PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS INVENTARIOS El planeamiento es una de las funciones de la Dirección, que consiste en tomar tomar una decisi decisión ón entr entre e varia varias s alter alternat nativa ivas, s, en relació elación n a objeti objetivos vos,, políticas políticas,, program programas as y proced procedimien imientos, tos, que se centra centra principalm principalmente ente en decisiones de existencias como el CUA!" y CUAD"# $ara esto existe una %erramienta denominada &Control Cientí'co de los (nventarios), que permite mejorar la administración y el control# $ara ara mejo mejora rarr la plane planeac ació ión n y cont contrrol de inve invent ntar ario ios s se inco incorp rpor ora a el procesamiento procesamiento de datos para la reducción de costos y tiempos, así como un m*todo cientí'co que considera tres fases+ a teoría, la aplicación y política#
Fases del planeamiento y desarrollo a) Teor eora! a! $rimero se debe entender la teoría antes de tomar decisiones# ") Apli Apli#a #a#i #i$n $n!! -e debe aplicar en base a las necesidades encontradas# #) Pol Polti ti#a #a!! (mplementar reglas y normas, así como un encargado de su ejecución#
Planeamiento de in%entarios! Consiste en estimar una inversión óptima en stoc stoc.s .s y su renov enovac ació ión, n, que que util utili/a i/a el regis egistr tro o y an0l an0lis isis is de dato datos s estadísticos# Control de in%entarios! Consiste en medir y corregir para asegurar el cumplimiento de los planes y alcan/ar los objetivos de'nidos, cuya 'nalidad es controlar las existencias o stoc.s para facilitar una adecuada renovación de inventarios con la menor inversión posible, evitando acumulaciones o agotamientos#
TEOR&AS DEL CONTROL DE INVENTARIOS En la primera fase del planeamiento y desarrollo desarrollo se debe estudiar y anali/ar tres aspectos+ Clasi'cación + 1ue controlar !ama2o !ama2o económico económico de pedido pedido + Cuanto pedir pedir 3omento a pedir + Cuando pedir
'( CLASIFICA CLASIFICACIN CIN * +,E +,E CONTROLAR CONTROLAR $ara determinar qu* controlar se debe tener en cuenta que el control que se implante no debe ser m0s costoso que el valor de lo controlado# $ara $ara esto existe el an0lisis A4C, que consiste en clasi'car las existencias de acuerdo a la importancia en movimiento y valor para la empresa# La #ate-ora A! re5ne a artículos de alto costo de adquisición y alto valor de inventario, que requieren un control de mayor esfuer/o y estricto# La #ate-ora .! 6e5ne a los artículos de menor costo, valor e importancia, que que requie quierre un cont contrrol de meno menorr esfu esfue er/o y de m0s m0s bajo bajo costo sto administrativo# La #ate-ora C! 6e5ne a los artículos de poco costo, poca inversión y poca importancia para los usuarios, que sólo merecen una simple supervisión sobre las existencias# a t*cnica del an0lisis A4C aplica los siguientes pasos+ Clasi'cación por precio unitario 7valor8 Clasi'cación por movimiento Clasi'cación por movimiento y valor Clasi'cación por valor de inventario • • • •
'(' Clasi/#a#i$n por pre#io 0nitario o %alor Es un m*todo sencillo, pero que se debe tener en cuenta cada empresa asigna diferentes precios a sus productos, en cambio para su clasi'cación los pasos son+ a8 "btener el precio unitario de cada artículo, promediando los precios de tres 5ltimos meses, como mínimo# b8 "rdenar los artículos en forma descendente, comen/ando por el precio unitario m0s alto, %asta el m0s bajo# c8 Determinar el n5mero total de artículos ordenados y efectuar la separación en categorías multiplicando el total obtenido por 9#:; para la clase A, por 9#<9 para la clase 4 y 9#=; para la clase C# $roducto $recio Cantidad Clase
3 <9 @ A
A :; :< 4
:? @ C
> :9 <9 C
4 ; :9 C
!otal =9
Clase A+ =99#:; B @ Clase 4+ =99#<9 B :< Clase C+ =99#=; B @
'(1 Clasi/#a#i$n por mo%imiento Consiste en reali/ar un ordenamiento en función a la demanda que poseen, cuyos pasos a seguir son+ a8 "btener los registros de control de inventarios entregados por el almac*n de :< meses# b8 "rdenar en forma descendente, de mayor consumo a menor consumo# c8 Determinar la cantidad de ítems que componen el total de inventarios# d8 De'nir las categorías en función de porcentajes 7A+:;, 4+<9 y C+=; o m0s8 e8 Anali/ar la categoría C para determinar el de artículos que no tienen movimiento y de'nir si se trata de artículos necesarios u obsoletos# f8 De'nir el control a aplicar para cada clase de artículos, así como el sistema de renovación#
