NIPRO MEDICAL CORPORATION SUCURSAL BOLIVIA
MANUAL DE MANEJO SISTEMA SAP
ALMACENES
Conocimiento del sistema SAP para almacenes NIPRO MEDICAL CORPORATION SUCURSAL BOLIVIA -
Pare realizar un buen uso de sistema SAP se debe conocer bien los ítems tanto en físico como en sistema, cada producto tiene una descripción, codificación, lote, fecha de vencimiento, cantidad, ubicación y disponibilidad.
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El control control de productos en Almacenes se lo debe realizar realizar según normas de trabajo (BPA) (BPA) Buenas Prácticas de Almacenamiento o reglamentos internos.
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Debe contar con un usuario y una contraseña contraseña caso contrario contáctate con tu soporte técnico.
La empresa debe contar con Sisema SAP
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Para crear carpeta de procesos se debe realizar lo siguiente:
En el sistema SAP al ingresar con tu usuario debes dar “clic” derecho te saldrá opciones después crear una carpeta con su respectivo nombre.
1
2 Posteriormente se debe dar “clic” derecho en la carpeta y buscar la opción insertar transacción
3
4 Al ingresa la transacción (proceso) (proceso) y se creara en tu carpeta
5 NOTA: Para crear transacciones se debe tener autorización del Administrador o soporte técnico. -
El procedimiento procedimiento que se utilizaran en el sistema SAP SAP (dependiendo (dependiendo en que empresa empresa trabajes trabajes varia los procedimientos).
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Para crear ventanas adyacentes se utiliza el 1
2
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1. Cuadro de procesos. 2. Atrás, salir, cancelar. 3. Crear otra ventana.
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Finalmente se debe tener todos los respaldos necesarios para para realizar un control control total de salidas y entradas de ITEMS (mercadería) cada proceso debe ser contabilizado y registrado. Se debe realizar siempre un respaldo de cada proceso para su respectivo justificativo. cada nota de salida debe ser firmada y sellada para conformidad.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL SITEMA SAP
1.
Procedimientos para verificar la disponibilidad de productos (stock, cantidades)
2. Procedimiento para realizar una salida de Ítems (mercadería).
3. Procedimientos para realizar movimientos a disponible (a.001.a) bin to bin.
4. Procedimientos para realizar movimientos de mercadería de bodegas (disponible, dañados, caducados, cuarentena, reservados). MIGO.
5. Procedimientos para realizar la recepción de Ítems (mercadería).
6. Procedimientos de anulaciones. 1.- Anulación proceso de retroceso. 2.- Anulación por nota de devolución.
7. Consulta a procesos (historial de salidas)
8. anexos
1. Procedimientos para verificar la disponibilidad de productos (stock, cantidades)
PROCESO ZSTOCKOFF Este proceso realiza el inventario disponible de Ítems (Mercadería)
En el cuadro rojo Planta (divisiones) en Bolivia existen tres divisiones 4700 LA PAZ, 410 COCHABAMBA, 4720 SANTA CRUZ.
En el recuadro rojo Almacén se debe poner el tipo de almacén. 1000 disponible, 1005 reserva, 1010 frio, 1020 temporal, 1030 repuestos, 1040 devoluciones, 1050 muestras, 1060 caducados, 1070 rechazados, 1080 dañados, 1090 cuarentena. __________________________________________________
En el recuadro rojo material se debe anotar la codificación del ítem (mercadería) Ejemplos: AH-2138-S, aguja hipodérmica 21Gx 1 1/2 CI-2419, catéter número 24 JD-05L2138-IB, jeringa de 5cc con aguja 21Gx 1 ½ _______________________________________ Posteriormente le damos “clic” al reloj pequeño
Nos saldrá el detalle de los ítems (mercadería) iten, lote, vencimiento, ubicación, cantidad y descripcion.
