OPERATIONS DANS UN GROUPE
CLIENT MISE A JOUR
LES ACTEURS APPARTENANCE A UN GROUPE
REPONSE 1 Est-ce que les intérêts relatifs aux créances et dettes / groupe ont été calculés et comptabilisés ?
2 Obtenir les contrats ou autres justificatifs des opérations nouvelles (charges communes notamment) 3 Obtenir la confirmation des soldes ou réciprocité à la fin de l'exercice Si des états financiers sont fournis, est-ce que la situation nette est suffisant 4 Réunir les éléments probants suffisants et appropriés justifiant que les opérations réciproques sont correctement enregistrées et qu'une information pertinente est donnée dans l'annexe lorsqu'il s'agit des entreprises liées (achats, ventes, sous-traitance, frais commerciaux) Obtenir notamment le ou les tableaux de ventilation des charges communes 5 Vérifier le bien-fondé des provisions pour dépréciation des créances rattachés à des participations qui ont été comptabilisés 6 S'assurer que les abandons de créances accordés ont été autorisés par l'organe d'administration 7 En cas de sociétés situées à l' étranger, vérifier la conversion à la clôture
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES 0 TEXTE DUREE DOCUMENTS
RECOMMANDEE
RAISONS
DUREE
IMPOSANT
CONSEQUENCES
OBLIGATOIRE
LA DUREE
EVENTUELLES
LA PLUS
DU DEFAUT DE
LONGUE
CONSERVATION
1-Documents et comptables
Documents décrivant les procédures
Illimitée
Livre d'inventaire
Illimitée
Livre journal et Grand livre Livres auxilliaires ou facultatifs Registre des achats (forfaitaires) Livre de recettes forfaitaires)
10 ans 10 ans
Intérêts Documentaire
10 ans
Décret 29/11/83
a) Faillite et banqueroute b) Absence de preuve
obligation
10 ans
Code de commerce
c) Sanction fiscale rectification d'office
10 ans 10 ans
2-Pièces justificatives
Correspondance commerciale Inventaires Factures émises Factures Fournisseurs Contrats commerciaux Documents bancaires
10 ans 10 ans Obligation
10 ans
10 ans 10 ans 10 ans
Code de Commerce (art.16)
Voir a,b,c, ci-dessus
3-Documents divers
Titre de propriété Contrats de prêts Leasing
illimitée
intérêt
Art2262 et s,
Absence de preuve (code de commerce)
30 ans illimitée
documentaire
code civil
Code du travail
30 ans
Prescription pour paiement
4-Livre de paie
Livre de paie
5 ans Article L143-5
Registre des entrées et sorties du personnel
30 ans
Reçus pour solde de tout compte
30 ans
Cotisations régime Retraite complément,
5 ans
Code du Travail Article R 620-3 (Article R 154-3)
5 ans
Article 143-14
1 SEPARATION DE FONCTIONS
CLIENT MISE A JOUR
COURRIER-OUVERTURE
COURRIER-SIGNATURE
ACHATS-BON DE COMMANDE
ACHATS-BON DE RECEPTION ACHATS-VERIFICATION FACTURES
ACHATS-BONS A PAYER
ACHATS-COMPTABILITE
VENTES-BONS DE LIVRAISON
VENTES-FACTURATION VENTES-CONTRÔLE-TARIFS-CALCULS
VENTES-RELANCE
VENTES-AVOIRS
VENTES-COMPTABILITE
CAISSE-VISA DES PIECES
CAISSE-TENUE DU BROUILLARD CAISSE-DETENTION DES ESPECES
CAISSE-COMPTABILITE BANQUES-BORDEREAUX DE REMISES
BANQUES-SIGNATURES
BANQUES-COMPTABILITE PAIE-ETABLISSEMENTS BULLETINS
PAIE-LIVRE DE PAIE
PAIE-REGLEMENTS
PAIE-DECLARATIONS SOCIALES
0
LES ACTEURS SEPARATION DES FONCTIONS
REF DATE INTERVENANT
2 TENUE DE LA COMPTABILITE - JOURNAUX
CLIENT
0
MISE A JOUR
SYSTEME COMPTABLE SAISIE COMPTABLE
Nom du logiciel Editeur
REF DATE INTERVENANT N° version
