SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BANDUNG 2009
MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION)
Oleh : Faisal Kasim
1
SUBJECT PLAN : I. ICE BREAKING AND SUBJECT PLAN II. PERKEMBANGAN MICE GLOBAL, ASIA FASIFIK, ASEAN DAN INDONESIA III. KONSEP, POTENSI, RELEVANSI DAN DAMPAK BISNIS MICE IV. POSITIONING, SWOT DAN PENILAIAN, PENTING DAN KRITERIA BISNIS MICE V. DIREKTORAT KIP VI. PERBEDAAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, MANFAAT DAN PERANAN BISNIS MICE VII. STAKEHOLDER, FAKTOR DAN UKURAN BISNIS MICE VIII. MEETING PLANNER, INSENTIVE HOUSES, PCO, DAN PEO IX. IMPRESARIAT DAN EO X. PERIJINAN, PERSYARATAN DAN ORGANIGRAM BISNIS MICE XI. MEMILIH SITE DAN VENUE SERTA PERLENGKAPAN BISNIS MICE XII. MENYUSUN LAYOUT BISNIS MICE XIII. MENYUSUN AGENDA MEETING, INSENTIVE, PCO, PEO XIV. MENYUSUN ANGGARAN DAN KONTRAK BISNIS MICE XV. MENYUSUN ALAT EVALUASI DAN TUGAS BISNIS MICE UTS I. STRATEGIC DAN OPERASIONAL PLAN EVENT II. TAHAPAN PERENCANAAN EVENT III. PROSES OPERASIONALISASI EVENT IV. TAHAPAN PERENCANAAN MEETING V. TAHAPAN PERENCANAAN CONFRENCE DAN EXHIBITION VI. PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN SUATU EVENT VII. PERENCANAAN TRAVEL MART VIII. BIDDING DAN NEGOSIASI PROPOSAL EVENT IX. SPONSORSHIP EVENT X. TEKNIK MENCARI SPONSOR EVENT XI. MARKETING DAN PROMOSI EVENT XII. EVALUASI DAN REPORTING EVENT XIII. RISK MANAGEMENT EVENT UAS TUGAS
2
3
4
5
6
PROLOG
Sangat Identik dengan negara yang tidak aman, sarang teroris dan masih banyak lagi julukan yang kurang mengenakan sebagai sebuah bangsa. Travel Warning diberlakukan oleh banyak negara. Itulah salah satu keterpurukan Industri Pariwisata di Indonesia. Hanya berkutat dengan mengeksploitasi Wisatawan dengan tujuan Leisure saja, wisatawan jenis ini sangat rentan dengan isu-isu politik dan keamanan. Sungguh sangat Ironis, Indonesia yang merupakan negara dengan beragam kekayaan alam dan budaya tertinggal dengan negara tetangga seperti Malaysia dan Singapura. Malaysia dinobatkan sebagai “The world‟s Best Destination” 2007 oleh majalah Global Traveler. Kita sudah seharusnya melirik kunjungan wisatawan non-leisure, yaitu wisatawan dengan tujuan mengikuti kegiatan MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention and Exhibition)
7
PERKEMBANGAN WISATA MICE A. PERKEMBANGAN GLOBAL/INTERNATIONAL No
Jumlah Mice Berskala Internasional
No
Region
2003
Region
2003
2004
2007
Europe
234
2.191
2.309
2.227
1.660
2
Asia
605
651
675
564
530
3
North America
488
397
452
369
324
4
Latin America
270
266
198
231
189
5
Australia/Pacific
204
173
144
139
121
6
Africa
100
91
106
87
67
2004
2005
2006
2007
Latin America
1.169
831
742
1.034
895
2
North America
1.380
1.163
1.133
953
1.443
3
Australia
777
638
719
887
838
4
Africa
733
799
568
876
850
5
Asia
773
631
651
676
1.023
6
Europe
758
684
652
639
935
ICCA, 2007
2006
1
1
Sumber:
2005
Rata-rata Jumlah Peserta mice
8
PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS PENYELENGGARAAN MICE BERSKALA INTERNASIONAL RANK
NEGARA
2003
2004
2005
2006
2007
TOTAL
1
AMERIKA SERIKAT
362
292
323
275
243
1.495
2
JERMAN
263
203
193
178
152
989
3
SPANYOL
186
180
216
230
157
969
4
INGGRIS
258
179
199
192
121
949
5
PERANCIS
226
183
168
138
141
856
6
ITALIA
171
188
173
165
130
827
7
JEPANG
141
175
175
116
123
730
8
AUSTRALIA
183
147
130
121
107
688
9
BELANDA
159
135
107
122
71
594
10
KANADA
126
103
127
94
81
531
Pasar Wisata Utama Indonesia (Sumber: ICCA 2007)
9
PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS PENYELENGGARAAN MICE BERSKALA INTERNASIONAL (lanjutan) RANK
NEGARA
2003
2004
2005
2006
2007
TOTAL
18
REPUBLIK KOREA
39
91
86
63
74
353
21
R. R. CINA
66
56
62
39
77
300
24
THAILAND
55
34
68
63
47
267
25
SINGAPURA
54
48
57
76
28
263
27
MALAYSIA
29
41
60
52
55
237
34
TAIWAN
33
38
39
27
13
150
36
INDIA
19
30
31
22
24
126
38
RUSIA
12
15
29
23
18
97
39
FILIPINA
30
23
13
17
8
91
45
INDONESIA
18
15
17
11
7
68
Catatan : Indonesia menempati urutan ke 45 dari 80 destinasi utama MICE
Pasar Wisata Utama Indonesia (Sumber: ICCA 2007)
Pasar Wisata Potensial Indonesia
10
TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI WILAYAH ASIA PASIFIK
CINA, AUSTRALIA, INDIA, DAN HONG KONG : DESTINASI PALING FAVORIT. CINA : INVESTASI BESAR-BESARAN TERFOKUS PADA INTERNATIONAL MARKETING MELALUI BADAN PENGEMBANGAN PARIWISATA DENGAN SASARAN PADA PENINGKATAN INCENTIVE TOURISM DAN INDUSTRI EVENT. POIN • • • • •
PENTING YANG MENJADIKAN CINA SEBAGAI DESTINASI FAVORIT ADALAH :
SAFETY, INFRASTRUCTURE, INTERNATIONAL QUALITY OF SERVICE, CULTURAL & HISTORICAL HERITAGE, TOURIST ATTRACTIONS.
11
B. PERKEMBANGAN DI WILAYAH ASIA TENGGARA RANK 1
RANK 3
RANK 4
RANK 2 RANK 5 Sumber: ICCA (International Association of Congress and Conventions), 2007
12
TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI ASEAN ASIA TENGGARA : DESTINASI POTENSIAL DALAM WISATA INSENTIF (MALAYSIA, SINGAPURA, DAN THAILAND). BALI (INDONESIA) DAN PHUKET (THAILAND) TETAP MENJADI RESORT YANG SANGAT POTENSIAL DALAM PENYELENGGARAAN WISATA MICE, MESKIPUN KEDUANYA MENGALAMI TRAGEDI BOM DAN BENCANA TSUNAMI. NATURAL BRAND EQUITY SEBAGAI DESTINASI YANG MENGETENGAHKAN SPIRITUAL DAN BUDAYA MELATARBELAKANGI BALI SEBAGAI DESTINASI WISATA INSENTIF. KEKUATAN SINGAPURA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE FAVORIT DI ASIA TENGGARA ADALAH EKSISTENSI SINGAPORE AIRLINES MERUPAKAN MASKAPAI PENERBANGAN YANG MEMILIKI JALUR PENERBANGAN DI SELURUH DUNIA SERTA DUKUNGAN CHANGI AIRPORT SEBAGAI HUB WISATAWAN. SINGAPORE TOURISM BOARD MENARGETKAN KENAIKAN WISATA MICE RATA-RATA SEBESAR 15% PADA 10 TAHUN KE DEPAN DAN MEMILIKI KONTRIBUSI SEBESAR 35% TERHADAP PARIWISATA DI TAHUN 2015. TARGET TERSEBUT SEJALAN DENGAN TARGET KUNJUNGAN WISATAWAN SEBESAR 17 JUTA DI TAHUN 2015. THAILAND CONVENTION AND EXHIBITION BUREAU (TCEB) MENGALOKASIKAN DANA SEBESAR LEBIH DARI US$7,5 JUTA UNTUK MENINGKATKAN WISATA MICE DI THAILAND. THAILAND SANGAT CONCERN PADA PENGEMBANGAN KEAHLIAN/ PROFESIONALISME DAN PELAYANAN STAFF.
13
II. PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA 50% 41,61%
40% 30%
JUMLAH KUNJUNGAN WISMAN KE INDONESIA BERDASARKAN MAKSUD KUNJUNGAN KEGIATAN KONVENSI
20% 10% 0,46%
0,29%
0,38%
2004
2005
0,42%
0% 2003
2006
2007
ASAL WISMAN DAN LoS DALAM MELAKUKAN KEGIATAN MICE DI INDONESIA JEPANG
20,43%
9.83 hari
SINGAPURA
19,29%
3.73 hari
KORSEL
15,62%
3.33 hari
USA
14,81%
4.09 hari
MALAYSIA
13,35%
4.81 hari
Sumber: Statistical Report on Visitor Arrivals to Indonesia 2007; Passenger Exit Surveys 2007.
14
Lainnya 0,1%
Yogyakarta 14,6%
3 DESTINASI UTAMA YANG MENJADI TUJUAN WISATA MICE Bali 61,3%
Jakarta 24,0%
1. BATAM DESTINASI POTENSIAL SEBAGAI TUJUAN WISATA MICE
2. BANDUNG 3. SURABAYA 4. SEMARANG 5. MANADO
TINGKAT PARTISIPASI TERHADAP KEGIATAN MICE
15
Alasan Industri MICE sangat berkembang di era Global : •
Pertama, Karakteristik Wisatawan MICE tidak terlalu terpengaruh pada keputusan untuk bepergian, karena alasan tugas bukan pribadi. Ini sangat berbeda dengan karakteristik wisatawan Leisure yang harus berpikiran ulang untuk pergi dengan alasan keamanan atau lainnya.
•
Kedua, Wisatawan MICE adalah high level economy, lebih royal membelanjakan , 1 : 10 orang dengan wisatawan Leisure.
•
Ketiga, Length of stay wisatawan MICE relative lebih lama.
•
Keempat, Dapat menarik sejumlah wisatawan hanya dalam sekali penyelenggaraan Event tertentu.
•
Dampak Publisitas bagi Event International sangat luas, karena coverage media International, hal ini dapat digunakan untuk Pencitraan terhadap kepercayaan Dunia, bahwa Indonesia aman.
16
PENYEBAB MENURUNNYA WISATA MICE DI DUNIA : PADA TAHUN-TAHUN SELANJUTNYA JUMLAH WISATA MICE MENGALAMI PENURUNAN YANG CUKUP SIGNIFIKAN SEBAGAI AKIBAT : –
TURUNNYA PEREKONOMIAN DUNIA SECARA GENERAL AKIBAT PENGARUH KRISIS EKONOMI DUNIA YANG BERKEPANJANGAN;
–
LAMBATNYA REAKSI BEBERAPA SEKTOR DALAM MENANGKAP PELUANG; PENGEMBANGAN AKTIVITAS BISNIS;
–
PERISTIWA 11 SEPTEMBER 2001 DAN ANCAMAN TERORISME;
–
KEKHAWATIRAN AKAN ISU SARS/AVIAN FLU;
–
PERANG IRAK;
–
KETERBATASAN BUDGET YANG BANYAK DITERAPKAN PADA SEKTOR FARMASI YANG MERUPAKAN SPONSOR BESAR PENYELENGGARAAN MICE (TERUTAMA UNTUK EVENT-EVENT DI BIDANG KEDOKTERAN).
