Sistemas contables.
Un Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Definicion:
Importancia: Los sistemas de contabilidad son importantes porque en la actualidad casi todas las
empresas en sus procesos contables requieren el uso de ellos. Los Sistemas Contables Un sistema de informaron contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no algunos de ellos aisladamente. * Hardware donde se procesa la información * Software propiamente dicho * Recursos Humanos * Políticas y normas contables adoptadas por la entidad. La información financiera es la base para tomar decisiones en distintas áreas de la empresa. Así que, dependiendo del sistema y como funciones este la informaron contable será más fácil de obtener y procesar. Búsqueda de funcionamiento de un sistema contable: ingreso de los datos, valuación de datos, actualización de registros, emisión de reporte. Un sistema contablees el centro alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo de tiempo determinado. Las principales tareas que lleva a cabo un sistema de contabilidad son los siguientes: * Ingresos de los datos. * Validación de datos. * Actualización de registros. * Emisión de reportes. 1) Ingreso de los Datos: se realiza a través de los comprobantes. Cada comprobante contiene dos o más registros, sean débitos o créditos. Estos registros se denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante de diario esta formado al menos por dos o más asientos de diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados. Manuales: Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos. Mecanizados: Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía disquetes o cinta magnética. 2.) Validación de Datos: La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos. Un aspecto importante en
todo sistema contabilidad es asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos. El principal problema que se puede encontrar en un sistema de contabilidad es que no capture todas las transacciones: se podría decir en términos de riesgo, que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estaos financieros sean razonables y correctas. 3.) Actualización de Registros: La actualización de registros consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras: * Interactivamente: Esta hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador esta gravando el detalle de cada una de las transacciones. * En lote: Los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados. 4.) Emisión de Reportes: La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido gravada, validad y actualizada. Un software de contabilidad debe poseer la facilidad que le permita al contador diseñar la propia estructura de sus informes. Todo reporte debe poseer, cuadre totales, titulo y encabezado del reporte, unidades monetarias. Hay programas que incluyen la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presentan las cuentas en una fecha determinada, algunos de los índices mas comunes son: solvencia, prueba de ácido, rotación de c x c, rotación de inventario, entre otras. También hay que muchos que permiten la emisión de gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros, en los cuales es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos y su significado. El procesamiento de información consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema: Operaciones de entrada, procesamiento, almacenamiento de datos, salida y mantenimiento de datos. Procesamiento en lote También conocido como procesamiento BATCH, se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para posterior tratamiento y/o procesamiento. Este fue el primer método de procesamiento de información que se origino, los primeros sistemas contables que utilizaron computadoras recibían la información atreves de las desaparecidas tarjetas perforadas y los registros contables eran grabados en localidades distantes físicamente del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la información. Actualmente este sistema solo se justifica en casos en que sea mayor costo/beneficio debido al desarrollo de las telecomunicaciones. Procesamiento interactivo Esta es una forma de procesar la información en un sistema de computo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja es la rápida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Mediante este sistema en el momento en que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza. Estos sistemas también son llamados ON-LINE o sistemas en líneas uno de los factores que mas ha influido en su incremento es el uso de terminales o pantallas con los cuales se puede interactuar inmediatamente con la información almacenada en el computador. En un sistema interactivo se registra y actualiza las operaciones en el momento en que se realizan por lo que su mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación con los sistemas en lotes.
