Sistema Nacional de Abastecimiento

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Estas normas regulan al sistema administrativo de abastecimiento, el cual se aplica para el sector público en su totalidad, aprobándose mediante Resolución Jefatural Nº 118-80INAP/DNA el 25 de Julio de 1980. Tal norma estipula la finalidad del sistema de abastecimiento (asegurar la racionalidad, unidad, eficiencia y eficacia del sistema) y los aspectos que se incluyen en la misma, que son los siguientes: SA.01 SA.02 SA.03 SA.04 SA.05 SA.06 SA.07

Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia Integridad de Administración del Abastecimiento Actualización y utilización de información para el Abastecimiento Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios Unidad de Ingreso Físico y custodia temporal de bienes Austeridad del Abastecimiento Verificación del estado y utilización de bienes y servicios

SA.01 APLCACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente. I.

CONCEPTO

El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes: CANTIDAD: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente, puede medirse o numerarse. CALIDAD: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, índole, importancia o valor de algo. OPORTUNIDAD: Condición, medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento más conveniente o, sea puntual. LUGAR: Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento; sitio que ocupa una cosa. COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmética o algebraicamente, el precio de cada componente.

La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de Abastecimiento corresponde a todos los órganos de una entidad, en especial los de línea o ejecutivos. El órgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones. II. OBJETIVO O FINALIDAD 1. Establecer mecanismos que garanticen la contribución del Abastecimiento a la consecución de resultados institucionales. 2. Rodear de garantías y pautas de medición al ejercicio de la función de Abastecimiento. III. ACCIONES A DESARROLLAR 1. Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también denominado órgano o unida orgánica) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios. 2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependencias usuarias los instrumentos (también denominados documentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. 3. El órgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones y solicitudes, con: a. b. c. d.

Disponibilidad presupuestal Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado Disposiciones en materia de austeridad del abastecimiento; y Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.

4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y/o solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrará los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados. 5. El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento. 6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarán las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite. 7. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc., de viene y/o servicios.

8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de política para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. IV. BASE LEGAL 1. 2. 3. 4.

Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas de Programación de Abastecimiento” Directiva N° 01-89-INAP/DNA “Normas para Catalogación de Bienes”.

V. ALCANCE La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública. VI. MECANISMOS DE CONTROL 1. El Director General de Administración, o quien hagan sus veces, verificará periódicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia-eficacia. 2. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente, a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces y al órgano de Control Interno, los casos de imprecisión u omisión de criterios de eficiencia y eficacia. 3. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomarán en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas. SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO El planeamiento, organización, dirección y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos I.

CONCEPTO

El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos de dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Pública. Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos, relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.

Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las fases del proceso administrativo. En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad pública, de uno u otro modo, por tanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el órgano d Abastecimiento. II.

OBJETIVO O FINALIDAD

Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abastecimiento III.

ACCIONES A DESARROLLAR

1. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable, básicamente del desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El órgano se denominará “Abastecimiento”. 2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abastecimiento, es recomendable que forme parte de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado. 3. El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de cargos que adopte dicho órgano, depende de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividades de la entidad, etc. Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o funcionario equivalente. 4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasificación, conservación, actualización y divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de: a. b. c. d.

La Catalogación de bienes y servicios. El Registro de Proveedores de bienes y servicios. La Programación del Abastecimiento; y, El Registro y Control en el Abastecimiento.

5. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y servicios. La misma regla se aplicará en accione de recuperación de bienes. 6. El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una estrecha coordinación y agrupación de acciones para a. El abastecimiento, en todas sus formas: b. El mantenimiento

c. La seguridad integral d. La distribución racional de bienes y servicios; y e. La disposición final. 7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni inconveniente que se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento. 8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgánicas especializadas, estas últimas sujetarán su actuación a las normas que formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opere a nivel central. 9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las que sean necesarias a las características institucionales. También estudiará y propondrá las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento. 10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o apliquen alguno de sus procesos técnicos. IV.

BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento. 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de acciones de Abastecimiento. V.

ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública. VI.

