Curso: Organização, Sistemas e Métodos Aula III (26/03/2001) (conte (conteúdo údo extraí extraído do de Organi Organizaçã zação, o, Sistem Sistemas as e Métodos Métodos - Vol I, Maria Maria Esmera Esmeralda lda Ballestero Alvarez - McGraw Hill - 1990)
1. Área de Organização, Sistemas e Métodos Até o advento de P.D., aceitava-se que o analista de O&M era uma função especializada estabelecida nas organizações para: aconselhamento na introdução de novos métodos de aministração e de trabalho, e novas estruturas organizacionais que reduzissem os cursos existentes sem impor impor esforç esforços os desnec desnecess essári ários os ou causar causar danos danos reais reais à estrut estrutura ura social social da empresa. Após o advento de P.D., a atuação de profissionais de O&M sofreu um profundo impacto - surgimento do analista de sistemas (ligado à área de P.D.), que possuindo em sua defini definição ção de função função a tarefa tarefa de introd introduzi uzitt novos novos método métodoss de trabal trabalho, ho, sempre sempre via computador, começa a avança sobre a função do analista de O&M. Por um lado o analista de O&M não fazia a mínima idéia do que o computador poderia fazer pela empresa; por outro lado, o analista de sistemas não falava a linguagem do usuário em cada área da organização. Final dos anos 80 - profissionais estão reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se falar em Organização, Sistemas e Métodos como uma só função.
2. Objetivos da Área de OSM OSM é a função de planejamento e organização que se desenvolve na construção da estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na determinação/definição dos procedimentos, rotinas ou métodos. Objetivo Básico: eliminação do inútil e supérfluo. sup érfluo. racion racionali alizaçã zação: o: uso do racioc raciocíni ínio o anaíti anaítico co e lógico lógico sem interv intervenç enção ão dos impact impactos os emocionis, emocionis, para estruturar estruturar os elementos, elementos, de tal forma que se obtenha a minimizaçã minimização o dos esforços e a maximização dos resultados.
3. Atividades Básicas da Área de OSM A variedade de trabalhos desenvolvidos pela área de OSM depende: a) porte da empresa b) complexidade do fluxo decisório c) processo produtivo utilizado d) produto final que é comercializado e) tamanho do mercado que é atingido
Os trabalhos são desenvolvidos em:
3.1 Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional a) projetar a criação, união ou eliminação de unidades e acompanhar a execução b) definir/descrever o objetivo/funções de cada uma das unidades empresariais c) divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM d) acompanhar a implantação dos trabalhos desenvolvidos pela OSM e) elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessários f) evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento
3.2 Racionalização do trabalho definir: - movimentação de documentos - fluxo de decisões dos sistemas - formulários e demais instrumentos que acompanham e complementam as soluções operacionais, administrativas/funcionais adotadas pesquisar: - novas tecnologias que possam p ossam ser utilizadas pela empresa em suas áreas - desenvolvimento interno de novas opções tecnológicas modificar: - métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas elaborar: -e acompnhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas
3.3 Controle de Sistemas - análise da viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas - elaboração de cronograma físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento - avaliação de equipamento/ferramentas à disposição
3.4 Sistemas de Informação definição e estruturação: - dos dados a nível operacional das informações transacionais - das das ativ ativid idad ades es dos dos sist sistem emas as de info inform rmaçã ação o para para inte integr graçã ação o e plan planeja ejame ment nto o das das informações gerencias - das informações informações visando visando r flexibilidade, flexibilidade, adaptabilidade adaptabilidade e respostas respostas rápidas à tomada tomada e ao apoio à decisão
3.5 Consultoria Externa a) controlar serviços prestados por terceiros à área OSM b) acompanhamento/participação nos contratos con tratos com consultores (ou analistas) externos
4. Estruturas Básicas da Área OSM onde localizar? qual organização?
Onde localizar a área de OSM? Não existe uma receita única - depende muito das relações organizacionais. Relações organizacionais classificadas em 3 categorias: a) Linha: Linha: diz que B é subordinado subordinado de linha de A quando sua principal principal função é executar ordens de A ou, então, retransmiti-las aos seus subordinados C. Assim, a área de OSM constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados a um único diretor ou superintendente ou presidente, como mostra a Figura seguinte. Presidente
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… Diretor Produção
Diretor Vendas
Diretor OSM
Diretor Adm/Fin
Vantagem - possui o mesmo poder de negociação das demais diretorias Desvantagem - tendência a priorizar os "melhores"sistemas b) Assessoria: função de aconselhamento. Não possui autoridade sobre a linha. Não pode decidir o que será efetuado e como. Aconselha na tomada de tais medidas e apenas dentro de sua área de responsabilidade. Ideal subordinação à presidência.