Sistemas Independientes. Los sistemas administrativos han satisfecho una gran cantidad de requerimientos de información, dentro de lo que es el proceso de automatización de las empresas. Un sistema que funcione perfectamente en una empresa no asegura, que funcionará de la misma manera en otra totalmente diferente, aunque tenga básicamente las mismas funciones. En el mercado de los sistemas computarizados, se encuentran distintos tipos de sistemas contables con diferentes características para que las gerencias puedan elegir el que mas se acate a sus requerimientos. Dentro de esos se encuentran los sistemas independientes. Un sistema independiente se caracteriza por procesar la información en forma individual y compartir y/o transferir información con otro sistema. El traspaso de información en un sistema independiente puede hacerse de dos formas: 1) Manualmente: cuando se realiza manualmente, cada modulo independiente debe generar al cierre de cada mes, un listado resumen de la información a ser transferida al sistema contable. 2) Mecanizada: el registro contable no varía y es igual que el manual, la diferencia se presenta debido a que el medio por el cual se transfieren los datos es, por lo general un disquete o una cinta magnética. Codificación de datos Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letra y números, elementos de un conjunto o subconjuntos y lo relacionan a otros elementos. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los de procesamientos de información y el segundo término. 1.2.1 Características básicas de un sistema de codificación: precisión del Código, flexibilidad, concisa, significativa, operatividad. Los sistemas de codificación deben reunir una serie de características, con el propósito de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de estas podemos mencionar las siguientes: precisión del código, flexibilidad, conciso, significativa, operativa. * Precisión del código: Significa que cada elemento debe aceptar una sola codificación correcta. * Flexibilidad: Debe permitir aceptar más elementos en caso que sean necesario. * Concisión: No se deben adicional códigos que no tengas relevancias para identificar elementos. * Significatividad: Cada elemento debe indicar algunas características, diferenciales de la codificación. * Operatividad: Debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de cómputo. Sistemas de codificación: secuencial, por bloques, por grupo, alfabético, numérico, nemotécnico, con dígito de verificación, de consonantes, fonético, de barras. * Codificación Secuencial: Consiste en la asignación consecutiva de un numero a una lista de elementos. *Codificación por bloques: los códigos se asignan consecuencialmente pero en bloque consecutivos. *Codificación por grupos: codificación secuencial que subdivide clasificaciones sucesivas. *Codificación Alfabético numérico: se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene un en cuenta las características del elemento a codificar. *Codificación Nemotécnico: Combinación de números y letras para identificar por varias características a cada una de los elementos.
* Codificación con dígitos de verificación: consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo. *Codificación de Consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. *Codificación fonética: Codifica los elementos de acuerdo con sus sonidos. *Codificación de Barras: Asignación de líneas y espacios de distintos ancho y que son impreso a un producto para su identificación. Características de un código contable. Todo código contable deber ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa, y además cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. El código contable es la estructura principal de un sistema contable que permita generar información óptima y relevante. Las características de un sistema contable son: * Flexibilidad: Un código contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o detalles. * Adecuada clasificación: Un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables. * Jerarquizado: El código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros. * Claridad en las descripciones: Un código contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integran. Diseño de un código de cuentas. Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancia y perdida. Paso 2: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. Paso 3: Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de nivel de detalle. Cada empresa puede adaptar la clasificación que más se acerca a la naturaleza y objetivo de sus transacciones, sin embargo, se debe tener en cuenta en todo momento que el código contable debe corresponder a las características y naturaleza de cada una de las partidas. Relación de la codificación con los sistemas mecanizados. Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Un sistema contable mecanizado pueda producir información organizada de acuerdo con los
requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cual o cuales serán los métodos de codificación que se utilizaran en el proceso de clasificación. Formularios y registros de contabilidad Los formularios son todos aquellos documentos en donde son plasmadas la informaciones financieras de una empresa. Importancia de controlar los formularios: área de efectivo, área de compras e inventario, área de personal, área de distribución y comercialización. Para toda empresa es necesario crear un plan que le permita controlar los formularios y las informaciones en ellos contenidas, por varias razones: *Formularios diseñados a manos y reproducidos por fotocopiadoras. *Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. *Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones, falta de pre enumeración, formularios con espacios reducidos o inadecuados. *Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos. *Formularios no codificados. *Pocas estéticas en el diseño de las formas. *Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde. 1.) Área de Efectivo. Requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: Ingresos de Efectivo: constituido por los montos que recibe una empresa por los diferentes conceptos. Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios. Algunos de los formularios utilizados para contralar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes: vales de caja, recibo de caja chica, reposición de fondos fijos, orden de pagos, arqueos de fondos fijos, planillas de depósitos, avisos de cheques devueltos, movimiento diario de caja. 2.) Área de Compras e Inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los principales formularios aplicables para la compra y manejo de inventario son los siguientes: Requisición de materiales, órdenes de compra, entradas al almacén, salida del almacén, tarjetas de inventario, notas de entrega de mercancías. El informe de recepción captura la información referente a los bienes y servicios recibidos y su conformidad. 3.) Área de Personal.
aneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación, y todas las actividades relacionadas. Entre los formularios que se utilizan para contralar el manejo del personal están: Solicitud de empleo, fijas del trabajador, recibo de pago, planificación de vacaciones, contrato de trabajo, evaluación del personal, requisición del personal, liquidación de prestaciones, control de asistencia, tarjeta de tiempo. 4. Área de Distribución y Comercialización. Área de Distribución y Comercialización. Está relacionada con todo el proceso de ventas. Algunos de los formularios utilizados en esta área son: nota de entrega de mercancías, factura, orden de pedido, transferencias entre almacenes, cotizaciones, reporte de vendedores, arqueos de factura. 1.3.2Técnicas para el diseño de formularios: características de los formularios, clasificación de los formularios, diseño de formularios. Existen numerosas técnicas y herramientas que deben ser empleadas para el diseño y elaboración de formularios, todas dependen de la necesidad que cada tipo de empresa. A) Características de los Formularios. Los formularios se diseñan de acuerdo a las necesidades de cada negocio, entre las características que deben tener todo formulario, están: *Sencillez en su diseño. *Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico. *El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos. *Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. *Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos. *Se deben establecer formularios pre enumerados. *Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y autorizaciones. * Todo formulario debe estar codificado, bajo algún esquema de tal manera que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se explique la ultima fecha de revisión. B) Clasificación de los Formularios: Los formularios pueden ser clasificados: 1) De acuerdo a su presentación pueden ser: *Simples: Son aquellos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. *Compuestos: Son aquellos que poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. 2)De acuerdo a su uso, pueden ser: *Para original una acción: Inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo en común.
*Para registrar una acción: Guardan información que pueden ser requeridas posteriormente. *Para informar resultados: Muestran cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. 3) De acuerdo a su elaboración, pueden ser: *Manuales: Son llenados en forma totalmente manual. *Semimecanizados: Se lleva una parte y parte a máquina. *Mecanizados: Su elaboración es llevado a cabo totalmente por una computadora. C) Diseño de Formularios: Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario contener al menos con los siguientes principios: facilidad para su relleno, reducción de la posibilidad de error, estética, revisión de costos. Las partes que comprende un formulario son: -Encabezado: Debe contener titulo, número y fecha de elaboración del formulario. Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el formato. Observaciones: Información que se considere necesaria para elaborar y aclarar cualquier duda referente a la información. Autorizaciones: Campos para que las personas involucradas den su autorización acerca de procesamiento de la información. Diseño de un sistema de formularios: inventario de formulario, análisis de formularios, clasificación de los formularios y codificación de formularios. Un sistema de formularios comprende todos los formatos sub-practicas, normas y reglas que rigen el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización. Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes etapas: Inventarios de Formularios, Análisis de Formularios, clasificación de Formularios, Codificación de formularios. A) Inventarios de Formularios. El inventario de formulario es una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios debe contener tanto los que se encuentran diseñados formalmente como aquellos que se han hecho de manera informar. Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parámetros: *Por área o secciones: Debe tomarse en cuenta la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base a la estructura de la organización. *Por tamaños: Corresponde a una característica física de los documentos, en cuyo caso deberá clasificarse por sus dimensiones. *Por cualquier característica física: Se condirán características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes desprendibles * Formales e informales: Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso poseen algún de código, y al menos sean preimpresos, se consideraran formales. Por el contrario todos aquellos que fueron hechos en papel y lápiz deben ser clasificados como informales. B)Análisis de Formularios.
Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que este utilizándose de una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización, un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee: información impresa o fija e información variable o para rellenar. Cuando se analiza un formulario, puede encontrarse situaciones en las cuales solo una persona llena y aprueba la información del formulario. También es necesario relacionarlo con los procedimientos a los cuales están asociados. Luego de efectuarse una análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe conducir a una de las siguientes decisiones: formas que deberán eliminarse, formas que deben combinarse, rediseño de una forma, creación de una forma y continuación de la forma. C) Clasificación de Formularios. La clasificación de los formularios es un proceso por medio del se efectúa una agrupación de los formularios con base a un criterio especifico. Estos criterios pueden ser: *Con base en el organigrama de la empresa: De esta forma podemos tener formularios clasificados por cada una de las aéreas en la estructura de la organización. *Con base en el grado de intervención de un computador: Bajo este esquema los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un computador para su elaboración. *Con base a su tamaño: las medidas se establecen basadas en las normas establecida ISO, organismo internacional para la normalización. También las medidas de un formulario son establecidas con base en purgadas tanto de ancho como de alto. *Con base a su propósito: Estos deben su ubicado tomando en cuenta el objetivo por el cual fueron diseñados. * Con base a número de copias: Los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base a la copia que contiene cada formulario. *Combinación de los anteriores: En esta se combinan todos los mencionados antes. D)Codificación de Formularios. Una vez que las formas son clasificadas estas deben ser codificadas con base en los métodos estudiados. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son: 1) Método de nemotécnico. 2) Método de bloques. 3) Método Alfanumérico. Sistemas de contabilidad por área de responsabilidad Uno de los principales objetivos de un sistema contable es controlar las operaciones de una empresa y este control se lleva a cabo atreves de la separación de la organización en centros o áreas de responsabilidad; esta separación se cumple a su vez con la aplicación de costos y gastos de los departamentos que muestra un organigrama. Este sistema define las unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centro de inversión. Su objetivo principal es evaluar el desempeño de los empleados en la organización. Principales áreas de una empresa.
Las áreas de responsabilidad se definen . en cuenta la utilización de un computador para su elaboración. *Con base a su tamaño: las medidas se establecen basadas en las normas establecida ISO, organismo internacional para la normalización. También las medidas de un formulario son establecidas con base en purgadas tanto de ancho como de alto. *Con base a su propósito: Estos deben su ubicado tomando en cuenta el objetivo por el cual fueron diseñados. *Con base a número de copias: Los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base a la copia que contiene cada formulario. *Combinación de los anteriores: En esta se combinan todos los mencionados antes. D) Codificación de Formularios. Una vez que las formas son clasificadas estas deben ser codificadas con base en los métodos estudiados. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son: 1) Método de nemotécnico. 2) Método de bloques. 3) Método Alfanumérico. Sistemas de contabilidad por área de responsabilidad Uno de los principales objetivos de un sistema contable es controlar las operaciones de una empresa y este control se lleva a cabo atreves de la separación de la organización en centros o áreas de responsabilidad; esta separación se cumple a su vez con la aplicación de costos y gastos de los departamentos que muestra un organigrama. Este sistema define las unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centro de inversión. Su objetivo principal es evaluar el desempeño de los empleados en la organización. Principales áreas de una empresa. Las áreas de responsabilidad se definen como un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. Estas áreas quedan plasmadas en los organigramas o gráficos de la organización, en el cual se observan áreas que son comunes. Para establecer el sistema por área de responsabilidad en la organización deben existir metas y objetivos para medir su desempeño. Cuando separamos las actividades de una empresa en áreas o departamentos, además de perseguir el objetivo de asignar responsabilidades al cumplimiento de las diferentes actividades también nos interesa poder determinar los costos y gastos por cada departamento para determinar la contribución de cada uno a la utilidad total. Estas áreas tienen actividades propias, no separadas una de otras debido a que sus actividades son complementarias. Ejemplo: Producción depende de finanza para operar y finanza del área comercial para obtener recursos y esta última depende de producción para obtener los productos o servicios a ser vendidos. Centros de responsabilidad.
