SIKLUS PENDAPATAN: Penjualan dan Penerimaan Kas
TUJUAN PEMBELAJARAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu: 1. Menjela Menjelaska skan n aktivi aktivitas tas bisnis dasar dan operas operasii pemrose pemrosesan san informa informasi si terkai terkaitt yang yang dijala dijalanka nkan n dalam siklus pendapatan tersebut. 2. Mend Mendis isku kusi sika kan n kepu keputu tusa san n pent pentin ing g yang ang perl perlu u dibu dibuat at dala dalam m sikl siklus us pend pendap apat atan an,, sert sertaa mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. 3. Mengi Mengind nden enti tifi fika kasi si anam anaman an utam utamaa dalam dalam siklus siklus pend pendap apat atan an,, dan dan meng mengev evalu aluas asii keu keuku kupa pan n berbagai prosedur pengendalian untuk untuk menghadapi anaman tersebut.
Pendahuluan revenue ue cycle cycle"" adala adalah h sera serang ngka kaian ian aktiv aktivit itas as bisn bisnis is dan dan oper operas asii Sikl Siklus us pend pendap apa aan an !reven pemrosesan informasi terkait yang terus#menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.$ertukaran informasi eksternal yang paling utama dari siklus ini adalah dengan pelanggan.%nformasi mengenai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. &ujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga harga yang sesuai. Empa Aki!ias Aki!ias Siklus Pendapaan Se"uah Perusahaan :
1. 'ntri pesanan penjualan 2. $engiriman 3. $enagihan (. $enerimaan kas
Sisem In#$rmasi Siklus Pendapaan Seperti Seperti sebagian sebagian besar organisasi organisasi besar, besar, sebuah sebuah merusahaan merusahaan menggunakan menggunakan sebuah sistem enterprise enterprise resource resource planning !')$".*alam prosesnya, para pelanggan dapat menempatkan pesanan seara langsung melalui %nternet.Selain itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk memasukkan memasukkan pesanan pesanan ketika menghubungi menghubungi para pelanggan. pelanggan. *epartemen penjualan memasukkan memasukkan pesanan yang diterima melalui telepon, faks, atau surat. &erlepas &erlepas dari bagaimana sebuah pesanan diterima diterima sebelumny sebelumnya, a, sistem tersebut dengan dengan epat memverifikasi memverifikasi kelayakan kelayakan kredit kredit pelanggan, pelanggan, mengeek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui.$ara pega+ai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka mereka segera segera setela setelah h aktivit aktivitas as dijala dijalanka nkan, n, sehing sehingga ga memper memperbar barui ui inform informasi asi mengen mengenai ai status status
persediaan seara real time.Setiap malam, program faktur berjalan dalam modus kelompok ! batch", menghasilkan faktur kertas atau elektronik bagi para pelanggan yang memerlukan faktur.
An%aman dan Pen&endalian Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga.leh karena itu, anaman umum yang terjadi dan pengendaliannya adalah: 1. *ata induk yang tidak akuratatau tidak valid $engendalian : Menggunakan berbagai pengendalian •
integritas
pemrosesan
data
untuk
•
meminimalkan risiko kesalahan input data. Menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi untuk membatasi akses ke data
•
dan mengotorisasi sistem sehingga hanya para pega+ai yang diotorisasi !ber+enang" dapat membuat perubahan data induk Mengubah konfigurasi dasar atas peran pega+ai dalam sistem ')$ untuk
•
memisahkan dengan tepat tugas#tugas yang tidak kompatibel. Sebuah pengendalian detektif yang penting adalah seara teratur menghasilkan
sebuah laporan atas seluruh perubahan terhadap data induk dan meninjaunya guna memverifikasi database tetap akurat. 2. $engungkapan yang tidak sah terhadapinformasi sensitif $engendalian : Mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk • •
• •
membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut Mengonfigurasi sistem untuk membarasi kemampuan para pega+ai dalam menggunakan kemampuan penarian yang melekat pada sistem untuk mengakses hanya tabel dan bidang tertentu yang relevan guna menjalankan tugas yang telah diberikan. *ata yang sensitif seharusnya dienkripsi dalam penyimpanan. Mendesain situs untuk menggunakan SS- guna mengenkripsi informasi yang diminta dari
para pelanggan saat informasi tersebut sedang dalam transit melalui internet. 3. ehilangan atau kehanurandata induk $engendalian : Menggunakan backup dan prosedur pemulihan benana • Mengimplementasikan sistem ')$ sebagai tiga ontoh yang terpisah • (. inerja buruk $engendalian : -aporan manajerial •
Enri Pesanan Penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan.$roses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah: 1. Mengambil pesanan pelanggan 2. Mengeek dan menyetujui kredit pelanggan, dan 3. Mengeek ketersediaan persediaan
Men&am"il Pesanan Pelan&&an *ata pesanan pelanggan diatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan! sales order ", biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer . /ara lain bagi pelanggan adalah menggunakan electronic data interchange 'EDI(untuk mengirimkan pesanan searaelektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. edua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan penjualan. Pesanan penjualan: dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan yang menantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan. Electronic Data Interchange 'EDI(: penggunaan komunikasi terkomputerisasi dan skema pengodean standar untuk mengirimkan dokumen bisnis seara elektronik dalam sebuah format yang dapat seara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.