SATISFAIT
NON SATISFAIT
1 - CONTROLE DE LA COHERENCE DES CUMULS ENTRE JOURNAUX-BALANCE-GRAND LIVRE 2 - TEST DE COHERENCE DES ENREGISTREMENTS ENTRE LES JOURNAUX ET LE GRAND LIVRE : - Sur quelques enregistrements - Sur les centralisations du mois de Journal de Ventes Journal d'Achat Journal de Trésorerie Journal de Caisse Journal d'OD 3 - CONTRÔLE DE LA DATATION ET DE LA NUMEROTATION CHRONOLOGIQUE DES EDITIONS 4 - CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES TRANSFERTS D'ECRITURES IMPORTES D'AUTRES LOGICIELS : Facturation Paie Indiquez s'ils sont ou non du même éditeur
OUI
5 - IMPOSSIBILITE DE MODIFIER UNE PERIODE CLOTUREE 6 - EXISTENCE D'UNE DOCUMENTATION 7 - EXISTENCE D'UNE ASSISTANCE EXTERNE 8 - EXISTENCE D'UNE PROCEDURE DE SAUVEGARDE CONCLUSION
NON
ORGANISATION DE LA COMPTABILITE
CLIENT
0
3
SYSTEME COMPTABLE
MISE A JOUR
REF DATE
VOLUMES
INTERVENANT
PERSONNEL ADMINISTRATIF
NOM
FONCTION
QUALIFICATION
SYSTEME COMPTABLE
Plan comptable spécifique Procédures formalisées Edition mensuelle de balances Possibilité récupérat fichiers ASCII Centralisation des ventes, … Périodicité Enregistrements Nombre de comptes utilisés
Traitements Compta générale
Compta. Clients
Compta Fournisseurs
Caisses et Banques
Liste des journaux utilisés (notamment en trésorerie)
MODE CLASSEMENT DES PIECES (CHRONO, ALPHA)
- Fournisseurs
Clients
- Trésorerie
OD
Conservation de documents (archivage)
SYSTEME DE PAIE
Contrôle - Convention collective - Préparation bulletins Centralisation en comptabilité
COMPTABILITE ANALYTIQUE
Contrôle - Y a-t-il une comptabilité analytique intégrée à la comptabilité générale - Sinon un rapprochement décèle-t-il un écart important ? - Quels sont les axes : familles articles, lieux, activités ? - Comment sont réparties les charges indirectes ?
?
4 ACHATS
CLIENT
0
MISE A JOUR CYCLE ACHATS-FOURNISSEURS
0 - Qui reçoit les marchandises ? Visa d'un double des bons de livraison et classement ? RECEPTION DES FACTURES
1 - Qui reçoit les factures ? 2 - Sont-elles enregistrées au courrier ? 3 - Les originaux sont-ils différenciés des duplicatas ? 4 - Qui contrôle que toutes les commandes sont livrées et facturées ENREGISTREMENT COMPTABLE
5 - Les factures sont-elles mentionnées "Original" lorsqu'elles parviennent au service comptable ? 6 - Qui contrôle les factures : - rapprochement avec la commande - contrôle des conditions (prix, éché) 7 - Sont-elles annotées du bon à payer 8 - Existe-t-il un échéancier ? 9 - La fréquence de comptabilisation Est-elle correcte ? 10 - Responsable de la tenue du journal d'achats ? 11 - Respect de la chronologie des enregistrements ? 12 - Contrôle de l'exhaustivité des enregistrements (Rapproch.courrier) 13 - La comptabilisation est-elle matérialisée sur la facture ? 14 - Les factures sont-elles correctement classées après enregistrement ? SUIVI DES COMPTES FOURNISSEURS
15 - Le service comptable connaît-il les conditions accordées par les fournisseurs ? 16 - Les contrôle-t-il ? 17 - Les factures sont-elles annotées "Payées" avec indication des modalités de paiement ? 18 - Le service comptable assure-t-il un suivi régulier des comptes fournisseur Fréquence et méthode de lettrage 19 - Responsable et méthode de recensement des factures et avoirs non parvenus ?