El centro de responsabilidad se puede definir como la agrupación de varios empleados y sus actividades de forma homogénea, de tal forma que todos actúen hacia una meta u objetivo común. De esta forma se puede definir diferentes centros de responsabilidad en una empresa dependiendo de la división u organización que se establezca atreves de los organigramas. Ejemplo en el área de contabilidad *Contabilidad de impuesto *Contabilidad de nomina *Contabilidad general *Contabilidad de ingresos *Contabilidad de pasivos *Contabilidad de costos De donde el centro de contabilidad general se subdivide en: *Reportes financieros *Activos e inversiones *Conciliación bancaria Demostrando la flexibilidad de este concepto. Una estructura de centros de responsabilidad y su contabilidad, al interior de una organización podría estar formada por: Centro de Costo, centro de utilidades y centro de inversión; todo esto pensando en entregar a los gerentes una información óptima para la toma de decisiones, que sea eficaz en el logro de los objetivos y eficiente y económica en la obtención y uso de recursos, pensando en aumentar las utilidades o la productividad de la empresa. Centro de costos. Sólo es responsable de los costos. Se define como una unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular únicamente costos. Los departamentos o unidades que son considerados como centros de costos normalmente tienen actividades que soportan y ayudan a una función relacionada a las áreas de responsabilidad. La denominación "Centro de costos" se aplica no sólo a los centros de costos de producción sino también a los centros de costos discrecionales o de servicios, bien sean de investigación y desarrollo, informática, ventas o de administración, porque el fin que se persigue con el establecimiento del mayor número posible de "Centros de costos" es el de mantener un control efectivo, no sólo de la producción, sino de todos aquellos aspectos que tienen que ver con la buena marcha de la empresa. Para su evaluación es conveniente comparar los costos totales reales con: Costos totales presupuestados. Costos totales estándares. Costos totales reales de períodos anteriores. Costos unitarios reales de otros departamentos o plantas. Centro de utilidades. Es responsable de los costos e ingresos.
Este va más allá del concepto de costos porque aparte de controlar estos también son responsables de los ingresos generados por las utilidades. Es un Centro de responsabilidad cuyo responsable controla parcial o totalmente aquellas variables ligadas a ventas y a costos, que permiten una mayor o menor utilidad. Por ello, su responsabilidad financiera no es maximizar los ingresos vendiendo más unidades o minimizar los costos, sino rentabilizar la utilidad del centro Su gestión se evalúa sobre sus resultados: Evaluación del desempeño de la decisión de operación es a través del estado de resultados, ya que presenta en forma resumida los resultados de las operaciones de las empresas. Una forma usual para evaluar la rentabilidad en relación con las ventas es el estado de resultados en forma porcentual, en donde cada renglón se expresa como porcentaje de ventas, permitiendo así que la relación entre éstas, los gastos y las utilidades se evalúe fácilmente. Centro de inversión. Es responsable de los costos, ingresos y las inversiones. Este se mide por la utilidad que genera y por la inversión que es necesaria efectuar para producir las utilidades Un centro de inversión es un centro de responsabilidad en el cual la administración es responsable de ventas, costos y de la inversión necesaria en activos. Para analizar el desempeño de un centro de inversión se utilizan varias medidas, partiendo del estado de resultados y el Balance general. Diseño de un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad. Su diseño debe contemplar los siguientes pasos: *Diseño del código contable *Establecimiento de medida de control *Evaluación y seguimiento Diseño del código contable Este consiste en la asignación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas de un código contable para que sea utilizado como una medida de control y evaluación del desempeño. Medidas de control Se establecen par asegurarse de que los objetivos planteados se están cumpliendo de acuerdo con lo planificado inicialmente. Otro sistema de control consiste en la preparación de informes de ejecución que son análisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento del negocio y evaluar las metas cumplidas. Los sistemas contables de costos Un sistema contable de costos es un conjunto de elementos relacionados que producen información referente a todo el proceso productivo de una empresa y su valoración. Este esta constituido por los registros, procedimientos y programas de computadoras que sirven para controlar en forma rutinaria toda la información generada y que se deriva de los procesos de producción. Sus objetivos son:
