Sistem Informasi Manajemen PT Garuda Indonesia, Tbk
Sistem Informasi Manajemen PT Garuda Indonesia, Tbk
Teknologi sistem informasi merupakan komponen utama yang memberikan value added terhadap pelayanan jasa disamping cost reducing, walaupun memang di awal, pembangunan dan development infrastruktur SIM adalah investasi yang cukup mahal.Di awal pengembangan SIM, perlu pengkajian yang dalam dalam memilih jenis hardware maupun software yang sesuai dengan karakteristik perusahaan sehingga tidak salah dalam pengembangan selanjutnya. SIM Transportasi Udara telah mengalami berbagai kecenderungan perubahan aplikasi untuk meninggkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses penjualan produk jasa. Sistem Teknologi Informasi pada bisnis penerbangan, secara umum dibagi dalam dua system, yaitu : a.
Sistem Front Front Office, yang menyangkut menyangkut dan bersentuhan langsung dengan pelanggan, contohnya contohnya
Sistem reservasi, Check in System, Boarding system, Website online, Payment Online, E-ticketing system, SMS Booking, Global Distribution System, dll. b. Sistem Back Office, yang mendukung jalannya operasional perusahaan, misalnya software accounting, Human Resources Information system, ERP system, Kontrol maintenance Aircraft, Aircraft Schedule Software, Customer Database, Air Crew Monitoring System, dll. Sistem di perusahaan maskapai sangat kompleks, system harus mampu mengintegrasikan system Front Office dan Sistem Back Office. Pada beberapa perusahaan penerbangan system di Indonesia seperti Garuda dan Merpati menggunakan system ERP. Garuda pengembangan sistem informasi ERP dimulai sejak 1999 sejalan dengan pelaksanaan program rehabiltasi perusahaan yang bertujuan menyehatkan perusahaan dari lilitan utang yang besar dengan menerapkan Software Applications and Product in Data Processing (SAP) sedangkan pada tahun 2004, menyusul Merpati Airlines mulai mengimplementasikan software ERP yaitu software SAP yang merupakan software pengelolaan perusahaan yang lengkap dan terintegrasi terutama dibidang keuangan dan warehouse untuk mengontrol dan memonitor pergerakan spare part pesawat dan memonitor penjualan tiket di seluruh Kantor Cabang Penjualan. Jenis Sistem Informasi Bisnis
a. Sistem Dari Sudut Pandang Fungsional System fungsional adalah jenis pertama system yang dikembangkan oleh perusahaan bisnis. System ini terletak pada departemen khusus seperti akuntansi, pemasaran dan penjualan, produksi dan sumber daya manusia.
1. Sistem Penjualan dan Pemasaran System penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang mempengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing. 2. Sistem Manufaktur dan Produksi System manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran produksi; pengadaan, penyimpanan dan ketersediaan barang produksi; dan penjadwalan peralatan fasilitas, bahan baku dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir. 3. Sistem Keuangan dan Akuntansi Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola asset keuangan perusahaan seperti uang tunai, saham, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan pengembalian atas asset keuangan ini sekaligus mengelola kapitalisasi perusahaan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan-penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian-untuk menghitung arus dana dalam perusahaan. 4. Sistem Sumber Daya Manusia System informasi SDM mendukung aktivitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.
SISTEM DARI SUDUT PANDANG KONSTITUEN
Manajer tingkat menengah membutuhkan informasi yang lebih terperinci mengenai hasil dari area fungsional dan departemen tertentu dari perusahaan, seperti hubungan penjualan oleh tenaga penjualan, statistika produksi untuk pabrik atau lini produk tertentu, tingkat biaya kepegawaian, dan pendapatan penjualan untuk setiap bulan bahkan setiap hari. 1. System pemrosesan transaksi, adalah system terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel dan penggajian. 2. System Informasi Manajemen dan system Pendukung Keputusan, SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh system pemrosesan transaksi. System pendukung keputusan menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin untuk manajemen tingkat menengah. 3. System Pendukung Eksekutif, adalah membantu manajemen senior membuat keputusan ini. Sistem pendukung eksekutif menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi dan pendekatan karena ridak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.