Presidente Assessoria OSM
Diretoria 1
Diretoria 2
Diretoria 3
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Diretoria N
Vantagens: não possui responsabilidades sobre decisões tomadas e tampouco sobre a priorização dos trabalhos desenvolvidos Desvantagens: aumento, nas áreas, da resistência a mudanças c) Funcio Funcional nal : quan quando do o asse assess ssor or possu possuii auto autori rida dade de para para dar dar orden ordenss à linh linha. a. Essa Essa autoridade se restringe unicamente à sua área de atuação e especialização
Outras organizações optam por colocar a área de OSM como subordinada ou integrante de outra área. Os casos mais usuais são: (opção centralizadora - uma área apenas fica responsável pelas atividades de OSM) Direto Diretoria ria de Apoio Apoio - em alguma algumass empres empresas, as, todas todas as áreas áreas que prestam prestam serviç serviços os à organização estão reunidas em uma única diretoria Diretoria de Planejamento - entendendo planejamento como o conjunto de atividades que orienta a empresa na consecução de seus objetivos, não apenas dizendo o que executar, mas também como utilizar os recursos disponíveis Diretoria Principal Usuária - ao se executar a análise organizacional pode-se concluir que uma determ determina inada da direto diretoria ria irá utili utilizar zar primor primordia dialme lmente nte os trabal trabalhos hos de OSM. OSM. Sua alocação, neste caso, pode ser fundamental para o objetivo empresarial. opção descentralizadora - quando é necessário obter decisões rápidas e mais próximas dos fatos, maior flexibilidade, iniciativa e melhor desenvolviemnto das tarefas e pessoas. Dificuldade: unificação das mesmas ações e critérios Analista Interno versus Externo a)usar a estrutura interna - conhecimento da cultura interna e menor tempo consumido para diagnósticos. Entretanto, pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder, difícil alocação de custos e propensão ao vício nas visões de diagnosticos b) contrat contratar ar serviç serviços os - visãoi visãoimpa mparci rcial al dos proble problemas mas,, ausênc ausência ia de favori favoritis tismo mo nas solu soluçõ ções es e fáci fácill cara caract cter eriz izaçã ação o dos dos custo custos. s. Entr Entret etant anto o conso consome me mais mais temp tempo o no diagnóstico, desconhece a cultura interna e existe o perigo de criar dependência.
Qual a Estrutura Interna da Área de OSM? fatores que influenciam a definição: a) tamanho da empresa b) amplitude e abrangência dos trabalhos c) tamanho da área em função da quantidade de pessoal alocado possíveis organizações: - analistas inficiduais (área pequena de OSM) - equipes de trabalho - força-tarefa :são definidos os vários projetos e para cada um deles é nomeado um lider, que será o responsável pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientação técnca e direção dos trabalhos -função: obedece ao critério da função exercida pelos integrantes da área; tem vantagem de liberar o encarregado da área para as atividades de relacionamento com as demais áreas.
- matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas
Diretoria OSM
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especialista tipo A
especialista tipo B
especialista tipo C
especialista tipo D
gerente projeto A
gerente projeto B
gerente projeto C
Fases de uma área de OSM fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expande suas ações, intensifica seus trabalhos, aumenta o número de participantes fase do controle: controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para os sistemas. fase da burocracia: burocracia: fase do controle levado ao extremo fase de maturidade: maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com isso abandonar o controle necessário
Profissionais da Área de OSM De acordo acordo com a formaç formação ão acadêmi acadêmica ca e experiê experiênci nciaa profi profissi ssional onal,, geralm geralmente ente são classificados em júnior, pleno e senior. Via de regra existem duas categorizações: 1) profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por outros que só executam 2) profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros não
5. Perfil do Profissional da Área de OSM objetivo: conseguir eficiência/eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação de certas certas técnic técnicas as cientí científic ficas as de redução redução de tempo, tempo, esfor esforços ços e custos custos que propic propiciam iam a maximização de resultados em todos os o s âmbitos.
