Sistem Dan Sub Sistem Dalam Rekam Medis Rumah Sakit Dr.Sardjito Yogyakarta 1. Sistem Pendaftaran Pasien Menurut Budi (2011) tempat penerimaan pasien merupakan gerbang pelayanan pertama disuatu fasilitas pelayanan kesehatan. Dimana sistem pendaftaran merupakan suatu proses pencatatan mengenai identitas dan data pasien Sistem pendaftaran di Rumah Sakit Dr. Sardjito Yogyakarta dibagi menjadi tiga tempat pendaftaran pasien, yaitu Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran Pasien Rawat Inap, Pendaftaran Pasien Gawat Darurat. Sub sistem dari sistem pendaftaran terdiri dari: 1). Sub sistem penamaan Nama adalah kata yang digunakan untuk menyebut nama panggilan orang, , binatang. Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis adalah tata cara penulisan nama seseorang yang
bertujuan untuk membedakan suatu pasien
dengan pasien lain dan untuk memudahkan dalam pengindekan (Budi, 2011). Menurut Budi (2011) sistem penamaan dibedakan menjadi: a. Nama orang Indonesia b. Nama orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya c. Nama orang India, Jepang, Muangthai dan sejeninya d. Nama orangArab, Persia, Turki dan sejenisnya e. Nama Orang Eropa, Amerika dan sejenisnya Cara menulis dan mengindeks nama pada formulir rekam medis a. Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukkan status pasien. Singkatan ini bisa dituliskan didepan nama atau dibelakang nama pasien, pada dasarnya difasilitas pelayanan kesehatan tersebut sebaiknya konsisten penulisnnya. Untuk singkatan yang menujukkan status pasien yang disertakan pada nama pasien dapat dilihat dari contoh di bawah ini: Status Pasien Tambahan Singkatan - Bayi By. - Anak- anak An. - Laki- laki belum menikah Sdr. - Perempuan belum menikah Sdri. Atau Nn. - Laki- laki sudah menikah Bp. - Perempuan sudah menikah Ny. - Pasien yang sudah meniggal Alm. b. Penulisan gelar/ pangkat ditulis dibelakang nama pasien, misalnya pada pasien yang sudah menikah dengan nama Prof. Febriant maka penulisan nama pada berkas rekam medisnya adalah Febriant, Proft.Bp. c. Nama pasien dituliskan lengkap sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (bukan nama panggilan)
d. Penulisan nama menggunakan ejaan yang disempurnakan di Indonesia ( sesuai EYD) e. Nama pada sampul berkas rekam medis ditulis dengsn menggunakan huruf kapital, hal itu mempermudah membaca nama pasien f. Pada lembar identitas pasien disertakan nama penanggungjawab yang sah seperti pada contoh dibawah ini: Status Pasien - Anak- anak - Laki- laki yang sudah menikah - Perempuan sudah menikah
Penanggungjawab Ayah Dirinya sendiri atau istrinya Suaminya
Sistem penamaan di Rumah Sakit Dr.Sardjito Yogyakarta berdasarkan buku pedoman penyelenggaraan Rekam Medis sudah sesuai dengan ketepatan, tetapi ada perbedaan antara kebijkan dan keadaan nyata yang ada di Rumah Sakit Dr. Sardjito Yogyakarta. Yaitu sistem penamaan yang ditulis di berkas Rekam Medis, sebutan diletakkan di depan nama. Contonya: Seharusnya ditulis Yoga Artha, Bp dilapangaan ditulis Bp. Yoga Artha. 2). Sub sistem penomoran Menurut Budi (2011) sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sistem penomoran rekam medis dibagi menjadi tiga macam, yaitu: a. Yaitu pemberian nomor secara Seri (Serial Numbering Sistem) Setiap pasien berobat ke rumah sakit selalu diberi nomor rekam medis yang baru tanpa membedakan antara pasien lama dan pasien baru, sehingga seorang pasien bisa memilikisejumlah berkas rekam medis sesuai jumlah kunjungannya ke fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan kata lain, satu pasien memiliki banyak nomor rekam medis. b. Pemberian nomor secara Unit (Unit Numbering Sistem) Setiap pasien berobat ke rumah sakit mendapatkan satu nomor rekam medis ketika pasien itu datang pertama kali ke fasilitas pelayanan kesehatan. Satu nomor rekam medis digunakan untuk seumur hidup. Dengan kata lain satu pasien dapat memiliki satu nomor rekam medis. c. Pemberian nomor secara Seri Unit ( Serial Seri Unit Numbering Sistem ) Sistem ini merupakan perpaduan dari sistem unit dan seri yaitu dengan memberikan nomor baru kepada seluruh pasien yang berkunjung, tetapi kemudian untuk pasien lama akan dicarika berkas rekam medis baru kemudian digabungkan dengan menggunakan nomor baru.
Sistem penomoran di Rumah Sakit Dr. Sardjito berdasarkan buku pedoman penyelenggaraan rekam medis (BPPRM) menggunakan penomoran Unit Numbering Sistem. Diman setiap pasien memiliki satu nomor rekam medis yang dapat digunakan seumur hidup selama berobat rawat jalan, rawat inap, ataupun rawat darurat. Sistem penomoran yang dilaksanakan di Rumah Sakit Dr. Sardjito Yogyakarta sudah memenuhu standart, karena rumah sakit dapat menghemat berkas rekam medis pasien dan pencarian berkas yang dilakukan oleh petugas lebih mudah karena pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis.