E-Business dalam PT Garuda Indonesia, Tbk
Perkembangan teknologi membantu proses komunikasi melalui peralatan multimedia seperti intranet, ekstranet, dan internet. Media email, fax, dan media lainnya pun sering digunakan dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Manajemen Garuda Indonesia melakukan kegiatan ebusiness terkait dengan serangkaian bisnis perusahaan. Bila kita identifikasi sesuai dengan arsitektur
aplikasi e-business perusahaan , maka disana kita akan melihat Garuda Indonesia memberikan kerangka kerja konseptual yang menghubungkan antar proses dan interface dari aplikasi ebusiness yaitu mulai dari bagaimana customer relationship management perusahaan, hubungan
dengan pemasok seperti Pertamina dan Boeing sebagai pemasok bahan bakar dan pesawat dengan e-procurement pada supply chain management perusahaan, e-commerce pada partner relationship management, human resources development system di Garuda Indonesia dan enterprise resource planning sebagai kolaborator dari keempat elektronik-isasi sistem bisnis yang ada di garuda. Electronic Business System
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan
produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi ( Alter, 2002). Pada prinsipnya e-business mengacu pada lingkungan yang lebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra bisnis dan transaksi elektronik internal dalam sebuah organisasi (Anastasia, 2004). Sejarah adanya e-business muncul setelah era internet. Akan tetapi istilah e-business pertama kali dipopulerkan oleh IBM sekitar sepuluh tahun yang lalu. E-business dapat menjadi aset yang strategis dan menjadi keunggulan suatu perusahaan jika mampu dimanfaatkan dengan baik. Sebuah perusahaan harus mampu melakukan transformasi proses bisnis yang mereka lakukan agar dapat memanfaatkan e-business dengan baik. Secara umum keuntungan yang tinggi akan diperoleh jika ebusiness yang dimiliki dapat terkait secara langsung dan membentuk komunitas dengan konsumen,
rekan kerja, dan suppliers. Selain itu dalam implementasi marketing perusahaan, kegiatan yang meliputi transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan yang lain telah berkembang dengan E-commerce. Korelasi hubungan terjadi antara perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Jika diklasifikan, sistem e-commerce terbagi menjadi 3 tipe, yaitu: 1. Electronic markets (EMs) yaitu sistem informasi antar organisasi yang menyajikan fasiltas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan. 2. Electronic Data Interchange (EDI) yaitu sarana untuk mengefisiensikan pertukaran data transaksitransaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Asociation (IDEA) sebagai “transfer data tersruktur dengan format standard yang telahdisetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
3. Internet Commerce yaitu penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan melingkupi kegiatan penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan mempunyai keuntungan antara lain: internet merupakan media pomosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah dan pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesanan.
E-commerce mengacu
pada
penjualan
produk
dan
layanan
melalui
web,
sementara e-
business adalah ransformasi dari kunci bisnis proses perusahaan melalui penggunaan teknologi
internet. Sebagai contoh dari e-business yaitu penerapan Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, Supply Chain Management, dan Human Resources Management. Dalam hal ini, perusahaan menerapkan e-business karena pada dasarnya konsumen adalah pencari harga, kenyamanan, layanan terbaik bagi mereka sehingga perusahaan yang dapat survive adalah perusahaan yang mampu merespon dengan baik keinginan dan harapan pelanggannya. Customer Relationship Management
CRM menggunakan teknologi informasi untuk menciptakan cross-functional enterprise system yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses layanan pelanggan dalam bidang penjualan, pemasaran, dan layanan produk atau jasa berkaitan dengan perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan IT framework yang menghubungkan semua proses dengan bisnis operasional perusahaan (O‟Brien, 2002).
CRM berkaitan dengan kegiatan penjualan terpadu, marketing dan strategi pelayanan kepada pelanggan.. Melalui CRM Garuda Indonesia menggunakan jaringan pelanggan yang ada saat ini untuk meningkatan pendapatan perusahaan, memperoleh informasi yang lengkap untuk memberikan layanan prima, dan sekaligus memperkenalkan channel procedures yang konsisten. CRM PT Garuda Indonesia, Tbk dilakukan untuk membina dan menjaga hubungan antara pelanggan dengan pihak manajemen. Secara lebih jauh, pemahaman yang mendalam terhadap pelanggan akan mampu menghasilkan respon yang cepat terhadap perubahan preferensi konsumen sehingga akan mampu meningkatkan pendapatan perusahaan. Selain itu CRM di Garuda Indonesia bermanfaat untuk memperoleh informasi yang dapat dibagikan kepada partner bisnis perusahaan. Untuk mendukung CRM, Garuda Indonesia senantiasa memberikan frequent-flyer dalam dua bahasa yang berisi tentang informasi-informasi terkini perusahaan kepada pelanggan yang loyal melalui email. Hal ini selain bersifat apresiasi juga bersifat marketing dan pengelolaan loyalitas pelanggan. Kegiatan yang berhubungan dengan CRM pada perusahaan ini adalah dengan penggunaan sistem informasi (website) yang bisa diakses oleh semua kalangan tanpa batas, mulai dari penyediaan informasi perusahaan, produk, forum diskusi antara pelanggan dengan pihak manajemen sampai pada proses pemesanan.
