojas de cálculo, generándose un alto grado de inseguridad debido a que todos los coordinadores hacen uso de la información. La información se encuentra vulnerable a la manipulación de los responsables del área. No cuenta con la información de cumpleaños de cada trabajador del Hotel lo cual trae a la desinformación y olvido de las mismas porque esa información se requiere para fortalecer la identidad y la fidelidad de los trabajadores.

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Deficiencia en la programación de los eventos generándose que los trabajadores tengan que revisar las agendas reiteradas veces y que en algunas oportunidades ello conlleva al olvido del evento y se improvise en la realización de dicho evento.

2.4.- Justificación del proyecto del software. 2.4.1.- Tecnológica. El diseño e Implementación de la Base de Datos para el centro de convenciones del Hotel La Joya permitirá:   

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Almacenamiento ilimitado de la información. Mayor seguridad de la información debido a la creación de backups. Posibilidad de compartir información con las diferentes áreas donde estas puedan manejarla de manera oportuna. Posibilidad de otorgar privilegios a los usuarios para la manipulación de la información. Digitalización de la información lo cual permitirá un fácil y rápido acceso en un momento oportuno. 2.4.2.- Económica.

El diseño e Implementación de la Base de Datos para el centro de convenciones del Hotel La Joya permitirá:  

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Reducción de costos en la adquisición de papel y tinta. La atención al cliente será más eficiente ya que eliminara el tiempo de demora generando una mayor posibilidad de atención de más clientes. Teniendo la información actualizada se pueden minimizar los costos en la realización de los eventos.

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2.4.3.- Operativa. El diseño e Implementación de la Base de Datos para el centro de convenciones del Hotel La Joya permitirá:  

Las actividades se llevaran a cabo de una manera más rápido. Los reportes e informes se entregaran en tiempo real a las áreas involucradas del evento.

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Se evitaran problemas de descoordinación entre las diferentes áreas involucradas en la realización del evento. La emisión y entrega de facturas, boletas y créditos se realizaran en forma inmediata con los datos ingresados. Alertas oportunas de los eventos que se encuentren próximos a realizarse (Cumpleaños, Fechas Festivas, etc.)

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2.5.- Determinar la factibilidad del proyecto. 2.5.1.- Tecnológica. 2.5.2.- Económica. 2.5.3.- Operativa. 2.6.- Alcance del proyecto.