SAP Bussiness Workflow

SAP Bussiness Workflow

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Lección 1 Introducción SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementación técnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a través del Business Objects Repository (BOR). Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

Cu a n d o t i e n e s e n t i d o u s a r W o r k f l o w .

El uso de un workflow simplifica los procesos: •

Que consisten en una secuenciación de actividades. Típicamente los workflows se utilizan para automatizar procesos de autorización donde una determinada información va pasando por distintos responsables para su autorización.

•

En el que hay más de una persona implicada. Si todas las tareas del proceso son responsabilidad dela misma persona no tiene sentido diseñar un workflow.

•

Que se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo. Obviamente no es aplicable a procesos esporádicos o únicos.

•

Que requiere un alto grado de coordinación entre los distintos pasos. Cuanto más vital y complejo sea el conseguir transmitir actualmente la información de un paso a otro más beneficios nos aportará utilizar un workflow.


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V e n t a j a s d e l a u t i l i z a ci ó n d e W o r k f l o w

El workflow ha sido desarrollado con el objetivo de: •

Reducir los tiempos entre pasos en los procesos de negocio

•

Automatizar los procesos de negocio

•

Reducir costes

•

Facilitar la transmisión de responsabilidades de una persona a otra.

•

Acelerar el flujo de información

•

En la fase de diseño y construcción permite detectar los puntos débiles de los procesos para su modificación

•

Es flexible y permite adaptar fácilmente un workflow existente a cambios en el proceso que soporta

•

Permite monitorizar los tiempos de ejecución y calcular tiempos de respuesta pro tarea, responsable, y otros parámetros.

Co m o a y u d a a l o s e m p l e a d o s ?

Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox •

La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento

•

El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción

•

Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura org anizativa

Co m o a y u d a a l m a n a g em e n t ? •

Aumenta la productividad

•

Agiliza los procesos


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•

Aumenta la satisfacción de los afectados pro el proceso (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)

•

Los procesos de negocio pueden monitorizados y controlados

•

Se generan notificaciones automáticamente si se producen retrasos en alguno de los pasos de un proceso

•

Permite generar analíticas de los procesos implementados.

W o r k f l o w n o e s: •

Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos)

•

Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)

•

Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.)

•

Una transacción para secuenciar pantallas

•

Administración de datos temporales

•

Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hará)


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Lección 2 Terminología SAP Bussiness Workflow utilizan una terminología propia que es interesante conocer. Cada elemento tiene asociado un icono que lo representa en todas las herramientas de workflow del sistema SAP.

SAP Bussiness Workflow: principales elementos utilizados.

En la definición de procesos de negocio con SAP Bussiness Workflow hay cinco preguntas que es necesario realizarse:

¿En Que Or den ?

El W o r k f l o w

controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este

flujo de proceso se compone de p a s o s

. Para poder lanzar la secuencia de pasos

definida en el workflow es necesario definir que e v e n t o s

generan su activación.

Como hemos visto, la definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar


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•

Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea mas fácil de leer. Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a paso a través de contenedores ( c o n t a i n e r s ).

•

Un workflow se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él. El lanzamiento de estos eventos los realizan las transacciones de SAP R/3 en los puntos que se considera necesario. Así en le caso de un workflow para la autorización de viajes la transacción en la que se graban los gastos de viaje tiene dentro del código de grabación de los datos del viaje el lanzamiento del evento “ trip approved ” que lanza el workflow de autorización de v iajes .

•

El workflow se crean inicialmente mediante el W o r k f l o w B u i l d e r (SWDD).

¿Qué?

En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una A c t i v i d a d o T a r e a . Existen distintos tipos de tarea y actividad.

Una actividad puede ser: •

Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

•

Generación y envío de documentos

•

Toma de decisiones

•

Control de flujo


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Cada tipo de actividad/paso se representa en los gráficos del flujo del workflow con un icono distinto:

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes). En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina w o r k i t e m , y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.


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¿Co n q u e o b j e t o ?

La tareas interactúan con el sistema mediante métodos asociados aun Bussiness Object

.

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores

Los componentes de un objeto son: •

Atributos (son los campos que identifican el objeto)

•

Métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)

•

Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.)

En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow. Los tipos de objeto se crean y definen mediante el B u s i n e s s O b j e c t B u i l d e r (SWO1)

¿Quién?

Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de agentes

.

Todas las tareas r e q u i e r e n la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que p u e d e n r e c i b i r esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán. Las tareas adicionalmente pueden definirse como t a r e a s g e n e r a l e s . En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.


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Luego se definen los a g e n t e s r e s p o n s a b l e s . El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible. Los agentes responsables se determinan s i e m p r e en tiempo real mediante papeles. En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos. En la determinación de agentes juega un papel muy importante la e s t r u c t u r a o r g a n i z a t i v a de la empresa

¿Cuándo?