–
KRISIS FINANCIAL GLOBAL
–
GLOBAL WARMING
–
PERANG PALESTINA DAN ISRAEL
17
DAMPAK PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA PENINGKATAN CITRA INDONESIA SEBAGAI NEGARA TUJUAN YANG AMAN PENGUATAN KERJASAMA ANTAR NEGARA DAN ANTAR DAERAH MEMACU INVESTASI DI BERBAGAI BIDANG KHUSUSNYA PARIWISATA DAN PERDAGANGAN PENGUATAN INFRASTRUKTUR DI MASING-MASING DESTINASI MICE PENINGKATAN FASILITAS PENUNJANG WISATA MICE, MISAL: HOTEL, VENUE, TRANSPORTASI, DLL. MEMBUKA PENDAPATAN, LAPANGAN KERJA, DAN KEAHLIAN BAGI MASYARAKAT PELUANG PENINGKATAN PAD BAGI DAERAH
18
POTENSI BISNIS MICE DI INDONESIA : POTENSI DESTINASI 1. TOPOGRAFI : TERLETAK DI GARIS KATULISTIWA DARI SABANG SAMPAI MERAUKE ANTARA BENUA ASIA DAN AUSTRALIA. PULAU UTAMA : JAWA, SUMATERA, KALIMANTAN, SULAWESI, PAPUA, BALI DAN MALUKU 2. DEMOGRAFI : BERPENDUDUK 240 JUTA,18.110 PULAU, 370 SUKU DAN 67 BAHASA INDUK 3. MEMILIKI KEINDAHAN ALAM, KEANEKARAGAMAN BUDAYA DAN KARYA BUATAN MANUSIA 4. TERSEDIA FASILITAS FISIK DI DESTINASI PRIMER (JAKARTA, JOGJA DAN BALI) DAN SEKUNDER (BANDUNG, SEMARANG, SURABAYA, BATAM, UJUNG PANDANG, MEDAN, MANADO DAN BUKIT TINGGI) 5. BERKEMBANGNYA INVESTASI DI BIDANG MICE (COMPANY/VENUE) POTENSI PASAR 1. TAHUN 2020 FORCAST WISATAWAN DUNIA 1, 6 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK 438 JUTA. DEVISA WISATAWAN DUNIA U$ 475 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK U$ 94,7 MILYAR. 2. MENURUT ICCA (International Congress and Convention Association Amsterdam)TAHUN 2007 : 75 JUTA PESERTA CONGRESS MENGELUARKAN BIAYA SEBESAR 43 MILYAR U$ DAN MENINGKAT 25 – 30 % PER TAHUN 3. MENURUT DEPBUDPAR TAHUN 2007 RATA-RATA PERTUMBUHAN MICE ADALAH 20 % DAN PESERTA MICE 21% SEDANGKAN PENGELUARAN PER PESERTA PER HARI PER EVENT ADALAH U$ 1,700. DAN TAHUN 2005 U$ 2.500. 4. POTENSI PASAR ASIA UTARA DAN TIMUR BY AIRLINE : CHINA : 600.000 SEAT, JEPANG : 655.000 SEAT, KOREA : 247.416 SEAT, HONGKONG : 481.312 SEAT, INDIA : 31.356 SEAT DAN TAIWAN : 613.964 SEAT.
19
RELEVANSI INDONESIA TERHADAP WISATA MICE
SEBAGAI DAERAH YANG STRATEGIS DARI SISI EKONOMI DI KAWASAN ASIA TENGGARA KARENA MEMILIKI POPULASI YANG TINGGI
JUMLAH KUNJUNGAN WISATAWAN DENGAN TUJUAN MICE MENGALAMI PERKEMBANGAN YANG SANGAT SIGNIFIKAN DI TAHUN 2003
INTENSITAS PEMBANGUNAN YANG TINGGI KHUSUSNYA PADA INFRASTRUKTUR DAN SARANA PENDUKUNG DI KOTA-KOTA BESAR SEPERTI JAKARTA, BALI, BATAM YANG SANGAT MENDUKUNG KEGIATAN MICE TERMASUK PEMBANGUNAN CONVENTION MAUPUN EXHIBITION CENTER
MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA, YOGYAKARTA
BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA
KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN DLL
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT
TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS
20
KEKUATAN 1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN; 2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI; 4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH; 5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET. 6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA
KELEMAHAN PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.; TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL; MANAJEMEN DESTINASI; FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN; INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA; BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL SDM BELUM MEMADAI. PELUANG : 1. PERTUMBUHAN EKONOMI 2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA FORECAST) 3. KESIAPAN TENAGA PROFESIONAL DI DALAM NEGERI 4. KETEGANGAN DIBELAHAN DUNIA LAINNYA 5. KEANGGOTAAN PADA ORGANISASI-ORGANISASI INTERNASIONAL 21 6. BANYAK PERUSAHAAN ASING YANG BEROPERASI DI INDONESIA
KRITERIA SEBAGAI DESTINASI MICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
KETERSEDIAAN FASILITAS REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI JARAK WISATA BAGI PESERTA KUALITAS PROMOSI CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN HARGA NILAI MATA UANG CUACA KEGIATAN YANG DITAWARKAN AKSESIBILITAS
22
PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
PEMERINTAHAN AKADEMISI ASOSIASI/PROFESI NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT) PARTAI POLITIK PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL
APA YANG DICARI PASAR : 1. SECURITY 2. PRICING 3. ACCESSIBILITY 4. FRESH/NEW DESTINATION 5. INFRASTRUCTURE 6. LEISURE/CULTURAL OPTION 7. LANGUAGE 23
PEMBENTUKAN DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF & PAMERAN (KIP) 1.
UNTUK MEMPERCEPAT PENCAPAIAN VISI DAN MISI DEPBUDPAR MEMBENTUK DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN DENGAN PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA NO. PM.30/OT.001/MKP-2006 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI BUDPAR NO. PM.17/HK.001/MKP-2005 TENTANG ORG & TATA KERJA DEPBUDPAR 2. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN RUMUSAN, KEBIJAKAN, STANDAR, NORMA, KRITERIA DAN PROSEDUR SERTA PEMBERIAN BIMBINGAN TEKNIS DAN EVALUASI DI BIDANG KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN (MICE)
BAGAN ORGANISASI DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN 1. 2. 3. 4. 5.
DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN SUBBAG TU SUBDIT ASOSIASI : SEKSI ASOSIASI DALAM NEGERI DAN SEKSI ASOSIASI LUAR NEGERI SUBDIT KORPORASI : SEKSI KORPORASI DALAM NEGERI DAN SEKSI KORPORASI LUAR NEGERI SUBDIT PEMERINATH DAN NON PEMERINTAH : SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM NEGERI DAN SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH LUAR NEGERI
24
PROGRAM KERJA DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP) 2007 A. B. C.
SUBDIT ASOSIASI : BERPARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI l EBITM DAN IMEX, PENYUSUNAN DATABASE ASOSIASI DALAM DAN LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG ASOSIASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER DI INDONESIA SUBDIT KORPORASI : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI : IT & CMA, ITME DAN ICCA, PENYUSUNAN DATABASE KORPORASI DALAM & LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG KORPORASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER SUBDIT PEMERINTAH DAN NON PEMERINTAH : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI UNTUK FASILITASI BIDDING INTERNASIONAL, MENGADAKAN FORUM KONSULTASI MICE DI LUAR NEGERI, PENYUSUNAN DATABASE PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM DAN LUAR NEGERI, DUKUNGAN PADA EVENT MICE DI INDONESIA DAN WORKSHOP MICE
TUPOKSI DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP) 1. 2. 3.
DUKUNGAN EVENT DUKUNGAN BIDDING PEMBINAAN/PELATIHAN 4. SOSIALISASI 5. PILOT PROJECT 6. STUDI BANDING 7. PROMOSI MICE
25
UPAYA STRATEGIS PENGEMBANGAN MICE DI INDONESIA 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
AKTIF DAN MENINGKATKAN KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI-ASOSIASI INTERNASIONAL SEBAGAI UPAYA NETWORKING DAN MENINGKATKAN KEPERCAYAAN INTERNASIONAL TERHADAP INDONESIA USAHA LOBBYING DAN KEMUNGKINAN UNTUK BIDDING BERSAMA STAKEHOLDERS UNTUK MENJADIKAN INDONESIA SEBAGAI TEMPAT PELAKSANAAN EVENT MICE MELAKUKAN UPAYA-UPAYA DALAM RANGKA PENINGKATAN SDM SERTA KEBUTUHAN-KEBUTUHAN DALAM NEGERI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT BERSKALA INTERNASIONAL (SDM PCO, EVENT EQUIPMENT DLL) MENGEMBANGKAN LOKASI-LOKASI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT KE SEJUMLAH DESTINASI DI INDONESIA KEMUDAHAN UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT INTERNASIONAL BAIK DALAM PERIJINAN DAN PELAKSANAAN EVENTS PEMBERIAN INSENTIF INVESTASI DI BIDANG MICE (PEMBANGUNAN CONVENTION CENTER, EXHIBITION HALL) MENGACU RANCANGAN UU PENANAMAN MODAL DIHARAPKAN INVESTOR MENINGKATKAN MINATNYA UNTUK BERINVESTASI MENGUPAYAKAN SEMAKSIMAL MUNGKIN PENYELENGGARAAN EVENTS BERSKALA INTERNASIONAL DI INDONESIA, MAUPUN EVENT LOKAL DI DAERAH MENGUNDANG PAKAR DI BIDANG MICE UNTUK MENGADAKAN SEMINAR/PELATIHAN DI INDONESIA MENINGKTKAN PERAN SERTA INDUSTRI MICE DI INDONESIA MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN STAKEHOLDER BAIK DARI INSTANSI PEMERINTAH MAUPUN SWASTA MELAKUKAN PROMOSI MELALUI 2 SISI : LANGSUNG KE PASAR (DALAM BENTUK LOBBY, PRESS CONFRENCE & RELEASE, PENYEBARAN INFORMASI DLL) DAN ATAU MENGUNDANG ORGANIZER DAN PLANNERS UNTUK MELAKUKAN KUNJUNGAN EDUKASI DAN PENGENALAN KE LOKASI-LOKASI MICE DI INDONESIA UPAYA INTENSIF DENGAN MELIBATKAN MULTINASIONAL CORPORATION MAUPUN ASOSIASI PROFESI YANG MEMPUNYAI CABANG DI INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN PERTEMUAN TAHUNAN DI INDONESIA PENGENALAN INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN OUT OF COUNTRY MEETING
26
PERAN PEMERINTAH DALAM PENGEMBANGAN WISATA MICE
REVIEW SISTEM REGULASI YANG MAMPU
MENGGERAKKAN PENYELENGGARAAN EVENT;
PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN;
SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN;
PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE;
JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR;
MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;
PENGUATAN PELAYANAN PUBLIK YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN MICE;
ALOKASI PAD BAGI PEMERINTAH DAERAH UNTUK PEMBUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS PENYELENGGARAAN EVENT
KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN MICE DI NEGARA NEGARA YANG MENJADI PASAR WISATAWAN UTAMA, MISAL: SINGAPURA, AUSTRALIA, JEPANG YANG JUGA MEMILIKI KEDEKATAN DENGAN SEKTOR PERDAGANGAN DAN INVESTASI.
27
STRATEGI PENGEMBANGAN WISATA MICE
KERJA SAMA YANG KUAT ANTARA PEMERINTAH DAN SEKTOR SWASTA: REGULASI, PEMBUATAN PROGRAM, IMPLEMENTASI;
POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA;
PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI
PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN POTENSI WISATA MICE SEKUNDER;
PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE;
FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISION MAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASIORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS;
PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI, VENUE, DSB;
PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE;
PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INT’L DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH;
PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT (PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).
28
KONSEP BISNIS MICE 1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU KESEPAKANAN. 2. INCENTIF TRAVEL ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN SEBAGAI STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA. 3. CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK ORANG DALAM FORUM RESMI DIMANA MELIBATKAN TIDAK KURANG 40 ORANG UNTUK MEMBAHAS SUATU MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN FASILITAS KOMERSIAL. 4. EXHIBITION ADALAH KEGIATAN PAMERAN/PAGELARAN/PEMENTASAN/PEMAJANGAN KARYA KEPADA PUBLIK SEHINGGA DAPAT MENGAKSES KARYA TERSEBUT.