*Determinación de los costos corrientes *Planificación de las utilidades futuras *Análisis de los costos de bienes y servicios Determinación de los costos corrientes, se refiere a todo el proceso que se sigue para determinar los costos reales de la fabricación de un bien o la prestación de un servicio para un periodo. Este proceso se logra mediante la implantación de un sistema de contabilidad por acumulaciones en el cual se vaya registrando, en forma sistemática y organizada, toda la información que se genere del proceso productivo y el cual involucre a todos aquellos elementos que se transforman o no y que componen el costo del bien o servicio. El segundo objetivo se refiere a que un sistema de costos debe generar información que sirva para proyectar las utilidades esperadas de ejercicios económicos futuros y que deben estimarse con base en la información confiable que sea suministrada por el sistema de costos. El tercer objetivo consiste en la comparación contra algún parámetro valido y determinado previamente para verificar la validez de los costos corrientes generados por sistema de contabilidad por acumulaciones. Sistemas de costos para diferentes tipos de empresas. Las empresas industriales que son aquellas entidades para las cuales la actividad de costo, esta determinada por la aplicación y transformación de los tres elementos del costo: materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación. En este tipo de empresa, el manejo de los inventarios de productos terminados, en proceso y materia prima y suministros representa un aspecto crítico desde el punto de vista de los estados financieros. Las empresas de servicios se caracterizan por aplicar al costo de su producto, mano de obra (generalmente especializada) y costos indirectos relacionados a la prestación del servicio. Su control de costos se complica debido a los controles que deben establecerse para la determinación de los costos corrientes para un periodo. Las empresas comerciales tienen costos representados por el valor de compra de las mercancías que se comercializan o mercadean y cualquier otro costo que sea imputable a la compra de los bienes disponibles para la venta. Sistemas contables de costo estándar Todo sistema de información consta de tres elementos: Software de costos: programas en que se manejan en forma mecanizada todo el proceso de fabricación de un bien o la prestación de un servicio. Controles manuales y mecanizados del sistema de costos: son todos los controles incorporados en el proceso productivo y en el sistema o software de costos. Procedimiento para el manejo de los costos: son los que constituyen los diferentes pasos que se deben llevar a cabo para cada una de las operaciones de costos y que se relacionan con los registros contables. Un sistema de costos estándar es un método contable que determina los costos antes de empezar el proceso de fabricación de un bien o prestación de un servicio y que consiste en el establecimiento de un valor estándar de costos para cada uno de los elementos del costo. Sus elementos son:
*Estándar de cantidad *Estándar de precio Estándar de cantidad corresponde a la cantidad necesaria para cada uno de los elementos del costo de fabricación y que son necesarios para producir una unidad o lote de productos terminado. Estándar de precios Corresponde al valor asignado en unidades monetarias, a cada uno de los elementos del costo de fabricación y que es necesario para producir una unidad o lote de producto terminado. Se tendrá un costo estándar para los elementos: materia prima, mano de obra indirecta y costos indirectos de fabricación. Diseño del código contable para un sistema de costos. Para este sus principales cuentas son: *Inventarios a.Producto terminado b.En proceso c.Materia prima d.Materiales y suministros ( costos indirectos) *Costos a.Costos de venta b. Indirectos reales c. Carga fabril aplicada d. Variaciones Primer paso: Especificar o asignar en primer lugar números a los grupos de cuentas tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas. Segundo paso: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Tercer paso: Una vez definido el paso 1 y 2, empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho. Las variaciones en precios están formadas por la diferencia entre los costos estándares y los reales para cada uno de los elementos del costo de un producto. Variaciones de cantidad están formadas por las diferencias entre las unidades según el estándar pre-establecido y las unidades realmente aplicadas a la producción. Conclusión Realizar este trabajo ha sido de gran importancia para nuestro grupo ya que a través de él hemos tenido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema Contable, el cual nos da información de la situación financiera de una empresa pues, se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en información, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuarios o gerentes.