El lanzamiento de un workflow se produce al generarse

un evento

en el

sistema. Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta a c t i v a d a . Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por t o d o s l o s w o r k f l o w s.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes. Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos Los eventos se configuran en los tipos de objeto y p u e d e n g e n e r a r s e p o r : •

Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow)

•

Mediante documentos de cambio (Change Documents)

•

Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)


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•

Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)

•

Mediante el sistema de información logística (alertas)

•

Mediante documentos de cambio del modulo RH


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Lección 3 Tr a t a r u n m o d el o d e w o r k f l o w Para definir un modelo de workflow es necesario definir: •

Pasos

•

Disparadores de eventos

•

La interface de datos (definida en el container del workflow)

Es habitual usar un workflow ya existente en el sistema, copiarlo y a partir de él comenzar a definir nuestro propio workflow.

Es mucho más sencillo y rápido

primero buscar un workflow en el sistema similar al que queremos definir y usarlo como base. El desarrollo desde cero de un workflow, si bien es posible, requiere un esfuerzo importante de desarrollo.

Sap Easy Menu: acceso a la definición de un modelo de workflow


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Usaremos como modelo el workflow de demostración del sistema “Workflow de presentación para notificación de absentismo”. Para acceder a él usaremos la transacción P FT C_ D I S - V i s u a l i z a r .

Acceso al un modelo de workflow.

Esta transacción permite tratar cualquier tipo de objeto del entorno workflow , en particular un modelo de workflow . Cada objeto se distingue por un código, si no lo conoceos podemos buscar los workflows clasificados por componentes de aplicación.


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3 . 1 At r i b u t o s d e u n m o d e l o d e w o r k f l o w .

Entre sus información más relevantes están la documentación del mismo, la definición del c o n t a i n e r d el w o r k f l o w y los eventos desencadenates.

Atributos de un modelo de workflow

Co n t a i n er d e l w o r k f l o w .

El container de un

workflow esta compuesto por el grupo de variables que se

utilizan como interfases para llevar los datos de un paso a otro del workflow en tiempo de ejecución. Un elemento del contenedor tiene estructura de datos de tablas utilizada por los componentes definidos en el workflow. A su vez puede ser definido con una estructura de Business Object. El container se subdivide en otros de más específicos: •

E l c o n t e n e d o r d e e v e n t o s : Contiene un elemento que puede obtener una

referencia al objeto(s) a ser procesados en el workflow. Siempre contiene un elemento que pueda obtener el nombre de usuario “iniciador” del workflow actual (_WF_Initiator) •

E l c o n t e n e d o r d e w o r k f l o w : Puede tomar al iniciador del workflow desde

el contenedor de eventos (_WF_Initiator). •

E l c o n t e n e d o r d e t a r e a s : Siempre contiene un elemento que puede

obtener la referencia al objeto a ser procesado en la tarea de un solo paso respectiva (_WI_Object_ID). También puede contener un elemento que SAP Bussiness Workflow

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pueda obtener el resultado de un método de un objeto subyacente (_WI_Result). •

El c o n t e n e d o r d e m é t o d o s

•

El c o n t e n e d o r d e r o l e s ( p a p e l e s )

A c ce so a l W o r k f l o w B u i l d er .

El Workflow Builder es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow. El Workflow Builder permite definir entre otras cosas: •

Pasos

•

Disparadores de eventos

•

La interface de datos (definida en el container del workflow)

Para la definición de los pasos y su secuenciación accederemos al Workflow Builder desde el botón correspondiente.

Acceso a Workflow Builder desde un botón


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La pantalla principal de Workflow Builder se subdivide en un lado izquierdo con un resumen de los pasos definidos en el modelo y un lado derecho donde tenemos la represtación gráfica de los pasos y sus interconexiones.

Workflow Builder: Aspecto

El área de navegación permite: •

Usar el drag-and-drop para mover y cambiar el orden de los pasos.

•

Con doble-click sobre un paso accedemos a la pantalla para la definición del paso.

•

Añadir nuevos pasos, seleccionando de la lista de tipos de paso el adecuado y arrastrándolo al punto del modelo donde sea necesario introducirlo.

3.2 Definición un p aso.

La definición de un workflow está compuesta por pasos individuales. Al crear un paso, primero se debe especificar el tipo de paso. Estos pueden ser : •

Pasos que hacen referencia a las actividades de negocio: actividad, decisión de usuario, documento desde plantilla.


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•

Pasos que son usados para el monitoreo y control de procesos internos: condición, condición múltiple, loop, bucle, operación de contenedor, evento creador, espera de evento.

Cada paso es el elemento determinante de “su” bloque. Las operaciones en pasos individuales siempre conciernen a la totalidad del bloque al que pertenece. La secuencia de procesamiento de los pasos depende del resultado del paso precedente.

Workflow Builder: definición de un paso del workflow

Definir que tarea a ejecutar.