29
MENURUT SK MENTERI PARPOSTEL No.KM.108/HM.703/MMPT-91 PASAL 1 : 1. KONVENSI ADALAH SUATU KEGIATAN BERUPA PERTEMUAN SEKELOMPOK ORANG NEGARAWAN, USAHAWAN, CENDEKIAWAN UNTUK MEMBAHAS MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN BERSAMA 2. PERJALANAN INSENTIF ADALAH SUATU KEGIATAN PERJALANAN YANG DISELENGGARAKAN OLEH SUATU PERUSAHAAN UNTUK PARA KARYAWAN DAN MITRA USAHA SEBAGAI IMBALAN PENGHARGAAN ATAS PERHATIAN MEREKA DALAM KEGIATAN PENYELENGGARAAN KONVENSI YANG MEMBAHAS PERKEMBANGAN KEGIATAN PERUSAHAAN YANG BERSANGKUTAN 3. PAMERAN ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN PENYELENGGARAAN KONVENSI ATAU YANG ADA KAITANNYA DENGAN PARIWISATA MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 THN 2004 : BAHWA JASA KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI/MEETING INCENTIVE (MICE) ADALAH SATU USAHA JASA YANG SECARA KHUSUS MENYELENGGARAKAN DAN MEMPROMOSIKAN PENGELOLAAN KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI.
30
PENGERTIAN MICE MENURUT ICCA 1.
MEETING/KONVENSI : KEGIATAN DARI SEKELOMPOK ORANG/PROFESIONAL YANG DITUNJUK OLEH ORGANISASI/PERUSAHAAN UNTUK PENINGKATAN KUALITAS SDM, MENDUKUNG BISNIS YANG DIWAKILINYA MEETING : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH PESERTA DENGAN JUMLAH YANG LEBIH KECIL, LEBIH KURANG 20 – 30/40 ORANG MEETING (MENURUT UNION INT‟L ASSOCIATION) : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH 300 ORANG ATAU LEBIH, 40 % DIANTARANYA DARI LUAR NEGERI, SEKURANG-KURANGNYA DARI 5 NEGARA YANG BERBEDA
2.
KONVENSI/KONGRES : PERTEMUAN REGULER YANG DIHADIRI OLEH SEKURANG-KURANGNYA 50 ORANG SAMPAI 100 ORANG LEBIH DAN DILAKSANAKAN SEKURANG-KURANGNYA DI 3 NEGARA YANG BERBEDA
3.
INCENTIVE (TRIP) : BENTUK DARI SUATU REWARDS YANG DIBERIKAN OLEH PERUSAHAAN KEPADA KARYAWAN
4.
EXHIBITION/PAMERAN : SALAH SATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI PRODUK DAN ATAU JASA DARI SUATU BISNIS KEPADA KONSUMEN DAN CALON KONSUMEN
Sumber : ICCA, 2007
31
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM BISNIS MICE : 1. Acess and Location : Kemudahan dan Lokasi tempat event MICE 2. Expertise and Experience : keahlian dan Pengalaman Asosiasi/Penyelenggara bisnis MICE 3. Infrastructure : Inprastruktur yang ada di tempat pelaksanaan bisnis MICE 4. Industry and Government Support : Dukungan stakeholder dan pemerintah dalam bidang MICE 5. Safety and Stability : Kemanan dan stabilitas wilayah atau negara tempat pelaksanaan bisnis MICE 6. Destination Appeal : Daya taik dan keunikan dari destinasi pelaksanaan bisnis MICE 7. Competitive Pricing : Harga dan kondisi yang ditawarkan kepada peserta bisnis MICE 8. Multi Cultural Facilities : Fasilitas pendukung dalam penyelenggaran bisnis MICE 9. Climate : Kondisi cuaca atau iklim saat pelaksanaan bisnis MICE FAKTOR YANG DIPERHATIKAN SEBAGAI HOST COUNTRY DALAM BISNIS MICE 1. Faktor Politik : 2. Faktor Ekonomi dan Sosial : 3. Faktor Fasilitas dan Kemudahan : 4. Faktor Aksesibilitas : 5. Faktor Financial : 6. Faktor Masyarakat : 7. Faktor Keamanan : 8. Faktor Partnership : 32
KARAKTERISTIK BISNIS MICE : 1. JUMLAH PESERTA MICE YANG MENGHADIRINYA UMUMNYA CUKUP BESAR 2. STATUS TINGKATAN GOLONGAN DARI PESERTA BIASANYA MENENGAH KE ATAS (BUSINESSMAN) 3. BIAYA UYANG DIKELUARKAN OLEH PESERTA DAN PENYELENGGARA JAUH LEBIH BESAR. 4. MENCIPTAKAN LAPANGAN KERJA YANG BANYAK SEHINGGA MENYERAP SUMBER DAYA MANUSIA YANG BESAR 5. SEBAGAI SALAH SATU MEDIA PROMOSI YANG EFEKTIF BAGI PARIWISATA, DAERAH, DAN NEGARA 6. UMUMNYA BANYAK DILAKSANAKAN PADA SAAT LOW SEASON 7. MEMBUKA DAN MENCIPTAKAN TUJUAN WISATA MENJADI PUSAT BISNIS 8. PESERTA HAMPIR DIPASTIKAN MEMBAWA SPONSOR
TUJUAN BISNIS MICE : TUKAR MENUKAR INFORMASI, SALING BELAJAR, MEMECAHKAN MASALAH, MEMPERLUAS WAWASAN, MENANGGULANGI KONFLIK, MENDISKUSIKAN MASA DEPAN, ALASAN BISNIS KOMERSIAL DAN EKONOMI, ALASAN SENI BUDAYA, SOSIAL DAN AGAMA DAN MAKSUD KEPENTINGAN BERSAMA
33
MANFAAT BISNIS MICE : 1. Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa 2. Expenditure lebih besar 3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia 4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping 5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb. 6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga. 7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season. 8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of business activity. PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL : 1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE (Meeting, Incentive, Convention and Exhibition) 2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE 3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel 4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru
34
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE : 1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ? 2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ? 3. Di mana lokasi nya ? 4. Apakah ada undangan resmi ? 5. Musim apa ? 6. Faktor Penghalang ? 7. Apakah masuk dalam Calender of events ?
UKURAN BISNIS MICE BERDASARKAN JUMLAH PESERTA : 1. UKURAN KECIL : 20 – 25 ORANG 2. UKURAN SEDANG : 25 – 200 ORANG 3. UKURAN BESAR : 200 – 20.000
SKALA BISNIS MICE BERDASARKAN LOKASI : 1. MICE LOKAL 2. MICE DAERAH 3. MICE NASIONAL 4. MICE REGIONAL 5. MICE INTERNATIONAL 35
STAKEHOLDER BISNIS MICE :
1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC 2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC 3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH. 4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC 5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC 6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC 7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE, EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC 8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC 9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAFÉ, PUB, CATERING ETC 10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC 11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION 12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC
36
PERBEDAAN MICE DAN IMPRESARIAT : MICE ADALAH SUATU KEGIATAN KEPARIWISATAAN YANG AKTIVITASNYA MERUPAKAN PERPADUAN ANTARA LEISURE DAN BISNIS YANG MELIBATKAN SEKELOMPOK ORANG SECARA BERSAMA-SAMA. IMPRESARIAT ADALAH SUATU KEGIATAN PENYELENGGARAAN HIBURAN BAIK YANG MERUPAKAN MENDATANGKAN, MENGIRIMKAN MAUPUN MENGEMBALIKANNYA SERTA MENENTUKAN TEMPAT, WAKTU DAN JENIS HIBURAN DAN OLAHRAGA. CORE : MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION) – IMPRESARIAT (SPORT AND ENTERTAINMENT) PESERTA : MICE (BUSINESSMAN, SCIENTIFIC, OFFICIAL) – IMPRESARIAT (ARTIS, ATHLETIK DAN ENTERTAINER) PENGELOLA : MICE (MEETING PLANNER, INCENTIVE HOUSES, PCO, PEO) – IMPRESARIAT (EVENT ORGANIZER)
PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS TRAVEL : BISNIS TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN BISNIS YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT PERTEMUAN DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBAHAS SESUATU SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU. LEISURE TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN WISATA YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT ATRAKSI/DESTINASI DENGAN TUJUAN UNTUK BERWISATA SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU
37
MATRIKS PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS :
ASPECTS
LEISURE
BUSINESS
WHO PAY
THE TORUSIT
The Travellers employer or association
WHO DECIDES ON THE DESTINATION
THE TOURIST
The organizer of the meeting/incentive trip/confrence exhibition
DURING CLASSIC HOLIDAY PERIOD AND AT THE WEEKEND
All year round Monday to Friday
Holidays usually booked a few months in advance, short breaks a few days
Some business trip must be made at very short notice
WHO TRAVELS
Anyone with the necessary spare time and money
Those whose work require them to travel or members of assosiation
WHAT KINDS OF DESTINATION ARE USED
All kinds : coastal, city, mountain and country side location
center of cities in Industries
WHEN DO TRIP TAKE PLACE LEAD TIME
countries
38
PENGERTIAN MEETING PLANNER : IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING. MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER : 1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER FUNGSI MEETING PLANNER : 1. MEMBENTUK DAN MENCIPTAKAN RENCANA PERTEMUAN DAN MATERI YANG DIBUTUHKAN 2. MEMILIH VENUE/RUANG PERTEMUAN 3. NEGOSIASI FASILITAS YANG DIBUTUHKAN 4. MERENCANAKAN HARGA JUAL DAN BIAYA PERMODALAN 5. MELAKUKAN RESERVASI AKOMODASI JIKA DIPERLUKAN 6. MEMASTIKAN TRANSPORTASI 7. MENYIAPKAN ACARA PERTEMUAN 8. MENYIAPKAN BUKU PANDUAN PERTEMUAN DAN FASILITAS PANGGUNG 9. MENYIAPKAN PROSEDUR PENDAFTARAN 10. MENGATUR RUANG PENDUKUNG YANG AKAN DIGUNAKAN 39
11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN 12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN 13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT 14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT 15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA 16. MENGATUR PAMERAN 17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN 18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL 19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN 20. MENIAPKAN HIBURAN UNTUK PESERTA/PANITIA 21. MENJADWALKAN PUBLIKASI DAN PROMOSI 22. MENCIPTAKAN ACARA KHUSUS UNTUK TAMU DAN KELUARGA 23. MEMPRODUKSI DAN MENCETAK MATERI EVENT 24. MENYEBARKAN UCAPAN TERIMA KASIH 25. MENGADAKAN EVALUASI/PERTANGGUNGJAWABAN
40
PENGERTIAN INCENTIVE HOUSES :
Incentive House adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah JENIS INCENTIVE HOUSES : 1. Full Service Incentive House : 2. Travel Fulfillment Company : MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN : 1. Mendorng semangat 2. Menurunkan pemborsan 3. Mencapai target penjualan 4. meningkatkan pembelian
41
PENGERTIAN PCO : adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989). JENIS PCO : Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan mementingkan keuntungan In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak mendapat keuntungan atau merugi. PERANAN PCO :
1. Sebagai promotor 2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien. 3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence 4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam. 42
PENGERTIAN PEO : adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989) TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO : 1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran 2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran 3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas 4. Bekerjasama dengan serikat pekerja 5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran 6. Mengelola kegiatan pameran 7. Kegiatan setelah pameran berakhir
43
PENGERTIAN IMPRESARIAT 1.
2.
3.
Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan. Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi, olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing Sumber : KEP.228/MEN/2008 Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.