An%aman dan Pen&endalian 1. $esanan yang tidak lengkap0tidak akurat $engendalian : $engendalian edit entri data • $embatasan akses ke data induk • 2. $esanan yang tidak valid $engendalian : &anda tangan digital atautanda tangan tertulis • 3. $iutang yang tidak tertagih $engendalian : atas kredit • torisasi spesifik • $enuaan piutang • (. ehabisan stok atau kelebihanpersediaan $engendalian : Sistem pengendalian persediaan perpetual • $enggunaan kode batang !barcode"atau )%* • $elatihan • $erhitungan fisik persediaan seara periodik • $rediksi penjualan dan laporan aktivitas •
Perseujuan Kredi Baas kredi !credit limit " adalah saldo rekening maksimum yang diiinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. 4adi,
untuk pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan pengeekan file induk pelanggan untuk memverifikasi adanya rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bah+a jumlah dari pesanan plus s aldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya. $roses ini dapat dilakukan seara otomatis oleh sistem.5ntuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan terjadi, dan beberapa pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya. leh karena itu, penga+asan ermat atas piutang sangat penting.Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah lap$ran umur piuan& !accounts receivable aging report ", dimana laporan tersebut menantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya +aktu yang beredar. %nformasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna utnuk memproyeksikan +aktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk mengestimasi piutang yang tidak tertagih. Manajemen perlu meninjau seara teratur laporan umur piutang karena perhatian segera pada pelanggan yang gagal membayar dapat meminimalkan kerugian.
Da#ar umum piuan&: sebuah laporan yang menantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya +aktu yang beredar !outstanding ".
Men&e%ek Keersediaan Persediaan &enaga penjualan juga perlu menentukan apakah persediaan ukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.
Meresp$n Perminaan Pelan&&an )espon terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan jangka panjang sebuah perusahaan.&ujuannaya adalah untuk mempertahankan pelanggan.-ayanan pelanggan sangat penting sehingga perusahaan menggunakan sisem manajemen hu"un&an pelan&&an !customer relationship management system 6 /)M"untuk mendukung proses ini. Sistem /)M membantu organisasi menjelaskan informasi mengenai para pelangganuntuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal.
PEN)IRIMAN Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta.
$roses ini terdiri atas dua langkah: 1. memilih dan mengepak pesanan 2. mengirimkan pesanan
Men&am"il dan Men&epak Pesanan artu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memiu proses pengambilan dan pengepakan. $ara pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan.
An%aman dan Pen&endalian 1. )isiko pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang salah $engendalian : $emindai kode batang dan )%* • &eknologi pergudangan otomatis • 2. $enurian persediaan $engendalian : $ersediaan harus disimpan dalam sebuah lokasi aman dengan akses fisik yang • • • •
terbatas Seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus di dokumentasikan $enggunaan teknologi komunikasi nirkabel dan label )%* rekonsiliasikan seara periodik perhitungan fisik persediaan di tangan
Men&irim Pesanan Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. $roses ini memperbarui kolom kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. $roses ini juga menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading . Slip pen&epakan ! packing slip" menantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung ja+ab atas barang dalam transit.
An%aman dan Pen&endalian 1. $enurian $engendalian :
•
)ekonsiliasi yang teratur atas informasi mengenai pengiriman dengan pesanan
penjualan 2. esalahan pengiriman $engendalian : Sistem )%* dapat menyediakan informasi seara real-time mengenai status •
• • •
pengiriman sehingga dapat menyediakan informasi tambahan mengenai kemungkinan penundaan. ode batang dan label )%* $engendalian entri Sistem ')$ harus dikonfigurasi untuk 7memblokir8 jalur barang pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dietak
PENA)I*AN Aktivitas utama ketiga dalam siklus pendapatan melibatkanpenagihan para pelanggan.