MECANISMOS DE CONTROL

1. Se verificará su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función. 2. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper l integridad de la función de Abastecimiento. 3. Se revisará las medidas de creación de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomización o proliferación de las unidades orgánicas dentro de las de Abastecimiento. 4. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo

caso se les asignará tareas de coordinación, de liberación, selección de alternativas o supervisión delegada. SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABSTECIMIENTO Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnico. I.

CONCEPTO

Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente. Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas del Sistema. II.


1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa. 2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas. III.


1. La información del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios. 2. La información de Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control. 3. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida de los instrumento, también llamados documentos de gestión administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes: a. b. c. d. e.

Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios Presupuesto Valorado, de bienes o servicios Plan de Obtención Cuadro de Adquisición Cuadro de Suministro

f. g. h. i. j. k. l. m.

Formularios de Estadística de Abastecimiento (en la actualidad para Programación, Adquisición y Distribución). Ficha de descripción del bien Catálogo de bienes y de servicios Listados de Proveedores idóneos Formulario de Evaluación de proveedores Informes estadísticos del Abastecimiento Cuadros de Orientación de Previsión y Distribución Informes de verificación periódica sobre estado y utilización

4. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para la actualización y utilización de la información de Abastecimiento. 5. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces coordinará para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información actualizada al Órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes: a. Planificación, especialmente sobre orientaciones de política; prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc. 6. El Órgano de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los instrumentos que proporcionan información. IV.

BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056, instituye el Sistema de Abastecimiento 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de atribuciones relativas al Abastecimiento. 3. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”. 4. Directiva N° 01-80-INAP/DNA “Normas para la Catalogación de Bienes”. 5. Directiva N° 03-80-INAP/DNA “Normas para Estadística del Abastecimiento”. V.

ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública. VI.


1. El Director de Administración, o quien hace sus veces establecerá pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para el Abastecimiento. 2. En coordinación con el Órgano de Racionalización, cuando menos una vez al año, se evaluará la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), técnicas

(especializadas de apoyo o de servicio) y/o políticas (estratégicas, interpretativas, de proyección, etc.). 3. El Órgano de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión de información nueva o actualizada y en su actualización para adecuar los instrumentos e instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces. SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Toda la adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. I.

CONCEPTO

La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pacto. En cada entidad opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento. Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el control II.


a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito. b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad. c. Facilitar el control. III.


1. Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado. 2. La norma se aplica a cualesquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquier otra que judicialmente exista o se establezca. Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de Abastecimiento, con sujeción a las disposiciones legales.

3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de almacenamiento. 4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtención que formula el órgano de Abastecimiento. 5. El órgano de Abastecimiento propondrán al Director Superior a cargo similar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de información y control. 6. Por excepción., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, el alta Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento, previa opinión favorable de ésta última. La autorización señalará expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el periodo de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente. 7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o especificas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizarán de las actividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la forma y periodos que este señale. IV.

BASE LEGAL

1. Artículo 143° de la Constitución Política del Perú, promulgada por la Asamblea Constituyente el 12 de Julio de 1979. 2. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional. 3. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento. 4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimiento. 5. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para Programación del Abastecimiento”. V.

ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública. VI.


1. El órgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informará a la Dirección General de Administración y al Órgano de Control sobre cualquier transgresión de esta norma. 2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de adquisición, de bienes y/o servicios, tramitados por órganos no autorizados.

3. La Dirección General de Administración llevará un registro de autorizaciones temporales para adquisición de bienes y/o servicios e informará de su vigencia a los órganos pertinentes. SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y procedimientos similares. I.

CONCEPTO

El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y útiles. Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de “Unidad de Almacén”. II.


1. Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad. 2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan custodia temporal de bienes. 3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa. III.


1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contará con áreas físicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comúnmente se denomina almacén. 2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.

3. Sólo el almacén del órgano de abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados. 4. Los bienes con características especiales (caso semoviente, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc.) ingresarán: a. Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacén de abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos. b. Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos. 5. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación. 6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga: cantidad, peso, números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia. 7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran del Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad, código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo, código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección General de administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio. 8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en todas la áreas destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta periféricos o el convencional de dicho órgano, etc. Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacén del órgano de abastecimiento.

IV.

BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento 2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento 3. Normas de Contabilidad referidas a la calificación de Bienes como Activo Fijo: Directiva N° 14-76-EF/3-20 y Oficio Circular N° 238-79-EF/7607 V.