'(2 Clasi/#a#i$n por mo%imiento y %alor Es una combinación de los dos anteriores, cuyos pasos son los siguientes+ a8 "btener el precio unitario y el total de movimiento durante :< meses# b8 3ultiplicar precio unitario por movimiento para obtener el consumo valori/ado 7C8# c8 "rdenar en forma descendente los artículos de mayor a menor C# d8 "btener los porcentajes de variedad y valor, mediante+ determinar el porcentaje de cada artículo en función del total existenteF de'nir el valor total de consumo en los :< meses mediante la suma de todos los consumos valori/ados, luego determinar qu* porcentaje corresponde a cada artículo en relación al total# e8 Acumular los porcentajes, desde el mayor a menor, cuya tabla ser0+ um# correlati va
Códig o de art#
Descri p# Abrev#
acum# De
Consu mo en unidad
$recio unitari o
Consum o valori/a
de C
acu m#
varied ad
es
do C
De C
f8 4uscar en la tabla sobre la columna de porcentaje acumulado el G9 que pertenecer0 a la clase A y @; para la clase 4 y el resto para la clase C# uego las medidas de control ser0n+ Clase A+ Control riguroso, intenso, preciso y frecuente Clase 4+ Control no muy frecuente, intenso y preciso Clase C+ Control espor0dico, cada cierto tiempo#
'(3 Clasi/#a#i$n por %alor de in%entario
Consiste en conocer el valor real de los inventarios de cada artículo existentes en los almacenes y compararlo con el consumo anual, para así evitar los sobre stoc.s# El procedimiento es el siguiente+ a8 "btener una relación de artículos almacenados y sus cantidades b8 3ultiplicar las cantidades de cada artículo por su precio unitario para obtener los valores en stoc. por artículo 7-8# c8 "rdenar los artículos de mayor a menor -# d8 -umar todos los - para encontrar el valor total de los inventarios en almac*n# e8 De'nir los porcentajes para cada clase o categoría 7A,4,CH8 f8 Calcular el porcentaje del valor de cada artículo en relación del valor total de los inventarios y acumular dic%os porcentajes %asta llegar a :99
1( TAMA4O ECONMICO DEL PEDIDO * C,ANTO PEDIR a 'nalidad es adquirir cierta cantidad que equilibre los costos de renovación y de posesión %aciendo que la adquisición sea económica al obtener el m0s bajo costo posible# En cambio existe una formula llamada &fórmula de la #antidad e#on$mi#a ) que tiene como objetivo+ 6educir al mínimo posible el nivel total de los inventarios 6educir al mínimo la incidencia de los faltantes 6educir los costos de renovación y posesión#
Tipos de #ostos rela#ionados #on los in%entarios os tipos de costos est0n relacionados con la cantidad económica 718 que &equilibra los costos de renovación y de posesión), cuya fórmula es la siguiente+
Cons0mo An0al o pron$sti#o de %entas 5A)! Es el consumo de un artículo en un a2o o su pronóstico para un a2o# Costo de Reno%a#i$n 5O)! -on los gastos variables asociados a la obtención de los materiales, pero que son independientes de la cantidad que se pida# Costos ,nitario 5C)! -on los gastos relacionados directamente con el artículo que se adquiere y su cantidad, que conforma el precio unitario de
adquisición y todos los gastos efectuados para poner el artículo en almac*n 7Ietes, aduana, etc#8# Costo de Posesi$n 5I)! -on los gastos relacionados con el espacio, manipulación, seguro, impuesto, riesgos, inversión en capital, cuidado, etc# 1ue se efect5an para mantener las existencias en almacenes#
COSTO DE FALTANTES lamado tambi*n &rotura de stoc.), es cuando no existe un determinado producto y que puede ocasionar la parali/ación de Iujos en toda la empresa 7recursos ociosos8 y que adem0s su reinicio puede ocasionar mayores costos, por lo tanto mayores costos de producción#
INVENTARIO PROMEDIO Consiste en pedir productos que tengan un comportamiento regular o promedio, cuyos m*todos de c0lculo son+
:# a mitad de la cantidad comprada 7CC8+ <# a suma del inventario inicial 7((8 m0s el inventario 'nal 7(J8, dividido entre dos# # a suma de los inventarios 'nales mensuales 7(J8, dividiendo entre el n5mero de meses considerados# ?# a suma de los inventarios iniciales 7((8 de cada mes, m0s el inventario 'nal 7(J8 del 5ltimo mes, dividiendo el resultado entre el n5mero de meses K :# !EC(CA- $A6A DE!E63(A6 CUA!" C"3$6A6 " $ED(6 a8 Cantidad Económica+ Desarrollado anteriormente b8 3*todo de tabulación+ Considera diversos n5meros de pedidos al a2o, así como costos de renovación, posesión, para el c0lculo del costo totalF donde se debe estimar el menor costo total o el m0s bajo e identi'car al n5mero de pedidos que le pertenece, así como la frecuencia de pedidos, del mismo se obtiene la cantidad económica o la cantidad a pedir# c8 3*todo gr0'co+ Consiste en %acer un gr0'co que muestre la relación de los costos de renovación y posesión para diferentes cantidades a pedir o comprar# d8 3*todo matem0tico+ -e aplica para empresas que poseen miles de artículos, cuya fórmula es la siguiente+
El n5mero de pedidos al a2o ser0+
2( MOMENTO A PEDIR * C,ANDO PEDIR STOC6 O INVENTARIO DE TRA.A7O Y DE SE8,RIDAD $ara esto se debe presente el tiempo de demora y el consumo, que por cierto tampoco es exacto#