Manual de Usuario Final Módulo: AA Cod y Nom: Proceso: Ruta:
MA01 / AA_ Alta y Mantenimiento de Activos Fijos. Alta y Mantenimiento de Activos Fijos. Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear AS01- Activo fijo
Objetivo: Este manual tiene por objetivo mostrar de forma clara y sencilla la manera para dar de alta, modificar y visualizar Activos Fijos Fijos en el Sistema.
Descripción del Proceso ALTA DE ACTIVO FIJO Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción “AS01” nos presenta la siguiente pantalla (1), donde se puede dar de alta el activo: P (1).
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: 1 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Campo
Clase de Activos fijos Sociedad
Descripción
Longitud
Clave de la Clase de Activo Fijo Clave de la Sociedad
Observaciones
8
Obligatorio
4
Obligatorio Obligatori o
Para visualizar las clases de Activos que existen presione el botón a lado del campo de clase de activo fijo. En el campo “ Ctd. de activos fijos iguales”: Automáticamente el sistema propone el número 1 en este campo. Si se tienen varios activos iguales pero con diferente número de inventario, deberá de indicarse el número de activos fijos iguales, por ejemplo; 5, 8, etc. Pantalla (2) con campos registrados; P (2 )
Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón nos presenta la siguiente pantalla (3)
y posteriormente
P (3) 2 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo
Descripción
Denominación
Nombre del Activo fijo a crear
Número de Serie
Número de serie del activo
Número de Inventario Número del activo fijo como se tiene en almacén Cantidad Unidad de medida Gestión histótica
Cantidad de activos fijos a los que les corresponderá el mismo dato maestro Campo que se encuentra a lado de la cantidad Fije este indicador cuando el 3 / 20
Longitud
Observaciones
50
Obligatorio
18
Opcional
25
Opcional
13
Obligatorio
3
Obligatorio
1
Obligatorio FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Incluir Af en lista de inventarios Capitalizado el
sistema deba gestionar el activo fijo con historial Fije este indicador si quiere que el inmovilizado esté sujeto a la entrada inicial de stocks en un inventario En este campo, el sistema almacena la fecha de referencia de la primera contabilización que lleva a la capitalización del inmovilizado. La fecha capitalización es la fecha valor de un inmovilizado. Esta fecha puede indicarse manualmente al crear el registro maestro de inmovilizado. Sin embargo, esto no lleva a la capitalización del inmovilizado, sino sólo a la propuesta de esta fecha como fecha de referencia por parte del sistema al efectuarse la primera contabilización de alta.
1
Obligatorio
10
Opcional
Pantalla (4) con campos registrados;
P (4)
4 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón siguiente pestaña, se presentará la siguiente pantalla (5)
para pasar a la
P (5)
5 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo
Centro de Coste Centro Emplazamiento Matrícula del vehículo
Número de Personal
Descripción
Clave del centro de coste Clave del Centro (Unidad Organizacional de Logística) Lugar donde se asignará el activo Fijo Capture la Matrícula del Vehículo (El sistema se lo requerirá sólo para las clases de activos que lo requieran) Capture el número de la persona responsable del 6 / 20
Longitud
Observaciones
10
Obligatorio
4 10
15
8
Obligatorio Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Fondos Centro Gestor Area Funcional
activo (esto es Indispensable para la emisión de resguardos) Clave del fondo a afectar Clave del Centro Gestor responsable del activo fijo Clave del Área Funcional a afectar
10 16 16
Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Pantalla (6) con campos registrados: P (6)
Oprimir el botón hasta pasar a la pestaña siguiente pantalla (7) 7 / 20
y el sistema nos muestra la FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
P (7)
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo
Acreedor
Descripción
AF comprado nuevo
Numero y descripción del acreedor a que se compró el activo Nombre del fabricante del activo Identifica si el activo fijo se compró nuevo
Comprado 2ª mano
Indica si un activo se compró usado
Sociedad GL asosiada
Número de empresa unívoco dentro del grupo.
Fabricante
8 / 20
Longitud
Observaciones
10/ 25
Opcional
25
Opcional
1
Opcional
1
Opcional
5
Opcional FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
País Origen Activo fijo orig
Año adquis orig
Valor original Alta el
Clave del país de origen del activo En caso de que este activo hubiera correspondido a otro activo anteriormente, el sistema llena este campo automáticamente Ejercicio en el cual se ha adquirido originariamente el inmovilizado (antes de la transferencia de inmovilizados). Valor original del activo En este campo, el sistema almacena la fecha de capitalización del inmovilizado original (p.ej. un inmovilizado en curso) correspondiente a los inmovilizados (o partes de los mismos) trasladados.