A. Conhecimentos Técnicos • • • • • • • •
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planejamento estratégico controle empresarial formas de hierarquização e organinzação definição de níveis decisórios divisão e distribuição de trabalho métodos e processos produtivos sistemas de apoio à decisão e informações gerenciais estudos: de tempos e movimentos de arranjo físico e layout elaboração: análise de fluxos, rotinas e procedimentos relatórios, gráficos, diagrams e manuais emissão, simplificação e controle de formulários, relatórios e documentos estudo formas alternativas de mecanização e automação
Obs:- conhecimento técnico refere-se apenas àquele inerente à profissão de analista de OSM e não à experiência anterior do profissional em determinadas áreas (contabilidade, por exemplo). Analistas sem experiência anterior vantagens: vantagens: não apresenta apresenta vícios, vícios, tendências, tendências, manias; efetua efetua análises análises mais detalhadas; detalhadas; opiniões não tendenciosas desvantagens: desvantagens: maior tempo de aprendizado, aprendizado, desconhece desconhece a cultura cultura da empresa empresa e não tem conhecimento empírico que possa subsidiar possíveis soluções. Analistas com experiência anterior vanta vantagen gens: s: leva leva meno menoss temp tempo o para para perc perceb eber er o prob proble lema ma exist existen ente te;; já vive vivenci nciou ou o ambien ambiente te organi organizac zacion ional; al; já acumulo acumulou u uma base base de conheci conhecimen mento to empíri empírico co que o/a ajudará na busca da solução de novos problemas des desvan vantagen gens: aprese esenta nta vício cios, tendê ndências; as; mais resistente à novas tecnologias/ferramentas; tendencioso/a.
B. Características Pessoais Carac Caracte terí ríst stic icaa pess pessoa oall mais mais impor importa tant nte: e: cria criati tivid vidad adee (no (no conte context xto o da solu soluçã ção o de problemas). - pensamento dirigido - trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais
- processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudança de comportamento) - três formas alternativas dos processos mentais para solução dos problemas: raciocínio: tipo tipo de pens pensam ament ento o em que a pess pessoa oa proc procur uraa reso resolv lver er um prob proble lema ma relacionando dois ou mais aspectos da experiência passada vislumbre: insight - termo usado para descrever o fenômeno em que é apresentado um problema, seguido por um período em que não há progresso aparente para resolvê-lo e, depois, uma solução súbita. criatividade: criatividade: obtenção de solução produtiva e incomum para um problema. Distinção entre entre pensam pensament ento o conver convergen gente, te, on está está se buscan buscando do uma solução solução conhecida conhecida para para um problema e o pensamento divergente, em que se busca uma solução nova e diferente para um problema. Pensamento divergente é um tipo de pensamento criativo.
C. Papéis Exercidos pelo Analista de OSM O analista de OSM é um dos agentes de mudanças da organização. Para mudança: - perceber qual a extensão da mudança que se pretende fazer - conhecer o costume atual e as tendências naturais das pessoas envolvidas - realizar efetivamente a mudança função do analista de OSM: planejar a mudança e obter aceita'~ao ao efetuá-la. Lembrar que o ser humano é resistente à mudanças. Perg Pergun unta ta que o anal analis ista ta deve deve faze fazer: r: como como agir agir ao incor incorpor porar ar uma uma mudan mudança ça numa numa organização? Reposta depende de: tamanho e intensidade da mudança que se pretende implantar. Papéis: conquistador/ auxiliador/opositor/impositor
C. Fatores Políticos Não é apenas a qualidade técnica de um sistema que é suficiente para o seu sucesso. desenv nvol olvi vime ment nto o e impla implant ntaçã ação o de qual qualque querr sist sistem emaa reque requerr uma uma Importante: o dese compreensão das forças políticas atuantes no ambiente da empresa. tanto quanto da qualidade técnica.