ORGANISATION ACHATS FOURNISSEURS REPONSE
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
5 STOCKS ET EN-COURS
CLIENT
0
MISE A JOUR
ORGANISATION STOCKS ET EN COURS
REPONSE STOCKS ET EN-COURS INFORMATIONS GENERALES 1 Nature des stocks et importance
2 3 4 5 6 7 8 9
Lieux de stockage (point de vente, rayonnages. Suivi des stocks (fichier ou cardex) Stocks appartenant à des tiers ou détenus chez des tiers Méthode de valorisation des stocks de marchandises et matières Mode d'incorporation des coûts dans les stocks de produits finis et les en-cours (frais d'approche & fabrication) Méthode de calcul des provisions pour dépréciation Protection de stocks ( dont les assurances) Autres informations (catalogues…)
GESTION
10 Suivi des niveaux de stocks 11 Contrôle de saisie de tous les mouvements dans le fichier stocks (si existence d'un inventaire permanent) 12 Périodicité et déroulement de l'inventaire physique 13 Inventaire physique effectué en conformité avec les procédures décrites 14 Analyse des écarts entre inventaire physique et inventaire permanent EVALUATION
15 Contrôle de l'application des méthodes de valorisation des stocks définies dans l'exercice 16 Analyse des marges par catégories de stocks 17 Contrôle de l'application du principe de séparation des exercices à la clôture de l'exercice 18 Contrôle du calcul de la provision pour dépréciation des stocks (selon la méthode définie en annexe)
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
6 VENTES
CLIENT MISE A JOUR
0
ORGANISATION VENTES-CLIENTS-ENCAISSEMENTS REPONSE
CYCLES CLIENTS-VENTES FACTURATION
0 - Les ventes sont-elles réalisées? - sur stock, sur commande - en gros, au détail, par agent, VRP - au comptant, à crédit 1 - Qui établit les factures ? 1-1 S'agit-il de clients au comptant ? 2 - Quel document permet de facturer 3 - Fréquence de facturation ? 4 - Existe-t-il une séquence numérique unique des factures ? 5 - Qui contrôle les factures ? - rapprochement avec le bon de livraison, de travail - contrôle des conditions tarifaires 6 - Qui contrôle que toutes les livraisons et prestations ont été facturées ? Comment et à quelle périodicité? ENREGISTREMENT COMPTABLE
7 - Contrôle arithmétique des factures 8 - La fréquence de comptabilisation est-elle correcte ? 9 - Respect de la chronologie des enregistrements ? 10 - Contrôle de l'exhaustivité des enregistrements ? 11 - La comptabilisation est-elle matérialisée sur la facture ? Comment ? 12 - Les factures sont-elles bien classées après enregistrement ? 13 - Le service comptable suit-il les conditions accordées aux clients ? 14 - Les contrôle-t-il ? 15 - Assure-t-il un suivi régulier des comptes clients ? 16 - Etablit-il une balance agée ? 17 - Informe-t-il la direction des retards de paiement ? 18 - Qui fait les relances ? 19 - Responsable et méthode de recensement des factures et avoirs à établir ?