3
Opcional
10
Opcional
4
Opcional
15
Opcional
10
Opcional
Pantalla (8) con campos registrados:
P (8)
9 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Oprimir el botón hasta pasar a la pestaña siguiente pantalla (9) P (9)
y el sistema nos muestra la
En la pantalla anterior se pueden ingresar ciertos campos referentes al seguro del activo en caso de existir como número de póliza, comentarios, inicio, prima, valor base, etc , estos campos son opcionales e informativos. 10 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Una vez registrados los campos necesarios, presionar varias veces el botón pasar a la pestaña de , se presentará la siguiente pantalla (10):
para
P (10)
En esta pantalla aparece el área de valoración 01 que gestiona los valores históricos, así como el área de valoración 03 que gestiona los valores de revalorización. El campo de “Vida útil”, se refiere al tiempo en años que le toma a un activo depreciarse por completo. El sistema propone una cantidad previamente determinada de años para cada clase de activos, pero este puede ser modificado si se desea. En el campo “CAmo” no modificar la clave de amortización “LINR”, la cual aparece por default. Si se llega a modificar este dato la depreciación de los valores de cada área se verá afectada para el activo fijo correspondiente. Posteriormente oprimir el botón aparecerá el siguiente mensaje
para grabar el activo. Debajo de la pantalla
Cabe señalar que el número en mención no es el mismo que el que se capturó en los datos maestros como número de inventario.
11 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
VISUALIZAR ACTIVO FIJO Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos fijos Activo fijo Visualizar Activo fijo
Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción “AS03” para visualizar el Activo fijo, nos presentará la siguiente pantalla (11): P (11)
12 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo
Activo Fijo Subnúmero
Sociedad
Descripción
Número de Activo fijo a Visualizar Clave del subnúmero del activo fijo en caso de existir Clave de la sociedad
Longitud
Observaciones
12
Obligatorio
4
Opcional
4
Obligatorio
El sistema propone visualizar el último activo tratado, si desea visualizar otro, ingrese el número de activo y la sociedad a la que corresponde. Después de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el botón , nos presentará la siguiente pantalla (12): P (12)
13 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Utilice los botones
para visualizar las diferentes pestañas.
Si desea visualizar los valores contables del activo oprimir el botón aparecerá la siguiente pantalla (13):
y
P (13) 14 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
En la pantalla anterior se muestran los valores contables del activo, en este caso no hay ningún registro ya que este activo únicamente existe como dato maestro pero contablemente no ha tenido ninguna afectación. Para conocer más de esta pantalla remítase al manual FI-AA_08_Asset Explorer. Para que el activo tenga una contabilización hay dos opciones, la primera viene del proceso de compras de activos desde el módulo de MM, por lo que al momento de verificación de factura en la compra de un activo se registra el alta contable del mismo. También hay otra forma de dar de alta contablemente el activo desde FI en la transacción “ABZON”, esto se puede utilizar por ejemplo cuando nos han donado algún activo y no viene de un procedimiento logístico de compras.
MODIFICAR ACTIVO FIJO Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Activos fijos Activo fijo Modificar Activo fijo 15 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008
Acceder a la ruta a anterior o ingresar la transacción “AS02” para modificar el Activo fijo, nos presentará la siguiente pantalla (14): P (14)
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo
Activo Fijo Subnúmero
Sociedad
Descripción
Número de Activo fijo a Modificar Clave del subnúmero del activo fijo en caso de existir Clave de la sociedad
Longitud
Observaciones
12
Obligatorio
4
Opcional
4
Obligatorio
El sistema propone el último activo tratado, si desea modificar otro, ingrese el número de activo y la sociedad a la que corresponde. Después de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el botón , nos presentará la siguiente pantalla (15):
P (15)
16 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Recuerde que únicamente podrán modificarse los campos de fondo blanco. Utilice los botones para visualizar las diferentes pestañas. Después de modificar. Cuando se modifican datos de la pestaña , el sistema da la opción de sobrescribir el dato o de guardar el historial del dato modificado, en este caso cambiaremos el centro de costos como muestra la siguiente pantalla (16):
P (16) 17 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Al cambiar el campo de “centro de costos” y oprimir el botón pantalla (17)
aparecerá la siguiente
P (17)
Si deseamos que se guarde la historia del campo modificado oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (18) 18 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
P (18)
En la pantalla anterior ingresar la fecha en la que se iniciará el nuevo intervalo de tiempo para el campo modificado como muestra la siguiente pantalla (19) P (19)
Oprimir el botón
y aparecerá la siguiente pantalla (20)
P (20)
19 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008
Esta pantalla nos muestra el historial de las fechas y datos que ha tenido registrado el activo. Oprimir el botón y aparecerá el mensaje inferior de la pantalla.
en el
EJEMPLO DE ALTA CONTABLE DE ACTIVO DESDE EL MODULO DE FI Al ingresar a la transacción “ABZON” aparecerá la siguiente pantalla (21) P (21)
Ingresar los datos del activo a dar de alta, la fecha de documento, contabilización, referencia, importe de contabilización o valor del activo, cantidad y texto como muestra la pantalla anterior, posteriormente oprimir para contabilizar. 20 / 20
FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008