Kegiatan usaha jasa impresariat meliputi : a. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan olahragawan Indonesia yang melakukan pertunjukan di dalam dan atau di luar negeri; b. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan olahragawan asing yang melakukan pertunjukan di Indonesia; c. Pengurusan dokumen perjalanan, akomodasi, transportasi bagi artis, seniman dan olahragawan yang akan mengadakan pertun-jukan hiburan; dan d. Penyelenggaraan kegiatan promosi dan publikasi pertunjukan
44
Kewajiban Badan usaha jasa impresariat : a. Melestarikan seni budaya Indonesia; b. Memperhatikan nilai-nilai agama, adat istiadat, pandangan dan nilainilai yang hidup dalam masyarakat, serta mencegah pelanggaran kesusilaan dan ketertiban umum; dan c. Mengurus perizinan yang diperlukan bagi penyelenggaraan pertunjukan hiburan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Badan usaha jasa impresariat bertanggung jawab atas : Keutuhan pertunjukan dan kepentingan artis, seniman dan atau olahragawan yang melakukan pertunjukan hiburan yang diselenggarakan badan usaha tersebut
45
Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro „Klmpling” susen, adalah usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan EO Bermula dari unsur Needs and Wants. Tim Work. Memadukan unsur Edukatif, Entertaiment (Edutaiment). Acara yang ditangani EO : 1. Acara Ulang Tahun 2. Pameran 3. Perlombaan 4. Wedding Party 5. Seminar, Talk Show dan Diskusi 6. Festival Band 7. Outound Training 8. Promo Perusahaan 9. Konser Musik Internasional 46
PERIJINAN BISNIS MICE : ACARA (Kepala Kepolisian Republik Indonesia Up. Kepala Dinas Intelijen dan Pengamanan Kepolisian, Direktur Jendral Pariwisata, Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Depatemen Luar Negeri, Kepala BAKIN, Kepala B.I.A, KAPOLDA Metro Jaya) PESERTA (Departemen Pertahanan dan Keamanan c.q. Asisten Intelijen dan Badan Koordinasi Intelijen Negara, Depatemen Luar Negeri c.q. Direktorat Pengamanan Hubungan Luar negeri) BARANG (Kejaksaan Agung Republik Indonesia untuk : Barang cetakan, Film, dan Bahan Audio Visual Lainnya, Departemen keuangan c.q. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai : Alat-alat peraga dan perlengkapan lainnya yang akan di re export serta bahan-bahan promsi yang dibagi-bagikan dan Badan Penerangan di bawah kementerian Informasi untuk Film keperluan promosi selama keegiatan MICE.) DAN LAINNYA (Departemen Perdagangan Republik Indonesia : Penyelenggaraan Pameran Internasional, Pemerintah Daerah Setempat Pemasangan poster spanduk, alat komunikasi, dan Badan Penerangan Republik Indonesia untuk Kegiatan Pers). PERSYARATAN IZIN USAHA MICE : MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 TAHUN 2004 SBB PHOTO COPY KTP PIMPINAN ATAU IDENTITAS LAINNYA, PHOTO COPY PBB TERAKHIR, PHOTO COPY HO, AKTA PENDIRIAN PERUSAHAAN DAN NPWP TATA CARA MEMPEROLEH SIUK : PERMINTAAN DIAJUKAN KE WALIKOTA ATAU PEJABAT YANG DITUNJUK (DISBUDPAR) DENGAN MEMBUAT PROPOSAL DISERTAI LAMPIRAN : SURAT HO, SURAT AMDAL, AKTE PENDIRIAN, SITU, REKOMENDASI DARI LURAH DAN KECAMATAN SETEMPAT. 47
48
Yang perlu dilampirkan pada surat masing – masing instansi adalah photocopy dokumen perusahaan antara lain: 1. Akta notaris perusahaan yang berlaku 2. TDP yang berlaku 3. SIUP yang berlaku 4. NPWP yang berlaku 5. KTP Penanggungjawab pameran 6. Surat Keterangan Hall yang digunakan 7. Daftar peserta pameran & Jenis barang / jasa yang akan di pamerkan 8. Profil Perusahaan 9. Profil Pameran ( lampirkan bahan-bahan promosi, contoh: brosur, flyer, dll )
1. Laporan pameran terdahulu (jika pernah berpameran) 2. Sertifikat Asperapi 3. Pengurusan Ijin di ajukan minimal 45 hari kerja 4. Invoice akan dikirim pada saat surat - surat perijinan yang akan diurus sampai di Set. ASPERAPI 5. Surat Perijinan yang sudah jadi akan diserahkan ke organiser bila dana perijinan sudah diterima oleh Set. Asperapi.
49
ORGANISASI BISNIS MICE : A. STEERING COMMITTEE : Panitia Pengarah (SC) adalah suatu komite yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,organisasi, asosiasi, atau korporasi yang berniat menyelenggarakan bisnis MICE yang diberi wewenang untuk memberikan pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi panitia yang disebut Panitia Pelaksana (OC). TUGAS STEERING COMMITTEE : 1. Menerima/mendapatkan saran dan asistensi dari berbagai sunber seperti : Perusahaan penerbangan, Pejabat pariwisata Biro-Biro Konvensi dan Professional Consultants. 2. Menentukan maksud dan tujuan (Objective) MICE 3. Memperkirakan jumlah peserta 4. Susunan acara keseluruhan 5. Penentuan lokasi 6. Penentuan Jadwal 7. Penyusunan Anggaran Sementara 8. Pembentukan Komite Pelaksana (Organizing Committee) 50
B. ORGANIZING COMMITTEE : Panitia Pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas untuk melaksanakan seluruh konsep atau blue print kegiatan bisnis MICE TUGAS OGANIZING COMMITTEE : 1. Ketua : Mempersiapkan, mengkordinir, menyelenggarakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bisnis MICE 2. Sekertaris : Membantu ketua dalam mempersiapkan dan memperlancar kegiatan administrasi, komunikasi dan informasi bisnis MICE 3. Bendahara : Membantu ketua dalam penanganan Keuangan seperti : sistem keuangan, penerimaan pengeluaran dan pengawasan serta membuat laporan pertanggung jawaban dalam bisnis MICE 4. Bidang Penyelenggara : penjemputan dan pengantaran, penanganan bagasi, Akomodasi, Program. Acara, Transportasi, Tour. 5. Bidang Promosi dan Publisitas : Memproduksi dan mendistribusikan informasi. Promsi yang terkait dengan buletin, iklan, wawancara, poster, spandukm dsbnya 6. Bidang Protokol dan Visa : CIQ, Pasport Ticket, Visa, Dokumen lainnya 7. Bidang Keamanan : Mengatur lalu lintas penyelenggaraan, menjaga keamanan peserta, barang bawaan dan venue tempat pelaksanaan bisnis MICE 8. Bidang Program Sosial : Mengatir kegiatan sosial di luar acara inti bagi para peserta. 9. Bidang Program Teknis : Mempersiapkan ruang/tempat penyelenggaraan MICE dengan segala sarana dan fasilitasnya mengatur lay out ruangan dan meja kursi dll. 10. Bidang Transportasi dan Telekomunikasi : Mempersiapkan sarana transportasi dan telekmunikasi yang digunakan selama kegiatan bisnis MICE 11. Bidang Pameran : Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaita dengan pameran. Bisa ditangani oleh Panitia Pelaksana atau menunjuk PEO. 12. Bidang Lainnya : Dosesuaikan dengan kebutuhan di Lapangan. 51
STRUKTUR ORGANISASI EVENT SEDERHANA
OPERATIONS : Visitor Services
MARKETING DEPARTEMENT
OPERATIONS : Support Services
EVENT ORGANIZATION
FINANCE DEPARTMENT
ADMINISTRATION DEPARTEMENT
Sumber : Shone dan Parry, 2002
52
PERLENGKAPAN DAN FASILITAS BISNIS MICE : Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut.
FASILITAS STANDAR DALAM PENYELENGGARAAN MICE : 1. Fasilitas Hotel : Kolam Renang,Health Center,Sport center,Parking area,TV Satelit, F and B Service, Bank, Telekomunikasi, Hairdresser, Mail and Post Facilities, Courier Service, Play Center, Shopping Area 2. Fasilitas Ruang Convention Room : Peralatan telekmunikasi, Peralatan Presentasi, Podium, Meja dan Kursi 3. Fasilitas Exhibition Hall : Loading Docks, Freight Receiving Area, Storage, Utilities (Gas Water Electricity Drainage), Food Outlets, Rest Room, Telecommunication dan Other Area 4. Typical Specific Room for Convention Purpose : : Secretarial Room, Administration Room, Translation Room, Registration Area, Smoking and no Smoking Room, Lobby, Press Room, VIP Room, Speaker Room dan Medical Emergencies Room 5. Other Facilities : Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, Book store, Parking area dan Operator room
FAKTOR YANG DIPERHATIKAN DALAM MEMPERSIAPKAN PERLENGKAPAN BISNIS MICE : 1. Ruang Konvensi : Harus flexible baik ukuran maupun kapasitas 2. Ruang sekretariat harus berdekatan 3. Kemudahan fasilitas lain seperti Fax, telex, post office telephone (lokal, interlokal direct line dll) 4. Pengisi waktu break : Toko di Hotel, Barbershop, beauty salon dll 5. Penterjemah dan Ruang Operator 6. Fasilitas Ruang seperti : AC (Suhu diatur) Kedap suara dan audio visual. 7. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE haus memperhatikan dan mengindahkan peraturan Hotel. 8. Sign and Notice : Pemasangan Sign tidak boleh merusak dinding dan harus sepengetahuan pihak Hotel dan ada penanggung jawab. 9. Types of Hotel : Resort, City Airport and Motel Hotel 10. Location : Jarak dari Airport, Kota, Jenis Transportasi, Atraksi, Industri, Perbelanjaan. 11. Types of Guest Rooms : Standar, Suite, Double Single, Twin, Presidential Suite dan etc.
53
Jenis-jenis Peralatan Pameran 1. Partisi standar dan special design 2. Tenda (Biasa, Plafond, Dekor) 3. Panggung (Ridging) 4. Lighting 5. Sound System (Kapasitas Watt) 6. Meja (standard system), meja dealing 7. Kursi Lipat/Kursi Tamu 8. Karpet 9. Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal Highlite) 10. Back Drop (by System, Multiplex) 11. Lockable Lemari atau Meja 12. Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )
54
Teknis lapangan Event Indoor 1. Fasilitas utama sudah tersedia. 2. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan). 3. Biaya lebih tinggi (umumnya). 4. Man power lebih efisien. 5. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam, Bagian engeneering untuk listrik, lift) 6. Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran.
Teknis lapangan Outdoor 1. Penyediaan Fasilitas Utama Venue (Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll). 2. Lebih beresiko (cuaca, keamanan). 3. Kesulitan dalam mengontrol audience. 4. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan. 5. Persiapan menjelang hari “H” lebih lama (Maksimum 15 hari). 55
MEMILIH SITE DAN VENUE BISNIS MICE : Lokasi adalah letak tempat yang strategis untuk dipilih dalam pelaksanaan suatu kegiatan MICE/Konvensi. (Menurut Kamus Bahasa Indonesia Edisi Ketiga).
FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH LOKASI : 1. Apakah lokasi/daerah tersebut dapat menjamin kesuksesan event 2. Apakah daerah tersebut favourable terhadap peserta, dilihat dari aspek kenyamanan dan keamanan peserta (iklim, jarak, kemudahan menuju lokasi, biaya transportasi, citra, fasilitas rekreasi, pusat perbelanjaan dll ) 3. Apakah cukup tersedia fasilitas wisata konevsni (Hotel, Restaurant dll) 4. Apakah cukup tersedia perusahaan convention supplier (Audi visual rental, decorators, transportation service dll) 5. Apakah cukup tersedia tenaga terlatih untuk menangani kegiatan konvensi
Lokasi 1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. 2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) 3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. 4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.
56
FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE : 1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan 2. Kualitas pelayanan makan dan minum 3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu 4. Efisiensi prosedur pembayaran 5. Efisiensi prosedur check in dan check out 6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi 7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi 8. Fasilitas rekreasi yang tersedia 9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi 10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan 11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request) 12. Ketersediaan lahan untuk pameran 13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan
Waktu Pembuatan event 1. Usahakan tidak bersamaan dengan event lain. 2. Weekend (untuk event dengan audiens keluarga) 3. Jumat malam biasanya digunakan untuk event bagi orang muda 4. Week days (untuk event serius)
57
LAYOUT BISNIS MICE : Lay out adalah penataan tata letak suatu ruang atau tempat sehingga memudahakan peserta dari segala arah untuk melihat, mendengar dan beraktivitas selama kegiatan bisnis MICE berlangsung.
BENTUK LAYOUT MICE : 1. U – Shape 2. Class Room 3. Theater Style 4. Hollow Oval 5. Tiared U – Shape 6. Hollow Square 7. Board of Directors 8. Round Table and Banquite Style 9. Audittorium Conventional 10. Auditorium Semi Circular With Centre Aistle 11. Board of Directors Oval 12. Auditorium V Shape 13. Schoolroom, Perpendicular Table with Springs
TATA CEREMONY SEATING LAYOUT MICE : Ceremony berarti tata cara, aturan atau adat istiadat, kebiasaan. Kata ceremony sama dengan protokoler dan etiket. Pertama kali digunakan pada zaman julius II tahun 1504 di Jerman. Intinya ceremony adalah mengetahui penempatan deretan kursi kehormatan (VVIP dan VIP) yang patut duduk di depan menurut tingkat/jabatan/posisi/kasta/pangkat/status sosial. Angka dan Huruf bisa digunakan. Angka yang ganjil berada pada sisi Kiri dan genap di sisi kanan. Sedangkan angka nol pada posisi tengan. 7 5 3 1 0 2 4 6 8 atau G E C A O B D F H
58
J C C – Site Plan
59
Floor Plan Lower Lobby :
60
Teknik Penyusunan Acara Istilah Protokol Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara, Pemerintahan atau Masyarakat.
