Sistema Nacional de Archivos
Jeimy Gutierrez Leonardo Ramírez David Ramírez
Pontificia Universidad Javeriana Procesos Archivísticos Bogotá, Agosto 25 de 2009
Tabla de contenidos
Resúmen
3.
Introducción
4.
Sistema Nacional de Archivos
5.
1. Sistema Nacional de Archivos
5.
2. Elementos de los sistemas nacionales de archivos
5.
3. Etapas de los sistemas nacionales de archivos
6.
3.1 Etapa de Organización
6.
3.2 Etapa de Desarrollo
7.
3.3 Etapa de Implementación
8.
3. Etapa de Evaluación
9.
Conclusiones
10.
Bibliografía
11.
Resumen
Los sistemas nacionales de archivos no pretenden crear nuevas estructuras ni modificar los procesos que ya tienen los archivos de una nación, por el contrario pretenden mejorar y estandarizar el funcionamiento de los archivos que hacen parte del sistema, con el fin de conservar el patrimonio documental de una nación, crear redes de cooperación y mejorar la calidad del servicio de todos los archivos que hacen parte del sistema nacional mediante su normalización.
El sistema nacional de archivo busca integrar todos los archivos que estén en el interior del sistema, mediante la organización y análisis de sus recursos, la planeación de un plan de desarrollo, su implementación y posterior control para crear retroalimentación que beneficie positivamente a todos los archivos.
Introducción
La generación de grandes cantidades de información en los archivos ha propiciado el desarrollo de sistemas de organización y clasificación, para su posterior acceso. Revisaremos la implementación de un Sistema Nacional de Archivos y las diferentes etapas a considerar para incorporar dicho sistema que debe garantizar la conservación de la memoria histórica de una nación y salvaguardar una de las principales fuentes de información que conserva el registro de las acciones de las diversas organizaciones que conforman un país, independientemente del tipo de organización estatal que posea.
Cabe resaltar que no pretendemos abordar el manejo de un archivo en particular, sino las consideraciones que deben asumirse en la planeación y puesta en marcha del sistema nacional.
Sistema Nacional de Archivos
1. Sistema nacional de archivos El sistema nacional de archivos está destinado a planear y coordinar la función archivística en toda una nación, salvaguardar el patrimonio documental de un país y ponerlo al servicio de la comunidad1 para así lograr homogeneizar y normalizar los procesos archivísticos que facilita la integración de las instituciones que lo conforman, para apoyar tareas como recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos a nivel nacional, regional y local2 que conforman una importante fuente historia de un país3.
El sistema nacional de archivos vela porque el personal a cargo de los archivos sea calificado y que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines de investigación4, así como por el cumplimiento de los procesos archivísticos en cada uno de los procesos del ciclo de vida de los documentos archivísticos.
2. Elementos de los sistemas nacionales de archivos Los sistemas nacionales de archivos reúnen cuatro grandes elementos5: 1. Su carácter nacional, que es el poder que ejerce en un país independientemente de la estructura administrativa que se tenga. 1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema nacional de archivos. [en línea]. [consultado 23 de ago. de 2009]. Disponible en 2 Ibíd.
3 RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: Un estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. París, 1983. [en línea]. [consultado 23 de ago, de 2009]. Disponible en . p. 9 4 Ibíd., p. 17. 5 CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO, Jhaciel. Modelo organizacional para un sistema nacional de archivos. [en línea]. [consultado 24 de ago. de 2009]. Disponible en .
2. La integración de todos los archívos públicos y los privados que a bien quieran hacer parte del sistema, para unificar los archivos de la nación. 3. Las políticas archivísticas, que se encargan tanto de la planeación como de la verificación de su ejecución. 4. La base jurídica, para respaldar el cumplimiento de las premisas emitidas por cada jurisdicción. Los sistemas nacionales de archivo deben proveer normas mínimas para las etapas de organización, desarrollo, implementación y evaluación y el manejo de sus recursos, tanto materiales, financieros y humanos6.
3. Etapas de los sistemas nacionales de archivos Encontramos en el sistema etapas en forma de cascada, es decir, una detrás de otra en la siguiente secuencia: 1. Etapa de Organización 2. Etapa de Desarrollo 3. Etapa de Implementación 4. Etapa de Evaluación El sistema nacional de archivos no pretende crear nuevas estructuras burocráticas ni suplantar procesos, sino reforzar y mejorar mejorar los procesos ya utilizados en los archivos de un país, por otra parte la vinculación de cualquier archivo en el sistema nacional no interfiere con la autonomía de la institución participante.
3.1 Organización Tiene como objetivo general una estrategia permanente de integración y cooperación de los archivos que lo conforman, busca la conservación del patrimonio documental de la nación y 6 Ibid. p.3.
armonizar las practicas archivisticas.
Entre sus objetivos específicos, están identificar, recuperar, inventariar y conservar los archivos históricos.
Promover la modernización archivistica, procurar la organización técnica, acceso y difusión, apoyar los servicios de archivo en todo el país y promover la normalización en las funciones laborales archivísticas esenciales, hacer efectivos los principios del derecho a la información y buscar recursos para la ejecución de programas y proyectos .