2. Procedimiento para realizar una salida de Ítems (mercadería).
PROCESO VL06O (monitor de entregas de salida)
Usaremos la opción “para pickin”
Damos “clic” nos llevara a otro proceso
3
1
1 2
En el primer recuadro rojo se debe color la bodega de donde saldrá en este caso “4700”
En el segundo recuadro se deben borran todas las fechas dejar vacío los dos cuadros Posteriormente en el tercer recuadro rojo damos “clic” y nos llevara a otra ventana
Nota de envió impreso
Aquí están Notas de envió cargadas también las trasferencias, toda nota de envió y/o transferencias debe ser cargada con facturación y comercio exterior (logística). Las notas de envió son los pedidos de los vendedores con las notas de cotización, pedido de orden y nota de envió almacenes trabajara con las notas de envió. Aquí existen 2 dos opciones para procesar 1. proceso normal almacén 1000
3
2
En el primer cuadro rojo podemos dar “clic” y verificar cada nota de envió y comparar con la impresión Si todo está correcto tiqueamos en el segundo cuadro. Y posteriormente damos “clic” en el tercer cuadro nos mandara a una pequeña ventana de opciones.
Colocamos siempre “1” para realizar una salida y damos “clic”al icono de visto bueno ( ) Finalmente nos mandara a una opción de ventana para imprimir.
Colocamos “LOCL” en el cuadro rojo y nos mandara a la impresora determinada.
Lista de selección Retrocedemos hasta llegar aqui
En este 2 paso daremos “clic” a “p. confirmación” nos llevara a otra ventana
3 1
2
En el primer recuadro rojo solo colocamos la bodega 4700 En el segundo recuadro borramos fechas y después “damos clic” al icono reloj al recuadro rojo 3. Despues no
mandara a otra ventana.
2
1
En el recuadro uno marcamos (tiqueamos) Después en el recuadro 2 hay un icono damos “clic” nos mandara una ventana pequeña.
Ponemos “1” en tomar ctxt. Picking y después damos “clic”al icono de visto bueno (
)
Retrocedemos hasta llegar aqui
En este 3 paso daremos “clic” a “p. sal. Mercaderías” nos llevara a otra ventana
Colocamos 4700 y después borramos las fechas. Nos llevara a otra ventana
2 1
En el recuadro 1 marcamos (tiqueamos) Posteriormente en el cuadro 2 damos “clic” a contabilizar mercaderías. Nos llevara a una ventana.
Posteriormente en esta vent ana emergente es la fecha de salida de mercadería “Fe.mov.mcía.real” esto va con el correlativos de fechas de la facturación y después damos “clic” al icono de visto bueno (
)
Nos mandara a la impresora pre-definida, posteriormente entregar una copia facturación la nota de envió y la lista de selección para su respectiva facturación y a despachos la nota de remisión, la mercadería debe estar siempre lista para su entrega.
2. proceso variable almacén 1005,1010,1030,1050 Usaremos la opción “para pickin”
Damos “clic” nos llevara a otro proceso
1
1
Damos “clic” al icono en forma de hojas se abrirá una pequeña ventana
Buscamos la opción 4700 (dependiendo de bodega)
Damos “clic” al icono de visto bueno (
)
Damos “clic” nos llevara a otro proceso
En este 2 paso daremos “clic” a “p. sal. Mercaderías” nos llevara a otra ventana
2
1
1
En el primer recuadro rojo automáticamente saldrá la bodega, damos “clic” en el recuadro 2 nos llevara a una ventana
1. variable
2
En el primer cuadro rojo podemos dar “clic” y verificar cada nota de envió y comparar con la impresión
Si todo está correcto tiqueamos en el segundo cuadro. Y posteriormente presionamos “F9”
Tiqueamos y nos mandara a imprimir Finalmente nos mandara a una opción de ventana para imprimir.
Colocamos “LOCL” en el cuadro rojo y nos mandara a la impresora determinada.
Retrocedemos hasta llegar aqui
En este 2 paso daremos “clic” a “p. sal. Mercaderías” nos llevara a otra ventana
Colocamos 4700 y después borramos las fechas. Nos llevara a otra ventana
2 1
En el recuadro 1 marcamos (tiqueamos) Posteriormente en el cuadro 2 damos “clic” a contabilizar mercaderías. Nos llevara a una ventana.