Announcer Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.
Master of Ceremony Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.
Protokol Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara protokoler. Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer. MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990) 61
Rundown (Susunan Acara If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them details about it. (INFORMAL) Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut berperan bagi berlangsungnya acara.
Faktor-faktor Menyusun Acara 1. Semua pihak dihormati dan disenangkan 2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi 3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda 4. Mengikuti ketentuan Protokol 5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu) 6. Komitmen melayani semua pihak 7. Kreatif, inovatif dan berkesan 8. Efektif, efisien, dan menyenangkan 9. Lentur (feksibel, ada rencana B)
62
Struktur Acara Acara Penuh (buka, proses, tutup) Acara Pembukaan Kelanjutan Acara (Acara Pokok) Acara Penutup
Macam Acara Formal dan Informal Dalam ruang atau luar ruang Protokol atau non protol Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll
Susunan Acara Sederhana Nomor
Waktu
Acara
PIC
Susunan Acara Kompleks Nomor
Acara
Aktivitas Acara
Waktu
Tempat
PIC + Activitas
Sound
Lighting
Logistik
Dll sesuai kebutuhan acara 63
Program/Acara Yang Menarik 1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants) 2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan 3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias 4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental) 5. Tujuan dan target yang jelas 6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown) 7. Program/acara dapat diprediksi 8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend) 9. Menarik banyak pihak (sponsor) 10. Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima 11. Dapat dievaluasi (angket)
64
MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING : Agenda adalah rencana kegiatan mengenai pertemuan yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
KOMPONEN DALAM MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING : 1. Tujuan Pertemuan 2. Peserta Pertemuan 3. Penyelenggara Pertemuan 4. Tanggal dan Waktu Pertemuan 5. Tempat Pertemuan 6. Butir Agenda Pertemuan 7. Pembicara Pertemuan (Moderator, Notulen dan Pembicara) 8. Food and baverage service : Terbagi menjadi 3 yaitu : Coffe Breaks, Meals (Breakfast, Lunch and Dinner) dan Receptions (Cocktail Buffer) 9. Free Time Agenda 10. Promosi dan Koresponden 11. Anggaran Pertemuan
HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERTEMUAN : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Week Day or Week End : Pada saat hari kerja : Senin s/d Jumat dan saat akhir pekan yaitu : Sabtu dan Minggu 3. Holiday : Pada saat musim liburan sesuai kalender nasional seperti : Musim Liburan Sekolah, Akhir Tahun dll 4. Seasson or climate : Pada saat musim cuaca : Musim Hujan dan Musim Panas dll 5. Mega event : Pada saat adanya agenda kegiatan Internasional, Nasional Daerah dan Lokal seperti : APEC, PON, PORDA, dan Sunatan dll. 6. Place : Pusat Kota, Pinggiran Kota, Pusat Wisata dll 7. Policy : Kebijakan Venue, penyelenggara, pemerintah dan asosiasi dll.
65
MENYUSUN PROGRAM INCENTIVE : Program Perjalanan adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu kegiatan suatu perjalanan yang tersusun secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN : 1. Visi dan Misi Perusahaan 2. Tujuan Program Incentive 3. Bidang Kerja Karyawan 4. Kondisi Rute Perjalanan 5. Kondisi Destination Appeal 6. Kondisi Climate 7. Time 8. Kebijakan Perusahaan
KOMPONEN PROGRAM INCENTIVE : 1. Peserta Pelatihan 2. Incentive Houses 3. Program Perjalanan Incentive 4. Destination Appeal 5. Transportation 6. Restaurant 7. Hotel 8. Perlengkapan 9. Metode Pelatihan 10. Fasilitator : Instructure/Guide/Driver/dll
66
Rundown Program : Building the Employee Commitment (BEC) Company : PT. INTI (Persero) Time
: 29 Desember 2006
FULLDAY
08.30-10.00
•Ice Breaking Big Group : -Halo Apa Kabar -People to people -Tupai dan Pemburu
10.00-10.10
Golden Role
10.10-10.25
Coffee Break
10.25-11.00
Instant Grouping : • Animal Games • Rumble Bee
11.00-13.30
Istirahat
Objectives: - Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan kegiatan, - Cepat beradaptasi dengan lokasi.
Objectives: Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga secara emosional lebih memiliki ikatan dengan kelompoknya.
(Sholat, Istirahat, Makan)
67
13.30-14.10
Ice Breaking Small Group ; • Toss a Name • Toss an Idol name • Group Juggling
14.10-15.10
GAMES 1 : Group Problem Solving
15.10-16.00
• Data Processing • Traffic Jam
GAMES 2 - Trust Games : • Pass the Person • Willow in the Wind • Sherpa Walk / Trust Fall
Objectives: - Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat nama masing-masing, - Mulai membangun komunikasi sehingga semua anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu dengan lainnya. Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif, Respect, Problem solving
Objectives: Self Confident, Leadership, Listening, Trust to the others
16.00-16.30
Coffee Break
16.30-17.30
17.30-19.30
Games 3 : Competition Games • Chocolate River • Touch a Glass • Line Making
Objectives: - Semangat untuk berkompetisi - Strategi - Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok.
Dinner, Shower & Prepare For Performance Group 68
19.30-20.30
General Review & Komitmen
20.30-22.00
Entertainment & Performance Group
22.00-22.30
Renungan & Clossing Ceremony
Objectives: • Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan • Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide, kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di pekerjaan demi kemajuan perusahaan • Membuat commitment bersama yang disepakati dan ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam commitment.
69
MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE : Program confrence adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu yang akan diikuti oleh peserta secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Confrence 3. Musim/Climate 4. Time confrence 5. Peraturan nasional dan Internasional
KOMPONEN PROGRAM CONFRENCE : 1. Peserta Confrence 2. PCO Penyelenggara Confrence 3. Program Confrence 4. Venue Confrence 5. Destination Appeal 6. Transportation 7. Restaurant 8. Hotel 9. Perlengkapan 10. Pembicara : Speaker, Moderator dan MC
70
MENYUSUN PRORAM EXHIBITION : Program adalah rencana kegiatan mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM EXHIBITION : 1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Pameran 3. Musim/Climate 4. Time Pameran 5. Peraturan nasional dan Internasional KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION : 1. Profil Pameran 2. Penyelenggara Pameran 3. Pelaksana Pameran 4. Pendukung Pameran 5. Pendaftaran Pameran 6. MC dan Pembicara 7. Produk Yang Dipamerkan 8. Peserta dan Pengunjung Pameran 9. Kegiatan Selama Pameran 10. Publikasi dan Promosi 11. Spesifikasi dan Harga Stan 12. Peraturan dan Tata Tertib Pameran
71
Program of Event Tuesday, 1 July 2008 08:00–09:30
Arrival of Guests / Registration
Cendrawasih 3
09:30-09:55
SDT Launching Program
Cendrawasih 3
09:55-10:10
Opening Ceremony
Cendrawasih 3
10:10-10:15
Closing
Cendrawasih 3
10:15-11:00
VVIP & VIP Exhibition Tour
Cendrawasih 3
10:30-17:30
Seminar Business Explorer
Merak Room 1
Food, Feed and Fuel, which is more essential for us? By Trouw Nutrition & Trobos 11:00-12:00
Press Conference
Summit Room
10:15-17:00
Exhibition & Technical
Lobby & Assembly
Presentation open for trade
Hall and Lower
professional
Lobby
Cocktail Party
Cendrawasih 3
18:30-21:00
72
Program of Event Wednesday, 2 July 2008 08:30-12:15
Dialog Publik: Rumah Potong Ayam
Merak Room 1
Sesuai Standar dan
Menguntungkan, Seperti Apa? By Trobos, Civas, Pemda DKI, GOPAN & FAPP 09:00-13:00
Peluncuran & Bedah Buku “Guru
Merak Room 2
Berjuta Ayam” By Poultry Indonesia 10:00-15:00
Launching Buku “40th Perjalanan
Merak Room 3
ISPI”, Seminar Nasional ISPI “Bioteknologi Peternakan” & Rapat
Koordinasi ISPI 10:00-18:00
13:30-17:15
Exhibition & Technical Presentation
Lobby & Assembly
open for trade professional
Hall and Lower
Poultry Nutrition Seminar
Lobby
By National Renderers Association
Kakatua Room 73
Program of Event Thursday, 3 July 2008 10:00-17:30
Exhibition & Technical Presentation
Lobby & Assembly
open for trade professional
Hall and Lower
Lobby
74
MENYUSUN ANGGARAN MICE : Anggaran adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan dan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.
MATA ANGGARAN MICE : Pola penyusunan anggaran merujuk pada International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) sbb : ANGGARAN PENDAPATAN 1. Registrasi delegasi 2. Pendaftaran yang menyertai 3. Pameran 4. Bantuan Pemerintah 5. Dana Sponsr 6. Pariwara Buku Acara 7. Lain-lain
ANGGARAN BIAYA : A. Anggaran Biaya Pasti 1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang) 2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label, Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan, Pedoman) 3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan Events terkait (Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi) 4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan Surat Menyurat (Daftar alamat dan Distribusi) (Continued) 75
(Continued) 5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum (Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin Komunikasi Terjemahan). 6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker). 7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel). 8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit). 9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas (Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel Pajangan). 10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan), banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), ½ hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam (Fashion Show dan Perusahaan Fashion). 11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran 12. Biaya tak terduga B. Anggaran Biaya Variabel 1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), darmawisata (1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga) 3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).
76
MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE : Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K) BAGIAN KONTRAK : 1. Bagian I : Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir bagi para pihak. 2. Bagian II : Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan 3.. Bagian III : Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force majeure, Clausul amandemen : Semua kontrak yang panjang dimungkinkan situasi dan kondisi yang sudah berubah, Clausul Confidence : Kerahasiaan, Clausul pilihan Hukum : Hukum mana yang berlaku, kalau terjadi sengketa biasanya kembali ke bahasa inggris (Bahasa ada 2 bahasa) Clausul Dispute Settelment : Kalau terjadi sengketa, apakah diselesaikan melalui pengadilan atau melalui arbitrase Clausul The Entire Agreement :Menutup semua clausul dengan ditandatangani kontrak ini, maka kontrak terdahulu tidak berlaku. 77
MEMBUAT EVALUATION : Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event. TEKNIK EVALUASI MICE : 1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE 2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir. 3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data – data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll. 4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie 5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi ASPEK YANG DIEVALUASI : Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata ALAT EVALUASI MICE : 1. Check List (Contoh Terlampir) 2. Kuesioner (Contoh Terlampir) 3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir) 4. Surat 5. Lembar Saran atau masukan 6. Lisan 78
PLANNING FOR EVENTS :
STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK, KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN YANG KOHESIF (BRIAN, 1992) PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR … UNTIL THE END OF THE EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION, A STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE. AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL, COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT
TYPES OF PLANS : 1. STRATEGIC PLAN : LONG TERM, DIRECTIONAL AND SINGLE USE 2. OPERATIONAL PLAN : SHORT TERM, SPECIFIC AND STANDING
79
STRATEGIC PLAN 1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH : THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT 2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT. 3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS) 4. DEVELOP EVENT STRATEGIES GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY (PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY (KOMBINASI DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN PARAMETER)
80
OPERATIONAL PLAN : 5. REFINE STANDING PLAN IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS 6. REFINE SINGLE USE PLAN IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES : PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS 7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE : a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER – (JOHN, JENNY, JOCKI ETC) b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER – MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER) c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER – VENUE MANAGEMENT – CATERING COMPANY – ACCOUNTING CONSULTANT – SECURITY ORGANISATION – MARKETING CONSULTANCY – LEGAL CONSULTANT) LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE : a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL
81
TAHAPAN PERENCANAAN EVENT :
1. PRE FEASIBILITY PHASE TUJUAN : MEMASTIKAN APAKAH GAGASAN BERUPA IDE MEMLIKI POTENSI DAN UNIQUE SELLING POINT UNTUK DILAKSANAKAN CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP GAGASAN BERUPA IDE DENGAN MENENTUKAN PARAMETER PENILAIAN : JENIS EVENT, UNIQUE SELLING POINT, WAKTU, BENEFIT, KONDISI SOSIAL DLL BEBERAPA PERTANYAAN HARUS DIJAWAB : a. MENGAPA EVENT TERSEBUT DIPILIH b. APAKAH EVENT SESUAI VISI, MISI DAN OBJECTIVE PERUSAHAAN c. KAPAN DAN DIMANA EVENT DILAKSANAKAN d. APAKAH LOKASINYA COCOK e. APAKAH PEGAWAI TERSEDIA f. APAKAH EVENT DIDUKUNG OLEH MANAJEMEN g. APAKAH DANA TERSEDIA h. APAKAH ORGANISASI MEYAKINI EVENT DAPAT DIJUAL
82
2. FEASIBILITY PHASE
TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE TERSEBUT SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE, LOKASI, BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB : 1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT 2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT 3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA) 4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI 5. RESOURCE IMPLICATION 6. THE TRACK RECORD OF EVENT 7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION 8. TIME SCALE FOR PLANNING
83
3. PLANNING PHASE TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB : 1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN (INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE) 2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET (DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES, OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO, SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK) 3. APPOINT A COORDINATOR. BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR) 4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.