Pena&ihan +akur $enagihan yang akurat dan tepat +aktu untuk barang yang dikirim sangat penting. Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan. Sebuah sistem akuntansi yang didesain dengan baik dapat mengeliminasi seluruh kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan yang memiliki sistem yang sudah anggih.
An%aman dan Pen&endalian 1. egagalan penagihan $engendalian : $emisahan fungsi pengiriman dan penagihandokumen pengiriman denganfaktur • penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat 2. esalahan penagihan $engendalian : Memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari file induk harga • Membatasi kemampuan dari pega+ai untuk membuat perubahan data tersebut •
Pemeliharaan Piuan& ungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama: Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan, dan erikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.*ua ara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju. *alam metode faktur terbuka (open-invoice method ", pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur.iasanya, dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan dengan pembayaran.Salinan ini adalah dokumen yang dapat
dikembalikan kembali !turnaround document " yang disebut sebagai nota pengiriman uang (remittance advice).$embayaran dari pelanggan kemudian diterapkan dengan faktur#faktur tertentu. Sebaliknya, dalam *alam me$de sald$ maju (balance-forward method), para pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada setiap faktur .Lap$ran "ulanan (monthly statement) menantumkan seluruh transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan.
An%aman dan Pen&endalian 1. esalahan dalam memelihara rekening pelanggan $engendalian : $engeekan edit entri datatotal batch dapat menyediakan sarana tambahan untuk • •
mendeteksi kesalahan posting . Mengirimkan laporan rekening bulanan kepada setiap pelangganmemverifikasi
akurasi perbaruan terhadap piutang yang terdapat direkonsiliasi atatan piutang buku besar pembantu dengan buku besarumum. 2. Menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening untuk seorang temanatau untuk menutupi penurian kas atau persediaan $engendalian : $emisahan tugas yang tepat • Sistem ')$ harus dikonfigurasikan untuk memblokir memo kredit yang tidak ada di • dokumen tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oleh pelanggan
PENERIMAAN KAS Aktivitas final dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para pelanggan.leh karena kas dan ek pelanggan dapat diuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah#langkah yang tepat untuk mengurangi risiko penurian. ungsi piutang tidak harus memiliki akses fisik terhadap kas atau ek.Sebaliknya, kasir menangani pengiriman uang pelanggan dan menyetorkannya ke bank.&eknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti uang.*alam sebuah pengaturan pei uan& elekr$nik (electronic lockbox) , bank seara elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai ek#ek tersebut.
An%aman dan Pen&endalian 1. $enurian kas $engendalian :
•
$emisahan tugas9orang yang menangani !setoran" pembayaran dari para pelanggan
•
seharusnya tidak: mem#posting pengiriman uang ke rekening pelanggan membuat atau mengotorisasi memo kredit merekonsiliasi rekening bank. $enggunaan '&, '*%, dan peti uang ! lockbox" untuk meminimalkan penanganan
•
pembayaran pelanggan oleh pega+ai Mendapatkan dan menggunakan sebuah 5$%/ untuk menerima pembayaran '& dan
•
'*% dari para pelanggan. Segera setelah membuka surat, membuat daftar seluruh pembayaran pelanggan yang
• •
• •
diterima $ersetujuan yang segera dan terbatas atas seluruh pengeekan pelanggan Memiliki dua orang yang membuka seluruh surat yang mungkin berisi pembayaran pelanggan $enggunaan mesin kasir Setoran harian dari seluruh penerimaan kas
2. Masalah arus kas $engendalian : $engaturan peti uang, '&, atau kartu kredit • *iskon atas pembayaran segera dari pelanggan • Anggaran arus kas •
KESIMPULAN Sistem akuntansi sebuah organisasi harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dengan empat aktivitas siklus pendapatan dasar !entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan penerimaan kas" yang dijalankan.Sistem akuntansi tersebut juga harus menggabungkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menanggulangi anaman seperti
penjualan tidak tertagih, kesalahan penagihan, dan hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.$rosedur pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bah+a informasi yang disediakan untuk pembuatan keputusan akurat dan lengkap. $ada akhirnya, untuk memfasilitasi pembuatan keputusan strategis, sistem akuntansi harus didesain untuk mengakomodasi integrasi atas data yang dihasilkan seara internal dengan data dari sumber eksternal.