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
7 IMMOBILISATIONS
CLIENT
0
ORGANISATION
MISE A JOUR
IMMOBILISATIONS
IMMOBILISATIONS
REPONSE
1. IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
1.1. Nature et valeur des principaux montants immobilisés 1.2. Figurent-elles à leur juste valeur ? (durée bail, concession ou loyer élevé?) 1.3. Y-a-t'il des engagements financiers pris (nantissement, franchise…) 2. IMMOBILISATIONS CORPORELLES
2.1. Nature et valeur des immobilisations les plus importantes 2.2. Méthode d'évaluation des immobilisations 2.3. Suivi des immobilisations (tableau ou fichier) 2.4. Mode de calcul des amortissements (durée, taux) 2.5. Production d'immobilisations 2.6. Protection des immobilisations (protection physique et assurances) 2.7. Financement des immobilisations (préciser les hypothèques éventuelles) 2.8. Autres informations et supports utilisés IDENTIFICATION DES CONTROLES INTERNES
2.9. Contrôle des investissements (décision devis, commande, suivi, réception) 3.0 Vérification des factures d'immobilisations (vérification des éléments, bon à payer) 3.1. Contrôle de la comptabilisation des opérations d'acquisition, de production, de cession ou de la mise au rebut d'immobilisations (imputation comptable, TVA) 3.2. Rapprochement du tableau ou fichier immobilisations avec le grand livre 3.3. Contrôle de l'application de l'amortissement au regard des règles comptables (mode, taux, prorata temporis) 3.4. Contrôle de l'affectation en comptes de charges ou immobilisations
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
8 PERSONNEL
CLIENT
0
MISE A JOUR
ORGANISATION PERSONNEL ET PAIE
REPONSE PERSONNEL-PAIE Gestion
1 2
Système de rémunérations Relevé des heures travaillées et suivi des heures supplémentaires 3 Procédure de calcul de la paie 4 Suivi RTT et repos compensateurs 5 Mode de paiement des salaires 6 Mode de détermination de la provision pour congés payés 7 Application de la convention collective: Nom / code APE 8 Comité d'entreprise, délégués du personnel, syndicats 9 Fixation et contrôle des niveaux de rémunération 10 Contrôle des données variables de de paie (heures travaillées, primes..) Comptabilisation
11 Contrôle du journal de paie et approbation 12 Rapprochement du journal de paie et de l'état des règlements 13 Analyse des comptes de personnel et des comptes des organismes sociaux 14 Rapprochements journaux de paie, grand livre et DADS/TDS 15 Analyse de validité du contrat d'intéressement (non substitution à des primes) 16 Respect des obligations légales (notion d'unité économique et sociale)
REF DATE
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF
TRESORERIE
CLIENT
9
0
MISE A JOUR
SYSTEME COMPTABLE TRESORERIE REPONSE
CYCLE TRESORERIE BANQUE
1 Qui détient la signature bancaire ? extranets bancaires et minitel
2 Qui ouvre le courrier ? 3 Est-il enregistré ? 4 Qui prépare la remise en banque Des encaissements ? 5 Quelle est la fréquence des remises en banque ? 6 Existe-t-il un suivi des n° des chèques ? Comment ? 7 Qui prépare les moyens de règlement ? 8 Les chèques annulés sont-ils agrafés à la souche ? 9 Les règlements sont-ils présentés à la signature avec les pièces justificatives ? 10 Le signataire appose-t-il son visa ? 11 La pièce justificative est-elle annotée des modalités de règlement ? 12 L'enregistrement des pièces comptables est-il matérialisé ? 13 Les états de rapprochement bancaires sont-ils établis et justifiés régulièrement ? Sont-ils visés par le chef d'entreprise ou l'expert-comptable? CAISSE
14 Le montant des opérations par caisse est-il significatif? 14 La caisse est-elle tenue par une personne indépendante du service comptable ? 15 Le solde comptable de caisse est-il régulièrement rapproché de l'encaisse physique ? 16 Les dépenses par caisse sont-elles individualisées et justifiées? DECISIONS
17 Existe-t-il des prévisions de trésorerie ?
REF DATE INTERVENANT
OBSERVATIONS ET INCIDENCES
REF