84
5. CREATE AN ORGANIZATIONAL STRUCTURE. EVENT COMMITTEE WILL NEED A CHAIRPERSON, TREASURER AND SECRETARY PLUS OTHER DEPARTEMENT LIKES : PROMOTION AND MARKETING, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, STAFFING AND STAFF TRAINING, ENTERTAINMENT, CATERING, EQUIPMENT AND HEALTH AND SAFETY. CONTOH : UNIT AREA AND TASK: AREA 1 : SITE PREPARATION AND MANAGEMENT TASK : PUBLIC AND VEHICLE ACCESS, CAR PARKING, SIGNPOSTING, INTERPRETIVE MATERIALS, EQUIPMENT, AND ADMISSION AREA 2 : UNIT EVENT PROMOTION TASK : PRODUCTION OF PROMOTIONAL LITERATURE, ADVERTISING, MEDIA LIAISON, VIP GUESTS AND TICKET SALES AREA 3 : STAFFING TASK : RECRUITMENT, TRAINING, PAYMENT AND FACILITIES FOR STAFF AREA 4 : FINANCE AND LEGAL TASK : BUDGETARY CONTROL, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, BANKING, PRODUCTION OF ACCOUNT, LEGAL PERMISSION, AND HEALTH, SAFETY AND SECURITY AREA 5 : SUPPORT SERVICES TASK : CATERING, FIRST AID, TOILETS, LIGHTING AND PUBLIC ADDRESS, STAFF COMMUNICATION SYSTEM, CLOAKROOM, FACILITIES FOR DISABLE VISITORS AND ENTERTAINMENT. 6. CLARIFY OBJECTIVES 7. SET TIME SCALE TARGETS AND DEADLINES 8. DEVICE CONTIGENCY PLAN OTHER ACCURRANCES THAT NEED CONTINGENCY PLANS : FAILURE OF POWER SUPPLIES, NON ARRIVAL OF KEY STAFF OR PERSONALITIES, HEAVY TRAFFIC, A MAJOR ACCIDENT AND PARTS OF THE SITE WATERLOGGED 85
4. IMPLEMENTATION PHASE : TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN TIME SCALE OF EVENT TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU : 1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK) 2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI) CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT 5. EVALUATION PHASE TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI LANGSUNG, DLL
86
PROSES OPERASIONALISASI EVENT :
Before Event 1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi 2. Mulailah dari konsep 3. Konsep yang dapat diejawantahkan 4. Mencari dan membentuk Team Work 5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu 6. Menyusun proposal dan Anggaran 7. Melakukan publikasi dan promosi 8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor) 9. Menyiapkan kontrak kerja
During Event 1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung 2. Tanggung jawab dan wewenang 3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut 4. Mampu mengatasi masalah di lapangan 5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung 6. Membuat dokumentasi 87
After Event 1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia. 2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event 3. Memberi laporan kepada para sponsor 4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event 5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event 6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event. 7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya. 8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb) 9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat 10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis 11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.
88
Proses pembuatan Event 1. Tahap Riset Mengumpulkan dan menganalisa sejarah event dan membandingkan dengan event lainnya. 2. Tahap Desain Mengumpulkan ide-ide dari event sejenis, bertukar pikiran dengan para vendor. 3. Tahap Perencanaan Pertemuan untuk pembuatan perencanaan, jadwal, fasilitas kerja, dan waktu kerja. 4. Tahap Koordinasi Mengidentifikasi prospek vendor, kontrak, jadwal produksi akhir dan pelaksanaan jadwal. 5. Tahap Evaluasi Persiapan dan distribusi survey, pengumpulan data, analisa data, persiapan laporan dan rekomendasi serta laporan final.
89
PROSES RENCANA PENYELENGGARAAN EVENTS OBJECTIVES WHAT DO WE WANT ? Ideas and Proposals : Screening Criteria for Screening Event Objective and detailed items DRAFT OUTLINE PLAN ENVIRONMENTAL SEARCH : Competition, Problems, Precedents/Similarities, Stakeholder
INFORMATION GATHERING : Dates, Cost and Revenue, Venue, Staffing
SISTEMATIC DETAILED PLANNING
FINANCIAL PLAN : Budget, Charge/Income, Sponsorship, Investment, Cash flow
OPERATIONAL PLAN : Operational resources, Staff/Team, Location/Site/Venue, Logistics, Equipment, Production Schedule, Health, safety & security
MARKETING PLAN : Research, Marketing Activities, Promotion and Public relation and Marketing Schedule
REFLECTION : DISCUSSION OF PLAN ORGANIZING & PREPARING THE EVENT Development activities, preparation and deadlines IMPLEMENTING THE EVENT Operations, control and action
Sumber : Shone, 2002
DIVESTMENT/LEGACY Closedown, evaluation, feedback and recording, handover
90
TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING BEFORE THE MEETING : LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH PARTICIPANTS TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND REFRESHMENT, PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF MEETING ROOM. PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE LEADER’S NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK
DURING THE MEETING : LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES AND YOUR ACTION ITEMS AFTER THE MEETING : LEADER : RESTORE ROOM AND RETURN EQUIPMENT, EVALUATE EFFECTIVENESS AS MEETING LEADER, SEND OUT MEETING EVALUATIONS, DISTRIBUTE MEMORANDUM OF DISCUSSION, TAKE ANY ACTION YOU AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS PARTCIPANTS : EVALUATE MEETING, REVIEW MEMORANDUM OF DISCUSSION, BRIEF OTHER AS APPROPRIATE, TAKE ANY ACTION AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS 91
5 W dalam pembuatan event Why Alasan apa yang membuat event itu ada? Mengapa Event itu harus dilaksanakan Who Siapa akan mendapat manfaat dari event itu? Siapa yang mereka akan hadirkan? When Kapan event dilaksanakan? Apakah tanggal dan waktu fleksibel untuk dirubah? Where Hal yang terbaik dalam menentukan lokasi dan tempat penyelenggaraan? What Elemen dan sumber daya apa yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan diatas?
92
TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE PERINTISAN : 5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN STEERING/ORGANIZING COMMITTEE PRA PENYELEGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA, PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION, PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES, PENAMPILAN PENYELENGGARAAN : PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN, KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM
EVALUASI : PENYELENGGARAAN : SITE, CONFRENCE AND PARTICIPANTS DAMPAK PENYELENGGARAAN : ECONOMIC, SOCIAL DAN ECO
93
TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION PERENCANAAN : 5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA), MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS, ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN, MERENCANAKAN DISPLAY PELAKSANAAN : PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI, MENGAKHIRI PEMBICARAAN
EVALUASI : TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN DAMPAK
94
PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN PAMERAN A. PERENCANAAN TAHAP PERTAMA : MENJAWAB APAKAH EVENT YANG DIIKUTI SESUAI DENGAN STRATEGI PEMASARAN, MENGAPA PERUSAHAAN MELAKUKAN PAMERAN, APA YANG INGIN DIPAMERKAN, SIAPA SASARAN PENGUNJUNG YANG DITUJU DAN BERAPA BESAR ANGGARAN PAMERAN TAHAP KEDUA : MENENTUKAN LULUSAN BOOTH/STAN DAN MENENTUKAN LETAK POSISI BOOTH/STAN. TIPS MEMLIH BOOTH : HINDARI LOKASI BERDEKATAN DENGAN WC, TEMPAT MAKAN MINUM, KOLOM BANGUNAN LANGIT YANG RENDAH, WARUNG STAN MAKANAN, GANG/JALAN BUNTU, PINTU MASUK UNTUK ANGKUTAN BARANG, RUANG YANG GELAP, PINTU KELUAR BELAKANG LOKASI, BOOTH PESAING, STAND YANG MENJUAL PRODUK YANG BISING. TERDAPAT 2 SISTEM BOOTH : SISTEM PORTABLE DAN SISTEM TERPASANG. PANDUAN MEMBUAT DISPLAY : ANGGARAN, CITRA, FREKUENSI DAN FLEKSIBILITAS DAN SERBA GUNA
95
Publications GIANT BANNER :
96
B. PELAKSANAAN PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN RAGU-RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA : WUJUD/BENTUK, MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG. C. EVALUASI / TINDAK LANJUT TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI, MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN PANDUAN KUESIONER. MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN AGAR BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL APA YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA MENDATANG
97
TAHAPAN PENYELENGGARAAN TRAVEL MART PERINTISAN : PENETAPAN TUJUAN DAN SASARAN, KOORDINASI ANTARA PEMERINTAH/SWASTA/MASYARAKAT, PEMBENTUKAN SC DAN OC, PENETAPAN TEMA PRA PENYELENGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI DAN VENUE, PENYUSUNAN PROGRAM, PROPOSAL, ANGGARAN, SELEKSI DAN PEMILIHAN PCO/PEO, PENGGALIAN SPONSORSHIP, PENYIAPAN DAN PEMBENAHAN FASILITAS, SARANA DAN PRASARANA, PENGAJUAN PROPOSAL DAN PENAWARAN, REKRUITMEN PESERTA, PROMOSI PENYELENGGARAAN : PENGORGANISASIAN KEGIATAN PENDUKUNG (SOCIAL PROGRAM), OFFICIAL MEETING, PRE AND POST CONFRENCE TOURS, PELAYANAN AKOMODASI/TRANSPORT DAN TELEKOMUNIKASI, AKTIVITAS DI DALAM AREA TRAVEL MART EVALUASI : EVALUASI PENYELENGGARAAN DAN EVALUASI DAMPAK PENYELENGGARAAN
98
TRAVEL MART ADALAH SALAH SATU AKTIFITAS PROMOSI PARIWISATA YANG DIKEMAS DALAM BENTUK PASAR WISATA, DIMANA PARA PEMASOK PRODUK-PRODUK PARIWISATA ATAU BIASA DISEBUT SELLER (HOTEL, RESTAURANT, INSTANSI PEMERINTAH, MASYARAKAT, ASOSIASI, SWASTA) BERTEMU DAN MELAKUKAN TRANSAKSI DENGAN PARA PEMBELI ATAU DISEBUT BUYERS (BPW/APW/TO/WHOLESALER) KOMPONEN TRAVEL MART : 1. TEMA 2. ORGANISASI PENYELENGGARA (SC DAN OC) 3. LOKASI PENYELENGGARAAN (VENUE) 4. PROMOSI KEGIATAN 5. PROMOSI PENYELENGGARAAN 6. EVENT-EVENT PENDUKUNG 7. FASILITAS SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG 8. ANGGARAN PENYELENGGARAAN
99