Enterprise Resource Planning
Dhewanto dan Falahah (2007) mendeskripsikan ERP sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan ( stakeholder ) atas organisasi tersebut.
Supply Chain Management
Supply Chain Management adalah sebuah proses dimana produk diciptakan dan disampaikan
kepada konsumen. Dari sudut struktural, sebuah Supply Chain Management merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan dimana organisasi mempertahankan dengan partner bisnis untuk memperoleh bahan baku, produksi dan menyampaikannya kepada konsumen (Kalakota, 2001). ESupply Chain Management adalah suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha
memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mi tra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).
E-Precurement dalam Supply Chain Management System PT Garuda Indonesia, Tbk
Dari semua hubungan e-business yang dilakukan oleh Garuda Indonesia, transaksi B2B (bisnis ke bisnis) menghasilkan nilai bisnis yang paling tinggi, maka Garuda Indonesia memutuskan untuk mengembangkan kinerja operasional dalam proses pembelian dengan menerapkan e-procurement system. Layanan e-procurement menyediakan metode bisnis yang modern dan praktik komersial
dari sektor swasta dan pemerintah dan merupakan teknik baru yang dihasilkan dari kemampuan internet dalam memberikan peluang untuk penghematan biaya bagi kedua pemasok dalam melakukan transaksi bisnis maupun kontrak bisnis. Garuda Indonesia memilih para pemasoknya dengan mempertimbangkan daya saing, fleksibilitas, dan inovasi yang dilakukan oleh pemasok sehingga dari program e-procurement ini sendiri mengindikasikan adanya supplier database system yang dimiliki oleh Garuda Indonesia.
E-procurement telah
membantu
Garuda
Indonesia
dalam
menjalin
kesepakatan
kontrak,
meningkatkan komunikasi dengan pemasok terkait dengan proses pembelian, dan juga membantu Garuda Indonesia dalam mengeliminasi eksternalitas yang bersifat negatif. Website Garuda Indonesia
yaitu
garuda-indonesia.com
menyediakan
link
ke
Garuda
Indonesia
e-
procurement (www.eproc.garuda-indonesia.com). Situs ini berisi mengenai berita, pengadaan,
pendaftaran pemasok, login, dan bagaimana cara menghubungi perusahaan. Situs ini berisi informasi penting secara komprehensif seperti kebijakan vendor, pertanyaan yang sering muncul dalam proses bisnis B2B, pendaftaran vendor, dan kontak untuk online pengadaan E-commerce dalam Partners Relationship Management PT Garuda Indonesia, Tbk
Brand Garuda Indonesia mengembangkan dua jenis e-Commerce, yaitu Business to Business dan Business to Customer. B2B dilakukan Garuda dengan menyediakan Coporate Online dan Agency
Online,
sedangkan
B2C
dilakukan
dengan personnal
online
booking. Fitur e-
Commerce untuk brand Garuda Indonesia sangat lengkap bila dibandingkan dengan fitur eCommerce dari brand maskapai Commerce terpadu
yang
penerbangan
disebut
dengan 28
lainnya. Customer
Garuda Touch
Indonesia
menawarkan e-
Points yang
memungkinkan
calon/penumpang Garuda Indonesia mengakses service online dari before flying sampai after arrival yang disediakan melalui web. Fitur-fitur tersebut sangat jelas dan mudah dimengerti.
Beberapa fitur tersebut adalah: a.
Book Flight
b.
Check In dan e-Ticketing
c.
Show Schedule and Tariff
d.
e-Payment
e.
Promotion and Touch the Feel
f.
Special Corporate Fares dengan diskon yang atraktif baik untuk kelas penerbangan bisnis dan
ekonomi. g.
Priority waiting list
h.
Incentives awarding
i.
Fasilitas 24pecial untuk dapat mengkreditkan VAT pada tiket.
j.
Laporan yang komprehensif setiap bulannya
k. Pembelian dan pemesanan tiket melalui berbagai cara dengan menyebutkan corporate memberhip Human Resources Management System pada PT Garuda Indonesia, Tbk
Unit SDM melakukan transformasi peran dan fungsinya agar menciptakan nilai tambah sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. Transformasi SDM dimulai di tahun 2008 dengan meluncurkan beberapa inisiatif program diantaranya yaitu penentuan penempatan para karyawan berdasarkan level organisasi dan tingkat pendidikan, termasuk di dalamnya penataan organisasi yang efisien dan efektif agar dapat memudahkan proses penerjemahan visi, misi dan sasaran bisnis kepada seluruh pihak internal. Knowledge Based Management dilakukan di unit ini sehingga perencanaan sumberdaya manusia dapat diimplementasikan dengan tepat.
