RANGKUMAN BAB 6: SISTEM PENGENDALIAN INTERN (Buku Mulyadi) 1. Definisi
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Pengendalian intern di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. 2. Tujuan sistem pengendalian intern Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi -
Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang yang telah diterapkan
-
Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi -
Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
-
Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi
c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 3. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi menjadi dua macam: a. Pengendalian intern akuntansi ( internal accounting control ), ), yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
b. Pengendalian intern administratef ( internal administrative control ), meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 4. Unsur pokok sistem pengendalian intern, adalah: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
-
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
-
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
-
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya, fungsi-fungsi yang dibentuk adalah:
-
Fungsi
gudang (merupakan
fungsi
penyimpanan):
mengajukan
permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
- Fungsi
pembelian
(merupakan
fungsi
operasi):
melaksanakan
pemesanan barang kepada pemasok
-
Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi): menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok
-
Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan): mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu utang dan mencatat
persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan biaya Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, sistem wewenang diatur sebagai berikut: 1. Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian 2. Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian 3. Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan 4. Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar
yang
dipakai
sebagai
dasar
pencatatan
terjadinya
transaksi
pembelian. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya 5. Lingkungan pengendalian ( control environment ): Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. a. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan
dan yang tidak dikerjakan) Gaya Operasional mencerminkan ide
manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan
(Filosofi
manajemen) b. Struktur Organisasi
perusahaan
dikomunikasikan
melalui
gaya
operasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi) c. Dewan Komisaris Dan Audit Komite Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris) Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk
melaksanakan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan
pengendalian
operasional perusahaan. d. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi. e. Metode Pengendalian Manajemen Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode
ini
meliputi
pengawasan
yang
efektif
(melalui
peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal. f. Kebijakan dan praktik kepegawaian Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko. g. Pengaruh Ekstern Organisasi
harus
mematuhi
aturan-aturan
yang
dikeluarkan
oleh
pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan. 6. Pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi
Rincian tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaan perusahaan: a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi: 1) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan 2) Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut: a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1) Pembatasan akses langsung terhadap karyawan 2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada: 1) Pembandingan
secara
periodik
antara
catatan
akuntansi
dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada 2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang 2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi: 1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi 2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi 3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar 4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya 5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya 6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti 7. Pengendalian Umum ( General Control )
Unsur pengendalian umum ini meliputi organisasi, prosedur, dan standar untuk perubahan
program,
pengembangan
sistem
pengolahan data. 8. Pengendalian Aplikasi ( Application Control ) Pengendalian aplikasi dapat dibagi menjadi: 1) Pengendalian preventif 2) Pengendalian detektif/ yang bersifat korektif
dan
pengoperasian
fasilitas