Posteriormente en esta ventana emergente es la fecha de salida de mercadería “Fe.mov.mcía.real” esto va con el correlativos de fechas de la facturación y después damos “clic” al icono de visto bueno (
)
Nos mandara a la impresora pre definida, p osteriormente entregar una copia facturación la nota de envió y la picking para su respectiva facturación y a despachos la nota de remisión, la mercadería debe estar siempre lista para su entrega. _______________________________________________________ Para la reimpresión de la lista de selección y picking
Se debe tener en cuenta este número y usar la función LT31 - Reimpresión de pick 2
1
En el recuadro 1 llenamos con 047 y el número de la lista de selección En el cuadro dos damos “clic” nos mandara a imprimir.
3. Procedimientos para realizar movimientos a disponible (a.001.a) bin to bin. Utilizaremos el proceso LT01 - TRASFERENCIA BIN TO BIN
Antes de realizar un movimiento bin to bin debemos verificar el Stock de ITEMS (mercadería)
Proceso LT01
Se debe llenar los siguientes espacios Numero de almacén: “047” CI.Movimiento: “999” (debe ser siempre 999) Material: debe ser el ítem codificación (ej. TC.455092, JD-10L2138-IB, etc.) Cantidad: se debe colocar la cantidad de movimiento
Y en el recuadro pequeño se debe colocar la medida de unidad “C/U” Lote: se debe colocar el lote de sistema que se encuentra en el stock “SAB BACH”
Verificamos stock ____________________________________
De esta forma
Posteriormente damos presionamos “enter” nos mandara a otra ventana
NOTA. Solo se debe dar presionar un solo “enter ” caso contrario nos manda a sotcks negativos.
1
2 3
En el recuadro uno ponemos el tipo de almacenaje “047”
En el recuadro dos ponemos de el tipo de almacenamiento y la ubicación.
En el recuadro tres pones el destino de Disponible “001” y “A.001.A”
El A.001.A puede variar con el tipo de almacenaje en físico.
De esta forma Posteriormente presionamos 2 veces la tecla “enter” uno para verfic ar
Y otro para confirmar
Nos mandara una ventana de impresión detallando el movimiento de ITEMS (mercadería) Finalmente usaremos el procese de contabilizar bin to bin “LT12”
Que ya está predeterminado solo presionamos “enter” y nos mandara a otra ventana
Y finalmente damos “clic” al icono que se encuentra marcado. Contabilizado.
________________________________________________________________________
4. Procedimientos para realizar movimientos de mercadería de bodegas (disponible, dañados, caducados, cuarentena, reservados). MIGO. Usaremos el proceso “MIGO”
Se debe poner la opción “Traspaso” y la opción “Otros”
En Material colocamos el ítem (ej.: JD-05L2138-IB. AH-2138-S, etc.) En centro se coloca el centro “4700”
En almacén se coloca la clasificacion 1000, 1020, 1050, etc. Después se designa a que clasificación aremos transferencia. Presionamos “enter”.
Presionamos “enter”.
Posteriormente buscamos el SAB BACH en el stock
En el recuadro rojo se debe colocar la cantidad y la medición en unidades “C/U”
Posteriormente presionamos verificar y nos saldrá esta ventana y después damos “clic” al icono de visto bueno
( )
Finalmente presionamos “contabilizar” nos dara un mensaje de reporte contabilizado
Es un código de contabilizado 4900165824 Posteriormente usaremos el proceso “LT06”
Presionamos “enter” y nos llevara a otra ventana
Presionamos “Generar pos. OT” Y se realizara un movimien to de ubicación a Disponible “A.001.A” visto anteriormente
Ponemos en Disponible “A.001.A” damos “enter” nos llevara a otra ventana
Y finalmente presionamos contabilizar el icono Disquete
Finalmente saldrá un mensaje que ya se realizó el movimiento.
5. Procedimientos para realizar la recepción de Ítems (mercadería).
Utilizaremos la función “MIGO”
Se debe poner la opción Entrada de mercadería y entrega.