Program e-Recruitment Garuda Indonesia tidak hanya mencakup tools publish vacant position, namun juga seluruh proses administrasi dan pencatatannya. Sistem ini telah diterapkan sejak bulan September 2010 dengan merekrut posisi Awak Kabin, untuk selanjutnya digunakan untuk posisi lainnya seperti Penerbang dan para profesional. Dalam bidang rekrutmen pekerja atau karyawan,
perusahaan juga menyadari pentingnya rekrutmen yang baik di tengah persaingan yang demikian ketat dalam memperebutkan sumber daya manusia yang handal. Untuk itu faktor penyajian informasi, penyediaan proses dan kecepatan waktu menjadi penting artinya dalam memperoleh karyawan berkualitas sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk mengoptimalkan SDM, perusahaan juga telah memetakan potensi SDM dan mengalokasikan pada fungsi organisasi yang tepat (unit bisnis maupun grup Perusahaan). Selain itu, Garuda juga terus berupaya menyempurnakan pengelolaan karir sehingga lebih mudah memetakan pegawai potensial dalam talent pool (grup Perusahaan). Sistem pembelajaran e-learning juga dilakukan untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan. Sementara itu, sejalan dengan strategi bisnis, Perusahaan berupaya menyempurnakan Human Capital Manual (HCM) yang mengatur tentang kebijakan SDM, organisasi, rekrutmen dan seleksi, mutasi antar unit maupun antar perusahaan dalam grup, sistem penilaian kinerja, pengembangan karir serta kompensasi dalam Human Resources Management System sehingga menghasilkan SDM yang kompetitif, inovatif dan memiliki integritas tinggi sesuai sasaran pencapaian bisnis perusahaan
Selain program tersebut di atas, dalam upaya menciptakan tenaga terampil dan profesional yang diproyeksikan untuk menduduki jabatan tertentu di masa depan, Perusahaan membuka program rekrutmen jalur khusus yaitu Program Management Trainee. Program ini bertujuan untuk menyiapkan tenaga potensial yang diharapkan mampu menciptakan perubahan dalam pola kerja, suasana kerja dan komitmen kerja yang tinggi. Melalui Program Management Trainee ini Perusahaan juga memastikan ketersediaan kandidat suksesi yang kompeten dan berkualitas.
Fungsi Enterprise Resource Planning pada PT Garuda Indonesia, Tbk Enterprise resource planning PT Garuda Indonesia, Tbk merupakan sebuah kerangka kerja
perusahaan secara menyeluruh yang berhubungan dengan pemrosesan pesanan penjualan tiket, manajemen dan pengendalian atau maintenance unit pesawat, perencanaan produksi dan distribusi jasa perusahaan, serta keuangan perusahaan. Garuda indonesia sendiri tentunya telah menerapkan software khusus dalam merancang ERP perusahaan. Fungsi ERP dapat diuraikan sebagai berikut : a. Perencaanan produksi Pada proses produksi jasa perusahaan ini telah didukung dengan perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan secara keseluruhan. b. Logistik terintegrasi Kegiatan operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak adanya logistik yang terintegrasi yakni mulai dari yang berhubungan dengan produksi jasa layanan hingga kepada produk turunan perusahaan. c. Akuntasi dan keuangan
Semua dana untuk kegiatan operasional PT Garuda Indonesia, Tbk haruslah dibukukan dalam sebuah laporan keuangan tiap bulannya maupun tahunan. Pencatatan tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat efisiensi perusahaan dalam penggunaan dana. Serta merupakan proses evaluasi manajemen untuk kedepannya. Pencatatan itu disimpan dalam bentuk database yang sistematis dan jelas, akan tetapi dalam hal ini database hanya bisa diakses oleh pihak-pihak tertentu untuk menghindari user dalam penyalahgunaan data. d. Sumber Daya Manusia Kegiatan operasional PT Garuda Indonesia, Tbk tidak bisa berjalan dengan baik tanpa ketersediaan pekerja dan kualitas dari pekerja tersebut. Oleh karena itu perencanaan sumberdaya manusia secara tepat perlu dilakukan oleh perusahaan.
e. Distribusi, Penjualan, Manajemen Pemesanan Proses distribusi, penjualan dan pemesanan tiket PT Garuda Indonesia, Tbk didukung oleh sistem informasi bisnis perusahaan yang didukung dengan kegiatan e-commerce perusahaan baik itu sistem brokerage, affiliate, maupun manufacture.
