UNIDAD 5. SISTEMA DE CONTROL POR AREAS DE
RESPONSABILIDAD El sistema de costeo por áreas de responsabilidad es un procedimiento diseñado tanto en planeación como en control, para clasificar y acumular los recursos económicos,
ingresos,
costos
y
gastos,
por
niveles
individuales
de
responsabilidad; esto es, que la supervisión de cada centro de costo, nivel o área es responsable de los ingresos y costos sobre los cuales tiene y ejerce control; estas características permiten que también sea utilizado con muy buenos resultados en la contabilidad administrativa o gerencial.
Antes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la definición de control. De acuerdo con el Dicc ion ario de Eco no mía (2006), (2006), el control es un “mecanismo preventivo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos”.
5.1 Tipos de control A continuación se verán los tres sistemas más utilizados para ejercer el control administrativo, que sirve de guía para determinar el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa de que se trate.
1. Control guía o direccional Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de complementar la operación. Ejemplo típico es un vuelo espacial en el que las acciones correctivas se planean y se aplican del alunizaje. Durante la realización del vuelo se van aplicando acciones correctivas que previamente fueron estudiadas. No se espera estudiarlas hasta que aparecen los problemas, ya que sería inoportuno llegar a ese punto para corregir el curso de la acción.
2. Control selectivo Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, de modo que se determine si se puede continuar con el proceso.
Como ejemplo de este método se encuentra el control de calidad, en la modalidad de muchas empresas de producción masiva .
3. Control después de la acción Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son el ejemplo típico de sete sistema de control.
Los tres tipos de control pueden ser utilizados para cualquier organización. En la mayoría de los casos, los contadores han utilizado el sistema de control después de la acción; sin embargo, es recomendable tratar de ser creativos introduciendo en la información contable el control direccional en forma apreciable, a través del uso del análisis de sensibilidad de otra herramienta, logrando reducir así la brecha entre los resultados y los objetivos planeados .
5.1.1 Sistemas de control administrativo Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar información de la organización para posteriormente tomar decisiones sobre planeación y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de la organización.
Horng ren, Foster y Datar (2007), definen al sistema de control administrativo
como “un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados”.
FUNCIÓN: El sistema de control administrativo proporciona a los mandos medios información para el control de entradas de recursos, eficiencias de procesos y salidas. El uso de los sistemas de control depende de los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección.
IMPORTANCIA: Los sistemas de control administrativo dan la posibilidad de obtener resultados sobre la eficiencia, eficacia y la economía de la organización, sin olvidar la planeación y la aplicación de un sistema de control interno que permita lograr los objetivos de la organización.
A continuación un ejemplo de la estructura de la organización como fundamento del sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad. La siguiente figura sirve de modelo para observar la organización de una empresa de tres divisiones: bienes de capital, enseres y alimentos, que realizan por su cuenta funciones de producción y venta. Además existe una dirección de mantenimiento para toda la empresa, una de finanzas y una de recursos humanos. En el tercer nivel hay personas responsables de ciertos departamentos; por ejemplo, en finanzas existen el tesorero y el contralor; en recursos humanos, el gerente del departamento de desarrollo organizativo y el de reclutamiento
y
selección de personal. En la división bienes de capital, el jefe del Taller 1, del Taller 2, de ensamble, y el director de mercadotecnia y el director administrativo de la división. En el cuarto nivel, en producción, existe un responsable del grupo tecnológico, que forman parte del Taller 1, de la División Bienes de Capital. Como se puede apreciar el organigrama expresa la función que cada empleado cumple en la organización.
Organigrama general y estructura de una empresa de tamaño medio
Direccion General Gabriel Alvarez
100
200
Mantenimiento
Recursos Humanos
artemio garza
joaquin soto
210
220
Desarrollo de organizacion
ReclutamientoTtrinidad Sepulveda
j. amarante
300
400
Finanzas Manuel Valladolid
Divison enseres Sergio Alba
310 TesoreroRoberto Lozano
500
600
Division alimentos
Division bienes de capital
Carlos Amaya
Mario Laborin
320
610
620
630
640
650
Contralor
Taller 1
Taller 2
Ensamble
Mercadotecnia
Administrativa
gerardo lujan
Jorge Hazouri
Jesus Mario
Daniel Moska
Mario Cabello
Gerardo Guajardo
321
611
630
642
643
Contador
GT1
Publicidad
Investigacion de mercados
Clientes
322
612
Costos
GT2
323
613
Impuestos
GT3
614 GT4
615 GT5
5.2 Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad
1. Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, las que lo superaron, etc. Siempre hay un responsable a cargo de cada área.
2. Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas.
3. Elimina la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.
4. Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivo principal de la empresa en suboojetivos a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para hacerlo.
5.3
Identificación y evaluación de los centros por área de
responsabilidad. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos. Se deben informar las partidas controlables y las no controlables. La posibilidad de control depende de 2 variables:
El nivel de la organización al cual se refiere
El periodo especifico
La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia
de dicha unidad o área. Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen recursos). La clasificación se organiza en función de la dificultad de medir ambos factores y la relación entre ellos.
Bibliografía Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. México: Pearson Prentice Hall. Hernández, G. (2006). Diccionario de Economía. Colombia: Universidad. Cooperativa de Colombia. David, N. R. (2003). Contabilidad Administrativa. Contabilidad y control. México: Thomson.