Asignar tarea al paso

Un paso habitualmente hace referencia a una tarea, la cual hace referencia a un método de un Business Object. Por lo tanto todas las características del todo del Business Object pasaran a la tarea y luego al paso. SAP Bussiness Workflow

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Con doble clic sobre el código de la tarea se accede a la definición de la misma.

Vista de Tarea: Se define el tipo de objeto y método que ejecuta.

D e f i n i c i ó n d e l p a so d e p a r á m e t r o s a l a t a r e a ( Co n t a i n e r ) .

Una vez seleccionada una tarea, automáticamente el sistema generará o propondrá los bindings entre el container del workflow y el container de la tarea (no obstante siempre conviene revisar lo que el sistema propone).


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Propuesta pasos de parámetros entre el modelo workflow y la tarea del paso (siempre variables del container)

Definir responsable

El siguiente paso es definir como se ha de determinar el responsable en tiempo de ejecución.

Asignación de responsable. Modos de determinación de responsables.


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Para determinar el responsable se pueden usar distintos métodos: •

P a p e l : Rol definido en el sistema SAP. El papel tiene definida un módulo de

función los parámetros del cual se asignan desde el container. •

El e m e n t o s o r g a n i z at i v o s d e l o r g a n i g r a m a de recursos humanos: Unidad

organizativa, función, posición, puesto de trabajo. •

U s u a r i o d e l s i s t e m a SA P

•

Expresión.

Una variable del container. Pro ejemplo WF_INITIATOR hace

referencia al usuario que ha origina el workflow.

Definir salidas del paso.

En el caso que el método que ejecutemos genere distintos resultados estos aparecerán en el cuadro de salidas y podremos colocar un texto para que queden documentados en el workflow. Cuantas mas salidas tenga el paso mas líneas de workflow se abrirán.

Salidas de un paso


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D e f i n i r e l t e x t o d e l a n o t i f i c ac i ón

También el paso puede configurarse para que cuando se termine de ejecutar el paso envíe una notificación a alguien en forma de correo electrónico. Esto se configura en el área “notificación”

Notificación de un paso

D e f i n i r co n t r o l d e t i e m p o

Luego y en el caso que corresponda podremos configurar los tiempos del paso. Es decir que al crearse un workitem los tiempos de ejecución de ese workitem podrán controlarse y tomar determinadas acciones:

Gestión de plazos


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Co n f i g u r a r u n p l a z o .

Es decir que si se cumple un plazo determinado desde que el usuario responsable recibe el workitem y no toma ninguna acción, se podrá tomar una decisión automáticamente. •

El plazo se configura teniendo en cuenta: la fecha de creación del workflow, la fecha de creación del workitem o una fecha que se agregue como una variable en el contenedor del workflow.

•

Luego se coloca el tiempo a alcanzar (el plazo)

•

Y Finalmente se define que acción tomar. O bien se envía un correo electrónico a alguien (por ejemplo un superior del responsable) o bien se puede “modelar” un subworkflow para actuar en caso de llegar al plazo.

Co n f i g u r a r f e c h a d e i n i c i o

Luego se podrá configurar una fecha de inicio mas tardío y una fecha de fin deseado.

Hemos visto las características principales de un paso tomando como modelo un o de tipo “actividad”, según el tipo de paso, algunas de las propiedades del mismo son distintas.

Ejemplo de paso de bifurcación por toma de decisión de usuario.


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Lección 4 Ej e m p l o d e w o r k f l o w Para realizar un ejemplo usaremos la transacción SWUI_DEMO que nos permite lanzar en modo test un proceso de workflow.

Acceso al iniciador de workflows para su evaluación

Simularemos el workflow “ Proceso presentación absentismo ”, este workflow presenta a partir de un formulario una parte de las funciones del SAP Business Workflow. Entre otros se visualiza un desglose de papel dinámico mediante la gestión de organización.

Selección del Workflow de prueba y lanzamiento


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La herramienta también permite acceder directamente al Bussiness WorkPlace para el seguimiento de los workitem del workflow lanzado.

1.er paso

Crear una notificación de absentismo mediante el iniciador del workflow Trate los campos nombre, centro de coste y absentismo de la notificación de absentismo y seleccione grabar.

Lanzar una petición de vacaciones

2.º paso

La notificación de absentismo se presenta al superior del iniciador para que la autorice. •

Si la autoriza, el iniciador recibe un e-mail en su Business Workplace.

•

En el caso de rechazo, el iniciador puede revisar o retirar la notificación.

El papel utilizado en este workflow de presentación para la determinación de responsable editará siempre el iniciador como resultado. De esta forma el papel utilizado en este caso dará un resultado si en la gestión de organización para el iniciador de workflow no se ha introducido ningún superior. SAP Bussiness Workflow

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Bussiness Workplace: Bandeja de entrada de workitems

Ejecución del workitem para decidir si Autorizar o No autorizar .


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