En la etapa organizativa se establecen los recursos con los que trabajará el sistema, entre los recursos materiales se busca establecer los recursos que se requieren para el trabajo del desarrollo del sistema, así como la selección de la tecnología que apoyará cada proceso, teniendo en cuenta las posibilidades de cada lugar, debido a que en cada país pueden encontrarse lugares que no tengan los mismos recursos o tengan algún tipo de limitación en el acceso a la información o a la tecnología.
3.2 Desarrollo En la etapa de desarrollo se determina la división políticaterritorial, para conocer la granularidad de las jurisdicciones. Se estudia la estructura del estado para conocer su forma de gobierno, si es centralizado, federal, etc. así como las ramas del poder que lo rigen.
Teniendo clara la estructura de la nación se procede a desarrollar el trabajo concerniente a sus archivos, como su forma de integración, los tipos de archivos, que pueden ser públicos o provados para el sistema nacional de archivos; o archivo de gestión o de oficina, central, intermedio e histórico para el sistema archivístico institucional, donde pueden complementarse estos últimos
con archivos territoriales o generales, para la red de archivos.
De esta forma al unificar y homogenizar los procesos de los archivos se pueden generar protocolos de comunicación y equivalencia entre archivos, para su fácil integración.
El sistema nacional de archivos debe fijar una posición sobre la forma de preservación del patrominio documental, determinando el tránsito de los documentos archivísticos por los diferentes archivos del sistema durante su ciclo de vida.
Debe realizarse la revisión de la documentación legal y normativa, además de los manuales y las normas de procedimientos de los organismos del estado para articular lo planeado con la legislación del país en el que funcionará el sistema.
Debe contar con una estrategia de comunicación para que exista el intercambio de experiencias entre los archivos que conforman el sistema para nutrirse de las posibles soluciones de problemas. La delegación de funciones hace parte del plan de coordinación para evitar la dispersión o el aislamiento de sus elementos.
Entre los elementos que hacen parte del sistema, deben haber planes para discusión y concertación para que cada uno, en la medida de sus posibilidades, pueda aportar al proceso e identificar problemas conjuntos y necesidades prioritarias.
Con el fin de generar espacios para la concertación deben existir estrategias de participación. Como no todos los archivos son iguales, debe existir una estrategia de jerarquización para crear orden y categorías entre archivos para prever futuros desarrollos horizontales y verticales.
El sistema nacional de archivos, debe contar con estrategias de cooperación para fomentar el desarrollo y satisfacer necesidades comunes.
Es una buena practica el análisis de usuarios del sistema para focalizar sus necesidades de información y poder actuar de forma preventiva ante cualquier novedad que se pueda presentar en el funcionamiento cotidiano.
3.3 Implementación Los objetivos de la implementación son crear y desarrollar mecanismos de operación del sistema nacional de archivos, realizar en corto, mediano y largo plazo programas que contribuyan al conocimiento y desarrollo de los archivos del país.
Contar con archivos mejor organizados, normalizados en cuanto a adquisición, organización, sistematización, conservación y difusión de la información.
En la etapa de implementación se reconocen las instituciones que forman parte tanto de los archivos públicos y privados, como la forma en la que se integrarán que puede ser en el sistema nacional de archivos, en sistemas archivísticos institucionales y las redes de archivos.
Cuando existen diversas regiones se deben crear archivos regionales, que se encargarán de ser el puente de comunicación entre los archivos de cada lugar y el archivo general de la nación, conformando las redes de archivos regionales para brindar un mejor servicio en cuanto a cubrimiento y especialización por regiones.
3.4 Evaluación y control Los objetivos del sistema de control deben incluir revisión de la situación financiera, la posición
frente a otros sistemas de información, la productividad del sistema en sus diferentes funciones, el liderazgo en cuanto a servicios y la responsabilidad social de los archivos.
En la etapa de evaluación se obtiene información sobre los resultados del manejo de los archivos, se realiza el control y se obtiene la información que servirá para hacer modificaciones al sistema, mejoras o correcciones para mejorar los resultados y tiempos.
Conclusiones
Los sistemas nacionales de archivo difieren en la estructura organizacional en cada país, como en su división política y territorial, por lo tanto la planeación del sistema debe considerar estas diferencias.
La integración de todos los elementos del sistema debe prever la interoperabilidad para garantizar la compatibilidad entre todos los elementos del sistema, independientemente de la cantidad de recursos o el nivel tecnológico del que disponga un archivo.
La evaluación y control pueden llegar a ser puntos críticos, debido a que sin un buen mecanismo de evaluación pueden pasar desapercibidos los problemas que entorpecen las mejoras al sistema. Tanto los parámetros de evaluación, como su frecuencia.
Bibliografía
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CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO, Jhaciel. Modelo organizacional para un sistema nacional de archivos. [en línea]. [consultado 24 de ago. de 2009]. Disponible en . 13 p.
● COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema nacional de Archivos. Santa Fé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. 63 p. ISBN: 9589298311 ● RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: Un estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. París, 1983. [en línea]. [consultado 23 de ago, de 2009]. Disponible en . 54 p.
