BAB 14 SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 14.1
Pendahuluan Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan
operassional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang lebih efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:
Merekrut dan memperkerjakan pegawai
Melatih
Memberikan tugas pekerjaan
Memberikan kompensasi (pengajian)
Mengevaluasi kinerja
Memberhentikan pegawai,secara sukarela atau di pecat
Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan, perusahaan membutuhkan sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu menugaskan pegawai yang tepat ke berbagai tugas dan untuk memfasilitasi pengawasan perkembangan berkelanjutan atas asset intelektual organisasi.
14.2
GAMBARAN UMUM Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja,
pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Cek adalah output utama sistem pengajian.Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji di kirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai adalah asset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang di
berikan ke para pelanggan.moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/pengajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivasi pegawai, penjagaan asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.
14.3
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
Pengajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk batch, karena: (1) cek gaji di buat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) (2) sebagian besar pegawai di bayar pada waktu yang bersamaan. Memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang di gunakan di AOE.
A. PERBARUI FILE INDUK PENGGAJIAN Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi, departemen manajemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian di proses dalam bentuk batch, memperhatikan bahwa departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.
B. PERBARUI TARIF DAN PEMOTONGAN PAJAK Aktivitas kedua dalam siklus mamajemen SDM/penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan
pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-
perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.
C. VALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
SKEMA PEMBAYARAN Bagi para pegawai yang di bayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu
untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu waktu juga mencantumkan total kerja dalam satu periodepembayaran. Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target. Perusahaan di Amerika Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai selain pegawai penjualan, untuk memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas kerja yang lebih baik. Contohnya, Nucor Corporation, salah satu produsen baja terbesar di Amerika Serikat, membayar para pekerja bajanya berdasarkan tarif per jam yang di tetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, di tambah bonus berdasarkan jumlah ton baja yang mereka hasilkan dan kirimkan.
PELUANG UNTUK MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu
dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual.
D. MEMPERSIAPKAN PENGGAJIAN Langkah
keempat
dalam
siklus
penggajian
adalah
mempersiapkan
penggajian.
Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang di habiskan dan seseorang supervisor biasanya akan menkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji file induk penggajian.
PROSEDUR Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam
yang sama dengan yang berada dalam file induk pengajian. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan di jumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum potongan untuk pajak penghasilan dan
potongan sukarela. Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai di cetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom.
E. MEMBAYAR GAJI Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpangan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi merek. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.
PROSEDUR Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau
dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum untuk milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank regular organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian yang terpisah.
F. PELUANG EFISIENSI Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan.
G. HITUNG KOMPENSASI DAN PAJAK YANG DIBAYAR PERUSAHAAN Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkink an setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pension,
ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.
H. KELUARKAN PAJAK PENGHASILAN DAN POTONGAN LAIN-LAIN Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodic membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
I. PILIHAN PEMROSESAN: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI TENAGA KERJA Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemprosesan penggajian.
14.4 TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Fungsi utama kedua dari SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan pengendalian yang menandai agar dapat memastikan terppenuhinya tujuan-tujuan berikut ini: 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid 3. Senua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi 6. Asset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 7. Aktivitas siklus manajemen SDM/penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Ancaman-ancaman yang kemungkinan terjadi:
1. Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau menipu 2. Pelanggaran hokum ketenagakerjaan 3. Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian 4. Data waktu yang tidak akurat 5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6. Pencurian atau distribusi cek gaji palsu 7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi 8. Kinerja yang kurang baik
14.5 KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN MODEL DATA Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian dan memberikan informasi untuk mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian harus di desain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen keputusan berikut ini:
Kebutuhan pegawai dimasa mendatang
Kinerja pegawai
Moral pegawai
Efisien dan efektivitas pemrosesan penggajian.
Model data terbagi dua yaitu: 1. Penggajian dan akutansi biaya 2. Mengintegrasikan data penggajian dengan manajemenSDM
Manfaat model data membuat informasi lebih mudah diakses oleh para manajer, maka model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan. Lalu para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, sehingga dapat mengurangi biaya. Sebagian DBMS memberikan cara untuk menegndalikan akses dengan hanya mengizinkan pemakai melihat sebagian tampilan dari database. Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat
penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal mendasar ketika menggunakan DBMS. Untungnya, model data relasional memberikan pengendalian otomatis untuk memastikan akurasi data dan konsistensinya.