Podemos concluir diciendo que desde sus orígenes el hombre se ha empecinado en llevar un control total de todos los movimientos financieros que se ejecutan en una empresa no importando su tamaño o clasificación. Por lo que en un principio utilizo procesos muy simples de forma manual para llevar su información contable, sin embargo la contabilidad de este siglo se ve influenciada por tres variables: la tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del Internet. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. Gracias a estas variables podemos afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y siguiendo los principios ya establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial pero de una forma automatizada. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se hace uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos o formularios; comprende métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Ejercicio 08-01 Elección de sistemas Es común oír a las empresas quejarse acerca del funcionamiento de sus sistemas administrativos. una de las tantas quejas que se oyen es la de que los sistemas no brindan la información que se ofreció en un principio. Esta situación sucede debido a que al momento de desarrollar o comprar sistemas, no se define claramente las necesidades de los usuarios finales. Muchas veces, las supuestas bondades de un sistema son exaltados por la credulidad manifiesta de los gerentes responsables de tomar decisiones en el área Preguntas a- De acuerdo con su experiencia, enumere, detalle y discuta los factores que se deben tomar en cuenta para evaluar un sistema contable mecanizado. Cuando compramos o desarrollamos un sistema de contabilidad tomamos varia cosas en consideración entre estas tenemos: 1- Si esta adecuado para el tipo de empresa y su dedicación o área de desarrollo. 2- El tipo de cuenta que debe utilizar la empresa, flexibilidad del catalogo de cuentas 3- La preparación de los libros para los registros de las operaciones financieras, es decir, el libro de diario, los mayores, diarios auxiliares. 4- La confección o diseño de la documentación a utilizar por la empresa, llámese; facturas, recibos de ingresos, ordenes de compras, facturas, conduce, nota de debito, crédito, nomina de pago, etc. 5- Si cumple con normas de control interno de la empresa, asi como también del área contable. Ejemplo: Las medidas de control de nomina , libros contables y del personal. 6- Control de inventarios. 7- La elaboración de estados financieros. Cuando evaluamos un sistema contable debemos verificar los procesos que se realizan en la empresa, con el propósito de mejorar métodos y procedimientos mas adecuados. Otra cosa que tomamos en consideración para desarrollar un sistema contable mecanizado es el diseño y el análisis del sistema, así como también su programación.
Los sistemas mecanizados están formados por: hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos, la aplicación del sistemas son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicación a contabilidad, operaciones entre otros, y la integración general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades. b- Elabore una lista de chequeo para evaluar un sistema contable Una lista de chequeo es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Lista de chequeo *Organización y clasificación de la compañía A-1 Nombre y dirección de la compañía A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección A-3 tipo de negocio que realizan A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño 1 Compañía por acciones 2 Sociedad en Comandita Simple 3 Sociedad en Comandita Compuesta 4 Sociedad en participación 5 Negocio de único dueño A-5 Socios A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales A-7 Historia del capital 1 Inversión Original 2 Inversiones Subsecuentes 3 Ganancias Capitalizadas A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas A-9 En caso de compañía por acciones 1 Clase de acciones 2 Número de acciones de cada clase 3 Valor nominal de las acciones en cada clase 4 Acciones de cada clase circulando 5 Capital autorizado A-10 Registros de la empresa
A-11 Personas responsables de estos registros A-12 Lugar donde se mantienen registros A-13 Fecha de terminación del año fiscal *División funcional y departamental B-1 División funcional B-2 Lista de departamentos de la Transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento B-4 Personal de cada departamento B-5 Localización de cada departamento *Libros y registros usados o a usarse 1 De entrada original 2 De entrada secundaria *Código de cuentas 1 Número o letras o números y letras combinados 2 Clasificación de las cuentas en el código *Reportes y estados 1 Balance General 2 Estado de Resultado 3 Etc. *Equipo mecánico a usarse .1 Máquina sumadoras .2 Máquinas calculadoras .3 Máquinas porteadoras y normalizadoras 4 Etc. * Control administrativo sobre operaciones 1 Recibos y desembolsos de caja 2 Inventarios 3 Cuentas a cobrar 4 Costo 5 Gastos
empresa,
acompañada
de
6 Nómina de pago 7 Cuentas a pagar 8 Inversiones 9 Activo Fijo 10 Presupuestos 11 Auditoría Interna *Departamento de contabilidad 1 Personal 2 Sistema de registro 3 Equipo mecánico 4 Condiciones del local 5 Temperatura en el local Bibliografía Sistemas y procedimientos contables, Fernando Catacora, editorial Mc Graw Hill. Francisco, Apuntes de Sistemas de Contabilidad. Lipalies, Republica Dominicana. 1997 1ra edición