BIDDING PROPOSAL EVENT BIDDING ADALAH INVITASI UNDANGAN PENAWARAN PENYELENGGARAAN EVENT OLEH PENYELENGGARA SEBAGAI TUAN RUMAH (HOST) PROPOSAL ADALAH BLUEPRINT FROM WHICH THE EVENT IS BUILT. ASPEK-ASPEK BIDDING : ASPEK UMUM, TEKNIS, TRANSPORTASI, ORGANISASI DAN FINANCIAL. OUTLINE PROPOSAL BIDDING: COVER LETTER, DESTINATION REVIEW, HOTEL INFORMATION, DAY BY DAY DETAILED ITINERARY, GRID, COST SUMMARY BREAKDOWN SHEET, DETAILED PROGRAM INCLUSION, FOOD AND BAVERAGE DÉCOR, DETAIL LIST OF WHAT IS NOT INCLUDED, PROGRAM OPTIONS AND ENHANCEMENT, COMPANY PROFILE, REFRENCES, BACK UP MATERIAL. CONTOH PROPOSAL BIDDING KONVENSI DAN PAMERAN DI KOTA BANDUNG : A. LATAR BELAKANG : ISU INTERNASIONAL, ISU NASIONAL DAN ISU REGIONAL, B. TANTANGAN, C. NAMA PROGRAM, D. TEMA, E. TUJUAN PROGRAM, F. TARGET PROSPEK, G. STRATEGI, H. MANFAAT/BENEFIT, I. BENTUK PROGRAM : UTAMA DAN PENDUKUNG, J. PUBLIKASI DAN PROMOSI, K. STRUKTUR ORGANISASI, L. PENDANAAN, M. PENUTUP
100
STRATEGI BIDDING BIDDING BIRO KONVENSI ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MENAWARKAN KEPADA PIHAK SPONSOR AGAR DESTINASINYA (NEGARA/WILAYAH) DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) KEGIATAN KONVENSI BIDDING PCO / PEO ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MEREALISASIKAN KEGIATAN KONVENSI YANG TELAH DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) ADAPAUN INFORMASI BIDDING OLEH BIRO KONVENSI SBB : UNDANGAN, PENJELASAN AWAL, TEMPAT PENYELENGGARAAN DAN AKOMODASI, PROGRAM, ATRAKSI DAN PELAYANAN PENDUKUNG. ADAPUN ISI BIDDING OLEH PCO SBB : ALASAN TENTANG PEMILIHAN LOKASI ACARA, PROGRAM YANG DITAWARKAN, PANITIA PELAKSANA, TEMPAT PENYELENGGARAAN, EKSIBISI YANG MUNGKIN DILAKSANAKAN, JENIS AKOMODASI, RENCANA KEUANGAN, PENYELENGGARAAN LOKAL, KEGIATAN SOSIAL PROGRAM, FASILITAS PELAYANAN TRANSPORTASI DAN INFORMASI TAMBAHAN LAINNYA ADAPUN TEKNIK STRATEGI BIDDING : MENCARI INFORMASI TENTANG PENYELENGGARAAN KONVENSI, MENENTUKAN PIHAK YANG MENJADI PENGHUBUNG, MENELITI PAKET BIDDING, MEMINTA SARAN DAN DUKUNGAN, DAN MEMPRESENTASIKAN SECARA PROFESIONAL
101
NEGOSIASI BIDDING DOCUMENT NEGOSIASI KONTRAK DENGAN PIHAK KETIGA HARUS MEMILIKI DATA HISTORIS YANG BERKAITAN PENYELENGGARAAN EVENT SEBELUMNYA. SEBELUM NEGOSIASI PENYELENGGARA HARUS MENELITI SECARA SEKSAMA MENGENAI : STRUKTUR HARGA FASILITAS, PENYELENGGARA LAIN YANG PERNAH MELAKSANAKAN DI TEMPAT TERSEBUT, NILAI DOLLAR, KEBIJAKAN DAN PERBANDINGAN HARGA TAHAPAN SUATU NEGOSIASI : PRA NEGOSIASI, MASUK, MEMBANGUN HUBUNGAN YANG EFEKTIF DENGAN PIHAK LAIN, MEMPELAJARI PIHAK LAIN SECARA LEBIH MENDALAM DAN MEMFORMULASIKAN KEMBALI STRATEGI AWAL ANDA, TAWAR MENAWAR DAN MEMBUAT KONSESI, MENCAPAI KESEPAKATAN
102
SPONSORSHIP EVENT SPONSOR ADALAH DUKUNGAN PERUSAHAAN ATAU SESORANG YANG MENYIAPKAN UANG, PELAYANAN ATAU DUKUNGAN LAIN KEPADA PENGELOLA EVENT YANG DIKEMBALIKAN BERUPA KEUNTUNGAN KHUSUS (GETZ,97) KEUNTUNGAN SPONSOR (INTANGIBLE) : ENHANCING THE ECONOMIC DEVELOPMENT OF REGION OR STATE, ENHANCING A COMMUNITY IDENTITY, INCREASING SOCIAL INTERACTION AND COMMUNITY DEVELOPMENT, SHARING IDEAS AND DEVELOPING A SENSE OF TOGETHERNESS, DEVELOPING A COMMUNITY INFRASTRUCTURE AND WINNING POPULER SUPPORT FOR THE RULING GOVERNMENT. KEUNTUNGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN SPONSORSHIP : GENERATE CONSUMER GOODWILL TOWARDS THE COMPANY, GENERATE OR INCREASE THE SALES OF THEIR PRODUCTS, INCREASE BRAND AWARENESS AND ACCEPTANCE, ALIGN A PARTICULAR BRAND TO A LIFESTYLE, ACCESS NICHE MARKETS, PROVIDE OPPRTUNITIES FOR THE ENTERTAINMENT OF CLIENTS, DEMONSTRATE PRODUCT CAPABILITIES AND CREATE MERCHANDISING OPPRTUNITIES
103
Peranan sponsor Konsep yang baru, para sponsor tidak hanya sebatas memberikan uang atau barang dan jasa saja. Para sponsor juga turut berperan aktif untuk kesuksesan Event tersebut. Para Sponsor maupun EO sama-sama mendapatkan benefit berupa Peningkatan Citra dari keberhasilan event tersebut.
Prospek Sponsor 1. Organisasi (untuk mendapatkan massa segemented) 2. Asosiasi Profesi (Mendapatkan massa dari profesi tertentu) 3. Media massa (untuk publikasi dan promosi) 4. Kelompok atau komunitas (Hobi, agama, pencinta seni, masyarakat daerah dan sebagainya) 5. Lembaga dan instansi Pemerintahan (Power dan pengaruh kepada khalayak luas) 6. Lembaga dan instansi swasta (LSM dan Yayasan kemanusiaan) 7. Perusahaan Swasta (Produsen, Supplier, agen, distributor) 104
Prinsip SMART dalam sasaran sponsorhip S - Specific artinya event tersebut dirancang secara khusus dan menguntungkan pihak sponsor. M – Measurable (Keberhasilan event tersebut dapat terukur dengan tercapainya target audiens yang sesuai dengan harapan sponsor), A- Achievable (Target yang ditetapkan dapat dicapai dalam pelaksanaan event), R- Result oriented (berorientasi pada hasil, event itu akan menghasilkan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh calon sponsor), T- Time Bound (memiliki batas waktu)
105
Pedoman Pembuatan sponsor Proposal memuat informasi yang diperlukan tidak melebihi 12 halaman. Efektifnya sekitar 4-5 halaman dibawah ini contoh perincian halaman sebuah proposal event: Halaman 1: Tema dan nama event, latar belakang, tujuan, penyelenggara Halaman 2:Target peserta, tempat, waktu pelaksanaan (Hari/tanggal dan waktu) denah acara, fasilitas yang tersedia di arena event.
Halaman 3: program event (susunan acara termasuk waktu pelaksanaannya),susunan kepanitiaan. Halaman 4: Dukungan media promosi yang akan digunakan untuk publikasi event. Halaman 5: paket-paket sponsor.
106
Jenis-jenis Sponsorhip 1.
Platinum Sponsorship: sponsor yang membiayai keseluruhan event tersebut. Sponsor ini berhak menentukan berbagai kebijakan, misalnya pembatasan mengenai peserta seminar, supplier yang akan berpartisipasi dalam event termasuk publikasi dan promosi yang akan dilakukan.
2. Gold Sponsorship sponsor tersebut membiayai sebagian besar pelaksanaan event, tetapi haknya tidak sama dengan sponsor tunggal. 3. Bronze Sponsorship. Sedangkan pengertian sponsor pendamping hanya memberikan sebagian kecil biaya untuk mendukung event.
Perbedaannya harus terlihat jelas sehingga calon sponsor memilih bentuk sponsor yang tepat dan sesuai target dan anggaran mereka.
Mencari sponsor Inventarisasi dari berbagai data misalnya dari B to B di Internet, yellow pages, Katalog Pameran, kartu nama relasi, media massa seperti iklan di majalah, tabloid, surat kabar dan sumber lainnya. Dapatkan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial. Untuk tahap awal pilih prioritas yang menjadi target utama. 107
3 rupa investasi Sponsorship 1. Uang Tunai 2. Jasa atau barang (Barter) 3. Dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi. Dukungan promosi bisa diartikan dengan membantu menyebarluaskan publikasi dan pemasaran event kepada target yang diharapkan. Biasanya ini dilakukan dalam kerjasama dengan media (media Partner), organisasi atau kelompok tertentu (berdasarkan hobi, agama, pendukung budaya dan sebagainya.)
Bentuk lain dari sponsor Ada sponsor yang Event organizer perlukan hanyalah sekedar nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan dana, mereka mungkin memberikan rekomendasi atau menarik perusahaan/organisasi lain untuk berpartisipasi dalam event kita. Mereka mungkin hanya menyediakan souvenir atau bantuan lainnya seperti kostum untuk semua panitia, back drop, perlengkapan sound system, bahkan tempat penyelenggaraan. Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa menjadi icon event untuk menggaet sponsor, peserta atau pendukung dari event tersebut dan mempunyai daya tarik tersendiri bagi yang hadir.
108
Teknik Pencarian sponsor 1. Database calon sponsor 2. Prospek yang terkait dengan jenis program 3. Mengedepankan faktor Benefit 4. Ragam Penawaran Sponsorship 5. Pemilihan sponsorship sesuai dengan program 6. Kerjasama sponsorship dengan program barter
Mengidentifikasikan calon sponsor potensial Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap berpromosi. Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka di berbagai media.
109
Tahapan mencari sponsor … 1. Cari contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau event, 2. Call untuk jajaki kemungkinan berpartisipasi. 3. Cari tahu nama Contact Person, bila belum pernah bertemu. 4. Setelah mendapat respon positip segera kirimkan proposal. Buat proposal sesuai calon sponsor. 5. Kirim maksimal 3 hari, setelah kontak. Lebih dari itu kemungkinan mereka lupa. 6. Pastikan Proposal sampai ke tangan yang bersangkutan. Gunakan jasa pengiriman atau kurir perusahaan. Jasa Pos agak susah dipantau berapa lama proposal tersebut sampai. 7. Telpon sesegera mungkin setelah proposal dipastikan sudah sampai (jangan lewat dari 2 hari). Tanyakan apakah proposal sudah diterima dan berikan waktu paling lama sekitar 3 hari untuk mempelajari proposal tersebut. 8. Buatlah meeting untuk menjelaskan proposal bila proposal tersebut sudah dibaca dan dipelajari. 9. Bila mereka belum sempat membaca karena sesuatu hal, berikanlah perpanjangan waktu paling lama 3 hari lagi. 10. Saat pertemuan untuk membahas proposal, proposal harus dibawa untuk mempermudah. 11. Hal ini juga supaya tidak membuang waktu dan tenaga mencari proposal. 12. Kirimkan report hasil pertemuan, jawab beberapa pertanyaan yang diajukan dan sampaikan revisi dari proposal resmi. 13. Untuk pengiriman proposal jarak jauh seperti di luar kota atau luar negeri, dapat dilakukan dengan email atau melalui faximile setelah dilakukan kontak dengan CP yang tepat. Setelah pengiriman lakukan pengecekan.
110
Menetapkan harga sponsorship 1. Harga sponsor harus rasional. Sesuai besar kecilnya event, 2. Ukuran dilihat dari besarnya anggaran event dan besarnya skala event (terlihat dari besar Venue) event dan banyak audiens yang hadir dan keterlibatan berbagai pihak pada event itu. 3. Bicarakan harga kemudian ketika mereka tertarik dengan gagasan dari event itu. 4. Hindari menentukan harga sebelum pertemuan awal selesai. Boleh saja Anda menentukan kisaran harga atau indikasi harga, tetapi harus ditegaskan ini hanya indikasi. 5. Harga persisnya akan ditetapkan berdasarkan paket manfaat yang disepakati dalam pertemuan dan perlu diperhitungkan dengan matang oleh event organizer mengenai permintaan khusus yang diajukan oleh pihak sponsor.