Para realizar una recepción de mercadería de otras bodegas se debe recibir una notificación por correo, teléfono o verbalmente. También se debe tener en cuenta la cantidad de ingreso en sistema con físico todo debe estar con la cantidad correcta y los lotes correctos. En caso de realizar movimientos de mercadería posterior al mes sin cerrar el sistema se debe cambiar la fecha de movimiento al último día del mes de cierre. Anotamos la nota de envió recibida
En este caso es 80056467 presionamos “enter”
Nos da un detalle de la mercadería entrante, si todo esta correcto damos en verificar
Y Posteriormente damos Contabilizar.
Si nos sale esta ventana de Error se debe realizar el movimiento Bin to bin explicado anteriormente
Usaremos el proceso “LT06”
Posteriormente presionamos “Generar pos.OT”
Le damos ubicación A.001.A explicado anteriormente Y finalmente presionamos contabilizar el icono Disquete
6. Procedimientos de anulaciones. 1.- Anulación proceso de retroceso. Primeramente debemos tener la nota de envió de anulación en este caso será 80056282 Para verificar usaremos el proceso “VL03N” visualizar entrega de salida
Llenamos el espacio con la nota de envió y presionamos “enter”
Si se verifico todo y esta correcto
Retrocedemos
Para la anulación con retroceso usaremos el proceso “VL09” Anulación de nota de remisión.
Solo llenamos el recuadro rojo con la Nota de envió posteriormente damos “clic” al icono del reloj nos llevara a otra ventana.
Marcamos y damos “clic” en anular
Confirmamos la anulación dando “clic” (
Damos “clic” (
) y anulamos.
Retrocedemos Usaremos el proceso “LT0G”
)
Ya este predominado lo cual damos “clic” al icono del reloj
Nos mostrara un detalle de los ITEMS mercadería
Marcamos y después damos “clic” en almacén retorno
Nos mandara a una ventana de impresión dependiendo del Usuario imprimir esta nota)
Actualizamos y nos saldrá un candadito en la parte derecha de la hoja Retrocedemos Ahora usaremos el proceso “LT15” anulación de pick no confirmado
En este proceso ya estará predominado solo presionamos “enter” nos llevara a otra ventana
Finalmente presionamos el icno de diskete Posterioremente de sebe verificar el ítem en el stock y hacer movimiento bin to bin
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Se debe tomar en cuenta cada nota de envió, empezar la anulación y concluir la anulación uno por uno. Al terminar de anular se debe informar a facturación o al que realiza la creación de notas de envio para su respectiva modificación, anulación, re facturación o eliminación. El proceso implica retroceder la nota de remisión, la lista de selección, la confirmación y la nota de envió. 2.- Anulación por nota de devolución. Usaremos el proceso “VL02N”
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Se debe contar con la Nota de Devolución (ej: 84001245) Las notas de Devolución son anulaciones de facturas posteriores al mes de cierre posteriores al cierre anual. En este proceso se debe contar con el respaldo necesario puesto que al hacer una anulación con nota de Devolución se debe colocar la cantidad la ubicación Y el lote. Esta devolución es con debito crédito se debe tener cuidado
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Al tener los respaldos necesarios se debe marcar un ITEM y presionamos partición de lote
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En esta parte se debe llenar con el lote (sab bach), cantidad, medida en unidad(c/u)y ubicación 1040 Al llenar todo eso presionamos contabilizar
Finalmente PRESIONAMOS en Contabilizar EM Posteriormente se debe coordinar con facturación e informar que ya se hizo la devolución y posteriormente se dará una copia sellada a facturación de la nota de devolución
8. Consulta a procesos (historial de salidas)
Usaremos el proceso VA03 visualización de pedido
Para este proceso usaremos el registro de la lista de selección y copiaremos
Presionamos “ENTER” nos saldrá un detalle completo de la mercadería
Presionamos el icono marcado del recuadro rojo
En este cuadro se saldrá el historial de cada movimiento de mercadería de cada pedido también sirve para rastreo de mercadería y para visualizar la conformidad de proceso y pedido
PROCESO VL03N
Este proceso sirve solo para visualizar la nota de envió sin modificar Colocamos en el cuadro el número de la nota de envió
Simplemente visualizamos el pedido de la nota de envió.
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Anexos
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- Todo los procesos que se utilizaran Se debe guardar en carpetas especificas cada proceso
Cualquier conflicto se debe informar al soporte técnico mediante correo o verbalmente.