ALCANCE

La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública. VI.


1. El órgano de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del órgano de abastecimiento. 2. El órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables. 3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitación de ingresos de bienes o en el cumplimiento de disposiciones específicas. 4. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes. 5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal. SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento. I.

CONCEPTO

Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de una entidad. Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a

servicios. Estos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de línea de la entidad. II.


1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen las entidades. 2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados. III.


1. El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”. En casos necesarios establecerá nuevos criterios. 3. Las orientaciones de Política que el órgano de abastecimiento proponga a la Alta Dirección en los respectivos planes (Plan de Acción, Plan de Obtención, etc.) se orientarán e implementarán las medidas de austeridad. 4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. La medida procura, además, evitar que se presenten discrepancias. 5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros: a. Estandarización de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad. b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir. c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades. d. Establecer cantidades máximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades. f.

Información de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.

g. Planeamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, duplicadoras, fotografía, etc.

6. Todos los titulares de órganos son responsables de supervisar la aplicación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia. 7. La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad. 8. Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación de resultados y de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su perfeccionamiento. IV.

BASE LEGAL

1. Ley 14816 y su complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional 2. Decreto Ley 21372 que crea el Sistema Estadístico Nacional 3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacional de Administración Pública y establece el Sistema de Racionalización. 4. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento. 5. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”. V.

ALCANCE



1. El Director General de Administración o quien hace sus veces supervisará las labores del órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. 3. Los titulares de órganos en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad. 4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento aplicará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgano al del Control Interno y a la Dirección General de Administración. 5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegado. SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADOS Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia del estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. I.

CONCEPTO

La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarios. Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales). II.


1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad. 2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para realizar un Abastecimiento más eficaz. 3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad. III.


1. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades. 2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de almacén. a. El Director General de Administración o quien hace sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al año. b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director General de Administración o quien hace sus veces. Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación.

3. Es principio general que el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatar el acto por interés individual. 4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general, el responsable constituirá equipos especiales con personal de: a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes registrados (características, valor de adquisición, depreciación, etc.) posteriormente. b. Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios. c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones. d. Representante de la Dirección General de Administración que lleva el registro de códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de afectación. 5. La verificación será realizada permanentemente por todos los titulare de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad. 6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta. 7. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados será remitido a los siguientes: a. Titular del órgano, responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias. b. El órgano de Control Interno c. El Director General de administración o quien hace sus veces. 8. Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad, y en condiciones que no signifique peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro. 9. La calificación del estado de inutilidad del bien o servicio para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicará los criterios claros e inequívocos que haya establecido.

10. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará constar en un documento a manera de cargo donde figurarán los mismos se hará del bien el Código individual y nombres de quienes reciben y entregan. IV.

BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento. 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento. 3. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento” 4. Directiva N° 002-80-INAP/DNA “Normas para la formulación del Plan Integrado de Abastecimiento” V.

ALCANCE



1. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces supervisará el cumplimiento de los calendarios de verificaciones. 2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan de Actividades de la entidad. 3. Verificación de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificación. 4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y servicios. 5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa obligación. 6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la circulación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la entidad.

APLICACIÓN PRÁCTICA SISTEMA DE ABASTECIMEINTO a. El ministerio del trabajo y promoción del empleo decide adquirir uniformes para el personal de mantenimiento, según orden de compra Nº 234-001, por un total de S/. 1,800. Se solicita registrar tal operación utilizando un modelo del Sistema SIAF.

Desarrollo: Inicialmente, debemos tener en cuenta que para haber llegado a la parte del registro contable, en abastecimiento debió ocurrir: Se debió realizar una lista con las características siguientes: o CANTIDAD : 1000 unidades o CALIDAD : Nuevo, marca “Universal Textil” o OPORTUNIDAD : 1 semana o LUGAR : MINTRA o COSTO : 1800 - El departamento de Abastecimiento recibirá primero los bienes comprados, para luego transferirlos a MINTRA para su consumo. - MINTRA deberá entonces determinar las condiciones en las que tales uniformes ingresan al almacén.

Sistema Nacional de Abastecimiento

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