Hambatan sponsorship 1. Harga sponsorship yang terlalu tinggi 2. Kurangnya benefit yang diberikan 3. Ruang Lingkup/Scope program yang tidak sesuai dengan sponsor
111
Tips Berkerjasama dengan sponsor 1. Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak penyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat. 2. Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah pihak berjalan lancar sehingga semua yang dibutuhkan dapat terselenggara dengan baik. 3. Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya. 4. Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan juga lisan setelah event selesai. Hal ini berguna untuk event selanjutnya. 5. Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan meskipun belum ada event yang pas/cocok untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk dibuatkan event. 6. Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang bukan diorganisir oleh kita.
Trick Berkerjasama dengan sponsor untuk melanggengkan hubungan 1. Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan. 2. Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan hal yang mereka inginkan tersebut. 3. Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal. 4. Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi sponsor event Anda. 112
KEWAJIBAN PENYELENGGARA EVENT KEPADA SPONSOR : TO DELIVER ALL THE BENEFITS PROMISED, TO BE GENUINELY COMMITED TO POSITIVE SPONSORSHIP OUTCOME FOR STAKEHOLDER, TO PROTECT THE RIGHT OF THE SPONSOR, TO ACKNOWLEDGE THE SPONSOR, TO PROVIDE INNOVATIVE PROGRAMS TO ASSIST SPONSOR MEETI ITS OBJECTIVES, TO ENSURE ALL MEMBER OF EVENT ORGANISATION ARE AWARE OF THE EVENT OBLIGATION TO THE SPONSOR, TO KEEP THE SPONSOR FULLY INFORMED ON ALL RELEVANT MATTERS OCCURING AND TO WARN THE SPONSOR IN ADVANCE OF POTENTIAL UNPLEASANT PUBLICITY KEWAJIBAN SPONSOR KEPADA PENYELENGGARA : TO PROVIDE THE CASH PAYMENT OR IN MIND GOODS AND SERVICE, TO BE GENUINELY COMMITED TO THE SPONSORSHIP, TO PROMOTE THE INTEREST OF THE SPONSORSHI[, TO COMMIT SUFFIDIENT PROMOTIONAL FUND.
113
KEGIATAN UNTUK MENINGKATKAN SPONSORSHIP RELATIONSHIP : ONE CONTRACT, UNDERSTAND THE SPONSOR, MOTIVATE THE EVENT ORGANISATION MEMBERS ABOUT THE SPONSORSHIP, USE OF CELEBRITIES ASSOCIATED WITH THE EVENT, ACKNOWLEDGE THE SPONSOR AT EVERY APPORTUNITY, SPONSORSHIP LAUNCH, MEDIA MONITORING, PRINCIPAL SPONSOR, NAMING RIGHTS, PROFESSIONALISM, AND UNDERSELL AND OVER DELIVER.
STAGE IN THE CORPORATE SPONSORSHIP PROCESS : 1. RESEARCH : MARKET RESEARCH TO IDENTIFY SUITABLE CORPORATE FOR EVENT SPONSORSHIP 2. PREPARATION : SPONSORSHIP PROPOSAL, DETAIL OF EVENT, IDENTIFICATION BENEFIT, COST OR CONTRACT REQUESTED AND RESPONSIBILITIES OF EACH PARTNER 3. CONSIDERATION : INITIAL CONTRACT, INFORMAL DISCUSSION, AND FORMAL PRESENTATION 4. DECISION : IF NO TRY THE NEST CORPORATION ON THE LIST, IF YES PROCEED TO THE NEXT STAGE 5. AGREEMENT : CONTRACT BETWEEN SPONSOR AND EVENT ORGANISATION. (RESPONSIBILITIES) 6. IMPLEMENTATION : CARRY OUT ACTIVITIES PRESCRIBE IN CONTRACT 7. EVALUATION AND FEEDBACK : FEEDBACK TO SPONSOR DETAILING PERFORMANCE INAGREED KEY RESULT AREAS 114
Supported By
115
MARKETING AND PROMOTION EVENT PEMASARAN KEGIATAN MICE DITUJUKAN KEPADA : 1. CLIENT : MELALUI BIDDING DAN PROGRAM PROMOSI SPT : SALES CALL ROAD SHOW ATAU PENYAMPAIAN PROSPEKTIF PERUSAHAAN KEPADA TARGET PASAR YANG DITUJU 2. SPONSOR : MELALUI PENYAMPAIAN PROPOSAL SPONSORSHIP 3. CALON PESERTA/DELEGASI : MELALUI BERBAGAI MEDIA PROMOSI KEBERHASILAN PEMASARAN SANGAT DITENTUKAN OLEH :
1. ADANYA STRATEGI PEMASARAN : MENETAPKAN SEGMEN PASAR 2. PENEMPATAN PRODUK : MENEMPATKAN POSISI PRODUK SESUAI DENGAN HARAPAN DAN TARGET PASAR. ADANYA TAKTIK MERAIH PASAR MELALUI BAURAN PEMASARAN, PENCIPTAAN NILAI BEDA, LANGKAH PENJUALAN SECARA PRO AKTIF 3. NILAI TAMBAH : MELALUI PENCIPTAAN CITRA POSITIF, PENINGKATAN PROSES PENYAMPAIAN PRODUK SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, DAN PELAYANAN MENURUT KOTLER : 3 TINGKATAN ATRIBUT SUATU PRODUK : PRODUK INTI (PROGRAM), PRODUK NYATA (TEMPAT DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN) DAN PRODUK AUGMENTED (NILAI TAMBAH TERLETAK PADA PEMBERIAN PELAYANAN TAMBAHAN KEPADA PESERTA)
116
HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM PEMASARAN EVENT : 1. UNIQUE SELLING POINT : UNIK 2. KUNCI SUCCESS PEMASARAN : KEJELASAN, SEDERHANA DAN KETEPATAN 3. THINK : BERBEDA 4. EVALUASI : SISTEM ANTISIPASI 5. RENCANA : KONSEP 6. ON TARGET AND ON BUDGET LANGKAH PERENCANAAN PEMASARAN EVENT : 1. ANALISIS SITUASI 2. ANALISIS LINGKUNGAN 3. ANALISIS SUMBER DAYA 4. FORMULASI TUJUAN DAN SASARAN PENGEMBANGAN 5. FORMULASI RENCANA TRATEGIS 6. STRATEGI SASARAN PEMASARAN 7. STRATEGI POSITIONING 8. STRATEGI BAURAN PEMASARAN 9. DESAIN ORGANISASI 10. SISTEM PENDUKUNG PENGELOLAAN/MANAJEMEN 117
Publications NEWSPAPER
TV COVERAGES (NEWS BLITZ) METRO TV 118
Publications SHOW PREVIEW
119
EVALUASI DAN REPORTING EVENT
MENGETAHUI KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN SUATU EVENT DIPERLUKAN EVALUASI UNTUK MENGUKUR SEJAUHMANA EVENT MEMENUHI HARAPAN PESERTA DAN PELAKSANAAN PROGRAM BERJALAN SESUAI DENGAN RENCANA. FUNGSI EVALUASI : PENINGKATAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN EVENT DIMASA MENDATANG LEBIH BERKUALITAS DAN PROFESIONAL.
PROSES EVALUASI MENEKANKAN 5 HAL POKOK : 1. EVALUASI PROGRAM 2. EVALUASI KOMPONEN KEGIATAN LAINNYA : HIBURAN, PROGRAM SOSIAL DLL 3. EVALUASI TEMPAT, FASILITAS DLL 4. EVALUASI PESERTA 5. EVALUASI KEUANGAN TEKNIK DAN ALAT EVALUASI : PERSONAL LOGS, AUDIO TAPE RECORDER, INTERVIEW DAN DISCUSSION, VIDEO TAPE RECORDER, QUESTIONER, PHOTOGRAPHS DAN SUGGESTION BOX
120
REPORTING EVENT KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR (RECORD AND REPORT). LAPORAN DIBAGI 2 YAITU : 1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN, REKOMENDASI 2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN, SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA LAINNYA
121
RISK MANAGEMENT EVENT RISIKO BERASAL DARI LATIN YAITU RESECARE ARTINYA MEMBELAH DAN YUNANI THIZA ARTINYA BATU KARANG
RISIKO ADALAH KEMUNGKINAN (KETIDAKPASTIAN) TERJADINYA PERISTIWA YANG MEMBAWA AKIBAT NEGATIF (YANG TIDAK DIINGINKAN) ATAS TUJUAN/STRATEGI/SASARAN/TARGET (NILAI YANG INGIN DIRAIH) TINGGI RENDAHNYA RISIKO DAPAT DIUKUR BERDASARKAN 2 FAKTOR YAITU : AKIBAT NEGATIF DAN KEMUNGKINAN TERJADI RISK MANAGEMENT IS THE PROCESS OF IDENTIFYING SUCH RISKS, ASSESSING THESE RISKS AND MANAGING THESE RISKS. THE FOLLOWING RISKS : 1. NATURAL DISASTERS : HEAVY RAIN 2. FINANCIAL RISK : HIGH EXCHANGE RATES 3. LEGAL RISKS : DISPUTES OVER CONTRACTS BETWEEN EO AND CLIENTS OR EO AND SUB CONTRACTOR 4. TECHNOLOGY RELATED RISKS : TECHNOLOGICAL FAILURES SUCH AS SYSTEM, NETWORKS 5. MISMANAGEMENT RISKS : DISPUTES AT THE TOP MANAGEMENT LEVELS 6. SAFETY AND SECURITY RISKS : ACCIDENTS, TERRORISM, SABOTAGE 7. SUPPORTING EVENTS RISK : THE PARTICIPANTS, THE AUDIENCE MANFAAT MENGETAHUI RISIKO : MEMUDAHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN, MENINGKATKAN JAMINAN PENCAPAIAN SASARAN DAN MEMUDAHKAN PENYUSUNAN PRIORITAS ANGGARAN 122
PROCESS OF RISK MANAGEMENT : 1. IDENTIFY RISKS AND HAZARDS : WHEN AND HOW A PROBLEM MIGHT ACCUR, TO ANALYZE THE LIKELIHOOD OF PROBLEMS ARISING 2. ASSESS THE RISKS AND HAZARDS : TO EVALUATED AND TO PRIORITIZE THE ISSUES FOR ATTENTION 3. MANAGE THE RISKS AND HAZARDS : TO LOOK AT THE MOST EFFECTIVE WAYS OF MANAGING THEM CONTROL MEASURES THE RISKS : 1. ELIMINATION PLAN 2. SUBSTITUTION PLAN 3. ISOLATION PLANS 4. ENGINEERING CONTROLS 5. ADMINISTRATIVE CONTROLS 6. CONTIGENCY PLANS MANAGEMENT RISIKO SBB : A. PROSES : 1. PROSES AWAL : MEMBANGUN LINGKUNGAN INTERNAL DAN MENETAPKAN KONTEKS 2. PROSES INTI : MELAKUKAN ASESMEN RISIKO DAN MEMBERI TINDAK LANJUT (TANGGAPAN DAN PERLAKUAN) ATAS RISIKO 3. PROSES PENUNJANG : MEMANTAU, MENGKAJI ULANG, KOMUNIKASI, KONSULTASI DAN DOKUMENTASI B. STRUKTUR : UNIT KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PROSES INTI MANAJEMEN RISIKO C. KULTUR : MEMBIASAKAN ORANG DI SEMUA JENJANG MEMIKIRKAN RISIKO SERTA MEMATHUI KEBIJAKAN TOLERANSI RISIKO YANG BERLAKU DI UNIT KERJA 123
TUGAS : 1. CARI ARTIKEL MENGENAI AKTIVITAS BISNIS MICE DI KORAN 2. CARI 10 BUAH REFRENSI/BUKU MENGENAI BISNIS MICE 3. CARI 1 COMPANY PROFIL BISNIS MICE 4. BUATLAH PROPOSAL EVENT 5. BUATLAH RESUME 1 BUAH BUKU MENGENAI BISNIS MICE
124
125
DISCUSSION AND QUESTIONS
126
